Anda di halaman 1dari 8

e-DRP UNTUK KOORDINASI PERENCANAAN PERSEDIAAN ANTARA MAIN DEALER DAN DEALER PADA PT.

CDN

Hendra
Jurusan Sistim Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Komputer IBBI Jl. Sei Deli no. 18, Medan 20114 INDONESIA Phone/Fax.: +62-61-456 7111 E-mail: hendra.soewarno@gmail.com

Abstrak
Perencanaan persediaan pada jaringan rantai suplai tidak dapat dilakukan secara sendiri-sendiri oleh masing-masing pihak yang terlibat didalamnya, tetapi haruslah dipikirkan sebagai suatu sistim yang terkoordinasi. Pada saat ini PT. CDN dan jaringan penjualannya belum memiliki sistim perencanaan persediaan yang terkoordinasi, sehingga perusahaan dan jaringan penjualan sering mengalami kondisi kelebihan atau kekurangan persediaan. Perencanaan persediaan dengan pendekatan distribution requirements planning (DRP) membutuhkan implementasi information comunication technology (ICT) menjadi DRP yang berbasis elektronik (e-DRP). Penelitian ini bertujuan membuat suatu rancangan eDRP yang dapat menjadi solusi perencanaan persediaan terkoordinasi bagi rantai suplai perusahaan. Pengembangan e-DRP dilakukan dengan menggunakan pendekatan siklus hidup pengembangan sistim (SDLC) untuk merancang kembali proses bisnis perencanaan dan pemenuhan persediaan serta mengembangkan solusi perangkat lunak e-DRP, berdasarkan hasil simulasi dengan menggunakan prototipe e-DRP, penerapan e-DRP pada rantai suplai perusahaan diekspektasikan dapat memberikan manfaat yang lebih dibandingkan dengan praktek yang dilakukan selama ini, yaitu menurunkan variabilitas pesanan dari dealer dari 1,16 menjadi 0,51 yang diukur dengan rasio coefficient of variance (COV), menurunkan rasio bullwhips dari 31,13 menjadi 3,87, menurunkan rata-rata saldo akhir persediaan mingguan di dealer dari 477,75 unit menjadi 147,75 unit, dan memberikan penghematan biaya total persediaan sebesar Rp. 100.499.849 /tahun di perusahaan, serta memberi penghematan biaya total persediaan sebesar 1.582.750 /tahun di dealer.

Keywords: Perencanaan persediaan, perencanaan kebutuhan distribusi (DRP), manajemen rantai suplai. 1. Pendahuluan
Perencanaan persediaan menjadi hal yang penting bagi perusahaan yang berorientasi kepada layanan purna jual, karena pengaturan persediaan menyangkut kepada tingkat layanan konsumen, penyediaan dan perputaran modal kerja, serta biaya persediaan. Dengan pengaturan faktor-faktor tersebut diatas secara efisien, efektif dan ekonomis, maka perusahaan dapat mencapai tujuannya untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan, meningkatkan tingkat pengembalian atas harta, dan meningkatkan pangsa pasar. Perencanaan persediaan pada jaringan rantai suplai harus dipikirkan sebagai suatu sistim, dan perencanaan persediaan pada jaringan rantai suplai dapat menggunakan pendekatan seperti metode ROP, DRP, VMI, dan CPFR. Berdasarkan studi simulasi yang dilakukan oleh S.T Enns dan Pattita Suwanruji [1] menunjukan bahwa strategi pemenuhan secara DRP adalah lebih unggul dibandingkan dengan ROP. Pendekatan DRP membutuhkan koordinasi data secara cepat dan akurat, sedangkan pendekatan VMI membutuhkan akses yang besar terhadap bisnis pelanggan (Gourdin, 2006), dan penerapan CPFR membutuhkan kemauan untuk

berbagi informasi sensitif antar organisasi yang berkolaborasi. PT. CDN sebagai salah satu main-dealer dari PT. AHM untuk pemasaran sepeda motor Honda di propinsi Aceh, memiliki kewajiban layanan purna jual atas ketersediaan suku cadang asli di jaringan perawatan resmi yang dikenal sebagai AHASS, dan toko suku cadang eksklusif yaitu HEPS. Pada saat ini perusahaan dan dealer-nya masih bertindak sendiri-sendiri didalam melakukan perencanaan persediaan. Pesanan pembelian oleh dealer dapat dilakukan kapan saja dan memiliki variabilitas yang tinggi, tidak adanya perencanaan persediaan yang terkoordinasi menimbulkan efek bullwhip pada rantai suplai perusahaan, perusahaan kesulitan didalam melakukan perencanaan pesanan untuk mengantisipasi permintaan dari dealer, dan tidak tercapainya tingkat layanan persediaan yang ditargetkan baik pada tingkat dealer maupun main-dealer. Pendekatan perencanaan persediaan di jaringan rantai suplai seperti DRP, VMI, dan CPFR dapat dijadikan sebagai alternatif untuk pemecahan permasalahan perusahaan, tetapi jika ditinjau dari kondisi perusahaan dan dealer-nya yang merupakan kesatuan bisnis dengan kepemilikan yang terpisah, maka pendekatan DRP adalah lebih dimungkinkan dibandingkan dengan pendekatan VMI yang membutuhkan akses yang besar terhadap dealer maupun dibandingkan dengan pendekatan CPFR yang membutuhkan antara perusahaan dan dealer-nya saling berbagi informasi sensitif.

Kemudian dilakukan analisa terhadap manfaat penerapan DRP terhadap item SKU fast moving berdasarkan hasil analisa ABC terhadap penjualan tahun 2009. Sumber data untuk kebutuhan kotor (GR) dihasilkan dengan melakukan peramalan berdasarkan metode peramalan (MA, SES, HOLT, dan Winters) yang terpilih berdasarkan kriteria nilai mean square deviation (MSD) terkecil dari parameter terbaik dari masing-masing metode, dalam hal ini sebelumnya akan ditentukan terlebih parameter terbaik berdasarkan MSD terkecil untuk masing-masing metode peramalan MA (k=1...26), SES ( = 0.05...0.90), Holt ( = 0.050.90, = 0.05...0.90), dan Winters ( = 0.050.90, = 0.050.90, = 0.050.90). Pengujian dan peramalan akan menggunakan data penjualan tahun 2006 s/d 2009, dan akan diramalkan permintaan untuk 12 minggu pertama tahun 2010. Perhitungan persediaan pengaman dengan menggunakan rumusan mean absolute deviation sebagaimana yang ditunjukan pada persamaan 3. MAD = | A(t) - f(t) | / N (3)

2. Metode
Penelitian dilakukan dengan mempelajari kondisi saat ini terkait dengan proses perencanaan persediaan, tingkat layanan persediaan diperoleh dengan menggunakan formulasi perbandingan jumlah baris pesanan yang terpenuhi terhadap jumlah baris pesanan dalam bulan yang sama, tingkat variabilitas permintaan dan pesanan dihitung dengan menggunakan persamaan 1. COV = / Rasio bullwhips akan dihitung menggunakan persamanaan 2. (1) dengan

rasio bullwhips = (pesanan2/permintaan2) (2)

Hasil perhitungan MAD dikali dengan faktor tingkat layanan dikali dengan akar dari lead time AHM-main dealer. Hasil peramalan akan menjadi masukan sebagai kebutuhan kotor, kemudian dihitung kebutuhan bersih, tingkat persediaan, penerimaan terencana, pesanan terencana, dan projected on hand. Perhitungan ekspektasi saldo akhir persediaan untuk duabelas minggu pertama tahun 2010 secara mingguan dilakukan dengan rumusan saldo awal persediaan ditambah dengan kuantitas pesanan terencana dan dikurangi dengan kuantitas pengiriman ke dealer, ekspektasi rata-rata saldo akhir persediaan diperoleh dengan menjumlahkan saldo akhir masing-masing periode minggu kemudian hasilnya dibagi dengan jumlah periode minggu, dan ekspektasi total biaya persediaan diperoleh dengan rumusan jumlah frekuensi pesanan menurut pesanan terencana dikali dengan besaran biaya pesanan ditambah dengan kulmulatif ekspektasi saldo akhir persediaan dikali dengan besaran biaya penyimpanan/minggu. Analisa dari manfaat penerapan DRP diperoleh dengan membandingkan total biaya persediaan saat ini dengan ekspektasi dengan ekspektasi total biaya persediaan hasil penerapan DRP.

Pemodelan e-DRP dilakukan dengan mengambarkan model konseptual dari e-DRP sebagai pandangan tingkat tinggi, kemudian akan dimodelkan proses perencanaan persediaan yang diusulkan, dan arsitektur jaringan. Pemodelan e-DRP sebagai sistim perangkat lunak dilakukan dengan pendekatan structured analysis, structured design (SASD) atau dikenal sebagai Yourdon Structured Method (YSM). Pemodelan diawali dengan pembuatan model lingkungan dengan membuat daftar kejadian, diagram konteks, pernyataan tujuan, kemudian dilanjutkan dengan pembuatan model prilaku dengan membuat diagram aliran data (DFD) yang didekompisisi sampaikan kepada fungsi secara primitif, pembuatan spesifikasi proses, kamus data, untuk melengkapi analisa data juga dilakukan pembuatan diagram hubungan entitas (ERD) yang merupakan pandangan tingkat tinggi untuk sebagai dasar perancangan basis data dan format pertukaran data elektronik, untuk melengkapi hasil perancangan juga dibuat antar muka pemakai dan sistim. Untuk kebutuhan evaluasi terhadap model usulan, akan dikembangkan prototipe perangkat lunak dengan menggunakan perangkat lunak pengembangan Visual Basic dan sistem database firebird SQL. Pengujian model usulan dilakukan dengan melakukan simulasi pengoperasian dan perencanaan persedian dengan e-DRP menggunakan data histori tahun 2006 s/d 2009 dari salah satu dealer terbesar, pengujian dilakukan terhadap produk yang sama dengan analisa pemanfaatan DRP diperusahaan. Hasil perencanaan dengan e-DRP akan digunakan untuk menghitung kembali COV dan rasio bullwhips untuk mengevaluasi efektivitas e-DRP menurunkan variabilitas pesanan, dan menurunkan rasio bullwhips.

pertukaran data elektronik dan komponen yang dioperasikan pada sisi main dealer. Pada komponen sisi dealer terdiri dari modul OLTP inventory record, data warehouse, dan DSS inventory planning. Pada komponen sisi maindealer terdiri dari modul OLTP inventory record, data warehouse, dan DSS distribution requirements planning. Sistim usulan e-DRP secara konseptual ditunjukan pada Gambar 1.

Gambar 1, Model konseptual e-DRP. (sumber: hasil rekayasa peneliti, 2010) Pertukaran data antara dealer dan maindealer dilakukan dengan penempatan server webservices pada sisi main-dealer, pertukaran data menggunakan protokol hypertext transfer protokol (HTTP) dan format data extensible markup language (XML), untuk meningkatkan keamanan maka komunikasi dilakukan secara virtual private network (VPN) dengan memanfaatkan aplikasi OpenVPN, dan pemasangan perangkat firewall pada sisi maindealer, arsitektur jaringan pengoperasian e-DRP ditunjukan pada Gambar 2.

Hasil pesanan terencana juga digunakan untuk menghitung kembali ekspektasi ratarata saldo akhir persediaan, dan ekspektasi total biaya persediaan, kemudian dibandingkan kondisi saat ini sehingga dapat diketahui efektifitas penerapan sistim e-DRP untuk menurunkan bullwhip effect, tingkat persediaan, dan total biaya persediaan. 3. Hasil dan Diskusi
Sistim e-DRP yang diusulkan terdiri dari tiga komponen utama yaitu komponen e-DRP yang dioperasikan pada sisi dealer, komponen Gambar 2, Arsitektur jaringan e-DRP (sumber: hasil rekayasa peneliti, 2010) Adapun perangkat lunak yang digunakan untuk keamanan, komunikasi, layanan dan

penyimpanan data adalah ditunjukan pada Tabel 1. Tabel 1, Perangkat lunak pendukung e-DRP
Lokasi Sisi maindealer Perangkat lunak Linux ubuntu 10.4 + OpenVPN + Apache + PHP + Firebird + IPTABLES Keterangan Sistim operasi server, VPN server, web server, web scripting, database server, firewall Sistim operasi client

Sistim operasi client, database server, e-DRP sisi dealer, webservices client, VPN client, firewall (sumber: hasil rekayasa peneliti, 2010)

Sisi dealer

Windows 2000 keatas + e-DRP main dealer Windows 2000 keatas + Firebird + eDRP dealer + VBSOAP + Open VPN client + Personal firewall

Usulan proses perencanaan persediaan di dealer dan proses perencanaan kebutuhan distribusi di main dealer setelah penerapan eDRP adalah ditunjukan pada Gambar 4. Agar kegiatan perencanaan dapat dikoordinasikan, maka diperlukan suatu kalender perencanaan yang dipersiapkan oleh main-dealer yang menunjukan periode penyampaian pesanan dari dealer baik dalam bentuk pesanan tetap maupun pesanan tambahan, kalender pesanan yang diusulkan ditunjukan pada Gambar 3. Gambar 4, Diagram aliran kerja perencanaan persediaan dengan e-DRP Komponen e-DRP sisi dealer sebagai perangkat lunak sistim informasi ditunjukan pada diagram konteks pada Gambar 5.

Gambar 3, Kalender perencanaan persediaan


Gambar 5, Digram konteks e-DRP sisi dealer

Komponen e-DRP sisi main dealer sebagai perangkat lunak sistim informasi ditunjukan pada diagram konteks pada Gambar 6.

<service_level></service_level> <status></status> <id_ref></id_ref> </catalog> </catalogs> Purchase Order <?xml version=1.0?> <purchase_order> <doc_no></doc_no> <doc_date></doc_date> <plan_order_period></plan_order_period> <po_type></po_type> <id_dealer></id_dealer> <id_ref></id_ref> <details> <detail id_sku=> <description></description> <qty></qty> <porel_period></porel_period> <plan_type></plan_type> <delivery_due></delivery_due> <id></id> </details> </purchase_order> Demand dan Saldo Akhir

Gambar 6, Digram konteks e-DRP sisi dealer Komponen e-DRP pertukaran data elektronik antara dealer dan main-dealer ditunjukan pada Gambar 7.

Gambar 7, Digram konteks e-DRP pertukaran data elektronik Adapun pertukaran data dilakukan dengan menggunakan format XML adalah sebagai berikut:
Kalender Plan Order <?xml version=1.0?> <calendars> <calendar plan_order_period=> <plan_order_due></plan_order_due> <from_week_year></from_week_year> <to_week_year></to_week_year> <id_ref></id_ref> </calendar> </calendars> Bill of Distribution <?xml version=1.0?> <bods> <bod id_dealer=> <leadtime></leadtime> <status></status> <id_ref></id_ref> </bod> </bods> Catalog Planning <?xml version=1.0?> <catalogs> <catalog id_sku=>

<?xml version=1.0?> <demand_qoh> <product id_sku=> <id_dealer></id_dealer> <id_period></id_period> <demand></demand> <qoh></qoh> <id_ref></id_ref> </product> </demand_qoh>

Struktur perangkat lunak e-DRP sisi dealer ditunjukan pada Gambar 8.

Gambar 8. Struktur perangkat lunak sistim eDRP sisi dealer

Struktur perangkat lunak e-DRP sisi maindealer ditunjukan pada Gambar 9.

Tabel 1. Perbandingan variabilitas pesanan


Permintaan Permintaan Porel ePeriode konsumen dealer DRP 201001 133 0 0 201002 135 240 0 201003 82 168 0 201004 161 0 96 201005 110 0 120 201006 100 240 120 201007 107 480 144 201008 151 120 120 201009 118 0 120 201010 121 0 120 201011 100 0 120 201012 79 120 120 201013 155 0 120 201014 146 240 120 201015 115 240 120 201016 95 0 48 119,25 115,50 93,00 23,98 133,80 47,20 COV 0,20 1,16 0,51 Sumber: PT. Capella Dinamik Nusantara, 2010

Gambar 9. Struktur perangkat lunak sistim eDRP sisi dealer Pengujian e-DRP dilakukan menggunakan data permintaan konsumen untuk produk A30020W50SFCC ke salah satu dealer terbesar, proses perencanaan dengan menggunakan eDRP ditunjukan pada Gambar 10.

Pengamatan efektifitas e-DRP untuk mengurangi efek bullwhip dapat diamati dari grafik yang ditunjukan pada Gambar 11, Gambar 12, dan Gambar 13.
Penjualan ke Konsumen
500 Kuantitas 400 300 200 100 0
01 03 05 07 09 11 13 20 10 20 10 20 10 20 10 20 10 20 10 20 10 20 10 15

Waktu

Gambar 11. Grafik variabilitas permintaan berdasarkan data histori


Pesanan Dealer ke MD
500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0
20 10 01 20 10 03 20 10 05 20 10 07 20 10 09 20 10 11 20 10 13 20 10 15

Gambar 10. Proses perencanaan persediaan di dealer dengan menggunakan e-DRP Variabilitas permintaan konsumen ke dealer, permintaan dealer ke main-dealer dan hasil rekomendasi e-DRP dapat disajikan data pada tabel 1.

Gambar 12. Grafik variabilitas permintaan dealer ke main dealer

Planned Order Dealer e-DRP


500 400 Kuantitas 300 200 100 0
20 10 01 20 10 03 20 10 05 20 10 07 20 10 09 20 10 11 20 10 13 20 10 15

Tabel 2. Perbandingan rata-rata saldo akhir sebelum dan sesudah penerapan DRP
Produk FA300-20W50SFCC FA400-20W50SFC FC100-20W50SJCF Kondi si saat ini. 8649 13366 12096 Hasil e-DRP 4669 9112 7756 % penurunan 46,02% 31,83% 35,87%

Sumber: Olahan penulis. 2010

Waktu

Gambar 13. Grafik variabilitas permintaan berdasarkan porel e-DRP dari dealer ke main dealer Berdasarkan pengamatan grafik terlihat bahwa ada perbaikan pada variabilitas pesanan, dan hal ini dikonfirmasi oleh rasio bullwhips pesanan menurut data histori adalah 133.802/23.982 = 31,13 dan pesanan terencana adalah 47.202/23.982 = 3,87. Proses pertukaran data perencanaan persediaan antara dealer dan main-dealer ditunjukan pada Gambar 14.

Kesimpulan Berdasarkan hasil pengujian terhadap prototipe e-DRP dapat digunakan untuk proses perencanaan persediaan disisi dealer, koordinasi data perencanaan persediaan antara dealer dan main-dealer, serta proses perencanaan kebutuhan distribusi di main-dealer. Penerapan e-DRP diperusahaan diekspektasikan dapat menurunkan rata-rata saldo akhir persediaan mingguan untuk produk FA300-20W50SFCC dari 8649 unit menjadi 4669 unit atau turun menjadi 53,98%, untuk produk FA400-20W50SFC dari 13366 unit menjadi 9112 unit atau turun menjadi 68,17%, dan untuk produk FC100-20W50SJCF dari 12096 unit menjadi 7756 atau turun menjadi 64,12%. Kemudian berdasarkan perhitungan dengan data tiga produk tersebut diatas penerapan DRP diekspektasikan dapat memberikan manfaat penghematan biaya total persediaan sebesar Rp. 100.499.849/tahun. Berdasarkan hasil evaluasi prototipe e-DRP dengan menggunakan data histori dari dealer pada produk FA300-20W50SFC, penerapan sistim usulan diekspektasikan dapat menurunkan variabilitas pesanan dealer dengan COV dari 1,16 menjadi 0,51, menurunkan rasio bullwhips dari 31,13 menjadi 3,87.

Referensi
[1]. Gambar 14, Pertukaran data antara dealer dan main-dealer melalui e-DRP Berdasarkan data hasil rekomendasi planned order penerapan e-DRP pada maindealer dapat menurunkan rata-rata persediaan seperti yang ditunjukan pada Tabel 2 S. T. Enns & Pattita Suwanruji (2006). Observations on Material Flow in Supply Chains. IEEE, Proceedings of the 2006 Winter Simulation Conference. Kent N. Gourdin (2006). Global logistics management : a competitive advantage for the 21st century, 2-nd ed. Blackwell Publishing, Australia. Fogarty (1991). Production & Inventory Management, South-Western Publishing Co., Cincinnati, Ohio.
Fortuin L and Martin H (1999). Control of Service Parts, International Journal

[2].

[3]. [4].

Operation Production Management 19:9 950971.

[5]. [6].

[7].

[8]. [9].

[10]

Ballou, R.H. (1999). Business Logistics Management, 4th, Prentice Hall, Upper Saddle River. Benard J. La Londe, Martha C. Cooper, and Thomas G. Noordewier. Customer Service : A Management Perspective, Council of Logistics Management, 1988, p. 41. Disney, S.M., M.M. Naim, and A. Potter (2004). Assessing the Impact of EBusiness on Supply Chain Dynamics. International Journal of Production Economics, 89:2, pp109-118. Nahmias, S. (1997). Production and Operations. Analysis, 3rd ed., McGrawHill, New York Naim, M.M.; S.M. Disney; G. Evans (2002). Minimum Reasonable Inventory and the Bullwhip Effect in an Automotive Enterprise, a Foresight Vehicle Demonstrator. Proceedings of the Society of Automotive Engineers World Congress, Detroit, USA Yu, Z., H. Yan, et al. (2001). Benefits of Information Sharing with Supply Chain Partnerships. Industrial Management & Data Systems Vol 101 No 3 pp 114-119.