Planeacion de Proyectos

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07/12/2011 Universidad Tecnologica de Mexico Orlando Martinez Martinez

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Antecedentes
Dentro de la cadena de suministro en el abastecimiento de partes de servicio para automviles ligeros, existe una gran rea de oportunidad el poder hacer llegar al cliente la parte que requiere, en el momento ms corto y con el precio ms accesible. El Almacenaje es un rea crtica para el servicio al cliente. Desafortunadamente muchos no entienden esto ni el roll del almacenaje, por lo que se requiere un enfoque ms activo, donde el servicio al cliente sea medido y evaluado constantemente. La experiencia nos ha dicho que para poder lograr esto es necesario contar con una administracin de los componentes que tienen mayor demanda, con lo cual determinamos el stock adecuado de las partes, en funcin de sus ventas, con lo cual se lograra una tendencia a mejorar el costo considerando sencillamente las vueltas de inventario que es uno de los indicadores que es imperativamente medir. Y considerando que el almacn es una actividad que no le agrega valor al producto, es necesario estimar lo ms acertadamente los pronsticos de ventas en los productos de mayor movimiento, que lograra una alta efectividad en las vueltas de inventario, considerando que previamente se ha llevado un registro adecuado de las ventas de los productos con mayor demanda. Considerando este antecedente y las diferentes herramientas tecnolgicas y de informtica que ayudaran a hacer ms fcil las tareas de administracin como lo son el Mximos y Mnimos, Facturacin, Rotacin de inventarios, Identificacin de partes por medio de cdigo de barras, Salidas/Entradas. Adems de las instalaciones correctas, as como los proveedores adecuados, y los entrenamientos correctos a todos los involucrados, los estndares bien establecidos y claros se tendrn una direccin firme al xito en la administracin de almacenes de refacciones. Actualmente en la empresa con razn social Venta de Refacciones y Servicios Automotrices ubicada sobre la carretera Toluca Naucalpan KM. 47.5, se tiene una gran rea de oportunidad en el rea de almacn de refacciones ya que no se tiene un control de salidas y entradas, as como una correcta facturacin, lo que no permite tener un medible que nos muestre la eficiencia de este recurso, en consecuencia el rea fsica no tiene un orden adecuado de los principales productos que se solicitan, adems de no cumplir con las normas establecidas para este tipo de rea, ni la estructura para hacer una bsqueda eficiente del producto, una rea de recepcin de material para proveedores se encuentra ausente, en base a estos antecedentes de este caso en especfico se ha decidido llevar a cabo la implementacin de un sistema de administracin de almacn de partes de servicio
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para cumplir con el mnimo de estndares que proporcionen un adecuado servicio al cliente y una medicin de las ventas de los principales productos.

El Almacn de Refacciones Como Arma Estratgica de Satisfaccin al Cliente.

Nombre del Proyecto: El Almacn de Refacciones Como Arma Estratgica de Satisfaccin al Cliente. Departamento: Ventas rea de enfoque: Almacn de Refacciones Producto/Procesos: Rotacin de inventario, Mximos y Mnimos del stock,

Preparado Por
Dueo del documento(s) Orlando Martnez Martnez Rol en el Proyecto /Organizacin. Project Manager/Socio

Control de Revisiones de Project Charter

Versin Fecha Autor [Orlando Martnez Martnez] Descripcin del Cambio Creacin de Documento

27 de Noviembre

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TABLA DE CONTENIDO
1 2 3 4 PROPOSITO DEL PROJECT CHARTER ........................................................................... 5 RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO ......................................................................... 5 DESCRIPCION DEL PROYECTO ....................................................................................... 6 ALCANZE DEL PROYECTO .............................................................................................. 6 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5 Metas y objetivos .................................................................................................... 6 SOW (Departmental Statements of Work) ............................................................... 6 Impacto en la organizacin ..................................................................................... 6 Entregables del Proyecto ........................................................................................ 7 Entregables Fuera del Alcance del Proyecto ........................................................... 7 Costos Estimados y Duracin del Proyecto ............................................................. 7

CONDICIONES DEL PROYECTO ...................................................................................... 7 5.1 5.2 5.3 5.4 Supuestos del proyecto........................................................................................... 7 Preocupaciones del proyecto .................................................................................. 7 Riesgos del Proyecto .............................................................................................. 8 Restricciones del proyecto ...................................................................................... 8

6 7 8 9

ESTRUCTURA DE APROBACIN DEL PROYECTO......................................................... 8 PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS........................................................................ 8 REFERENCIAS DEL PROYECTO ...................................................................................... 9 APROVACIONES ............................................................................................................... 9

10 APPENDICES ....................................................................................................................10 10.1 10.2 Document Guidelines.............................................................................................10 Project Charter Document Sections Omitted ..........................................................10

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PROPOSITO DEL PROJECT CHARTER

El Project Charter del proyecto definir el alcance, objetivos y enfoque general para la implementacin de un sistema de administarcion integral para el almacen de refacciones. Es un elemento fundamental para iniciar, planificar, ejecutar, controlar y evaluar el proyecto. Debe ser el nico punto de referencia en las metas y objetivos del proyecto, el alcance de la organizacin, presupuestos, plan de trabajo y presupuesto. Adems, sirve como un contrato entre el equipo del proyecto y los patrocinadores del proyecto, indicando que ser entregado de acuerdo con el presupuesto, las restricciones de tiempo, riesgos, recursos y normas acordadas para el proyecto.

RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO

En primera instancia debe realizarse un diagnstico del estado de los procesos deinventario como se encuentran actualmente, mediante recopilacin, anlisis de informacin y presentacin de resultados a la Direccin General e involucrados. La meta del proyecto es establecer el medible de retorno de inversin en el rea de almacen de refacciones al tener dos reas de oportunidad, un sistema integral de control de almacenes a atraves de un sistema de gestin de almacenes (software) y reacondicionando las instalaciones para cumplir con el minimo de estndares permisibles. Los principales objetivos son:  Tener implementado un SGA (software) en el tercer cuatrimestre del 2012.  Implementar las instalaciones adecuadas para el almacen de refacciones en el 3er cuatrimestre del 2012. Se tiene estimado que en un tiempo de 9 meses se tenga implantado todo el sistema de administracin, considerando que se tendrn los dineros para soportor el proyecto hasta su trmino, sin que se mermen los tiempos de entrega debido a los riesgos como el cambio de administracin contra el actual, se estima que la implementacin de este proyecto alcanze la suma de 120,000 MXP, los cuales tienen que ser desglosados en el plan de erogaciones para su aprobavcion por parte del staff, con lo cual ser el punto de partida para poder participar con los beneficios de este proyecto en la organizacin.

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DESCRIPCION DEL PROYECTO

[Replace this text with the rationale and business justification for undertaking this project.]

Actualmente el manejo de inventarios que se tienen en la organizacin no muestran datos duros para tomar desiciones de compra en los principales productos que tienen un mayor numero de vueltas de inventario(hasta el momento no se conoce de forma sistemica) y en consecuencia esto implica que al tomar desiciones enm el abastecimiento no siempre se solicite el material mas adecuado. El proyecto a desarrollar abarcara la implementacin de un sistema de

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4.1

ALCANZE DEL PROYECTO

Metas y objetivos
Metas Aumentar el retorno sobre la inversin en inventario (ROI). Objetivos

1. Tener implementado un SGA (software) en el tercer cuatrimestre del 2012. 2. Implementar las instalaciones adecuadas para el almacen de refacciones en el 3er cuatrimestre del 2012.

4.2

SOW (Departmental Statements of Work)

Departmental SOW Owner/Prime Due Date/Sequence

4.3

Impacto en la organizacin
Organizacion Impact to and Participation of Organization

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4.4

Entregables del Proyecto

Milestone 1. [Milestone Description] Deliverable y y y y y y y [Deliverable 1description] [Deliverable 2description] [Deliverable ndescription] [Deliverable 1description] [Deliverable 2description] [Deliverable ndescription]

2. [Milestone Description]

3.

4.5

Entregables Fuera del Alcance del Proyecto

[Replace this text with a description of key logical areas not considered part of the boundaries of this project. Examples of these Out-of-Scope Deliverables may include data, processes, applications, or business management.]

4.6

Costos Estimados y Duracin del Proyecto

Project Milestone [Milestone 1] Fecha Estimada [mm/dd/yy] Entregable(s) Incluir [Deliverable 1] [Deliverable 2] [Deliverable 1] [Deliverable 2] Nivel de confianza [High/Medium/Low]

[Milestone 2]

[mm/dd/yy]

[High/Medium/Low]

5
5.1

CONDICIONES DEL PROYECTO

Supuestos del proyecto La administracin tendr la disponibilidad para aceptar los cambios que un nuevo sistema de administracin implica. y Se tendrn los recursos econmicos necesarios para implementar una reingeniera de procesos.
y

5.2

Preocupaciones del proyecto

Priority Criteria 1 High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

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2 3 4 # 1

Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone. Low-priority issue; to be resolved prior to project completion. Closed issue. Fecha [mm/dd/yy] Prioridad Owner Descripcion [Issue 1 description] [Issue 2 description] Status & Resolucion [Replace this text with Status and Proposed or Actual Resolution.] [Replace this text with Status and Proposed or Actual Resolution.]

[mm/dd/yy]

5.3

Riesgos del Proyecto

# 1 2 Riesgo [Project Risk] [Project Risk] Probabilidad [High/Medium /Low] [High/Medium /Low] Risk Owner Impacto en el proyecto-Plan de Mitigacion [Replace this text with a description of the Mitigation Plan.] [Replace this text with a description of the Mitigation Plan.]

5.4

Restricciones del proyecto

y y y [Replace this text with a description of a Constraint.] [Constraint 2] [Constraint 3]

Estructura de aprobacin del Proyecto

[Replace this text with a description of how the project will be structured and what approach will be used to manage the project. y y What are the dependencies of the project? How will you Plan and Manage the project?]

Project Team Organization Plans

Project Team Role [Role Title] Project Team Member(s) [Name(s)] Responsibilities [Replace this text with a description of the Role Responsibilities.]

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REFERENCIAS DEL PROYECTO

Milestone [Name of Document/Reference] Deliverable [Description with available hyperlinks]

APROVACIONES
__________________________________
Project Manager

Prepared by Approved by

__________________________________
Project Sponsor

__________________________________
Executive Sponsor

__________________________________
Client Sponsor

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APPENDICES

10.1 Document Guidelines

10.2 Project Charter Document Sections Omitted

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