DEFINICIONES

1. Qu es un objetivo? Ejemplos de objetivos. Un objetivo es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea con la realizacin de una sola operacin, de una actividad concreta, de un procedimiento, de una funcin completa o de todo el funcionamiento de la institucin. De la institucin De la funcin Administracin de personal Del procedimiento Seleccin de personal De la Actividad Examen mdico De la Operacin Tomar el pulso 2. Qu es una poltica? 01 Una poltica es una norma de carcter general que gua la actuacin de los integrantes de la institucin sobre una funcin determinada para alcanzar los objetivos. As, existen polticas comerciales, financieras, de personal, de produccin, etc. Ejemplos de polticas. De personal: Proporcionar adiestramiento intensivo a todos los empleados, en el trabajo que han de desempear. Comercial: Proporcionar a los consumidores una combinacin de precios, calidad, variedad y servicio, en forma eficiente y amable. 02 Una poltica es una gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales 1 Operar con la mxima eficiencia Tener el personal ms eficiente Encontrar al mejor candidato para cada puesto vacante Seleccionar candidatos sanos Seleccionar circulatorias candidatos sin deficiencias

dentro de los cuales han de realizarse las actividades. 03 Las polticas sirven para: orientar a los subordinados, evitar consultas frecuentes, uniformar el funcionamiento y trabajo en equipo. 3. Qu es un procedimiento? Un procedimiento o proceso, es la sucesin cronolgica o secuencia de operaciones concatenadas, y su mtodo de ejecucin, que realizadas por una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una funcin o un aspecto de ella. Un procedimiento es una rutina de trabajo. Se puede hablar de un procedimiento de manejo de correspondencia, compra de equipo, seleccin de personal, etc. Qu: Planeacin; Quin: Organizacin, Cundo: Direccin, Cmo: Procedimiento. 4. Qu es una actividad? 01 En un sentido genrico, actividad es un conjunto de actos, as se habla de actividad administrativa en general, como el conjunto de actos administrativos que realiza una institucin o parte de ella. 02 En un sentido ms restringido, actividad es un sinnimo de labor. Cuando un Procedimiento puede subdividirse en varios grupos de operaciones afines y sucesivas, ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, cada uno de estos grupos de operaciones constituyen una actividad o labor. 03 Generalmente se usa el trmino labor para referirse a operaciones que realiza una sola persona y actividad cuando se trata de operaciones de las que es responsable un departamento o unidad administrativa de varios miembros. Dentro del procedimiento de manejo de correspondencia se realizan las actividades o labores de engrapado, foliado, sellado, envase, franqueo y despacho. 5. Qu es una operacin? 01 Una operacin es cada una de las acciones, fsicas o mentales, pasos o etapas que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada. 2

02 La operacin es la divisin mnima del trabajo administrativo. 03 Hasta que grado de detalle debe llegarse en la descripcin y anlisis de una operacin que depende del formato y del objeto del diagrama as como del destino del manual de que se trata. La actividad engrapado comprende las siguientes operaciones: 1. Tomar una engrapadora. 2. Juntar las hojas de que se compone una carta. 3. Colocarla dentro de la engrapadora en la posicin en que deben quedar unidas. 4. Presionar la engrapadora. 6. Qu es un mtodo? Un mtodo es la manera de efectuar una operacin o una secuencia de operaciones. As, por ejemplo, podr hacer un mtodo manual, mecnico o electrnico para el registro de operaciones contables; un mtodo mecanogrfico o fotogrfico para sacar copias, etc. 7. Qu es un sistema? Un sistema es un conjunto ordenado de procedimientos operacionales y mtodos relacionados entre s, que contribuyen a realizar una funcin. Existe un sistema contable, sistema financiero, sistema de archivo, etc. 8. Qu es una funcin? Una funcin es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la institucin, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad administrativa. 01 En instituciones pequeas, puede encomendarse a un rgano el cumplimiento de dos o ms funciones, que no sean incompatibles. Son funciones la produccin y comercializacin de las mercancas o servicios, el financiamiento, la administracin del personal, etc. 9. Qu relacin hay entre los conceptos anteriores? 01 La operacin, la actividad y la funcin se refieren a lo que se hace y a quin 3

lo hace. El mtodo, el procedimiento y el sistema, se refieren, adems, a cmo se hace y en qu orden o con qu secuencia se hace. 02 Una descripcin de labores o actividades es una relacin de lo que hace una persona o una unidad administrativa, sin que contenga necesariamente la secuencia ni el mtodo conforme a los cuales deban ser ejecutados. 03 Un procedimiento es una relacin de operaciones, agrupadas en actividades, que indican siempre una secuencia u orden en que deben ejecutarse y muchas veces la manera de hacerlo. 04 La operacin siempre es realizada por una persona. La actividad o labor se refiere, segn el caso, a unidades administrativas de varios miembros o a personas. La funcin siempre se asigna a un rgano, para que las actividades que la componen sean ejecutadas por las personas que integran el rgano, en forma de labores individuales, aplicando el principio de divisin del trabajo. 05 Un objeto es una meta; una funcin es un conjunto de actividades que se realizan de acuerdo con un sistema o conjunto de procedimientos. euv185@yahoo.com elusaivelasquez@sbcglobal.net 10. Qu es una plaza? Como un mismo puesto puede ser desempeado por varias personas, a la vez, que realicen las mismas operaciones, con las mismas responsabilidades en las mismas condiciones de trabajo, a cada una de estas unidades administrativas personales se les llama plaza. Podra decirse que plaza es el conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo, asignadas de manera permanente a un empleado en particular, en determinada adscripcin. El nmero de empleado que desempean el puesto, es el nmero de plazas que tiene. Pueden existir, por ejemplo, en una institucin, 20 plazas del puesto de mozo, 30 plazas del puesto de taquimecangrafa y 15 plazas del puesto de secretaria. 11. Qu son las reglas de ejecucin? 4

Las reglas de ejecucin en un manual son el texto que explica una rutina de trabajo.

El Contador Pblico y Auditor frente a la Sistematizacin

Perfil del Contador Pblico y Auditor: - Es el profesional universitario experto en contabilidad, auditora, impuestos, sistemas de procedimientos de informacin, contralora y finanzas. - Su preparacin incluye materias como: Contabilidad, Auditora, Control Interno, Costos, Presupuestos, Sistematizacin. Materias complementarias como: Matemticas, Administracin, Economa y Derecho. La sistematizacin: - En las sociedades existen empresas agropecuarias, industriales, comerciales, bancarias, de servicios, etc. Estas se dedican a satisfacer necesidades humanas. - Las actividades de las empresas estn sujetas a un crecimiento acelerado, y como consecuencia de ello a una constante modernizacin, para no caer en obsolescencia y por lo tanto a desaparecer del mercado. - Por el crecimiento acelerado de actividades se hace necesario una perfecta organizacin, con el objeto de funcionar eficientemente. En consecuencia, una organizacin no puede funcionar sin sistemas y procedimientos. - La sistematizacin se ocupa de desarrollar sistemas y procedimientos eficientes; entendindose por eficiencia, la MAXIMIZACIN en la utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros. Es decir, con el menor esfuerzo, en el menor tiempo y al menor costo. El Contador Pblico y Auditor y la sistematizacin - El CPA est llamado a jugar un papel importante en el campo de la sistematizacin, su misin no se debe nicamente a problemas contables y financieros de la empresa. - Su actividad debe evaluar si se aprovechan los recursos de la empresa para un buen funcionamiento. - El CPA est obligado a adentrarse en el conocimiento de los sistemas que funcionan en la empresa, utilizando su ingenio y creatividad para llevar a cabo 5

innovaciones y mejoras. - Debe tener capacidad y entrenamiento necesarios para crear, administrar o evaluar una organizacin. - En una Auditora Administrativa deber analizar aspectos de la organizacin como: simplicidad, efectividad y economa de la estructura organizativa. - En una Auditora Operacional, su labor consiste en evaluar si los procedimientos son adecuados, econmicos, consistentes, razonables, prcticos, eficientes y con un control adecuado. - En sntesis, el CPA puede brindar asesora en materia administrativa en general y en forma especfica en ciertas reas en materia de sistemas y procedimientos. Por lo tanto, deber estar bien preparado para estas actividades o de lo contrario, dejar este campo en manos de otros profesionales.

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Generalidades Como qued anotado, el campo de los sistemas y procedimientos es inherente al trabajo que le corresponde enfrentar a los administradores, pero tambin para los especialistas en sistemas, quienes bajo una variedad de ttulos o denominaciones, han venido cobrando auge durante la ltima cuarta parte del siglo pasado. En el trabajo administrativo diario los sistemas y procedimientos juegan un papel muy importante, ya que por su diseo y operacin deben responder a la forma en que se harn las cosas, los medios que se utilizarn para llevar a cabo las tareas asignadas y la metodologa de los procesos de trabajo empleados. Antes de proceder al anlisis de sistemas, debemos establecer los trminos que habrn de utilizarse, ya que as podremos unificar el lenguaje y evitarnos que las diferencias de semntica dificulten la comprensin de los mismos. Las definiciones establecidas para los trminos mencionados, son: Sistema: Funcin: Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y su mtodo de ejecucin) relacionados entre s, que contribuyen a realizar una funcin. Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de una empresa.

Actividad:

El conjunto de actos o labores especficas (operaciones) a realizar por un individuo, departamento, unidad, etc.

Operacin: Es la divisin mnima del trabajo. Las operaciones pueden ser fsicas o mentales; en conjunto, conforman una actividad y, si son secuenciales, un procedimiento. Mtodo: La manera de efectuar una operacin o una secuencia de operaciones.

Procedimiento: Sucesin cronolgica o secuencia de operaciones concatenadas. 1. SISTEMAS

1.1 Definiciones Etimolgicamente SISTEMA es una voz derivada del griego Symes-tanai que quiere decir: colocar junto .. reunir en un todo. Sistemas tambin se puede definir as: Conjunto de variables que intervienen, interactuando para la consecucin de un objetivo. Conjunto o arreglo de partes dispuestas con orden y de acuerdo a un plan o esquema. Siempre que un conjunto de variables se interconectan para satisfacer cierto objetivo forman un sistema: si no poseen estas caractersticas, simplemente ser un agrupamiento de elementos. As podemos hablar de la sociedad como un sistema integral, que no slo es el conjunto de habitantes, tierra y gobierno, si no que y sobre todo, est determinado por las relaciones que se originan entre estos elementos. Tomando en cuenta lo anterior, podemos comprender a la empresa - fenmeno fundamentalmente social no slo como el conjunto de los recursos humanos, materiales y tcnicos, sino tambin por la forma de las relaciones establecidas entre estos. Los sistemas poseen una organizacin interna, es decir, un modo especfico de interconexin e interaccin de sus componentes. Por ejemplo, el cuerpo humano posee una perfecta organizacin, por medio de la cual los rganos y aparatos se encuentran interconectados e interactuando y de esa manera ejecutan sus funciones en el momento en que se necesita. 7

La sociedad es otro sistema que se caracteriza en su organizacin por las interrelaciones comerciales, sociales y monetarias; por la forma de propiedad de los bienes, por el lenguaje, por las costumbres y por la legislacin. En una empresa, por pequea que sea, aunque carezca de organigrama, su organizacin estar dada por las relaciones - a veces informales que existen entre los grupos de trabajadores y el jefe. 1.2 Clasificacin Inicialmente se conocen dos clases de sistemas: Los naturales y los artificiales. Los naturales son los que encontramos en la naturaleza.; los que no han sido creados por el hombre, por ejemplo el sistema planetario, el sistema nervioso. Los artificiales son los creados por hombre, ejemplo: sistemas polticos, sistema bancario. Los sistemas artificiales pueden ser: Formales e Informales. Los formales son los planeados y controlados. Los informales son los espontneos. Los sistemas administrativos son artificiales y pueden ser formales o informales. A travs del anlisis de los sistemas administrativos podemos conocer y mejorar su funcionamiento en cualquier organizacin. Otra clasificacin que mencionamos en la unidad 2, es la que se da a las empresas: sistemas de la fbrica o taller y sistemas administrativos. Existen otras clasificaciones, como por ejemplo aquellas que se hace atendiendo los mtodos de ejecucin de los procesos: manuales, mecnicos y electrnicos, a las que nos referiremos ms adelante. 1.3 Caractersticas de los sistemas en general Los sistemas tambin tienen ciertas caractersticas comunes como las que se exponen a continuacin: (a) Jerarqua ilimitada: Cada sistema es parte de un sistema mayor y a cada una de esas partes se le denomina subsistema. As como es posible ampliar un sistema para abarcar una perspectiva de mayor alcance, tambin se puede reducirlo a una versin ms pequea. La empresa u organizacin de negocios se considera como el sistema o el sistema total cuando se atiende al estudio y anlisis de los subsistemas de produccin, de distribucin de artculo, de administracin, de informacin, etc. 8

(b)

Interconexin de sus elementos: Los elementos son los entes capaces de producir las acciones que debidamente combinadas puede lograr el objetivo. Las interrelaciones son las transacciones entre los elementos de modo que sus acciones o disposiciones conduzcan al objetivo deseado. No todas las relaciones que pueden existir entre los elementos son significativos para un sistema, sino solo aquellas que en alguna forma contribuyen a que los fenmenos que experimenta el elemento se integre con los fenmenos que se realizan en otros elementos para producir en conjunto un resultado caracterstico que justifica la participacin de cada elemento en el conjunto. Organizacin interna: A cada sistema en particular le corresponde una organizacin o modo especfico de interconexin e interaccin de los componentes que lo forman. Cuanto ms complejo es un sistema, tanto ms compleja ser su estructura. Interdependencia: Las partes o subsistemas de un sistema son mutuamente dependientes y por lo tanto los cambios que sucedan en alguno de ellos, afectarn el comportamiento de los otros. Evolucin constante: Un sistema no es esttico, sino que evoluciona constantemente segn se lo exijan las circunstancias. La supervivencia de un sistema depende de los cambios que se le introduzcan en la medida que sea evaluado y rediseado para adecuar su funcionamiento a los cambios que se dan en el ambiente.

(c)

(d)

(e)

1.4 Sistema administrativo Es el conjunto de elementos humanos, fsicos y tcnicos, interconectados e interactuando entre s para planear, organizar, ejecutar y controlar la consecucin de objetivos econmicos, sociales y polticos de toda institucin. 1.5 Caractersticas de los sistemas administrativos Informal Evoluciona casualmente. Su tamao es indefinido y cada vez menos definible . Formal Evoluciona de acuerdo a un plan. Su tamao es definido, se conoce su inicio y su trmino.

El nmero e influencia de cada una Se conoce el nmero de variables de las variables es desconocido. que intervienen en el y la influencia de cada una. Frecuentemente se logran resultados Se obtienen resultados previstos, se 9

que son incongruentes con el objetivo y con las metas, en calidad y cantidad. Se desplaza. Los costos son ms altos y cada vez se incurre en un volumen mayor de los mismos. Se ocupa mucho tiempo en correcciones. Los recursos son utilizados deficientemente. Nace y vive en un clima de incertidumbre.

logra lo que se quiere.

Avanza hacia el objetivo. Los costos son los necesarios, segn lo planeado. Se toma el mayor nmero de previsiones. Los recursos son utilizados al mximo. Nace y vive en un clima conocido.

1.6 Elementos y operacin de un sistema: Los elementos que funcionan y operacionalmente son bsicos y comunes a todos los sistemas son: la entrada o insumos, el proceso de conversin o procesador, y la salida o producto. Entrada o insumos Salida o producto

Proceso

RETROALIMENTACIN La entrada o insumos: Elementos que ingresan al sistema, recursos existentes en el ambiente: humanos, materiales, financieros, datos, instrucciones operativas, etc. El proceso de conversin o procesador: Es la actividad que transforma los insumos en producto o salida. Los nombres, las mquinas, las funciones, las operaciones o las combinaciones de todos ellos pueden actuar como procesadores. 10

La salida o producto: Es el resultado de una operacin y puede ser de ndole diversa (bienes, servicios, informacin, etc.) que provocan ciertos efectos sobre el ambiente. Retroalimentacin: El resultado del sistema generalmente se utiliza de insumo nuevamente, aunque no necesariamente como insumo principal. 1.7 Objetivos de los sistemas:

Como ya se ha indicado en la conceptualizacin de los sistemas, estos siempre buscarn la consecucin de algn objetivo, estos pueden ser: a) b) c) d) e) f) Liberar a los ejecutivos de la toma de decisiones rutinarias, Aumentar la productividad de la fuerza de trabajo, Reducir errores con el establecimiento de controles, Aumentar el valor de la informacin al hacerla ms significativa, oportuna y exacta, Reducir los costos del proceso, Reducir necesidades de espacio,

g) Utilizar ms efectivamente los recursos humanos. 1.8 Principios de los sistemas: Para servir de gua a quienes tienen a su cargo la evaluacin, diseo e implementacin de sistemas, se reconocen los principios siguientes: a) b) c) d) e) f) g) h) Suministro de servicio operacional y econmico, Ubicar las funciones a manera de minimizar la comunicacin y el papeleo, Crear armona entre las distintas unidades de la organizacin, Tratar en lo posible de colocar unidas las actividades necesarias, Las actividades que se desarrollan en secuencia deben ubicarse cerca tanto fsica como organizativamente, Delegar adecuadamente las funciones en grupos de organizacin, Evitar funciones innecesarias, Un sistema de control debe ahorrar por lo menos el dinero que cuesta, 11

i) j) k) l) m) n) ) o) p) q) r) s) t) u)

Las funciones interdependientes deben ubicarse con la mayor proximidad, Delegar la autoridad para cumplir con la consiguiente responsabilidad, No excederse en delegar autoridad cuando la responsabilidad no lo requiere, Evitar conflictos de responsabilidad, Independencia de las funciones controladoras de las que se van a controlar, Unidad de mando, Flexibilidad, Objetivos no afectados por habilidades particulares, La expansin vertical y horizontal debe mantenerse al mnimo, Deben ser tan automticos como sea posible, Deben darse a conocer por escrito a los afectados, Unidad de objetivos realizada en forma simple, clara y comprensible, Deben basarse en hechos verdicos y no en supuestos, Debe considerarse la posibilidad de error del personal, as como las imperfecciones del equipo.

1.9 Sistematizacin: La sistematizacin consiste en fijar un orden y establecer condiciones de sucesin racional y estrictamente definidas a las que se someten todas las operaciones que se originan en el funcionamiento de una empresa. Es el anlisis de los planes de accin colectivos, procedimientos, formas y equipo con el fin de simplificar y estandarizar las operaciones de la empresa, sus funciones administrativas, de produccin, de mercadeo, de finanzas, de relaciones laborales, etc. las cuales son ejecutadas por medio de rutinas, sistemas o de procedimientos. 2. PROCEDIMIENTOS Como que anotado al inicio de esta unidad, los procedimientos son un conjunto de pasos u operaciones que definen en forma detallada la sucesin cronolgica (CUANDO) y la manera de realizar una actividad (COMO), por un grupo de personas 12

o varios departamentos en conjunto (QUIEN), de acuerdo a ciertas normas preestablecidas. LOS PROCEDIMIENTOS RESPONDEN A LAS INTERROGANTES: QUIN debe hacerlo? CMO debe hacerlo? CUNDO (en que secuencia) debe hacerlo? Ejemplos de procedimientos son: Compras, cobros, seleccin de personal, de ventas, etc. 3. MTODOS En general la palabra mtodo se ha entendido como modo de hacer o decir con orden una cosa: pasos que siguen en la ciencia para hallar la verdad. En sistemas se entiende, como qued anotado al principio, como la manera de efectuar una operacin o una secuencia de ellas. Sin embargo, como veremos ms adelante, el mtodo en muchas ocasiones, califica a los procedimientos y an a los sistemas. Ejemplo: telefnicamente, mecnicamente, manualmente, mecanogrficamente, electrnicamente, etc.

4. TIPOS DE SISTEMAS Dependiendo de la manera en que se efectan la mayor parte de las operaciones (mtodo), los sistemas administrativos y principalmente los sistemas de procesamiento de datos, que con los que nos interesan, pueden ser: manuales, mecnicos y electrnicos. 4.1 Manual Los datos son registrados manualmente, con el uso de lpiz o pluma sobre documentos, empleando caracteres numricos y alfabticos. Los documentos son transferidos de un lugar a otro en forma manual; pueden ser almacenados en carpetas de archivos (folders). La bsqueda en los archivos es manual. Los datos son almacenados, arreglados y editados manualmente. Con frecuencia cierta informacin debe ser asentada sobre varios documentos a la vez, en este caso, el auxilio del papel carbn nos permite una mayor aceleracin en los procesos. 13

Los sistemas manuales tienen sus ventajas: son de bajo costo, son flexibles, adaptndose fcilmente a los cambios. Los sistemas administrativos manuales resultan lentos y engorrosos en empresas que manejan gran volumen de operaciones que son repetitivas y con clculos complejos. 4.2 Mecnico Este sistema emplea dispositivos mecnicos que permiten, en comparacin con los manuales, un proceso de datos ms eficiente. No obstante, debemos considerar que estos mecanismos no desplazan totalmente los procesos manuales. La recopilacin de datos fuente se logra a travs de mecanismos como mquina de escribir, caja registradora, impresora de cheques, fotocopiadora, relojes marcadores, mquinas de contabilidad, etc. La transmisin de datos a cortas distancias puede llevarse a cabo por medio de tubos neumticos, intercomunicadores, bandas sin fin, etc. y a larga distancia a travs del telgrafo, telfono, radio, etc. Los documentos en sistemas mecnicos son almacenados en la misma forma que en los sistemas manuales, pero los datos contenidos en ellos, estn impresos o mecanografiados en vez de escritos a mano. Como ventaja podra considerarse el hecho de que permite incrementar grandemente la velocidad y exactitud de los procesos. Una de las desventajas es que el proceso no es continuo, pues operaciones entre proceso y proceso se realizan muchas veces manualmente, tomando resultados de las mquinas, transfirindolas a otras, con la consiguiente posibilidad de error. Se ha escrito algo sobre los sistemas electromecnicos, esencialmente asociados a las mquinas que constituyeron lo que era el inicio del progreso de la electrnica, cuyo desarrollo dej dichas mquinas, bsicamente las de tarjetas perforadas, en la obsolescencia. 4.3 Electrnico Son los sistemas en los que se utilizan computadoras. El desarrollo ms reciente en el procesamiento de datos lo constituye la computadora electrnica que merece gran inters debido a su capacidad muy superior para efectuar clculos y otras funciones a velocidades increbles. Esto se debe al hecho de que el procesamiento en computacin se logra mediante la transmisin de impulsos electrnicos a travs de microcircuitos, en lugar de efectuarse por el movimiento de partes mecnicas. Por medio de instrucciones que se programan 14

desde un teclado, un disco, una cinta magntica, se pueden realizar miles de operaciones complejas en segundos. Generalmente, las computadoras pueden efectuar en forma automtica todos los pasos manipulativos en el ciclo de procesamiento de datos. Sin embargo, a pesar de la tremenda velocidad con la que operan, el procesamiento es menos impresionante que en otros sistemas porque no se puede ver lo que est ocurriendo: la manipulacin de los datos se efecta enteramente dentro de la computadora. Las operaciones de la computadora se clasifican, normalmente, bajo tres fases: entrada, procesamiento y salida. ENTRADA. Antes de que pueda alimentar el sistema con datos de los documentos fuente, hay que convertirlos a smbolos codificados que se registran en alguna de las formas siguientes: como perforaciones en tarjetas; como perforaciones en cinta de papel; como puntos minsculos magnetizados en cinta magntica, discos, disketes, casetes; o como caracteres impresos a mano o mecnicamente y legibles tanto para el hombre como para la mquina, impresos a mano o a mquina. Algunos documentos fuente se pueden introducir directamente en el sistema. Entre estos estn los cheques en los que la informacin ya est impresa en tinta magntica. Los datos tambin se pueden introducir directamente a una computadora mediante un equipo de reconocimiento ptico de caracteres que puede interpretar nmeros impresos o manuscritos. PROCESAMIENTO. Una vez que los datos se registran en una de las formas que se mencionaron, estn listos para que el dispositivo de entrada del sistema de computacin los lea y transfiera electrnicamente a la unidad de almacenamiento que est en la computadora. La unidad de almacenamiento o memoria es el mecanismo que almacena informacin para conservarla o para utilizarla en procedimientos posteriores. La clasificacin , reacomodo, comparacin, anlisis, clculo y el resumen se efecta automticamente dentro de los componentes del sistema, de acuerdo con una serie de instrucciones almacenadas en la computadora que se denominan PROGRAMA. La computadora puede tambin tomar decisiones lgicas , de acuerdo con las instrucciones que reciba. La ejecucin de estas funciones en forma completamente automtica y a velocidades fantsticas, caracteriza las computadoras electrnicas y les da una mayor ventaja sobre otros sistemas. SALIDA. Los resultados del procesamiento que se efecta dentro de la computadora se pueden registrar en cinta magntica, cinta de papel perforada, tarjetas perforadas, disketes, casetes, discos magnticos, una pantalla o por conexin directa entre la unidad de proceso y un dispositivo de impresin. El procesamiento electrnico de datos tiene varias ventajas sobre los dems sistemas. Las principales son: 15

1. Velocidad de procesamiento muchas veces superior, 2. Procesamiento contino, 3. Ahorro de espacio, pues el equipo y forma de almacenamiento son compactos, 4. Mayor precisin, 5. Permite realizar tareas jams intentadas en otros sistemas. Un nmero de empresas cada vez mayor se ha dado cuenta de la importancia del uso de sistemas computarizados, para brindar mejores servicios, tener informacin exacta y oportuna para la toma de decisiones, todo lo cual le permite mejores posibilidades de competencia. BIBLIOGRAFA: Manual de procedimientos, Miguel Duhalt Krauss.

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Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Econmicas Escuela de Auditoria Curso: Organizacin y Sistematizacin Contable II UNIDAD

El DEPARTAMENTO DE SISTEMAS CONCEPTOS Es el anlisis de los planes de accin colectivos, procedimientos, formas de equipo, con el fin de simplificar y estandarizar las operaciones de oficina. A. OBJETIVOS E IMPORTANCIA

El Objetivo del departamento de sistemas es desarrollar. sistemas y procedimientos eficientes, es decir, la maximizacin en la utilidad de los recursos humanos, materiales, y financieros. Esto es efectuar una labor con el menor esfuerzo, con el menor tiempo y al menor costo Los cuatro puntos fundamentales de la importancia del departamento son: El campo de accin del departamento de operacin La profundidad del estudio que va a ejecutarse El volumen y el complejo de las operaciones de la compaa Si la funcin de los sistemas va a ser centralizada o descentralizada

Se ha intentado determinar el nmero del personal asesor de los mtodos en relacin con el nmero total del personal de la compaa. Es probable que el mejor camino para enfocar este hecho sea de establecer un modelo basado en los problemas de sistemas que van a encontrarse, por ejemplo con los especialistas en las siguientes campos se consideran como parte del personal necesario de asesora. Modelo de formas y coordinacin Archivo y manejo de informes 17

 Examen y anlisis de procedimientos y equipos Standard, incluyendo tarjetas perforadas y equipo de computador electrnico.. Si va a centralizarse a funcin de los sistemas y el departamento de persona de asesora va a ejecutar el trabajo, actuando en calidad de consultor. La importancia del departamento ser tambin mayor. B LOCALIZACION

La mayora de los departamentos de asesora preferiran que se les instalara en lugar preferente de la jefatura de direccin, en donde estaran rodeados y con el apoyo de la Gerencia. Sin embargo, las necesidades peculiares de la organizacin en particular deben tomarse en cuenta. Hay varias razones de peso por las que el departamento de sistemas y procedimientos deber ms bien informar al Jefe Ejecutivo o a un vicepresidente. Una de ellas es porque la labor de este departamento se incorpora a todas las funciones colectivas y penetra a travs de todos los asuntos departamentales. En muchas organizaciones importantes en vez de informar al jefe Ejecutivo, este departamento se coloca en la informacin financiera informando por lo general al Contralor. Puesto que muchos proyectos del departamento de sistemas se relacionan con las actividades financieras y dado que el contralor tiene a su cargo promover la ms alta eficiencia dentro do los terrenos de su responsabilidad funcional, es lgico colocar al departamento dentro de esta esfera de accin La seleccin objetiva de la localizacin del departamento debe estar basada en la lgica de colocarlo tan alto como sea posible de la empresa con objeto de ganar la aceptacin rpida y universal. En donde quiera que se site la responsabilidad de los sistemas, el alcance de sus actividades deber definirse claramente por la Gerencia Ejecutiva y tambin comprenderse claramente por todos los segmentos de la organizacin. Total.- No debe existir misterio acerca de lo que va a hacer cada empleado. Ahora viene el problema de la unidad de sistemas centralizada, contra la descentralizada. Deber ejecutarse esta labor por un centro de direccin del personal de asesora que circule por el campo de trabajo o deber hacerse por asesores de mtodos divisionales cuyos programas y tcnicas serian coordinados por un pequeo grupo consultor de sistemas en la oficina matriz. En esto podemos recurrir a un principio fundamental: la unidad deber ser HECHAA LA MEDIDA para que se ajuste a la compaa en particular. El nmero, la variedad de productos y la distribucin de las oficinas de la compaa indicar e camino a seguir a favor o en contra de la centralizacin del personal de sistemas Son varias las ventajas de la centralizacin de las unidades de sistemas. Puesto que los problemas de los sistemas y procedimientos con frecuencia atraviesan los mtodos de 18

departamento, un grupo centralizado est en la posicin de reconocer estas relaciones y de coordinar planes y proyectos con un esfuerzo mnimo. Se elimina duplicar el trabajo y-se reducen los costos. Las principales ventajas de la descentralizacin sin la familiaridad.obtenida por el grupo con una operacin determinada y la atencin rpida y con frecuencia se les puede dar a los problemas que se van presentando. C. C-1 OPCIONES DEPARTAMENTO PROPIO

Es muy importante que las empresas cuenten con un departamento de sistemas. Dicha importancia varia de una empresa a otra y existir slo cuando la empresa sea grande. El departamento de sistemas y procedimientos trabaja estrechamente y ayuda a todos los otros departamentos en los problemas de sistemas conforme se le solicita. Los objetivos bsicos, el enfoque y el plan de accin, por lo general se discute, y aprueban por los gerentes del departamento de sistemas y del o de los departamentos interesados. La funcin de los sistemas y procedimientos es la de un personal de asesora con las responsabilidades normales y la autoridad de la asignacin usual de un personal directivo. El personal de asesora trabaja como un complemento de las unidades de operacin. Los principios aceptados acerca del trabajo eficiente del personal de asesora, proyectos que este formula, as como de su actuacin completa se aplican tambin a la funcin de los sistemasEl departamento de sistemas no espera que el de operacin le presente sus problemas ms importantes: l hace planes para solucionarlos- El procura prever los problemas y explorar campos de accin antes de que aquellos lleguen, en realidad, a ser problemas. Actuacin completa de asesora quiere decir ejecutar un trabajo con tal comprensin como sea posible, sin dejar datos sueltos.- Cuando la direccin de organizacin tiene la responsabilidad de hacer la verdadera instalacin, el departamento de sistemas debe estar listo para ayudar en la instalacin del plan suministrado el potencial humano y proporcionando el consejo que se le pide. Es muy conveniente que los interesados en llevar a cabo los nuevos procedimientos participen en su desarrollo, siendo importante tambin a fin de lograr un escenario satisfactorio, consultar a todos los interesados, antes de la instalacin del mismo.

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C.1-1 CUALIDADES PEQUERIDAS PARA EL PERSONAL DE SISTEMAS La persona perfecta para los sistemas debe reunir varias cualidades clave que son necesarias para triunfar en diferentes campos de accin debe tener un espritu interrogador Es el tipo de persona que busca la respuesta al qu, cundo, por qu, dnde, quin y como al igual que en la profesin del periodismo. Capacidad para utilizar la informacin por medio del anlisis. la correlacin y el poder creativocapacidad para escudriar los hechos, dirigirse a lo indispensable, ajustar en su lugar las piezas y atender al todo. as como a las partes.

En resumen, para actuar en este atractivo y variado campo, el especialista en sistemas requiere una personalidad multifactica y diversas habilidades, de las cuales no son las menores en sentido comn y a percepcin de los valoresLa persona que dirige las actividades del departamento de sistemas y procedimientos debe ser un profesional experimentado que ha hecho el recorrido y puede guiar a su personal en medio de la multitud de escollos. Deber poseer todas aquellas cualidades que l espera encontrar en los miembros de su persona. Don de mando y personalidad Capacidad analtica Facilidad de hablar y escribir Paciencia Voluntad Sentido Comn Habilidad necesaria para contratar, congeniar con personas de todo tipo Debe reconocer por su voluntad. el mrito de otros y ser capaz de lograr la ejecucin de un trabajo usando solo autoridad del jefe del personal . 20

C.1.2 FASES DE LOS PROGRAMAS Cuando en una organizacin se implanta un departamento de sistemas y procedimientos, hay por lo general numerosas oportunidades para su realizacin en campos productivos. El departamento correspondiente descubre que su fase inicial se concentra, al principio, en la produccin de manuales que abarquen el plan de accin y los procedimientos involucrados para llevar a cabo los programas bsicos del departamento y en segundo lugar, en la revisin de los procedimientos bsicos de la compaa y en la redaccin de los manuales que los abarcan. Por lo comn hay seis programas diferentes: Sistemas de Oficina: Dirige los estudios acerca de los procedimientos y relaciones de organizacin en trminos de alcance la estandarizacin practicable, simplificacin y medicin de la produccin. En el programa se desarrollan unidades de clculo de trabajo relacionndolas con el nmero de empleados que se necesitan para la ejecucin de cierto volumen de trabajo. Normas para Equipo. Dirigir estudios detallados y probar la manufactura y modelos de las mquinas para oficina y del equipo para el propsito para hacer recomendaciones especificas para la aplicacin prctica, el aprovechamiento adecuado y a operacin econmica del equipo que se recomiende. Establecer los requisitos bsicos para la justificacin de la compra y para el propsito de controlar el presupuesto. El programa se norma de equipo es mas tcnico de todos los. Programas. Interviene en la mejor aplicacin del equipo de oficina, de acuerdo con lo que requieren los procedimientos en los cuales se emplea dicho equipo. Manejo de Registros: Desarrollo de sistemas de archivo y normas para el manejo eficaz de los registros. El programa de manejo de registros comprende los sistemas de archivo y la administracin de los registros en general, incluyendo su colaboracin, accesibilidad y conservacin. Avalo del Trabajo de Oficina: Continuar la implementacin de nuevos mtodos y la revisin peridica sobre bases comparativas, de la efectividad de los sistemas de oficina, utilizando los datos resultantes de la fase estimada de la produccin del programa de los sistemas de oficina. El programa de evalo del trabajo de oficina, aunque podra considerarse como la fase final del programa del sistema de oficina, se desarrolla por separado. Coordinacin: Establece los medios sistemticos de correlacionar las formas e informes con los procedimientos administrativos relacionados y coordina la divulgacin de los informes que se refieren a planes de accin y procedimientos Coordinacin de Formas Impresas: Dentro de los requerimientos que existan en la compaa, desarrolla y mantiene un sistema para revisar y corregir las formas impresas con el objeto de analizarlas y uniformarlas. Coordina la estandarizacin con el programa de sistemas 21

de oficina Coordinacin de Informes y Estados Peridicos: Desarrollar y mantener un sistema para revisar y corregir Los informes y estados peridicos iniciados o solicitados as como coordinar el funcionamiento del plan con el programa de sistemas de oficina. Coordinacin de Publicaciones: Desarrollar y mantiene un sistema para revisar, corregir y estandarizar el formato y la compatibilidad del contenido de los manuales, instrucciones y de las otras publicaciones referentes a los planes de accin, procedimientos, organizacin, informes y la presentacin de las formas. La coordinacin de las formas, informes y publicaciones repetidas es bsica para el manejo administrativo. Investigacin y Capacitacin: Establece y mantiene relaciones con sociedades profesionales de direcciones de los negocios y otras compaas para el cambio mutuo de informes relativos al progreso de los cambios de accin, direccin, organizacin, procedimientos, equipos y mtodos de perfeccionamiento de tcnicas. Desarrolla, por mtodos de laboratorio, la aplicacin de sistemas a los problemas de la-compaa tambin prepara material de capacitacin en todas las fases de los trabajos de sistemas para el uso normal de los empleados que trabajan en este campo. Dirige los seminarios programados con regularidad sobre los problemas y tcnicas de sistemas.-Coordina las actividades con todos los otros programas de sistemas. Abarca el desarrollo y cambio de datos tcnicos relativos a los mtodos de trabajo, entre fuentes internas y externas. Los datos son aprovechables para la capacitacin de nuevos analizadores y como material ms fresco para el personal de auditoria. C-2- COMITES: Son pequeos grupos de empleados a los cuales se les confiere determinada actividad, deben ser personas con conocimiento en sistemas y su funcin debe Ser la misma que la del Departamento de SistemasNormalmente los comits estarn presididos por aquella persona que ms experiencia posea. C.2.1. TIPOS DE COMITES: Los comits se pueden clasificar de distintas maneras Hay unos que poseen carcter permanente y se encargan de problemas recurrentes, y hay otros para fines especiales, que se nombran para servir slo temporalmente Existen comits ejecutivos cuyos miembros pertenecen a las Juntas Directivas- estos suelen tener mucha influencia dentro de la Sociedad Annima El comit Ejecutivo viene a ser un subcomit de la Junta Directiva. Esta ltima es el comit principal para la formulacin de polticas en la organizacin. En cierto modo, las funciones de los comits estn vinculadas a nivel de la jerarqua organizacional. En los escalones superiores se. encuentran comits formuladores de poltica, 22

comits ejecutivos, de auditora, de finanzas y de bonificaciones y sueldos. En los niveles inferiores, los hay de sugestiones, de quejas y de seguridad. Tambin se pueden clasificar en los de lnea y los de estado mayor. Casi siempre tienen funciones de estado mayor para guiar y dar asesora y consejo, pero el empleo de comits de lnea est aumentando. C.2.2. VENTAJAS DE LOS COMITES.

Opinin Combinada. Esta ventaja se basa en el supuesto de que dos cabezas son mejores que una. Sin embargo, hay muchas pruebas a favor de las personas que trabajan-por su propia cuenta El comit, si tiene un lder eficiente, puede usarse para reunir diversas habilidades y conocimientos, y los errores y prejuicios de los miembros individuales se hacen en el grupo ms evidente Coordinacin Los comits son tiles para promover la coordinacin entre los departamentos. Escuchando los problemas y las ideas de los dems el individuo toma mejor conciencia del propsito y problemas de los otros departamentos. Cooperacin Permitir a las personas participar en la toma de decisiones para aumentar la aceptabilidad de la decisin final, haciendo sentir a los miembros del comit que han tenido la oportunidad de participar en dicha decisin. Las reuniones pueden contribuir a la aceptacin de la decisin y a lograr la cooperacin de todos los miembros para ejecutar los planes. Desarrollo Gerencial- Muchas compaas destinan a los ejecutivos en perspectivas a Juntas Menorespara darles experiencia en la Formulacin de polticas. Adems, el pertenecer a un comit le da a una persona prctica para expresar sus propias ideas, hablar ante un grupo y defender sus puntos de vista C.2.3. DESVENTAJAS DE LOS COMITES Prdida de Tiempo:. Si no se tiene la certeza del objetivo que se persigue el comit caer en prdida de tiempo que Incurrir inclusive en un incremento de costos para la empresa. Peligro de Dominacin y Compromiso. Como lo hemos visto ya siempre existe dificultad de Fijar la Responsabilidad. Por algunos aspectos el comit es un ejemplo de Organizacin de Matriz, pues suele contar de personas de diversas reas funcionales y se impone sobre una organizacin existente de lnea y estado mayor. Se viola tambin el principio de unidad de mando segn el cual cada persona debiera tericamente depender de un solo superior. Por lo dems, generalmente es difcil fijar la culpa por una mala decisin, ya que no se puede criticar a un Gerente por una decisin con la cual todos se han mostrado de acuerdo.

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C.3- ASESORIA EXTERNA: El empleo de consultores en la direccin delos negocios es, por lo general, aceptado. El. Consultor debe formar parte le una organizacin establecida con el nico propsito de aconsejar a las compaas sobre los problemas especficos del funcionamiento de los negocios. tales como relaciones pblicas, propaganda, promocin de ventas. organizacin financiamiento. procedimiento de datos o sistemas- Tambin debe pertenecer a una organizacin con otras funciones primordiales como la educacin o la contadura. En cualquier caso el esta equipado con su entrenamiento, preparacin, relaciones y experiencias para aconsejar sobre problemas especiales, ayudar en la elaboracin de programas y para adiestrar al personal de la compaa El departamento de sistemas en una organizacin amplia que investiga la aplicacin de un procedimiento de datos electrnicos para-las operaciones de-la compaa puede llamar a una autoridad en este terreno, para un avalo preliminar antes de hacer a conciencia el propio. Tambin se llama a los consultores para ejecutar un trabajo especial cuando la preferencia de otros proyectos de sistemas no permite la asignacin de los miembros permanentes- del personal de asesora al desarrollo de un nuevo proyecto.. Las recomendaciones desagradables algunas veces son aceptadas con ms facilidad y por completo por los ejecutivos de la compaa, cuando hacen por un grupo imparcial externo. Sin embargo, talvez la razn ms comn para utilizar los servicios de un consultor es el deseo de la Gerencia de lograr el beneficio del punto de vista de un extrao imparcial y competente y su consejo El contenido que se usa con frecuencia a seleccionar un consultor incluye la reputacin de la firma, los resultados divulgadas por otros y la capacidad, en general del personal. Tambin es importante saber si quienes van a ejecutar el trabajo son tan competentes como quienes firmaron el contrato El consultor debe estar dispuesto y listo para dar un presupuesto justo y exacto de costo total del proyecto y el tiempo en que va a ejecutarse, as como de. Los resultados que se esperan. Tambin su experiencia dentro de una misma industria se considera por algunas firmas como un requisito METODOS Y PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS. Mtodos; Se entiende por mtodo a la manera de efectuar una operacin o una sucesin de operaciones Procedimientos: Es la sucesin cronolgica o secuencia de operaciones conectadas y su mtodo de ejecucin que realizadas con una o varias personas constituyen una unidad y son 24

necesarias para realizar una funcin. Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos que relacionados entre si contribuyen a realizar una funcin. Tiene como objetivo liberar a los ejecutivos de la toma de decisiones rutinarias. En conclusin los Mtodos, Procedimientos y Sistemas son las formas o procedimientos en secuencia para realizar una operacin o funcin determinada dentro de un grupo de personas que trabajan en conjunto en una empresa TIPOS DE SISTEMAS Se clasifican en cierto nmero de categoras y pueden resultar algunas confusiones si hablamos de caractersticas y comportamientos de sistemas. Las siguientes clasificaciones aceptadas comnmente son las ms importantes para el estudio de los sistemas de negocios y de informacin: Sistemas Conceptuales y Empricos Los sistemas conceptuales son sistemas de explicacin o de clasificacin. Los empricos son generalmente sistemas concretos de operacin compuestos de personas, materiales, Mquinas, energa y otras cosas fsicas estos pueden obtenerse de los sistemas conceptuales o basarse en ellos, representan la conversin de los conceptos en practica. Sistemas Naturales y Hechos por el Hombre- Estos sistemas son muy abundantes en La naturaleza. Toda la ecologa de la vida es un sistema natural, cada organismo es un sistema natural nico y propio. Los sistemas hechos por el hombre se formaron cuando los hombres se reunieron por primera vez en grupos para vivir y para cazar juntos. Sus objetivos son enormemente variados, uno puede ocuparse de la defensa nacional y otro puede ser un sistema de transportacin Sistemas Sociales, de Hombres y Mquinas y de Mquinas. Los sistemas-; compuestos de personas pueden considerarse solamente coma sistemas sociales, aparte de los objetivos y procesos de otros sistemas.- La mayor parte de los sistemas empricos quedan bajo la categora de sistemas de hombres- y mquinas ya que es difcil pensar en un sistema compuesto tan solo de hombres que no utilicen equipo de alguna clase para lograr sus metas. Los sistemas puros de mquinas tendrn que obtener sus propias entradas y mantenerse a s mismos Sistemas Abiertos y Cerrados: Un sistema abierto es el que interacta con su ambiente, es decir que todos los sistemas que contienen organismos vivientes son evidentemente abiertos, porque los afecta lo que siente el organismo. Las organizaciones son, sistemas que funcionan dentro de otros ms grandes. por lo que se consideran abiertas. El hecho que una compaa interacte con su ambiente, hace que la compaa individual sea un sistema abierto. Este sistema puede identificarse por su pequea influencia individual en su ambiente y por su retroalimentacin inadecuada de informacin del ambiente. El sistema ambiental del que pueden ocuparse mejor es el sistema especia de la industria de la que forman parte25

Sistemas Permanentes y Temporales Existen muy pocos sistemas creado por el hombre que sean permanentes pero puede decirse que los sistemas que resisten durante un perodo prolongado con respecto a las operaciones de los seres humanos que hay en el sistema sor permanentes. Los sistemas verdaderamente temporales se disean para que tenga una duracin especifica y luego se disuelvan SISTEMAS ESTACIONARIOS Y NO ESTACIONARIOS. Un sistema estacionario es aquel cuyas propiedades y operaciones varan significativamente o bien slo varan en ciclos repetidos. Sistemas no estacionados son aquellos que varan Subsistemas y supersistemas- cada sistema esta contenido en otro mayor, dentro de la jerarqua el sistema que nos interesa ms estudiar y controlar se Llama ordinariamente el sistema la empresa de negocias se considera como el sistema o "el sistema total este sistema se compone de todos los objetivos atributos y relaciones indispensables para lograr un objetivo dado cierto nmero de restricciones el trmino sistema se usa mas frecuentemente en el sentido de sistema total. E objetivo del sistema total define el propsito para el que se han organizado todos los objetos atributos y relaciones del mismo. Como supersistema no se usa ordinariamente como antitesis a! de subsistemas sino que tambin denota otros sistemas sumamente grandes y complejo.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
1. INFORMACIN Y DATOS

En la vida diaria los trminos informacin y datos se utilizan indistintamente, lo cual es hasta cierto punto razonable, porque como veremos ms adelante, la calidad de informacin o datos la da el usuario. En sistemas, los datos son la materia prima de la cual se deriva la informacin. Los datos son seales, hechos, cifras, palabras o grficas que representan una idea, objeto, condicin o situacin, pero que no afecta el comportamiento. Al ser procesados, manipulados o simplemente si afectan el comportamiento (si se toman decisiones por ellos), se convierten en informacin. Por ejemplo, una serie de cifras de ventas, organizadas por regiones, por vendedor, por producto, por perodo, etc. se presentan al Gerente para que reaccione (tome decisiones) sobre los mismos, constituyen informacin. Otro ejemplo, un solo dato, la temperatura de una caldera en la planta de produccin, en el momento en que es consultado para decidir si se le sigue o no poniendo combustible, se convierte en informacin. La informacin es el conjunto de datos seleccionados y organizados con respecto al usuario. La conversin de datos a informacin es la principal funcin del procesamiento de datos, sea este manual, mecnico o electrnico.

DATOS

PROCESO

INFORMACIN

RETROALIMENTACIN La disponibilidad de datos e informacin en una empresa es de vital importancia. Se compara con el torrente sanguneo en el cuerpo humano. Sistema de informacin es el conjunto de elementos y procedimientos que ntimamente ligados, interactuando entre s y con las dems partes de la organizacin a la que pertenecen (el sistema mayor), llevan a cabo el proceso de captacin de datos y entrega de informacin con el objeto de proporcionar los conocimientos necesarios a las personas indicadas, para que puedan decidir la actitud ms adecuada a tomar frente a determinadas alternativas o circunstancias. (1). 27

2.

CICLO DE VIDA DE LOS DATOS

Los datos, dentro del sistema de informacin, tienen su propio ciclo vital. Tres aspectos de este ciclo son especialmente importantes para el desarrollo, diseo y operacin de los sistemas. a) Cmo se GENERAN los datos? b) Qu clase de MANIPULACIN o PROCESAMIENTO de datos se lleva a cabo? c) Cmo se lleva a cabo la COMUNICACIN de informacin, el ALMACENAMIENTO y la RECUPERACIN de datos? En el siguiente diagrama se presenta el ciclo vital de los datos, segn Murdick y Ross (2).

ALMACENAMIENTO

RECUPERACIN

DISTRIBUCIN

GENERACIN

VALORACIN

MANIPULACIN

UTILIZACIN

DESTRUCCIN

SNTESIS

GENERACIN: El resultado de algn fenmeno del ambiente o de la compaa, se observa y registra. ALMACENAMIENTO: Por lo menos brevemente se guarda el dato, en la mente del hombre, en un documento o en un dispositivo de alguna clase, hasta que el dato pueda aplicarse o utilizarse. RECUPERACIN: Consiste en la conversin del dato en un cdigo inteligible para el usuario, generalmente presentados en reportes. 28

VALORACIN: El valor de los datos depende de su exactitud, confiabilidad y oportunidad. Tambin existe el aspecto econmico, toda vez que el almacenamiento tiene un costo, por lo que hay que vigilar constantemente los archivos de datos para eliminar los que sean intiles. TRANSPORTACIN (las flechas): Los datos se transportan constantemente de la fuente al almacenamiento, al procesamiento, al usuario y al almacenamiento. DISTRIBUCIN: Antes de hacer llegar a los usuarios, pueden o no ocurrir dos subfases: La reproduccin y la clasificacin. Reproduccin cuando del almacenamiento en algn medio debe reproducirse en otro. Ejemplo: de cinta a cinta, de sta a disco, etc. o bien el requerimiento de ms copias que las que hay almacenadas. Clasificacin: a menudo los datos se acumulan en forma aleatoria y hay que acomodarlos para que sean tiles. Aun aquellos que pudieron haber sufrido distribucin y clasificacin pueden luego necesitar un orden distinto, por ejemplo: los datos de ventas pueden almacenarse por agente vendedor, pero luego puede requerirse una clasificacin por producto o por cliente. MANIPULACIN: Cambios en los datos cuantitativos, mediante sumas, restas, otros clculos, para cambiarlos de forma o para ampliar su significado mediante frmulas o ecuaciones. Ejemplo: clculo de proporciones financieras. SNTESIS: El conjunto de muchos trozos de datos, para estructurar un todo significativo o un informe completo, es algo que requiere sintetizar todo aquello. Los informes individuales de los agentes vendedores que se encuentran en un general, pueden ser un ejemplo. DESTRUCCIN: Los registros de datos pueden volver a almacenarse o bien destruirse, despus de su valoracin o su uso. La destruccin de los registros de datos puede llevarse a cabo por rutina, despus de usarlos una vez, o puede ocurrir durante la revisin de los registros antiguos. Obviamente la destruccin es el fin del ciclo de vida. El problema prctico ms importante del ciclo vital de los datos es el de almacenamiento y recuperacin. El campo rpidamente creciente de los sistemas de informacin se basa en la determinacin de lo que hay que almacenar, de lo que hay que recuperar, y de la forma de recuperar informacin (los datos que son significativos para las tareas administrativas), en el momento apropiado. Aunque el desarrollo, el diseo y la operacin de un sistema de informacin, deben tener en cuenta todos esos pasos de procesamiento, el almacenamiento y la recuperacin requieren atencin especial. 3. NECESIDADES ADMINISTRATIVAS Y DE INFORMACIN

Quin no ha escuchado una o muchas veces quejas de los ejecutivos o ledo algn artculo en el que el tema es: un mar de documentos sepulta a la empresa moderna. 29

Esta avalancha de papeles constituye la informacin administrativa. Aun cuando el director o ejecutivo pueda lamentarse del nmero de informes que tiene que leer, adems de las juntas a las que tiene que asistir o que convoca para obtener informacin, qu dira si no llegara a su escritorio o a sus odos informe alguno y que por lo tanto estuviese al margen de toda noticia o informacin? No es difcil imaginarse de inmediato suspiro de alivio al contemplar por primera vez vaca su papelera de ingreso. Pero inmediatamente despus vendra la pregunta a si mismo: Y sin informes, cmo voy a saber qu pasa, cmo podr planear, tomar decisiones y controlar mis responsabilidades y funciones? La informacin es el fluido vital de toda compaa y la materia prima bsica en la toma de decisiones, resolucin de problemas y anlisis de oportunidades (Revista Direccin y Control, Mxico 1979, p. 21). La informacin es la herramienta principal con la que se verifica el proceso administrativo. PLANEAR CONTROLAR ORGANIZAR DIRIGIR INTEGRAR 4. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Y LA PIRMIDE ORGANIZACIONAL

Es evidente que la direccin necesita saber lo que pasa para poder realizar su labor. En los distintos niveles de la empresa, la informacin debe fluir ms o menos detallada, esto es: a niveles ms altos ms resumida y a niveles ms bajos ms detallada. Esto puede ilustrarse con una pirmide como la que se presenta en la pgina siguiente. 5. BASES DE DATOS

Las actividades de procesamiento de datos en los negocios por costumbre han sido agrupadas por departamentos y aplicaciones. Muchas de las primeras computadoras utilizadas en los negocios fueron instaladas para procesar unos cuantos trabajos de gran volumen en un pequeo nmero de departamentos. Preparar las facturas de los clientes y mantener un archivo de cuentas por cobrar eran algunas de aquellas primeras aplicaciones. Otras de stas, tratadas en forma independiente fueron aadidas a lo largo de los aos. Cada aplicacin por separado tena su propio 30

archivo maestro, de manera que se iban creando archivos que duplicaban muchos de los datos, lo cual provocaba multiplicidad de errores. Insatisfechos con los problemas ocasionados por el mtodo de archivos orientados a atender las necesidades de cada departamento, algunos diseadores de sistemas empezaron a buscar, a finales de la dcada de 1960, diversas formas de consolidar las actividades utilizando un mtodo de base de datos.

NIVEL DIRECTIVO

PLANEACIN ESTRATGICA

Reporte por excepcin Operaciones especiales Estados financieros Planes, polticas, etc.

MANDOS MEDIOS

MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DE LA INFORMACIN CONTROL ADMINISTRATIVO

NIVEL SUPERVISOR

Nmina Pedidos CONTROL Inversiones OPERACIONAL Inventarios Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Efectivo Produccin Contabilidad Etc.

NIVEL OPERATIVO

CONTROL DE LAS
TRANSACCIONES

Una base de datos es una coleccin de datos (un archivo) que es compartida en forma centralizada e integrada. En la base de datos debe distinguirse bien qu son los programas y qu son los datos. La base de datos existe en un computador, en un archivo de acceso directo. Las transacciones se introducen al sistema solamente una vez. Todos los registros de la base de datos que puedan afectar una transaccin se actualizan en el instante en que entra la transaccin al sistema (tiempo real). 31

Los datos as presentados son un recurso neutral respecto a cualquier programa y los elementos especficos estn al alcance de todas las aplicaciones autorizadas y los usuarios de la base de datos. El concepto de base de datos exige que los datos de entrada sean definidos en comn, organizados y presentados en forma consistente en toda la organizacin.

Los objetivos de la base de datos son: - Evitar duplicidad innecesaria del manejo de datos. - Garantizar consistencia. - Estandarizar el manejo de datos. - Flexibilizar el acceso. - Seguridad en acceso. - Garantizar concurrencia adecuada, en el caso de multiusuarios. - Consistencia despus de una falla del sistema (no deja transacciones a medias). Un administrador de la base de datos tiene autoridad para establecer y controlar la definicin de los datos y los estndares. Se emplea un diccionario de datos para documentar y mantener la definicin de los datos. El administrador de la base de datos es tambin el responsable de determinar las relaciones entre los elementos de los datos y disear el sistema de seguridad que impida el uso de la base de datos sin autorizacin. 5.1 Manejador de base de datos

Se requieren programas de computadora para almacenar y consultar el contenido de una base de datos. Por lo que el manejador de base de datos (Data Base Management System DBMS) es un paquete de computacin (software) que logra los objetivos antes mencionados en forma automtica, excepto la estandarizacin de datos, lo cual se define en el sistema cuando se disea. Un DBMS puede organizar, procesar y presentar los datos seleccionados de una base de datos. Esta capacidad permite a quienes toman decisiones rastrear, probar y consultar el contenido de la base de datos para extraer las respuestas a las preguntas no recurrentes y no previstas en los informes regulares. Estas preguntas pueden inicialmente ser vagas o indefinidas, pero se puede indagar en la base de datos hasta encontrar la informacin necesaria. En pocas palabras, los sistemas de 32

administracin de base de datos administran los datos almacenados y renen las partes necesarias de la base de datos comn para responder a las preguntas de quienes no son programadores. El mercado de estos sistemas est creciendo rpidamente. Hay software para equipos de todos los tamaos y algunos cuestan decenas de miles de dlares.

6.

CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN

El diseo de sistemas de informacin requiere la consideracin de algunas caractersticas de la informacin: 6.1 Objetivo. La informacin debe tener un propsito en el momento en que se transmite a una persona o a una mquina, de lo contrario slo ser ruido o datos. Los propsitos bsicos son: dar a conocer, valores, persuadir u organizar otra informacin. En los negocios podran ser: creacin de nuevos conceptos, la identificacin y solucin de problemas; la toma de decisiones, el planteamiento , la iniciacin, el control y la bsqueda. El propsito de suministro de informacin a las mquinas es dar instrucciones o proporcionar informacin para que las instrucciones almacenadas puedan ejecutarse. Modo y formato inteligible. Los modos de comunicacin de la informacin al ser humano son sensoriales (vista, odo, gusto, tacto y olfato). En las organizaciones de negocios generalmente se dan los medios visuales y auditivos. Las mquinas pueden recibir informacin de muchos modos distintos, dentro de los que se cuentan algunos equivalentes de las percepciones sensoriales. Las mquinas pueden recibir informacin en el formato de patrones de energa, cintas magnticas, tarjetas o aun en forma escrita y oral. 6.3 Redundancia y eficiencia. La redundancia es el exceso de informacin que se lleva por conjunto de datos. La redundancia es una salvaguarda contra errores del proceso de comunicacin. Un ejemplo sencillo lo encontramos en la emisin de un cheque en donde la suma librada se anota en nmeros y en letras. El concepto de redundancia en el diseo de sistemas es muy importante. Cuando el costo de los errores, interpretacin equivocada de las instrucciones o falla de una porcin del sistema son muy crticos, puede incluirse una gran dosis de redundancia en el sistema. La eficiencia de los sistemas es el complemento de la redundancia. Eficiencia = 1 - Redundancia 33

6.2

Es lgico que en los sistemas, la alta eficiencia (mnima redundancia), favorece la velocidad de operacin y la economa. En las computadoras la eficiencia se logra con la utilizacin de lenguajes de programacin no redundantes. 6.4 Proporcin. La cantidad de informacin debe ser adecuada al asunto de que se trate, medida en trminos de tiempo. Para los humanos la proporcin puede medirse por la cantidad de caracteres numricos transmitidos por minuto o por el nmero de mensaje cortos (ideas) por unidad de tiempo. Para las mquinas, la proporcin puede hacerse en el nmero de bits por unidad de tiempo. El componente humano del sistema de informacin fcilmente se sobrecarga. Frecuencia. La frecuencia de transmisin o recepcin de la informacin afecta su valor. Informes financieros preparados semanalmente pueden mostrar tan poco cambio que resulten de muy poco valor, en tanto que los informes mensuales pueden indicar cambios de tamao suficiente para mostrar tendencias o problemas. Adems, la informacin que aparece con demasiada frecuencia tiende a actuar como interferencia, ruido o distraccin y a sobrecargar al receptor. Naturalmente, la frecuencia con que se transmite la informacin debe relacionarse con la necesidad. La informacin en un banco sobre su situacin de encaje (depsito legal), por ejemplo, debe estar sobre el escritorio del Gerente Financiero a primera hora, todos los das. Determinista o probabilista. La informacin puede conocerse con certidumbre, como ocurre ordinariamente con la informacin histrica. La informacin concerniente al futuro por el contrario, tiene un elemento de duda, es una probabilidad, en cuyo caso debe divulgarse tal situacin. Costo. El costo es un factor limitativo para obtener informacin. Tanto el diseador de sistemas como el gerente, deben valorar o desechar constantemente el valor de la informacin, comparndola con su costo. Confiabilidad. Es el grado de confianza que el tomador de decisiones otorga a la informacin. A menudo esta caracterstica debe ponerse al extremo de la balanza y en el otro el costo. Validez. Es una medida del grado en que la informacin representa lo que pretende representar.

6.5

6.6

6.7

6.8

6.9

6.10 Oportunidad. La informacin para que cumpla su cometido debe ser transmitida y recibida cuando se necesita. 6.11 Constante o dinmica. Estas caractersticas se refieren bsicamente a las mquinas. La informacin que no vara con el tiempo se llama de estado 34

constante. Una mquina de control numrico puede recibir informacin de una cinta que le ordena cortar 1/8 de unidad de cada una en el proceso. 7. 7.1 INFORMES Definicin de informe: Informe es una comunicacin que proporciona datos acerca de un asunto determinado y que se transmite de una oficina a otra, bien sea oralmente, por escrito, por medio de cuadros, etc. y que puede utilizarse para tomar una decisin. Los informes son las comunicaciones formales requeridas por un superior con autoridad para decidir sobre el tema del informe. Se refieren a las razones para la naturaleza de: los resultados de; las conclusiones de; un mtodo de accin o investigacin en particular, etc. En quienes requieren el informe, existe la obligacin implcita de definir el uso que se le va a dar. Por parte de la persona que escribe el informe, existe la obligacin de dar toda la informacin adecuada en forma clara. Siempre sucede que la persona que escribe el informe sabe mucho ms del tema que aquellos que lo leern. Consecuentemente, el informe debe orientarse al usuario. 7.2 Aspectos a tomar en cuenta en la preparacin de informes: Debido a la gran variedad de informes que se pueden producir, para tratar este tema, tomaremos de modelos los informes de sistematizacin. No obstante, su contenido puede ser usado en otras materias. Los informes se utilizan para persuadir a determinada persona o personas para que comiencen a, o dejen de hacer ciertas cosas; por lo que los mismos debern estar orientados a las personas que los van a recibir. Esto no quiere decir que no resulte necesario que los hechos citados sean ciertos o que las opiniones no correspondan o no sean honestas, sino que el informe y el lenguaje utilizado deber ser de tal manera que cause una buena impresin y satisfaga al destinatario del mismo. La retrica en los informes se justifica ticamente slo cuando el contenido es sincero, vlido y honesto. No es justificable cuando se desea mencionar a cosas en las que se debe ser concreto, por ejemplo decir un alto porcentaje, en vez de 51% o se ha hecho una investigacin, cuando el que escribi el informe slo ha requerido informes en forma muy parcial. Los informes deben ser objetivos. Se acostumbra escribirlos en estilo impersonal. Uso de oraciones cortas, concisas, an cuando se entre en conflicto con los gramticos, pero generalmente no se escriben informes en las oficinas para ellos. 35

7.3

Contenido: El tema y objetivo de un informe es muy variado, pero de manera genrica se pueden mencionar las partes siguientes: a) Introduccin. En donde se resume el propsito, enfoque, limitaciones y el plan de estudio. b) Antecedentes. Lo que se conoce del asunto a tratar. c) El cuerpo. O parte principal en la que se consignan los hechos, argumentos y justificaciones. Se pueden dividir en secciones en secuencia lgica. d) Conclusiones. e) Recomendaciones. f) Apndices y anexos. Que es donde se incluyen las grficas, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que ilustran de manera adecuada, en apoyo de las propuestas y recomendaciones. Se hacen por separado para interrumpir el flujo principal del informe en el que nicamente se hace referencia. Al tener el borrador del informe y sus recomendaciones, es necesaria una revisin pormenorizada del mismo en su estructura, en su contenido (revisin del objetivo del estudio) y en su forma tcnica de presentacin, recordando que debe ser: claro, sencillo, objetivo, comprensible y convincente para conseguir la aprobacin.

7.4

Tipos de informes: Existe una gran variedad de informes, pero para los propsitos de nuestro estudio, podemos clasificarlos bajo los tipos siguientes: a) Informe peridico: Es un informe que cubre esencialmente cierto tipo de informaciones, por lo regular a ciertos intervalos de tiempo (diario, semanal, mensual, anual, etc.). b) Informe obligatorio: Es un informe prescrito que debe prepararse cuando se dan ciertas circunstancias. (Un caso de accidente, por ejemplo). c) Informe nico: Es un informe especial que se prepara solamente una vez (Ejemplo: el informe de liquidacin de una empresa). d) Informe por excepcin: Se produce cuando a la direccin le preocupa ms conocer y mejorar las condiciones anormales de operacin de la empresa. 36

7.5

Manejo de informes: Fundamentalmente, la finalidad de un programa de manejo de informes es la preparacin de un sistema ordenado y completo de informes en el cual se sigan los procedimientos ms eficaces y ms econmicos. Los objetivos que se persiguen para la implantacin de un programa de manejo y control de informes son: a) Crear los mtodos ms econmicos y eficaces para la preparacin de informes. b) Investigar y evaluar las peticiones de informes. c) Disminuir el nmero y el costo de los informes al mnimo. d) Eliminar los informes no esenciales y no autorizados. e) Mejorar la calidad de los informes. f) Comprobar peridicamente los informes para determinar la utilidad que tienen para quienes lo reciben. g) Identificar los informes con un nmero y un ttulo, y h) Determinar el costo de cada uno de los informes y el costo total de proporcionar informacin.

7.6

Revisin bsica de los informes: Utilizando las tcnicas de investigacin, principalmente la entrevista y la inspeccin, el analista debe: a) Determinar la necesidad del informe: - Comprobar con los usuarios la finalidad para la que se utiliza la informacin. - Comprobar los puntos contenidos para evitar repeticiones respecto a otros informes. b) Comprobar la oportunidad del informe: - Comprobar lo adecuado de la frecuencia. - Determinar si puede reducirse la frecuencia. 37

- Determinar si el tiempo de su presentacin es suficiente para reunir la informacin. c) Al revisar los informes peridicos, debe cerciorarse: - Si el informe sigue necesitndose. - Si es posible eliminar algo de la informacin presentada, sin disminuirse utilidad.

7.7

Presentacin a la empresa: El informe de sistematizacin debe ser presentado a la alta direccin (gerencia), as como al personal involucrado, tanto en su aprobacin como en su ejecucin. Para hacer la presentacin es conveniente ensayar, promoviendo reuniones, conferencias, de preferencia con ayudas audiovisuales, en donde el nfasis sea en los beneficios que el personal obtendr con los nuevos procedimientos y mtodos.

8.

COMUNICACIN

En todas las etapas del trabajo, el analista de sistemas tendr la necesidad de comunicar a otras personas sus ideas y diseos. Dicha comunicacin puede ser formal o informal. Como ejemplo de mtodos formales tenemos los informes de progresos y las especificaciones completas de un sistema para entregar a programador. Los mtodos informales van desde conversaciones dentro del Departamento de Computacin con otros analistas para producir un intercambio de opiniones acerca de los nuevos sistemas, hasta las comunicaciones con el personal operativo en el rea del usuario. Como ya se advertir, el analista debe poseer mucha habilidad para comunicarse, para as poder convencer a otras personas que sus ideas son prcticas y razonables. En este aspecto, la comunicacin incluye la necesidad de capacidad, tanto en la forma verbal como en la preparacin de informes escritos. Puede suceder que el analista sea llamado para que d explicaciones del sistema ante un auditorio que tiene conocimientos de base totalmente distinta, desde el personal gerencial hasta los empleados comunes. De la misma forma, sus habilidades para escribir deben incluir la capacidad para preparar informes concisos y cualquier otro documento necesario para implementar sus sistemas. A menudo es conveniente vender la idea mediante conferencias con ayudas 38

audiovisuales que pueden incluir: pelculas, dispositivas, pizarrones, etc. La transferencia de informacin (mensaje) tiene sus complicaciones. No responde a un modelo matemtico. Ello en virtud de que los principales protagonistas de un sistema de comunicacin son los seres humanos. Veamos a continuacin dos sistemas de comunicacin (Fuente: Murdick y Ross).

Ruido psicolgico

Generador de conceptos

Intrprete de conceptos

Ruido psicolgico

Fuente De mensajes

Ruido de canal

Receptor de mensajes

Ruido de superficie de contacto

Puesta en clave

Canal de seal

Decodificador

Ruido de superficie de contacto

Sistema de comunicacin genrico

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Acti. creen. Anteced. es. de nimo

Hombre

Hombre

Acti. creen. antec. estad emocional

Organos vocales

Disturbios ambientales y de equipo

Odos

Distorsin de instrumento

Telfono (sonido a cor. elect.)

Alambres de telfono

Telfono

Distorsin de instrumento ss

Sistema de comunicacin telefnico

Los canales de comunicaciones, conocidos como lneas, usan una o ms de las tecnologas siguientes: a) Conexin fsica a las lneas - Por entorchado de alambres de cobre. - Cables coaxiales. - Fibras pticas. b) Lneas de microondas - Por lnea vista. - Radio. - Satlite. Todo lo que altera la comunicacin se llama ruido, tambin barreras. El hombre como generador de conceptos y como receptor de la informacin, presenta actitudes, creencias, antecedentes, estado emocional, etc. que puede producir distorsin. El canal utilizado tambin puede ocasionar disturbios, todo lo cual constituye ruido. El analista debe estar consciente de la existencia del ruido, de manera que, entre otros, su trabajo debe incluir la preparacin de redundancias o controles especiales en ciertas partes del sistema, tendientes a minimizar tales barreras. 8.1 Barreras de la comunicacin:

Para lograr el mejoramiento de las comunicaciones, el diseador de sistemas debe tener en cuenta determinadas barreras que se oponen a la misma, para superarlas 40

adecuadamente. a) Mensajes mal expresados: La falta de claridad y precisin en mensajes de toda especie es causa de una gran cantidad de comunicacin deficiente. La definicin de formatos comprensibles y entrenamiento de los emisores tiende a minimizar el problema. b) Retransmisin defectuosa: Ocurre cuando una persona hace el doble papel de receptor y transmisor de mensajes. Se necesita habilidad y percepcin para que se reduzca al mnimo la deformacin y la consiguiente prdida de eficiencia. El entrenamiento y la capacitacin son buenos aliados para subsanar la deficiencia. c) Falta de atencin: Esta es una falla humana crnica y muy costosa para las comunicaciones eficaces. Es necesario poner atencin y no slo escuchar o leer los informes. Las tcnicas de motivacin pueden ayudar, adems del entrenamiento adecuado. d) Supuestos no aclarados: Los supuestos que a menudo hacen los transmisores de que los receptores poseen conocimientos previos acerca de alguna cuestin, pueden conducir a interpretaciones equivocadas y falta de comprensin. La definicin de formatos adecuados a cada medio minimiza los riesgos de esta barrera. e) Desconfianza al transmisor: Los sentimientos de desconfianza o desagrado hacia quien transmite un mensaje pueden matizar su contenido. Aumentar la redundancia puede ayudar pero eventualmente el problema es ms grave que puede estar en la seleccin del personal. f) Evaluacin prematura: Tendencia a emitir juicios con informacin parcial. Escuchar objetiva e imparcialmente un mensaje hasta que se le ha recibido en su totalidad, facilitar su transmisin exacta y completa. Es necesario el entrenamiento y la capacitacin. g) Temor: Debido al temor a las consecuencias a menudo hay subordinados que deliberadamente omiten informacin vital y solamente comunican mensajes parciales. La concientizacin de la importancia de sus labores es necesaria. h) Omisin de comunicacin: Muchas veces se da por supuesto que todo el mundo est enteradazo de algo y esto lleva a no comunicar decisiones, lo cual constituye una falla. 9. ESPECIALIZACIN EN SISTEMAS DE INFORMACIN:

En el campo de la informtica inicialmente no se hizo nfasis en la necesidad de una 41

educacin formal como preparacin. Pero, el campo ahora es tan extenso y complejo que se est haciendo imperativo la educacin formal para una carrera en sistemas de informacin. Las dos opciones son: la ciencia de la computacin y los sistemas de informacin gerencial. No obstante lo til de la ciencia de la computacin, de por s no es suficiente para el especialista en sistemas de informacin. Se requiere bsicamente la compresin de las funciones organizacionales (administracin, manufactura, mercadeo, contabilidad, finanzas, etc.). La comprensin de la toma de decisiones y el comportamiento humano en la interaccin con los sistemas de computacin es tan importante como el conocimiento de la programacin. La comprensin de la dinmica de los cambios en la organizacin es tan importante como las habilidades tcnicas. Algunas universidades tienen ya carreras como las anotadas, a nivel de licenciatura y a nivel de post-grado.

BIBLIOGRAFA: (1) (2) (3) (4) (5) (6) Xutuc, V. Hctor F. Consideraciones sobre la participacin del Auditor en el desarrollo de sistemas de informacin. Tesis CCEE, USAC. Murdick y Ross. Sistemas de informacin basados en computadoras. Editorial Diana, Mxico. Daniels/Yeates. Entrenamiento bsico en anlisis de sistemas. Editorial Prolam S. R. L., B. A. Argentina. Lzaro Victor. Sistemas y procedimientos. Editorial Diana, Mxico. Davis, Gordon B. y Olson, Margrete H. Sistemas de informacin gerencial. Editorial McGraw-Hill. Donald H. Sanders. Informtica: Presente y futuro. Editorial McGraw-Hill.

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