Auditoria Administrativa

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Definicin. Es una revisin sistemtica y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente. Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organizacin. La auditora administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos. La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administracin de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador pblico adiestrado en disciplinas administrativas o respaldado por otros especialistas. El resultado de la auditora administrativa es una opinin sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella. Finalidad. Los fines de la auditora son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: 1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial. 2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. 3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. 4. Descubrir errores y fraudes. 5. Prevenir los errores y fraudes 6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como: a. Exmenes de aspectos fiscales y legales. b. Examen para compra de una empresa (cesin patrimonial). c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros. Los variadsimos fines de la auditora muestran, por s solos, la utilidad de esta tcnica. Clasificacin de la Auditora. Auditora Externa Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un auditor sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada evidencias y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin.

Auditora Interna La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora. Diferencias entre auditora interna y externa: Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as: En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil. En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica. Objetivos de la auditora administrativa. Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: 1. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. 2. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. 3. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. 4. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. 5. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. 6. De cambio.- La transforman en un

instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. 7. De aprendizaje.Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. 8. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. Principios de auditora administrativa. Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditoras administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: Sentido de la evaluacin. La auditora administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. Importancia del proceso de verificacin. Una responsabilidad de la auditora administrativa es determinar qu es lo que se est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Habilidad para pensar en trminos administrativos. El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de una administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. 2.6. Alcance Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad 2.7. Campo de Aplicacin En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autnomos 4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: 1. Tamao de la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operaciones En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: 1. Microempresa 2. Empresa pequea 3. Empresa mediana 4. Empresa grande Lo

correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: 1. Telecomunicaciones 2. Transportes 3. Energa 4. Servicios 5. Construccin 6. Petroqumica 7. Turismo 8. Cinematografa 9. Banca 10. Seguros 11. Maquiladora 12. Electrnica 13. Automotriz 14. Editorial 15. Arte grfico 16. Manufactura 17. Autocartera 18. Textil 19. Agrcola 20. Pesquera 21. Qumica 22. Forestal 23. Farmacutica 24. Alimentos y Bebidas 25. Informtica 26. Siderurgia 27. Publicidad 28. Comercio En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: 1. Nacionales 2. Internacionales 3. Mixtas Tambin tomando en cuenta las modalidades de: 1. Exportacin 2. Acuerdo de Licencia 3. Contratos de Administracin 4. Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas 5. Subsidiarias En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: 1. Tipo de organizacin 2. Naturaleza de su funcin Por su tipo de organizacin son: 1. Fundaciones 2. Agrupaciones 3. Asociaciones 4. Sociedades 5. Fondos 6. Empresas de solidaridad 7. Programas 8. Proyectos 9. Comisiones 10. Colegios Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: 1. Educacin 2. Cultura 3. Salud y seguridad social 4. Poltica - Obrero - Campesino - Popular 5. Empleo 6. Alimentacin 7. Derechos humanos 8. Apoyo a marginados y discapacitados Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad. La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido. Factores y metodologas 1. Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organizacin. a. Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b. Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c. Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. 3. Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. 4. Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras. 6. Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados. 8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. 9. Equipo Fsico y su Disposicin. Determinar si podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo. 10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.
Competencias Digitales (Tics Basicas) a construir: Usar (click en )www.Google.com para buscar y localizar UN material academico apropiado y que se pueda recomendar para el tema, ver VIDEO BUSQUEDAS abajo en esta pagina.

En el post ( o tema ) apropiado en el Libro de Blogger, pegar el material localizado y que se recomienda para este tema, ver VIDEO BLOGGER abajo en esta pagina.

pd: Recordar incluir la fuente del tema usando el formato de citacion apropiado, ver VIDEO WIKIPEDIA abajo en esta pagina.
En el editor de Blogger usar colores para destacar los parrafos mas importantes y usar subrayados para las citas mas relevantes. En el post ( o tema ) apropiado en el libro en Blogger, para incluir ecuaciones o notacion matematica se debera usar el icono del editor de Blogger IMAGE y construir esta notacion matematica con imagenes Latex, ver VIDEO LATEX ABAJO. Construir al final y despues de la fuente del material, un breve resumen ( no mas de 23 parrafos) explicando palabras propias el contenido del tema.

pd: Se pueden usar alguna de las citas que encontradas dentro del tema, solo recordar encerrarla entre comillas. pd: Se pueden usar tambien cambios en fonts para darle mas visibilidad, consistencia y relevancia al resumen del tema.
PUNTOS EXTRAS Si se usa una segunda fuente valiosa de informacion y recordar encadenar los dos materiales mediante uno o dos parrafos apropiados. Enviar a el maestro o compaeros un correo electronico que incluya la liga a el tema en blogger para revision, recomendacion, sugerencias y evaluacion, ver VIDEO LIGAS GMAIL abajo. Sacar una cuenta (click en)http://docs.google.com, usando el correo de Gmail y tratar de conseguir el mismo usuario que se construyo en Gmail y Blogger ver VIDEO GOOGLE DOCS abajo en esta pagina.

pd: Si ya se tiene una cuenta ignorar esta competencia digital. pd: Google Docs es el equivalente a OFFICE pero con la caracteristica que todos sus componentes ( procesador de palabras, presentacion electronica y hoja de calculo) estan completamente en internet, es decir todos los archivos o material estaran en linea, seguros y siempre disponibles, ademas de que se pueden trabajarlos desde cualquier pc, ya sea la personal, la del laboratorio de la escuela o la de un lugar publico como la biblioteca o un cafe internet.
Construir una Presentacion Electronica ( usando muy pocos slides) del tema en GOOGLE DOCS e incrustrarla en el tema de bloger ver VIDEO GOOGLE DOCS en esta pagina abajo.

pd: Recordar que una presentacion electronica, es solamente un resumen muy condensado del tema ( o mapa o guia mental ), que ayuda a recordar los elementos y conceptos mas basicos del tema, cuando se estan exponiendo frente a un grupo. pd: No olvidar incluir un primer slide con el titulo de la presentacion electronica, un segundo slide con un indice de la presentacion electronica y un ultimo slide con dos o tres parrafos de conclusiones y bibliografia.

Buscar en Google Imagenes o www.Flickr.com o www.PhotoBucket.com una galeria de fotos o de imagenes apropiadas al tema actual, Para los casos de Photobucket y Flicker, ambos sitios proporcionan ligas a sus imagenes y tambien objetos (los recuerdan??), que se pueden incluir en el tema del libro apropiado en Blogger.

pd: para estos sitios deberan obtener una cuenta usando el correo de gmail y de preferencia obtener el mismo usario que se ha venido manejando a lo largo del curso. pd: Tratar de usar resoluciones y tamaos de imagenes chicos o medianos, recordar que todo este material termina en el post del tema en Blogger y esa pagina no tiene mucho espacio para desplegar fotos o imagenes. pd: El formato apropiado para fotos o imagenes es JPG, tratar de no usar otros formatos. pd: Se puede construir y conseguir esta coleccion o galeria de imagenes con: 1) Usando Google Imagenes, recordar conseguir solo imagenes que tengan permiso de publicacion abierto, no usar imagenes o fotos que tengan derechos reservados. pd: Estas fotos almacenarlas en un folder en el desktop o escritorio de su computadora y subirlas a el post en blogger usando el icono IMAGE del editor de Blogger. 2) Flickr y Photo Bucket tambien tienen una gran cantidad de imagenes que se pueden usar o mejor dicho enlazar a el tema o post en Blogger. 3) Tambien se puede usar la camaras digitales o las camaras de sus telefonos celulares. 4) Tambien se puede usar el programa o aplicacion llamado Srip32.exe( solo buscar srip32 en google) bajarlo e instalarlo, este programa permite capturar una pantalla de la pc, es decir si se encuentra un sitio con imagenes o incluso texto apropiado o relevante al tema, capturar la pantalla con srip32 y ya se tendra la imagen, ver VIDEO Srip32 abajo.
Incluir al menos una imagen de cada uno de los dos sitios (flickr y Photobucket) en el tema o post que se esta construyendo en Blogger. PUNTOS EXTRAS Si se incluyen una galeria completa de imagenes apropiadas desde cualquiera de estos sitios de FLICKR o Photobucket. Sacar una cuenta (click en)www.DivShare.com, usando el correo de Gmail y tratar de conseguir el mismo usuario que se consiguio en Gmail y Blogger y Flickr ver VIDEO DIVSHARE abajo en esta pagina.

pd: Si ya se tiene una cuenta ignorar esta competencia digital. pd: Usar Divshare para almacenar material en audio (MP3) apropiado a el tema ( no usarlo para almacenar material comercial o les suspenden la cuenta) pd: El material en Audio, con formato MP3 se debera producir usando un microfono en la pc y programas de aplicacion apropiados, llamados editores de audio, un ejemplo de ellos es el SOUND RECORDER que ya viene en Windows, pero se recomienda usar mejor AUDACITY ( solo buscar en google AUDACITY) bajarlo e instalarlo, ver VIDEO AUDACITY abajo.
Crear al menos dos archivos de audio mp3:

1) El primero de ellos sera la lectura completa de este tema en voz apropiada. ( o aprender a editar con audacity la voz)

2) El segundo de ellos sera un resumen del tema. ( buena voz o editarla con audacity) 3) Ambos archivos subirlos a Div Share (recordor que tienen que ser MP3) y el reproductor que proporciona gratis Div Share, ver VIDEO DIVSHARE abajo e insertarlo en el lugar apropiado del tema que se esta construyendo en Blogger. 4) Ejemplo del reproductor incrustado en una pagina:

Sacar una cuenta (click en)www.YouTube.com, usando el co