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QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS? Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da un nfasis y una atencin especial para conducir actividades no repetitivas con el propsito de lograr un conjunto de metas. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnologa. Qu es la Administracin de un Proyecto? ::::: Para que un proyecto se desarrolle con xito es necesario realizar una serie de pasos y tareas que nos lleven a la consecucin del objetivo establecido en el plazo fijado. Para ello nos apoyamos en lo que conocemos como administracin de proyectos. La administracin de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas, y tcnicas sobre las actividades de un proyecto de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de los interesados en un proyecto. Cumplir o exceder las necesidades o expectativas implica la generacin de acuerdos en diferentes reas tales como:

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Alcance, tiempo, costo y calidad. Necesidades y expectativas de las diferentes partes del proyecto. Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas).

Algunos autores difieren del proceso de administracin de proyectos, sin embargo aunque existan diferencias de opinin acerca del proceso, la mayora coincide en los puntos medulares. En general la administracin de proyectos comprende entre otra cosas las siguientes reas:

Administracin de integracin del proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que los elementos varios del proyecto estn coordinados apropiadamente. Consiste en:

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Desarrollo del plan del proyecto. Ejecucin del plan del proyecto. Control general de cambios.

Administracin del alcance del proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar el proyecto de manera exitosa. Consiste de:

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Iniciacin. Planeacin del alcance. Definicin del alcance. Verificacin del alcance. Control de cambios del alcance.

Administracin del tiempo del proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto terminara a tiempo. Consiste de:

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Definicin de actividades. Secuencia de las actividades. Estimacin de la duracin de las actividades. Desarrollo de la programacin. Control de la programacin.

Administracin de los costos del proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se completa dentro del presupuesto aprobado. Consiste de:

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Planeacin de recursos. Estimacin de costos. Presupuesto de los costos. Control de costos.

Administracin de la calidad del proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a satisfacer las necesidades para las cuales fue diseado. Consiste de:

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Planeacin de la calidad. Aseguramiento de la calidad. Control de calidad.

Administracin de los recursos humanos del proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para hacer el uso ms efectivo de las personas involucradas con el proyecto. Consiste de:

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Planeacin organizacional. Adquisicin de staff. Desarrollo del equipo.

Administracin de las comunicaciones del proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar una generacin, coleccin, diseminacin, almacenaje, y disposicin de la informacin del proyecto de forma apropiada y a tiempo. Consiste de:

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Planeacin de la comunicacin. Distribucin de la informacin. Reporte de desempeo. Cierre administrativo.

Administracin del riesgo del proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos que se ocupan de identificar, analizar, y responder al riesgo del proyecto. Consiste de:

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Identificacin del riesgo. Cuantificacin del riesgo.. Desarrollo de la respuesta al riesgo. Control de respuesta al riesgo.

Administracin de la procuracin del proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de afuera de la organizacin ejecutora. Consiste de:

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Planeacin de adquisiciones. Planeacin de solicitacin. Seleccin de fuentes. Administracin del contrato. Cierre del contrato

Como se podr observar, esta herramienta de la administracin moderna, si se aplica con la intencin de lograr las metas, las personas como las organizaciones tendrn mayores probabilidades de llevar el proyecto a buen trmino y por consecuencia tendrn la capacidad de competir y no podrn sealar que se fracaso por una mala administracin, sino que dirn que el xito obtenido es gracias a la administracin de proyectos. Los procesos y tcnicas de administracin de proyectos son usados para coordinar recursos con el fin de alcanzar resultados predecibles. Sin embargo, se debe entender que la administracin de proyectos no es enteramente una ciencia, por lo que nunca existe una garanta de que haya resultados exitosos. Dado que la ejecucin de proyectos involucra gente, siempre existir un factor de complejidad e incertidumbre que no podr controlarse totalmente. La gestin de proyectos es parcialmente un arte que requiere flexibilidad y creatividad, especialmente en lo que al manejo de gente se refiere. La administracin de proyectos es una ciencia en lo que se refiere al uso de procesos probados y repetibles y a las tcnicas que permiten alcanzar resultados exitosos. Pero es un arte debido a que tiene mucho que ver con el manejo de gente, y esto requiere de habilidades intuitivas que han de aplicarse a situaciones que varan y a menudo son totalmente nicas de proyecto a proyecto. Una buena metodologa de gestin de proyectos proporciona el esquema de trabajo, los procesos, normas y tcnicas para manejar a la gente y la cantidad de trabajo asociado; por lo que sta incrementa las probabilidades de tener xito, y en consecuencia proporciona valor a la organizacin, al proyecto y al administrador de proyecto.

fases de la administracion de proyectos Cinco fases de la administracinde proyectos 1. Inicio 2. Planeacin

3. Ejecucin 4. Control 5. Conclusin Fase 1: Inicio Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo Determinar lo que el proyecto debe lograr Definir la meta global del proyecto Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los intersados Precisar el alcance general del proyecto Seleccionar los miembros iniciales del equipo Fase 2: Planeacin Perfeccionamiento del alcance del proyecto Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto Secuencia de actividades Desarrollo de un calendario y presupuesto Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados Fase 3: Ejecucin Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo). Fase 4: Control Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto

Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes Fase 5: Conclusin Reconocimiento de logros y resultados Cierre de las operaciones y dispersin del equipo Aprendizaje de la experiencia del proyecto Revisin del proceso y resultados Redaccin del informe final

Metodologa de la administracin de proyectos La administracin es la encargada de planear, organizar, dirigir y controlar todos los recursos de la organizacin, con miras a cumplir la misin, alcanzar la visin y los objetivos de la institucin. En el pasado, las instituciones se han caracterizado por administraciones autocrticas, cortoplacistas, con un inters fundamental en el recurso financiero y en la produccin. Control, mucho control, basado en la supervisin y la auditoria. No se utiliza el autocontrol, esta palabra no existe en el vocabulario de los administradores tradicionales, adems no se utilizan medidas para evaluar los recursos, es as como los estndares de rendimiento y los indicadores de gestin son de poca o ninguna utilizacin. Las compaas consideran que sus clientes o usuarios son relativamente iguales, as que suponen que un producto o servicio estandarizado, satisface a la mayor parte de ellos, por lo tanto centran los intereses en la institucin, subordinando a un segundo plano las necesidades del usuario, tienen poca preocupacin por la calidad, la innovacin y en especial en el mercadeo de los servicios. Este tipo de instituciones creen tener un mercado "cautivo" y no hacen grandes esfuerzos por conservar sus clientes o por ganarse nuevos nichos de mercado. La necesidad de innovar para ser competitivos en un mercado global, donde el romper fronteras y crear alianzas estratgicas se ha convertido en la nica posibilidad de sobrevivir y de preservar o incrementar su participacin en el mercado, es una de las ms fuertes presiones que se ejercen sobre las organizaciones. Adems de las presiones asociadas con la creciente competencia mundial, las variaciones en el mercado estn dirigidas por otras fuentes que incluyen cambios en los hbitos de compra de los clientes, en los ciclos de vida, en la administracin de inventarios y aumento en las exigencias de calidad. La marca parece menos importante trayendo como consecuencia el aumento en la calidad del producto, permitiendo una mayor participacin y generacin de nuevos mercados. Otro factor importante del mercado es la reduccin en el tiempo que un producto y su marketing asociado puedan permanecer inalterables y produciendo utilidades. El tiempo necesario para desarrollar y comercializar nuevos productos se est reduciendo deliberadamente en la mayor parte de los casos, lo cual genera que los viejos productos pierdan participacin en el mercado, con mayor rapidez. Las organizaciones se ven en la obligacin de sumergirse en los nuevos desarrollos tecnolgicos como punto de partida para mejorar la productividad, la calidad y la velocidad de entrega de los productos y servicios a los clientes. Segn Hammer y Champy(1994): "Tecnologas avanzadas, la desaparicin de fronteras entre mercados nacionales y las nuevas expectativas de clientes que tienen ms para escoger que nunca antes, se han combinado para dejar lamentablemente obsoletos los objetivos, los mtodos y los principios organizacionales de la clsica corporacin estadounidense. Renovar su capacidad competitiva no es cuestin de hacer que la gente

trabaje ms duro, sino de aprender a trabajar de otra manera. Esto significa que las compaas y sus empleados tienen que desaprender muchos de los principios y tcnicas que les aseguraron el xito durante tanto tiempo". As pues, las empresas se ven enfrentadas a la exigencia de adaptarse a los cambios sociales, econmicos y tecnolgicos, los cuales son rpidos y difcilmente asimilados por las organizaciones paquidrmicas de ayer. Es decir, tienen que tomar la decisin entre enfrentar el cambio o pretender atender nuevos mercados, clientes y competidores, sin reglamentaciones modernas con estructuras y paradigmas hechos para instituciones antiguas. Todos estos factores afectan no slo a las organizaciones de tipo industrial o a las empresas comercializadoras de artculos manufacturados sino - y tal vez en mayor medida - a aquellas instituciones que hasta hace poco tiempo se consideraban fuera del campo de alcance de los movimientos del mercado o que simplemente crean que deban ser, y de hecho lo eran, evaluadas con otros parmetros diferentes, se hace referencia pues a las empresas estatales, las instituciones de servicios y a las organizaciones sin nimo de lucro. La Administracin de Proyectos implica dejar de lado gran parte de los paradigmas impuestos por la administracin industrial durante los ltimos doscientos aos. Significa olvidarse de cmo se realizaba el trabajo en el pasado y decidir cmo se puede hacer mejor ahora. Es decir, tomar las tareas que la revolucin industrial dividi en simples y bsicas y reunificarlas en procesos coherentes. Los siguientes son algunos de los errores comunes que llevan a las organizaciones a fracasar en la Administracin de los Proyectos, sin la aplicacin de una metodologa :

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Tratar de corregir un proceso en vez de cambiarlo No concentrarse en los procesos No hacer caso de los valores y las creencias de los empleados Conformarse con resultados de poca importancia Abandonar el esfuerzo antes de tiempo Limitar de antemano la definicin del problema y el alcance del esfuerzo de reingeniera Dejar que las culturas y las actitudes corporativas existentes impidan lograr el xito de los planes Tratar de que la planificacin se haga de abajo para arriba Confiarle el liderazgo a una persona que no entiende la reingeniera Escatimar los recursos destinados a los proyectos Enterrar la Administracin de los proyectos en medio de la agenda corporativa Disipar la energa en un gran nmero de proyectos Concentrarse exclusivamente en el diseo y no cumplir con las fechas de los entregables Dar marcha atrs cuando se encuentra resistencia Prolongar demasiado el esfuerzo

INSTITUTO TECNOLOGICO DE POCHUTLA

MATERIA: ADMINISTRACION

PROFESOR: ING. LLUVIA .

ALUMNO: PEDRO JARQUIN RUIZ.

CARRERA: INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES.

UNIDAD 5

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

SEMESTRE: 1

GRUPO:B