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Gestin de Proyectos Semana 01 .

- Principios Bsicos de Proyectos Aspectos Generales Definicin de Proyecto  Es un intento por lograr un objetivo especfico mediante un grupo nico de tareas interrelacionadas y la utilizacin efectiva de los recursos. Tienen un propsito bien definido en trminos de alcance, cronograma y costo. Aspectos Generales Segn PMI - Project Management Institute Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. Temporal: significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final. nico: significa que el producto o servicio es diferente, de alguna manera, de otros productos o servicios. Aspectos Generales Segn ISO 10006 Un proceso nico que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y final, llevadas a cabo para conseguir un objetivo, de acuerdo con requerimientos especficos, incluyendo restricciones de tiempo, costo y recursos. Porqu fracasan los proyectos? Cuando tiene xito un Proyecto? Situacin actual de los proyectos de TI Por cada 6 nuevos sistemas de software a gran escala que son puestos en operacin, otros 2 son cancelados. 72% de los sistemas grandes tienen fallas de operacin, o no funcionan como se esperaba o no se usan. El 57 de los proyectos de implementacin de software, sobrepasan su calendario en ms de la mitad del tiempo. El 52.7 de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en 189%. 31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados. Situacin actual de los proyectos de TI Gestin de Proyectos Entendamos Gestin de Proyectos como la planificacin, el seguimiento y el control de las actividades y de los recursos humanos y materiales que intervienen en el desarrollo de cualquier proyecto (realizar un sitio web, organizar un evento, crear una biblioteca, etc.) Gestin de Proyectos (PMI) Es la aplicacin de: Conocimientos, Habilidades, Herramientas, Tcnicas a un conjunto de actividades (las del proyecto) para satisfacer los requerimientos (los del proyecto). Ciclo de Vida de un Proyecto Los proyectos tienen comienzo, medio y fin. Este dato puede parecer evidente, pero si se trabaja en gestin de proyectos, el momento del ciclo vital en que se encuentra ser de la mayor importancia, ya que influir sobre lo que deber hacer y sobre las opciones que se le presentarn. Hay diversas maneras de considerar el ciclo vital del proyecto. Una de las ms comunes estima que se divide en cuatro grandes fases: concepcin del proyecto, planificacin, implementacin y finalizacin. En las ciencias de la informacin es muy usado el enfoque que establece seis fases: reconocimiento de las necesidades, definicin de los requerimientos, diseo del sistema, implementacin, verificacin y mantenimiento. Dinmica del Ciclo de Vida del Proyecto

Gestin de Proyectos de TI Definicin de Objetivos y Alcances de un proyecto


Ing. Javier David Garca Andonaire Objetivos de un Proyecto Objetivos de un Proyecto Los objetivos son los propsitos del proyecto. Son los elementos segn los cuales un proyecto es ORGANIZADO. Los objetivos son principios rectores que orientan esfuerzos de los miembros del equipo, en la medida en que cada uno contribuyen al designio de proyecto. Caractersticas de los Objetivos Un objetivo debe responder claramente la pregunta: Qu pretende nuestro trabajo? Los objetivos deben estar muy bien definidos. Los objetivos deben ser de alta calidad . Deben ser finitos. Cada objetivo debe tener un indicador. Deben ser medibles. Tienen que ser alcanzables y accesibles para quin se lo proponga. Tipos de Objetivos Generales.

Especficos. Objetivos Generales El objetivo general es el impacto directo que se lograr como resultado de la aplicacin del mtodo cientfico en la resolucin de un problema concreto. Responde a la pregunta Para qu hacer el proyecto? Normalmente este objetivo es individual. Enmarca los alcances del proyecto en forma global. Tiene estrecha relacin con el problema a resolver y su solucin. Objetivos Generales El objetivo general no se puede redactar de una forma ligera. Debe ser cuidadosamente estudiado para lograr ubicar las palabras y la redaccin exacta que lleve al investigador a exponer en muy pocas lneas el fruto de su trabajo. Objetivos Especficos Generalmente existen muchos objetivos especficos. Estos objetivos enmarcan todas aquellas acciones, que se convierten en los propsitos especficos que el proyecto debe alcanzar y cuya sumatoria nos lleva, sin duda alguna, a la obtencin del objetivo general y por ende a la solucin del problema planteado. Objetivos Especficos Responden a la pregunta Qu es lo que el proyecto pretende alcanzar? Deben ser 100% verificables. Deben exponer alta calidad. Deben se finitos. Debe plantearse una metodologa para alcanzarlos . Objetivos Especficos Los objetivos especficos no se pueden redactar de una forma ligera. Debe ser cuidadosamente estudiados y analizados para lograr ubicar las palabras y la redaccin exacta que le permitan al investigador a exponer en forma muy clara todas y cada una de los alcances individuales del trabajo planteado . Objetivos Especficos Los objetivos especficos deben ser escogidos cuidadosamente para no saturar la formulacin del proyecto con una gran cantidad de acciones que no tienen una importancia trascendental. No hay que confundir los objetivos especficos con actividades del proyecto. Indicadores Es el parmetro con el cual se mide un objetivo. Existen cuantitativos y cualitativos. Los indicadores cuantitativos deben tener unidades. Los indicadores se extraen de las metas. Con ellos se evala el proyecto Problemas en la Definicin de Objetivos Enfoques demasiados estrechos: Los objetivos por si solos no son suficientes; hay que considerar lo que tiende a ocurrir cuando el personal del proyecto se pone a trabajar en sus objetivos. Al hacer stos su punto de mira, un da tras otro, es fcil que se pierdan de vista el resultado final o designio del proyecto. Los sistemas de recompensas: En muchas organizaciones los sistemas de recompensas tienden a desintegrar los equipos de trabajo. En vez de promover la colaboracin en orden a la satisfaccin del designio, introducen la competitividad entre grupos y cada uno de stos se dedican a perseguir sus propios objetivos, y tradicionalmente el sistema de recompensas se fija en el grado de realizacin de sus objetivos por parte de cada grupo funcional, y no en el grado de cumplimiento del designio global. Responsabilidad sin autoridad suficiente: Muchas veces los directores de proyectos tienen responsabilidad pero carecen de autoridad. Para que el planeamiento del jefe proyecto tenga xito, ser preciso que cada grupo funcional de los que afectan a dicho xito est de acuerdo en colaborar, y en coordinar esfuerzos de manera que ningn empleado reciba rdenes de hacer dos cosas diferentes al mismo tiempo. Alcance del Proyecto Alcance: Definir lmites del trabajo y partes del proyecto. Hacer lo que hay que hacer y no hacer lo que no hay que hacer . Gestin del Alcance (Fuente: PMI) La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. La gestin del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la definicin y el control de lo que est y no est incluido en el proyecto. Gestin del Alcance (Fuente: PMI) Planificacin del Alcance: crear un plan de gestin del alcance del proyecto que refleje cmo se definir, verificar y controlar el alcance del proyecto, y cmo se crear y definir la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Definicin del Alcance: desarrollar un enunciado del alcance del proyecto detallado como base para futuras decisiones del proyecto. Crear EDT: subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.

Verificacin del Alcance: formalizar la aceptacin de los productos entregables completados del proyecto. Control del Alcance: controlar los cambios en el alcance del proyecto Recomendaciones para Elaborar el Alcance Desarrollar un escrito o documento formal. Detallar claramente qu actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las caractersticas y especificaciones solicitadas. De ser necesario, dividir el proyecto o entregable principal en fases ms pequeas. Esto facilitar la administracin. Definir los criterios que se utilizarn para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptacin. Recomendaciones para Elaborar el Alcance Tomar como base el RFP (Request For Proposal) o propuesta comercial, as como otros documentos relativos al proyecto definidos previamente. Al definir el alcance, tener en mente que lo que no est en el alcance est fuera del proyecto. Formalizar la aceptacin del alcance con el cliente. Consideraciones El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realizacin de actividades a nivel operativo y nos ayuda a: Mejorar la precisin en las estimaciones de tiempo, costo y recursos. Facilitar la asignacin clara de responsabilidades. Definir la lnea base para la medicin del desempeo y control. Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables. Desarrollar y confirmar un entendimiento comn del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto. Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar exitosamente. "Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para terminar exitosamente."