UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Econmicas Licenciatura en Contadura Pblica y Auditoria

Sistematizacin del proceso del Control Interno de la organizacin no lucrativa Fundacin Riecken
(Prctica Empresarial Dirigida PED-)

Ilse Lourdes Zamora Valdes

Sacatepquez, julio 2011

Sistematizacin del proceso del Control Interno de la organizacin no lucrativa Fundacin Riecken
(Prctica Empresarial Dirigida PED-)

Ilse Lourdes Zamora Valdes, Estudiante

Licda. Lidia Aracely Mijangos Ortiz, Asesora Licda. Eugenia Diaz C.. Revisora

Sacatepquez, julio 2011

Autoridades de la Universidad Panamericana

M. Th. Mynor Augusto Herrera Lemus Rector

M. Sc. Alba Aracely de Gonzlez Vicerrectora Acadmica y Secretaria General

M.A. Csar Augusto Custodio Cbar Vicerrector Administrativo

Autoridades de la Facultad de Ciencias Econmicas

M.A. Csar Augusto Custodio Cbar Decano

Lic. Julio Roberto Oviedo Illescas Coordinador

Tribunal que practic el examen general de la Prctica Empresarial Dirigida PED-

Lic. Herbert Romn. Examinador

Lic. Francisco Escobar Examinador

Lic. Hugo Perla Examinador

Lic. Lidia Aracely Mijangos Ortiz Tutor

Licda. Eugenia Daz C. Revisora

Dedicatoria

A Dios:

Por permitirme concluir una meta mas en mi vida.

A mis padres:

Mara Mercedes Valds, gracias por todo tu amor, sacrificios y ejemplo, porque me enseaste que para alcanzar los sueos hay que luchar y trabajar mucho. Mami sos un verdadero ejemplo de vida para mi. Mario Zamora Ordoez, porque hoy mi triunfo es una ofrenda sobre tu tumba, porque todos mis logros son tambin tuyos.

A mis hermanos:

Ana Lucrecia y Erick Fernando, gracias por todo su amor, comprensin y apoyo, que hoy mi triunfo les sirva de ejemplo y estimulo para tambin alcanzar sus sueos.

A mi esposo:

Sergio Anibal Contreras, gracias por tu amor apoyo, y comprensin durante estos aos de lucha.

A mis hijos:

Sergio Josu y Lourdes Alessandra, gracias por ser la inspiracin y motivacin en mi vida, porque son el motor que me impulsa a seguir adelante.

A toda mi familia:

Gracias por estar siempre conmigo porque sus consejos y aliento me permitieron llegar hoy hasta aqu. En Especial a mi abuelita Luz, por sus consejos y oraciones.

A mis amistades:

Gracias por sus experiencias de vida y consejos, por animarme en momentos de cansancio o desilusin. En especial a Violeta, porque tenes que ser la prxima amiga!!

Contenido
Resumen Introduccin Captulo 1 1.1 Antecedentes 1 2 3 3 3 3 4 4 4 5 5 6 7 7 7 7 8 8 8 9 9 9 37 37 37 38 39 40 40

1.1.1 Inicio de operaciones 1.1.2 A qu se dedica la fundacin 1.1.3 Productos o servicios que presta 1.1.4 Visin y misin de la fundacin 1.1.5 Participacin en el mercado 1.1.6 Hacia dnde va la fundacin 1.1.7 Organigrama 1.1.8 Marco jurdico legal 1.1.9 Poltica administrativa y contable 1.2 Planteamiento del problema

1.2.1 Pregunta de investigacin 1.3 Justificacin

1.3.1 Pregunta de investigacin 1.4 Objetivos

1.4.1 Objetivo General 1.4.2 Objetivos Especficos 1.5 1.6 Alcances y lmites Marco Terico

Captulo 2 2.1 Metodologa

2.1.1 Tipo de investigacin 2.1.2 Sujetos de la investigacin 2.1.3 Instrumentos 2.1.4 Diseo de a investigacin 2.1.5 Aporte esperado

Captulo 3 3.1 Resultados de la investigacin

42 42 54 54 83 84 85 86 87 88

Captulo 4 4.1 Propuesta de solucin del problema 4.2 Viabilidad del proyecto Cronograma Conclusiones Recomendaciones Bibliografa Anexos

Anexos Anexos No.

1 Diagnstico Integral 2 Anlisis FODA 3 Cuestionarios

Pgina
89 95 106

Resumen

Como parte de las prcticas contables de cualquier organizacin no lucrativa que ejecuta proyectos con aportes de donantes externos, es de suma importancia contar con un sistema control interno adecuado que le permita ganar la credibilidad frente a los donantes y le proporcione a los directivos herramientas para tomar las decisiones ms acertadas para el beneficio de la organizacin. Adems, la implementacin de adecuados sistemas de control interno representan, para la

Fundacin, una forma de asegurar que los recursos estn siendo aprovechados de la mejor manera posible para poder cumplir no slo con sus objetivos sino tambin, los objetivos de cada proyecto. Esta investigacin, se constituye en una gua para la Fundacin Riecken, y para cualquier entidad de carcter no lucrativo que ejecute proyectos, y que no cuente con los controles internos y tenga manuales de normas y procedimientos contables; con lo que arriesga su credibilidad ante los donantes y Agencias de Desarrollo Internacional. Tanto el manejo de los fondos como el incumplimiento de normas y procedimientos legales, pueden tener consecuencias legales y esto traera como consecuencia, el deterioro del patrimonio de la Fundacin. El presente trabajo describe el resultado del anlisis que se realizo en los registros contables, registros auxiliares y documentacin de soporte de la Fundacin Riecken, el cual permiti establecer las debilidades de control interno que afectan a la entidad y que repercuten en el adecuado registro de sus operaciones contables.

Introduccin

La ley guatemalteca dentro de su legislacin contempla la figura de organizacin sin fines de lucro cuyo objetivo ser la beneficencia y la caridad sin buscar nunca el provecho en sus operaciones. Esto da pie a la creacin de figuras constituidas como Organizaciones sin fines de lucro ONG, por lo general ejecutan proyectos de ayuda social con fondos de Organismos Internacionales, de donantes particulares y en algunos casos hasta fondos del mismo estado. Estas entidades, han buscado cubrir diferentes reas que permitan que los recursos sean canalizados por su medio, hacia los sectores ms vulnerables y a los cuales van dirigidos. La presente investigacin, le da a conocer al usuario en el Captulo Uno, datos generales de la Fundacin como sus objetivos y misin. Asimismo, realza las deficiencias que se encontraron despus del estudio de investigacin, donde se observa la necesidad de establecer polticas y procedimientos contables; asimismo, la implementacin de un sistema de control interno, y el marco terico sobre el cual se basa la investigacin. En el Captulo Dos, se describe la metodologa, tipo y sujeto de investigacin, los instrumentos y el diseo utilizado en la misma; as como, el aporte generado a la Universidad, a la Fundacin, como a los estudiantes. En el Captulo Tres, el anlisis profundo de la investigacin en donde nuevamente se pudo determinar el problema. En el Captulo Cuatro, como resultado del estudio realizado se expone a consideracin de los Directivos de la Fundacin, una propuesta de un manual de polticas y procedimientos contables, con el que se pretende establecer lineamientos durante el proceso contable y sus respectivos controles internos. Y finaliza el presente trabajo con las conclusiones y recomendaciones derivadas de la investigacin realizada.

Captulo 1 Generalidades de la Institucin

1.1.

Antecedentes

1.1.1. Inicio de operaciones de la Fundacin La Fundacin Riecken fue creada en Los Estados Unidos de Norteamrica antes del ao 1,999. Fundada por un empresario estadounidense, voluntario del Cuerpo de Paz, en Honduras. La Organizacin inicia como el brazo social de un consorcio de empresas estadounidenses que proveen el 100% de su financiamiento. Inicia sus operaciones en Honduras y despus, se expande a Guatemala. Inaugura la primera biblioteca en febrero de 2001; sin embargo, hasta el ao 2004, inicia de manera oficial sus operaciones en Guatemala; y queda inscrita como una Organizacin no Gubernamental, el 22 de julio de 2004.

1.1.2. A qu se dedica la Fundacin La Fundacin Riecken, es una Organizacin no Gubernamental sin fines de lucro, que apoya el establecimiento de bibliotecas comunitarias en Guatemala y Honduras; la mayor parte de ellas en reas rurales. Cuenta con una red de ms de 55 bibliotecas comunitarias modernas, distribuidas en los dos pases.

A partir del ao 2009, la fundacin extiende su portafolio para diversificar sus fuentes de ingresos, y empieza a dedicarse a prestar sus servicios a otras organizaciones o grupos interesados en implementar sus programas; asimismo a establecer bibliotecas o centros, basados en su experiencia, a cambio de una donacin en efectivo, cuyo aporte sirve para mantener la red de bibliotecas existentes; as como el sostenimiento de sus operaciones.

Como parte de su expansin, ejecuta proyectos de otras instituciones; tal es el caso de la Embajada de Finlandia y la Agencia para el Desarrollo de los Estados Unidos de Amrica

USAID-, con proyectos puntuales que el donante est interesado en cubrir por sus preferencias donde se aprovecha la estructura de la red de bibliotecas comunitarias.

1.1.3. Productos o servicios que presta Establecimiento de bibliotecas o centros comunitarios modernos; asimismo, desarrolla sesiones de capacitacin en temas, como: participacin comunitaria, bibliotecologa.

Tambin realiza capacitaciones para grupos interesados en diferentes temas relacionados con desarrollo y participacin comunitaria, bibliotecologa, animacin a la lectura. Consultoras puntuales a otras organizaciones interesadas en establecer o dinamizar bibliotecas o promover la lectura.

1.1.4. Visin y misin de la fundacin La misin de la Fundacin Riecken, es impulsar la prosperidad y democracia en comunidades centroamericanas a travs de instituciones sociales y educacionales que despierten el espritu de descubrimiento y la participacin social.

La visin de la fundacin no se encuentra definida a nivel institucional, ya que ambos pases por su entorno tienen puntos de vista diferentes para la visin; por lo que, no se ha podido concretar.

1.1.5. Participacin en el mercado En Guatemala existen pocas instituciones que se dediquen a establecer bibliotecas comunitarias y ninguna de ellas apoya que stas sean modernas, que incluyan todos los aspectos de programacin, tecnologa y estructura comunitaria participativa, como lo hace la Fundacin. Esta razn ha provocado una demanda fuerte de otras instituciones, para recibir apoyo de la Fundacin Riecken, en el establecimiento de sus proyectos puntuales. Por otro lado, existe una fuerte demanda de las comunidades guatemaltecas para obtener un centro comunitario, como los de la Red Riecken; pero por falta de fuentes de financiamiento no ha sido posible atender a dichas solicitudes.

Segn algunos estudios hechos por organizaciones, como: SulaBatzu, con sede en Costa Rica y Fundacin Gates, de los Estados Unidos de Norte Amrica; la Fundacin Riecken ha obtenido una buena puntuacin, lo que quiere decir que es una entidad que poco a poco es ms importante, ya que no existen muchas organizaciones que se dediquen a este tipo de actividades.

1.1.6. Hacia dnde va la fundacin y cmo pretende cumplirlo La fundacin pretende buscar su independencia econmica y no depender al 100% de fondos transferidos desde la Junta Directiva, en los Estados Unidos; en los ltimos aos se ha buscado la sostenibilidad de cada una de las bibliotecas, y as poder empezar con un plan de expansin para que la red crezca. Se espera que las oficinas centrales continen con las asesoras, para cubrir los costos de operacin.

1.1.7. Organigrama La fundacin no cuenta en la actualidad con un organigrama actualizado que muestra la realidad actual.

Cuadro No. 1
Director Nacional

Consejo Consultivo

Departamento de Programacin

Equipo Extendido (trabajan en las comunidades)

Departamento de Administracin

Departamento de Logstica y Operaciones

Gerente de Programacin

Directores Locales

Oficina Externa de Contabilidad

Coordinador de Programas Creativos Coordinador de Monitoreo y Gestin

Promotores Culturales

Fuente: Propia

1.1.8. Marco Jurdico Legal Como una organizacin no lucrativa instituida en Guatemala, est regida por las leyes siguientes: Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala Cdigo de Comercio Cdigo de Trabajo Cdigo Civil Cdigo Procesal Civil y Mercantil Ley del Impuesto al Valor Agregado Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Impuesto de Timbres Fiscales Ley de Organizaciones no gubernamentales

La organizacin cuenta con una exoneracin de impuesto de parte de la Superintendencia de Administracin Tributaria, segn resolucin No. SAT-IRG-CRC-OTS-UGA R-2007-03-03000004, la cual se establece las siguientes exenciones: Exencin del Impuesto al Valor Agregado IVA, sobre los ingresos que sean por donaciones o cuotas ordinarias y extraordinarias. Consumidores finales del Impuesto al Valor Agregado IVA Exoneracin del Impuesto a las empresas Mercantiles y Agropecuarias Exoneracin del Impuesto de Solidaridad

De acuerdo a la Ley del Impuesto Sobre la Renta, ISR, la fundacin est exenta de todas sus rentas, siempre y cuando stas provengan de donaciones y no sean resultado de una actividad comercial con lucro. La entidad debe de actuar como agente de retencin cuando la ley as lo estipule.

En el marco del Impuesto al Valor Agregado, IVA, est exenta de todos sus ingresos cuando stos provengan de donaciones, en caso de no ser donaciones sino el fruto de un intercambio lucrativo, quedarn afectos al pago de dicho impuesto. As mismo, la fundacin queda afecta al IVA, en sus compras, considerndolo como consumidor final de dicho impuesto, y no podr hacer el reclamo de dicho crdito fiscal.

1.1.9. Poltica administrativa y contable La fundacin cuenta con una estructura administrativa y contable basada en la costumbre y prcticas realizadas, ha sido transmitida de manera verbal. Se deben documentar todos los procesos y establecerlos como polticas.

1.2.

Planteamiento del problema

Debido a que la fundacin cuenta con estructura contable establecida de forma verbal y su control interno no est bien cimentado, representa un problema grave para sta, ya que se debe de garantizar al donante el uso transparente de sus fondos; asimismo, poder monitorear el avance en cada uno de los proyectos y garantizar que se ejecute el presupuesto de la manera ms eficiente posible, con el fin de poder establecer de manera rpida y segura lo invertido en cada uno de los proyectos y de las comunidades.

1.3.

Justificacin

Los controles internos dentro de cualquier institucin son de vital importancia para evitar todo tipo de riesgos. Dentro de las organizaciones sin fines de lucro, Ongs, estos riesgos deben ser menores para garantizar a los donantes que sus recursos son usados de la mejor manera posible y que son las comunidades las que gozan de los beneficios que esto implica. A medida que las fuentes de ingresos se diversifican y el personal de trabajo se incrementa; asimismo el nmero de bibliotecas aumentan, por tal razn, es de suma importancia establecer lineamientos y polticas por escrito que normen sus actuaciones ante situaciones derivadas del quehacer cotidiano, cada

vez ms complejo. Estas polticas, lineamientos, procedimientos y normas, en la actualidad se transmiten de forma verbal, razn que las hace cambiantes e inconstantes.

Debido a los factores antes mencionados y para que la fundacin tenga una estructura formal, que le permita alcanzar sus objetivos; las polticas, normas y procedimientos, deben establecerse por medio de un manual que ceda a la revisin y ajuste constante, segn sus necesidades.

Una estructura eficiente de control interno, le permitir a la fundacin hacer ms eficiente la calidad del gasto; asimismo, elaborar sus presupuestos apegados a la realidad y en consecuencia, buscar la eficacia en las actividades del personal.

Otro aspecto importante a considerar es que si se implementa una buena estructura de control interno, la fundacin podr tener informacin precisa, segura y confiable, en el momento que la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT-, la solicite para cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes y, en consecuencia, evitar multas y sanciones innecesarias.

1.3.1. Pregunta de Investigacin Despus de todo el proceso de conocer la institucin, del anlisis de los datos y de tener las conclusiones se pudo llegar a la siguiente pregunta de investigacin:

Existe un plan de implementacin de controles internos que permitan minimizar los riesgos en la Fundacin Riecken?

1.4.

Objetivos

1.4.1. Objetivo General Establecer e implementar polticas administrativas y contables y un mtodo de control interno para la Fundacin Riecken, que le permita llevar un mejor control de todas sus operaciones contables y administrativas.

1.4.2. Objetivos especficos Establecer polticas administrativas y contables que puedan ser aplicadas Implementar mtodos de control interno que permitan transparentar todas sus operaciones. Elaborar e implementar los manuales y formatos necesarios para establecer los mtodos de control interno.

1.5.

Alcance y lmites

Para la realizacin de la investigacin se procedi a la recopilacin, revisin y documentacin de los procesos de control interno y ms adelante, se comenta sobre las consecuencias contables y fiscales por la falta de un adecuado sistema. La organizacin est consciente de esta debilidad y est de acuerdo en implementar los adecuados sistemas de control interno.

Las limitaciones que pueden presentarse en la creacin y aceptacin de la propuesta, ser el costo en la implementacin de los controles; as tambin, la resistencia al cambio, ya que esto significa una carga de trabajo a las personas responsables y la contratacin de un auxiliar para descentralizar los procesos administrativos. Esta contratacin es de vital importancia para que la propuesta pueda ponerse en marcha ya que es indispensable descentralizar las tareas contables.

1.6.

Marco Terico

Organizacin no Gubernamental Ong Las Ongs, son entidades reconocidas jurdicamente por el Estado, (amparadas bajo el marco legal de la Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el Desarrollo, Decreto 02-2003), que las define como: Son Organizaciones No Gubernamentales u Ongs, las constituidas con intereses culturales, educativos, deportivos, con servicio social, de asistencia, beneficencia, promocin y desarrollo econmico y social, sin fines de lucro. Tendrn patrimonio propio

proveniente de recursos nacionales o internacionales, y personalidad jurdica propia, distinta de la de sus asociados. Otra definicin las describe de la siguiente manera: son organizaciones que promueven programas y proyectos orientados a mejorar las condiciones de vida de la poblacin, con fondos provenientes de la cooperacin internacional, el Estado, la empresa privada y de procesos autogestionarios. Las Ongs son entidades autnomas, legalmente establecidas que poseen estatus de no beneficio y organizadas por ciudadanos comunes (profesionales, tcnicos y trabajadores de campo), cuya motivacin primaria es mejorar el nivel de vida de sector de la sociedad. Ellas orientan sus servicios a su misin en trminos de guiar (orientar, acompaar), sirven a la poblacin en diversas y complejas actividades relacionadas con procesos de desarrollo, tales como la generacin de conocimiento, la prestacin de servicios que respondan a la satisfaccin de las necesidades humanas fundamentales, y la investigacin y aplicacin de estrategias alternativas de desarrollo que promuevan la transformacin social. Aunque su trabajo puede tener implicaciones polticas, no son partidos polticos y tienden a mantener una posicin poltica independiente. (Declaracin de la Organizacin de Naciones Unidas, ONU 1,960) Segn el Jurista Cabanellas, se entiende a este tipo de organizaciones como a cierto patrimonio ligado a un fin lcito de carcter benfico, piadoso, cientfico o de instruccin, determinado por la voluntad de una o ms personas. Los elementos a tenerse en cuenta son: El sujeto de deber que es el fundador y el sujeto de derecho que es el beneficiario. El objeto es el patrimonio o bienes que se destinan este fin. La diversidad de estas organizaciones ha hecho que la legislacin civil las tipifique como Asociaciones civiles, Fundaciones y Organizaciones no Gubernamentales. (Decreto 02-2003 Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el desarrollo, Artculo 4).

Actividad sin fines de lucro Es cualquier actividad cuyo fin no es la consecucin de un beneficio econmico. Por lo regular estas actividades se conocen como obras sociales y son ejecutadas por organizaciones creadas para este fin, las cuales se denominan organizaciones no gubernamentales, fundaciones o asociaciones. Estas instituciones funcionan gracias a donaciones.

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Proyecto de ayuda social Son los que se desarrollan para aliviar una necesidad en un grupo o comunidad, stos no tratan de reemplazar las acciones de los gobiernos sino de cubrir y ayudar en aquellas reas en las cuales no existen polticas sociales o econmicas o bien cuando estas polticas resultan insatisfactorias para algunos grupos de la sociedad. Dichos temas estn relacionados con ayuda humanitaria, salud pblica, investigacin, desarrollo econmico, desarrollo humano, cultura, derechos humanos, transferencia tecnolgica, ecologa, etc. (Diccionario de Derecho Comercial; L. Valleta 2,000) Donacin Acto jurdico entre vivos por el cual una persona (donante) transfiere a otra (donatario) gratuitamente el dominio sobre una cosa y el donatario acepta. (Diccionario de Derecho Comercial; L. Valleta 2,000) La donacin es uno de esos conceptos tan fciles de comprender en su esencia como difciles de delinear en sus contornos precisos. La dificultad reside en la circunstancia de que no todo acto a ttulo gratuito es donacin. No lo son los actos de ltima voluntad ni tampoco numerosas liberalidades realizadas entre vivos que quedan excluidas del concepto jurdico de donacin. Habr donacin cuando una persona por un acto entre vivos transfiera de su libre voluntad de forma gratuita a otra, la propiedad de una cosa. Presupuesto Es un plan que permite valorar en trminos monetarios y en forma anticipada las operaciones de la institucin, con el fin de poder controlar, y posteriormente evaluar la eficiencia en el manejo de los recursos, pero no solamente debe limitarse a la evaluacin de los objetivos, sino que comprende adems la medicin de lo realizado versus las previsiones y las diferencias entre ambos, y como consecuencia de ello el desencadenamiento de acciones correctivas con miras a establecer el equilibrio entre lo real y lo presupuestado, entonces, presupuestar consiste en poner

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bajo control las actividades de una Ong, habiendo sido dicha actividad objeto de una previsin. (www.conceptoscontables.com) El presupuesto se elabora en base al plan de trabajo de los proyectos o programas que va a desarrollar la institucin, en un perodo determinado; de conformidad con el Plan de Cuentas Institucional, se proveen para cada partida o sub-partida presupuestaria, todos los gastos en los que se incurrir para ejecutar las actividades. Si se tiene en consideracin que el presupuesto es el elemento bsico para la buena marcha de las Ongs y tambin de la aplicacin correcta de la contabilidad y de la administracin financiera, quedar justificado el criterio de que el presupuesto como instrumento de control debe ser fruto de un estudio detenido. Control Interno Segn las Normas Internacionales de Auditoria NIAs, en la nmero 315, Entendimiento de la entidad y su entorno y evaluacin de los riesgos de representacin erronas de importancia relativa, da el concepto siguiente:

El control interno es el proceso diseado y efectuado por los encargados gobierno corporativo la administracin y otro personal para proporcionar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad respecto de la confiabilidad de la informacin financiera. Efectividad y eficiencia de las operaciones y cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables. El control interno se disea e implementa para atender a riesgos de negocio identificados que amenazan el logro de cualquiera de estos objetivos. El control interno, segn se discute en esta NIA. Consiste de los siguientes componentes: El ambiente de control. El proceso de evaluacin del riesgo por la entidad. El sistema de informacin, incluyendo los procesos del negocio relacionados, relevantes a la informacin financiera y la comunicacin. Actividades de control.
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Monitoreo de controles.

La divisin del control interno en los cinco componentes proporciona un marco de referencia til para que los auditores consideren cmo pueden afectar la auditora los diferentes aspectos del control interno de una entidad. La divisin no necesariamente refleja cmo considera e implementa una entidad el control interno. Tambin, la principal consideracin del auditor es si, y cmo, un control especfico previene, o detecta y corrige, representaciones errneas de importancia relativa en clases de transacciones, saldos de cuentas, o revelaciones, y sus aseveraciones relacionadas, ms que su clasificacin en cualquier componente particular. En consecuencia, los auditores pueden usar terminologa o marcos de referencia diferentes de los usados en esta NIA, para describir los diversos aspectos del control interno y su efecto en la auditora, siempre y cuando se atienda a todos los componentes descritos en esta NIA.

La forma en que se disea e implementa el control interno vara con el tamao y complejidad de una entidad. Especficamente, las entidades pequeas pueden usar medios menos formales y procesos y procedimientos ms sencillos para lograr sus objetivos. Por ejemplo, las entidades pequeas con implicacin activa de la administracin en el proceso de informacin financiera pueden no tener descripciones extensas de procedimientos contables o polticas detalladas por escrito. Para algunas entidades, en particular entidades muy pequeas, el gerente-dueo puede desempear funciones que en una entidad mayor se considerara que pertenecen a varios de los componentes del control interno.

Por lo tanto, los componentes del control interno pueden no distinguirse claramente dentro de las entidades pequeas, pero sus fines subyacentes son igualmente vlidos.

Para fines de esta NIA, el trmino "control interno" abarca los cinco componentes del control interno establecidos antes. Adems, el trmino "controles" se refiere a uno o ms de los componentes, o cualquiera de sus aspectos.

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Control Interno en el marco de las Ongs

En cuanto mayor y compleja sea una organizacin, mayor ser la importancia de un adecuado Sistema de control interno, entonces una organizacin pequea no necesita de un sistema de control complejo. Pero cuando una organizacin desarrolla muchos proyectos, tiene varios donantes, un nmero significativo de empleados o muchas tareas delegadas; se pierde el control y es necesario establecer mecanismos de control interno. Este sistema deber ser sofisticado y complejo segn se requiera en funcin de la complejidad de la organizacin. Entonces cuanto ms compleja es la actividad se hace ms necesario la existencia de un Sistema de control interno estructurado. Los controles internos en las Ongs Como en toda actividad empresarial, los controles internos deben ser establecidos en forma clara y precisa para evitar errores en su interpretacin y aplicacin. En algunas Ongs, los procedimientos internos y sus reglamentos permiten ejercer un mejor control sobre los recursos institucionales, que promueven la eficiencia de las operaciones y aseguran el cumplimiento de las polticas administrativas. Los reglamentos ms utilizados para aplicar el control interno en las Ongs, tienen que ver con los movimientos de Caja y Bancos, de los fondos de Caja Chica, de Anticipos a Proveedores y el de Compras y Adquisiciones. Adems, el control interno de la organizacin debe de garantizar por lo menos, los pasos siguientes: A. Confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin. B. Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. C. Proteccin de activos, revisando los mecanismos de control. D. Uso eficiente y econmico de los recursos. E. Logro de objetos y metas operacionales.

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Segn la Nia 315, conceptualiza lo siguiente:

Limitaciones del control interno El control interno, no importa lo bien diseado y operado que est, puede proporcionar a una entidad slo una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de informacin financiera de la entidad. La probabilidad de logro se afecta por las limitaciones inherentes al control interno. stas incluyen las realidades relativas a que el juicio humano en la toma de decisiones puede ser errado y que pueden ocurrir fallas en el control interno debido a errores humanos, errores o equivocaciones. Por ejemplo, si el personal del sistema de una entidad no entiende completamente cmo procesa las transacciones de ventas un sistema de entrada de pedidos, pueden disear errneamente cambios al sistema para procesar transacciones de ventas para una nueva lnea de productos. Por otra parte, estos cambios pueden estar correctamente diseados pero ser malentendidos por las personas que traducen el diseo al cdigo del programa. Pueden tambin ocurrir errores en el uso de informacin producida por TI. Por ejemplo, pueden disearse controles automatizados para informar transacciones por encima de una cantidad especificada para una revisin de la administracin, pero las personas responsables de conducir la revisin pueden no entender el propsito de estos informes y, consecuentemente, pueden dejar de revisarlos o no investigar las partidas inusuales.

Al obtener una comprensin de los sistemas de contabilidad y de control interno para planear la auditora, el Auditor obtiene un conocimiento del diseo de los Sistemas de Contabilidad y de Control Interno, y de su operacin. Por ejemplo, un Auditor puede desarrollar una prueba de "rastreo", o sea, seguirle la pista a unas cuantas transacciones por todo el sistema de contabilidad. Cuando las transacciones seleccionadas son tpicas de las transacciones que pasan a travs del sistema, este procedimiento puede ser tratado como parte de las pruebas de control. La naturaleza y alcance de las pruebas de rastreo desarrolladas por el auditor son tales que ellas solas no proporcionaran suficiente evidencia apropiada de auditora para soportar una evaluacin de riesgo de control que sea menos que alto.

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La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos desempeados por el Auditor para obtener una comprensin de los Sistemas de Contabilidad y de Control Interno variar segn, entre otras cosas:

El tamao y complejidad de la entidad y de su sistema de computacin. Consideraciones sobre importancia relativa El tipo de controles internos implicados La naturaleza de la documentacin de la entidad de los controles internos especficos. La evaluacin del auditor del riesgo inherente

De forma ordinaria, la comprensin del Auditor de los sistemas de contabilidad y de control interno, que es importante para la auditora, se obtiene a travs de experiencia previa con la entidad y se suplementa con: a. investigaciones con la administracin, personal de supervisin y otro personal apropiado en diversos niveles organizacionales dentro de la entidad, junto con referencia a la documentacin, como manuales de procedimientos, descripciones de puestos y diagramas de flujos; b. inspeccin de documentos y registros producidos por los sistemas de contabilidad y de control interno; y c. observacin de las actividades y operaciones de la entidad, que incluya observacin de la organizacin de operaciones por computadora, personal de la administracin, y la naturaleza del proceso de transacciones.

Sistema de Contabilidad

El Auditor debera obtener una comprensin del Sistema de Contabilidad suficiente para identificar y entender:

a. las principales clases de transacciones en las operaciones de la entidad; b. cmo se inician dichas transacciones;

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c. registros contables importantes, documentos de soporte y cuentas en los estados financieros; y d. el proceso contable y de informes financieros, desde el inicio de transacciones importantes y otros eventos hasta su inclusin en los estados financieros.

Ambiente de Control

El Auditor debera obtener una comprensin del ambiente de control suficiente para evaluar las actitudes, conciencia y acciones de directores y administracin, respecto de los controles internos y su importancia en la entidad.

Procedimientos de Control

El Auditor debera obtener una comprensin de los procedimientos de control suficiente para desarrollar el plan de auditora. Al obtener esta comprensin, el profesional considerara el conocimiento sobre la presencia o ausencia de procedimientos de control obtenido de la comprensin del ambiente de control y del sistema de contabilidad para determinar si es necesaria alguna comprensin adicional sobre los procedimientos de control. Como los procedimientos de control estn integrados con el ambiente de control y con el sistema de contabilidad, al obtener el Auditor una comprensin del ambiente de control y del sistema de contabilidad, es probable que obtenga tambin algn conocimiento sobre procedimientos de control; por ejemplo, al obtener una comprensin del sistema de contabilidad referente a efectivo, el Auditor se da cuenta de si las cuentas bancarias estn conciliadas. De forma ordinaria, el desarrollo del plan global de auditora no requiere una comprensin de procedimientos de control para cada aseveracin de los estados financieros en cada cuenta y clase de transaccin.

Riesgo de control

Evaluacin preliminar del riesgo de control

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La evolucin preliminar del riesgo de control es el proceso de evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de una entidad para prevenir o detectar y corregir representaciones errneas de importancia relativa. Siempre habr algn riesgo de control a causa de las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y de control interno.

Despus de obtener una comprensin de los sistemas de contabilidad y de control interno, el Auditor debera hacer una evaluacin preliminar del riesgo de control, al nivel de aseveracin, para cada saldo de cuenta o clase de transacciones, de importancia relativa.

El Auditor evala el riesgo de control a un alto nivel para algunas o todas las aseveraciones cuando:

a. los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no son efectivos; o b. evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no sera eficiente.

La evaluacin preliminar del riesgo de control para una aseveracin del estado financiero debera ser alta a menos que el Auditor:

a. pueda identificar controles internos relevantes a la aseveracin que sea probable que prevengan o detecten y corrijan una representacin errnea de importancia relativa; y b. planee desempear pruebas de control para soportar la evaluacin. Documentacin de la comprensin y de la evaluacin del riesgo de control al Auditor debera documentar en los papeles de trabajo de la auditora:

a. la comprensin obtenida de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad; y b. la evaluacin del riesgo de control. Cuando el riesgo de control es evaluado con una calificacin menos que alto, el Auditor debera documentar tambin la base para las conclusiones.

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Pueden usarse diferentes tcnicas para documentar informacin relativa a los Sistemas de contabilidad y de control interno. La seleccin de una tcnica particular es cuestin de juicio por parte del Auditor. Son tcnicas comunes, usadas solas o en combinacin, las descripciones narrativas, los cuestionarios, las listas de verificacin, y los diagramas de flujo. La forma y extensin de esta documentacin es influida por el tamao y complejidad de la entidad y la naturaleza de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad. Por lo general, mientras ms complejos los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad y ms extensos los procedimientos del Auditor, ms extensa necesitar ser la documentacin del ste.

Pruebas de control Las pruebas de control se desarrollan para obtener evidencia de auditora sobre la efectividad de:

a. el diseo de los Sistemas de contabilidad y de control interno, es decir, si estn diseados de manera adecuada para prevenir o detectar y corregir representaciones errneas de importancia relativa; y b. la operacin de los controles internos a lo largo del periodo.

Algunos de los procedimientos para obtener la comprensin de los Sistemas de contabilidad y de control interno pueden no haber sido planeados de forma especfica como pruebas de control, pero pueden proporcionar evidencia de auditora sobre la efectividad del diseo y operacin de los controles internos relevantes a ciertas aseveraciones y, como consecuencia, servir como pruebas de control. Por ejemplo, al obtener la comprensin sobre los Sistemas de contabilidad y de control interno referentes a efectivo, el Auditor puede haber obtenido evidencia de auditora sobre la efectividad del proceso de conciliacin de bancos a travs de investigaciones y observacin.

Cuando el Auditor concluye que los procedimientos desempeados para obtener la comprensin de los Sistemas de contabilidad y de control interno tambin proporcionan evidencia de auditora sobre la adecuacin de diseo y efectividad de operacin de las polticas y procedimientos relevantes a una particular aseveracin de los estados financieros, el auditor puede usar esa

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evidencia de auditora, provisto que sea suficiente, para soportar una evaluacin de riesgo de control a un nivel menos que alto.

Las pruebas de control pueden incluir: Inspeccin de documentos que soportan transacciones y otros eventos para ganar evidencia de auditora de que los controles internos se han operado de forma correcta, por ejemplo, verificar que una transaccin ha sido autorizada. Investigaciones sobre, y observacin de, controles internos que no dejan rastro de auditora, por ejemplo, determinar quin desempea cada funcin, no quin se supone que la desempea. Reconstruccin del desempeo de los controles internos, por ejemplo, la conciliacin de cuentas de bancos, para asegurar que fueron desempeados por la entidad.

El Auditor debera obtener evidencia de auditora por medio de pruebas de control, para soportar cualquiera evaluacin del riesgo de control que sea menos que alto. Mientras ms baja la evaluacin del riesgo de control, ms soporte debera obtener el Auditor de que los Sistemas de contabilidad y de control interno estn diseados y que funcionan de forma efectiva.

Cuando se obtiene evidencia de auditora sobre la operacin efectiva de los controles internos, el Auditor considera cmo fueron aplicados, la consistencia con qu fueron aplicados durante el periodo y por quin fueron aplicados. El concepto de operacin efectiva reconoce que pueden haber ocurrido algunas desviaciones. Las desviaciones de los controles prescritos pueden ser causadas por factores como cambios en personal clave, fluctuaciones de temporada importantes en el volumen de transacciones, y error humano. Cuando las desviaciones son detectadas, el Auditor hace investigaciones especficas respecto de esos asuntos, en particular la programacin de tiempos en los cambios de personal en funciones clave de control interno. El Auditor entonces se asegura que las pruebas de control cubran en forma apropiada, dicho periodo de cambio o fluctuacin.

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En un ambiente de sistemas de informacin por computadora, los objetivos de pruebas de control no cambian de los de un ambiente manual; sin embargo, pueden cambiar algunos procedimientos de auditora. El Auditor puede encontrar necesario, o puede preferir, usar tcnicas de auditora con ayuda de computadoras. El uso de dichas tcnicas, por ejemplo, herramientas de interrogatorio a archivos o datos de pruebas de auditora, puede ser apropiado cuando los sistemas de contabilidad y de control interno no dan evidencia visible que documente el desempeo de los controles internos que estn programados dentro de un sistema de contabilidad computarizado.

Basado en los resultados de las pruebas de control, el Auditor debera evaluar si los controles internos estn diseados y operan segn se contempl en la evaluacin preliminar de riesgo de control. La evaluacin de desviaciones puede dar como resultado que el Auditor concluya que el nivel evaluado de riesgo de control necesita ser revisado. En tales casos, el Auditor modificara la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos planeados. Ente Contable: Est representada por la Ong, como entidad que desarrolla una actividad encaminada a poner en ejecucin sus programas y proyectos. Las instituciones deben ser tratadas desde el punto de vista contable como una entidad separada y distinta de sus directivos, miembros o socios particulares. Por otra parte, al registrar las operaciones contables no slo hay que considerar las operaciones anotadas, sino tambin observar la naturaleza de los servicios de la institucin. Periodo Contable: Es el trmino de un perodo referido al desenvolvimiento de una Ong. Es importante considerar este principio ya que la mayora de los convenios y los proyectos ejecutados por las Ongs, no empiezan el primer da del ao, y el trmino es en fecha distinta al 31 de diciembre, tal como ocurre con las empresas comerciales e industriales. Aunque las leyes tributaria de Guatemala marca como periodo fiscal, del 01 de enero al 31 de diciembre de cada ao.

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Continuidad del ente contable Los Estados Financieros de una Ong, como entidad donataria, corresponden a una entidad en existencia permanente, por lo que sus cifras deben representar valores histricos. Significatividad: Los Estados Financieros presentados por la Ong, como entidad donataria deben ser claros y de fcil interpretacin para todo aquel que vea la informacin y pueda interpretarla. Es necesario que deban ir acompaados de notas explicativas, las cuales ampliarn el origen y el significado de las cifras expuestas. Uniformidad: La utilizacin de polticas, normas y procedimientos contables deben ser uniformes a travs del tiempo, para que permitan efectuar comparaciones de los Estados Financieros en forma integral o incidir en alguna informacin que es necesaria analizar y estudiar, de esta manera se podr determinar cmo ha sido la evolucin del desarrollo de la Ong o de su proyecto. Medicin en Trminos monetarios: Los movimientos en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben ser reconocidos de manera fcil en los registros contables y ser expresadas en trminos monetarios. La unidad monetaria para la contabilidad y para la informacin financiera, deber ser expresada en la moneda del pas; mas sin embargo, para efectos de presentacin de informacin a donantes deber convertirse a la moneda del donante. Partida Doble: En toda Ong, cada operacin que se registre afectar por lo menos a dos partidas en los registros de contabilidad, en base al sistema de registro por partida doble y al principio de que no hay deudor sin acreedor y viceversa. Adems, la ley de

Organizaciones no gubernamentales dice en su artculo 13, que debern llevar contabilidad completa, en forma de partida doble, y aplicar principios de contabilidad generalmente aceptados, y apegada a lo que disponen las leyes del pas al respecto. Costo de Adquisicin: El Activo Fijo debe llevarse al costo de adquisicin o construccin, cuyos valores se encuentran en las cuentas histricas, a no ser que dicho costo no tenga significado alguno. El costo de los terrenos debe mostrarse por lo regular por separado. El costo de construccin incluye el total de costos directos y los costos de gastos generales

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tales como: ingeniera, supervisin, administracin, intereses e impuestos. Los tems tratados como activos fijos deben tener, para la Institucin, al menos una vida til de un ao en perspectiva, aunque de forma normal esta vida til es considerada ms larga. Deben establecerse medidas o criterios prcticos para poder hacer distinciones uniformes entre activo fijo, gastos de operacin y mantenimiento. Obsolescencia: Los bienes que ya no estn en servicio deben retirarse mediante cargo a la reserva por depreciacin o a gastos directo, a fin de que los activos fijos representen los bienes propios al servicio institucional. Diagramas de Flujo Son representaciones graficas de los procesos. El ordenar los procesos en forma secuencial permite comprender su verdadera dimensin tornndolos ms eficientes. La mejor forma de entender un proceso es mediante su diagramacin o flujograma. Flujograma es un mtodo para describir grficamente un proceso, mediante la utilizacin de smbolos, lneas y palabras similares. Permite conocer y comprender los procesos a travs de los diferentes pasos, documentos y unidades administrativas comprometidas. Ventajas del flujograma Representa innumerables ventajas para una institucin: Facilita ejecutar los trabajos Describe los diferentes procesos Impide las improvisaciones Permite visualizar todos los procesos Identifica las debilidades y fortalezas del proceso Permite un equilibrio de las cargas laborales Genera un sentido de responsabilidad Establece los lmites del proceso

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Plantea la diferencia de lo que se hace contra lo que debera hacerse Genera calidad y productividad.(Gerencia de Procesos para la Organizacin y el Control Interno de Empresas, Braulio Meja Garca Pg. 50 a la 52.)

Manual de procedimientos Es un documento que expone, en forma ordenada y sistemtica, informacin e instrucciones sobre polticas, organizacin y procedimientos de una empresa o institucin. Las normas que se incorporan en los manuales son aquellas que se consideran indispensables para la mejor ejecucin del trabajo. Los manuales son herramientas de planificacin o programacin que sirven de gua o como fuente ordenada de actos administrativos esenciales para la mejor realizacin de las tareas relativas a una o varias funciones. Son instrumentos importantes en la administracin, porque procuran y garantizan mayor eficiencia en la realizacin de tareas, en especial en las que son de carcter recurrente, que se realizan de forma cotidiana y que son repetitivas. Este tipo de regulaciones contiene la explicacin de todas las relaciones formales entre unidades y funcionarios y, en consecuencia, introduce orden en las expectativas de los usuarios; como resultado de su aplicacin, los clientes y el pblico en general debera saber a qu atenerse cobre los servicios y los productos de la organizacin. Para los usuarios internos, trabajadores ya autoridades, operan como instrucciones operativas de rutina o programas de rendimiento ante situaciones de decisin estructuradas o programables. Los manuales sirven para liberar a los miembros de la administracin de rehacer el marco de referencia para la toma de decisiones cada vez que se encuentren frente a la misma situacin. Tambin pueden aplicarse, heursticamente, ante la aparicin de situaciones similares que no se encuentren reguladas y para las que no exista prohibicin de emplear soluciones por analoga. Poltica contable La NIIF, indica la seleccin, voluntaria o a juicio de la gerencia, de la norma aplicable en ausencia de una especifica. Con aquella que resulte en informacin relevante y fiable para el

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usuario, se deben de considerar en este orden: los requisitos y directrices de normas e interpretaciones de temas similares o relacionados; las definiciones y criterios de reconocimiento y valoracin de activos, pasivos, ingresos y gastos contenida en el marco conceptual y en ltimo lugar, los pronunciamientos ms recientes de otros organismos reguladores contables que utilicen el marco conceptual similar; as como, otra literatura contable y las prcticas aceptadas de empresas si no entran en conflicto con las fuentes anteriores. En el marco de las declaraciones del Financial Accounting Standars Board (FASB por sus siglas en ingles) podemos encontrar la normativa para las organizaciones no lucrativas con los siguientes puntos: FASB-116 brinda algunas definiciones importantes sobre el registro de operaciones en Organizaciones no Lucrativas, las cuales se incluyen a continuacin. Organizacin no lucrativa: Es una entidad que posee las siguientes caractersticas que la distinguen de una empresa con fines lucrativos: a) Contribuciones de montos importantes de recursos de proveedores que no esperan un reembolso pecuniario proporcional o compensado. b) Fines operativos distintos que de proporcionar bienes o servicios con una utilidad. c) Ausencia de intereses del propietario como los de la empresa de negocios. Las entidades no lucrativas, pueden presentar estas caractersticas en grados variables. Las organizaciones que caen claramente fuera de esta definicin incluyen a todas las empresas propiedad de inversionistas y las entidades que proporcionan dividendos, costos ms bajos u otros beneficios econmicos directas y proporcionalmente a sus propietarios, miembros y participantes dentro de este grupo se encuentran en Costa Rica las mutuales de ahorro y prstamo, cooperativas y asociaciones solidaristas.

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Condiciones impuestas por el donador: Una especificacin del donador que especifica un suceso futuro e incierto, cuya ocurrencia da al prometedor un derecho a devolucin de los activos que ha traspasado o libera al prometedor de la obligacin de traspasar sus activos. Restricciones impuestas por el donador: Una estipulacin del donador que especifica un uso para el activo contribuido que es ms especfico que los lmites amplios que resultan de la naturaleza de la organizacin, el entorno en que opera y los fines especificados en su escritura constitutiva o estatutos o documentos semejantes para una asociacin no incorporada. Una restriccin sobre el uso de una organizacin del activo contribuido puede ser temporal. Traspaso no recproco: Una transaccin en la que la entidad incurre en un pasivo o traspasa un activo a otra entidad o recibe un activo o cancelacin de un pasivo, sin recibir o dar un valor a cambio. Restriccin permanente: Una restriccin impuesta por el donador que estipula que los recursos se mantengan permanentemente pero permite a la organizacin agotar o disponer de parte o todo el ingreso (u otros beneficios econmicos) derivados de los activos donados. Activos netos permanentemente restringidos: La parte de los activos netos de una organizacin no lucrativa resultante de: a) contribuciones y otras entradas de activos cuyo uso por la organizacin est limitado por estipulaciones impuestas por el donador que ni expiran por el paso del tiempo ni pueden ser cumplidas o de algn otro modo removidas por acciones de la organizacin. b) De otros aumentos y disminuciones de activos sujetos a los mismos tipos de estipulaciones.

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c) De reclasificaciones de o a otras clases de activos netos como consecuencia de estipulaciones impuestas por el donador. Promesa de dar: Un acuerdo escrito u oral para contribuir con efectivo u otros activos a una entidad. Una promesa de dar puede ser condicionada o incondicional. Apoyo Restringido: Los ingresos o ganancias de contribuciones restringidas por el donador que incrementan ya sea los activos, netos temporalmente restringidos o los activos permanentemente restringidos. Activos netos temporalmente restringidos, representan la parte de los activos netos de una organizacin no lucrativa resultantes de: a. Contribuciones y otros flujos de entrada de activos cuyo uso por la organizacin se limita por las estipulaciones impuestas por el donador, que expiran con el paso del tiempo o pueden cumplirse o quitarse por acciones de las organizaciones de acuerdo con dichas estipulaciones. b. De otros aumentos y disminuciones de activos sujetos a los mismos tipos de estipulaciones. c. De reclasificaciones a o de otras clases de activos netos como consecuencia de estipulaciones impuestas por el donador, su expiracin por el paso del tiempo o su cumplimiento y remocin por acuerdos de la organizacin de acuerdo con dichas estipulaciones. Restricciones temporales: Consisten en una restriccin impuesta por el donador que permite a la organizacin donataria agotar o gastar los activos donados como se especifica y que se satisface, ya sea por el paso del tiempo o por acciones de la organizacin.

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Promesa incondicional de dar: Una promesa de dar que depende slo del paso del tiempo o demanda del prometedor a su realizacin. Activos netos no restringidos: La parte de activos netos de una organizacin no lucrativa que no estn ni permanentemente restringidos ni temporalmente restringidos, por disposicin impuesta por el donador. Apoyo no restringido: Ingresos o ganancias de contribuciones que no estn restringidas por los donadores. FASB-116. Contabilizacin de contribuciones recibidas y contribuciones hechas: La declaracin establece normas de contabilidad e informacin financiera para las contribuciones recibidas y contribuciones hechas. Alcance: La declaracin es aplicable a las contribuciones de efectivo y otros activos incluyendo las promesas de dar. No lo es para el traspaso de bienes (transacciones de cambio) en las que cada parte recibe y entrega un valor proporcional. Definiciones: Contribucin: Es un traspaso incondicional de efectivo o de otros activos a una entidad o una liquidacin o cancelacin de sus pasivos en una transferencia no recproca voluntaria, por otra entidad que acta en carcter distinto al del propietario. Otros activos incluyen valores, terrenos, edificios, uso de instalaciones y suministros, activos intangibles, servicios y promesas incondicionales de dar dichas partidas en el futuro.

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Promesa de dar: Una promesa de dar es un convenio escrito u oral para contribuir efectivo u otros activos a otra entidad. Sin embargo, para reconocerlas en los estados financieros debe haber suficiente evidencia en la forma de documentacin, verificable de que se hizo y se recibi una promesa Una comunicacin que no indique claramente si es o no una promesa se le considera una promesa incondicional de dar si indica una intencin incondicional de dar que sea legalmente exigible. Condicin impuesta: La condicin impuesta por el donador sobre un traspaso de activos o una promesa de dar, especifica un suceso incierto, cuya ocurrencia o falta de ocurrencia da al que promete un derecho a devolucin de los activos transados o libera al prometedor de su obligacin de traspasar los activos prometidos. Una restriccin impuesta por el donador limita el uso de los activos contribuidos y especifica un uso que es ms especfico que los lmites amplios que resulten de la naturaleza de la organizacin, el entorno en que opera y los propsitos especificados en su acta constitutiva o estatutos. Contribuciones recibidas: Excepto por las disposiciones sobre servicios contribuidos y partidas de coleccin contribuidas, las contribuciones recibidas sern reconocidas como ingresos o ganancias en el perodo que se reciben y como activos, disminuciones de pasivos o gastos dependiendo de la forma de los beneficios recibidos, las contribuciones recibidas sern cuantificadas a sus valores razonables. Las contribuciones recibidas por organizaciones no lucrativas sern reveladas como apoyo restringido o no restringido. Servicios contribuidos: Las contribuciones de servicios recibidos sern reconocidos si: a) Crean o aumentan los activos no financieros.
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b) Requieren habilidades especializadas, son prestados por individuos que posean dichas habilidades y tpicamente necesitaran comprarse si no se suministraran por donacin. La entidad que recibe servicios contribuidos debe describir los programas o actividades para los que se usaron dichos servicios, incluyendo la naturaleza y extensin de los servicios contribuidos recibidos por el perodo y monto reconocido como ingresos en el perodo. Informacin por organizaciones no lucrativas: Una organizacin no lucrativa debe distinguir entre contribuciones recibidas con restricciones permanentes, contribuciones recibidas con restricciones temporales y las recibidas sin restricciones impuestas por el donador. El apoyo restringido incrementa los activos netos permanentemente restringidos o los activos temporalmente restringidos. Las contribuciones sin restricciones impuestas por el donador deberan informarse como apoyo no restringido que incremente los activos netos no restringidos. Expiracin de restricciones impuestas por el donador: Una organizacin no lucrativa deber reconocer la expiracin de la restriccin impuesta por un donador sobre una contribucin en el periodo contable que la restriccin expire. Si se han impuesto dos o ms restricciones temporales sobre una contribucin, el efecto de la expiracin de dichas restricciones debe de reconocerse en el perodo en que expira la ltima de las restricciones. Contribuciones hechas: Las contribuciones hechas debern reconocerse como gastos en el perodo en que se hacen y como reducciones de activos o incrementos de pasivos dependiendo de la forma de los beneficios dados. Por ejemplo, los donativos de partidas de inventario posedas se reconocen como una disminucin de activos y gastos por contribucin y las promesas incondicionales de dar efectivo

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se reconocen como cuentas por pagar y gastos por contribucin. Si el valor razonable de un activo traspasado difiere de su monto en libros, deber reconocerse una ganancia o prdida en la disposicin del activo. Las contribuciones hechas debern medirse a los valores razonables de los activos dados, o si se hacen en forma de una liquidacin o cancelacin de los pasivos de un donatario, al valor razonable de los pasivos cancelados. Medicin del valor razonable: Lo ms adecuado son los valores de mercado, si es que estos se encuentran disponibles. Si los precios de mercado no se encuentran disponibles, el valor razonable puede estimarse con base en precios de mercado cotizados para activos similares, avalos independientes o tcnicas de valuacin, tales como valor presente de los flujos futuros estimados de efectivo. Las promesas incondicionales de dar que se espera sean cobradas o pagadas en menos de un ao pueden medirse a su valor neto realizable (valor neto de liquidacin) porque dicha cantidad, aunque no es equivalente al valor presente de los flujos futuros estimados de efectivo de cmo resultado una estimacin adecuada del valor razonable. Promesas condicionadas de dar: Las promesas condicionadas de dar, que dependen de la ocurrencia de un suceso futuro e incierto para obligar al promitente, debern comunicarse cuando las condiciones de las que dependen se cumplan sustancialmente, es decir cuando la promesa condicionada se vuelve incondicional. Una promesa condicionada de dar se vuelve incondicional si la posibilidad de que la condicin no se cumpla es remota, por ejemplo, una estipulacin de que el donatario (quien recibe la donacin) debe proporcionar un informe anual para recibir pagos anuales subsecuentes en una promesa a mltiples aos, no es una condicin si la posibilidad de no cumplir con esta disposicin administrativa es remota. Revelacin de promesa de dar: Los receptores de promesas incondicionales debern revelar lo siguiente:

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a. Los montos de las promesas por cobrar en menos de un ao, en uno a cinco aos y en ms de cinco aos. b. El monto de la estimacin para promesas por cobrar incobrables. c. Los aceptares de promesas condicionadas de dar debern de revelar lo siguiente: d. El total de los montos prometidos. e. Una descripcin y el monto portada grupo de promesas que tengan. f. Una descripcin y el monto por cada grupo de promesas que tengan las caractersticas similares, como los montos de promesas condicionadas a establecer nuevos programas, completar un nuevo edificio y recaudar donativos equiparables para una fecha establecida.

Declaracin FASB 117. Estados Financieros de Organizaciones no Lucrativas Propsitos de los Estados Financieros: Proporcionar informacin relevante para satisfacer los intereses comunes de donadores, miembros, acreedores y otros que proporcionan recursos a organizaciones no lucrativas. Los usuarios externos tienen inters en evaluar: a) Los servicios que proporciona una organizacin y su capacidad de seguir proporcionando estos servicios. b) Como descargar los gerentes sus responsabilidades de administracin y otros aspectos de su desempeo. El propsito de los Estados Financieros incluyendo sus notas, es proporcionar informacin sobre: c. El monto y naturaleza de los activos, pasivos y activos netos de la organizacin.
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d. Los efectos de las transacciones y otros sucesos y circunstancias que cambien el monto y naturaleza de los activos netos. e. El monto y tipos de flujos de entrada y flujos de salida de recursos econmicos durante un perodo y la relacin entre el flujo de entrada y flujo de salida. f. Cmo obtiene y gasta efectivo una organizacin, sus prstamos y reembolsos de prstamos y otros factores que pueden afectar su liquidez. g. Los esfuerzos de servicios de una organizacin. Alcance: Un juego completo de Estados Financieros de una organizacin no lucrativa deber incluir un Estado de Posicin Financiera al final del perodo que se informa, un Estado de Actividades y un Estado de Flujo de Efectivo por el perodo que se informa y las notas que se acompaan a los Estados Financieros. Estado de Posicin Financiera: Propsito y enfoque de este estado: Su propsito principal es suministrar informacin relevante sobre activos, pasivos y activos netos de una organizacin y sobre sus relaciones entre s en un momento del tiempo. Brindar a los usuarios informacin sobre: a. La capacidad de la organizacin de seguir proporcionando servicios. b. La liquidez, flexibilidad financiera, capacidad de cumplir sus obligaciones y necesidades de financiamiento externo. Se entiende por liquidez la facilidad con que un activo puede convertirse en efectivo y como flexibilidad financiera la capacidad de una entidad de emprender acciones efectivas para alterar los montos y programacin de flujos de efectivo de modo que pueda responder a necesidades y oportunidades inesperadas

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c. La informacin sobre la naturaleza y monto de las restricciones de los donadores sobre el uso de los activos contribuidos, incluyendo sus efectos potenciales sobre activos especficos y sobre pasivos o clases de activos netos, es til para evaluar la flexibilidad financiera de una organizacin no lucrativa. El Estado de Posicin Financiera debe de enfocarse en la organizacin no lucrativa como un todo y deber informar sobre los montos de sus activos, pasivos y activos netos totales. Clasificacin de activos y pasivos: Tanto el efectivo como cualquier otro activo con restriccin impuesta por el donador que limita su uso para propsitos de largo plazo, no deben estar clasificados como efectivo u otros activos cuyo uso no est restringido. La informacin sobre la liquidez debe proporcionarse por medio de una o ms de las formas siguientes: a. Por secuencia de los activos de acuerdo a su proximidad de conversin en efectivo y por una secuencia de los pasivos de acuerdo con su proximidad al vencimiento y el consecuente uso de efectivo para su cancelacin. b. Clasificar los activos y pasivos como circulantes y no circulantes. c. Revelar en notas a los Estados Financieros la informacin relevante sobre la liquidez o vencimiento de los activos y pasivos, incluyendo las restricciones sobre el uso de activos particulares. Clasificacin de los activos netos como restringidos por el donador o no restringidos con base en las restricciones impuestas por el citado donador. Debe proporcionarse informacin sobre la naturaleza y montos de diferentes tipos de restricciones permanentes o temporales, ya sea informando los montos en la cartula del estado o incluyendo la informacin en los detalles que se consideran relevantes en las notas a los estados financieros.

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Cambios de clases de activos netos: Un Estado de Actividades debe informar del monto del cambio de activos netos permanentemente restringidos, activos netos temporalmente restringidos y activos netos no restringidos. Otros sucesos como las terminaciones de restricciones impuestas por el donador, que simultneamente incrementan una clase de activos y disminuye otra (reclasificacin) debern informarse como partidas separadas. La informacin sobre ingresos y gastos, ganancias y prdidas y reclasificaciones generalmente se proporciona agregando partida que poseen caractersticas similares en grupos razonablemente homogneos. Clasificacin de ingresos, gastos, ganancias y prdidas. El Estado de Actividades debe de informar los ingresos como incrementos en activos netos no restringidos a menos que el uso de los activos recibidos sea limitado por restricciones impuestas por el donador. En ausencia de una estipulacin explcita del donador o de circunstancias que en el recibo de la contribucin no dejen clara la restriccin impuesta del donador sobre su uso, las contribuciones se informan como ingresos o ganancias no restringidas, que incrementan los activos netos parcialmente restringidos o los activos netos permanentemente restringidos dependiendo del tipo de restriccin. Sin embargo, las contribuciones restringidas por el donador, cuyas restricciones se cumplan en el mismo perodo en que se informa, pueden informarse como apoyo no restringido siempre que una organizacin lo haga consistentemente perodo a perodo y revele su poltica contable. Informacin sobre montos brutos de ingresos y gastos: Para ayudar a explicar las relaciones de las operaciones y actividades continuas, principales o centrales de una organizacin no lucrativa, un Estado de Actividades deber informar los montos brutos de ingresos y gastos.
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Los ingresos por inversiones pueden informarse netos de gastos relacionados. El Estado de Actividades puede informar ganancias y prdidas como montos netos si son resultado de transacciones no relacionadas con la actividad principal o incidental y de otros sucesos y circunstancias que pueden estar ms all del control de la administracin. Informacin sobre los esfuerzos de servicio de una organizacin: Para ayudar a donadores, acreedores y otros interesados a evaluar los esfuerzos de una organizacin para el logro de sus objetivos, incluyendo los costos de sus servicios y el uso de los recursos, un Estado de Actividades o notas a los estados financieros debern de proporcionar informacin sobre los gastos informados por su clasificacin funcional tales como los principales servicios brindados por el programa de actividades de apoyo. Los servicios de programas son las actividades que dan como resultado bienes y servicios que se distribuyen a los beneficiarios, clientes y miembros, y cumplen con los propsitos de la misin para la que existe la organizacin. Dichos servicios son el propsito de la organizacin y a menudo se relacionan con varios programas principales. Las actividades de apoyo son todas las actividades de una organizacin no lucrativa que no sean servicios del programa. Generalmente incluyen actividades de administracin y generales, recaudacin de fondos y desarrollo de funciones de incremento de membreca. Estado de Flujos de Efectivo: Propsitos de un Estado de Flujos de Efectivo. El propsito de este estado es proporcionar informacin relevante sobre los recibos y pagos de efectivo de una organizacin durante un perodo.

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Captulo 2 Tipos de investigacin 2.1 Metodologa

Para el desarrollo de esta investigacin se hizo uso de la Investigacin Exploratoria y Descriptiva Documental; as como las herramientas y tcnicas que sta provee, de esta manera darle respuesta al problema planteado de una forma correcta, que responda a las necesidades de la organizacin.

2.1.1 Tipos de Investigacin

Exploratoria Se efectan, cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigacin poco estudiado o que no ha sido abordado antes. Cuando la revisin de la literatura revel que slo hay guas no investigadas e ideas relacionadas con el programa de estudio. Los estudios exploratorios sirven para aumentar el grado de familiaridad con fenmenos que son desconocidos, obtener informacin sobre la posibilidad de llevar a cabo una investigacin ms completa sobre un contexto particular de la vida real, investigar problemas de comportamiento humano que consideren cruciales los profesionales de determinada rea, identificar conceptos o variables promisorias, establecen prioridades para investigaciones posteriores o sugerir afirmaciones (postulados) verificables. Esta clase de estudios son comunes en la investigacin del comportamiento, sobre todo, en situaciones donde hay poca informacin. Los estudios exploratorios en pocas ocasiones constituyen un fin en s mismos, por lo general determinan tendencias, identifican relaciones potenciales entre variables y establecen el "tono" de investigaciones posteriores ms rigurosas. Se caracterizan por ser ms flexibles en su metodologa en comparacin con los estudios descriptivos o explicativos, y son ms amplios y dispersos. Asimismo, implican un mayor "riesgo" y requieren gran paciencia, serenidad y receptividad por parte del investigador. (Metodologa de la investigacin, Hernndez Etal)

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2.1.2 Descriptiva El objetivo de la Investigacin Descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a travs de la descripcin exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recoleccin de datos, sino a la prediccin e identificacin de las relaciones que existen entre dos o ms variables. Los investigadores no son meros tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hiptesis o teora, exponen y resumen la informacin de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento. (Estrategia de la investigacin descriptiva Manual de tcnicas de la investigacin educacional de Deobold B. Van Denle y William J. Mayer). 2.1.2 Sujetos de la Investigacin Con el fin de obtener la informacin lo ms certera posible, las personas entrevistadas no slo por medio oral sino tambin por medios escritos, fueron los siguientes sujetos. Director Nacional Gerente de Administracin Contador Externo Personal de programacin y tcnico

Asimismo, en pequeas intervenciones tambin ser tomada en cuenta la opinin del Gerente de Proyectos y el Auxiliar de Contabilidad. La socializacin del resultado final, se realiz con representantes de la Oficina Regional de Honduras, con el Director Regional y la Directora Adjunta de Administracin. Este intercambio de informacin, se hizo con el fin de obtener informacin referente a las prcticas de controles que existen dentro de la fundacin, a efecto de proponer soluciones acorde a la realidad de entidad.

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2.1.3 Instrumentos
Se utilizaron cuestionarios escritos, entrevistas orales, narrativas y recorridos de observacin en algunos procesos que se consider necesario, con el fin de conocer cules son los procesos utilizados, esta informacin fue vital para poder documentar y as desarrollar los manuales y polticas contables. Tambin se consultaron leyes y reglamentos que afectan a la organizacin con el fin de que las partes legal y fiscal queden bien documentadas. Asimismo, las NIAs. Tambin se utilizaron otros instrumentos como, el FODA, anlisis preliminar de la organizacin y el Diagnstico Integral. Entrevista: Es una tcnica que entre muchas otras viene a satisfacer los requerimientos de la interaccin personal que la civilizacin ha originado. El trmino entrevista proviene del francs entrevoir, que significa verse uno al otro. Como en sus orgenes fue una tcnica periodstica que se define como la visita que se hace a una persona para interrogarla sobre ciertos aspectos y despus, informar al pblico sobre sus respuestas. Sin embargo, a pesar de su origen tan

especfico, la entrevista ha devenido en una herramienta imprescindible para mdicos, abogados, maestros, trabajadores sociales, etc. Quienes la utilizan con el propsito de desarrollar intercambios significativos de ideas dirigidas a una mutua ilustracin. (La entrevista Psicolgica Cf Nahoum, Charles). Las entrevistas se planificaron con el personal administrativo-contable, y en especial con el Gerente de Administracin; Se llevaron a cabo varias citas en las oficinas de la organizacin y all se realiz la entrevista que fue de manera verbal, despus se procedi a hacer las notas de la entrevista, para documentarla. Encuesta: Es un mtodo que se utiliza para medios de interrogacin, se procura conocer aspectos relativos de los grupos, una encuesta sirve para recopilar datos como conocimientos, ideas y opiniones de grupos; aspectos que se analizan con el propsito de determinar rasgos de las personas, proponer o establecer relaciones entre las caractersticas de las personas, lugares y situaciones o hechos. (El cuestionario: Recomendaciones metodolgicas para el diseo de cuestionario, Fernando Garca Crdova)

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Se realizaron encuestas divididas por temas para obtener la informacin de manera ordenada, primero se hizo un cuestionario de aspectos generales de la entidad, para profundizar ms en la entrevista que con anterioridad se haba realizado. Tambin se hizo un cuestionario para conocer los niveles de controles con que la organizacin contaba y uno ms especfico para profundizar en los procedimientos de control interno que la organizacin practica. De forma adicional, se hizo un cuestionario para conocer cules son las expectativas de la organizacin respecto al desarrollo de esta investigacin. Los cuestionarios se compartieron con el Director Nacional y la Gerente de Administracin, por va electrnica y de la misma manera, fueron contestados y devueltos por los entrevistados. Con la informacin obtenida se procedi al anlisis de las respuestas para sustraer la informacin necesaria.

2.1.4 Diseo de la Investigacin

El diseo de la presente investigacin es de tipo documental, basado en la bsqueda y anlisis de los datos obtenidos por medio de entrevistas y cuestionarios. Asimismo fueron consultadas algunas fuentes documentales para la aportacin de conceptos y nuevos conocimientos.

2.1.5 Aportes
Con este trabajo se pretende aportar conocimientos a: Guatemala Contribuir con las organizaciones no gubernamentales del pas que tengan la necesidad de implementar Sistemas de Control Interno en sus organizaciones.

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A la Fundacin Riecken Que este trabajo sirva para implementar un Sistema de Control Interno que pueda ser usado para facilitar sus procesos y transparentar sus operaciones, cuyo resultado se vea reflejado en la presentacin de informacin financiera, y que ser, oportuna y confiable ante los donantes. A la Universidad Panamericana Proporcionar un documento que sirva como referencia para otros estudiantes que necesiten un apoyo sobre la implementacin de Sistemas de Control Interno en Organizaciones no Gubernamentales. A los estudiantes universitarios Contribuir con los estudiantes universitarios, futuros profesionales para que este trabajo les sirva como base para el desarrollo de futuras investigaciones relacionadas con el tema.

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Captulo 3 Resultados y anlisis de la investigacin

3.1 Resultados de la Investigacin

Para realizar el anlisis de los datos, se utilizaron instrumentos, como el cuestionario y la entrevista, los recorridos y la observacin para profundizar ms y encontrar a detalle, el problema. Dichos instrumentos fueron realizados a la Gerente de Administracin, que es la persona encargada de los registros contables de la organizacin. Las entrevistas fueros realizadas tambin al director nacional, los tcnicos que ejecutan el trabajo de campo y al contador externo. Al final del estudio se estableci la magnitud de la problemtica y las consecuencias que conlleva no tener una estructura bien establecida de control interno. Como se puede observar en los cuestionarios realizados (ver anexo No 03), se inici por conocer las generalidades de la organizacin para detectar cul era el problema que ya exista. Cuando se determin que el mayor problema, y que ms preocupa a la organizacin es la falta de Sistemas de Control Interno que faciliten y garanticen los procesos, se realiz un cuestionario ms especifico y se complement con entrevistas y varios recorridos de observacin. Asimismo, se procedi al anlisis de la informacin financiera, donde se determinaron sus deficiencias de control interno. Dentro de estos rubros afectados se not que los ingresos por conceptos de donaciones no todos cuentan con un recibo de ingresos autorizado por la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT-, lo que tiene consecuencias en el momento de una revisin ante esta institucin, porque no se cumple con el requisito de respaldar los ingresos con los respectivos recibos, como lo marca articulo 29, incido d, de la Ley del Impuesto al Valor Agregado IVA, Decreto 27-92. Esto tambin se encuentra descrito en el artculo 15, del Decreto 02-2003, Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el Desarrollo, cuyo artculo literalmente dice: ARTICULO 15. Donaciones. En los casos en que reciban donaciones,

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cualquiera que sea su destino, las Organizaciones No Gubernamentales debern extender a nombre de las personas donantes recibos que acrediten la recepcin de las donaciones, en formularios autorizados por la Superintendencia de Administracin Tributaria. En el aspecto contable esta situacin no permite revelar informacin precisa y confiable ya que aparecen depsitos en la cuenta de banco que no son respaldados por el comprobante de ingreso que en este caso sera el recibo de donacin. Lo anterior representa una amenaza, ya que pueden existir donaciones en efectivo que no son depositadas a las respectivas cuentas de banco, por la vulnerabilidad que representa el efectivo. Asimismo, esto es una desventaja para el donante, pues pierde el privilegio de la deduccin de su donacin del Impuesto Sobre la Renta, ISR, ya que para poder gozar de este beneficio su donacin debe de estar respaldada por un documento contable que llene con los requisitos de ley. Como lo marca el artculo 18, del Reglamento de la menciona ley. Por medio de la entrevista como instrumento, se determin que el rubro de viticos, es susceptible para el control interno, debido a que por la naturaleza del trabajo de la fundacin es necesario salir hacia comunidades rurales y en algunos casos, no es posible obtener una factura por la alimentacin, por lo que es indispensable que este rubro de gasto cuente con una poltica y su respectivo manual para evitar se produzcan malos entendidos. Otro aspecto importante, en este rubro, es que el 100% de la ejecucin de este rubro de gasto, se hace en efectivo, aspecto que se suma a la importancia de tener una poltica muy clara y eficiente. Adems, como parte de la observacin se pudo verificar el proceso para la elaboracin de un cheque, proceso en el que qued evidenciado que se necesita reforzar. Es importante que exista un proceso sencillo pero eficiente para la elaboracin y autorizacin de los cheques. Esto puede hacerse por medio de un flujograma, con pocos pasos, donde quede bien definido el proceso de emisin y autorizacin de cheques. Tambin es importante tener ms control sobre los pagos por compra de bienes o prestacin de servicios y siempre alguien diferente a la persona que emite los cheques, los autorice antes.

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Tambin se tuvo acceso al los contratos por prestacin de servicios tcnicos, stos reemplazaron los contratos de trabajo de los empleados, por lo que a partir de este cambio los empleados son responsables del pago de sus impuestos ya de manera personal, y esto est muy bien establecido en una de las clusulas del contrato. Cada persona que presta sus servicios profesionales o tcnicos extiende una factura por sus servicios, misma que puede ser ingresada a la contabilidad sin ningn problema. Los registros patronales se encuentran en estos momentos suspendidos o sin movimiento y en la actualidad no se encuentra ningn empleado en planilla o en relacin de dependencia. En el proceso de la entrevista tambin sali a relucir un tema que preocupa a la administracin de la organizacin, debido a que no se ha podido tener un control eficiente sobre este tema que es el desembolso de estipendios de programacin a las comunidades. Cada una de las bibliotecas que son apoyadas por la organizacin debe de tener una cuenta bancaria, para los fondos econmicos que reciban de parte de la Fundacin. En la actualidad, se canalizan fondos para el desarrollo de actividades, con el acuerdo de que en los primeros das del mes siguiente, el Director local de cada comunidad elabore un informe de los gastos y despus el envo por correo privado, los documentos contables que amparen los gastos. Esta poltica verbal no se ha podido cumplir debido a muchos factores, razn que ha provocado acumular saldos no gastados o documentos pendientes, lo que conlleva a un incumplimiento de deberes ante la SAT, por no tener un documento que respalde el gasto. Este tema ya fue abordado antes en una auditora independiente practicada para un proyecto especfico, en el que se puede ver una recomendacin del Auditor independiente sobre este mismo tema. En esta auditora independiente tambin se puede observar que una de sus recomendaciones, que es preciso la creacin e implementacin de manuales y polticas contables para que todos los procesos contables queden enmarcados dentro de estas polticas y no exista ambigedad en las operaciones contables. Como se puede observar en el anlisis FODA (anexo 02), existe una problemtica bien marcada por la falta de manuales y dentro de las amenazas se ve muy bien evidenciado que las

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consecuencias son no solo de carcter administrativo sino tambin puede traer consecuencias de carcter fiscal que implica un pago de multas por reparos. En el tema financiero la organizacin debe de estar muy bien documentada debido a que por diversificacin de sus fuentes de financiamiento es ms susceptible a las exigencias de donantes de Cooperacin Internacional, que incluyen en su mayora de veces auditorias no slo al terminar los proyectos sino tambin antes de aprobar nuevos. 3.1.2 Anlisis de los cuestionarios Cul es el proceso para definir un ingreso de efectivo o donacin? Si es efectivo de una cantidad menor, es ingresado a la caja chica y sumado al saldo para ser usado como efectivo. Si es una cantidad mayor a $500, su equivalente en quetzales se hace un depsito bancario en la cuenta habilitada para el uso de fondos no restringidos. Anlisis: es importante que, por cada ingreso de recursos econmicos a la Organizacin, tanto menor como mayor, se elabore un recibo de donacin, para que sirva de respaldo y control contable de esta transaccin, de acuerdo al procedimiento fiscal, es la manera correcta de documentar los ingresos que se hacen. Los recibos de donacin estn pre numerados, lo cual ayuda a tener control sobre los ingresos. De esta forma se garantiza al donante que su aporte es registrado con transparencia y legalidad. Y en adicin poder gozar del beneficio de deduccin del Impuesto Sobre la Renta en el Rubro de Donacin. Efecto: Si se sigue teniendo este proceso para el registro de los ingresos existe un riesgo fiscal, porque podra existir un reparo de parte la Superintendencia de Administracin Tributaria; por otro lado este mal registro de los ingresos tambin tiene un efecto de control debido a que el manejo de efectivo es muy susceptible.

Cmo se define si el ingreso es de uso restringido y el no restringido? Existen donaciones realizadas por particulares sin destino especfico para un proyecto, por tal razn, son consignadas al uso no restringido. Si el donante tiene un proyecto determinado en el que le interesa que sus aportes sean utilizados, se asignan para el cumplimiento de este fin. De

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forma interna se lleva una cuenta corriente por cada una de estas donaciones para controlar y monitorear la ejecucin de los fondos. Anlisis: Es necesario establecer un procedimiento de control de donaciones, tanto las restringidas, destinadas a proyectos especficos como las que no tienen ninguna reserva, con la finalidad de generar informes para los donantes en forma efectiva, segura y confiable, en el tiempo estipulado. Efecto: Si no se tiene bien identificados los ingresos y a que pertenecen no es posible mantener actualizadas las cuentas corrientes y as informar a los donantes del progresos de sus proyectos.

A su criterio, Cules deberan de ser los controles necesarios para el manejo de caja chica de una manera eficiente? Definir con claridad, cul es el propsito de la caja chica; qu gastos pueden hacerse en efectivo, con cargo a este fondo y cules deben realizarse por medio de cheque. Manejar un fondo fijo preestablecido y no exceder de este monto, para evitar que haya mucho efectivo dentro de la caja chica. Hacer cortes y arqueos de caja con frecuencia. Establecer un formulario o vales de salida de fondos de la caja chica. Establecer un procedimiento para liquidar los vales de caja chica.

Anlisis: Ya existen algunos controles para el manejo de caja chica, pero es necesario establecer parmetros fciles de seguir, para que todos los usuarios de la caja chica tengan bien definidas cules sern las funciones de sta, y el procedimiento para su utilizacin. Adems, es

importante que una persona diferente a la responsable del manejo, sea quien realice las conciliaciones, arqueos y cortes peridicos, para evitar colusin de actividades y transparentar el gasto. Efecto: El tema de manejo de efectivo siempre es susceptible cuando se refiere a temas de control. De no regularse debidamente esto puede ocasionar problemas serios.

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A su criterio, Cul debera de ser el procedimiento para autorizar un cheque? Establecer un formato que detalle todos los requisitos de pago (concepto, proyecto que financia, precio unitario, precio total, conversin a dlares, y los dems datos necesarios e importantes). Establecer un formato de vaucher para cada cheque. Establecer lneas de autorizacin para cheques.

Anlisis: para extender un cheque el procedimiento actual es muy simple, situacin que lo hace vulnerable, por lo que es necesario establecer un sistematizacin para la emisin y autorizacin de pagos a travs de cheques, que cumpla con los requisitos mnimos de control. Es importante que esta sistematizacin incluya la emisin de un vaucher que especifique con detalle la informacin sobre el pago que se realiza. El vaucher debe ser elaborado con copia para el archivo. El pago debe ser autorizado por una persona diferente al responsable de la elaboracin del cheque, con el propsito de transparentar el proceso Efecto: La elaboracin de un cheque debe de tener ciertos procesos para poder garantizar que se estn cumpliendo los mtodos de control, es por eso que es necesario establecer escalas de revisin y autorizacin para no provocar fraudes.

Actualmente, cul es el procedimiento para conciliar las cuentas de banco? Existe un auxiliar de banco que lleva los principales datos, (fecha, cdigo, nmero de cheque o transferencia, beneficiario, concepto, cantidad en Quetzales (Q.) y cantidad en Dlares Estadounidenses (U$.). Se genera un estado de cuenta desde la pgina web del banco, el cual puede guardarse como PDF, para que tenga ms valides el estado de cuenta.

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Hay un formato establecido para las conciliaciones, que tiene los datos bsicos de una conciliacin.

A los datos conciliados se adjunta: a) el auxiliar, b )el estado de cuenta y, c) la conciliacin, con un Vo.Bo. Del Director Nacional de la Organizacin.

Anlisis: Lo ms importante es que los saldos bancarios sean conciliados por una persona diferente a quien hizo la conciliacin en los libros y en chequera, como medida de control interno para asegurarse la confiabilidad de los datos. Efecto: Es necesario tener una adecuada segregacin de funciones y en esta segregacin debe de estar incluida el tema de las conciliaciones bancarias

Existe un proceso claramente definido para el proceso de solicitar viticos? El proceso de viticos es el siguiente: Existe un formulario para solicitud de viticos, el cual debe ser llenado, con la

especificacin de los datos sobre el viaje, (fechas, lugares a visitar, proyecto que financia, clculo de gastos, hospedaje, alimentacin, combustibles, otros), este formato es autorizado por el Director Nacional. Con el formulario autorizado se solicita a caja chica el efectivo para el viaje. A ms tardar 3 das despus de regresar del viaje se procede a hacer la liquidacin respectiva, y si fuere el caso, a devolver el sobrante o a solicitar el reintegro del faltante. Anlisis: Es importante analizar el procedimiento sobre la sistematizacin de viticos, para revisar cules son las tarifas mximas autorizadas para la alimentacin y hospedaje; asimismo, establecer criterios para el caso de comunidades rurales muy lejanas del rea urbana, donde es complicado conseguir factura por la alimentacin. Es importante revisar la ley para establecer cul es el mximo que se puede reportar como viticos sin comprobante y cul es el procedimiento en estos casos. As mismo, considerar la

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opcin del uso de la factura especial para cubrir estos gastos sin comprobante. Tambin es necesario revisar que las lneas de autorizacin para los viajes. En este mismo punto habr que examinar las polticas de seguridad y viaje para tener la certeza que se ajustan a la realidad actual. Efecto: por ser un rubro de gastos que se maneja en efectivo, de no existir controles y lineamientos adecuados podra provocar fraudes o abusos de parte de los involucrados en el trabajo de campo. Adems de sanciones tributarias por incumplimiento.

Cul es el procedimiento para autorizar o realizar un pago de servicios o a un proveedor? Cuando se trata del pago de un servicio: a) Se recibe la factura; b) Se revisa que todo est en orden y, se procede a hacer el pago respectivo. Con regularidad se hace en lnea, por medio de la pgina web del banco. Cuando es un proveedor: a) Se recibe la factura; b) Se revisa que todos los datos estn en orden y; c) Se procede a realizar el pago. Anlisis: Se determin la necesidad de reestructurar el sistema para el pago por servicios y a los proveedores, debido a la importancia de que exista un mejor control en esta rea. Es importante que, previo al pago de bienes adquiridos, haya una persona responsable que reciba y revise si stos llenan los requisitos y especificaciones establecidos para su compra. En el caso de la prestacin de un servicio, es necesario que una persona certifique que el beneficio fue recibido a cabalidad; por lo tanto, es procedente su pago. El proceso debe de incluir la verificacin de documento contable, as mismo, de la verificacin de la calidad del bien o servicio, debe de existir una autorizacin previa, para realizar el pago; as tambin la firma autorizada en el cheque correspondiente. Se deben establecer criterios sobre los montos mnimos y mximos para realizar pagos con cheques. Efecto: De no existir un adecuado manejo del pago se servicios y bienes a los proveedores puede provocarse un mal uso de este recurso.

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Conclusin final del anlisis de resultados Aspectos Financiero; la informacin con la que se cuenta en la actualidad no permite hacer un verdadero anlisis financiero y como consecuencia de esto, tomar decisiones de inversin en nuevos proyectos a mediano y largo plazo. Aspectos Econmicos: Como no se cuenta con la informacin completa no se puede revelar informacin que ayude a tomar una decisin acertada, esta misma, no muestra con razonabilidad la situacin econmica actual de la fundacin. Y esta misma informacin no es trasladada a los donantes y el Consejo Consultivo, as como, a las dems autoridades de la organizacin. Aspectos de Auditoria: No existen controles internos definidos en polticas y procedimientos, lo que afecta este aspecto de sobremanera ya que no hay una certeza para el donante que demuestre el uso de sus aportes. Los Directivos de la Fundacin deben de estar seguros de que los fondos son utilizados de la manera ms correcta y apropiada. Aspectos Tributarios: A pesar de que la fundacin se encuentra exenta de varios impuestos, como se menciona en el Marco Legislativo, esto no lo la exime de cumplir con deberes formales, como extender recibos de donacin por todos sus ingresos o tener un comprobante contable por todos sus egresos, esto puede tener como consecuencia multas o sanciones que representaras una carga econmica que la organizacin no puede cubrir en este momento; por esta razn, es de vital importancia que se cumpla con cada una de las disposiciones de ley para que no sea vulnerable a una revisin de parte de la SAT.

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Anlisis de los Estados Financieros ESTADO DE RESULTADOS Fundacin Riecken Guatemala Enero a Diciembre 2,009 Expresado en $

Ingresos

Ingresos por Proyectos

$ $

208,500.73 18,742.04 $ 227,242.77

Ingresos por gestiones propias SUMA TOTAL DE INGRESOS Egresos Gastos Financiados por Proyectos Gastos Cubiertos por fondos no restringidos Total egresos Diferencia de ingresos y egresos

121,637.30

67,676.39 $ 189,313.69 $ 37,929.08

Como puede observarse en el estado de ingresos y egresos la fundacion Riecken actualmente obtiene sus ingresos por la ejecucin de proyectos (92%) y solo un 8% provienen por gestiones propias. Esto nos hace reflexionar en que es de suma urgencia establecer los mtodos de control exigidos por los cooperantes internacionales. En los egresos se puede observar que los gastos financiados por proyectos no muestran un desglose que permita hacer el anlisis para determinar la clasificacin de los gastos. Es importante que los estados financieros detallen con ms precisin el integrado de los egresos. El 36% de los egresos corresponden a gastos cubiertos por fondos no restringidos mientras que el 64% pertenecen a costos de ejecucin de proyectos. La mayora de los cooperantes

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internacionales cubren hasta un 10% sobre los gastos administrativos por lo que la Fundacion deber buscar otras fuentes de financiamiento para cubrir dichos gastos.

BALANCE GENERAL Fundacin Riecken Guatemala Enero a Diciembre 2,009 Expresado en $

ACTIVOS Caja Banco Internacional Q Internacional $ Internacional Finlandia Banrural Q Total Activo Circulante ACTIVOS FIJOS Vehculo Mobiliario Equipo de computo Depreciaciones Acum Total Activos Fijos $ $ $ $ $ 150.15 848.57 5,214.36 32,147.80 7.53 $ 38,368.41

$ $ $ $

6,250.00 4,100.00 2,550.00 (2,580.00) $ 10,320.00

TOTAL ACTIVO FIJO NETO PASIVOS OTROS PASIVOS Proyectos a Ejecutar Total Otros Pasivos Diferencia Activos y Pasivos Suma de Activos y Pasivos

48,688.41

37,929.08 $ $ $ 37,929.08 10,759.33 48,688.41

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En el balance general se puede observar que la disponibilidad de efectivo cubre en su totalidad los compromisos de los proyectos por ejecutar. Al igual que en el estado de ingresos y egresos es necesario hacer un desglose de la integracin de las cuentas como por ejemplo los proyectos por ejecutar. Como Ong sus operaciones muestran solamente activos de disponibilidad y como pasivos los proyectos por ejecutar que son compromisos con los cooperantes.

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Captulo 4 Propuesta de solucin de problemtica 4.1 Propuesta de solucin

Se ha encontrado que la organizacin no posee una estructura de control interno adecuada y razonable que le permita minimizar los riesgos. En base al anlisis reflejado en el captulo 3, a continuacin se propone implementar una sistematizacin de procesos de control interno en la organizacin, que resuelva la problemtica encontrada y analizada Se elaborarn los respectivos manuales que contengan las polticas administrativas y contables; as como, los formatos necesarios para establecer un Sistema de Control Interno que pueda ser aplicado a la fundacin. Que se pongan en prctica de acuerdo a su realidad y necesidades. Asimismo, evitar consecuencias fiscales si las hubiere. Y tener informacin financiera actualizada que sirva para la toma de decisiones, as como rendir cuentas al donante.

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Fundacin Riecken

Manual de polticas administrativas y contables

La Antigua Guatemala, julio 2011

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Contenido

Introduccin Objetivos especficos Alcance Polticas Contables Reconocimiento de ingresos y gastos Preparacin de Estados Financieros Base de medicin de los elementos de los Estados Financieros Propiedad, planta y equipo Reconocimiento de ingresos Cuentas de Banco Caja Chica Registro Monetario Viticos Uso de telfono celular y reembolso Contratacin de Personal Uso de Vehculos Uso de equipo de computo porttil Cierres contables mensuales Informacin financiera y contable semestral y anual Normas bsicas de seguridad Compras de bienes mayores a Q2,000.00 Adquisicin de servicios mayores a Q 2,000.00

57 58 58 58 58 58 58 59 59 60 60 61 62 64 65 66 67 67 67 68 68 68

Proceso para pagos de bienes o servicios mayores de Q2,000.00 68 Relaciones Pblicas Reembolso de gastos de Caja Chica Formatos 69 69 70

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Introduccin
El presente MANUAL DE POLTICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES, tiene por objeto constituirse en una gua para los funcionarios y empleados, cuyas funciones estn vinculadas con el proceso administrativo y financiero, que sean el marco para un Mtodo de control interno para la Fundacin Riecken

La administracin y el Sistema Financiero de la Fundacin Riecken de Guatemala, en el cumplimiento de sus funciones, necesita implementar polticas administrativas y contables, que sirvan de base para responder a las regulaciones del giro de esta clase organizaciones, sin perder de vista las exigencias del sistema de fiscalizacin ejercidas por la Superintendencia de

Administracin Financiera SAT- , y otras entidades relacionadas. As como, la necesidad que funcionarios y empleados tengan un adecuado conocimiento de estas polticas, que les permitan seguir una ruta segura en la toma de decisiones. El presente manual est diseado, en consideracin a las necesidades de controles que se estiman necesarios, en funcin de las operaciones actuales de la fundacin Riecken. Asimismo, describe los requerimientos mnimos, para los procedimientos y registros, polticas contables y control interno, que la administracin de la organizacin debe desarrollar.

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Objetivos especficos Establecer polticas administrativas y contables que puedan ser aplicadas por la Fundacin Riecken. Implementar mtodos de control interno que permitan a la Fundacin, transparentar todas sus operaciones. Alcance Es responsabilidad de todo el personal, conocer y acatar las polticas de la Fundacin Riecken, y la observancia estricta del cumplimiento de las normas, procedimientos e instrucciones contenidas en este manual, por parte del Encargado de las Operaciones Administrativas y Contables.

Polticas Contables
Para registrar las operaciones contables se observarn las polticas siguientes: 1. Reconocimiento de ingresos y gastos: Para la asignacin de los ingresos y gastos se aplicar el Mtodo de lo Devengado. 2. Preparacin de los Estados Financieros: stos se debern elaborar y exponer de acuerdo con el presente manual con el cuidado de usar todo lo dispuesto en las Normas Internacionales de Contabilidad oficializadas en el pas; as como las Normas de Informacin Financiera obligatorias a partir de enero del ao 2009. 3. Bases de medicin de los elementos de los Estados Financieros: Los estados financieros de la fundacin, en sus Rubros Activos y Pasivos se registran por el Mtodo del Costo Histrico, el cual indica que los activos se registran por el importe pagado efectivo, o por el valor razonable de la contrapartida entregada a cambio en el momento de la adquisicin; mientras que los pasivos se registran por el valor del producto o servicio recibido a cambio de incurrir en la deuda.

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4. Propiedad, planta y equipo: Todos los activos fijos adquiridos se deben registrar al costo de adquisicin y se depreciarn por el Mtodo de Lnea Recta, de acuerdo a los porcentajes mximos legales establecidos en la ley del Impuesto Sobre la Renta.

5. Reconocimiento de Ingresos: Por ser contabilidad por fondos de proyectos separados, stas tienen sus cuentas, procedimientos contables y diseos propios, esto con el objeto de que puedan los usuarios interpretarlos y fiscalizarlos, en especial a las personas y/o entidades que aportan o donan recursos ya sea para usos especficos o para financiar los gastos de operacin de la fundacin, con este propsito, la contabilidad est dividida para fondos con una clara definicin y distincin entre stos.

Todos los ingresos que la fundacin perciba sern ingresados a la contabilidad sin excepcin alguna. Y se documentar con su respectivo recibo de donacin y su depsito bancario cuando fuera el caso. Los ingresos se clasificaran de la manera siguiente: Fondos corrientes no restrictos: Se contabilizan todos los aportes o donaciones que no tienen un fin especfico. Pueden ser utilizados para sufragar cualquier gasto. Fondos corrientes restrictivos: Se contabilizan todos los aportes o donaciones que tienen un fin especfico ya que ha sido asignado por el donante. Fondos de proyectos especficos: Aqu se acumulan todas las transacciones en relacin a la implementacin de un proyecto especfico designado por el donante. En su mayora estos fondos son de uso restringido. Fondos por recaudacin o gestiones: Estos fondos podrn ser de uso restringido o no, con regularidad sern de uso no restringido, pero sern el resultado de campaas de recaudacin masivas. La recepcin de estos fondos obliga a extender un recibo de ingresos por donacin y acompaarlo con su respectivo depsito bancario cuando sea el caso.

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Para cada una de las clasificaciones se tendr una cuenta corriente que detalle cada operacin (ver anexo registro de ingresos). Los fondos de proyectos especficos, tendrn una cuenta bancaria de uso exclusivo que permita tener un mejor control de estos fondos que sern de una cantidad considerable y de un tiempo de ejecucin largo. 6. Cuentas de banco: La fundacin tiene cuentas bancarias para sus operaciones en moneda local (Quetzales) y en monda extranjera (Dlares). Los proyectos especficos cuentan con su

respectiva cuenta bancaria y los gastos que se ejecuten para la implementacin de este proyecto, se harn con fondos desde la cuenta especfica del proyecto. Para los ingresos ordinarios o no restringidos se cuenta con una cuenta en las dos monedas segn el tipo de donacin. Al final del mes por cada una de las cuentas se deber de tener por lo menos lo siguiente: Auxiliar de banco Conciliacin bancaria Estado de cuenta bancario generado por el banco emisor

De cada uno se adjunta un modelo en los anexos Auxiliar de banco y conciliacin bancaria. Esto evolucionar de acuerdo a las necesidades y exigencias de cada proyecto. 7. Caja Chica: La fundacin contar con una caja chica, que se podr usar para gastos menores de Q2,000.00 su equivalente en dlares si fuera necesario. Cada vez que se considere prudente se har un reembolso de los gastos efectuados, repartidos dentro de los diferentes proyectos. El reembolso se har por medio de un cheque a nombre de la persona encargada del manejo de la caja chica.

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Para hacer solicitudes de gastos desde la caja chica se har por medio de un formato muy sencillo, ver formato de solicitud y liquidacin de fondos de Caja Chica. 8. Registro monetario Los registros se harn en quetzales que es la moneda oficial de Guatemala; sin embargo, por la necesidad de informar a los donantes extranjero todos los registros tendrn una conversin a dlares segn el tipo de cambio promedio del mes que se opera el ingreso o el gasto. En los reportes mensuales se expresaran tambin todos los todos en ambas monedas. Esto se har observando las recomendaciones de la la NIC 21, Efectos de la variaciones de tasa de cambio de la moneda extranjera. Toda transaccin en moneda extranjera se registrar, en el momento de su reconocimiento inicial, utilizando la moneda funcional, mediante la aplicacin al importe en moneda extranjera, de la tasa de cambio de contado a la fecha de la transaccin entre la moneda funcional y la moneda extranjera. Al final de cada periodo sobre el que se informa: a. las partidas monetarias en moneda extranjera se convertirn utilizando la tasa de cambio de cierre; b. las partidas no monetarias en moneda extranjera, que se midan en trminos de costo histrico, se convertirn utilizando la tasa de cambio en la fecha de la transaccin; y c. las partidas no monetarias que se midan al valor razonable en una moneda extranjera, se convertirn Utilizando las tasas de cambio de la fecha en que se determine este valor razonable.

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9. Viticos Dada a la naturaleza de la organizacin el Rubro de Viticos representa una buena porcin del desarrollo de proyectos, es por eso que es importante que la poltica de viticos se cumpla a cabalidad. Se entiende por gastos de viticos los fondos otorgados para cubrir los gastos de hospedaje, alimentacin, transporte y otros gastos que se incurran durante el cumplimiento de tareas de trabajo, capacitaciones, reuniones, etc. Siempre y cuando se encuentren autorizados, dentro o fuera del pas. No se reconocer como viticos los siguientes: Exceso de equipaje, bebidas

alcohlicas, excesos de consumo en alimentacin (fuera de los ya establecidos), gastos personales. Para los casos no previstos en este manual o en casos de justificacin especial, deber contarse con la autorizacin del Director Nacional. Como los viajes son a las reas rurales, se desembolsarn en efectivo, para facilitar este proceso. Para esto debern de solicitarlo a travs de un formulario ya preestablecido que contendr informacin importante como las fechas y horas del viaje, lugar de destino, proyecto que financia, objetivos del viaje, etc. (ver anexo solicitud y liquidacin de viticos). Este formulario deber ser llenado por la persona responsable del viaje y autorizado por el jefe superior inmediato, en su ausencia se designar a otra persona para que pueda autorizar los formularios. Ya autorizados sern entregados a la persona encargada de la caja chica para poder hacer el desembolso del efectivo. Este deber ser entregado al menos un da antes del viaje para poder desembolsar el dinero. Este formulario deber tener una copia para que sta sirva como un vale de salida de efectivo para la caja chica. Antes de dos das despus de terminado el viaje se deber proceder a hacer la liquidacin en el mismo formulario de solicitud y entregar los respectivos comprobantes contables y el reembolso o desembolso segn fuera el caso. Tarifas autorizadas

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Para el desayuno hasta un mximo de Q25.00, por persona, cuando la jornada de trabajo inicia antes de las 6:30 de la maana. Para el almuerzo hasta un mximo de Q35.00 por persona, cuando la jornada de trabajo interfiere el horario del medio da. Para la cena hasta un mximo de Q35.00 por persona, cuando la jornada termina despus de las 7:00 de la noche. Todos los gastos de viticos debern ser comprobados por medio de factura contable que detalle el bien o servicio prestado, con el cuidado de que se cumplan con los requisitos que manda el artculo 33, del Acuerdo Gubernativo 311-97, Reglamento del Impuesto al Valor Agregado IVA- para los documentos de compras. Cuando por razones de fuerza mayor no se pueda obtener una factura contable por el gasto de alimentacin se proceder a hacer un recibo corriente que detalle con claridad los bienes, con firma de la persona responsable. Esto se har hasta el mximo que marca la ley en su artculo 38, inciso V, del Decreto 26-92, Ley del Impuesto Sobre la Renta ISREn este mismo formulario de solitud y liquidacin de viticos se solicitar el efectivo para la compra de combustible cuando sea el caso. Para el mejor control de este rubro en el formulario de solicitud y liquidacin de viticos est incluido un rengln para marcar el odmetro del vehculo al iniciar y al finalizar el viaje. Este control tambin ser una herramienta til para el control de la vida til del vehculo y el registro de los servicios de mantenimiento. Hay proyectos que por su naturaleza ya tienen establecidas sus propias polticas de viticos, as que en estos casos especiales se obedecer las polticas especficas. Proceso de viticos 1. Llenar la solicitud con los datos all especificados 2. Proceder a la autorizacin del viaje

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3. Entregar la solicitud ya autorizada a la persona encargada de la caja chica 4. La persona encargada de la caja chicha procede a hacer el desembolso, y usar como un vale la requisicin del viaje en la caja chica. 5. A ms tardar dos das despus de terminado el viaje, el responsable del viaje procede a hacer la liquidacin. 6. La liquidacin y los respectivos comprobantes contables son entregados a la persona responsable de la caja chica. 7. La persona responsable de la caja chica revisa la liquidacin y los respectivos documentos y si todo est en orden procede a hacer la rebaja del total gastado del fondo de caja chica. 8. Si existiera error, lo regresa al responsable del viaje para hacer las correcciones correspondientes. 9. Cuando todo est en orden se procede a incluirlo en la contabilidad y se da por finalizado el proceso. Ver flujograma de proceso de viticos. 10. Uso de telfono celular y reembolso Algunos empleados de la Fundacin contarn con el beneficio extra de un telfono celular para su uso. Cada empleado ser responsable de su propio aparato, por esta razn ser incluido en su tarjeta de responsabilidad. Cada lnea de telfono tendr un mximo de consumo mensual, si el consumo es excedido de este total, el empleado deber hacerse responsable de ese pago extra o comprobar que todos los excesos son llamadas de trabajo. Cuando la compaa de telfono lo considere, se reemplazarn los aparatos telefnicos, y se tendr que hacer el cambio respectivo en la tarjeta de responsabilidad. En caso de prdida, robo o algn otro percance, el empleado deber reportar de inmediato a la persona responsable, (Tcnico en Operaciones), sobre el percance para que proceda a hacer el trmite respectivo con la compaa de telefnica.

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En el caso de que exista algn costo por la reposicin del aparato telefnico o trmite administrativo el empleado cubrir el 50%, mientras que la fundacin el 50% restante, siempre y cuando sea la primera vez que suceda, cundo surja una segunda o tercer vez los porcentajes sern los siguientes: empleado 75% y la fundacin 25%. De existir un caso especial la Direccin de la Fundacin tomar una decisin y ser notificada por escrito a las partes interesadas. 11. Contratacin de personal El procedimiento para la contratacin de personal ser de la forma siguiente: 1. Se inicia con la elaboracin del perfil del puesto 2. Se hace pblica la oferta de empleo donde se detalle los requisitos mnimos que se deben cumplir y el ofrecimiento. 3. Los posibles candidatos debern presentarse a la entrevista con su respectiva hoja de vida. 4. Se escogern a los candidatos que llenen los requisitos establecidos para el puesto. 5. Se conceder entrevista personal a los candidatos escogidos, de acuerdo al inciso anterior. 6. Se elegirn mnimo dos candidatos para la entrevista, de lo contrario se declarar desierta la convocatoria y se proceder a una nueva. 7. Se extender una carta de ofrecimiento del puesto 8. Se har un contrato por prestacin de servicios 9. El tiempo de prueba ser variable con un minino de 60 das. Ver diagrama de flujo de proceso de contratacin de personal Cada persona que preste sus servicios a la fundacin deber de extender su respectiva factura contable por el pago de sus servicios. Esta condicin deber ser expuesta a todos los candidatos y cuando se haga la carta de ofrecimiento del puesto, el candidato deber firmar de enterado y aceptado.

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Cada persona que preste sus servicios a la fundacin deber tener un expediente que cumpla con los siguientes requisitos: Currculo vitae CV original Copia de documento de identificacin Contrato de prestacin de servicios Hoja con datos personales

12. Uso de vehculos Los carros de la fundacin sern para el uso de las tareas de sta y cada vehculo contar con un seguro para todo riesgo que deber ser usado en cualquier emergencia mecnica o de accidente. Si el vehculo fuere usado para asuntos personales deber tener una autorizacin para su uso. En el caso de una eventualidad en la que se necesite hacer el uso del seguro, debern seguir las instrucciones que aparecen en la tarjeta del seguro que se encuentra en cada uno de los vehculos y notificar de inmediato a las oficinas centrales para poder recibir instrucciones de cmo proceder. El deducible en caso de emergencia se encuentra contenido en cada una de las plizas del seguro y ser cubierto por la fundacin cuando se trate de un asunto de trabajo y por el empleado responsable de tratarse de un caso de uso personal. Cada persona que use los vehculos de la institucin deber tener una licencia de conducir vigente y seguir con las normas de seguridad y precaucin bsicas para evitar as percances. Adems, los conductores debern reportar inmediatamente al Tcnico en Operaciones cualquier anomala del vehculo para que sea revisado. La seguridad del Staff es importante para la organizacin Despus del uso del vehculo el responsable deber revisar que quede limpio y todo en orden tal como lo recibi.
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13. Uso de equipo de cmputo porttil Por la naturaleza del trabajo, los miembros de la fundacin tendrn asignado el uso de una computadora porttil, sta podr ser usada dentro de la oficina o en los viajes de trabajo de campo. Cuando ste sea el caso, el empleado deber de cumplir con las normas mnimas de seguridad para evitar percances con el equipo. Si se notara algn desperfecto en el equipo deber reportarlo de inmediato para evitar deterioro o consecuencias mayores. La asignacin del equipo tecnolgico tambin ser agregada a la tarjeta de responsabilidad de cada empleado. 14. Cierres contables mensuales Cada 30 31 de cada mes, se proceder a elaborar cierre parcial del mes, que contendr al menos lo siguiente: Auxiliares de banco del mes (de cada una de las cuentas), ver anexo de auxiliar de bancos. Conciliacin bancaria (de cada una de las cuentas), anexo de conciliacin bancaria. Estado de cuenta bancario, (de cada una de la cuentas). Consolidado de ingresos y egresos Vaucher y sus respectivos comprobantes originales.

Esta informacin ser la que se utilice para acumular los ingresos y los egresos de los estados financieros semestrales y anuales. 15. Informacin financiera y contable semestral y anual Con el propsito de mantener a los donantes informados, se generarn al menos informes semestrales y un consolidado anual que servir para la presentacin del informe anual del ISR.

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16. Normas bsicas de seguridad Con esta poltica se trata en principio de establecer recomendaciones y lineamientos generales encaminados a prevenir cualquier situacin de inseguridad, en recurso humano; as como en las instalaciones de las oficinas y los vehculos propiedad de la fundacin. Lo ms importante para la fundacin es la seguridad del su personal. Ver gua de medidas mnimas de seguridad. 17. Compras de bienes mayores a Q2,000.00 Cualquier pago de bienes o servicios mayor de dos mil quetzales (Q2,000.00) su equivalente en dlares se har a travs de un cheque y contar con su respectivo comprobante contable y su autorizacin. Para gastos que por su naturaleza deban hacerse en efectivo, se deber contar con la autorizacin respectiva. 18. Adquisicin de servicios mayores a Q2,000.00 La adquisicin de bienes o servicios menores a dos mil quetzales (Q2,000.00) su equivalente en dlares podrn hacerse en efectivo a travs de la caja chica, siempre y cuando cuenten con su debida autorizacin y Vo. Bo. de aceptacin. 19. Proceso para pagos de bienes o servicios mayores de Q2,000.00 (cheques) Para hacer pagos mayores a Q2,000.00, se harn a travs de cheque, y se har el vaucher (ver anexo de vaucher) respectivo, que detalle algunos datos que ayuden a documentar el gasto. Contar con los datos siguientes: Cantidad, fecha, nombre del beneficiario, tipo de cambio, cuenta bancaria, nmero de cheque, proyecto que financia, cuenta o rengln presupuestario, y quien autoriza el pago.

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20. Relaciones Pblicas Se reconocer como gasto de Relaciones Publicas todos los comprobantes contables que sean justificadas y razonadas hasta un mximo de Q75.00 por persona que participe. Como se dice en el prrafo anterior, se deber justificar el nombre de las personas que participaron en la reunin y una pequea descripcin del objetivo de la reunin. 21. Reembolso de gastos de Caja Chica Para solicitar reembolso o desembolso de efectivo de la caja chica, se proceder a llenar el formato de Solicitud de fondos de Caja chica, (ver anexo de solicitud y liquidacin de fondos de caja chica), con la informacin all solicitada, donde se detallar el tipo de proveedor, la razn del gasto, nmero de documento si lo hubiere, proyecto que financia y cantidad en quetzales. Esta solicitud ser entregada a la persona encargada del manejo de la caja chica para el desembolso o reembolso del dinero. Esta solicitud tambin servir como vale para la caja chica mientras son liquidados los comprobantes contables. A este manual se le agregarn las polticas y procedimientos que se consideren necesarias en la marcha y algunas se enmendarn si fuera necesario, con el fin de que este documento cumpla con su objetivo principal de constituirse en una gua para los funcionarios y empleados, cuyas funciones estn vinculadas con el proceso administrativo y financiero, que sean el marco para un Mtodo de Control Interno para la Fundacin Riecken. Con este manual se pretende que las personas involucradas en el proceso administrativo de la Fundacin Riecken, tengan una base que sirva de plataforma para el buen manejo de las finanzas y los controles internos necesarios no slo para los donantes sino para los directivos de la organizacin.

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Fundacin Riecken Registro de Ingresos Mes Saldo mes anterior Quetzales Tipo de No. De No. Ingreso Proyecto Recibo Deposito Dlares Tipo de Saldo Cambio Crditos Saldo

No.

Fecha

Concepto

Crditos

Resumen
Ingresos Tipo ingreso Proyecto Q $

$ -

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Fundacin Riecken Auxiliar de Banco Cuenta No. Mes Saldo mes anterior Dlares Tipo No de de Cuenta Proyecto Operacin Beneficiario Concepto Dbitos Crditos Saldo Cambio Debito Crdito Saldo Quetzales

No.

Fecha

Total Cheques Saldo de la Cuenta Resumen

Ingresos Cuenta Proyecto Q $

Cuenta

Proyecto

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LA FUNDACIN RIECKEN Cuenta No. Banco Moneda CONCILIACIN BANCARIA DEL XXX AL XX DE XXXXXX DEL 2,0XX SALDO LIBRO SALDOS INICIALES Cheques en circulacin Depsitos Intereses Bancarios Cheques Girados Pagos Electrnicos Dbito Cobro chequeras SALDO Depsitos Intereses Bancarios Cheques Cobrados Pagos Electrnicos SALDO BANCO

(-) (+) (+) (-) (-) (-)

Q -

(+) (+) (-) (-)

(-) Cobro por Chequeras SALDO Cheques en (-) circulacin A favor de

No. Cantidad

0.00 SALDO Q -

Hecho por

Vo. Bo.

Revisado por

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Fundacin Riecken Formato de Solicitud y Liquidacin de Fondos Caja Chica

No. Proyecto que financia Nombre del solicitante: Planilla de Gastos Fecha
No. Documento

Nombre

Cantidad

Cuenta

Total

Solicitante

Autorizado

Contabilidad

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Proceso de Contratacin de Personal

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Fundacin Riecken Vaucher de Cheques

Proyecto

Banco

Cuenta No.

Cheque No.

Detalle

Cuenta

Haber

Tipo de cambio Hecho Por Autorizado Por Vo.Bo.

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Fundacin Riecken Consolidado de Ingresos y Egresos Del Saldo mes anterior

Al

Ingresos
Q No. Fecha Tipo de ingreso No. de Recibo No. Depsito $ Q $ Q $ Q $ Proyecto AA Proyecto AB Proyecto AC Proyecto AD

Egresos
No. Fecha No. Cuenta Comprob de gasto ante Cuenta de Banco

Proyecto AA

Proyecto AB

Proyecto AC

Proyecto AD

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Gua de medidas mnimas de seguridad

Recomendaciones de seguridad preventiva para la Oficina Central de la Fundacin Riecken, Guatemala

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Esta es una gua de seguridad para prevenir cualquier situacin de riesgo tanto en las oficinas como en los vehculos.

Objetivos:
En principio se trata de establecer recomendaciones y lineamientos generales encaminados a prevenir cualquier situacin de inseguridad en especial en recurso humano, as tambin en oficinas y vehculos.

Seguridad en oficinas:
Cerciorarse que no haya personas con actitud sospechosa en los alrededores al ingresar a las instalaciones de la oficina. Mantener cerrada, la puerta de acceso principal. Mantener iluminado el exterior y la entrada principal de las oficinas a la hora de salir y cerrar la oficina. No abrir la puerta a ningn desconocido salvo que se haya identificado como corresponde. Preguntar por el nombre de la persona. Preguntar si tiene cita con algn miembro del equipo, si as lo fuere confirmar con la persona que buscan. Si slo quiere informacin de la fundacin tomar todas las precauciones posibles, (ver por la ventana de la puerta y observar la actitud de la persona). En caso que usted tenga una visita de una persona no conocida, favor notifique al equipo para estar atentos. Si al llegar a la oficina y encuentra alguna anomala (puerta abierta, candado alterado, ventana abierta o quebrada), de aviso de inmediato. NOTA: Si nota alguna anomala en el sistema elctrico, de agua o drenaje reprtelo al Departamento de Operaciones para evitar un problema mayor.

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Sugerencias de seguridad a nivel de carreteras y caminos

Viajar con los vidrios de las ventanillas lo ms alto posible y los seguros de las puertas puestos. Usar el cinturn de seguridad. Al conducir, conservar su distancia. Mantener el vehculo en buenas condiciones de servicio. Asegurarse de tener el suficiente combustible para el itinerario. Evitar detenerse por algn motivo en zonas que no estn destinadas para ello. Dar marcha atrs en caso de que un objeto sospechoso impida el paso, evite descender del vehculo. Prohibido subir a algn extrao al vehculo. Portar tarjeta o telfono celular, con los nmeros de emergencia grabados. Viajar solamente de da. No dejar objetos o pertenencias visibles en el interior del vehculo, tales como carteras, bolsas de mano, aparatos electrnicos, paquetes, maletas, etc. No dejar en el interior la documentacin del vehculo, (a discrecin). Cerrar el vehculo con llave aun cuando lo abandone por pocos minutos. Parquear el vehculo en lugares destinados para ello y con suficiente iluminacin. No permitir que otros vehculos viajen a la par, es preferible dejarlo que se adelante o dejarlo atrs. Si nota que alguien lo est siguiendo comunquese a las oficinas para proceder con una respuesta pronta. (Administracin).

Sugerencias de seguridad para operaciones bancarias

Coordinar con el Departamento de Operaciones para evitar ir al banco solo. Observar los vehculos en marcha o estacionados en las cercanas de las instalaciones y a posibles sospechosos en el interior o cerca de las mismas.

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Asegurarse de no ser seguido al salir del banco. Si es seguido, no circular por calles poco transitadas, dirigirse a lugares concurridos, buscar proteccin, seguridad o policas.

Si nota que es seguido por alguna persona, comunicarse a las oficinas para iniciar con una respuesta.

Procurar ser discreto en sus movimientos bancarios. Distribuir el efectivo en sus bolsillos antes de salir del banco. Evitar dejarse sorprender por personas que distraigan su atencin con conversaciones circunstanciales o simulen incidentes.

Evitar tomar taxis estacionados en las cercanas del banco que esperen la salida de clientes.

Evitar utilizar las mismas rutas y horarios. Evite contar dinero a la vista de personas.

Qu hacer a la hora de un robo? Guarde la calma. No se oponga al robo. Entregue las llaves del vehculo. Sea colaborador, si le preguntan por la alarma, de todas las instrucciones del funcionamiento. Trate de que lo dejen en el lugar del robo.

Qu necesito comunicar cuando llamo a la Polica Nacional Civil (PNC)? Qu ha sucedido?: De una descripcin bsica de lo que ha ocurrido a la persona que lo atiende. Cundo ha sucedido? Informe si el hecho que usted est por denunciar est en curso o si ha sucedido hace instantes y si procede hace cundo tiempo. Dnde sucedi? Sea especfico al indicar departamento, zona, calles y numeracin, esto ayudar a tener una respuesta rpida.
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Quin lo hizo? Proporcione una descripcin si puede recordar la del sospecho o de los vehculos involucrados en el robo.

Procedimiento a la hora de un percance automotriz

Guarde la calma. Verifique que todos los involucrados en el accidente se encuentren bien. Si hay lesionados llamar a la ambulancia, solicitar que lo trasladen a los centros hospitalarios afiliados al seguro. Llamar a la aseguradora (G&T). No huir. Si el otro vehculo involucrado se da a la fuga, no seguirlo y si es posible, tomar el nmero de placas. Cuando llegue la aseguradora, mostrar la pliza del seguro G&T, (se encuentra en la gaveta que est del lado del acompaante). Llamar a oficinas centrales para dar aviso y obtener apoyo.

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4.2 Viabilidad del proyecto

La Fundacin Riecken est consciente de la necesidad de implementar los suficientes controles y acepta la implementacin del manual de polticas y procedimientos contables. Como primer paso, el manual ser sometido a aprobacin de parte de los Directivos de la organizacin y se pondr en prctica inmediatamente despus de aprobado. Adems ya se contempla la contratacin de un Auxiliar de Contabilidad para que pueda desarrollarse las polticas y procedimientos a cabalidad. Estimaciones Para la creacin del manual los costos sern los siguientes: 2 resmas de papel bond blanco Un toner para impresora color negro Encuadernado de manuales Total Q 70.00 Q 650.00 Q 150.00 Q870.00

Para la contratacin de un auxiliar de contabilidad: Al igual que el resto del personal la creacin de este puesto de trabajo seria bajo la condicin de prestacin de servicios, remunerados por medio de una factura. El estimado para este puesto seria de Q3,000.00 * 12 meses Q36,000.000 en un ao.

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El presente cronograma fue propuesto para el cumplimiento del trabajo de investigacin de la Practica Empresarial Dirigida, pudindose cumplir en su totalidad y cumpliendo con los tiempo propuestos. Sin mayor complicacin o retraso.

Cronograma de Trabajo
Universidad Panamericana Practica Empresarial Dirigida PED Ao 2,010
Junio Julio Agosto Sept Octubre Noviembre Diciembre Actividad Dia 5 Dia 19 Dia 26 Dia 10 Dia 31 Dia 7 Dia 28 Dia 25 Dia 9 Dia 23 Dia 6 Dia 30 Dia 10 Dia 18 Elaboracin Anlisis Preliminar Entrega de Diagnstico Integral Entrega y revisin Capitulo I Entrega de revisin y correciones Entrega de Anteproyecto 1era Reunin con Asesor Presentacin Proyecto 2da Reunin con Asesor Recoleccin-Anlisis-Investigacin 3ra Reunin con Asesor Anlisis y Presentacin de Resultados Revisin y correcin al informe Entrega de Propuesta Entrega de informe a Revisor

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Fuente: Propia

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Conclusiones

1.

Se logr establecer que la Fundacin Riecken, en la actualidad, no cuenta con una estructura de controles internos y polticas adecuadas que garanticen la obtencin de informacin financiera precisa y oportuna tanto de sus operaciones, como la de sus proyectos en ejecucin. Esto obedece que en principio existe un desconocimiento de la importancia de estos procesos para garantizar la veracidad de los estados financieros obtenidos del Sistema de Contabilidad, los cuales constituyen una herramienta administrativa para el anlisis de la informacin que sirve para la toma de decisiones importantes, para la vida de la entidad. Por lo anterior, es necesaria la implementacin del Manual de Polticas y Procedimientos Contables.

2.

Las entrevistas y cuestionarios aplicados durante el procedo de investigacin ayudaron a determinar cules eran las principales necesidades para implementar en el manual de polticas y procedimientos contables.

3.

El diseo del Manual de Polticas y Procedimientos contiene procesos muy sencillos que se deben mejorar y modificar segn sea la necesidad de la Fundacin.

4.

La Fundacin Riecken cuenta con los recursos necesarios para satisfacer sus necesidades; sin embargo, en la actualidad no cuenta con un sistema de control interno que le garantice que las operaciones de sus proyectos cumplen con los compromisos contrados con los asociados, donantes, agencias financieras, que han confiado en ella, con el objetivo de que pueda cumplir con sus fines, ya que existen debilidades en el control interno, se compromete el patrimonio de la entidad, la continuacin de la misma y la seguridad de sus representantes.

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Recomendaciones

1. Para que los procedimientos que se llevan a cabo en el Departamento de Contabilidad sean efectivos, se debe velar por el cumplimiento de los principales objetivos de control interno tales como: asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a las polticas, normas y procedimientos establecidos en el Manual de Polticas y Procedimientos y otras reas en los registros auxiliares sugeridos en el presente documento; promover eficiencia en las operaciones contables, asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la informacin financiera, administrativa y operacional que se genera en contabilidad, y la debida proteccin de los ingresos y egresos de la Fundacin y de sus Proyectos en ejecucin.

2. Con el objeto de que el manual contable, los procedimientos, formas y registros auxiliares sean implementados en un tiempo oportuno, es conveniente que los mismos sean sometidos a consideracin de la los Directivos de la Fundacin y se deje evidencia de su aprobacin de conformidad con lo que indiquen los estatutos correspondientes.

3. Actualizar el Manual de Polticas y Procedimientos Contables en funcin de las operaciones futuras de la Fundacin Riecken.

4. Reestructurar el Departamento de Administracin para que exista una segregacin de funciones y tenga sentido todo el proceso de control interno que se propone. Esto les permitir mejorar el control interno y facilitar la implementacin del sistema; as como la generacin oportuna de informacin financiera.

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Bibliografa

1. Deobold, B. et al. (1979) Estrategia de la Investigacin Descriptiva, Mxico; Editorial Limusa.

2. Hernndez Sampieri, Roberto; et al. (2004). Metodologa de la Investigacin, Mxico, McGraw-Hill.

3. Charles, Nehoum. (2005), La Entrevista, Mxico, Editorial MPGI Diaz. 4. Crdova Garca, Fernando. (2002). Recomendaciones Metodolgicas para el diseo de cuestionarios. Mxico. Editorial Limusa. 5. Czeguhn, Ignacio. (2005). Introduccin a la Lengua Jurdica. Espaa. Editorial Nomos. 6. Diccionario de Derecho Comercial. (2000). Espaa. Editorial Valletta. 7. Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el desarrollo. (2003) Decreto 02-2003 del Congreso de la Republica de Guatemala. 8. Normas Internacionales de Auditoria NIAs en el nmero 400 Evaluacin de Riesgos y Control Interno. Recuperado: http/fccea.unicauca.edu.co/old/nias.htm 9. Normas Internacional de Contabilidad nmero 8 Polticas Contables. Recuperado: www.iasb.org/.../ESSummary_IAS8_pretranslation_bilingual_LM.pdf 10. Daz, Luis Fernando. (2005). Universidad Estatal a Distancia. 11. Meja Garca, Braulio. (2006) Gerencia y Procesos para las Organizacin y el Control Anlisis y Planeamiento (Costa Rica) Editorial

Interno de Empresas, Colombia, Ecoe Ediciones.

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Anexos

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Anexo No. 1 Diagnstico Integral

El presente trabajo pretende mostrar el diagnstico integral de la Institucin Fundacin Riecken, que comprende aspectos de la evaluacin del control interno y polticas administrativocontables de la entidad, que a travs de tcnicas de auditora como las entrevistas, observacin y encuestas. Se espera que ste sirva como base, para la elaboracin del proyecto final que aportar mejoras a las debilidades encontradas. El presente diagnstico integral parte del anlisis de lo general a lo especifico; por lo que, podr identificar los debilidades de acuerdo a su importancia y se enfocar en los procesos ms urgentes. El contenido de esta investigacin tambin expresa los objetivos que se pretenden alcanzar, adems se pretende que la administracin lo ponga en prctica, pero ser decisin de la misma si los adopta o no.

Objetivos Objetivo general

Establecer e implementar polticas administrativas y contables y un Mtodo de Control Interno para la organizacin.

Objetivos especficos
Establecer polticas administrativas y contables que puedan ser aplicadas por la organizacin. Implementar mtodos de control interno que permitan a la organizacin transparentar todas sus operaciones. Elaborar e implementar los manuales necesarios para establecer los mtodos de control interno para la organizacin.

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Descripcin de la Organizacin Constitucin y operaciones

La Fundacin Riecken fue creada en Estados Unidos de Norteamrica antes del ao 1999. Fundada por un empresario estadounidense que fue voluntario del Cuerpo de Paz en Honduras. La organizacin inicia como el brazo social de un consorcio de empresas estadounidenses que proveen el 100% de financiamiento de toda la entidad. Inicia sus operaciones en Honduras y despus se expande a Guatemala. Inaugura la primera biblioteca en febrero de 2001; sin embargo, hasta el ao 2005, inicia oficialmente sus operaciones en Guatemala; y queda inscrita como una Organizacin no Gubernamental Guatemalteca, el 22 de julio de 2004.

La Fundacin Riecken en una Organizacin no Gubernamental sin fines de lucro, que apoya el establecimiento de bibliotecas comunitarias en Guatemala y Honduras, la mayor parte de ellas en reas rurales. Cuenta con una red de ms de 55 bibliotecas comunitarias modernas distribuidas en los dos pases.

A partir del ao 2009, la entidad extiende su portafolio de servicios para diversificar sus fuentes de ingresos, y empieza a dedicarse a prestar sus servicios a otras organizaciones o grupos interesados en implementar los programas de la fundacin; asimismo, a establecer bibliotecas o centros basados en su experiencia, a cambio de una donacin en efectivo, cuyo aporte sirve para mantener la red de bibliotecas existente, as como el sostenimiento de sus operaciones.

Como parte de su expansin, la fundacin en la actualidad ejecuta proyectos de otras instituciones; tal es el caso de la Embajada de Finlandia y la Agencia para el Desarrollo de los Estados Unidos de Amrica USAID- con proyectos puntuales que el donante est interesado en cubrir por sus preferencias donde se aprovecha la estructura de la red de bibliotecas comunitarias representa.

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Plan estratgico de la institucin Misin

Impulsar la prosperidad y democracia en Centroamrica a travs de instituciones sociales y educacionales que despierten el espritu de descubrimiento y la participacin social.

Plan para cumplir la misin: La misin se cumple a travs de bibliotecas comunitarias modernas que ms que bibliotecas, son centros comunitarios que sirven de eje para que las personas de la comunidad puedan desarrollar su creatividad a travs del pensamiento crtico.

La organizacin cuenta en la actualidad con una red de 11 bibliotecas comunitarias abiertas y distribuidas por todo el territorio nacional, en las que se desarrollan los siguientes programas: de lectura, cultura e identidad, iniciativas locales, juvenil, democracia y los servicios propios de la biblioteca.

Marco Jurdico o Legal

Como una organizacin legalmente instituida en Guatemala est regida por las siguientes leyes: Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala Cdigo de Comercio Cdigo de Trabajo Cdigo Civil Cdigo Procesal Civil y Mercantil Ley del Impuesto al Valor Agregado Ley del Impuesto sobre la Renta Ley del Impuesto de Timbres Fiscales Ley de Organizaciones no gubernamentales

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La organizacin cuenta con una exoneracin de impuesto de parte de la Superintendencia de Administracin Tributaria segn resolucin No. SAT-IRG-CRC-OTS-UGA R-2007-03-03000004, en cual se establece las exenciones siguientes: Exencin del Impuesto al Valor Agregado IVA, sobre los ingresos que sean por donaciones o cuotas ordinarias y extraordinarias. Consumidores finales del Impuesto al Valor Agregado IVA Exoneracin del Impuesto a las empresas Mercantiles y Agropecuarias Exoneracin del Impuesto de Solidaridad. De acuerdo a la ley del Impuesto Sobre la Renta ISR, la organizacin est exenta de todas sus rentas, siempre y cuando stas provengan de donaciones y no sean resultado de una actividad comercial con lucro. Adems, la entidad debe de actuar como agente de retencin cuando la ley as lo estipule. En el marco del Impuesto al Valor Agregado IVA, est exento de todos sus ingresos cuando stos provengan de donaciones de forma exclusiva, en caso de no ser donaciones sino el fruto de un intercambio lucrativo, estos ingresos son afectos al pago de dicho impuesto. Adems la

organizacin queda afecta al IVA en sus compras, considerndolo como consumidor final de dicho impuesto, y no podr hacer el reclamo de dicho crdito fiscal.

Participacin en el mercado
En la actualidad, en Guatemala, existen pocas instituciones que se dediquen a apoyar el establecimiento de bibliotecas comunitarias y ninguna de ellas apoya el establecimiento de estas instituciones modernas que incluyan todos los aspectos de programacin, tecnologa y estructura comunitaria participativa, como lo hace la Fundacin Riecken. Esta razn ha provocado una

demanda fuerte de otras instituciones para recibir apoyo de la Fundacin Riecken, en el establecimiento de sus proyectos puntuales. As mismo, existe una fuerte demanda de las

comunidades guatemaltecas para obtener un centro comunitario como los de la Red Riecken, pero por falta de fuentes de financiamiento no ha sido posible atender a dichas solicitudes.

Segn algunos estudios hechos por organizaciones como SulaBatzu, con sede en Costa Rica y Fundacin Gates, la organizacin ha obtenido una buena puntuacin lo que quiere decir que es

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una organizacin

que poco a poco ha sido ms importante, ya que no existen muchas

organizaciones que se dediquen a hacer lo que la Fundacin hace.

La organizacin pretende buscar su independencia econmica y no depender al 100%, de fondos transferidos desde la Junta Directiva en los Estados Unidos, en los ltimos aos se ha buscado la sostenibilidad de cada una de las bibliotecas, para as poder empezar con un plan de expansin y que la red crezca. Para las operaciones de la oficina central se espera poder seguir con las asesoris y de esa manera poder cubrir los costos crticos de operacin.

Informacin financiera y contable

La fundacin se encuentra inscrita para operar en Guatemala, en el Ministerio de Relaciones Exteriores ya que es una sucursal de la Organizacin en los Estados Unidos; as tambin est afecta a las disposiciones y obligaciones de la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT-; en la Municipalidad de Antigua Guatemala y en el libro de Organizaciones no Gubernamentales de la Gobernacin Departamental de Sacatepquez.

A partir de que ces el financiamiento que se reciba, la fundacin, ha diversificado sus fuentes de ingresos, en la actualidad ejecuta proyectos con fondos provenientes de las siguientes: La Embajada de Finlandia USAID Proyecto MACHI Campaas de Recaudacin Otros proyectos pequeos E 70,000.00 $ 35,000.00 $ 20,000.00 $ 12,000.00 $10,000.00 entidades

Estos proyectos se realizarn durante el ao 2010, cuyos fondos son privativos, destinados para proyectos especficos, lo que constituye bsicamente el prepuesto de la entidad.

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Los informes financieros se elaboran a peticin de los donantes, los cuales se hacen en forma trimestral y semestral; y de forma especfica, cuando hay alguna peticin extraordinaria.

Los donantes fuertes, tal es el caso la Embajada de Finlandia y USAID, hace auditoria al finalizar cada fase del proyecto, en cuyos informes, los auditores, dejan plasmadas las

recomendaciones que deben implementarse, sistemas de control interno ms estructurados que permitan la transparencia y calidad en el uso de los fondos.

Hallazgos
1. Control Interno La organizacin no cuenta con una estructura definida para los controles internos necesarios para poder transparentar todas sus operaciones.

2.

Manuales de polticas y procedimientos contables

Las polticas y procedimientos contables no estn documentadas en un manual para poder ser conocidas por todos, slo se han transmitido de forma verbal.

3.

Un sistema contable

El sistema contable con el que se cuenta en la actualidad no satisface las necesidades de la organizacin, tiene muchas dificultades para usarse y riesgos de perder la informacin si el servidor no se recupera.

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Anlisis FODA
Fortalezas 1. Es una organizacin con una buena reputacin en los crculos de las organizaciones no

lucrativas a nivel nacional e internacional. 2. Es una organizacin constituida de forma legal en Guatemala y los Estados Unidos de

Amrica. 3. Cuenta con el manejo de un programa de contabilidad en la plataforma de Grat Plains de

Microsoft, que es uno de los programas de contabilidad con ms credibilidad y usado por instituciones serias. 4. Las fuentes de financiamiento se han diversificado y eso significa que la organizacin se

adapta a los lineamientos de cada donante. 5. 6. Cuenta con un equipo de recursos humanos dispuesto a adaptarse a los cambios. Despus de mucha inestabilidad financiera, se encuentra en una etapa de estabilidad.

Oportunidades 1. nacional. 2. 3. 4. Creacin de manuales contables y administrativos basados en experiencia reales. Adecuar cada procedimiento a las necesidades del nuevo donante. Ms donantes interesados en invertir en la organizacin por su buen manejo de fondos Independencia total del resto de la organizacin para establecerse como una entidad

y control interno. 5. Poder aliarse o unirse con otras organizaciones para desarrollar proyectos mayores

que tengan un mayor impacto

Debilidades 1. La organizacin no cuenta con manuales de polticas y procedimientos que estn

debidamente documentados, solo se han transmitido de manera verbal. 2. Los procedimientos de control interno se ejecutan de una manera emprica, no existen

manuales de control interno.

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3.

Slo existe una persona fija para el trabajo administrativo, no puede darse la segregacin

de funciones. 4. ingls. 5. En el momento de una contingencia administrativa o contable no se cuenta con un manual El servidor del programa de contabilidad se conecta por un escritorio remoto y est en

de polticas que gue el procedimiento a seguir. 6. Sin un sistema adecuado de control interno no se puede garantizar a un donante el uso

transparente de los fondos.

Amenazas 1. Un donante puede retirar su apoyo financiero de darse cuenta que no existe un sistema

adecuado de control interno. 2. Puede existir un reparo fiscal que represente un problema para la organizacin si no

existen los lineamientos de control interno y polticas contables que ocasiones un error en materia fiscal. 3. 4. Puede existir malversacin de fondos debido a la estructura tan dbil de control interno. Si la persona de administracin y contabilidad decide retirarse de la organizacin no hay

una manual de polticas y procedimientos que gue el trabajo de una nueva persona. 5. Puede surgir un problema por mal interpretacin de la informacin y no existen manuales

que regulen como se proceder.

Implicaciones de los hallazgos

1. Falta de un Sistema de Control Interno Es de suma importancia que exista un sistema de control interno adecuado que permita que la organizacin mantenga su credibilidad ante los donantes y pueda demostrar la transparencia en sus actos y en todas sus operaciones. Adems, entre ms se diversifique las fuentes de

financiamiento de proyectos, requerir de ms controles para no cometer errores y satisfacer las demandas de informacin de parte de un donante. Asimismo, se puede caer en errores que tenga un impacto de tipo fiscal y esto conlleve a algn tipo de ajustes y pago de multas o sanciones de parte de la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT.

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2.

Manuales de polticas y procedimientos contables

La falta de documentacin de estas polticas y procedimientos contables puede derivar serios problemas a la fundacin debido a que no existe un documento escrito que respalde la toma de una decisin, o la implementacin de una poltica. Puede existir mal entendido dentro del personal. Asimismo, en el caso de despido o renuncia de empleados, puede ocasionar prdida de valiosa informacin, por no contar con procedimientos institucionalizados.

3.

Un sistema contable

Al no contar con un sistema de contabilidad estable, se corre el riesgo de perder, en forma permanente, toda esa valiosa informacin, lo cual derivara en caos contable, al no poder elaborar informes sobre ejecuciones de proyectos, estados financieros y otra clase de informacin de este ramo, que pudieran requerir los donantes. En la actualidad, se duplican esfuerzos por hacer registros electrnicos y el sistema de GP para resguardar la informacin.

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Conclusiones

1. De acuerdo a los procedimientos realizados se concluye que se han identificado los principales problemas o debilidades que la organizacin tiene en estos momentos, y que es de suma importancia corregir, para asegurar el buen funcionamiento de la organizacin.

2. De acuerdo a los resultados de las entrevistas, la entidad debe de documentar sus procesos y polticas para as resguardar su informacin y tener certeza de que sern cumplidas a cabalidad sus metas y propsitos, y tomar decisiones en casos particulares.

3. El impacto provocado por las debilidades encontradas puede traer dificultades como, desfalcos o fraudes que no podrn detectar sin un sistema de control interno adecuado.

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Anexo No. 02 Anlisis FODA

Fortalezas Es una organizacin con una buena reputacin en los crculos de las Organizaciones no Lucrativas a nivel nacional e internacional. Es una organizacin constituida en Guatemala y los Estados Unidos de Amrica. Cuenta con el manejo de un programa de contabilidad en la plataforma de Grat Plains de Microsoft, que es uno de los programas de contabilidad con ms credibilidad y usado por instituciones serias. Las fuentes de financiamiento se han diversificado y eso significa que la organizacin se adapta a los lineamientos de cada donante. Cuenta con un equipo de recursos humanos dispuesto a adaptarse a los cambios. Despus de mucha inestabilidad financiera, se encuentra en una etapa de estabilidad.

Oportunidades Independencia total del resto de la organizacin para establecerse como una entidad nacional. Creacin de manuales contables y administrativos basados en experiencia reales. Adecuar cada procedimiento a las necesidades del nuevo donante. Ms donantes interesados en invertir en la organizacin por su buen manejo de fondos y control interno. Poder aliarse o unirse con otras organizaciones para desarrollar proyectos mayores que tengan un mayor impacto

Debilidades La organizacin no cuenta con manuales de polticas y procedimientos que estn documentados, slo se han transmitido de manera verbal.

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Los procedimientos de control interno se ejecutan de una manera emprica, no existen manuales de control interno.

Slo existe una persona fija para el trabajo administrativo, no puede darse la segregacin de funciones.

El servidor del programa de contabilidad se conecta por un escritorio remoto y esta en ingles.

En el momento de una contingencia administrativa o contable no se cuenta con un manual de polticas que gue el procedimiento a seguir.

Sin un sistema adecuado de control interno no se puede garantizar a un donante el uso transparente de los fondos.

Amenazas

Un donante puede retirar su apoyo financiero de darse cuenta que no existe un sistema adecuado de control interno.

Puede existir un reparo fiscal que represente un problema para la organizacin si no existen los lineamientos de control interno y polticas contables que ocasione una infraccin en materia fiscal.

Puede existir malversacin de fondos debido a la estructura tan dbil de control interno. Si la persona de administracin y contabilidad decide retirarse de la organizacin, no hay una manual de polticas y procedimientos que gue el trabajo de una persona nueva.

Puede surgir un problema por mal interpretacin de la informacin y no existen manuales que regulen como se proceder.

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Anexo No. 03

Cuestionarios

Cuestionario nivel de la entidad

1. Cul es la misin y objetivos de la organizacin? 2. Cmo est constituida la organizacin, indique que rganos la conforman en su orden de importancia? 3. Cul es la jerarqua para la toma de decisiones en la organizacin? 4. Cuenta la organizacin con una estructura formal para el pas, misin, visin, objetivos, metas, etc.? Cules son? 5. La organizacin se encuentra legalmente inscrita en el pas y cuenta con la estructura mnima que el pas exige? 6. Cumple con todas las obligaciones legales que el pas exige? Cules son estas obligaciones? 7. Cul es la mayor fuente de ingresos de la organizacin? 8. Cules son los cambios ms significativos que ha atravesado la organizacin en los ltimos tiempos? y Cul ha sido el beneficio? 9. A usted como Directivo de la Organizacin qu reas le gustara que tuvieran ms control

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Cuestionario de controles

1. La organizacin cuenta con el personal necesario para el rea administrativa y contable? Si _______________ No________________ Cuantas personas _________________

2. Describa brevemente cules son las principales funciones del Departamento administrativo contable 3. La organizacin usa algn tipo de sistema contable Si ______________ No ______________ Cul _______________________________ 4. Este programa contable ha llenado sus expectativas Si ______________ No ________________ Por qu? 5. La organizacin cuenta con un sistema de control interno? Si ______________ No ________________ 6. La organizacin cuenta con un control de auditora externa? Si _______________ No ________________ 7. La organizacin cuenta con las auditoras externas de cada periodo fiscal? Si _______________ No ________________ Cules has sido los reparos ms relevantes 8. La organizacin cuenta con una estructura administrativo contable, de registros, de informes, de presupuesto? Si _______________ No __________________ 9. La organizacin cuenta con polticas de ingresos y gastos? Si _______________ No ___________________ Quin revisa y valida dicha poltica y cada cuanto se revisan estas polticas 10. Describa cules son los procedimientos para registrar un ingreso y un egreso. 11. Describa brevemente de qu manera se registran los egresos

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Cuestionario de rea especfica

1. Cules son los niveles o procedimientos para autorizar un gasto? 2. Quines son las personas que autorizan los cheques o desembolsos de dinero? 3. Existe una partida presupuestaria para cada uno de los proyectos que detalle cules son los gastos? 4. Usted considera que los controles internos que tiene la organizacin son suficientes y han sido eficaces hasta este momento? 5. El trabajo de parte del Departamento Contable han estado listos a tiempo y has satisfecho las necesidades de la organizacin? 6. La organizacin ha tenido algn problema de tipo fiscal? 7. Si tuviera que cambiar algo del control interno de la organizacin, que sera?

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Cuestionario de expectativas

1. Segn su opinin cual debera de ser el problema a solucionar con este proyecto? 2. Cules son los resultados que usted espera al final de este trabajo? 3. Considera usted que los resultados de este trabajo sern de utilidad para la organizacin y los pondr en prctica? 4. De requerirse algn tipo de presupuesto para implementar los resultados de este trabajo, la organizacin estara en disponibilidad de hacerlo? 5. Describa brevemente cuales son los motivos por lo que permiti que la organizacin participara en la realizacin de este proyecto 6. Autoriza usted que los datos reales de la organizacin sean revelados en el proyecto?

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Cuestionarios especficos de Control Interno

1. Cul es el proceso para definir un ingreso de efectivo donacin?

2. Cmo se define si el ingreso en de uso restringido y el que no es de restringido?

3. A su criterio Cules debera de ser los controles necesarios para el manejo de caja chica de una manera eficiente? 4. A su criterio Cul debera ser el procedimiento para autorizar un cheque?

5. Actualmente Cul es el procedimiento para conciliar cuentas de banco?

6. Existe un proceso claramente definido para el proceso de solicitar viticos?

7. Cul es el proceso para autorizar o realizar un pago de servicios a un proveedor?

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