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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIS

PROGRAMA QUALIDADE

Anpolis, Go Fevereiro/2003.

3 SUMRIO

Apresentao --------------------------------------------------------------------------------------- 04 Programa Qualidade UEG ----------------------------------------------------------------------05

5 S para a qualidade ------------------------------------------------------------------------------ 06 Senso de Descarte --------------------------------------------------------------------------------- 08 Critrios para descarte -------------------------------------------------------------------------Senso de Organizao ---------------------------------------------------------------------------08 10

Critrios para organizao ---------------------------------------------------------------------- 10 Senso de Limpeza --------------------------------------------------------------------------------- 12 Critrios para limpeza --------------------------------------------------------------------------- 12 Senso de higiene ----------------------------------------------------------------------------------- 14 Critrios de higiene ------------------------------------------------------------------------------ 14 Senso de ordem ------------------------------------------------------------------------------------ 15 Critrios para ordem ----------------------------------------------------------------------------- 15 Anexos (modelos de formulrios para controle) ---------------------------------------------- 16 Referncia Bibliografia --------------------------------------------------------------------------- 23

4 APRESENTAO

Uma instituio no tem cara e no tem alma. Tem histrias, mas no tm histrias. Cara e histrias tm as pessoas que trabalham nas instituies; que so tambm os que lhe fornecem a alma. (Luis Fernando Verssimo)

H muito tem se ouvido falar mudanas ocorridas em instituies que adotaram a gesto da qualidade como aes, objetivos e metas estabelecidas para se atingir a excelncia no atendimento e prestao de servios. Com a inteno de acompanhar essas mudanas no campo pessoal e profissional, a Universidade Estadual de Gois decidiu incorporar s suas atividades, o Programa Qualidade, que com seus conceitos e metodologias, permitir atingir metas estabelecidas, com excelncia na gesto. Este manual contm orientaes bsicas para o entendimento, a priori, do mtodo 5 S, que na prtica ser assimilado de forma mais compreensvel. O objetivo esclarecer e informar conceitos, definir estruturas, planejar aes para implantao, estabelecendo metodologias e tcnicas operacionais relacionadas ao programa. Incorporar melhorias s atividades dirias ser a melhor forma de conquistar a excelncia em qualidade. As finalidades deste trabalho sero alcanadas, medida que cada membro da UEG vivenciar diretamente as razes e, conseqentemente, as conquistas deste processo.

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PROGRAMA QUALIDADE UEG

O Estado de Gois, na elaborao do Plano Plurianual 2000-2003, incluiu a misso Gois Moderno e Empreendedor e estabeleceu, como uma das metas para o seu cumprimento, o Programa Qualidade Gois - PQG, a ser implantado em todas as instituies pblicas estaduais, deixando, entretanto, que a adeso ao programa fosse voluntria, por entender que qualidade s acontece a partir da conscientizao individual e institucional, de sua importncia e sua necessidade. Este programa busca a promoo e disseminao dos conceitos e uso das ferramentas da qualidade como forma de atingir bons resultados nas organizaes e a realizao das pessoas, tendo como fundamentos: - contribuir para a melhoria da qualidade nos servios pblicos, por meio da institucionalizao dos seus princpios, com nfase na participao dos servidores; - apoiar o processo de mudana de uma cultura burocrtica para uma cultura gerencial, fortalecendo a racionalizao no modo de fazer, a redefinio clara de objetivos, a motivao dos servidores e o controle dos resultados; - Implementar o ciclo da melhoria contnua da gesto preconizada no binmio diagnosticar/agir. Seguindo estes fundamentos, foi lanado o Programa Qualidade UEG, cujo projeto teve aprovao do Conselho Universitrio, no dia 16 de fevereiro de 2001, na cidade de Itapuranga Gois, apoiando-se nos seguintes critrios: 1- Liderana - o elemento promotor da gesto, responsvel pela direo e estimulao do corpo funcional para a melhoria dos resultados institucionais; 2- Planejamento Estratgico - o processo de Planejamento Estratgico pressupe a existncia de ciclos contnuos que permitam a UEG buscar, permanentemente, as melhores estratgias para atingir resultados de curto, mdio e longo prazo. Baseia-se nos princpios da preveno de problemas e na viso de longo alcance, como estratgias para o progressivo desenvolvimento institucional; 3- Foco no Cliente - este critrio volta-se para a satisfao das necessidades e expectativas dos clientes internos e externos. Na UEG, foram identificados como clientes internos os funcionrios e os alunos e, como clientes externos, os fornecedores, os parceiros, rgos pblicos, outras universidades, instituies ou empresas conveniadas ou contratadas e a comunidade (pessoas fsicas) em geral. A UEG tem ainda, os clientes potenciais, que so aqueles a quem deve (por necessidade do ambiente), ou pode (pela sua capacidade) atender; 4- Informao e Anlise - examina a seleo, a gesto e a utilizao das informaes da organizao em apoio aos seus objetivos estratgicos, com nfase na gesto de processos e na melhoria de desempenho; 5- Gesto de Pessoas - este critrio examina como a universidade promove o desenvolvimento dos servidores. A existncia de programas de preparao e incentivo

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profissional, disponibilizao de condies adequadas para que todos possam ter desenvolvimento pessoal e profissional, a criao e manuteno de um ambiente que conduza a excelncia do desempenho, plena participao e ao crescimento individual e institucional; 6- Gesto de Processos - visa a desburocratizao das aes, ou seja, analisa como a universidade trabalha, considerando suas rotinas ou prticas espordicas, buscando o melhor e gil atendimento s aes inerentes as suas atividades, sem desperdcios, 7- Resultados - examina os resultados obtidos e evidenciados, das prticas empregadas pela universidade nos seis critrios anteriores, analisando e conhecendo o seu desempenho e verificando o quanto conseguiu atender s necessidades de seus clientes internos e externos.

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Programa Qualidade 5 SENSOS PARA A QUALIDADE Os 5 sensos representam um modo simples de melhorar as relaes e o ambiente no trabalho, simplificando procedimentos, otimizando recursos e tempo, resultando em melhor desempenho profissional e pessoal, com reflexo direto na satisfao de clientes internos e externos Em outras instituies onde j foram aplicados, observou-se melhoria na qualidade de vida, onde os funcionrios cresceram nos aspectos pessoal e profissional. O motivo o fato deste programa ir alm do trabalho, de tal forma, que muitas pessoas constatam que possvel aplic-lo tambm em suas atividades pessoais pois, antes de qualquer instituio, vem o ser humano, que a base de sustentao para programas que busquem a qualidade institucional. No Brasil, o 5 S comeou a ser desenvolvido a partir de 1992, mas sua origem vem de uma prtica desenvolvida no Japo, atravs da qual os pais ensinam aos seus filhos princpios educacionais que os acompanham por toda a existncia. Esses princpios foram sistematizados para a melhoria de ambientes institucionais, na implantao de Programas de Qualidade. A sigla 5S representa as iniciais de cinco palavras japonesas: Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu, Shitsuke. Para manter a mesma sigla e significados, as palavras japonesas foram traduzidas e interpretadas, em portugus, como cinco sensos: Seiri - SENSO DE DESCARTE Seiton - SENSO DE ORGANIZAO Seisou - SENSO DE LIMPEZA Seiketsu - SENSO DE HIGIENE Shitsuke - SENSO DE ORDEM O mtodo 5S possui conceitos a serem entendidos, incorporados e praticados diariamente, no nosso meio de atuao, pois somos todos responsveis pelo crescimento da qualidade de vida na sociedade e este crescimento ocorre tambm, quando adquirimos novos conhecimentos e consolidamos novos valores.

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Programa Qualidade SENSO DE DESCARTE (Selecionar o que voc precisa conforme a utilidade e freqncia de uso) O senso de descarte significa separar objetos e atitudes, identificando o que necessrio e desnecessrio em cada ambiente de trabalho, a partir de mesas, armrios, arquivos e rotinas estabelecidas, isto , manter apenas o que for til para o desempenho das atividades. Comece separando os materiais, papis, etc., necessrios para suas atividades, de acordo com a freqncia de uso (constante, diria, semanal, eventual, inutilizvel). O que for classificado como inutilizvel deve ser eliminado ou reformado mas cuidado para no descartar documentos importantes para a Universidade e que devem ser arquivados como histrico. Descarte os materiais que nunca foram utilizados, pois isto demonstra que os mesmos no tm funo no seu dia-a-dia. Disponibilize os materiais que possam ser teis a outros setores na rea de Descarte, ou seja, no espao a ser destinado para esta finalidade. CRITRIOS PARA DESCARTE: Olhe em cima ou embaixo de armrios e no fundo de gavetas. Geralmente objetos desnecessrios no ficam no caminho. Caso haja material de descarte, preencha o formulrio denominado: Descarte/Transferncia e verifique: - existncia de objetos desnecessrios na rea de trabalho; - existncia de material sem uso h muito tempo no setor; - existncia de objeto de uso pessoal fora dos armrios ou das mesas; - existncia de material para ser consertado; - existncia de mini-almoxarifado que pode ser eliminado; - existncia de materiais que podem ser aproveitados em outras reas. Olhe para o objeto ou rotina de trabalho e pergunte: isto necessrio para execuo do meu trabalho? Antes de decidir que objetos, documentos ou rotinas sero descartados, deve-se responder s seguintes perguntas: (1) qual o valor histrico da informao?; (2) quais as conseqncias legais da destruio destes itens?; (3) quais sero os custos operacionais e administrativos caso haja a necessidade de encontrar esta documentao no futuro?; (4) quais os provveis prejuzos que a falta dessa informao ou objeto poder proporcionar Universidade?

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COMO SEPARAR E ARRUMAR O MATERIAL A SER USADO: Identificao: usado toda hora usado todo dia usado toda semana usado eventualmente no necessrio Providncias: - colocar no prprio local de trabalho - colocar prximo ao local trabalho - colocar em armrios - colocar em almoxarifado ou depsito - descartar

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SENSO DE ORGANIZAO (Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar) a adoo de prticas para organizar e manter ordenado aquilo que se utiliza, determinando o melhor local para que se ache, com facilidade, qualquer objeto ou documento necessrio as atividades dirias. Os materiais devem ser guardados, de acordo com a freqncia de uso, mantendo o mais perto possvel de seu local de trabalho, o que for de uso dirio; um pouco mais distante o que for de uso semanal e em armrio, arquivo ou almoxarifado, o material considerado de uso eventual. Logo aps a utilizao, os materiais devero retornar aos locais correspondentes. O objetivo colocar tudo em ordem para que as pessoas que tenham atividades em comum possam localizar o que precisam facilmente. Como resultado, tem-se economia de tempo, ambiente esttico e agradvel, diminuio do cansao fsico por movimentao desnecessria e diminuio do risco de acidentes. CRITRIOS PARA ORGANIZAO - organizar os materiais de acordo com critrios pr-definidos (tipo, uso, ordem alfabtica, cronolgica, etc.); - colocar etiquetas em pastas, armrios e gavetas, identificando todo o contedo que os compem, de forma a facilitar a localizao e devoluo de objetos, documentos e informaes; - padronizar um sistema de comunicao visual que permita um rpido acesso ao objeto necessrio; - padronizar as nomenclaturas; - manter papel e caneta para anotaes junto ao telefone; - anotar e repassar recados e avisos, em tempo hbil; - entregar documentos aos destinatrios, em tempo hbil; - organizar paredes de corredores, reas livres, recepo e salas (no pregar cartazes e lembretes, pois mancham a pintura); - otimizar os murais, separando por assunto, evitando o excesso e a manuteno de informaes ultrapassadas; - expor visivelmente os pontos crticos, locais perigosos e os materiais que exijam cuidado no manuseio (ex: laboratrios), - analisar a disposio de salas e as funes desenvolvidas (Exemplo: o servidor responsvel pelo registro de processos e os equipamentos por ele utilizados esto prximos da entrada da sala?). Podemos fazer melhor quando nos desapegamos de objetos ou espaos. No dificulte a organizao de salas e objetos tratando-os como seus. Voc os utiliza, porm pertencem ao patrimnio pblico.

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Programa Qualidade SENSO DE LIMPEZA (O respeito que um local limpo confere s pessoas faz com que elas sintam-se responsveis pela limpeza do ambiente) Este senso desenvolvido sob dois aspectos: o primeiro diz respeito limpeza do ambiente fsico, o compromisso em manter limpo o local de trabalho antes, durante e aps a jornada diria, eliminando toda sujeira, no s a aparente. O segundo, diz respeito ao relacionamento pessoal, pois imprescindvel, para um bom ambiente de trabalho, a higiene pessoal, como respeito a si mesmo e ao prximo. A limpeza interior de nossos hbitos, comportamentos e linguagem torna nossas relaes mais saudveis. A Universidade j possui servio especfico para limpeza, mas nem por isso, estamos eximidos da responsabilidade de cuidar e manter. Lembre-se: mais importante do que limpar no sujar. CRITRIOS PARA LIMPEZA - identificar e eliminar as causas da sujeira; - limpar tudo, desde armrios, equipamentos e mesas; - incentivar seus colegas a fazerem o mesmo; - produzir sem gerar lixo; - usar corretamente os sanitrios; - jogar lixo na lixeira (estabelecer coleta seletiva); - estabelecer contato verbal, sem incomodar as demais pessoas na sala, deixando o ambiente silencioso, para propiciar a concentrao. Isso limpeza auditiva; - eliminar a poluio visual; - no sujar, mas caso ocorra, limpar; - promover o embelezamento dos diversos setores da Universidade; - preservar o patrimnio pblico; - buscar a "limpeza interior": hbitos, atitudes, palavras

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Programa Qualidade SENSO DE HIGIENE (Pensar e agir positivamente so atitudes que fazem parte da higiene pessoal) Este senso refere-se sade nos aspectos fsico, mental e emocional. um padro de comportamento e de valores, a fim de promover condies para que se tenha sade, tanto em ns, quanto no ambiente de trabalho. CRITRIOS PARA HIGIENE - verificar constantemente as condies fsicas (iluminao, ventilao, rudos); - eliminar todas as fontes de perigo; - divulgar noes bsicas de sade (roupas limpas, unhas bem cuidadas, banho bem tomado, cabelos limpos, dentes escovados, etc); - incentivar e promover a prtica de esportes e ter hbitos que assegurem a sua sade; - promover atividades para fortalecimento da auto-estima e o sentimento de equipe nas pessoas; - incentivar e promover a prtica de atividades culturais; - trabalhar a convivncia e relaes interpessoais; - manter em bom estado de uso os equipamentos e mquinas; - manter iluminao adequada, em quantidade e qualidade; - cumprir a legislao trabalhista, quanto a servios insalubres e perigosos; - implantar preveno a doenas ocupacionais; - fazer campanhas de conscientizao e preveno de doenas epidmicas e outras que possam ocorrer em nosso meio, - manter uma CIPA atuante.

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Programa Qualidade SENSO DE ORDEM (Fazer o que comum, sempre bem feito, o primeiro passo para grandes avanos) fundamental ter conscincia da importncia da qualidade como um processo contnuo. Com o tempo as atitudes vo se transformando em hbitos e a aplicao do mtodo 5S, num modo de vida. O senso de ordem a reeducao de nossos hbitos e a prtica efetiva dos outros quatro sensos anteriores. Ordem (autodisciplina) o melhoramento contnuo de nossas aes e, por meio de avaliaes peridicas podemos acompanhar os resultados de cada ao implementada. A conquista da ordem representa o sucesso de um trabalho persistente e bem elaborado de educao e treinamento. CRITRIOS PARA AVALIAO DA ORDEM - as tarefas esto sendo executadas conforme o planejado? - todos deixam o local de trabalho organizado e limpo? - todos observam e cumprem as normas do setor onde trabalham? - os prazos estipulados esto sendo cumpridos? - os materiais esto sendo guardados corretamente? - os planos de trabalho so cumpridos? - as pessoas respeitam as normas de segurana? Quando voc tomar conhecimento dos conceitos da prtica do 5S, eles parecero simples e rotineiros, contudo, perceber tambm, que necessrio o rompimento com alguns conceitos arraigados em ns. Esteja acessvel s mudanas: ns podemos melhorar nosso ambiente de trabalho.

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Programa Qualidade

ANEXOS (modelos)

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIS PROGRAMA QUALIDADE 5 S - CONTROLE DE DESCARTE

N do patrimnio:__________________________________________________________ Material:_________________________________________________________________ Unidade de uso:___________________________________________________________ Estado de conservao do material:____________________________________________ Descartado em:____/____/____ Recuperado em:____/____/____ Transferido em:____/____/____ Setor para onde foi transferido:_______________________________________________ Responsvel pela transferncia:_______________________________________________ Responsvel pelo recebimento do material no descarte:____________________________

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIS PROGRAMA QUALIDADE PLANILHA DE RECUPERAO

Material ou Servio: ________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Departamento:_____________________________________________________________ Recuperao a ser realizada: _________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Data de entrega do material ou servio a ser recuperado: ____/____/____ Responsvel pelo recebimento: (setor de manuteno)_____________________________

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Programa Qualidade UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIS PROGRAMA QUALIDADE Avaliao 5 S - DESCARTE Local: ____________________________________ Data: ___/ _____/ ______

SEQ ITEM 1 Existem materiais de expediente e equipamentos em excesso ou sem utilidade sobre mesas, armrios, bancadas ou no piso. 2 Existncia no almoxarifado de material em desuso e /ou formulrios/impressos desatualizados ou em excesso. 3 Existncia de mobilirio em excesso e sem utilizao. 4 Existncia de fiao eltrica, de telefones expostos no local de trabalho. 5 Existncia de quadros de aviso, pastas, arquivos lgicos e fsicos, fichrios, cartazes, etc. desatualizados ou em excesso. 6 Materiais e/ou equipamentos obstruindo a passagem ou dificuldades de acesso aos clientes internos e externos. 7 Existncia de formulrios com utilizao fora do seu fim especfico. 8 Documentao com prazo de retirada vencido ou ainda mantido em arquivo. 9 No utilizao dos recursos humanos e materiais disponveis. 10 Existncia de equipamentos de segurana no local de difcil acesso, sem conservao, alm de pessoas sem treinamento para manuse-las. 11 Os funcionrios possuem materiais de expediente em excesso

PONTUAO

Media = Total de pontos dividido pelo total de itens = ________ Observaes/Sugestes: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Legenda: 1- No atende ao Padro 5 S 2- Atende ao Padro 5 S de maneira insuficiente. 3- Atende ao padro 5 S Avaliado por: _________________________________________________________

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Programa Qualidade UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIS PROGRAMA QUALIDADE Avaliao 5 S - ORGANIZAO

Local: _______________________________________ Data: ___/ _____/ ______

SEQ ITEM 1 Os materiais de uso comuns so usados de maneira adequada. 2 Arquivo com sistema de comunicao adequado e com funcionamento. 3 Estoque mnimo do almoxarifado com controle padronizado. 4 Inexistncia de almoxarifados individuais. 5 Sinalizao padronizada com clareza, indicando contedo de armrios, arquivos, estantes e equipe de trabalho. 6 Centro de informao atualizado e ordenado. 7 Layout adequado e ordenado. 8 Gavetas organizadas com materiais separados por grau de utilizao. 9 Existncia de cartazes atualizados nos murais. 10 Excesso de cartazes nos murais 11 Materiais guardados em locais inadequados

PONTUAO

Mdia = Total de pontos dividido pelo total de itens = _____ Observaes/Sugestes: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _________________________________________________________ Legenda: 1 - No atende ao Padro 5 S 2 - Atende ao Padro 5 S de maneira insuficiente. 3 - Atende ao padro 5 S

Avaliado por: _____________________________________________________________ Programa Qualidade

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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIS PROGRAMA QUALIDADE Avaliao 5 S - LIMPEZA

Local: _______________________________________ Data: ___/ _____/ ______

SEQ ITEM PONTUAO 1 Terminais, micros, impressoras e outros equipamentos recebem limpeza adequada. 2 Materiais e equipamentos com capas protetoras. 3 Paredes e vidros de portas, janelas e divisrias limpas e em bom estado de conservao. 4 Caixas/pastas de arquivos e relatrios em perfeitas condies. 5 Lixeiras esvaziadas periodicamente. 6 reas de uso comum esto limpas e conservadas. (banheiros, almoxarifados, arquivos, copas, etc). 7 As plantas mostram-se bem cuidadas. 8 Mobilirios e equipamentos limpos e conservados. 9 A rea de descarte contnuo est limpa, com retirada de materiais periodicamente. 10 Os depsitos e reas de trabalho so constantemente varridos, evitando restos de materiais no cho.

Mdia = Total de pontos dividido pelo total de itens = _____ Observaes/Sugestes: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Legenda: 1 - No atende ao Padro 5 S 2 - Atende ao Padro 5 S de maneira insuficiente. 3 - Atende ao padro 5 S

Avaliado por: _____________________________________________________________

Programa Qualidade

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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIS PROGRAMA QUALIDADE Avaliao 5 S - HIGIENE

Local: _______________________________________ Data: ___/ _____/ ______

SEQ ITEM PONTUAO 1 A equipe tem orientaes sobre acidentes de trabalho, atravs de palestras, folhetos informativos, vdeo, etc. 2 A equipe tem o hbito de fazer exerccios de alongamento/relaxamento. 3 Dispe de locais adequados para a coleta e depsito de lixo. 4 A ventilao/iluminao nos setores adequada. 5 Inexistncia de rudos, poeira e produtos qumicos prejudiciais a sade. 6 A equipe evidencia caractersticas de bom relacionamento refletindo um clima agradvel de trabalho. 7 Existncia de sentimento de solidariedade para com os funcionrios afastados por motivo de doena, etc.

Mdia = Total de pontos dividido pelo total de itens = _____ Observaes/Sugestes: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Legenda: 1 - No atende ao Padro 5 S 2 - Atende ao Padro 5 S de maneira insuficiente. 3 - Atende ao padro 5 S Avaliado por: _________________________________________________________

Programa Qualidade

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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIS PROGRAMA QUALIDADE Avaliao 5 S - ORDEM

Avaliao Local: _______________________________________ Data: ____/ ____/ ____

SEQ ITEM 1 Todas as pessoas conhecem as informaes necessrias ao bom funcionamento do setor. 2 Toda equipe apia e demonstra comprometimento com o programa 5 S. 3 Todas as pessoas cumprem as normas internas (uso de crach, pontualidade, uso de uniforme) 4 O atendimento aos clientes externos e internos feito com prontido e exatido. 5 Os compromissos dirios so cumpridos adequadamente (prazos, horrios, etc.). 6 Faz-se a avaliao peridica das dificuldades e facilidades encontradas na conduo do programa. A participao da equipe marcante. 7 H reconhecimento pela chefia dos trabalhos desenvolvidos pelos funcionrios e feita sua divulgao no setor, como forma de incentivo criatividade. 8 Existe preocupao coletiva com a reduo do desperdcio (cpias, materiais, energia eltrica, etc.). 9 Existncia de rea de descarte contnuo, e se bem administrada.

PONTUAO

Mdia = Total de pontos dividido pelo total de itens = _____ Observaes/Sugestes: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Legenda: 1 - No Atende Ao Padro 5 S 2 - Atende Ao Padro 5 S De Maneira Insuficiente. 3 - Atende Ao Padro 5 S Avaliado por: _________________________________________________________

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REFERNCI AS BIBLIOGRAFIAS: JURAM, J. M. Controle da Qualidade. 4 ed. So Paulo: Mackron Book. OSADA, Takashi. Housekeeping, 5 Ss: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. So Paulo: Instituto IMAN, 1992. OLIVEIRA, Jos de Arimatia Soares. D-olho na qualidade. Ed. SEBRAE, 1997.