MODELO DE IMPUTAO DE CUSTOS E DE RECURSOS O CASO DA UNIVERSIDADE DO MINHO

Srgio Machado dos Santos

Universidade do Minho, Portugal

Resumo

O texto apresenta o modelo de imputao de custos a projectos que foi desenvolvido na Universidade do Minho desde 1994. O sistema de contabilidade analtica por projectos detalhadamente descrito e fundamentado. O modelo matricial de gesto da Universidade do Minho, no qual os cursos no esto directamente dependentes de um Departamento ou de uma Escola, torna particularmente relevante o processo de imputao dos alunos de cada curso aos Departamentos que tm interveno nesse curso. , por conseguinte, desenvolvido um modelo de imputao de alunos a Departamentos, na sequncia do qual se definem, igualmente, modelos de alocao de docentes, de lugares do quadro de professores e de pessoal no-docente por unidades orgnicas. ainda apresentada uma sntese do processo global de imputao de recurso e de custos, que integra a aplicao faseada dos diversos modelos descritos. A terminar, so feitas algumas consideraes sobre uma possvel evoluo na aplicao do modelo de alocao de docentes.

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1. 1.1

MODELO DE CONTABILIDADE ANALTICA

INTRODUO

A Universidade do Minho tem em funcionamento, desde 1985, uma estrutura de Contabilidade Analtica por Centros de Custos, e desenvolveu em 1994 um modelo de imputao de custos a projectos, por forma a determinar quanto custa cada um dos projectos em curso. A imputao de custos em projectos de natureza to complexa como so os cursos e projectos de investigao universitria ter sempre por base critrios de certa forma arbitrrios. A validade do modelo depender, por conseguinte, do grau de consenso que for possvel estabelecer na aceitao dos critrios que lhe esto subjacentes. Com essa preocupao em mente, as bases para o modelo de contabilidade analtica foram submetidas a uma ampla auscultao, envolvendo todos os rgos e unidades orgnicas da Universidade do Minho. No presente trabalho apresentam-se as bases do modelo de imputao que tem vindo a ser utilizado, no qual o Departamento surge como a clula-base onde se desenvolve a actividade cientfico-pedaggica. cientfico-pedaggica. O presente modelo traduz de perto a estrutura matricial de gesto da Universidade do Minho, sucintamente descrita no ponto seguinte. Considera-se, contudo, que o modelo adaptvel a instituies de ensino superior organizadas em Faculdades e/ou Departamentos, sendo porventura mais simples, nessas circunstncias, a construo das matrizes de imputao de custos a projectos devido menor horizontalidade dos centros de recursos e, por conseguinte, maior aproximao entre centros de custos e projectos.

1.2

O MODELO MATRICIAL DA UNIVERSIDADE DO MINHO

A Universidade do Minho adopta um modelo organizacional cujas bases assentam na existncia de "grupos de projectos", dando forma a um sistema matricial e de gesto por objectivos que envolve articuladamente projectos e unidades orgnicas. Os projectos so definidos como actividades organizadas de ensino (projectos de ensino ou cursos), de investigao e de servios especializados, orientadas no sentido da

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realizao dos fins prprios da Universidade.

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Por sua vez, as unidades orgnicas so ncleos de recursos humanos e materiais, nos quais assenta o desenvolvimento de todo o tipo de projectos da instituio, podendo de acordo com os seus objectivos especficos assumir a forma de escolas, unidades culturais, ou servios. Projectos e unidades orgnicas, ou de recursos, constituem desta forma a estrutura bsica da Universidade e pela sua interaco que se configura o modelo de gesto matricial. No sendo formalmente equivalentes, at pelo facto de o desenvolvimento de cada projecto ser frequentemente levado a cabo por diversas unidades orgnicas, nele envolvidas em simultneo, projectos e unidades orgnicas so por este motivo dotados de estruturas diferenciadas de gesto. Procura-se, desta forma, alcanar uma organizao flexvel, uma

interdisciplinaridade crescente e uma adequada racionalizao dos recursos. Associado a cada unidade orgnica existe um centro de custos, desdobrado em items de acordo com os tipos de verbas envolvidas (despesas com pessoal, consumo corrente, verbas de capital, verbas de formao, verbas de intercmbio, ). Existem ainda centros de custos associados aos Servios Centrais e um centro de custos para os encargos gerais de funcionamento (despesas com manuteno, energia e outros encargos assumidos de forma centralizada). Na presente fase de desenvolvimento do modelo de imputao de custos a projectos, consideram-se como "projectos": a) b) c) d) e) cada um dos cursos de formao inicial; o conjunto dos cursos de ps-graduao no mbito de cada Departamento; os Centros de Investigao; as Unidades Culturais; os servios especializados Comunidade. O modelo permite, contudo, o desdobramento por projectos no caso das alneas b) a d).

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1.3

O MODELO DE IMPUTAO DE CUSTOS

1.3.1

Carcter matricial do modelo

A determinao dos custos por projecto resulta directamente da estrutura dos centros de custos, atravs de um processo de clculo automtico uma vez fixados coeficientes de imputao apropriados:
N cc

Pp =

cc =1

p ,cc

C cc

, p = 1,, N P

em que Pprepresenta os custos do Projecto p; Cccrepresenta os encargos assumidos no Centro de Custos cc;

p,cc o coeficiente de imputao do Centro de Custos Ccc ao Projecto Pp , i.e., representa

a fraco dos custos C cc que imputada ao projecto Pp ; NP o nmero global de projectos considerados; NCC o nmero global de Centros de Custos da Conta 9. A matriz p,cc permite, por conseguinte, construir o vector de "Custos/Projecto" P a partir do vector "Centro de Custos" C:

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MATRIZ

Ccc

DOS COEFICIENTES DE IMPUTAO

Pp

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1.3.2

A estrutura global do modelo

O modelo proposto, de formulao extremamente simples, tem a grande dificuldade de construo da matriz . Os principais problemas dizem respeito, naturalmente, aos projectos de ensino e de investigao. Adoptou-se, por conseguinte, uma abordagem por partes, e simultaneamente em cadeia, onde, como se disse, o Departamento ocupa uma posio intermdia chave no processo de imputao. O diagrama na Figura 1 ilustra o mecanismo proposto, que obedece s seguintes ideias:

a)

os custos de cada curso derivam directa e exclusivamente dos Departamentos nele

envolvidos, de acordo com uma matriz que tem por base os esquemas de imputao de alunos por Departamento; b) c) os custos dos "Projectos de Investigao" resultam de trs componentes: a imputao dos Custos dos Departamentos cujos docentes cont ribuem para a investigao desenvolvida no Centro de Investigao; as verbas directamente geridas pelos Centros de Investigao; as verbas de financiamentos externos com Centro de Custos I&D prprio; os custos dos "Projectos de Actividades Culturais" correspondem s verbas

directamente atribudas s Unidades Culturais homnimas e ainda imputao das verbas directamente atribudas ao rgo de coordenao dessas Unidades (o Conselho Cultural); d) os custos dos "Projectos de Prestao de Servios" correspondem aos valores

lanados nos Centros de Custos prprios; e) para efeitos das alneas a) e b) considera-se, tentativamente, que dois teros dos

custos globais de cada Departamento tm a ver com a funo ensino e um tero com a funo investigao; f) nos referidos custos globais do Departamento esto unicamente includas as verbas

transferidas do OE, isto , no se consideram as receitas prprias; por essa razo, no se procede a qualquer imputao dos custos dos Departamentos aos projectos de prestao de servios, uma vez que se pressupe que estes projectos so auto-financiveis; esta

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abordagem implica, obviamente, que os overheads destinados a cobrir os custos indirectos sejam contabilizados nos respectivos Centros de Custos; g) os custos globais de cada Departamento so obtidos a partir de vrias

componentes:

as dotaes departamentais (custos directos, identificados autonomamente na Contabilidade por Centros de Custos), que incluem: os custos com o pessoal afecto ao Departamento; as dotaes em Departamento; verbas de funcionamento directamente atribudas ao

as dotaes de capital;

os custos indirectos, em despesas correntes e despesas de capital, correspondentes imputao de: despesas comuns dentro da Escola; despesas com os Servios Centrais, as Unidades de Apoio e os Encargos Gerais de Funcionamento.

1.3.3

Os custos indirectos dos Departamentos (matriz )

A matriz destina-se a permitir o clculo dos custos indirectos, em despesas correntes e em capital, a imputar a cada Departamento. Os Centros de Custos a considerar para as linhas da matriz so:

a) b) c) d) e)

os Servios Centrais (Contas 91.1, 91.2, 91.3, 91.5 e 91.6); as verbas comuns das Escolas (Contas 92.#0); as Unidades de Apoio (Contas 94.##); os Encargos Gerais de Funcionamento (Contas 96); os Investimentos (Contas 97).

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FIGURA 1 ESTRUTURA GLOBAL DO MODELO DE IMPUTAO DE CUSTOS

CENTROS DE CUSTOS (Contas 9)

PROJECTOS

Servios Centrais Unidades de Apoio EGF

Custos

PROJECTOS DE ENSINO DEPARTAMENTOS

E S C O L A S

Verbas Comuns Dotaes Departamentais

indirectos

1:1

Custos

directos

1:1

Centros de Investigao

1:1

PROJECTOS DE INVESTIGAO

I&D s

Unidades Culturais Conselho Cultural

1:1

PROJECTOS DE ACTIVIDADES CULTURAIS

Centros de Custos de Receitas Prprias

1:1

PROJECTOS DE PRESTAO DE SERVIOS

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Por cada Departamento podem ser construdas duas matrizes , uma relativa s despesas correntes e outra s despesas de capital. A primeira poder-se- ainda desdobrar em despesas de funcionamento e despesas com pessoal e a segunda em pequenas despesas de capital e despesas com investimentos.

1.3.4

Imputao dos custos departamentais aos projectos (matriz )

Se representarmos por CDd os custos globais do Departamento d, considerar-se- que dois teros desse valor correspondem interveno do Departamento nos projectos de ensino e um tero nos projectos de investigao. A imputao de custos ao curso c (representado por CCc) ser:
CC c =

d =1

Nd

dc

CD d

ondedc =fraco dos custos do Departamento d imputado ao Curso c; Nd = nmero de Departamentos. Por sua vez, os custos departamentais imputados a um Centro de Investigao i (representados por CDIi) sero:

CDI i =

d =1

Nd

di

CD d

As linhas da matriz so relativamente fceis de definir, uma vez estabelecido um modelo de imputao dos alunos de cada curso por Departamentos. Para o efeito, vamos representar por Adc a fraco do total de alunos imputado ao Departamento d provenientes do curso c. Por exemplo, A37 = 0.35 significa que 35% dos alunos que so imputados ao Departamento 3 provm do curso 7. Verificar-se-, ento, que:

A
c =1

Nc

dc

=1

(100 %)

onde Nc o nmero total de cursos existentes.

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Admite-se que o grau de interveno de um Departamento nos vrios cursos em que lecciona homogneo em termos de custos/aluno (note-se que o inverso no seria verdadeiro). Por sua vez, os alunos de ps-graduao imputados ao Departamento so ponderados em termos de alunos equivalentes a alunos de formao inicial, de acordo com as rcios aplicveis ao Departamento em causa para os cursos de formao inicial e para a ps-graduao, por forma a manter o princpio da homogeneidade de interveno. Ento, como apenas 67% dos custos do Departamento so imputados aos cursos, os elementos da linha d da matriz sero: Curso 1
Departamento d :

Curso c 0.67xAdc

Curso Nc-1

(ponderado)

Ps-grad.

Investiga o 0.33

0.67xAd1

0.67xAdNc-1

0.67xAdNc

Como se afirmou em 1.2, a ps-graduao considerada de forma global, sem separao por cursos. O modelo de imputao fornecer, por conseguinte, no que se refere a este nvel de ensino: os recursos financeiros de cada Departamento afectos ps-graduao; o esforo financeiro global da Universidade do Minho na ps-graduao.

Note-se que a matriz se pode aplicar, com os mesmos coeficientes, tanto aos custos totais do Departamento como a subdivises desses custos (encargo com pessoal, despesas correntes de funcionamento ou despesas de capital).

1.3.5

Conselho Cultural (matriz )

Os elementos da matriz de imputao dos custos correntes do Conselho Cultural s Unidades Culturais (matriz de uma s linha) podero ter por valor, numa primeira aproximao, o quociente das despesas directas de cada Unidade Cultural pela despesa global do conjunto dessas Unidades, i.e., admite-se uma imputao proporcional despesa da Unidade.

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1.3.6

Construo da matriz

Esta a matriz mais difcil de construir com bases objectivas, sendo necessria uma abordagem diferente conforme a natureza dos Centros de Custos. No modelo adoptado, considerou-se que a imputao dos encargos com os Servios Centrais, os Encargos Gerais de Funcionamento e as Unidades de Apoio se faz proporcionalmente ao nmero de docentes "equivalentes a tempo integral" (ETI) correspondentes programao de efectivos docentes para o Departamento (programao essa que toma como referncia o nmero de alunos imputado ao Departamento e ainda as rcios aplicveis). No caso de algumas das Unidades de Apoio, como por exemplo o Centro de Informtica ou o Centro de Comunicaes, revelou-se necessrio um estudo mais aprofundado, de modo a obter uma soluo mais consentnea com a realidade. Quanto s "verbas comuns" das Escolas, o modelo promove uma distribuio proporcional ao nmero de docentes ETI programados para o Departamento. No caso dos investimentos (espaos comuns ou construes), necessrio construir o modelo de imputao ano a ano, de acordo com o plano de investimentos.

2.

MODELO DE IMPUTAO DE ALUNOS A DEPARTAMENTOS

2.1

BASES PARA A IMPUTAO

O modelo de imputao dos alunos de cada curso aos Departamentos que tm interveno nesse curso constitui a base quer para a obteno de uma referncia para o nmero de docentes a alocar a cada Departamento, quer para o modelo da contabilidade analtica por projectos. A matriz Al de imputao de Alunos construda de acordo com a interveno do Departamento (d) no curso (c), interveno essa medida em termos das escolaridades e do nmero de crditos proporcionados pelo Departamento ao curso. Por razes de maior preciso do modelo, a matriz desdobrada por anos curriculares, visto que a interveno de cada Departamento no homognea ao longo do curso. Assim, o elemento Alcda da matriz

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Al representa, para o ano curricular a do curso c, a fraco da carga curricular que garantida pelo departamento d. Por exemplo, Al732 = 0.21 significa que, no 2 ano curricular do curso 7, o Departamento 3 contribui com 21% do esforo docente. Consequentemente, 21% dos alunos que frequentam o 2 ano do curso so imputados ao Departamento 3. Por sua vez, um valor nulo para Alcda significa que o Departamento d no lecciona no ano a do curso c. Note-se que a matriz Al distinta da matriz A referida em 3.4 e que, neste caso, se verifica a relao:

Al
d =1

Nd

cda

=1

(100 %)

Para a determinao dos valores da matriz Al considera-se a mdia aritmtica da percentagem de carga horria e da percentagem do nmero de crditos garantidos por cada Departamento, para o curso e ano curricular em causa. No exemplo atrs apresentado, os dados relevantes so os seguintes: o plano curricular do 2 ano do curso 7 totaliza 26 horas de aulas por semana e 37 unidades de crdito; 76 alunos frequentam o 2 ano do curso; o Departamento 3 responsvel pela leccionao, nesse ano curricular, de disciplinas que correspondem a uma escolaridade mdia de 6 horas por semana (23.1% do total das 26 horas) e a 7 unidades de crdito (18.9% do total de 37 crditos); o valor de Al732 corresponde, portanto, mdia dos valores 0.231 e 0.189, i.e., toma o valor 0.210; consequentemente, 21% dos 76 alunos que frequentam o ano curricular em causa, i.e. 16 alunos, so imputados aos Departamento 3.

A ponderao dos dois elementos carga horria e nmero de crditos permite uma medida mais equilibrada do esforo dispendido pelo Departamento do que a que resultaria da considerao isolada de um desses elementos, dada a heterogeneidade das disciplinas do curso em termos da respectiva distribuio de aulas terica, terico-prticas e prticas.

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2.2

O MODELO DE IMPUTAO

O nmero de alunos imputados a um determinado Departamento resulta do somatrio das imputaes correspondentes aos cursos e anos curriculares em que esse Departamento intervm, i.e.:
ND dc =

a =1

Al

cda

NC ca

e
NTD d =

c =1 a =1

Nc

Alcda

NC ca

c =1

Nc

ND dc

onde: NDdcnmero de alunos imputados ao Departamento d a partir do curso c; NTDdnmero total de alunos imputados ao Departamento d; NCcanmero de alunos que frequentam o ano a do curso c; Ncnmero de cursos em funcionamento.

Relacionando com o modelo descrito em 1.3.4, o elemento Adc da matriz A, que traduz a percentagem de alunos imputados ao Departamento d provenientes do curso c, corresponde a: Adc = NDdc / NTDd

2.3

A APLICAO DO MODELO

Os planos curriculares aprovados para os diferentes cursos fornecem dados sobre escolaridades e nmero de crditos para construo da matriz Alcda .

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Na prtica, para facilitar a legibilidade da matriz e a interaco com as Escolas para efeitos de verificao dos dados, so construdas folhas de clculo independentes para cada curso, que explicitam as escolaridades e crditos por ano e por Departamento, o nmero de alunos inscritos em cada ano e o clculo das percentagens Alcda para o curso c em causa e do nmero NDdc dos alunos do curso imputados a cada Departamento. O Quadro I exemplifica uma das folhas de clculo referidas. O nmero NCca de alunos inscritos em cada ano dos diferentes cursos faz parte das estatsticas fornecidas pelos Servios Acadmicos.

3.

O MODELO DE ALOCAO DE DOCENTES

3.1

BASES DO MODELO DE ALOCAO POR RCIOS

Num modelo de alocao de docentes estritamente por rcios, o nmero de docentes (Docd) a alocar a cada Departamento depende do nmero de alunos (NTDd) imputados ao Departamento e da rcio (Rd) de alunos/docente adoptada para o domnio cientfico em causa: Docd = NTDd / Rd este o modelo que o Ministrio da Educao utiliza desde 1992 para determinar o nmero de docentes padro de cada Universidade, a partir do qual fixa os plafonds mximos anuais de contratao de pessoal e os oramentos padro das diversas Instituies. As rcios estabelecidas pelo Ministrio da Educao, baseadas em sries histricas das Universidades organizadas em Faculdades, consideram uma carga docente mdia de 8 horas por semana para os docentes em servio efectivo e uma percentagem mdia de 15% de docentes dispensados de servio docente para efeitos de formao ou de licena sabtica. Os valores adoptados funcionam razoavelmente bem para a fixao de plafonds globais para as Instituies mas no so aplicveis directamente a cada domnio cientfico, dada a heterogeneidade existente na organizao e grau de interveno dos Departamentos.

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Por exemplo, um Departamento de Fsica ou de Matemtica que apoie apenas cursos especficos no respectivo domnio, com numerus clausus relativamente pequenos, est em condies muito diferentes das de um Departamento homlogo que apoie directamente disciplinas preparatrias comuns a vrios cursos de Engenharia, onde o elevado nmero de alunos permite alguma racionalizao. Esta questo no levantou dificuldades na Universidade do Minho, na medida em que, no momento da introduo das rcios (1991), se dispunha j de uma experincia de sete anos de alocao de docentes com base num modelo que garantia equidade de cargas docentes nos diferentes Departamentos. Assim, conhecidos o nmero de alunos imputados aos vrios Departamentos e o nmero de docentes necessrios para garantir o respectivo servio docente de acordo com os referidos critrios de equidade, foi possvel calcular (em vez de fixar) as rcios a atribuir a cada Departamento para a aplicao do novo modelo. de notar que a Universidade do Minho, nos seus critrios internos de gesto oramental, adoptou um referencial para as despesas com pessoal (docente e no-docente) equivalente a 70% da dotao oramental atribuda pelo Ministrio da Educao. Como a frmula de financiamento adopta o referencial de 80% para despesas com pessoal, a aplicao das rcios nacionais nesta Universidade exigiria, de qualquer modo, uma correco pelo factor 8/7 = 1.14 e a carga mdia docente para o pessoal em servio efectivo seria de 8 x (8/7) = 9.1 horas/semana. Na prtica, as rcios foram contudo calculadas como referido no pargrafo anterior e a carga docente tem verificado uma diminuio resultante da reduo das escolaridades dos cursos que tem ocorrido nas restruturaes curriculares recentes. Com o desenvolvimento experimentado pela Universidade do Minho,

nomeadamente em termos de lanamento de novos cursos e de aumento de numerus clausus, a tipologia dos Departamentos sofreu uma evoluo que conduziu a alguns ajustes das rcios de referncia. A metodologia seguida na fixao, em cada ano, do nmero de docentes a atribuir a cada Departamento, baseada em propostas fundamentadas das Escolas e numa apreciao e negociao directa entre o Reitor e o Presidente da Escola, permitiu introduzir facilmente os ajustes necessrios, na medida em que o modelo das rcios constituiu apenas um referencial susceptvel de desvios sempre que as razes apresentadas e a anlise detalhada da situao o justificaram. O critrio nuclear para a alocao de docentes foi, insiste-se, o do equilbrio de cargas docentes mdias entre Departamentos.

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3.2

APLICAO DO MODELO

A experincia adquirida ao longo dos anos de aplicao do modelo mostra que os quocientes alunos/docente nos diversos Departamentos apresentam diferenas, por vezes significativas, em relao s respectivas rcios de referncia. Essas diferenas, que no so de estranhar face ao valor relativo que se atribui s rcios de nomeadamente, aos seguintes factores: a) b) a fase de arranque de alguns cursos; a pequena dimenso de alguns Departamentos, que os torna muito sensveis a flutuaes no nmero de alunos; c) a especificidade de alguns cursos, com fortes restries ao numerus clausus por parte do Ministrio da Educao, que obriga a uma alocao adicional de recursos enquanto medidas de racionalizao postas em marcha no produzem efeitos plenos; d) as diferenas entre o nmero de alunos que frequentam efectivamente os cursos e as previses efectuadas no momento de alocao dos plafonds docentes (o modelo de previso do nmero de alunos bastante preciso para os cursos de formao inicial, mas pouco fivel para os cursos de ps-graduao); e) a necessidade de algumas contrataes de substituio, numa fase transitria, em Departamentos que se encontram em fase de formao acelerada do seu pessoal docente. referncia, so devidas,

3.3

VALIDAO DO MODELO

A interaco estreita entre o rgo decisor e as Escolas/Departamentos na alocao anual dos efectivos docentes permitiu dar uma grande consistncia ao modelo descrito. Nos casos pontuais que se encontraram algumas dificuldades foi fcil identificar as respectivas causas, normalmente associadas ou a uma fase de arranque de um curso ou a assimetrias, de natureza histrica, existentes entre grupos ou sub-grupos disciplinares de um mesmo Departamento.

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Com vista a uma validao mais ampla do modelo, promoveu-se em Julho de 1997 uma auscultao s Escolas, no sentido de estas indicarem, de forma fundamentada, casos de Departamentos com cargas docentes individuais claramente excessivas. Foram, tambm, fornecidas a cada Escola as folhas de clculo relativas matriz Al de imputao de alunos, para efeitos de verificao. O facto de no terem surgido reaces mostra que, de um modo geral, as Escolas aceitam a equidade do modelo.

3.4

ALOCAO DOS LUGARES DO QUADRO DE PROFESSORES

Os lugares de professor catedrtico e de professor associado do quadro aprovado para a Universidade do Minho tm sido alocados do seguinte modo: a) constituda uma reserva de lugares, para atender a reas novas ou reas de forte expanso; b) os restantes lugares so alocados por Escolas, proporcionalmente ao nmero de docentes programado com base no modelo de imputao, i.e., sem contar com eventuais contrataes de substituio. A distribuio de lugares por grupo disciplinar dentro de cada Escola da responsabilidade dos rgos de gesto da Escola.

4.

O MODELO DE ALOCAO DE PESSOAL NO-DOCENTE

4.1

O MODELO NACIONAL DE ALOCAO POR RCIOS

O Ministrio da Educao utiliza, desde 1992, um modelo de rcios pessoal no-docente/pessoal docente por domnio cientfico, atravs do qual fixa os plafonds mximos anuais de contratao de pessoal no-docente e a correspondente incidncia nos oramentos padro. O modelo nacional contempla ainda uma parcela adicional, que tem a ver com as Reitorias e Servios Centrais, componente essa obtida a partir da aplicao de uma rcio n total de alunos da instituio/funcionrios os Servios Centrais. Para a Universidade do Minho, os nmeros de funcionrios calculados pelas duas vias referidas correspondiam em 1997 a, respectivamente, 87% e 13% do plafond padro para o pessoal no-docente.

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4.2

ADAPTAO DO MODELO UNIVERSIDADE DO MINHO

A estrutura matricial de organizao da Universidade do Minho, que engloba unidades de servios que cruzam horizontalmente toda a Universidade no se confinando a cada uma das Escolas, implicou a necessidade de desenvolvimento de um modelo interno de alocao de funcionrios que tivesse em conta essa especificidade. Acresce ainda que os Estatutos da Universidade do Minho contemplam a existncia de unidades culturais, as quais, contudo, no so consideradas no modelo nacional de afectao de recursos, mas constituem parte estruturante da Universidade. O modelo adoptado, discutido e consensualizado internamente em 1997, considera as seguintes percentagens de referncia para a repartio do pessoal no-docente: a) b) c) d) Reitoria e Servios Centrais, 12%; Unidades Culturais, 9%; Escolas, Centros de Investigao e rgos de coordenao cientfico-pedaggica, 39%; Unidades de Apoio, 40%. O pessoal a que se refere a alnea c) o que se encontra mais directamente ligado malha cientfico-pedaggica e corresponde a dois nveis distintos: (i) (ii) pessoal a trabalhar nos servios comuns das Escolas, nos Departamentos e nos Centros de Investigao (cerca de 93% do plafond da alnea c); pessoal ligado aos rgos de coordenao e apoio cientfico-pedaggico geral (Conselho Acadmico, Gabinete de Avaliao, outros gabinetes horizontais de apoio, Conselhos de Cursos). Neste modelo assume particular importncia a determinao do pessoal

no-docente a afectar a uma determinada Escola para operar a nvel da Escola, dos seus Departamentos e do Centro ou Centros de Investigao associados rea cientfica da Escola, cuja afectao interna da responsabilidade directa dos rgos da Escola. Esse valor resultar dos plafonds de pessoal docente atribudos aos diversos domnios cientficos (Departamentos) da Escola e das respectivas rcios pessoal no-docente/pessoal docente (rd) definidas pelo Ministrio da Educao, afectadas por um coeficiente que traduza o modelo interno de repartio de pessoal pelo tipo de unidades orgnicas.

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Considerando, por conseguinte, que: 39% do plafond padro de funcionrios afecto malha cientfico-pedaggica e, destes, 93% correspondem a pessoal ligado rea cientfica da Escola [nvel (i) referido]; os efectivos calculados atravs das rcios departamentais representam, como se disse, 87% do plafond padro da Universidade,

ento o coeficiente acima referido dever ter o valor:

(0.39/0.87)

0.93 = 0.448

0.93 = 0.417

isto , a rcio corrigida (rc ) a aplicar, por domnio, para o clculo dos efectivos
d

no-docentes das Escolas representa 41.7% de rd: rc = 0.417 rd

d

O diagrama da Figura 2 mostra como, a partir do plafond global de funcionrios para a Universidade do Minho, se promoveu a sua distribuio percentual pelos tipos de unidades.

FIGURA 2 ALOCAO PERCENTUAL INTERNA DE PESSOAL NO-DOCENTE

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PLAFOND "SERVIOS CENTRAIS" P

SC = 13%

12%

REITORIA E SERVIOS CENTRAIS

1%

PLAFOND COM BASE NOS ALUNOS POR DOMNIO CIENTFICO

[9.2% de P D ]

8%

UNIDADES CULTURAIS

[46.0% de P D ]

40%

UNIDADES DE APOIO

MALHA CIENT.-PEDAGGICA

P D = 87%

[44.8% de P D ]

39%

Escolas/Centros : 41.7% de P rgos/Servios : 3.1% de P

D D

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4.3

APLICAO DO MODELO

Na prtica, a metodologia de afectao de funcionrios obedeceu aos seguintes passos: a) a partir do plafond padro definido pelo Ministrio da Educao para a Universidade do Minho, determinou-se o plafond mximo de lugares de pessoal no-docente a preencher, de acordo com os critrios de gesto oramental anteriormente definidos:

plafond mximo U.M. = (0.7/0.8) b)

plafond padro

os limites mximos de lugares a preencher nos Servios Centrais, Unidades Culturais e Unidades de Apoio so, respectivamente, de 12%, 9% e 40% do plafond mximo U.M.; esses valores constituram apenas um referencial, ficando a efectiva libertao de vagas e a sua distribuio pelos diferentes Servios dependente de uma anlise rigorosa de necessidades;

c)

a partir do nmero de docentes por domnios cientficos e das rcios corrigidas (r ) foi calculado o nmero de funcionrios a atribuir a cada Escola e Centros de
cd

Investigao associados, sendo a distribuio interna entre Servios da Escola, Departamentos e Centros da competncia dos rgos da Escola (a menos de um funcionrio associados); d) o remanescente do plafond de 39% do plafond mximo U.M. destinado malha cientfico-pedaggica foi gerido pelo Reitor para proviso dos rgos de coordenao e servios de apoio cientfico-pedaggico. Com o desenvolvimento de polticas da Universidade, tero necessariamente suportadas, que na ser sua administrativo explicitamente afecto a cada um dos Centros

introduzidos ajustes ao modelo, os quais sero em princpio residuais. A tendncia para o estabelecimento institucionais, devidamente operacionalizao, por estruturas horizontais de apoio e dinamizao poder justificar, em particular, a criao de uma reserva de lugares do plafond global para efeitos de interveno estratgica atravs da criao ou reforo de Gabinetes de Apoio.

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5.

SNTESE DO MODELO DE IMPUTAO DE RECURSOS E DE CUSTOS

A chave do modelo a imputao de alunos por Departamentos. A partir deste elemento base e das rcios internas que foram consolidadas ao longo de anos tem sido possvel calcular plafonds de referncia para os recursos humanos (pessoal docente e no-docente) a afectar a cada unidade e promover a imputao de custos por projectos. A aplicao do modelo consiste, portanto, na sequncia de passos seguinte, no que se refere imputao de recursos:

1)

Imputao, aos Departamentos, dos alunos inscritos nos cursos de formao

inicial, com base em matrizes de imputao por curso/ano de curso que traduzem o esforo docente dos diferentes Departamentos no curso (matriz NDdc); 2) Imputao, aos Departamentos, dos alunos de ps-graduao, com base em

matrizes de imputao por curso, e ponderao dos mesmos em termos de alunos equivalentes a formao inicial, equivalncia essa tomada em moldes de equidade do esforo docente dispendido (o facto de a frmula de financiamento das instituies de ensino superior no considerar os alunos de ps-graduao levanta problemas para a contabilizao destes alunos no modelo interno de imputao, mas a assuno de uma poltica institucional de promoo da ps-graduao aconselha a que, na considerao); 3) Clculo dos plafonds de referncia para o pessoal docente por Departamentos; medida do possvel, esta importante dimenso da misso da Universidade seja tomada em

introduo de ajustes com vista fixao de plafonds a atribuir, tendo em linha de conta as propostas fundamentadas das Escolas, a evoluo do nmero de alunos e situaes conjunturais especficas; 4) Clculo dos plafonds de referncia para o pessoal no-docente por tipos de

unidades e, no que se refere malha cientfico-pedaggica, por Escolas; fixao do nmero de lugares a afectar a cada unidade, com base no plafond de referncia, que constitui um limiar mximo, e numa anlise concreta de necessidades; 5) Embora a afectao de recursos financeiros s unidades orgnicas no tenha sido

includa no modelo descrito, de notar que uma parte significativa das verbas de

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funcionamento corrente atribuda s unidades, e livremente geridas por estas, tem dependido de um sistema de pontuao que pondera os efectivos docentes e/ou no-docentes e respectivas categorias.

No que se refere contabilidade analtica, os passos para a imputao de custos a projectos no ano civil n so os seguintes: a) A partir das matrizes (NDdc) de alunos imputados aos Departamentos nos anos

acadmicos (n-1)/n e n/(n+1) calcula-se a matriz de alunos equivalentes para o ano civil n, atribuindo, para o efeito, pesos de 3 e 1 aos anos acadmicos referidos; reduzindo os elementos desta matriz a percentagens dos totais de alunos imputados aos Departamentos, calcula-se a matriz (Adc) relativa, para o ano civil n, aos cursos de provenincia dos alunos imputados aos Departamentos; b) Calculam-se os elementos da matriz dc = 0.67 Adc, acrescentando uma coluna

para a investigao, com valor de 0.33 para todos os elementos da coluna; c) Aplica-se programao de docentes (Docd) para os anos acadmicos (n-1)/n e

n/(n+1) a metodologia referida em a), de modo a obter o nmero de docentes por Departamento equivalente ao ano civil n; d) Constri-se a matriz cc,d , fazendo corresponder cada linha da matriz aos valores

da programao docente (Docd) expressos em percentagens do total de docentes da Universidade:

cc , d = Doc d /

Doc
d =1

Nd

e)

Alteram-se as linhas da matriz para os centros de custos que justificam critrios

especficos de imputao (caso do Centro de Informtica e do Centro de Comunicaes, em que introduzida uma ponderao por domnio cientfico, e dos Servios Acadmicos, em que os elementos da matriz so tomados proporcionalmente ao nmero de alunos e no ao nmero de docentes); f) A partir dos encargos (Ccc) assumidos em cada centro de custos no ano civil em

causa (dados fornecidos pela Contabilidade), calculam-se, atravs da matriz , os custos indirectos a imputar aos Departamentos;

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g)

Associando aos elementos obtidos na alnea anterior os custos directos dos

Departamentos, obtm-se os custos totais por Departamento, com base nos quais possvel calcular o custo/aluno em cada Departamento; h) Atravs da matriz imputam-se os custos departamentais aos cursos de formao

inicial, ps-graduao e aos Centros de Investigao.

Obtm-se, assim, os custos por aluno para cada um dos cursos de formao inicial, para o ano civil em anlise. Utilizando metodologia semelhante, possvel calcular os custos por aluno para os cursos de ps-graduao. Basta, para o efeito, desdobrar por cursos a coluna da matriz relativa ps-graduao. De igual forma, a coluna da matriz respeitante investigao pode ser desdobrada por Centros de Investigao.

6.

EVOLUO NA APLICAO DO MODELO DE ALOCAO DE DOCENTES

Um dos pontos mais sensveis do modelo de alocao de recursos descrito o da alocao do pessoal docente, pelas implicaes do mesmo, no s no nmero de docentes a atribuir a cada Departamento mas tambm na afectao de pessoal no-docente e de recursos financeiros, e ainda por se tratar da fase do processo de alocao mais sujeita a anlises casusticas. H, por conseguinte, toda a convenincia em tornar a tomada de deciso to prxima quanto possvel das Escolas, porque a realidade concreta dos seus Departamentos ser a melhor compreendida e tratada. A fase de desenvolvimento da Universidade do Minho, com um ritmo de crescimento mais moderado do que no passado, e a consolidao j obtida no modelo de imputao de recursos e de custos, podero permitir uma alocao de pessoal docente em duas etapas: a) b) alocao de plafonds s Escolas, efectuada pelo Reitor; alocao interna por Departamentos, a cargo dos rgos de gesto das Escolas.

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A atribuio de plafonds de pessoal docente s Escolas pode, por sua vez, ser efectuada por dois processos distintos, que podero ser combinados entre si: (i) numa base diferencial, considerando os acrscimos previsveis de alunos imputados aos Departamentos da Escola e as rcios Rd de referncia na U.M.; (ii) considerando o valor actual da rcio (RE) de alunos/docente calculada globalmente para cada Escola e aplicando de futuro esse valor ao total de alunos imputados Escola. Uma das vantagens desta abordagem seria ainda uma melhor garantia de equidade de cargas docentes mdias entre os Departamentos de cada Escola, visto que a discusso sobre a distribuio dos plafonds docentes se efectuar em rgos com uma maior aproximao e capacidade de controlo realidade a nvel departamental. Enquanto persistir o esforo de formao acelerada do pessoal docente em Departamentos mais carenciados em recursos humanos especializados, poder haver lugar a intervenes pontuais, contratualizadas, nomeadamente por recurso a eventuais programas nacionais de apoio formao do pessoal docente.

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p,cccoeficiente de imputao do Centro de Custos Ccc ao Projecto Pp

cc,dfraco dos encargos do Centro de Custos cc que imputada ao Departamento d

dcfraco dos custos do Departamento d imputados ao Curso c

Adcfraco do total de alunos imputados ao Departamento d que so provenientes do Curso c Alcda fraco dos alunos do Curso c, a frequentar o ano curricular a, que imputada ao Departamento d (representa igualmente a fraco da carga curricular do curso c, ano a, que garantida pelo Departamento d)

CCccustos imputados ao Curso c Cccencargos assumidos no Centro de Custos cc CDdcustos globais do Departamento d CDIicustos Departamentais imputados ao Centro de Investigao i Docdnmero de docentes alocados ao Departamento d Ncnmero total de Cursos existentes NCCnmero global de Centros de Custos NCcanmero de alunos que frequentam o ano a do Curso c Ndnmero de Departamentos NDdcnmero de alunos imputados ao Departamento d a partir do Curso c NPnmero global de projectos considerados NTCcnmero total de alunos do Curso c NTDdnmero total de alunos imputados ao Departamento d Ppcustos do Projecto p rcdrcio pessoal no-docente/pessoal docente adoptada para o Departamento d aps correco para o modelo de imputao da U.M. Rdrcio alunos/docente adoptada para o Departamento d rdrcio pessoal no-docente/pessoal docente para a rea cientfica do Departamento d

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REvalor mdio ponderado das rcios Rd para a Escola E