par

Marc Salez

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Directeur associ Assemblance, Past Matre de Confrences associ en Sciences de Gestion, intervenant HEC Paris

Rduction des cots Dossier

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activits non dlocalisables en raison de leur nature (services de proximit, etc.). dautres pistes doivent tre explores ; si simples quelles sont frquemment oublies.

optimiser les cots de la fonction rH

La dernire enqute ralise par la cegos en 2006 sur les cots de la fonction rh (cf.tableau,page56) fait apparatre une moyenne de cot de gestion de 1 522 euros par an et par salari. Les dpartements paie/administration du personnel et politiques rh apparaissent comme les plus coteux. mais, comment identifier les cots cachs ?
administration du personnel. il convient de suivre les temps travaills sans monter d usine gaz , en utilisant des outils de gestion des temps et des activits adapts lorganisation et la culture de lentreprise, il faut galement surveiller les volutions dans la base salarie (par exemple, les jours enfants malades octroys tort) et industrialiser les remboursements dindemnits journalires de Scurit sociale (IJSS) en flux tendu. paie. il est ncessaire de sassurer de la cohrence entre rubriques de paies et comptes comptables, et provisionner tout ce qui peut ltre en souche bulletin en procdant des contrles priodiques. Pour ce faire, on dsignera un garant de lintgrit et de la maintenance du plan de paie. Le prestataire paie qui souscrit une obligation de rsultat ce que les charges soient bonnes ne vous mettra pas forcment labri dventuelles erreurs ! comment le savoir si personne ne le contrle ? Le contrle des paies est-il dans le primtre du dpartement contrle interne de votre entreprise ? Pour les lments du brut, il convient de calculer leffet masse et leffet niveau, danticiper limpact des effets partiels : effet de noria (salaires moyens des entrants/sortants ; en France, il est de plus n n n

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rduction des cots

le cot Du tRavail fait paRtie DeS pRincipaux poSteS De chaRgeS DeS entRepRiSeS. lexpRience peRMet DaffiRMeR que leS DifficultS De calcul Sont loRigine De noMbReux cotS cachS qui peuvent tRe DiMpoRtance Significative. une foiS iDentifiS, ceS cotS fantMeS peuvent tRe RDuitS et DuRableMent MatRiSS.

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mesurer le cot du travail

Whatyoucanmeasure,youcanmanage, affirmait Peter drucker3. rduire le cot du travail, cest en effet dabord le mesurer4 avec prcision, adopter un rfrentiel interne sur lequel directeur gnral, daF, drh et lignes managriales se sont mis daccord, ce qui est loin dtre acquis dans toutes les entreprises (voirtableauci-dessous) seul ltablissement de ce cot complet permet de prendre en connaissance de cause des dcisions dexternalisation, de rinternalisation ou doptimisation des processus, et donc des cots apprcis dans leur exhaustivit. cest l toute la diffrence entre le costreducing, qui assure le dveloppement durable de lentreprise, et le costkilling, qui ne fait que minorer la charge dun ou deux exercices pour la retrouver dans les comptes ou sous forme de fantme deux trois ans aprs. Llaboration de ce cot complet aura galement le mrite de fdrer les acteurs (directeur gnral, daF, drh, managers) autour dun rfrentiel unique, propre lentreprise, tant en termes de dcompte des effectifs que de structures de cots. Les premiers constituent le serpent de mer des fonctions daF et drh, les secondes, une notion que la drh a du mal apprhender dans sa globalit, alors mme quelle en est le principal propritaire. au passage, on aura pris soin de rendre cohrent masse salariale paie et masse salariale comptable, comptabilits gnrale et analytique, et suivi budgtaire : que dconomies dnergie et de gains de temps !

comment optimiser les cots Rh ?

Les organisations du secteur marchand, associatif ou public sont de plus en plus attentives leurs cots rh. Quels sont-ils ? on pense en premier lieu au cot du travail (jusqu 80 % du compte de rsultat) voire aux versements excdentaires de charges sociales ou encore aux cots de la fonction rh. mais qui aura pens ceux de l usine fantme ? deux exemples1 permettent dillustrer ce propos : lun porte sur les difficults dordre juridique, et lautre sur les difficults dordre organisationnel auxquelles lentreprise doit faire face. une entreprise met en place la modulation du temps de travail sur la base de 1 607 heures de travail par an pour ses 500 salaris. cinq ans plus tard, elle fait signer des forfaits heures sur la mme base horaire. tout semble sous contrle puisque le temps de travail est le mme. on a juste oubli que le mode de dcompte des jours travaills (notamment fris) est diffrent2. Impact financier : 5,16 % de masse salariale verse tort(3 % du rsultat dexploitation). une entreprise voluant en contexte de management dcentralis pressent des erreurs de paie. un audit des temps travaills fait apparatre que de nombreux jours non travaills (rtt, congs pays) ne sont pas dcompts des bulletins de paie et vont alimenter un compte pargne temps. Le comit dexperts value les temps non travaills et pays tort une journe de main-duvre par an : un jour sur 215, soit prs de 0,5 % de la masse salariale et, en lespce, 0,4 % du compte de rsultat ! ces deux cas dmontrent que des gisements significatifs peuvent tre mis au jour. Comment les dtecter ? il convient tout dabord de mener un audit interne chaque anne dans une dmarche damlioration continue. on pourra galement recourir des audits externes (tous les deux trois ans) ; la bonne pratique consiste procder un audit externe qui ne sarrtera pas des conclusions isoles, mais devra tre finalis par la mise en uvre daudits internes priodiques. il importe aussi de mettre en place des outils de suivi mensuel parlants , obtenus au plus tt, par unit oprationnelle ou service, sur trois thmatiques : la structure des effectifs (thoriques, inscrits, pays, prsents, au travail) ; la structure des contrats de travail (cdi, cdd, surcrot dactivit, intrim, main-duvre externe) ; les flux de main-duvre (turn-over subi, absentisme par cause, taux de rtention). Enfin, on choisira des outils de pilotage favorisant la dcision des lignes managriales car en alignement avec la logique business dploye en politiques rh : rmunrations, formation, recrutement, gestion prvisionnelle des emplois, hygine et scurit...

mettre en place des outils de suivi mensuel

cot de revient complet du travail

Masse salariale brute charge Masse salariale majore de lensemble des cots engendrs par les emplois Masse salariale majore du cot complet de la main-duvre externe lments directs de rmunration soumis cotisations, plus cotisations sociales et parafiscales, plus la part employeur des lments du net Cots rels des avantages en nature, frais professionnels, dpenses de formation, budget comit dentreprise, etc. Intrim, rgie, sous-traitance, etc. Ces cots doivent tre suivis avec les cots internes de telle sorte quil ny ait pas de transfert. Des arbitrages seront faire en termes de rfrentiel interne (faut-il intgrer le gardiennage, la maintenance, le mnage, le restaurant dentreprise voire dautres fonctions externalises ? Comment recycler les factures fournisseurs en quivalent temps plein travaill/pay ?) Dont celui de la fonction RH (voir tableau, page suivante) Cot du systme dinformation RH (rarement moins de cinq euros par bulletin pour la seule production des paies et dclaratifs associs), cot doccupation des locaux

rduire les frais de personnel

certes, la dlocalisation permet de rduire significativement ces cots : partir de la troisime anne, ils sont diviss par deux voire par trois. Pour autant, elle ne concerne pas les nombreuses

cots indirects de gestion de la main-duvre cots environns

Dossier Rduction des cots

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fvrier 2009 nnn en plus dfavorable lemployeur), effets deffectifs (crations/suppressions de poste), effets de structure (volution de la rpartition des rmunrations dans les diffrentes catgories socioprofessionnelles). en matire daugmentations individuelles et collectives, il faut privilgier la mise en place de plans de rmunration variable et les augmentations individuelles la performance, plutt que de rmunrer lanciennet, la comptence, voire dautres lments perus comme subjectifs. concernant les charges sociales, il est ncessaire de faire procder des audits (internes ou externes priodiques) : versement transport, taux daccidents du travail, prorata de plafond, allgements Fillon, rengociation du rapport cot/garantie des contrats de prvoyance et frais de sant. compter du 1er janvier 2009, on exigera un crit de ses assureurs attestant que ses contrats sont responsables au sens de la loi Fillon 20035 : le degr de criticit est ici des plus levs car, dfaut, lurssaf pourra rintgrer la totalit de la part patronale dans la base urssaf (donc dans la base assedic puisque dornavant les agents de contrles Urssaf notifient pour le compte des assedic et trs bientt pour le compte des caisses agirc & arrco). En matire de charges parafiscales, il faut identifier les versements excdentaires et utiliser au mieux les rgles de dductibilit de la taxe handicaps (dont on sait quelle a significativement augment depuis 2007) par des recrutements directs ou en recourant des centres daide par le travail (cat), tels que la Fondation amipi-Bernard Vendre, qui a obtenu la reconnaissance dutilit publique en mars 2005 car elle applique la lettre le refus de lexclusion et met tout en oeuvre afin de permettre aux handicaps dintgrer les entreprises ordinaires. Pour les lments du net et les avantages en nature, il convient de

DEVENEZ MEMBRE
contrler la carte intgrale (paye sur dix mois, parfois rembourse sur douze) et de sassurer, au moins une fois tous les deux ans, que le remboursement des frais professionnels est conforme aux frais rellement engags et aux circulaires de lagence centrale des organismes de scurit sociale.
formation. tous les budgets doivent tre dpenss en concertation avec son organisme paritaire collecteur agr (oPca). on peut galement tudier la possibilit de faire appel aux financements europens. en outre, il est possible de recourir lapprentissage aprs avoir calcul le cot horaire complet dun apprenti (il est frquemment quivalent une embauche temps plein pour un brut mensuel de 1 800 euros). au-del du quantitatif (nombre de collaborateurs forms), il importe de mettre en place des indicateurs de rsultat et de sintresser au retour sur investissement de la formation : combien dactions ont-elles t mises en uvre aprs dploiement ? Quels sont les taux dassimilation et de rtention des collaborateurs forms (on peut avoir des surprises en constatant que leffort de formation profite la concurrence) ? Recrutement. Les processus de recrutement doivent tre industrialiss et les comptences cls traites sparment. Par ailleurs, on prfrera le suivi du cot dintgration celui, trs partiel, du cot du recrutement . Le taux de rtention (rvlateurs de la qualit du recrutement et des qualits managriales des n+1) devra, quant lui, tre suivi de prs. politique et gestion Rh. il convient de calculer le cot du turn-over, celui de labsentisme (et de le rduire par des plans daction adapts), mais aussi

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les taux dencadrement et leur impact sur la qualit de travail. Par exemple, on conomise sur le salaire de base des gestionnaires paie. Les paies et soldes de tout compte sont faux, on embauche des superviseurs contrlant le travail des gestionnaires : la masse salariale totale du service paie devient 30 % plus leve que ce quelle aurait pu tre en embauchant des gestionnaires qualifis et en automatisant le calcul des soldes de tout compte.
Suivi budgtaire. il faut veiller la cohsion de la paie, de la comptabilit et du budget, mais galement adopter des dfinitions communes pour ne plus perdre de temps rapprocher des carts virtuels (dont la provision congs pays). communication interne. attention ne pas tuer le budget ! un des principaux facteurs de la performance est la motivation au travail ; il faut lui redonner du sens par des actions de communication. Rduire significativement les cots RH nest donc gure compliqu, sil y a une prise de conscience, une volont du top-management, des valeurs communes dcoute, de rigueur et dhumilit, et beaucoup de bon sens et de prise de recul (souvent facilite par lintervention dauditeurs externes). cela ncessite de dpasser les enjeux de pouvoir pour rapprocher les fonctions finances-contrle et rh dans une logique de travail collaboratif, au service des lignes managriales. il faut aussi mettre sous tension les rh en dployant des politiques alignes sur la logique business avec des objectifs clairement exprims (exemples : rduire le recours la main-duvre prcaire, labsentisme, le turn-over subi). on mesurera ce dploiement par des outils parlants pour les managers et non sur leurs entits, en dlaissant les classiques indicateurs quantitatifs defficacit au profit dindicateurs defficience et de rsultat (quel retour sur investissement ?) Enfin, on procdera des audits, on mettra en place une dmarche qualit et damlioration continue capable dvoluer cest possible et le jeu en vaut la chandelle. n
1. dans le prolongement de notre article Pourquoi les paies sont fausses , changes, n 223, juillet 2005, et n 224, aot-septembre 2005. 2. Cf. synthse in circulaire dss/5B/2008/34 du 5 fvrier 2008 portant diffusion dun questions-rponses relatif aux modalits techniques dapplication de larticle 1er de la loi n 2007-1223 du 21 aot 2007 en faveur du travail, de lemploi et du pouvoir dachat. 3. thoricien amricain du management (1909-205). [ndLr] 4. Un lieu commun souvent vrifi dsquoncommenceles mesurer,lessituationssamliorent . 5. Loi n2003-775 du 21 aot 2003 portant rforme des retraites, qui a cherch harmoniser les bases dexonration en matire de cotisations de scurit sociale (code de la scurit sociale) et de dductibilit fiscale (Code gnral des impts) et cr des limites distinctes pour la retraite supplmentaire et la prvoyance complmentaire.

Vous tes

changes

Directeur nancier / Directeur du contrle de gestion / Directeur comptable

Vous souhaitez
Enrichir vos comptences/ Vous constituer un rseau /Complter votre exprience avec dautres associations trangres /Confronter votre exprience au sein de groupes de travail / Faire reconnatre votre expertise / Partager unespace de convivialit, dans un esprit club

La

est votre

DFCG

les cuts de la fonction Rh

Domaine rh administration - paie (administration du personnel, paie, gestion des temps et activiits, gestion des frais) formation Recrutement politique et la gestion Rh (politique rh, grh : apprciation, rmunration, emploi et comptences, contle budgtaire) hygine - scurit et conditions de travail Relations partenaires sociaux communication interne total
Source : enqute Cegos 2006

ratio des cots 34,3 % 12,4 % 7,5 % 25,7 % 9,1 % 6,6 % 4,3 % 100 %

Par salari et par an 522 189 115 391 139 99 66 1 5 22

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