Final Compras Completo2

PEGAPIMEX
Benito Jurez No.26 Col Divisin del Norte Ecatepec de Morelos Estado de Mxico Tel/Fax 57553473
1 Enero de 2011 Hoja 2 de 79
ELABOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS
REVIS SUBDIRECCIN
AUTORIZ DIRECCIN GENERAL
PEGAPIMEX
NDICE
Conociendo a PEGAPIMEX 8 Introduccin 9 Alcance del Manual 9
CAPTULO I PEGAPIMEX
1.1 Generalidades
10
1.2 Quines somos? 1.3 Antecedentes de la Empresa
10
10
1.4 Organigrama General
11 1.4.1 Funciones 12 1.5 Filosofa Empresarial 1.5.1 Misin
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16 1.5.2 Visin 1.5.3 Valores 16 1.6 Polticas Generales 17
16
CAPTULO II DEPARTAMENTO DE COMPRAS

2.1 Generalidades 18 2.2 Objetivo del departamento de Compras 18 2.3 Polticas de departamento de Compras 19 2.4 Perfil del personal de Compras 20 2.5 Organigrama departamental 20 2.6 Estructura de Compras 21 2.7 Relacin con otras reas 22
CAPTULO III PLANEACIN DE COMPRAS

3.1 Generalidades
ELABOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS REVIS SUBDIRECCIN AUTORIZ DIRECCIN GENERAL
PEGAPIMEX
24 24
3.2 Pronsticos de Compras
3.3 Presupuesto de Compras 25 3.4 Programa de Compras 25
CAPTULO IV PROVEEDORES
4.1 Generalidades 26 4.2 Fuentes de Informacin 26 4.3 Seleccin y Evaluacin de Proveedores 26 4.4 Desarrollo de Proveedores 27 4.5 Sistemas de Calidad 28 4.6 Comit de Compras 28 4.7 tica 29
CAPTULO V ALMACN
5.1 Generalidades 30
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5.2 Objetivos 30 5.3 Funciones 5.4 Tipo de Almacn 5.5 Equipo Requerido
30 31 31
5.6 Procedimiento de Almacenaje 32 5.7 Trfico 32 5.8 Sistema de Control de Inventarios 33 5.9 Manejo de Control de Inventarios 33 5.10 Estandarizacin, Manejo de Muestras y anlisis de valor del producto. 34
CAPTULO VI PROCESO DE COMPRA

6.1 Generalidades 36 6.2 Requisicin de Compra 36 6.3 Localizacin de Proveedores 36 6.4 Solicitud y Recepcin de Cotizacin a proveedores 37 6.5 Cuadro Comparativo de Cotizacin
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38 39 6.7 Orden de Compra
6.6 Negociacin con Proveedores 41
6.8 Seguimiento de Orden de Compra hasta la Recepcin de Mercanca 42 6.10 Comprobacin exacta de las mercancas solicitadas con la orden de compra 43 6.11 Envo al rea de contabilidad los documentos referentes a la orden de compra 43 6.12 Control de inventarios 44 41 6.9 Recepcin de mercanca en el almacn
CAPTULO VII COMPRAS COMERCIALES

7.1 Generalidades 45 7.2 Conducta del comprador comercial 45 7.2.1 Precio del producto y margen de utilidad 7.2.2 Originalidad del producto y fuerza en su categora 46 46
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7.2.3 Posicionamiento del producto y mezcla de mercadotecnia 7.3 La mezcla de mercadotecnia 7.3.1 Producto 7.3.2 Precio 7.3.3 Plaza 7.3.4 Promocin 7.4 Planeacin de compras comerciales 52 7.4.1 Necesidades inmediatas del producto 52 7.4.2 Necesidades anticipadas 7.4.3 Factores estacionales 7.4.4 Ciclo de compra-venta 7.4.5 Oportunidades especiales 53 7.4.6 Surtido 7.4.7 Decisiones sobre la mezcla de productos 54 47
47 48 49 51 51
52 53 53
54
CAPTULO VIII COMPRAS INTERNACIONALES

8.1 Razones de PEGAPIMEX para comprar en el extranjero 56 8.2 Elementos presentes en las transacciones internacionales 58
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8.3 Localizacin de proveedores 58 8.4 Elementos de pago 59
8.5 Regulaciones internacionales 59 8.6 Documentos de compra internacional 60 8.7 Administracin de contratos 63 8.8 Procedimiento de compras internacionales 65 8.9 INCOTERMS 66
CAPTULO IX CONTROLES ADMINISTRATIVOS

9.1 Registro de Compras 67 9.2 Registro de Proveedores 68 9.3 Registro de Contratos 68 9.4 Reporte de Compras 68 9.5 Auditora de Compras 69
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GLOSARIO 70 CONCLUSIONES 73 ANEXOS
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CONOCIENDO A PEGAPIMEX
PEGAPIMEX es una pequea empresa dedicada a la produccin y comercializacin de una gran variedad de artculos de papelera. Pese a su tamao es indispensable contar con un departamento el cual se encargue del desarrollo de las actividades de compras en la empresa. Por lo anterior para PEGAPIMEX es de suma importancia que el departamento de compras conozca cmo es que se desarrollan todas y cada una de las funciones y actividades que deben ser llevadas a cabo en el departamento es por eso que la empresa ha decidido elaborar el siguiente manual con el propsito de orientar y contribuir en la comprensin y realizacin de las actividades en el departamento. Se le sugiere al personal de compras, realizar la lectura de este manual ya que de esta forma se podrn llevar a cabo con mayor afectividad las funciones y actividades desempeadas en el departamento de compras.
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INTRODUCCIN
Este manual contiene informacin general acerca de la empresa PEGAPIMEX, polticas y procedimientos del departamento de compras as como informacin de indispensable para la familiarizacin con las compras en la empresa.
ALCANCE DEL MANUAL

Orientar, dirigir y ensear las prcticas, funciones, actividades y polticas de inters del departamento de compras para lograr un eficiente desempeo de las mismas.
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CAPTULO I PEGAPIMEX
1.1 Generalidades
A continuacin se presenta informacin sobre la empresa con la cual se pretende conocer ampliamente a PEGAPIMEX, adems de hacer ms sencilla de la comprensin de los procesos, actividades y organizacin de la empresa.
1.2 Quines somos?

PEGAPIMEX es una microempresa mexicana dedicada a la produccin de productos de papelera entre los que se encuentran, resistol liquido, pega diamantina, pinturas textiles, pinturas acrlicas y silicn lquido, se encuentra ubicada en Benito Jurez no. 26 col. Divisin del Norte Ecatepec, Estado de Mxico. As mismo se encarga de la comercializacin de un extenso surtido de productos a diferentes distribuidoras y papeleras del estado de Mxico.
1.3 Antecedentes de la Empresa

PEGAPIMEX, comenz como un negocio familiar a cargo del seor Ramn Jurez y su esposa Josefina Prez que en conjunto
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desarrollaron frmulas y presentaciones de productos de calidad e innovadores para el mercado de productos de papelera. Fue tal el xito que rpidamente creci incrementando notablemente su cantidad de empleados.
En los ltimos aos sufri de algunas crisis por lo que se vio en la necesidad de reducir su plantilla de empleados as como su cartera de clientes aproximadamente en un 40%. Actualmente empleados. PEGAPIMEX se encuentra laborando con 7
1.4 Organigrama general

DIRECTOR GENERAL DR01 CONTABILIDAD SUBDIRECCIN SD002
COBRANZAY PAGADURA CP0003 PRODUCCIN, RECEPCIN Y ALMACENAJE PRA0004REVIS SUBDIRECCIN PRODUCIN PR00007 VENTAS VE0005 COMPRAS COM0006
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MAQUILA MA00008
1.4.1Funciones
DIRECCIN GENERAL CLAVE : DR01 reas a las que reporta: ninguna reas que le reportan: subdireccin FUNCIONES: Delegar cargos y funciones. Crear mtodos y estrategias de produccin, manejo de inventarios y control de calidad. Vigilar el correcto desarrollo de las actividades de PEGAPIMEX. Resolver conflictos entre el personal de PEGAPIMEX. Crear polticas y reglamentos internos. Aprobar gastos y adquisiciones. SUBDIRECIN CLAVE : SD002 reas a las que reporta: direccin reas que le reportan: cobranza y pagadura, produccin recepcin y almacenaje, ventas y compras.
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FUNCIONES:
Supervisar todas las actividades en PEGAPIMEX. Reportar a la direccin sobre el desarrollo de los procedimientos internos. Supervisar el cumplimiento de mtodos y estrategias que PEGAPIMEX aplica en todos sus procedimientos. Supervisar entradas y salidas del almacn. Supervisar compras y ventas.
COBRANZA Y PAGADURA CLAVE :CP0003 reas a las que reporta: subdireccin reas que le reportan: ninguna FUNCIONES: Archivar documentos de compras y ventas. Facturar compras y ventas. Pagar a proveedores. Pagar a personal de la empresa. Cobranza a los clientes.
PRODUCCIN, RECEPCIN Y ALMACENAJE CLAVE : PRA0004 reas a las que reporta: subdireccin reas que le reportan: produccin , maquila FUNCIONES: Supervisar produccin. Controlar inventarios.
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Controlar entradas y salidas del almacn. Revisar mercanca recibida. Recibir mercancas. Entregar reportes al rea de compras. Desarrollar frmulas de pinturas y adheribles producidos.
VENTAS CLAVE : VE0005 reas a las que reporta: subdireccin reas que le reportan: ninguna FUNCIONES: Prospectacin1. Elaborar cotizaciones de venta. Elaborar reportes de venta. Elaborar pronsticos de ventas. Realizar visita a clientes. Mantener relaciones con clientes. Asesorar a clientes. COMPRAS CLAVE : CO0006 reas a las que reporta: subdireccin reas que le reportan: ninguna FUNCIONES: Buscar proveedores. Contactar proveedores.
1 Vase Anexo Glosario
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Comprar materia prima y artculos terminados. Negociar con proveedores. Elaborar presupuesto de compra. Elaborar pronsticos de compra. Elaborar programas de compra. Elaborar manuales de compra. Solicitar cotizaciones de compra.
PRODUCCIN CLAVE :PR00007 reas a las que reporta: produccin, recepcin y almacenaje reas que le reportan: ninguna FUNCIONES: Elaborar productos. Ubicar en almacn la mercanca recibida. Almacenar la produccin. Mantenimiento del almacn. MAQUILA CLAVE : MA00008 reas a las que reporta: subdireccin. reas que le reportan: ninguna. FUNCIONES Etiquetar productos. Envasar productos. Empaquetar productos y pedidos.
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1.5 Filosofa Empresarial 1.5.1 Misin

Ofrecer a nuestros clientes productos de utilidad y calidad para el desarrollo de sus negocios y actividades considerando as sus exigencias y necesidades, estando a la vanguardia en el mercado.
1.5.2 Visin
Ser una empresa importante en el municipio de Ecatepec y sus alrededores, en la venta de productos de papelera, adems de obtener el reconocimiento de nuestros clientes.
1.5.3 Valores
RESPONSABILIDAD COMPROMISO TRABAJO EN EQUIPO RESPETO Responsabilidad Todo el personal de la empresa debe procurar cumplir con sus actividades en tiempo y forma demostrando una actitud madura en la empresa, adems debe estar consciente de la importancia que representa el desempeo de su labor en la empresa por lo que es indispensable su asistencia diaria.
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Compromiso Al laborar en PEGAPIMEX cada uno de los empleados deber llevar a cabo cada una de sus funciones con la mayor disposicin y calidad posible.
Trabajo en equipo Es vital la comunicacin laboral entre los empleados de PEGAPIMEX de esta forma cada proceso se realizar de un modo ms sencillo, sin errores y con mayor calidad. Por otra parte el trabajo en equipo es la mejor manera de fomentar un armnico ambiente de trabajo y solidaridad en la empresa.
Respeto El respeto en PEGAPIMEX es un valor fundamental para crear un ambiente integral y evitar conflictos entre el personal de la empresa, por lo que en ningn momento existir algn tipo de violencia o critica de cualquier ndole.
1.6 Polticas de la empresa
POLTICAS GENERALES DE PEGAPIMEX Las polticas en PEGAPIMEX son una manera de crear normas Todos los clientes sin excepcin la manera ms adecuada sobre el desarrollo de las actividades desern tratados con respeto posibley amabilidad. por lo que el conocerlas facilitar el desempeo del personal. Dentro de la empresa nicamente se mantendrn relaciones de tipo laboral con clientes, compaeros y proveedores. El horario de entrada del personal ser a las 8:00 am y la salida ser a las 6:00 pm. sin excepcin.
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Se otorgaran permisos de ausencia a los empleados de manera espordica solo en casos de emergencia.
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CAPITULO II DEPARTAMENTO DE COMPRAS
2.1 Generalidades
Dado el tamao de la empresa, el departamento de compras est integrado por un solo comprador quien es el nico responsable del desempeo de todas las actividades de compras en PEGAPIMEX. Su excelente desarrollo y su acertada toma de decisiones contribuirn de gran manera al xito de la empresa. En el siguiente captulo se analizarn aspectos generales del departamento que el lector necesita conocer con el propsito de desempear sus actividades de la mejor manera posible.
2.2 Objetivo del Departamento de Compras

El objetivo del departamento de compras es de gran utilidad en el desarrollo de sus actividades ya que podr consultarlo en cualquier momento aclarando dudas y confusiones, orientando a la realizacin de sus actividades, por lo anterior se le sugiere actuar siempre teniendo en mente que existe un manual al que se puede acudir.
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Objetivo del departamento de compras de PEGAPIMEX
Suministrar en tiempo, forma y calidad los materiales necesarios a todas las reas de la empresa
2.3 Polticas del Departamento de Compras

Las polticas particulares del departamento de compras son una herramienta ms que funciona como orientador al momento de la toma de decisiones referentes al rea de compras por lo que se deber de actuar en la normatividad de las mismas
Solo se recibirn requisiciones de compra durante los ltimos 5 das hbiles de cada mes. Todas las reas sin excepcin debern acudir a las reuniones convocadas por el departamento de compras. Deber mantenerse en caja chica un mnimo de $2000.00 para emergencias e imprevistos Se realizaran las compras necesarias para PEGAPIMEX preferentemente a proveedores mexicanos
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2.4 Perfil del Personal de Compras

Buen negociador. Conocimientos del mercado. Habilidad para clculos bsicos. Proactivo. Liderazgo. Habilidad para la resolucin de problemas. Facilidad de palabra. Capacidad de anlisis
2.5 Organigrama Departamental

En PEGAPIMEX el organigrama del departamento de compras solo se encuentra integrado por una persona como se muestra en el grfico siguiente ya que funge como nico responsable del total de las actividades desarrolladas en el departamento.
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2.6 Estructura de Compras

PEGAPIMEX realiza varios tipos de compras las cuales se ven producidas por diferentes situaciones y en diferentes pocas del ao tales tipos se describen a continuacin
Compras centralizadas2
Estas compras se caracterizan por tener una sola matriz, persona o departamento quienes ser el nico encargado de abastecer todo lo necesario en una empresa y sus sucursales. Este es el principal tipo de compras realizado en PEGAPIMEX ya que el responsable del departamento de compras es nicamente quien se encarga de todas las actividades involucradas con compras.
Compras cclicas
En PEGAPIMEX tambin se realizan otro tipo de compras, esto puede variar dependiendo de los artculos que se estn adquiriendo. En primera instancia se realizan compras cclicas puesto que se necesitan envases para la elaboracin de los productos que se fabrican en PEGAPIMEX.
2 Vase anexo glosario
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Este tipo de compra se refiere a aquellas que se realizan de manera constante debido su alta periodicidad de uso y rotacin en el almacn.
Compras por proyecto

Se refiere a las compras que se realizan solo en el casos necesarios como la compra extra de artculos o cuando se necesita la adquisicin de un mayor volumen de materiales para satisfacer pedidos especiales. En PEGAPIMEX se realizan compras por proyecto ya que en ocasiones los clientes realizan pedidos exclusivos no contemplados por la empresa por lo que se tienen que realizar este tipo de compras.
Compras por temporada

Se presenta cuando alguna fecha o temporada se acercan por lo que la demanda de ciertos productos incrementa en el mercado por lo tanto es necesaria una mayor adquisicin de productos para satisfacerla. En PEGAPIMEX se realizan este tipo de compras debido a la variabilidad de la demanda en el mercado en relacin con diferentes pocas del ao, por ejemplo el inicio del ciclo escolar, etc.
2.7 Relacin con otras reas

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Produccin Recepcin y Almacenaje Este departamento tiene relacin directa con el departamento de Compras debido a que es el encargado de llevar a cabo la entrega de reportes al departamento de compras sobre la calidad de mercanca, la forma en que se entrega, devoluciones hechas, los inconvenientes con la mercanca recibida y proveedores.
Pagadura y cobranza Desempea como labor relacional la ejecucin de los pagos correspondientes a los proveedores, recibe facturas provenientes de los mismos y las archiva. Ventas Elabora reportes sobre la competitividad de los productos vendidos y precios de venta con base en la competencia, esta informacin ser de utilidad para el departamento de compras al momento de la planeacin y realizacin de compras en la empresa. Contabilidad Se encarga de estimar el presupuesto para el rea de compras y analizar posibles cambios en el presupuesto sin afectar la estabilidad de la empresa.
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CAPTULO III PLANEACIN DE COMPRAS 3.1 Generalidades

Al momento de planear las compras, para PEGAPIMEX es de utilidad que sean conocidos los procedimientos que a continuacin son detallados y que servirn como herramientas para el clculo de montos y cantidades de materiales necesarios en un periodo determinado de una manera ms exacta y til en la planeacin de compras.
3.2 Pronstico de Compras

El pronstico de compras3 es un documento el cual pretende determinar el monto o cantidad posible de las mercancas a utilizar en un periodo determinado. El pronstico empleado en PEGAPIMEX es de tipo promedios mviles el cual pretende ofrecer una aproximacin de la cantidad
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requerida de materiales para el periodo siguiente en la empresa considerando las compras de periodos pasados (aos, meses) para posteriormente sumarlas y deducir su promedio.
Metodologa
1. Se
renen las cantidades compradas de mercanca de los 6 meses anteriores. 2. Se procede a la suma de estas. 3. Se determina el promedio de la suma anterior La suma arrojada ser interpretada como la cantidad mnima que se requerir en el periodo siguiente (ver anexo C3001)
3.3 Presupuesto de Compras

El presupuesto de compras es un documento elaborado por el departamento de compras el cual tiene como propsito mostrar el precio total de las mercancas que sern necesarias en la empresa y de esta manera saber si es posible o no comprar todos los artculos solicitados. Para el presupuesto de compras, es necesario sumar todos los productos y materiales que se comprarn en el siguiente periodo incluyendo elementos como precio unitario, precio total con base a la cantidad a comprar de cierto producto y presupuesto total. Una vez que se ha hecho este clculo se cotejar con el presupuesto disponible para ese y conocer as si se cuenta con tal presupuesto. De no ser as es necesario analizar cuales productos son indispensables para la empresa y en cuales es viable cambiar la marca o cantidad a comprar con el fin de reducir sus precios sin disminuir la calidad que ofrece la empresa. (Ver anexo C3002)
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3.4 Programa de Compras
El programa de compras4, pretende mostrar las compras que se realizarn a lo largo del ao para as abastecer a la empresa de los materiales necesarios en tiempo y forma. El programa de compras empleado se realizar con la herramienta Project la cual pretende crear una calendarizacin adecuada para el cumplimiento de lo planeado colocando de lado izquierdo las actividades a realizar, comienzo y fin de las mismas y de lado derecho se colocar el desarrollo peridico de stas. (Ver anexo
C3003)
Metodologa
1. Se recolecta la informacin de todo lo que se planea comprar. 2. Se procede a enlistar los artculos y materiales
de manera ordenada incluyendo su precio unitario y caractersticas resaltables del producto en columnas distintas, se sugiere apoyarse del catlogo de productos (ver anexo catalogo de productos )CAPTULO IV PROVEEDORES 3. Se multiplica cada producto por el total a comprar en una columna diferente.
4.1 Generalidades
Este captulo hace mencin sobre el proceso de seleccin, evaluacin y desarrollo de proveedores con la finalidad de evitar futuros conflictos con los mismos o bien dentro de la compra. As mismo, se procurar que los proveedores sean nicamente nacionales y que cumplan al menos con una certificacin de calidad.

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4.2 Fuentes de informacin
La localizacin de proveedores de PEGAPIMEX se realiza a travs del departamento de compras donde se buscan a los proveedores en las siguientes fuentes de informacin: Seccin amarilla Catlogo de proveedores (ver anexo C4004) Acudiendo directamente a los principales puntos de compra en la zona centro del Distrito Federal.
.
4.3 Seleccin y evaluacin de proveedores

Antes de seleccionar al proveedor ms adecuado para PEGAPIMEX, los compradores realizan una evaluacin antes y despus de las negociaciones (ver anexo C4005), misma que consiste en saber cul es el historial de los proveedores, la calidad, el servicio, eficiencia, tecnologa empleada, precio, actitud gerencial5, tiempo de entrega as como evaluacin de las instalaciones de los mismos. Esto
con la finalidad de reducir mermas, obtener mayores utilidades, menores costos, mayor calidad, etc.
Una vez que se tiene la evaluacin antes mencionada se procede a la seleccin del proveedor o proveedores ms adecuados acorde a las necesidades de la empresa.
4.4 Desarrollo de proveedores

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El desarrollo de proveedores es un conjunto de actividades y procesos encaminados a resolver las debilidades operacionales de PEGAPIMEX y aprovechar tanto sus fortalezas como las oportunidades existentes en el mercado, garantizando su evolucin y crecimiento hacia estndares de tipo clase mundial. Es por esto que se busca mantener siempre a los proveedores en un mejor nivel de desempeo que el actual. Es importante definir claramente que es lo que se requiere de los proveedores para que de este modo se pueda elevar su competitividad. Para el desarrollo de proveedores es importante verificar cumplan con lo siguiente: que
Valores de lealtad (que estn comprometidos con la empresa y con su trabajo aun en circunstancias cambiantes o adversas). Vocacin de servicio (adoptar una actitud permanente de colaboracin, entender las necesidades del cliente y satisfacer sus expectativas). Ser creativos (resolver gilmente los problemas que se puedan presentar, desenvolverse con efectividad, innovar y explotar nuevas oportunidades). Ser confiables (no mentir, no robar, mantener las promesas, cumplir con los compromisos, hacer lo que es correcto y no traicionar la confianza que se ha depositado).
Involucramiento (que se sienta parte de la empresa y ver por el bienestar de la misma) Alto desempeo (generar el mayor valor, conocimiento y aprendizaje posibles, a travs del ejercicio y mejoramiento de los sistemas de trabajo, hbitos de mejora continua, innovacin y creatividad, con caractersticas de efectividad de clase mundial en sus resultados).
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Compromiso de mejora de calidad (seguir mejorando los procesos de calidad, los productos, y los servicios).
4.5 Sistemas de calidad

PEGAPIMEX requiere que sus proveedores cumplan con al menos una certificacin de calidad. Debido a que se compran artculos de papelera se pide a los proveedores que estn certificados con la NOM (Norma Oficial Mexicana) o bien con la norma ISO 9001-2008 para de esta manera garantizar adecuados estndares de calidad en los materiales adquiridos.
4.6 Comit de compras

PEGAPIMEX cuenta con un comit de compras el cual tiene como funcin principal estudiar ofertas y recomendar la compra o contratacin de bienes y servicios requeridos, el comit es solicitado cuando la cotizacin de un proveedor es alto y esta fuera del presupuesto o en una nueva negociacin que necesita un anlisis. Dicho comit est integrado por el director general y el encargado de los diferentes departamentos de la empresa. Adems, cuenta con un presidente (Director General), un secretario (Subdirector) y los vocales (Directores de los departamentos de Cobranza y Pagadura, Produccin, Recepcin y Almacenaje, Compras, Ventas y Contabilidad) Algunas de sus funciones son:
Revisar programas y presupuestos Proponer polticas, lineamientos y bases En casos muy especiales aprobar solicitudes de compra
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Decidir a qu proveedor comprar Vigilar el funcionamiento de las adquisiciones Evaluar resultados obtenidos
4.7 tica
En PEGAPIMEX los empleados deben contar con valores ticos para poseer una reputacin de honestidad e integridad en lo absoluto, con la finalidad de fortalecer la lealtad y el compromiso de los empleados hacia la empresa, evitar acciones administrativas y judiciales y reducir conflictos entre los mismos empleados. Los compradores deben guiarse por una serie de principios ticos: Considerar, el inters de PEGAPIMEX, en todas las transacciones y seguir sus polticas. Ser honrado y veraz cuando se compra, as como denunciar todas las formas y las manifestaciones de soborno comercial. Evitar las prcticas indeseables. No se debe dar informacin confidencial a un proveedor competitivo. No se debe aceptar dinero u obsequios de ningn proveedor. Cuando se soliciten muestras y stas se entreguen, deben estar sujetas a una prueba, as como notificar al proveedor los resultados de la misma. Las actividades de PEGAPIMEX se basan en la satisfaccin y respeto a los consumidores para asegurar su lealtad.
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CAPTULO V ALMACN 5.1 Generalidades
Este captulo contiene informacin acerca de los objetivos y funcionamiento que tienen en los almacenes de PEGAPIMEX para poder lleva a cabo el control respecto a la disponibilidad de materiales y el manejo de estos mismos. Este captulo tambin comprende el manejo de muestras, diseos, modelos y estandarizacin de los materiales existentes en el almacn.
5.2 Objetivos
El principal objetivo de los almacenes de PEGAPIMEX es custodiar y recibir todos los bienes y materiales que son adquiridos, as mismo, optimizar el espacio en el almacn y mejorar la identificacin y acomodo de materiales.
5.3 Funciones
Las funciones de los almacenes de PEGAPIMEX consisten en: Mantener en constante informacin al departamento de compras sobre las existencias reales de materia prima y productos comerciales. Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas). Vigilar que no se agoten los materiales e inspeccionar que el equipo y la maquinaria necesaria para el almacenamiento. Mantener en buen estado de operacin el almacenaje, embalaje6 y gestionar su mantenimiento preventivo y correctivo.
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Garantizar el abastecimiento y tener un manejo fsico de los Inventarios.
5.4 Tipo de Almacn

Esta PEGAPIMEX cuenta con un almacn que se divide en 3 secciones: Materias primas Materiales auxiliares Productos terminados Dentro de la seccin de materias primas, se almacenan en anaqueles, todos los materiales dentro cajas y contenedores separadas por nombres para su posterior empaque. En la seccin de materiales auxiliares se tienen bolsas, frascos, bscula, tijeras y dems materiales necesarios, debidamente separados para empaquetar las materias primas. La ltima seccin es la de productos terminados en la cual se tienen clasificados los artculos para su posterior distribucin. (ver anexo no. C5006 )
5.5 Equipo Requerido

Para poder almacenar materias primas, productos auxiliares y artculos terminados, en PEGAPIMEX se utilizan: Estante diseado con diferentes niveles y largos de entrepao para almacenar mercanca de diferentes formas y tamaos estos son de metal, madera y plstico, se encuentran debidamente separados por tipo de producto (Resistol lquido, pega diamantina, pintura vinlica, etc.).
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Para almacenar productos como lentejuela, listn, diamantina, etc., se utilizan cajas de cartn o madera, contenedores de plstico y bolsas de plstico, se realiza un apilamiento de las cajas ya que estn atravesadas en forma de ladrillo lo que se conoce como amarre para llegar a una altura sin caerse.
En el caso de materia prima liquida y otros qumicos, se utilizan cubetas, tambos grandes de metal y plstico tapados para evitar su derrame previo al proceso de envasado. En cuanto a papelera, hojas de color y blancas etc., se utilizan vitrinas de cristal para su almacenaje. Para la transportacin de material de un lugar a otro se utilizan carretillas manuales de metal con 2 ruedas.
5.6 Procedimiento de almacenaje

Una vez recibida la mercanca se pone en un lugar asignado dependiendo del tipo de material. Se registra toda la mercanca recibida. Se revisa constantemente el acomodo de la mercanca para prevenir accidentes, derrames y/o deterioro del producto. Se hace un inventario fsico semanalmente del almacn cotejndolo con el que se tiene registrado. Se hacen conteos de la mercanca ms cara para llevar un control de esta.
5.7 Trfico
El rea de recepcin y almacenaje ser quien lleve el control de las mercancas que entran a PEGAPIMEX, no de negociar gastos
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de traslado ya que son los proveedores quienes se encargan del costo de transportacin, ste costo no se incluye en el precio de los artculos comprados, en caso de lo contrario, el departamento de compras ser quien realice las respectivas negociaciones. Entre sus principales funciones se encuentran: Vigilar y acelerar el proceso de los pedidos realizados por compras. Presentar a los transportistas las reclamaciones correspondientes por concepto de prdidas o daos. Trabajar conjuntamente con el responsable de la bodega para evitar prdidas y daos. Estar en constante actualizacin sobre fletes, reglamentaciones gubernamentales o cualquier informacin de importancia que afecten los cargamentos de la bodega y la utilizacin de camiones.
5.8 Sistema de Control de Inventarios

El sistema de control de inventarios ms adecuado para PEGAPIMEX es el de Mximos y Mnimos ya que por ser una microempresa necesita un flujo constante de mercancas y para ello es de vital importancia tener nicamente los artculos necesarios para la produccin, proporcionando un nivel de proteccin contra demandas no esperadas del artculo debido a un nivel mnimo en existencia de mercanca, pero sin sobre inventariarse en pocas de poca demanda.
5.9 Manejo control de inventarios
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PEGAPIMEX
El llevar un adecuado control de inventario le permite a PEGAPIMEX tener un registro contable de la disponibilidad de la mercanca y de este modo optimizar los recurso y evitar problemas comunes por el mal manejo de inventario. El control de inventarios que lleva PEGAPIMEX consiste en: Establecer un mnimo de existencia con previsin de reserva al cual se podr recurrir cuando la mercanca se retrasa. Cuando exista un mnimo de existencia en el inventario se realizar la requisicin al departamento de compras para que se efecte la compra. Para tener un mejor control del manejo de inventario se lleva a cabo el llenado de una tarjeta de control. (ver anexo C5007.)
5.10 Estandarizacin, Manejo de Muestras y Anlisis del Valor del producto Estandarizacin
En PEGAPIMEX se establece un programa de estandarizacin7 el cual consiste en analizar y estudiar los productos para determinar cuales se pueden homogenizar, para esto se recomienda examinar los artculos que se compran en grandes cantidades y que son de mayor valor. Los beneficios que obtiene PEGAPIMEX al estandarizar sus productos son: Mejorar la eficacia de los procesos de compra. Mantener los costos a un nivel bajo Disminuir el nmero de proveedores
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Los productos que se homogenizan en PEGAPIMEX son: Mesas Caractersticas: La base debe ser de metal y la tapa de madera, esta debe estar barnizada y sus medidas deben ser de aproximadamente 2 metros por 1 y medio. Archiveros Caractersticas: Estos deben ser de metal color gris con 4 gavetas para guardar documentos importantes. Lmparas de techo: Deben ser de policarbonato, resistentes a la corrosin y a la flama hermticas,
Manejo de muestras
PEGAPIMEX cuenta con un catlogo de muestras donde se exhiben los artculos que se manejan para la produccin y comercializacin, estas muestras cuentan con caractersticas especficas, esto facilita la compra con los proveedores. (Ver anexo catalogo de muestras)
Anlisis del valor del producto

En cuanto al anlisis del valor del producto en PEGAPIMEX se establece un programa del anlisis del valor del producto como son: Fase de informacin. Aqu es necesario conocer especficamente todas las caractersticas del producto en cuanto a su costo, la vida til, las funciones y el fabricante.
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Fase especulativa. Reflexionar en cuanto a los gastos y los beneficios que se obtendrn. Fase de anlisis. Aqu se analizan especficamente los costos y el tiempo de vida del producto. Fase de ejecucin o decisin. Se dan ideas y se toma la decisin del producto ms conveniente Fase de relacin de progreso. Se lleva un registro de lo que sucede con los productos adquiridos.
CAPTULO VI PROCESO DE COMPRA
6.1 Generalidades
El presente captulo contiene los procesos de compra que se llevan a cabo en la empresa PEGAPIMEX para la adquisicin de diferentes productos que le permite comercializar o producir artculos terminados. Con la finalidad de conocer a mayor detalle los procesos de compra, estandarizando y agilizando as las diversas actividades que se llevan a cabo y de esta manera exista una mayor comunicacin y orden en la empresa.
6.2 Requisicin de Compra
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La requisicin de compra es un documento que se hace con la finalidad de agilizar el proceso de compra y satisfacer los requerimientos que cada rea tiene en PEGAPIMEX. En la requisicin de compra se establecen los estndares requeridos para los productos que satisfagan las necesidades con las que cuente PEGAPIMEX, las caractersticas necesarias en los productos solicitados, la cantidad necesaria y la presentacin los productos, dicha requisicin ser vlido nicamente los ltimos 5 das hbiles de cada mes. (ver anexo C6005. )
6.3 Localizacin de Proveedores

Para realizar alguna compra es importante revisar de primera mano los catlogos de proveedores8 (ver anexo C4004 ) internos ya son ellos los que cuentan con los materiales necesarios, especificaciones y las exigencias que requiere la empresa en cuanto a calidad9 del producto o servicio, tiempo de entrega y facilidades de pago, eligiendo como mnimo tres proveedores para la realizacin de las compras. En caso de que no se encuentren los proveedores que cuenten con las especificaciones o materiales que requiere PEGAPIMEX, se acudirn a fuentes de informacin externa tales como directorios especializados, embajadas, internet, Cmara de Comercio, organizaciones de compra o ferias y exposiciones, siempre con el objetivo de seleccionar a los proveedores que satisfagan las necesidades de recursos materiales de PEGAPIMEX.
8 Vase Anexo Glosario 9 Vase Anexo Glosario

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6.4 Solicitud y Recepcin de Cotizaciones a Proveedores
Este paso esta dentro del proceso de compra y se utiliza como antecedente para el anlisis de los proveedores que se adecuen mejor a los requerimientos de PEGAPIMEX. Para la elaboracin de la solicitud de cotizacin se debe tomar en cuenta la informacin que se desea conocer de cada uno de los proveedores, es por esto que es muy importante que el Departamento de Compras llene de manera correcta la Solicitud de Cotizaciones.(Ver anexo C6008) El correcto llenado de la Solicitud de Cotizaciones debe contener las siguientes caractersticas dentro de los campos sealados en el formato: Nombre de la empresa Nombre y clave del articulo solicitado Es importante anotar los datos del contacto, es decir: nombre, rea en la que se encuentre y el telfono. Anotar en el campo correspondiente la informacin de los materiales que se requieren. La informacin acerca de las condiciones econmicas y de entrega del producto como lo son, las condiciones de pago, el precio unitario, si se realizan pago de seguro y transporte, si existe pago por retraso de las mercancas, el tiempo y condiciones de entrega.
Se deben anotar en los campos requeridos quien autoriz, revis y recibi.
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Se pide a los proveedores las cotizaciones por escrito de los productos o servicios describiendo todos y cada uno de los beneficios que se adquieren al contratar al proveedor, dicha cotizacin se har llegar directamente al comit de compras de PEGAPIMEX en los prximos 3 das hbiles a partir de la peticin de cotizacin, cuando el Comit de Compras tenga todas las cotizaciones que se han solicitado, el ser quien a su vez le que entregue las cotizaciones al director general para que este tenga un panorama ms amplio acerca proveedor.
6.5 Cuadro Comparativo por Proveedor

Una vez que han llegado las cotizaciones de cada uno de los proveedores los miembros del Comit de Compras harn cuadros comparativos entre cada una de las cotizaciones recibidas guindose bajo los lineamientos que tiene PEGAPIMEX para la realizacin de las compras. (Ver anexo C6010) Algunos de los puntos que se deben analizar entre cada uno de los proveedores son: Tipo de productos Calidad en los productos o servicios Tiempo de entrega Forma de entrega Facilidades de pago Descuentos que ofrece el proveedor Vigencia de dicho descuento Clusulas bajo las cuales se rigen las negociaciones
6.6 Negociacin con Proveedores
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Una vez que el Departamento de Compras emiti quien ser el proveedor, los puntos a tratar en la negociacin 10 sern el precio, descuentos por volumen11, descuento por forma de pago (crdito o debito), servicio, condiciones de entrega, calidad del producto, transporte, etc. Se tendrn que definir los objetivos de la negociacin, para esto es necesaria la reunin con el comit de compras. Posteriormente se realiza la cita con el proveedor, planteando el lugar, fecha y hora exacta de la cita para evitar alguna confusin. Es importante exponer los puntos importantes en la negociacin, siendo necesario escuchar las propuestas que tenga el proveedor. Se recomienda aplicar de manera correcta la Gua de Negociacin que se muestra a continuacin, esto har que se concrete ms rpido la negociacin con el proveedor. Definir metas y objetivos. Esclarecer detalles, confusiones. evitando as dudas y
Reunir la informacin necesaria. Establecer un ambiente de cordialidad. Debe existir un compromiso de ambas partes para llegar a la Resolucin. Acuerdo Confirmacin.

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Sern importantes en la negociacin las fuentes de poder que se muestran a continuacin: Competencia, aqu mencionaremos las diferentes cotizaciones que ofrecen otros proveedores con el fin de obtener un mejor precio. Poder de Legitimidad12, aqu se tomaran factores como opinin pblica, trayectoria todo respaldado con documentacin. Poder de Compromiso, este se ver reflejado cuando el comprador est realmente comprometido con PEGAPIMEX provocando en el proveedor, lealtad hacia la empresa. Poder de Conocimiento, conocer estrategias, organizacin, costos, competencias y precios facilitar la negociacin con el proveedor. Poder de asumir riesgos, el valor del comprador ser pieza clave para una exitosa negociacin. Poder de tiempo y esfuerzo, es primordial la participacin de todas la reas de PEGAPIMEX al proporcionar sus requisiciones a tiempo esto le dar armas al comprador a la hora de negociar. Dejar en claro los errores en la Negociacin facilitar mas su concertacin, aqu se debe hablar acerca de una preparacin inadecuada del producto o material, no se deber ignorar el principio de dar y recibir, se sugiere evitar una impaciencia por alguna de las 2 partes, hablar demasiado y escuchar poco, discutir en lugar de Influir e Ignorar algn conflicto que se presente.

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6.7 Orden de Compra

La orden de compra siempre deber ser presentada por escrito, en PEGAPIMEX, no debe comprarse ningn tipo de material sin una orden previamente emitida. nicamente se incluir la leyenda urgente en situaciones especiales ya que de esta manera incrementa el costo de la compra, esto se debe a que el trabajo puede realizarse bajo presin. La orden de compra debe tener ciertos requerimientos indispensables como son: la fecha de emisin, el nombre y direccin de la empresa que recibe la orden, la cantidad y descripcin de los artculos que se ordenan, la fecha de envi requerida, las direcciones para su embarque, el precio, los trminos de pago as como condiciones. Primero se debe llenar el formato de orden de compra con todos los datos que este indique (Ver anexo C6011) y se guarda una copia en el expediente de compras para posteriores aclaraciones o dudas que se tengan de dicha orden, posteriormente se hace entrega de una copia mas al rea de contabilidad para dar paso al procedimiento de pago, otra copia se enviar al departamento de produccin, recepcin y almacenaje para que pueda planear la recepcin del pedido y por ltimo se entrega el formato original y una copia al proveedor para que regrese la copia firmada.
6.8 Seguimiento Orden de Compra hasta la Recepcin de Mercanca
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El seguimiento de la orden de compra permitir asegurar que la empresa proveedora ser capaz de satisfacer las promesas de envo. El Departamento de Compras ser el encargado de dar el seguimiento necesario para corroborar que el producto llegue en los trminos que se establecieron en la Negociacin.
Existe una comunicacin entre el transportista13 y el Departamento de Recepcin, Produccin y Almacenaje para saber cmo se va desarrollando el proceso de entrega. Esto se har por va telefnica con el fin de recibir respuestas inmediatas y poder as resolver en momento justo cualquier anomala que se presente. Una vez que el proveedor informe la situacin de la orden de compra, el Departamento de Compras elaborar un reporte mencionando aspectos ms importantes relacionados con el seguimiento de la orden de compra. El Departamento de Compras decide el transporte que se utiliza as como la ruta a seguir y el Departamento de Recepcin, Produccin y Almacenaje tendr previsto el espacio fsico necesario para el almacenamiento de la mercanca. Esto se realizar tomando en cuenta el volumen de la mercanca y cualquier otro cuidado especfico que necesite la mercanca.
6.9 Recepcin de mercanca en el almacn

Se recibir al proveedor en la fecha y hora pactada en la negociacin, recibiendo por parte del proveedor la mercanca adquirida tomando en cuenta un punto importante que es recibir la
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factura conforme a la orden de compra solicitada al proveedor. Se har una pequea revisin de la mercanca, esto con la finalidad de corroborar que la mercanca coincida con lo que se estableci en los documentos pasados.(Ver anexo C6009) Se revisa la factura, desde el Nombre de la Empresa, descripcin de los productos, cantidades, fecha y costos. Es importante informar al departamento de compras cualquier error o defecto que se detecte para as poder evitar cualquier complicacin.
Despus de revisar que todo este correcto, se recibe la mercanca y la factura para que el Departamento de compras pueda expedir la orden de pago correspondiente al proveedor. Es necesario expedir tambin un recibo de entrega de mercanca para el proveedor firmado previamente por el departamento de compras.
6.10 Comprobacin exacta de las mercancas solicitadas con la orden de compra

Se identifica que la mercanca corresponda a la orden de compra solicitada, el departamento de Recepcin, Produccin y Almacenaje ser el encargado de abrir la mercanca y verificar que la cantidad y las caractersticas coincidan con la orden de compra y la factura. Es importante que si existe alguna anomala o error, se haga saber de inmediato al Departamento de Compras, en caso de no hacerlo se asignar un nmero de folio a la mercanca y se colocar en los lugares antes asignados. De estar en buenas condiciones la mercanca recibida, se entregar la factura al Departamento de
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Compras y se firma el recibo de entrega, finalmente se registra la mercanca.
6.11 Envo al rea de Contabilidad los documentos referentes a la orden de Compra

Se extrae el documento antes archivado, es decir, la factura a pagar al proveedor, es necesario conservar una copia ya que la original ser enviada al rea de Contabilidad quien deber sellarla y firmarla para posteriormente enviarla al Departamento de Compras y mantener un control de las compras realizadas. Es tambin importante que el Departamento de Compras este informado del pago al proveedor, pues de ellos dependern varios de los procesos, en caso de no haberse realizado a un el pago el departamento de compras deber informar a la Subdireccin sobre el incidente.
6.12 Control de Inventarios

Mximos y Mnimos El Sistema de Control de Inventarios Mximos y Mnimos es la herramienta idnea para el adecuado control de las existencias en el almacn, este combina los pedidos por cantidad y los pedidos por punto, expresados generalmente en un abastecimiento semestral. El emplear este mtodo impedir la excesiva acumulacin de existencias de ciertos artculos, adems de ser de fcil entendimiento para el personal. Primero se tendr que establecer un mximo y un mnimo de cada material resguardado en el almacn, es importante que
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diariamente se contabilice la existencia de los materiales siendo registrados para un mayor control de estas. Posteriormente el Departamento de Recepcin, Produccin y Almacenaje informa sobre el estatus de existencia en el almacn y notifica si se encuentran materiales en el punto de recompra al Departamento de Compras.
CAPITULO VII COMPRAS COMERCIALES
7.1 Generalidades
Las compras comerciales son aquellas en las que se realiza la compra de artculos terminados para su posterior reventa. En este tipo de compras influyen factores entre los que destaca la mezcla de mercadotecnia o 4ps (producto, precio, plaza, promocin), cada uno de ellos se debe tomar muy en serio ya que de ellos depende la orientacin de la empresa en general. En PEGAPIMEX este tipo de compras tambin son llevadas a cabo debido a la compra venta de un extenso surtido de productos
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terminados. Por lo anterior, es de suma importancia conocer sobre el desarrollo de las mismas para aplicarlas de forma correcta. En este captulo se tratarn temas como lo son: definicin de compras comerciales, factores a considerar por el comprador, la mezcla de mercadotecnia, como se planean las compras comerciales y de ms elementos vitales de conocer para que estas se lleven a cabo de la mejor manera.
7.2 Conducta del comprador comercial

El comprador comercial debe ser un buen negociador. Adems de tener un slido Conocimiento del mercado, Poseer habilidad para clculos bsicos. Ser Proactivo. Tener Liderazgo. Contar con la habilidad para la resolucin de problemas. Poseer facilidad de palabra y Tener la capacidad de anlisis necesaria para la resolucin de los problemas que se le presenten.
7.2.1 Precio del producto y margen de utilidad

Es de suma importancia que al momento de seleccionar los productos que se requieren comprar, se analice su precio ya que debe ser conveniente para PEGAPIMEX y al considerar los dems costos, deber resultar un margen de utilidad adecuado para que la empresa pueda seguir funcionando y sobre todo, sea rentable. Por otra parte el precio debe ser idneo para las posibilidades econmicas del mercado y de la empresa, es decir, que tanto la empresa como los clientes puedan adquirir el producto sin la necesidad de un gran esfuerzo.
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7.2.2 Originalidad categora
del
producto
fuerza
en
su
Para tomar una decisin de compra es importante considerar este aspecto ya que el producto o material que se adquiera deber ser un producto original, esto significa, que no haya otro producto igual en el mercado, deber tener algo diferente o extra que pueda marcar su xito. De la misma manera se debe cuidar la fuerza que el producto tenga en su categora. Lo anterior hace referencia a la posicin o preferencia que tiene el producto comparado con otro de caractersticas similares, se debe procurar tambin, que sea uno de los preferidos por el mercado al cual se desea dirigir y que sea un producto de buena calidad. Todo ello asegurar que el producto adquirido para su reventa sea comercializado satisfactoriamente, sin obtener rezagos o prdidas.
7.2.3 Posicionamiento mercadotecnia
del
producto
plan
de
Al momento de realizar alguna compra se tendr en consideracin el target14 hacia el que se pretende dirigir el producto ya que este deber contener caractersticas que se apeguen a las necesidades de ese mercado y estilo de vida, es indispensable de igual manera que sea cuiden los materiales con los que est elaborado
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el producto o presentacin en la que se desea vender ya que estos factores tambin forman parte del estilo de vida y preferencias del mercado.
7.3 La mezcla de mercadotecnia

La mezcla de mercadotecnia se refiere a cuatro herramientas bsicas que se tienen en la empresa con el propsito de influir directamente sobre la demanda de sus productos. Estas herramientas son indispensables ya que estas ayudarn a formar parte de la identidad y la orientacin de una empresa.
En PEGAPIMEX la mezcla de mercadotecnia se aplica contantemente en la compra y venta de sus productos. A continuacin sern analizados estos cuatro elementos aplicados a las compras, as mismo se explican las diferentes variables a considerar de cada uno de ellos.
7.3.1 Producto
Calidad
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En cuanto a lo que se refiere al producto, se encuentran atributos que deben ser analizados cuidadosamente por el comprador al momento de su adquisicin. Entre ellos se encuentra la calidad ya que el producto que se comprar para la comercializacin y produccin en PEGAPIMEX deber poseer ciertas caractersticas, que satisfagan las necesidades y requerimientos que la empresa necesita para atender la demanda del mercado. Diseo, presentacin, empaque y componentes Estos elementos debern ser los adecuados para el traslado de las mercancas su almacenamiento y manipulacin del proveedor a la empresa y de la empresa a los clientes, con el fin de que los productos se mantengan en buen estado para su venta. Es necesario que el diseo, presentacin y empaque de los artculos comprados sea atractivo para los clientes de la empresa, de no ser as el producto corre el grave peligro de no ser vendido lo que por consecuencia arrojara prdidas para la empresa. Funciones Otro factor importante en relacin con el producto son las funciones que este ofrece, los bienes comprados o por comprar, debern tener todas las caractersticas y funcionalidades que requiera el comprador de PEGAPIMEX con base lo solicitado por la empresa, lo que generar una buena decisin de compra y por consecuencia este ser aceptado exitosamente por los consumidores.
Durabilidad
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En este atributo el comprador realizar una evaluacin sobre de la resistencia del producto, y el periodo de vida til que el producto ofrece, es decir, el tiempo que este puede estar almacenado, la resistencia que tenga ante los cambio de clima, la resistencia que ofrece al momento de transportarlo y almacenarlo, y el tiempo que podr estar con el consumidor luego de la venta. Plus Para asegurar la circulacin de los productos en la empresa con mayor facilidad y rentabilidad, se recomienda buscar que los productos a comprar para su posterior comercializacin ofrezcan algo ms de lo que se espera. Dicho plus puede referirse a la satisfaccin de alguna otra necesidad extra a la esperada, que la presentacin de este sea nica e innovadora, que sea til, verstil, cmodo, que contenga ms producto por el mismo precio o que exista alguna promocin al comprar esos productos.
7.3.2 Precio
Factores internos Objetivos de marketing Los productos comprados por la empresa se remiten a los objetivos de mercadotecnia15 que se establezcan ya que si el objetivo de mercadotecnia es posicionar a PEGAPIMEX como una empresa que ofrece productos econmicos y de calidad ser imposible adquirir productos que vayan en contra con este objetivo.

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Estrategia de mercadotecnia Otro punto que debe quedar muy bien comprendido por el comprador son las estrategias de mercadotecnia que PEGAPIMEX emplea como los son sus canales de distribucin o su estrategia de promocin ya que estos elementos generan costos que aumentarn el precio del producto, por lo que el comprador siempre buscar el precio ms bajo posible para que las estrategias establecidas puedan seguir siendo llevadas a cabo. Costo Como ya se mencion antes, el comprador debe tener siempre en mente comprar al precio final ms bajo posible o a un precio accesible para que la empresa pueda abastecer en su totalidad y sin ningn problema, y as no se generen gastos fuertes o excesivos para PEGAPIMEX. Factores externos Mercado Es necesario que en la empresa se procure la compra solo de productos que se encuentren a un precio favorable o ms bajo comparacin con los dems ofrecidos en el mercado. Demanda La demanda de los productos a comprar es otro factor ms que requiere ser analizado por el comprador en PEGAPIMEX en cuanto a precio, ya que el producto que se pretenda adquirir deber ser solicitado de manera constante por los consumidores para asegurar su xito al momento de comercializarlo. Por otra parte es necesario que el departamento de compras analice la exigencia del producto ya que de ser muy demandado
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es probable que no llegue a ver la suficiente oferta por lo que el comprador necesita saber que tan solicitado es para
prever estas situaciones y siempre exista el producto suficiente en nuestros almacenes.
Competencia El departamento de compras debe considerar en todo momento los precios que ofrecen sus proveedores con respecto a los de la competencia ya que en ocasiones la competencia de los proveedores puede ofrecer los mismos productos pero a un precio ms bajo y tener ms y mejores promociones.
7.3.3 Plaza
Por una parte se debe tener en mente la zona geogrfica en donde son comercializados los productos de PEGAPIMEX ya que esto puede influir en los productos que pueda ofrecer para asegurar su venta o el precio al que se venden. Por otro lado el comprador debe cuidar el lugar donde sus productos son adquiridos ya que esto puede influenciar en el costo de los productos que se compraran y por ende, incrementara el precio final del producto lo cual pondra a PEGAPIMEX en riesgo de perder clientes.
7.3.4 Promocin Se trata de informarse acerca de las promociones que el proveedor ofrece al comprador o como la colocacin de medios
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publicitarios o promocionales para complementar las ventas de los productos, si el proveedor ofrece capacitacin al personal, los descuentos que ofrece etc.
7.4 Planeacin de compras comerciales

En el captulo nmero tres se trat la temtica de la planeacin de compras de manera general, es decir, en todo tipo de productos y servicios que PEGAPIMEX requiere. Sin embargo, dentro de la planeacin de las compras comerciales es necesario tomar en cuenta los siguientes factores que contribuirn en gran parte a la adecuada toma de decisiones en relacin con este tipo compras.
7.4.1 Necesidades inmediatas del producto

Aqu el departamento de compras debe tomar en cuenta la utilidad, satisfaccin y funciones que el producto ofrece, de esta manera planear cada cuando realizar las compras de dicho producto o cuanto tener en existencias en el almacn. El departamento de compras debe procurar tambin comprar productos novedosos que tengan un movimiento rpido y que satisfagan necesidades bsicas buscadas por los consumidores en este tipo de productos, de esta manera la empresa obtendr una mejor utilidad.
7.4.2 Necesidades anticipadas
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En PEGAPIMEX el Departamento de Compras deber poseer el conocimiento sobre la demanda16 de los productos que comprar para su posterior reventa mediante los mtodos ya mencionados como el pronstico de compras, adems deber conocer el comportamiento de sus clientes ante estos productos por lo que es necesario que el comprador de la empresa realice la compra estos artculos de una manera anticipada previniendo el arribo de ciertas temporadas o fechas significativas en las que se eleva el precio de compra lo cual significara mayores gastos para PEGAPIMEX y el ingreso de una menor utilidad.
7.4.3 Factores estacionales

En el Departamento de Compras se deben considerar situaciones en las que cierto producto es ms demandado o no, como la llegada de cierta temporada, estacin del ao o fecha especfica, razn por la que es necesario que el comprador de PEGAPIMEX conozca estas variaciones y sepa cuando comprar mas.
7.4.4 Ciclo de compra-venta

Cada uno de los artculos vendidos en PEGAPIMEX cuenta con una determinada frecuencia de compra diferente, es decir, el tiempo que transcurre entre la realizacin de una compra y otra de un mismo producto, esta variable se encuentra determinada por la variacin de la demanda de los diferentes productos ofrecidos en el mercado generando as que la existencia en el almacn de cada uno de los productos cambie con base en esta situacin. El Departamento de Compras requiere del conocimiento de esta informacin para una mejor toma de decisiones sobre las
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cantidades de compra en cada producto para la empresa, evitando as, mermas, exceso de existencias en almacn y perecimiento de aquellos productos.
7.4.5 Oportunidades especiales

El Departamento de Compras necesita estar al da en cuanto al conocimiento de promociones debido a que cuando exista una buena promocin, el comprador podr realizar una mejor compra en ese momento para que la empresa obtenga mayores utilidades.
7.4.6 Surtido
El surtido en una empresa hace referencia a la variedad de productos diferentes con que se cuente y a la variedad de presentaciones de un mismo producto como diferentes tamaos y colores. Este surtido es seleccionado tomando en cuenta los principales artculos demandados en el mercado y sus presentaciones con el objetivo de satisfacer las diferentes necesidades existentes en el mercado.
En PEGAPIMEX el comprador tendr siempre en mente los productos y sus presentaciones seccionados en dos grupos el primero representado por los productos cuyo movimiento es muy alto, en este caso el comprador requerir realizar la compra de estos artculos con mayor frecuencia y en mayor volumen, el otro
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grupo se encuentra integrado por los artculos con menor demanda, en este grupo a diferencia del anterior se comprar con menor frecuencia y en menores cantidades.
7.4.7 Decisiones sobre la mezcla de productos

En una empresa es necesario contar con un nmero determinado de artculos que se ofrecern en todo momento a lo largo la existencia de la misma por lo que la decisin sobre la cantidad y presentaciones de los diferentes artculos con que se contar, deber planearse con anticipacin y mantenerse de manera constante sin dejar por supuesto de actualizarla dependiendo de las necesidades y requerimientos del mercado. Este surtido se encuentra dividido en cuatro elementos que debern ser delimitados en la empresa con el propsito de evitar compras innecesarias y el Departamento de Compras de PEGAPIMEX tomar en cuenta estos elementos como base para la realizacin de las compras.
Amplitud Este elemento se refiere al nmero total de las diferentes lneas de productos con que cuenta PEGAPIMEX, es decir, el nmero de artculos con que se cuenta en diferentes presentaciones. Longitud Este es el nmero total de productos con los que cuenta PEGAPIMEX tomando en cuenta cada variante de la lnea de productos para su venta y los cuales siempre deber tener en existencia para satisfacer la demanda de sus consumidores. Profundidad
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Este punto hace referencia al nmero de variaciones con que cuenta la mezcla de productos en PEGAPIMEX como los diferentes tamaos, colores y materiales de cada producto que es ofrecido. Consistencia Hace referencia a la relacin que existe entre los productos comercializados por PEGAPIMEX como el tipo de productos a los que pertenecen, o la necesidad bsica que satisfacen.
CAPTULO VII COMPRAS INTERNACIONALES 8.1 Razones de PEGAPIMEX para comparar en el extranjero
Una de las principales razones por las que PEGAPIMEX se interesa en comprar en E.U.A son los precios que se manejan de los materiales necesarios para las operaciones que realiza la empresa y tambin porque al contratar especialistas para comprar en E.U.A se tiene un conocimiento extra acerca de las oportunidades de compra que existe fuera, tomando en cuenta factores tales como
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la tecnologa que se utiliza para producir precio que manejan. Precio
material, as como el
Debido al tipo de material que requiere la empresa para sus funciones de comercializacin la compra en E.U.A significa un gran beneficio ya que es ms barato producir y embarcar con un vendedor extranjero que con uno nacional, y esto se debe a la mano de obra barata, la inflacin de la moneda con la que se est comprando, es decir los dlares y el equipo que se utiliza, pero esto depende del tipo de material que en especfico se quiera conseguir. Calidad A pesar de que los niveles de calidad nacionales son confiables, debido a como se maneja el capital humano dentro de las empresas como es la motivacin de realizar las cosas bien por primera vez al comprar en E.U.A podemos tener la confianza de que lo que se est comprando lleva un confiable estatus de calidad. Indisponibilidad de Artculos Nacionales Algunas materias primas tienen mayor disponibilidad en el extranjero que en el pas.
Envo ms Rpido y Continuidad de Abastecimiento Eso se hace ms eficiente debido a los procesos de calidad un tanto torpes que se manejan nacionalmente por lo que la oportunidad de hacer este proceso ms rpido en el extranjero
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radica en que el proveedor puede enviar y mantener un inventario de productos en E.U.A disponibles para embarque de inmediato. Mejor Servicio Tcnico Gracias a que el vendedor en el extranjero tiene una red de distribucin bien organizada en E.U.A se obtiene un mejor abastecimiento, serbio y asesora tcnica por parte del proveedor. Tecnologa Se tiene un manejo ms avanzado sobre las tecnologas actuales, lo que garantiza un mejor servicio. Herramientas de Mercadotecnia Las oportunidades de contraoferta son ms consistentes en el extranjero pues se tienen acuerdos que benefician las compras en el extranjero muchas veces ms eficientes que en el pas. Integracin con Subsidiarias Extranjeras Se puede tomar una decisin consciente especialmente en el caso de los pases en desarrollo, al apoyar la economa local extranjera al comprar ah para exportar a E.U.A Impacto competitivo Las compras en E.U.A significan competencia directa con los proveedores nacionales.
8.2 Elementos presentes en las transacciones internacionales
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Estos surgen cuando se identifican las necesidades con las que cuenta la PEGAPIMEX. Comprador: Es la persona que pertenece al departamento de compras encargado de realizar dicha actividad. Vendedor: la persona con la que el comprador de PEGAPIMEX se entrevistara porque ser al que comprara los materiales requeridos. Objetivo o servicio: La relacin que existe entre el vendedor y el comprador donde tambin se involucran la forma de presentarle los productos al comprador para su adquisicin as como los servicios que se le ofrezcan que le faciliten realizar la compra en E.U.A Acuerdo: Estas son todas las clusulas que se manejan para el embarque, empaque y envo de las mercancas que sea beneficioso para las dos partes.
8.3 Localizacin de proveedores

Fuentes de Informacin El conocimiento del comprador para elegir el proveedor que pueda satisfacer las necesidades con las que cuente la empresa. Las fuentes impresas en las que puede consultar el comprador son los catlogos con los que cuente la empresa, las guas de compradores, registros, los catlogos, literaturas de publicidad y aduanas. Fuentes de contacto personales y la experiencia Para que las compras se realicen de manera beneficiosa de debe hacer una entrevista con el vendedor para que le d al comprador la informacin que este
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requiera para la eleccin del proveedor que necesite as como con los especialistas del rea en la que se centre la compra.
Otro aspecto que se debe tomar en cuenta para la localizacin de los proveedores es la distancia que estos tengan con la empresa y las facilidades de cumplir con el pedidor requerido, debido a que la distancia y el tiempo de entrega hacen la diferencia.
8.4 Elementos del pago

Plazo: Es el tiempo qu el vendedor otorga al comprador de PEGAPIMEX para efectuar el pago, ste no exceder 30 das hbiles desde la fecha de emisin del documento (crdito documentario). Forma: Es la momento en el que se realiza el pago y la moneda que se utilizar, en este caso la moneda es el dlar americano. Medio: Es el instrumento valorado en una moneda convertible que es aceptado por el vendedor para satisfacer la deuda por lo que PEGAPIMEX debe realizar la conversin de peso mexicano a dlar americano para poderle pagar al proveedor conforme a la cantidad establecida en el contrato.
8.5 Regulaciones internacionales

PEGAPIMEX realiza compras en el extranjero a Estado Unidos de Norte Amrica es por ello que las compras se regulan conforme al
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Tratado de Libre Comercio de Norte Amrica, de donde Mxico es participe.
Se le llama zona de libre comercio, porque las reglas que se disponen definen cmo y cundo se eliminarn las barreras arancelarias para conseguir el libre paso de los productos y servicios entre las tres naciones participantes; esto es, cmo y cundo se eliminarn los permisos, las cuotas y las licencias, y particularmente las tarifas y los aranceles, siendo ste uno de los principales objetivos del Tratado. Adems el TLC defiende la existencia de condiciones de justa competencia entre las naciones participantes y ofrece no slo proteger sino tambin velar por el cumplimiento de los derechos de propiedad intelectual. En lo que se refiere al tema de trato nacional y acceso a mercados, el tratado establece que los pases debern otorgar un trato no discriminatorio entre los productos importados y los productos nacionales, esto con algunas excepciones es decir PEGAPIMEX tendr el mismo trato a los productos que se traen de importacin como a los que adquiere con sus proveedores en el pas, lo que se pretende en el TLC es que una vez que el producto es importado se debe tratar de igual manera que los productos nacionales.
8.6 Documentos de compra internacional

Para la compra de mercancas de importacin, PEGAPIMEX debe estar informado de los documentos importantes que existen para llevar a cabo la transaccin, evitando sanciones por no cubrir los requisitos y especificaciones, estos documentos son: Conocimiento de embarque
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Certificado de origen Certificado de peso
Certificado de anlisis Certificado de inspeccin
CONOCIMIENTO DE EMBARQUE (ver anexo C8014 ) Este documento se debe realizar para informar que la carga de mercancas a bordo del embarque es aceptada, se detalla la cantidad, descripcin y las mercancas que se van a transportar. Es de gran importancia para todos los involucrados en el trfico internacional de mercancas por va martima. Para el cargador es un recibo de las mercancas entregadas al embarcador, para PEGAPIMEX es el medio para reclamar el cargamento y para el embarcador es el instrumento para hacerse pagar por el flete. Este documento es privado y para que haga fe entre los interesados en el cargamento y en los aseguradores, debe ser elaborado cumpliendo ciertas formalidades: a) Debe ser hecho por escrito en nmero no menor de cuatro ejemplares, cada uno de los cuales deber ser firmado por el embarcador y por el cargador. b) Deber expresar: El nmero de ejemplares que se firman. La fecha, con expresin de lugar, da, mes y ao.
El nombre y el domicilio del Embarcador.
La clase, nacionalidad, nombre y toneladas de la nave.

El
nombre del PEGAPIMEX.
cargador
del
consignatario
de
El lugar de la carga y el de su destino. La naturaleza y cantidad de los objetos que se han de transportar y sus marcas y nmeros. El flete convenido.
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CERTIFICADO DE ORIGEN Este documento certifica el pas de origen de la mercanca que se est comprando, acredita que la mercanca ha sido fabricada en ese pas. De tal forma que los productos puedan regirse a los lineamientos preferenciales y a la aplicacin de los impuestos que les corresponden. La descripcin que se hace de la mercanca debe coincidir con la de la factura comercial y la lista de contenidos (nmero, descripcin de la mercanca, nombre del expedidor y el destinatario, marcas, etc.). El original del certificado es el impreso con fondo color sepia, pero las copias examinadas y expedidas de manera similar al original, tienen el mismo valor. Se emite un solo original por expedicin de mercancas. CERTIFICADO DE PESO Es un documento expedido por un representante de PEGAPIMEX o por un organismo pesador oficial. Tambin puede ser expedido por el exportador. En el documento se ha de hacer constar el peso de la mercanca (neto y bruto) bulto por bulto de toda la expedicin y cualquier otro dato tendiente a servir de prueba en lo que se refiere a pesos que tendran las mercancas en el momento de la expedicin. CERTIFICADO DE ANLISIS Determinadas mercancas requieren que sus caractersticas fsicas y qumicas se ajusten a unos parmetros muy precisos. Por ello PEGAPIMEX puede exigir este certificado emitido por un
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organismo competente que merezca su confianza, en general este laboratorio tendr prestigio internacional.
CERTIFICADO DE INSPECCIN Identifica el material exacto embarcado, para asegurarse que las mercancas estn listas para ser recibidas en PEGAPIMEX, son exactamente igual a las especificadas. a) Evaluacin del certificado 1La compaa de inspeccin mencionada en el crdito documentario, si es el caso, es la emisora del certificado? 2Est firmado y fechado? 3El certificado cumple con los requisitos de inspeccin establecidos en el crdito documentario? 4Verificar que no contiene ninguna declaracin perjudicial respecto a las mercancas, sus caractersticas, calidad, empaque, etc., excepto las que el crdito documentario autorice.
8.7 Administracin de contratos Carta de Crdito

Para poder efectuar el pago al proveedor internacional, PEGAPIMEX utiliza una carta de crdito de importacin irrevocable (VER ANEXO C8013) la cual est reglamentada por la Cmara de Comercio Internacional, a travs de las publicaciones conocidas como Reglas y Usos Uniformes para crditos documentarios. La carta de crdito es un instrumento de pago mediante el cual una institucin de crdito (banco emisor) asume el compromiso escrito por cuenta y orden de una persona fsica o moral (comprador/importador/ordenante), a favor de un tercero
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(vendedor/exportador/beneficiario) de pagar una suma de dinero o de aceptar letras de cambio a favor del vendedor. Partes que intervienen: Comprador (Importador / Ordenante) es el que solicita la emisin de la Carta de Crdito a su banco y cubre a ste el importe de la misma. El Vendedor (Exportador) es el beneficiario de la Carta de Crdito. El Banco Emisor (Banco del Comprador) es el banco que emite la Carta de Crdito por cuenta y orden de su cliente. El Banco Notificador / Confirmador (Banco del Vendedor o Beneficiario) es el que le notifica / confirma la Carta de Crdito y se la paga. No es necesario que el beneficiario sea cliente de este banco. Las Cartas de Crdito se derivan de operaciones comerciales previamente acordadas entre compradores y vendedores. Una vez que las partes han definido las caractersticas tcnicas de la operacin, firman un contrato de compra-venta o levantan un pedido o una orden de compra, en donde claramente se estipula que la forma de pago se realizar mediante una Carta de Crdito irrevocable, pagadera contra documentos de embarque.
FLUJO DE OPERACIN DE LAS CARTAS DE CRDITO (VER ANEXO C8012)

1. Con la informacin previamente acordada con su contraparte,
el comprador se dirige a su banco local (banco emisor) y le da instrucciones para que emita una Carta de Crdito a favor de la empresa vendedora / exportadora (beneficiario), misma que deber enviar a su banco corresponsal (banco
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notificador/confirmador) en el pas del vendedor va tlex17 contraseado o SWIFT18 autenticado, dirigida al Departamento de Cartas de Crdito.
2. Una
vez recibida la Carta de Crdito en el banco notificador/confirmador, despus de revisar que el texto de la misma se ajusta a la prctica internacional para manejo de Cartas de Crdito, la entrega al vendedor/exportador.
3. Tan pronto como el vendedor recibe la Carta de Crdito y encuentra que puede cumplir con todos los trminos y condiciones ah estipuladas, procede a despachar las mercancas. 4. Posteriormente, el vendedor entrega al banco notificador/confirmador los documentos probatorios del envo de la mercanca, solicitados en el texto de la Carta de Crdito. 5. Cuando el banco notificador/confirmador certifica que los documentos cumplen estricta y literalmente con los trminos estipulados en la Carta de Crdito, procede de la siguiente manera: a) solicita los recursos correspondientes al banco emisor b) efecta pago al vendedor/exportador c) enva al banco emisor los documentos solicitados en la Carta de Crdito para su posterior entrega al comprador y retiro de la aduana correspondiente.
8.8 Procedimiento de compras internacionales

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1.
2.
3. 4.
El comprador y el vendedor celebran un contrato de compra venta que estipula un pago mediante un crdito documentario. El comprador le da instrucciones al banco emisor para que emita un crdito a favor del vendedor o beneficiario. El banco emisor le solicita a otro banco en el pas del vendedor que notifique o confirme el crdito. El banco corresponsal notifica emisin del crdito a su favor.
Esto es cuando el banco del vendedor ya autoriz el crdito a PEGAPIMEX. 5. Cuando el vendedor recibe el crdito y encuentra que puede cumplir trminos procede a cargar y exportar mercanca. El vendedor enva documentos que provee el embarque y evidencia al banco confirmador o notificador y se inicia la negociacin. El banco verifica documentos contra crditos si cumple los requisitos, el banco paga, acepta y negocia. El Banco corresponsable enva documentos al banco emisor despus de haber sido verificados. El banco emisor verifica documentos que satisfagan los requisitos de crdito, enva fondos al banco corresponsal para que se pague, venda o reembolse a este la ltima cantidad pactada. Banco Emisor satisfecho, los documentos los sede al comprador contra el pago o garanta del pago pactado. Comprador enva documentos de transporte al punto de importacin pactada y efecta su liberacin internacional.
REVIS SUBDIRECCIN AUTORIZ DIRECCIN GENERAL
6.
7.
8. 9.
10.
11.
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8.9 Incoterms
PEGAPIMEX utiliza la Incoterm CIF (acrnimo del trmino en ingls Carriage and Insurance Paid, transporte y seguro pagados hasta, lugar de destino convenido) para las compras internacionales. La Incoterm utilizada por PEGAPIMEX consiste en que el vendedor se hace cargo de los costos, incluso el transporte principal y el seguro, hasta que la mercanca llegue a Mxico. Aclarando que el seguro lo contrata el vendedor, pero el beneficiario es PEGAPIMEX. El vendedor es responsable del despacho aduanero de importacin. Los riesgos de prdida o dao de la mercanca los asume PEGAPIMEX cuando la mercanca se encuentra en Mxico y ha sido entregada al transportista. En el momento de la entrega de la mercanca al transportista, el riesgo sobre la carga se transmite del vendedor al PEGAPIMEX. El vendedor slo est obligado a contratar un seguro. (Ver anexo C8015)
CAPTULO IX CONTROLES ADMINISTRATIVOS
Como en toda empresa la administracin es de vital importancia para poder controlar todo los procesos a los que se somete la empresa, y PEGAPIMEX no es la excepcin pues estos controles le permitirn facilitar las relaciones que tiene el Departamento de Compras con los diferentes departamentos con los que cuenta la empresa.
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Todos estos controles los llevara a cabo el Departamento de Compras tomando en cuenta que este punto del manual es de suma importancia para el desarrollo de PEGAPIMEX.
9.1 Registro de Compras

Este formato se llenara con el fin de controlar las compras que se realicen ya sea de manera, quincenal, mensual y se reportara en la bitcora. Con el objetivo de dar seguimiento de todas la mercancas y evitar mermas o desperdicios que afecten de manera directa a PEGAPIMEX. Algunos puntos que se deben tomar en cuenta son: Fecha Artculos Precio Descripcin del artculo Cantidad Adquirida Proveedor Estado Actual de la Mercanca (Ver anexo C9016 )
9.2 Registro de Proveedores

Este registro ayudara a llevar un control de a que l proveedor se les ha comprado durante el mes, cuanto se le compr, si ya se ha realizado el pago. (Ver anexo C9016 )
9.3 Registro de Contratos

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Aqu estarn registrados todos sin excepcin de contratos que se hayan realizado, esto beneficiara a la empresa para poder controlar el tipo de proveedores y si estos cumplen con los requisitos que PEGAPIMEX solicita. Este contendr: El nmero de proveedor Tipo de Garanta Representante Legal Costo Tipo de Contrato Tipo de Proveedor Clausulas importantes (Ver anexo C9018)
9.4 Reporte de Compras

Sera un englobe total de los 3 registros anteriores y el departamento de Compras es quien reporta a su jefe inmediato y se har semanalmente.
9.5 Auditora de Compras

Esta se puede llevar acabo semestralmente es por ello importante que cada registro se haga de manera correcta llenando cada formato, pues estos sern comparados con el almacn. Esta auditorias pueden ser de manera interna o externa.
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Glosario de Trminos
1.- Prospectacin: Labor de bsqueda de nuevos clientes realizada principalmente por el personal de ventas de una empresa. 2.- Compras centralizadas:
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Tipo de estructura de compras en las cuales un solo un comprador, departamento o matriz especializados son los nicos responsables y encargados en la realizacin de todas las actividades de compras en una empresa. 3.- Pronstico de compras: Clculo mediante el cual se pretende conocer el monto aproximado de las compras a realizar en un periodo determinado. 4.- Programa de compras: Documento de apoyo en el rea de compras el cual contiene la calendarizacin, actividades a realizar, fechas de inicio y fin con el fin de lograr cada una de estas en el tiempo planeado. 5.- Actitud Gerencial: Es el cmo se estn resolviendo los problemas dentro de una empresa u organizacin. 6.- Estandarizacin: Es el proceso de elaboracin, aplicacin y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades cientficas, industriales o econmicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. 6.- Embalaje: Empaquetado o envoltorio adecuados para proteger objetos que se van a transportar. 7.- Catalogo de proveedores: Es el documento en el cual se almacenan datos de inters para una empresa sobre el proveedor que se consulta. 8.- Calidad: Es una herramienta bsica para una propiedad inherente de cualquier cosa que permite que esta sea comparada con cualquier otra de su misma especie.
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9.- Negociacin:
Proceso por el cual las partes interesadas resuelven conflictos, acuerdan lneas de conducta, buscan ventajas individuales o colectivas o procuran obtener resultados que sirvan a sus intereses mutuos. 10.- Descuento por Volumen: Descuento concedido a la empresa cuando su volumen de compras con determinado proveedor en un periodo de tiempo excede de cierta cantidad independientemente del tamao de los pedidos que haya realizado con anterioridad. 11.- Legitimidad: Transformar algo en legtimo, en algo que cumple lo impuesto por la ley y por tanto se considera un bien para todo el conjunto de la sociedad de acuerdo a los parmetros especficos de la misma. 12.- Orden de Compra: Solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. 13.-Transportista: Persona encargada del traslado de algn lugar a otro algn elemento, en general personas o bienes, pero tambin un fluido. 14.-Target: Grupo de personas fsicas o morales hacia el cual va dirigido determinado bien o servicio 15.-Mercadotecnia: Es una orientacin administrativa que sostiene que la tarea clave de la organizacin es determinar las necesidades, deseos y valores
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de un mercado de meta a fin de adaptar la organizacin al suministro de las satisfacciones que se desean, de un modo ms eficiente y adecuado que sus competidores. 16.- Demanda: Cantidad en que determinado bien es adquirido o consumido en cierto mercado o regin 17.- Va tlex Sistema de comunicacin telegrfica, que convierte automticamente el cdigo de impulsos elctricos en letras de una mquina de escribir. 18.- Va Swift La red SWIFT es la ms completa plataforma de servicios electrnicos que permite la comunicacin eficiente y segura para el intercambio de informacin y transacciones financieras a nivel local y mundial.
OPININ SOBRE EL CURSO

La materia la veo como parte fundamental para el desarrollo de un LRC pues la compras son parte de un empresa y el hecho de hacerlas correctamente desarrollando la calidad y eficiencia ya sea en los procesos de produccin o comercializacin con el fin de brindar un buen producto o servicio a sus consumidores.
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El curso me dio las herramientas necesarias para poder practicar las compras en el mbito laboral. Y apoyar a las empresas en la correcta eleccin de proveedores y productos que le permitan cumplir sus objetivos.
Contreras Escudero Viridiana
El curso me pareci interesante ya que aprend un nuevo tema del que no tena el ms remoto conocimiento, pero que es de vital importancia para cualquier empresa, las clases lograron su objetivo en base a ejemplos, teora y la participacin oportuna tanto de las investigaciones de mis compaeros como los conocimientos y experiencias de la profesora.
Garca Olvera Yocelyn
El curso de Compras me pareci de gran utilidad para la aplicacin de mi carrera ya que pude darme cuenta del papel tan importante que stas tienen dentro de las empresas u organizaciones. Si las compras no son las adecuadas o de la calidad requerida las empresas pueden llegar a tener enormes prdidas. Aprend que para la mercadotecnia es indispensable tener, insumos y materias primas de calidad a tiempo y de proveedores idneos ya que de esto depende el xito de los productos. Me agrad bastante el curso porque siempre vimos ejemplos con los cuales se facilitaba el entendimiento de los temas, adems de que este curso me cambio completamente el concepto que tena sobre las compras.
Martnez Salazar Gabriela
El curso impartido a lo largo del semestre fue en lo personal un curso muy satisfactorio ya que en este adquir varios
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conocimientos y tips sobre la prctica profesional de las compras, adems de que el curso fue ejemplificado con excelentes ejemplificaciones elaboradas la profesora. Aunado a lo anterior el curso fue tambin muy interesante y dinmico.
Miranda Banda Jos Luis
Durante el curso de compras pude entender el verdadero significado de la palabra compras la cual va ms all de buscar el mejor precio para obtener mayores utilidades, tambin implica una serie de pasos para realizar la negociacin. Tambin obtuve un panorama amplio de las compras que se realizan en el sector pblico y las compras internacionales dando como resultado obtener la sabidura deseada para finalizar dicho curso con la elaboracin de un manual de compras en donde se pondr en marcha todos los conocimientos adquiridos durante el curso. Concluyendo que el curso de compras es muy til y practico el cual nos permite aplicar lo aprendido en el campo laboral.
Ovalle Hernndez Roci Daniela
En este curso pude aprender a diferenciar todos y cada uno de los elementos presentes dentro de una negociacin de compras, la
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forma en la que mediante el uso de la tecnologa se puede hacer ms fcil el manejo de los inventarios dentro de una empresa por ms pequea que esta sea, el conocer los tipos de estndares de calidad que existen para todos y cada uno de los tipos de productos que existen, as como los tipos de compras, como lo son las internacionales y las comerciales. Si duda algo que me agrado fue que en cada uno de los temas que veamos se iban aplicando a un ejemplo real, lo que me hizo reforzar lo ya aprendido para al final del curso aplicar todo aquello que habamos hecho en un manual de compras hecho especialmente a la medida para una empresa que por ahora es pequea, pero que esperemos con la ayuda del manual que hemos realizado para ella con las especificaciones de acuerdo a su tamao crezca en un plazo considerable. Reyes Figueroa Mariana Aide
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OPININ SOBRE LA PROFESORA LRC MARICELA CASTRO

Considero que la Profesora Maricela Castro tiene los elementos suficientes para poder impartir este materia, pues la dota de ejemplos que para m en lo personal me ayuda mucho a mas comprender y razonar el tema. Me agrado mucho que ella impartir la clase basndose en los trabajos que previamente habamos investigado, pues no solo se quedo en esa investigacin fue ms al trasfondo aclarando dudas y participando. Las exposiciones que haba las considero buenas pues fueron breves y precisas completadas posteriormente por la profesora. En general la clase me pareci funcional y con los elementos que se necesitan para poder aprender.
Contreras Escudero Viridiana
Me agrado la manera de enseanza puesto que primero mostro ampliamente la teora para posteriormente pasar a la practica con el manual y nos avis en tiempo y forma lo que tenamos que realizar en la misma, nos record a cada momento como lo se deba de realizar y bajo que lineamientos, es muy importante resaltar que su experiencia en el campo laboral enriquece mucho el contenido de la unidad y proporciona mas aprendizaje, lo nico que no me agrado fue que la clase durara 2 horas en las cuales no podas salir ni al sanitario ya que haba momentos en los q era muy necesario por un lado para cubrir esa necesidad y por el otro despertar en los pocos momentos en lo que la clase se volva un poco pesada . En cuanto a su actitud, me pareci favorable, siempre atendi mis dudas de buen modo y me agradaban sus chascarrillos en medio de la clase.
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1 Enero de
2011 Benito Jurez No.26 Col Divisin del Hoja 4 de Norte 79 Ecatepec de Morelos Estado de Mxico Tel/Fax 57553473 Garca Olvera Yocelyn
Considero que la maestra es una excelente profesora ya que siempre nos daba clase y cubra el tiempo de la misma, adems siempre tena los temas muy claros y los explicaba de una manera ordenada y coherente. Lo que ms me agrad fueron los ejemplos que nos pona sobre cada tema ya que as se facilitaba el entendimiento de los mismos. Pienso tambin que es una persona muy preparada y disciplinada en todos los mbitos lo cual hace que sea un poco estricta y exigente pero finalmente nos sirvi para aplicarnos y lograr nuestras metas durante el curso.
Martnez Salazar Gabriela
La profesora Maricela Castro desde mi punto de vista es una profesora muy profesional y prctica ya que en ningn momento dej de acudir al aula y siempre explic y adapt el temario de la mejor manera posible para facilitar nuestro aprendizaje y la aclaracin de nuestras inquietudes, tambin la profesora es una persona con vastos conocimientos en el mbito de las compras y con una gran experiencia en el campo laboral que sin duda esto nos ayudar de gran manera en nuestro desarrollo profesional. Por otra parte la profesora posee un carcter un poco impulsivo e imponente.
Miranda Banda Jos Luis
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En cuanto a la maestra Maricela castro quien me imparti la materia de compras es una maestra que transmite todos sus conocimientos de la asignatura adems de darnos ejemplos de casos reales y nos muestra un panorama amplio de la materia, proporcionndonos los temas de manera simple y completa, permitindonos obtener los conocimientos para realizar un manual de compras y de esta manera lograr los objetivos deseados del curso.
Ovalle Hernndez Roci Daniela
Para mi el haber tomado clase con la Profesora Maricela Castro, fue una gran experiencia de aprendizaje pues tiene una forma muy peculiar de ensear las cosas siempre poniendo ejemplos que nos facilitaron la compresin de los temas que veamos y por mas extensos que fueran los temas lo veamos con la finalidad de abarcar todos aquellos aspectos que son de vital importancia en las compras, adems que los trabajos que dejaba siempre iban acorde a los temas que veamos en clase y al final fueron, en parte estos, los que nos ayudaron a hacer nuestro manual de compras. Reyes Figueroa Mariana Aide
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OPININ DEL MANUAL
Con la elaboracin de este manual aplicamos todos los conocimientos que adquirimos durante el curso, logrando aplicarlo a un caso prctico como es el caso de la empresa PEGAPIMEX, en donde obtuvimos un panorama ms amplio en cuanto a los mtodos que utilizan las empresas para llevar a cabo su proceso de compra.
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1 Enero de 2011 Hoja 2 de 79

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AUTORIZ DIRECCIN GENERAL

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11 1.4.1 Funciones 12 1.5 Filosofa Empresarial 1.5.1 Misin

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AUTORIZ DIRECCIN GENERAL

1 Enero de 2011 Hoja 3 de 79

16 1.5.2 Visin 1.5.3 Valores 16 1.6 Polticas Generales 17

CAPTULO II DEPARTAMENTO DE COMPRAS

CAPTULO III PLANEACIN DE COMPRAS

1 Enero de 2011 Hoja 4 de 79

3.2 Pronsticos de Compras

3.3 Presupuesto de Compras 25 3.4 Programa de Compras 25

1 Enero de 2011 Hoja 5 de 79

CAPTULO VI PROCESO DE COMPRA

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AUTORIZ DIRECCIN GENERAL

1 Enero de 2011 Hoja 6 de 79

38 39 6.7 Orden de Compra

6.6 Negociacin con Proveedores 41

CAPTULO VII COMPRAS COMERCIALES

ELABOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS

AUTORIZ DIRECCIN GENERAL

1 Enero de 2011 Hoja 7 de 79

CAPTULO VIII COMPRAS INTERNACIONALES

1 Enero de 2011 Hoja 8 de 79

8.3 Localizacin de proveedores 58 8.4 Elementos de pago 59

CAPTULO IX CONTROLES ADMINISTRATIVOS

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AUTORIZ DIRECCIN GENERAL

1 Enero de 2011 Hoja 3 de 79

GLOSARIO 70 CONCLUSIONES 73 ANEXOS

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ELABOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS

AUTORIZ DIRECCIN GENERAL

1 Enero de 2011 Hoja 3 de 79

ALCANCE DEL MANUAL

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AUTORIZ DIRECCIN GENERAL

1 Enero de 2011 Hoja 3 de 79

1.2 Quines somos?

1.3 Antecedentes de la Empresa

1 Enero de 2011 Hoja 3 de 79

1.4 Organigrama general

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1 Enero de 2011 Hoja 3 de 79

1 Enero de 2011 Hoja 2 de 79

1 Enero de 2011 Hoja 2 de 79

1 Enero de 2011 Hoja 2 de 79

ELABOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS

AUTORIZ DIRECCIN GENERAL

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1.5 Filosofa Empresarial 1.5.1 Misin

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1.6 Polticas de la empresa

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1 Enero de 2011 Hoja 3 de 79

CAPITULO II DEPARTAMENTO DE COMPRAS

2.2 Objetivo del Departamento de Compras

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