Anda di halaman 1dari 12

PANDUAN

BEHAVIOR JOB COMPETENCY

Membuat dan menentukan Behavior Competency berbasis DDI, Menentukan Kriteria Perilaku dan Aplikasinya dalam Mengelola SDM

DEFINISI
Hubungan antara Kompetensi dan Kinerja Salah satu faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya adalah kompetensi. Berikut ini adalah faktor faktor yang mempengaruhi kinerja seseorang :

KINERJA

PENGALAMAN

Apa yang seseorang pernah kerjakan

KOMPETENSI PERLAKU

KEPRIBADIAN

Kecakapan apa yang seseorang kuasai

Apa yang seseorang ketahui

PENGETAHUAN KETERAMPILAN TEKNIS

Bagaimana karakter seseorang

Menurut DDI, kompetensi adalah :

sekumpulan perilaku yang spesifik yang dapat diamati dan dibutuhkan oleh seseorang untuk menjadi sukses dalam menyelesaikan pekerjaannya/perannya serta dalam hal pencapaian target/strategi perusahaan
(Byham, William C, PHD and Moyer, Reed Phd, Using competencies to build a successful organization (1996), DDI International Press)

Kompetensi menggambarkan perilaku, pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menampilkan kinerja yang lebih baik untuk saat ini dan masa yang akan datang. Dengan kata lain, kompetensi adalah hal hal yang efektif yang dilakukan seseorang yang memiliki kinerja yang baik dengan frekuensi yang lebih sering, dalam banyak situasi dan dengan hasil yang lebih baik. Tindakan utama atau perilaku yang dapat diamati adalah komponen dari kompetensi perilaku , yang bila ditampilkan secara efektif, akan menjadikan kompetensi perilaku tersebut menjadi efektif pula.

DEFINISI
Mengapa Menggunakan Kompetensi 1. Membuat organisasi untuk fokus pada pengembangan perilaku, bukan hanya pengembangan kemampuan teknis, termasuk didalamnya adalah : intrapersonal skills, interpersonal skills, leadership skills, dan business skills; mengukur pencapaian dan mendukung visi serta nilai organisasi 2. Penggunaan bahasa yang sama dan spesifik serta dapat diamati dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk berkomunikasi, pengamatan, pelatihan dan administrasi 3. Menjaga agar semua upaya pengembangan SDM fokus pada kompetensi yang tepat, sehingga memberikan nilai tambah terbaik bagi organisasi maupun individu 4. Sebagai landasan bagi semua sistem SDM untuk saling memperkuat satu dengan lainnya, mulai dari rekrutmen / seleksi, pengembangan, penempatan, perencanaan karir dan sebagainya Tipe Job Competency A. Core Competencies (Kompetensi Utama Organisasi) Core competency (kompetensi utama organisasi) diturunkan dari nilai nilai dan arahan strategis organisasi. Core competency dibutuhkan di setiap jabatan / fungsi pada organisasi atau sebagian besar organisasi B. Specific Competencies Merupakan kompetensi yang berkaitan dengan keberhasilan/performa di jabatan/ fungsi atau level tertentu

DEFINISI
Pengelompokan Kompetensi berdasarkan Pendekatan DDI :
Expressing individual potential (Intrapersonal skills) A Applied learning Continous learning Integrity Impact Initiating action Resiliance Stress tolerance Work standards Working with others : Helping individual & teams achieve goals B Aligning performance to success Change leadership Coaching Developing others Facilitating change Follow up Information monitoring

Working with others : Interacting effectively (interpersonal skills) C Building positive working relationship Communication Gaining commitment Managing conflict Negotiation Sales ability Collaboration

Focusing on result (Business skills) D Analysis Building partnership Continuous improvement Customer focus Decision making Judgement Managing work Marketing & enterpreneurial insight Operational decision making Planning and organizing Profitability focus Quality orientation Strategic analysis Strategic decision making

Definisi Kluster Kompetensi 1. Expressing Individual Potential (Intrapersonal Skills) Merupakan kompetensi yang berhubungan dengan kemampuan individu untuk mendemonstrasikan secara perilaku yang seringkali disebut personal qualities pada pekerjaan. Kompetensi ini adalah yang paling sulit untuk dikembangkan pada diri seseorang.

DEFINISI
2. Working with others : Helping individual & teams achieve goals (Leadership skills) Merupakan kompetensi yang memandu individu atau kelompok dalam mencapai tujuan kerja. Pemimpin formal dan informal seringkali dibutuhkan untuk mendemonstrasikan kompetensi kompetensi pada perilaku ini. 3. Working with Others : Interacting effectively (Interpersonal Skills) Kompetensi ini berhubungan dengan pengembangan dan menjaga hubungan interpersonal yang produktif. 4. Focusing on Results (Business Skills) Kompetensi ini berhubungan dengan pencapaian hasil bisnis dengan cara melakukan struktur dan menjalankan pekerjaan secara efektif.

Aplikasi Kompetensi Perilaku di dalam Organisasi : Mengarahkan pengembangan personal dan profesional untuk membantu individu memahami lebih jelas hal hal yang dibutuhkan untuk masa mendatang Membantu individu memahami area area yang menjadi kekuatan dan area area yang memerlukan pengembangan Membantu user/HRD dalam melakukan proses seleksi dan rekrutmen Menciptakan sistem yang lebih fokus bagi organisasi dalam menentukan pelatihan yang diperlukan dalam kegiatan pengembangan.

DEFINISI
Kerangka Konseptual Dasar Strategic HR Architecture Model Lingkungan Bisnis Hasil Hasil yang diinginkan

What
Strategi Bisnis

Visi, Strategi, Prioritas & Tujuan

How
Strategi Budaya

Struktur & Desain Organisasi Critical Success Factors Kapabilitas Organisasi Nilai - NIlai

Kompetensi

Rekrutmen & Seleksi

Pelatihan & Pengembangan

Rewards & Recognition

Manajemen Karir

Manajemen Kinerja

Organization Development

Proses, Sistem & Prosedur

MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN BEHAVIOR COMPETENCY


Proses penyusunan model kompetensi adalah sebagai berikut :

Proses
Mereview dan menganalisa dokumen : Job description, SOP, KPI, dll

Keterangan

Menentukan aktivitas kerja detil untuk jabatan tersebut

Menentukan perilaku inti yang diharapkan muncul untuk masing masing aktivitas pada jabatan tersebut

Perilaku inti diperoleh dengan menguraikan aktivitas secara detil menjadi perilaku yang diharapkan muncul. Misal : fokus terhadap detil, menjaga profesionalitas, tidak menunggu perintah atasan, dll

Menganalisa Kompetensi perilaku yang diperlukan untuk jabatan tersebut

Lakukan konversi perilaku inti yang diharapkan muncul dengan key behavior (perilaku utama) pada uraian masing masing kompetensi perilaku

Melakukan rating & konsolidasi kompetensi perilaku yang benar benar diharapkan

Rating ditentukan sesuai dengan tingkat kepentingan dan dampak kompetensi perilaku tersebut terhdapa produktivitas suatu pekerjaan

Validasi Model Kompetensi Perilaku

Memutuskan kompetensi perilaku yang diperlukan oleh jabatan tersebut. Maksimal : 7 competency behavior (tidak termasuk core competency)

Model Kompetensi Final

MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN BEHAVIOR COMPETENCY


Contoh Menyusun Kompetensi Perilaku (behavior competency) per jabatan Nama Jabatan Tanggung Jawab Utama Uraian Tugas / Akuntabilitas Customer Care Coordinator Memonitor dan mengawasi kegiatan yang melibatkan pelanggan secara langsung dan tidak langsung; menjadi jembatan antara pelanggan dan perusahaan sehingga menjaga kualitas layanan PT Adira Sarana Armada a. Memonitor dan mengevaluasi SLS (service level standard) serta membuat analisa data SLS untuk mencapai perbaikan kualitas layanan sesuai target yang ditetapkan b. Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan survey kepuasan pelanggan untuk mendapatkan indeks kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan c. Merencanakan, membuat dan mengevaluasi program / project yang berkaitan dengan perbaikan layanan, fasilitas untuk meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap layanan jasa PT Adira Sarana Armada

A. Contoh : Menentukan aktivitas kerja & perilaku inti yang diharapkan Muncul Customer Care Coordinator Uraian Tugas
Memonitor dan mengevaluasi SLS (service level standard) serta membuat analisa data SLS untuk mencapai perbaikan kualitas layanan sesuai target yang ditetapkan

Uraian Aktivitas Detil


Menerima, menganalisa & membantu penyelesaian VOC yang masuk

Perilaku yang diharapkan muncul


a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau, b. mencari informasi yang perlu didapatkan

Memonitor penyelesaian VoC Menggali dan memastikan semua kebutuhan customer terdelivery dengan baik

a. Memeriksa data b. Menerapkan sistem monitoring yang tidak mengganggu proses organisasi a. Secara aktif mencari informasi untuk memahami situasi, masalah, harapan dan kebutuhan pelanggan b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif dengan pelanggan c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan

MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN BEHAVIOR COMPETENCY


B. Contoh : Menganalisa Kompetensi Perilaku yang diperlukan Customer Care Coordinator Perilaku yang diharapkan muncul
a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau, b. mencari informasi yang perlu didapatkan

Behavior Competency Yang Perlu Ada


Information Monitoring

a. Memeriksa data b. Menerapkan sistem monitoring yang tidak mengganggu proses organisasi a. Secara aktif mencari informasi untuk memahami situasi, masalah, harapan dan kebutuhan pelanggan b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif dengan pelanggan c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan C. Contoh : Melakukan Rating atas Kompetensi Perilaku

Information Monitoring Analysis Customer Focus Communication Decision Making Building positive working relationship

Dalam menentukan kompetensi perilaku, perlu dilakukan / menentukan skala tingkat kepentingan yang akan menjadi profil dari fungsi tertentu pada suatu organisasi. Skala tingkat kepentingan adalah sebagai berikut :
Skala 1. Unnecessary Deskripsi Kompetensi bersangkutan memiliki sangat sedikit atau bahkan tidak mempengaruhi efektivitas kinerja sebuah fungsi di ADIRA Rent secara keseluruhan Kompetensi akan berguna tetapi tidak mempengaruhi efektivitas kinerja bilamana tidak ada kompetensi bersangkutan Kompetensi membuat perbedaan secara jelas dalam kinerja fungsi yang ada secara keseluruhan Sangatlah sulit (tapi masih mungkin) untuk secara efektif menjalankan fungsi tertentu bila mana tidak ada kompetensi yang dimaksud Sangatlah tidak mungkin untuk memiliki kinerja yang efektif bilamana tidak ada kompetensi yang dimaksud

2. Useful, but not important 3. Important 4. Very Important 5. Esensial

10

MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN BEHAVIOR COMPETENCY


C. Contoh : Melakukan Rating atas Kompetensi Perilaku Customer Care Coordinator (hanya contoh) Perilaku yang diharapkan muncul Behavior Competency Yang Perlu Ada
Information Monitoring

Tingkat Kepentingan / SKala


4

Level (yang dipersyarat kan)

a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau, b. mencari informasi yang perlu didapatkan

a. Memeriksa data b. Menerapkan sistem monitoring yang tidak mengganggu proses organisasi a. Secara aktif mencari informasi untuk memahami situasi, masalah, harapan dan kebutuhan pelanggan b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif dengan pelanggan c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan

Information Monitoring Analysis Customer Focus Communication Building positive working relationship Decision Making

4 2 5 4 3 2

1 2 4

Customer Care Coordinator (hanya contoh) Behavior Competency Yang Perlu Ada Information Monitoring Analysis Customer Focus Communication Building positive working relationship Decision Making Tingkat Kepentingan / SKala 4 2 5 4 3 2 Level (yang dipersyaratkan) 3 5 1 2 4 5 Hasil/Keterangan

Utama/Prasyarat Tidak diperlukan Utama/Prasyarat Utama/Prasyarat Tambahan/utk pengembangan Tidak diperlukan


11

MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN BEHAVIOR COMPETENCY


D. Contoh : Validasi Final atas Kompetensi Perilaku Kompetensi Perilaku Customer Care Coordinator : Kompetensi a. Customer Focus b. Communication c. Information Monitoring d. Building Positive Working Relationship Keterangan Prasyarat Jabatan

Pengembangan

12

Contoh Matriks Kompetensi


Matriks Profil Kompetensi Perilaku untuk Individual Contributor - Adira Rent (Staff Level)
Customer Care Department General Affair Department Marketing Communication Procurement Department Accounting Department After Sales Department

Business Development Department

Departemen
Logistic Department

Information Technology Department

Kompetensi Perilaku
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Personal Attributes
Applied Learning Continuous Learning Impact Initiating Action Integrity Resilience Strees Tolerance Work Standards

Leadership Skills
Aligning Performance for Success Building A Successful Team Change Leadership Coaching Developing Others Facilitating Change Follow Up Information Monitoring Leading Through Vision and Values

Interpersonal Skills
Building Positive Working Relationships Collaboration Communication Gaining Commitment Managing Conflict Negotiation Sales Ability/Persuasiveness

Business Skills
Analysis/Judgment Building Partnerships Continuous Improvement Customer Focus Decision Making Managing Work Marketing & Entrepreneurial Insight Operational Decision Making Planning & Organizing Profitability Focus Quality Orientation Strategic Analysis Strategic Decision Making

Duta Mitra Solusindo

Finance Department

Human Resources Department

Branch Office

Department