Qu es la validacin de datos?

La validacin de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuacin por letras con slo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validacin de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no vlidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. Tambin se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores. Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.

La validacin de datos resulta especialmente til al disear formularios u hojas de clculo que otras personas utilizarn para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos. En este artculo se describe cmo configurar la validacin de datos, incluidos los tipos de datos que se pueden validar y los mensajes que se pueden mostrar, adems de proporcionar un libro que se puede descargar para obtener ejemplos de validacin que se pueden modificar y utilizar en hojas de clculo propias.

TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR

Excel permite designar los siguientes tipos de datos vlidos para una celda: Nmeros Especifique que la entrada en una celda debe ser un nmero entero o un nmero decimal.

Puede establecer un mnimo o mximo, excluir un nmero o intervalo determinado, o utilizar una frmula para calcular la validez de un nmero. Fechas y horas Establezca un mnimo o mximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una

frmula para calcular la validez de una fecha u hora. Longitud Limite el nmero de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un nmero mnimo

de caracteres. Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeo,

mediano, grande, y admita slo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la seleccin de una opcin de la lista.

TIPOS DE MENSAJES QUE SE PUEDE MOSTRAR

Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece despus de que el usuario intente introducir los

datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante de Office, ste mostrar los mensajes. Mensaje de entrada Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la

celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda. Mensaje de error Este tipo de mensaje aparece slo cuando el usuario escribe datos no vlidos y

presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error: Mensaje de informacin Este mensaje no impide la entrada de datos no vlidos. Adems del texto

que proporciona el usuario, incluye un icono de informacin, un botn Aceptar, que introduce los datos no vlidos en la celda, y un botn Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda. Mensaje de advertencia Este mensaje no impide la entrada de datos no vlidos. Incluye el texto que

proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: S introduce los datos no vlidos en la celda,No regresa a la celda para ms modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Mensaje de detencin Este mensaje no permite la entrada de datos no vlidos. Incluye el texto que

proporciona el usuario, un icono de detencin y dos botones: Reintentar regresa a la celda para ms modificaciones yCancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no est concebido como medida de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no vlidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validacin copiando y pegando o rellenando datos en la celda. Si no se especifica ningn mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son vlidos de modo que se pueden comprobar ms adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es vlida.

EJEMPLOS DE VALIDACIN
La mejor manera de comprender lo que es la validacin de datos es verla en accin. Si descarga el libro de ejemplo que acompaa a este artculo, obtendr ejemplos de cada tipo de validacin y todos los tipos de mensaje. El libro incluye instrucciones para ver la configuracin utilizada para cada celda validada y copiar la configuracin de la validacin en los propios libros, donde se puede modificarla segn las propias necesidades.

Configurar la validacin de datos

Cuando sepa qu tipo de validacin desea utilizar en una hoja de clculo, podr usar el comando Validacin en el men Datos para configurarla. Las instrucciones se encuentran en el libro de ejemplo que podr descargar en este artculo as como en la Ayuda de Excel 2002. A continuacin figura informacin general del proceso: 1. Comfigurar la hoja de clculo Introduzca primero los datos y frmulas en la hoja de clculo. Si utiliza

una lista de opciones vlidas, introduzca la lista y asgnele un nombre. 2. Definir la configuracin de una celda Empezando por la primera celda que desee validar, utilice el

cuadro de dilogo Validacin de datos para designar el tipo de validacin que desee, un mensaje entrante y un mensaje de error si lo desea.

3.

Configurar la validacin de otras celdas

A menudo podr ahorrar tiempo copiando la configuracin

de la validacin de la primera celda a otras celdas y, a continuacin, modificando dicha configuracin. 4. Probar las reglas de validacin Introduzca datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse

de que funcione debidamente la configuracin y los mensajes aparezcan en el momento previsto. Utilice el comandoValidacin para cambiar la configuracin. Si realiza cambios en la validacin de una celda, podr aplicar automticamente los cambios a todas las dems celdas con la misma configuracin. 5. Configurar las listas de opciones vlidas Si utiliz una lista de opciones vlidas y desea que los

usuarios no puedan encontrar ni cambiar la lista, puede poner la lista en otra hoja de clculo, configurar la validacin, ocultar la hoja de clculo que contiene la lista y, a continuacin, proteger el libro mediante una contrasea. La contrasea del libro contribuir a evitar que usuarios que no conozcan la contrasea puedan mostrar la hoja de clculo que contiene la lista. 6. Aplicar proteccin si se desea Si piensa proteger la hoja de clculo o el libro, hgalo despus de

configurar la validacin. Asegrese dedesbloquear las celdas validadas antes de proteger la hoja de clculo; en caso contrario, los usuarios no podrn escribir en las celdas. 7. Compartir el libro si se desea Si piensa compartir el libro, hgalo despus de configurar la validacin

y la proteccin. Tras compartir un libro, no podr cambiar la configuracin de la validacin a menos que deje de compartir el libro. Excel, sin embargo, seguir validando las celdas designadas mientras se comparta el libro. 8. Comprobar si los resultados incluyen datos no vlidos describe ms adelante en este artculo. Despus de que los usuarios introduzcan

datos en la hoja de clculo, podr comprobar si sta incluye datos no vlidos de acuerdo lo que se

Introducir datos en celdas validadas

A continuacin se describe cmo es el proceso de introduccin de datos para los usuarios. Se pueden utilizar mensajes entrantes y de error para facilitar las instrucciones que los usuarios necesitan para comprender cmo se ha configurado la hoja de clculo con el propsito de asegurar que los datos son correctos. Para verlo, descargue el libro de ejemplo que acompaa a este artculo y vea los ejemplos en la hoja Mensajes. Ver el mensaje entrante Cuando un usuario hace clic en una celda validada o utiliza las teclas de

direccin para desplazarse a la celda, el mensaje entrante aparece en el globo del Ayudante o en un cuadro de mensaje independiente. Si proporcion una lista desplegable para la celda, la flecha de lista desplegable aparecer a la derecha de la celda. Escribir datos Cuando el usuario escribe datos o hace clic en la flecha de lista desplegable para

seleccionar un valor de la lista, el mensaje entrante permanece en la pantalla (la lista desplegable puede tapar parte del mensaje). Escribir datos vlidos Si el usuario escribe datos vlidos y presiona la tecla ENTRAR, los datos

quedan introducidos en la celda y no sucede nada especial. Escribir datos no vlidos Si el usuario escribe datos que no cumplen los criterios y se especific un

mensaje de error para los datos no vlidos, dicho mensaje aparecer en un globo del Ayudante o en una ventana independiente de mensajes. A continuacin, el usuario podr leer el mensaje y decidir qu va a hacer.

y y y

En caso de un mensaje de informacin, el usuario puede hacer clic enAceptar para introducir los datos no vlidos o hacer clic en Cancelar para empezar de nuevo. En caso de un mensaje de advertencia, el usuario puede hacer clic en Spara introducir los datos no vlidos, en No para seguir modificando la celda o en Cancelar para empezar de nuevo. En caso de un mensaje de detencin, el usuario no puede introducir los datos no vlidos y puede hacer clic en Reintentar para modificar la celda o en Cancelar para empezar de nuevo. Si no se proporcionan mensajes, la introduccin de datos en celdas validadas es igual a la introduccin normal de datos en Excel. Sin embargo, Excel marca todas las celdas con entradas no vlidas de modo que sean fciles de encontrar.

Comprobar si hay entradas no vlidas en una hoja de clculo

Al recibir hojas de clculo de usuarios que pueden haber introducido datos no vlidos, puede configurar Excel de modo que muestre crculos rojos alrededor de los datos que no cumplan los criterios, facilitando as la bsqueda de errores en las hojas de clculo. Utilice los botones Rodear con un crculo datos no vlidos yBorrar crculos de validacin en la barra de herramientas Auditora.

El valor de esta celda est rodeado con un crculo porque no cumple una regla de validacin. El crculo desaparecer cuando corrija los datos de la celda. Para ver en qu consiste esta caracterstica, descargue el libro de ejemplo que acompaa a este artculo y vea la hoja Datos no vlidos.