A K+F specifikus projektek menedzselse (egy lehetsges tmutat)

Kapcsolat:
Brit Tech zleti Tabcsad Kft. H-1024 Budapest Margit Krt. 43 45 Hungary

( +36) 1-438 0530

Brit Tech zleti Tancsad Kft. H-1024 Budapest, Margit krt. 43-45, II. emelet 5. Tel: 36-1-438 0530 Fax: 36-1-438 0531 tech@brittech.hu www.brit-tech.hu

Tartalomjegyzk
1. Bevezets A projektmenedzsment jelentsge a K+F projektekben 2. Effektv projektmenedzsment infrastruktra megteremtse 3. Portfoli-menedzsment A K+F projektek illesztse a vllalati prioritsokhoz 4. A K+F projektek kialakts, megtervezse s jvhagysa I. 6. A K+F projekt befejezsnek ttekintse 7. Szakirodalom 3 4 8 9 11 12

Brit Tech zleti Tancsad Kft. H-1024 Budapest, Margit krt. 43-45, II. emelet 5. Tel: 36-1-438 0530 Fax: 36-1-438 0531 tech@brittech.hu www.brit-tech.hu

1. Bevezets A projektmenedzsment jelentsge a K+F projektekben

Az innovci kulcskrds Magyarorszg fejldsben. Magyarorszgon szmos olyan szervezet ltezik, amelyekben olyan elhvatott tudsok dolgoznak, akik kpesek vilgsznvonalon munkkat elvgezni. Mirt hasznljuk a projektmenedzsmentet a K+F projektekben? Az utbbi vekben megntt a rszletekbe men elszmols s a felels pnzgyi ellenrzs az ilyen jelleg projekteknl. Ezek a faktorok arra ksztettk a vllalatokat s a magntulajdonban lev cgeket, hogy rdekeiket sszekapcsoljk s a K+F projekteknl is a hatkonysgra s eredmnyessgre koncentrljanak. A K+F projektek nagyon eltrnek a tbbi projekttl. A K+F projekteknl az eredmny ksbb mutathat ki, azrt mert egyb tnyeztl fgg. A K+F projektek eredmnyei nem azonnal rzkelhet, hanem az elkvetkezend projekteknl jelentkezik. A K+F projektek eredmnyei rvid tv vagy ksi kimenetekkel rendelkeznek, aszerint hogy milyen intzkedseket foganatostunk. A K+F projektek felttelezik (ignylik) a rsztvev szervezetekben a professzionlis projektmenedzsment keretrendszernek megltt. Szksges a K+F szervezetekben a szabvnyos projektmenedzsment technikk alkalmazsa A K+F projektek gyorsan vltoz krnyezetben mkdnek, ezrt a projekt eredmnynek illesztse szksges a szervezeti clkitzsekhez, A K+F projektek az rdekcsoportok tmogatst kell lvezzk. Az rdekcsoportok a projektmenedzsment alkalmazsval meggyzdhetnek arrl, hogy a K+F erforrsok dolgoznak s megfelel teljestmnyt nyjtanak.

Ha K+F munkkat projektknt kezeljk akkor sikerl tisztzni: A clt (pontosabban) A szksges erforrsokat A projekt vezethetsgt biztostva ltjuk Jobban elfogadjuk a projekt vgs eredmnyeit.

Brit Tech zleti Tancsad Kft. H-1024 Budapest, Margit krt. 43-45, II. emelet 5. Tel: 36-1-438 0530 Fax: 36-1-438 0531 tech@brittech.hu www.brit-tech.hu

2. Effektv projektmenedzsment infrastruktra megteremtse

A projektmenedzsment infrastruktra megteremetse kulcsfontossg feladat. Az infrastruktra kulcsfontossg elemei a kvetkezk: Eljrsok sztra Kpzett szemlyzet (alkalmazottak) zleti eljrsok s mdszerek PM eszkzk (szoftver, rendszer) Folyamat korszersts

Az eljrsok sztrnak tartalmaznia kell azokat az elrsokat, amelyek a projektek irnytsra vonatkoznak, vagy azokat a szabvnyokat melyek a projekt minsgre vonatkoznak (PMI, CMM, SIX SIGMA) A kpzett szemlyzet kivlasztsa s megbzsa kiemelt feladat, mivel ilyenkor vizsgljuk a rtermettsget, a szakmai tudst, a csapatmunkt, a hatrid-rzkenysget stb.

Brit Tech zleti Tancsad Kft. H-1024 Budapest, Margit krt. 43-45, II. emelet 5. Tel: 36-1-438 0530 Fax: 36-1-438 0531 tech@brittech.hu www.brit-tech.hu

A projektmenedzsment eljrsokon bell a kvetkezket kell rtennk: A projektek rangsorolsnak szabvnyos eljrsai A projekt clkitzsek s a szervezeti krnyezet sszekapcsolsa A projekt tervek tipikus tartalma A projekt elfogadsnak elve A kltsgek a projekthez rendelse Az intellektulis kpessgek menedzselse A partnerkapcsolatok s/vagy konzorcilis megllapodsok menedzselse Projekt monitoring kvetelmnyek A projekt utlagos ttekintsnek irnytsa Projekt kockzatbecsls, allokci s irnytsi elvek A projektmenedzsment eljrsok, a tmogatsi rendszerek s a gyakorlat sszekapcsolsa

zleti eljrsok s mdszertanok Tgabb rtelemben vve a projektmenedzsment eljrsokat ki kell egszteni a szervezetek elkpzelseivel s vagy elvrsaival, amely a eljrsok bevezetsre vonatkozik. Ez az tmutat arra trekszik, hogy megmutassa azt, hogy ebben a szakaszban mi az amit el kell vgezni s mi az amit le kell dokumentlni s milyen sablonokat s eljrsokat kell alkalmaznunk.

Brit Tech zleti Tancsad Kft. H-1024 Budapest, Margit krt. 43-45, II. emelet 5. Tel: 36-1-438 0530 Fax: 36-1-438 0531 tech@brittech.hu www.brit-tech.hu

A projektmenedzsment fggsge a mret, a skla, s a kockzat szemszgbl Alacsony egyszer projekt Alacsony kockzat, lehetsg s hats Rvid, formlis Kiemelt projekt Mrskelt kockzat, lehetsg s hats Rszletesebb terv, a kockzat elemzsekre is kiterjedve Formlisabb elrehalads jelentsek, a minsgre is tekintettel Formlisabb ttekints, lefedve a kulcsfontossg krdseket nemcsak ltszatszer megoldst alkalmazva Jelents projekt Jelents kockzat, lehetsg s hats Rszletes beillesztsi terv, kockzat menedzsment, elnyk s megvalstsi terv Rendszeres mrfldkfigyels, lehetsges kimenetek vagy a felgyel bizottsg ttekintsvel Specifikus tanulmny a projekt leszlltsakor megjellve az elnyket amelyet az elrt eredmny szolgltat, mint pldul a kltsg haszon elemzs

Tervezs

Informlis jelleg a projekt idtartama alatt, mrfldkvek minsg s kltsgkeret figyelse Befejezs s lezrs Rvid ttekints a keressre koncentrlva, valamint a tapasztalatra formlisan tmaszkodva Monitoring

Fontosabb gyakrabban alkalmazott kulcsszavak (kifejezsek): project = projekt prioritisation= rangsorols alignment = igazts project objectives = projekt clkitzsek project outcomes = projekt vgtermk project goals = projekt clok project plan = projektterv project proposal = projekt javaslat project scope = projekt-keretrendszer costs = kltsgek budget = bdzs milestones = mrfldkvek project risk = projekt kockzat sponsor/client = tmogat/gyfl issues = vitapontok delivery and acceptance =leszllts / elfogads project finalisation = projekt vglegests post-project review = projekt utlagos fellvizsglat work breakdown structure = munkalebontsi struktra schedule = temezs

Brit Tech zleti Tancsad Kft. H-1024 Budapest, Margit krt. 43-45, II. emelet 5. Tel: 36-1-438 0530 Fax: 36-1-438 0531 tech@brittech.hu www.brit-tech.hu

Projektmenedzsment eszkzk Sablonok s ellenrz listk A sablonok hasznlata megknnyti a projektek felptst, dokumentlst s a projekt tervezst konzistenss teszik. Nhny ilyen sablon: Projekt keretrendszer meghatrozs Projekt javaslat zleti tanulmny Projekt alapt okirat Projekt-terv WBS Kompetencia s felelssgi matrix Kockazatmenedzsment terv s regiszter Vitapont regiszter Vltozs ignylsi nyomtatvny Havi vagy mrfldkves jelents nyomtatvny Kltsg eloszlsi tblzat Projekt llapot ellnrzsi lista Projekt befejezs/lezrs Projekt befejezs utni ttekints Tapasztalatok sszegyjtse

Projektmenedzsment rendszerek Ezek a rendszerek a kvetkez fontosabb adatokat kezelik (dinamikusan): Projekt megnevezs s lers Teljes projekt bdzs s pnzgyi forgalom Clkitzsek Szervezeti clokhoz kapcsolat gyfelek Teljestsek s dtum elrejelzsek (temezs, terv-tny elemzs) llapot (sttusz) jelentsek Mrfldkvek Kockzatok rangsorolsa Alkalmazottak, erforrsok kezelse Projekt ttekints utni llapot
Brit Tech zleti Tancsad Kft. H-1024 Budapest, Margit krt. 43-45, II. emelet 5. Tel: 36-1-438 0530 Fax: 36-1-438 0531 tech@brittech.hu www.brit-tech.hu

A projektmenedzsment rendszer hasznlatnak elnyei: Egysges projekt adatbzis Azonos rtkels vits krdsek minimalizlsval Azonos nyomonkvets s jelentsrendszer Teljes projekt ttekints (id, kltsg, erforrs, minsg interdependencia figyelembe vtele)

3. Portfoli-menedzsment A K+F projektek illesztse a vllalati prioritsokhoz

A portfoli menedzsment eljrsok biztostjk, hogy a szervezetek: Maximalizljk a kutatsi projektek megterlst Helyesen s krltekinten hasznljk a kevs (rendelkezsre ll) erforrsokat Az egyedi projekt clok illeszkedjenek a hossz tv stratgiai clkitzsekhez Felgyorstsk a kommunikcit Felgyorstsk a tudsbzis megosztst Egyenslyt alaktsanak ki a klnfle mret, nagysg s kockzat projektek kztt Belltsk a szervezetek kommunikcis prioritsait Nveljk az objektivitst, az tlthatsgot a projektek kivlasztsakor, cskkentve ezltal a bels rtetlensgeket

Brit Tech zleti Tancsad Kft. H-1024 Budapest, Margit krt. 43-45, II. emelet 5. Tel: 36-1-438 0530 Fax: 36-1-438 0531 tech@brittech.hu www.brit-tech.hu

4. A K+F projektek kialakts, megtervezse s jvhagysa I.

Kialakts sorn szmba kell venni azt, hogy: Hogyan valstjuk meg a projektet? Milyen kockzatok befolysolhatjk a projekt sikert? Milyen erforrsok (humn) s forrsok (pnzgyi) szksgesek a projektcl elrshez? Mennyi ideig tarthat a projekt? Milyen kutatsi technolgit szeretnnk kialaktani?

A K+F projektek kialakts, megtervezse s jvhagysa:. Projekt tervezs s jvhagys: Projekt struktra kialaktsa Projekt temezs Projektkltsg szmts (bdzs) Projekt-kockzat becsls

Brit Tech zleti Tancsad Kft. H-1024 Budapest, Margit krt. 43-45, II. emelet 5. Tel: 36-1-438 0530 Fax: 36-1-438 0531 tech@brittech.hu www.brit-tech.hu

5. A K+F projekt monitoring, ttekints s kontrolling

A projekt monitoring terletei: Projektkeret (hatrok mszaki tartalom) Projekt-kockzat Minsg Kltsg temezs

Brit Tech zleti Tancsad Kft. H-1024 Budapest, Margit krt. 43-45, II. emelet 5. Tel: 36-1-438 0530 Fax: 36-1-438 0531 tech@brittech.hu www.brit-tech.hu

10

6. A K+F projekt befejezsnek ttekintse

A projekt befejezsnek fontosabb elemei: A projekt-befejezs llapotnak rgztse Az elfogads rgztse A projekt bels lezrs rgztse Utlagos projekt ttekints A tapasztalatok rgztse (felhasznlsa)

Brit Tech zleti Tancsad Kft. H-1024 Budapest, Margit krt. 43-45, II. emelet 5. Tel: 36-1-438 0530 Fax: 36-1-438 0531 tech@brittech.hu www.brit-tech.hu

11

7. Szakirodalom
Cooper, R G, S J Edgett, et al. Portfolio Management for New Product Development: Results of an industry practices study. R&D Management 2001(4): 361380. (2001). CSIRO Commercial Practices Manual. Canberra, CSIRO. (2001). DSTO Procedures for the Management of Tasks in the Defence Science and Technology Organisation. Canberra, DSTO. (2001). Erno-Kjolhede, E. Project management theory and the management of research projects, Copenhagen Business School. 2002. (2000). Frame, J D. Project management competence. San Francisco, Jossey-Bass. (1999). Ibbs, C W and Y H Kwa. Assessing Project management Maturity. Project management Journal (March 2000). (2000). Pasek, Z J F, Maghami As. Linking Strategic Planning with R&D Portfolio Management in an Engineering Research Center. 5th International Conference on Managing Innovations in Manufacturing. Milwaukee. (2002). Pinto, J. K. Project management 2002. Research-Technology Management 45(2). (2002). Project Management Institute, A Guide to the Project Managment Body of Knowledge, PMI (2000) von Zedtwitz, M. Organizational learning through post-project reviews in R&D. R&D Management 32(3): 255268. (2002). Webster, G. Managing projects at work, Gower. (1999). Winch, G. Thirty years of project managementwhat have we learned. Paper presented at the British Academy of Management, 1996. Aston, Bartlet School of Graduate Studies, University College London. (1996). Wysocki, K, R Beck, et al. Effective Project Management. Brisbane, John Wiley and Sons. (2000).

Brit Tech zleti Tancsad Kft. H-1024 Budapest, Margit krt. 43-45, II. emelet 5. Tel: 36-1-438 0530 Fax: 36-1-438 0531 tech@brittech.hu www.brit-tech.hu

12