RGB SOFT INGENIERIA DE SOFTWARE

Nit: 011.000.188 6

PROPUESTA TCNICA, OPERATIVA Y ECONMICA.

AKA.SYS
Sistema de gestin y administracin de la informacin acadmica para Instituciones Educativas pblicas y privadas Cumpliendo con los requerimientos del decreto 1290

MONTERA, MARZO DE 2010.

AKA.SYS
Sistema de gestin y administracin de la informacin acadmica. Montera, Marzo de 2010.

Seor(es): ____________________________________________ ____________________________________________

Referencia. Propuesta tcnica y econmica Software AKA.SYS versin 2010.

Apreciados Seores. RGBSOFT agradece a ustedes la oportunidad de presentar sus productos y servicios, entre los que se encuentran el diseo de sistemas de informacin a la medida de las necesidades de los clientes. Con esta propuesta estamos respondiendo a su deseo de conocer las mejores herramientas para el control, seguimiento y auditoria de informacin acadmica. Estamos seguros que la propuesta presentada a lo largo de este documento ser la ms adecuada y cercana a sus actuales y futuras necesidades.

Cordialmente

Rogelio Galvis Barona Gerente.

RGB.SOFT INGENIERA DE SOFTWARE Cra 15C Nro. 39-80 Tel 7826604. Cel 310 634 4059

Pgina 2

AKA.SYS
Sistema de gestin y administracin de la informacin acadmica. NUESTRA MISIN RGBSOFT es una empresa cuya esencia corporativa se basa en los principios de calidad, eficiencia y confianza. Y que entiende como misin el desarrollo y fortalecimiento de las entidades pblicas y privadas de la regin a travs del diseo, gestin, planeacin y ejecucin de planes, estrategias y proyectos tendientes a la incorporacin del componente tecnolgico como base fundamental para la toma de decisiones dentro y fuera de las entidades. Mediante el trabajo de profesionales interdisciplinarios y de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin, ser la empresa lder en el campo de las soluciones integrales en sistemas bien sea a travs de s o de sus empresas filiales. RGBSOFT es una empresa con profesionales especialistas en Ingeniera de Software, con amplia experiencia en el sector educativo y de la salud, cuenta adems con profesionales en diversas reas como administracin, gerencia, auditoria y diseo grfico.

EL PROBLEMA El decreto 1290, que reemplaza al 230 y que reglamenta la evaluacin del aprendizaje y promocin de los estudiantes de los niveles de educacin bsica y media, es un reto en lo relacionado con el sistema de informacin o el sistema de notas de cada institucin. Luego de decidir los periodos, las notas y los criterios de promocin a utilizar, la institucin debe preguntarse si su sistema de informacin (su software acadmico) est en capacidad de ajustarse para permitir diferentes periodos acadmicos, diferentes escalas de valoracin y ajustes a los reportes o boletines. Y atencin! Estos cambios debe ser posible hacerlos no una sino muchas veces (cada ao los criterios pueden cambiar) sin que representen un costo (de desarrollo, de soporte) para la institucin. Es importante entonces evaluar que su sistema de informacin sea: Parametrizable (soporte cambios en el tiempo y que usted sepa cmo hacerlos!) Econmico (que no exista costos exagerados ni en dinero ni en informacin al hacer estos cambios) Unificado (que permita cambios sin afectar los datos registrados de aos anteriores)

RGB.SOFT INGENIERA DE SOFTWARE Cra 15C Nro. 39-80 Tel 7826604. Cel 310 634 4059

Pgina 3

AKA.SYS
Sistema de gestin y administracin de la informacin acadmica. OPCIONES Aunque son muchas las experiencias exitosas en la sistematizacin de empresas, tambin son frecuentes las dificultades y sobrecostos en los que se incurre cuando se emprende un proyecto de estos, los siguientes pueden mencionarse como factores de fracasos. Seleccin equivocada de los computadores y sus recursos, puesto que al momento de tomar la decisin no se cont con la asesora necesaria y cuando se instalan los programas estos no funcionan. Compra de programas deficientes ya elaborados, SIN GARANTA NI SOPORTE, porque no se ajustan totalmente a los requerimientos, lo que hace necesario efectuar modificaciones que se vuelven interminables. Adquisicin de varios programas independientes para diferentes aplicaciones, porque no se logran integrar del todo, lo cual conduce a QUE SE DIGITE LA MISMA INFORMACIN VARIAS VECES, ya que la informacin debe ser manejada en diferentes partes. Adquisicin de paquetes integrados y con gran cantidad de mdulos, pero que al momento de implementar no todos se pueden tener en cuenta por su complejidad y no se adaptan a las necesidades de la institucin, puede ser porque SON CREADOS PARA UNA NECESIDAD EN PARTICULAR DE OTRA REGIN DEL PAS y adems LOS COSTO DE SOPORTE SON MUY ALTOS. De otro lado cualquiera que sea la alternativa utilizada para la creacin de los programas es indispensable contar con el personal especializado que efecte el mantenimiento y actualizacin de los programas a la medida de las necesidades de la empresa. Nuestra oferta incluye servicios tales como anlisis de requerimientos de las dependencias a sistematizar, diseo y desarrollo de programas sobre medida ajustado a sus requerimientos e instalacin de los mismos, mantenimiento, actualizaciones, capacitacin del personal, soporte tcnico y de usuario. En nuestro entendimiento y luego de realizar estudios de caso en muchas instituciones oficiales y privadas, hemos logrado identificar las necesidades de los clientes que se resumen en las caractersticas ya referidas sobre los beneficios del sistema.

RGB.SOFT INGENIERA DE SOFTWARE Cra 15C Nro. 39-80 Tel 7826604. Cel 310 634 4059

Pgina 4

AKA.SYS
Sistema de gestin y administracin de la informacin acadmica. NUESTRO PRODUCTO El Sistema de Informacin y Gestin AKA.SYS es un sistema integrado con arquitectura ClienteServidor, donde existe un servidor de datos en el que se almacena la informacin y las dems estaciones de trabajo acceden a sta por medio de una red local (LAN).
Al ser un sistema flexible, permite la conexin y el intercambio de informacin con otros sistemas existentes en la entidad. Puede observar en tiempo real el flujo de informacin. De igual forma permite la alimentacin directamente desde cualquier otro dispositivo de almacenamiento magntico, el SIMAT por ejemplo.

De toda la informacin registrada, podr generar informes consolidados y/o peridicos, parametrizados segn las necesidades particulares de la institucin. AKA.SYS est desarrollado con una herramienta de cuarta generacin: DELPHI 7. Esta es una herramienta RAD (Desarrollo rpido de aplicaciones), que a su vez es multipropsito. Su lenguaje nativo es Object Pascal, un lenguaje de programacin orientado a objetos. Con todas estas caractersticas se puede migrar fcil mente a cualquier otro motor o manejador de base de datos (Paradox, Interbase, Oracle, SQL Server, My SQL, por ejemplo) o a cualquier otro sistema operativo (LINUX, entorno Web) en el momento que sea necesario.

RGB.SOFT INGENIERA DE SOFTWARE Cra 15C Nro. 39-80 Tel 7826604. Cel 310 634 4059

Pgina 5

AKA.SYS
Sistema de gestin y administracin de la informacin acadmica. ESPECIFICACIONES TECNICAS. PLATAFORMA
Windows 9x Windows XP Windows 2000 y NT Windows Vista y 7 Familia de servidores Windows Advanced Server.
Diseado para trabajar en ambientes multiusuario, bajo la plataforma Windows. El sistema se convierte en una herramienta fcil de utilizar y de explotar al mximo.

HARDWARE Y SOFTWARE AKA.SYS se puede implementar con variados componentes de hardware y software bajo Windows desde los ms ptimos, complejos, robustos y seguros hasta los ms bsicos.
Componente Servidor de datos Hardware Optimo Mnimo HDD 200GB o mas HDD 100GB RAM 4GB o mas RAM 3 GB Procesador P4Dual Procesador 3 GHz Core HDD 40GB o mas RAM 3GB o mas Procesador P4 HDD 20GB RAM 1GB Procesador 500MHz Software Optimo Mnimo Windows Windows 9X Advanced Server Windows 2000 Windows NT Windows XP Windows VISTA Windows XP Windows X Windows 2000 Windows VISTA

Estaciones de trabajo

RGB.SOFT INGENIERA DE SOFTWARE Cra 15C Nro. 39-80 Tel 7826604. Cel 310 634 4059

Pgina 6

AKA.SYS
Sistema de gestin y administracin de la informacin acadmica. MODULOS SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD De acuerdo al perfil de cada usuario final, el sistema determina los niveles o mdulos del sistema a los cuales tiene paso. Restringiendo as el acceso a la informacin y reduciendo as las posibilidades de error. ARCHIVO Donde se administra la informacin bsica del sistema, aquella informacin que rara vez cambiar a lo largo de la vida til del software. Nos referimos por ejemplo a los datos de la institucin, datos de los docentes y administrativos que laboran, informacin de barrios, municipios, entre otros. INFORMACION ANUAL Modulo especializado para gestionar la informacin que puede o no variar con el cambio de ao lectivo, por ejemplo los periodos acadmicos, las sedes, las jornadas, los grupos, la escala de valoracin, la asignacin acadmica, los indicadores o juicios. MATRICULAS Como su nombre lo indica, el modulo para registrar la informacin de matrcula de los estudiantes. Matricula consolidada (estudiantes antiguos) y matricula individual (estudiantes nuevos y antiguos). Traslados, retiros, anulacin de matrcula. EVALUACION Registro de la evaluacin peridica por indicadores y/o juicios. Inasistencia por periodo, evaluacin de procesos de convivencia (antigua conducta y disciplina) por juicios. Registro de nivelacin. Permite la generacin de planillas en medio fsico (papel) o medio magntico (archivo de Excel) para entrega a los docentes y posterior digitacin o importacin. INFORMES Y ESTADISTICAS Completo modulo de reportes y estadsticas: Listados provisionales y definitivos, Planillas de registro de evaluacin, de inasistencia, de actividades diarias, Informes de indicadores, de juicios, de asignaturas, de directores de grupos, de asignacin acadmica, rendimientos individuales y por grupos, inasistencias, certificados, menciones de honor, diplomas, etc.
RGB.SOFT INGENIERA DE SOFTWARE Cra 15C Nro. 39-80 Tel 7826604. Cel 310 634 4059

Pgina 7

AKA.SYS
Sistema de gestin y administracin de la informacin acadmica. COPIAS DE SEGURIDAD AKA.SYS cuenta con un sistema de respaldo para la base de datos, en un formato nico y comprimido que puede hacerse cada vez que se desee. Gracias a esto se puede trabajar indefinidamente sin temores a posibles fallos en los equipos que puedan ocasionar prdida total o parcial de informacin. IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS El sistema permite la integracin con cualquier otro sistema existente, independientemente de la plataforma en que se encuentre este ltimo. Sin embargo, no siempre es posible la integracin inmediata por problemas en su mayora de infraestructura. Para solventar este tipo de situaciones y para aprovechar la informacin que ya se maneja en los otros sistemas, AKA.SYS le permite la alimentacin desde cualquier archivo sin importar la estructura. El formato de archivos planos es el ms comn para importar y exportar datos desde cualquier manejador de base de datos. Puede decirse que todos los motores de bases de datos existentes permiten exportar la informacin en archivos de textos (archivos planos). Luego por medio del asistente de importacin del sistema, usted puede ahorrarse el trabajo que ya realiz.

LENGUAJE ESTRUCTURADO DE CONSULTA SQL Es muy probable que no conozca o que nunca haya escuchado hablar del lenguaje estructurado de consulta. Pero su jefe de sistemas o grupo de ingenieros seguro que s. En cualquier caso, puede consultar acerca de ste y se dar cuenta de las posibilidades de consulta y mantenimiento que el lenguaje estructurado de consulta SQL le permite. Imagine por un momento, una utilidad que le permita obtener cualquier informe, o consolidado que necesite. cualquier listado peridico, cruce de cualquier informacin registrada y obtencin de matrices de decisin. Con el suficiente conocimiento en SQL se podr generar cualquier informe impreso, que necesite. Al mismo tiempo el sistema le permite exportar los resultados obtenidos a formatos como TXT, CSV, XLS (Excel). AKA.SYS permite, nicamente a usuarios privilegiados, el acceso a un asistente para la ejecucin de instrucciones SQL. Por medio de ste puede: realizar transacciones, realizar consultas, exportar los datos y almacenar las instrucciones en archivos de texto para poder reutilizarla nuevamente.

RGB.SOFT INGENIERA DE SOFTWARE Cra 15C Nro. 39-80 Tel 7826604. Cel 310 634 4059

Pgina 8

AKA.SYS
Sistema de gestin y administracin de la informacin acadmica. COSTO DE LA PROPUESTA Sistema de informacin AKA.SYS.

2500.000.oo

Cobija el licenciamiento para toda la RED LOCAL de la institucin (1 servidor de datos y mximo 5 estaciones de trabajo).

INCLUYE SOPORTE TCNICO POR MEDIO TELEFONICO, INTERNET O PRESENCIAL CUANDO SEA NECESARIO. POR UN TIEMPO DE TRES MESES A PARTIR DE LA PUESTA EN MARCHA. CAPACITACIN AL PERSONAL EN EL MANEJO DEL SOFTWARE. A REALIZARSE EN LA SEDE DE PRINCIPAL CON UNA DURACION MAXIMA DE 10 HORAS. ACTUALIZACIONES Y AJUSTES SEGN NECESIDADES DE LA INSTITUCIN POR UN TIEMPO DE DOS MESES A PARTIR DE LA PUESTA EN MARCHA. CD DE INSTALACION. LICENCIA INDEFINIDA DE UTILIZACION DEL SOFTWARE.

RECUERDE El formato de base de datos en el que se encuentra diseado AKA.SYS no requiere costo adicional de licenciamiento.

RGB.SOFT INGENIERA DE SOFTWARE Cra 15C Nro. 39-80 Tel 7826604. Cel 310 634 4059

Pgina 9