Perkembangan teknogi informasi saat ini komputer telah mengalami penyempurnaan dan perkembangan ke arah yang lebih baik, yaitu baik dari segi kualitas software maupun hardwarenya. Dimana di dalam komputer tersebut hanyalah sebuah alat bagi manusia yang berupa mesin dan alat tersebut tidak dapat berjalan tanpa dikendalikan manusia. Komputer diciptakan manusia untuk membantu pekerjaan agar lebih mudah dan dikerjakan lebih cepat, karena dengan pemanfaatan komputer tersebut dapat menghemat waktu, biaya dan informasi yang diperoleh lebih akurat. Perusahaan yang bergerak dibidang jasa asuransi ini dituntut untuk melaksanakan suatu cara yang terstruktur, terarah dan terorganisasi dengan baik agar dapat melyani masyarakat dengan baik dan dpat memberikan kesempatan kepada masyarakat yang ingin ikut serta dalam pencapaian tujuan tersebut. Terutama sistem administrasi data klaim kendaraan bermotor yang mempunyai peranan sangat penting terhadap perkembangan perusahaan itu sendiri. Oleh karena itu seiring terjadinya kesulitan-kesulitan dalam pembuatan laporan administrasi data klaim, efisiensi waktu dan kebutuhan informasi tentang aktivitas perusahaan yang bersangkutan sehingga perusahaan tersebut diharapkan dapat melaksanakan kegiatan dan aktivitasnya secara professional, agar dapat beroperasi secara efektif dan terus menerus. Pengawasan terhadap aktivitas organisasi data klaim kendaraan bermotor pada saat ini yang sudah menggunakan sistem komputerisasi sudah sedikit membantu perusahaan dalam menghasilkan informasiinformasi yang diperlukan. Seiring waktu yang berjalan dan semakin cepatnya arus informasi yang berpengaruh pada perkembangan suatu
1
perusahaan, maka sistem yang dipakai tidak lagi banyak membantu dalam pemenuhan kebutuhan informasi seperti : keterlambatan laporan, prosedur pengajuan klaim yang kurang efektif sehingga berpengaruh pada proses pengajuan formulir klaim. Berdasarkan pengamatan, penulis melihat bahwa PT. Asuransi Parolamas Cabang Palembang terutama administrasi data klaim kendaraan bermotor mencatat secara manual ke dalam komputerdengan menggunakan aplikasi Excel dan Word, dimana setiap pencatatan dan perhitungan masih dilakukan satu persatu (manual), kendala lain yaitu pada saat membutuhkan informasi tentang klaim harus menghubungi bagian pengelolaan data klaim, ini berpengaruh pada pelayanan kepada pimpinan atau bagian lain yang membutuhkan data tersebut yang selalu ingin cepat dan tepat waktu.
1.1 Profil Perusahaan PT Asuransi Parolamas adalah perusahaan asuransi umum yang telah memberikan pelayanan kepada masyarakat dan dunia asuransi sejak tahun 1964. Didirikan pada tanggal 23 Maret 1964, sampai saat ini perusahaan terus mendapat kepercayaan hampir di seluruh propinsi di Indonesia dengan 30 kantor cabang dan 21 kantor pemasaran. Sejak tahun 2002, PT Asuransi Parolamas selalu mendapat
pengakuan atas kinerja keuangannya dari beberapa lembaga penilai independen yang melakukan survey kesehatan perusahaan asuransi. Pada tahun 2007, tepatnya pada tanggal 30 Januari 2007, PT Asuransi Parolamas mendapat izin untuk menyelenggarakan usaha asuransi berbasis Syariah, dengan status Unit Syariah. Dengan demikian PT.Asuransi Parolamasdapat memberikan pilihan kepada masyarakat produk yang sesuai dengan keyakinannya. Sebagai perusahaan asuransi yang tidak bernaung di bawah suatu group perusahaan, kekuatan sumber daya, pengalaman dan integritas adalah modal utama PT.Asuransi Parolamas dalam memberikan perlindungan asuransi kepada masyarakat dan industri.
Presiden Komisaris
Komisaris
Direktur Utama
Direktur
Manager Pembukuan
Manager Keuangan
Manager Reasuransi
Manager Underwriting
Manager IT
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Asuransi Parolamas Berdasarkan struktur organisasi perusahaan Asuransi Parolamas diketahui bahwan jabatan tertinggi dalam perusahaan itu adalah presiden komisaris baru kemudian komisaris. Komisaris membawahi langsung jabatan direktur. Dan direktur utama membawahi tiga sub direktur yaitu Direktur Pelaksana
4
Adnistrasi dan Keuangan, Direktur Pelaksana marketing dan Direktur Pelaksana Syariah yang masing-masing membawahi bagian-bagian yang lebih operasional. Berikut ini bagan Struktur organisasi PT. Asuransi Parolamas cabang Palembang.
Pimpinan
Bagian Operasional
Bagian Keuangan
Bagian Umum
Bagian Marketing
Bagian Klaim
Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Asuransi Parolamas Cabang Palembang Berdasarkan struktur organisasi diatas diketahui PT. Asuransi Parolamas cabang Palembang bagian tertinggi dipegang oleh seorang pimpinan cabang yang membawahi kepala-kepala bagian dibawahnya antara lain Bagian Opersional, Bagian keuangan, Bagian Umum, Bagian Marketing dan Bagian Klaim. Dan masing-masing kepala bagian membawahi staff-staffnya.
3.1 Tujuan Proyek Proyek ini diharapkan dapat membantu kegiatan operasional seharihari untuk bagian andimistrasi Bagian pengelolaan administrasi dan klaim pengajuan ini klaim PT.Asuransi Parolamas. mengurusi
pengelolaan data klaim nasabah PT. Asuransi Parolamas. Hal-hal yang termasuk di dalamnya meliputi data nasabah, data pengajuan klaim, data keterangan informasi dari pihak bengkel juga laporan untuk pihak manajer pusat. Selama ini sistem penjuan klaim walaupun telah menggunakan komputer sebagai alat bantu namun proses pengajuan dan palayanan klaim tidak berjalan dengan efektif dan efisien karena sistem komputer itu tidak terintegrasi dalam suatu sistem informasi yang utuh. Selain itu dirakan prosedur pengajuan klaim sedikit rumit dan membutuhkan waktu yang lama. Melalui pelaksanaan proyek ini, bagian administrasi pengelolaan data klaim akan memiliki sistem informasi dimana data-data maupun segala proses dan informasi mengenain klaim nasabah akan terintegrasi dengan baik sehingga bisa dimanfaatkan secara maksimal. Berikut ini adalah business goal dan project goal sistem informasi kepegawaian yang diharapkan dapat tercapai dengan dilaksanakannya proyek ini : Bussiness Goal Project Goal 1. Sistem pengelolaan data klaim 1. Prosedur dan pengajuan klaim yang efisien dan terotomatisasi. pengajuan klaim
lebih efisien dan terotomatisasi. 3. Kesalahan diperkecil. 4. Proses 5. Proses 2. Mempermudah pengambilan pencatatan pembuatan data laporan informasi yang pengajuan klaim terotomatisasi. menjadi lebih mudah 1. Adanya sistem pengelolaan klaim proses dan pengelolaan data klaim dapat
terintegrasi dengan baik secara internal di bagian administrasi klaim maupun bagian lain (misal bagian pemasaran) 2. Sistem pengelolaan data klaim bisa diakses langsung laporan oleh untuk manager menegah dan atas. 3. Keterlambatan pimpinan ataupun manager keuangan dan
tingkat atas dapat dihindari. Tabel 1.Tujuan proyek Tabel diatas menggambarkan tujuan umum proyek yang hendak dicapai. Bussiness Goal ditujukan untuk bagian ekskutif, para pimpinan dan pengambil keputusan, sedangkan project goal ditujukan bagi pengguna sistem sehari-hari atau staff fungsional. 3.2 Gambaran Proyek Proyek Sistem Informasi Data klaim PT. Asuransi Parolamas adalah suatu sistem informasi yang berfungsi untuk mendukung pengelolaan data klaim di perusahaan asuransi parolamas cabang palembang secara efektif dan efisien. Sistem ini akan mengintegrasikan data-data maupun informasi yang ada dalam bagian administrasi klaim. Data yang berkaitan dengan nasabah, polis maupun klaim akan dicatat, diproses dan kemudian
7
disimpan sehingga menjadi informasi yang berguna baik bagi pihak manajemen, non manajemen maupun pihak-pihak lain yang terkait dalam sistem ini. Pelaksanaan proyek ini dimulai dengan mengumpulkan semua data yang berkaitan dengan pengelolan data klaim dan nasabah di bagian administrasi pengelolaan klaim. Melalui wawancara dengan user, observasi kelapangan kemudian menganalisisnya, tim pengembang sistem informasi melakukan perancangan sistem tahap awal. Karena proyek ini dilakukan dengan menggunakan metode prototyping, maka setelah tim pengembang menyelesaikan semua tahapan perancangan sistem hingga koding dan testing hingga implementasi, prototype pengembangan sistem diajukan ke user untuk diuji dan dievaluasi pakan sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan user. Setelah ada revisi dari user, jika sistem belum sesuai dengan keinginan user maka proses dilanjutkan dengan kembali memulai tahapan analisis hingga implementasi kemudian diajukan lagi kepada user. Hingga diperoleh rancangan sistem yang sesuai dengan keinginan user. Output dari proyek ini adalah Sistem informasi pengelolaan dan pengajuan data klaim yang memiliki beberapa modul yang saling terintergrasi satu sama lain. Modul ini bisa dikatakan sebagai informasi, mencakup informasi mengenai nasabah, polis dan klaim. 3.3 Stakeholder Sistem Berikut ini adalah pihak-pihak yang behubungan dengan sistem ini:
1. Pemilik Sistem (Owner system)
Pemilik sistem ini adalah pimpinan dari PT. Asuransi cabang Palembang. Nama : Drs. Syarifuddin Harahap
Nama: Bambang Feriyanto Jabatan 3. : Staff Bagian administrasi klaim System User/ Depertemen lain yang dipengaruhi dan
External
berhubungan dengan sistem ini. a. Bagian Keuangan b. Bagian Operasional c. Bagian Marketing d. Bagian Umum
3.4 Pernyataan Masalah dan Opportunities 3.4.1. Pernyataan Masalah Dalam Struktur organisasi PT. Asuransi Parolamas,terdapat beberapa masalah yang terjadi di dalam lingkup pengolahan data klaim dan laporan asuransi kendaraan bermotor. Ada beberapa masalah yang kami temui dalam lingkup tersebut,diantaranya ; 1. Keterlambatan laporan, baik itu laporan bulanan maupun laporan mengenai klaim. Hal ini terjadi dikarenakan system yang dipakai tidak lagi banyak membantu dalam pemenuhan kebutuhan informasi karena arus aliran
9
data dan informasi tidak dapat diakses secara langsung melalui masing masing bagian yang membutuhkan informasi tersebut dan untuk mendapatkannya harus melalui bagian yang khusus mengelola data dan informasi. Adanya keterlambatan itu berdampak pada tidak dapatnya pimpinan bergerak cepat dalam menganalisa kesempatan kesempatan pasar, menentukan strategi maupun taktik perusahaan dan mengambil keputusan. 2. Prosedur pengajuan klaim yang kurang efektif sehingga berpengaruh pada proses pengajuan klaim. Tidak efisiennya waktu dalam prosedur pengajuan klaim dikarenakan setiap proses pengajuan klaim membutuhkan waktu yang lama dan rumit hal ini memungkinkan terjadinya keluhan dari pelanggan asuransi karena lama dan rumitnya proses tersebut, dampaknya terjadi penurunan pelanggan yang menggunakan jasa asuransi. 3. Administrasi data klaim masih dicatat secara manual ke dalam computer persatu. Tidak adanya sebuah aplikasi khusus yang digunakan dalam pengelolaan data klaim berakibat pada tidak efisiennya waktu karena setipa pencatatan dan perhitungan masih dilakukan secara satu persatu. Resikonya hal ini dapat menyebabkan kesalahan dalam penginputan dan perhitungan data yang tentunya berdampak pada perusahaan sendiri. 4. Pada saat membutuhkan informasi tentang klaim harus berulangkali menghubungi bagian pengelolaan data klaim, sedangkan pimpinan atau bagian lain yang membutuhkan data itu selalu ingin cepat dan tepat waktu. Hal ini terjadi dikarenakan data dan informasi masih tersimpan secara manual pada bagian khusus pengolah data klaim. Penggunaan database pun belum digunakan sehingga data yang dibutuhkan tidak
10
dengan
menggunakan
aplikasi
Ms.Excel
dan
dapat diakses bersama sama. Dengan sulitnya mendapat data informasi yang dibutuhkan akan berdampak kepada pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan yang tentunya berpengahruh pada kelangsungan hidup perusahaan. 3.4.2. Opportunities Kelebihan dari system yang akan dikembangkan diantaranya: 1. Integrasi data dan informasi data klaim 2. Efisiensi waktu kerja 3. Meningkatkan kepuasan pelanggan asuransi 4. Entry data lebih efektif dan efisien 5. Memudahkan dalam pengaksesan data karena sudah tersimpan dalam sebuah database. 6. Mengurangi tingkat kesalahan perhitungan dan redudansi data 7. Pengambilan keputusan oleh pimpinan dapat cepat dilakukan karena data dan informasi sudah dapat lebih cepat didapatkan.
3.5 Tabel pernyataan Masalah Permasalahan yang telah dikemukakan di atas dapat ditampilkan dalam tabel penyataaan masalah sebagai berikut: PROYEK : Sistem Informasi MANAGER PROYEK : A. Arif Yunius
Pengelolaan Klaim DISUSUN OLEH : A. Arif Yunius PENYESUAIAN AKHIR : A. Arif Yunius TANGGAL PENYUSUNAN : 26 Maret TANGGAL PENYESUAIAN AKHIR : 3 2010 Mei 2010
11
Pernyataan Singkat Masalah,Kesempatan, atau Perintah 1. Keterlambatan laporan baik itu laporan bulanan maupun laporan mengenai klaim 2. Prosedur pengajuan klaim yang kurang efektif sehingga berpengaruh pada proses pengajuan klaim 3. Administrasi data klaim masih dicatat secara manual kedalam komputer dengan menggunakan Aplikasi Excel dan Word selain itu pencatatan dan perhitungan masih dilakukan satu persatu. 4. Pada saat membutuhkan informasi tentang klaim harus berulangkali menghubungi bagian pengelolaan data klaim, sedangkan pimpinan atau bagian lain yang membutuhakan data itu selalu ingin cepat dan tepat waktu.
Urgensi
Visibilita s
Solusi Diusulkan
3 bulan
Sedang
Segera
Tinggi
2 bulan
Tinggi
4 bulan
Rendah
Pengembangan baru
3.6 Hambatan Proyek (Project Constraints) 3.6.1 Bussiness Constraints Berikut ini adalah Bussiness Constraints yang ada, yaitu:
1. Sistem akan dibangun berdasarkan pendekatan Prototyping
dimana ditergetkan setiap iterasi berlangsung selama 1 bulan. 2. Sistem ini tidak akan merubah database maupun file-file yang telah ada pada saat ini tanpa seizin dan sepengetahuan pemilik sistem.
12
3. Sistem
ditargetkan
akan
dioperasikan
bulan
setelah
dijalankan proyek ini. 4. Sistem yang dibangun harus memenuhi tecnologi constraints yang ada. 3.6.2 Tecnology Constraints Berikut dijelaskan standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh sistem yaitu: 1. Sistem akan dibangun dibawah sistem operasi Windows XP.
2. Sebagai data storage akan digunakan database sebagai media
penyimpananya. Pada sistem ini basisdata yang digunakan adalah MS.Access 2007 yang berjalan dibawah sistem operasi Windows XP. 3. Sistem ini akan dibangun sebagai aplikasi berbasis dekstop. Sistem ini akan dibangun menggunakan C++ Builder6.
3.7 Ide Solusi Tahap Awal Solusi yang diberikan adalah dengan lebih mempersingkat prosedur pengajuan klaim dan mampermudah pengentrian data yang ada di bagian administrasi klaim, terutama mengenai mengeloaan data klaim, mencakup penginputan data nasabah, polis dan klaim. Pada saat ini untuk penginputan atau pengentrian data dilakukan secara manual kedalam komputer menggunakan aplikasi MS.Excel dan Word dengan memasukkan data satu persatu sehingga membutuhkan waktu yang lama sebab pengentrian ini harus menggunakan Excel dan Word secara bersamaan sehingga rumit dan kesalahan pengentrian data juga besar. Dengan menggunakan aplikasi yang baru berbasis dekstop dapat mempersingkat dan mempermudah proses pengentrian data, sehingga pekerjaan lebih efisien.
13
Selain itu data dan informasi yang trintergrasi dengan baik dan dapat diakses dengan cepat oleh bagian lain selain bagian administrasi klaim merupakan solusi untuk mengatasi masalah keterlambatan laporan. Sebab pada saat ini data maupun informasi klaim tidak bisa diakses secara langsung oleh bagian lain yang membutuhkan untuk keperluan menyusun laporan, sehingga harus menghubungi secara langsung pihak yang mengelola data tersebut. Hal ini tentu dapat meningkatkan efisiensi waktu. 3.8 Ruang lingkup Awal Proyek Berikut ini adalah fungsi-fungsi yang akan didukung dengan adanya proyek ini: 1. Pengentrian data klaim Fungsi pengentrian data klaim merupakan bagian dari sistem pengelolaan klaim dan sistem pengelolaan nasabah dan polis. Sistem pengelolaan klaim melakukan pencatatan klaim nasabah, sadangkan sistem pengelolaan nasabah dan polis melakukan pemeriksaan juga pencatatan data nasabah tersebut. Pada saat ini seluruh pengentrian dan pengelolaan data masih manual dimasukkan kedalam komputer menggunakan Excel dan word secara bersamaan,dengan adanya sistem ini, pengentrian data tersebut dapat dilakukan secara otomatis menggunakan aplikasi yang berbasis dekstop. Sehingga pegawai tidak perlu membuka jendela Excel dan Word secara bersamaan.
2. Laporan
Bagian Administrasi data klaim memberikan laporan secara periodik kepada pimpinan mengenai laporan bulanan maupun laporan klaim nasabah. Namun saat ini dengan menggunakan sistem yang lama sering ditemukan suatu masalah yaitu keterlambatan laporan baik itu laporan bulanan maupun laporan mengenai klaim. Hal ini terjadi dikarenakan system yang dipakai tidak lagi banyak membantu dalam pemenuhan kebutuhan informasi karena arus aliran data dan
14
informasi tidak dapat diakses secara langsung melalui masing masing bagian yang membutuhkan informasi tersebut. Adanya keterlambatan itu berdampak pada tidak dapatnya pimpinan bergerak cepat dalam menganalisa kesempatan kesempatan pasar, menentukan strategi maupun taktik perusahaan dan mengambil keputusan. Pada sistem yang baru ini mengusahakan arus data dan informasinya dapat terintegrasi dan dapat diakses oleh satiap pegawai yang membutuhkan di bagian lain dengan batasan-batasan tertentu. Sehingga keterlambatan laporan dapat dihindari sehingga pimpinan dapat dengan cepat mengambil keputusan maupun kebijakan-kebijakan yang dianggap perlu.
3.9 Strategi Bisnis 3.9.1 Metodologi Proyek Metodologi yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah metodologi FAST dengan pendekatan Rapid Application Development (RAD). Kami memilih pendekatan RAD berdasarkan beberapa pertimbangan. Pertimbangan itu antara lain adalah belum adanya
permintaan yang jelas dari user mengenai sistem yang akan dikembangkan ini. Pendekatan RAD ini juga banyak melibatkan user, sehingga dapat meningkatkan visibilitas sistem dan dapat mendapat dukungan lebih dari user dan pihak managemen. Pendekatan RAD dianggap relatif lebih cepat, lebih murah, dan tidak memerlukan tim pengembang dalam ukuran besar. Faktor-faktor ini menyebabkan RAD sesuai dengan sistem yang akan kami kembangkan ini. Pendekatan RAD ini dapat menggunakan dua metode yang berbeda dalam pelaksanaannya, yaitu teknik prototyping dan teknik timeboxing. Dalam proyek ini kami menggunakan teknik prototyping. Kami memilih teknik ini karena pendekatan prototyping model digunakan jika pemakai hanya mendefenisikan objektif umum dari Sistem yang akan dikembangkan tanpa merinci kebutuhan input, pemrosesan dan
15
outputnya,sehingga dengan teknik ini dapat memudahkan user mengetahui keinginan mereka. Dalam teknik prototyping, sistem terdiri dari beberapa siklus, dimana pada tiap siklus tim pengembang menghasilkan suatu prototipe yang akan dicoba user. Kemudian user akan megevaluasi kekurangan prototipe tersebut. Hasil evaluasi ini akan dianalisa kembali oleh menghasilkan keinginan user. protipe yang tim pengembang dan kemudian baru. Demikian siklus ini akan
3.9.2 Case Tool Case Tool yang akan kami gunakan dalam membuat proyek ini adalah sistem. Ms Visio 2007. Ms Visio 2007 ini digunakan untuk perancangan data dan aliran data yang akan digunakan dalam
3.10
Project Schedule
Proyek ini akan dikerjakan selama kurang lebih 6 bulan. Karena metode yang kami gunakan adalah prototyping, maka proyek ini dilakukan dalam beberapa siklus. Setiap siklus dikerjakan dalam jangka waktu satu bulan. Karena waktu pengerjaan proyek ini enam bulan, maka terdapat kurang lebih lima siklus. Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk setiap siklus adalah sebagai berikut: 1. Inisiasi Sistem : 15 Maret 2010 29 Maret 2010 (2 minggu) 2. Siklus I : 30 Maret 2010 27 April 2010 (4 minggu) 3. Siklus II : 28 April 2010 26 Mei 2010 (4 minggu) 4. Siklus III : 27 Mei 2010 17 Juni 2010 (4 minggu)
5. Siklus IV : 18 Juni 2010 16 Juli 2010 (4 minggu) 6. Siklus V : 17 Juli 2004 14 Agustus 2010 (4 minggu) 7. Instalasi dan penyerahan sistem : 15 Agustus 5 September
2010 (3 minggu)
16
Setiap siklus tersebut terdiri dari tahap problem analysis, requirement analysis, logical design, decision analysis, physical design dan installation and delivery. 3.11 Estimasi Biaya Berikut ini adalah tabel rincian perkiraan biaya pengembangan sistem :
RINCIAN BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI DATA KLAIM PT.ASURANSI PAROLAMAS
I. BIAYA - BIAYA 1. Biaya pengadaan (procurement cost) a. Biaya pengadaan hardware b. Biaya pengadaan software c. Biaya instalasi software d. Biaya manajemen dan staf Total biaya pengadaan
Tahun 0
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
2. Biaya persiapan operasi (start-up cost) a. Biaya survey hardware dan software b. Biayafotokopi peraturan organisasi c. Biaya mencari analis senior dan junior d. Biaya mencari seleksi calon anggota tim pengembang e. Biaya biaya pelatihan team pengembang f. Biaya rapat dengan team g. Biaya transportasi h. BiayaBiaya fotocopy Total biaya persiapan operasi 200000 100000 300000 200000 1500000 400000 300000 100000 3100000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
3. Biaya proyek (project-related cost) A. Biaya konsultan a. 5 orang analis (@ Rp. 4.000.000) 20000000 0 0 0
17
2 pemogram (@ Rp. 3.000.000) c. Biaya perjalanan dan tranportasi Total biaya konsultan
0 0 0
0 0 0
0 0 0
B. Tahap perencanaan sistem 1. Biaya rapat 3. Biaya kuisioner 3. Biaya memeriksa dokumen 4. Biaya kertas 5. Biaya presentasi 6. Biaya opservasi Total biaya tahap perencanaan sistem 2900000 1600000 100000 40000 600000 400000 5640000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
C. Tahap analisis 1. Biaya kuisioner 2. Biaya observasi 3. Biaya rapat 4. Biaya survei 5. Biaya telekomunikasi 6. Biaya seleksi, koreksi dan evaluasi Total biaya tahap analis 800000 1600000 3200000 300000 300000 300000 6500000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
D. Tahap desain sistem 1. Biaya rapat 2. Biaya pembuatan formulir baru Total biaya tahap desain sistem 2600000 1000000 3600000 0 0 0 0 0 0 0 0 0
E. Tahap implementasi 1. Biaya rapat 2. Biaya observasi 3. Biaya uji coba sistem baru 4. Biaya perekrutan personil 5. Biaya pelatihan 6. Biaya honorer pelatih 7. Biaya entri data 1400000 400000 700000 200000 1200000 5000000 200000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
18
9100000
56240000
85640000
4. Biaya operasi dan biaya perawatan a. Biaya personil b. Biaya overhead c. Biaya perawatan perangkat keras d. Biaya perawatan perangkat lunak e. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas f. Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem Total biaya operasi dan perawatan 0 0 0 0 0 0 0 1200000 2000000 3000000 3000000 1000000 2000000 12200000 1500000 2000000 3500000 3000000 1000000 2500000 13500000 2500000 4000000 3000000 1000000 3500000 1580000 15580000
85640000
12200000
13500000
15580000
II. MANFAAT - MANFAAT I. Keuntungan berujud a. Pengurangan biaya operasi b. Pengurangan biaya personil (pegawai) c. Pengurangan biaya proses Total keuntungan berwujud 0 0 0 0 2000000 48000000 2000000 52000000 2000000 48000000 2000000 52000000 2000000 48000000 2000000 52000000
II. Keuntungan tak berwujud a. Peningkatan kepuasan kerja personil b. Peningkatan pengambilan keputusan manajemen Total keuntungan tak berujud 0 0 0 5000000 15000000 20000000 5000000 15000000 20000000 5000000 15000000 20000000
72000000
72000000
72000000
(85640000)
59800000
58500000
56420000
19
Payback period untuk proyek pengembangan system informasi ini adalah : Total biaya tahun 0 Proceed tahun 1 = Rp 85.640.000,= Rp59.800.000,-
= Rp
25.840.000,-
Sisa
Sehingga Payback Periode sudah dapat dicapai pada tahun ke-2 adapun secara detailnya adalah 1,35 tahun . Dari fakta tadi dapat disimpulkan bahwasannya yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas (Break Even Point) pada waktu 1,35 tahun yang berarti bahwa pada tahun ke 2 perusahaan mulai dapat mengambil keuntungannya dari sistem tersebut.
2. Analisa Return On Investment (ROI). Dengan metode ini maka prosentase manfaat yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan utnuk pengadaan sistem tersebut.
Adapun perhitungan (ROI) sistem ini adalah : - biaya pengadaan Sistem Tahun 0 : Rp. 85.640.000
: Rp. 13.500.000
- Biaya perawatan Sistem Tahun III : Rp. 15.800000 (+) Total Biaya Rp. 126.920.000
Sedangkan total keuntungan yang didapat adalah sebagai berikut : - Total Manfaat pada Tahun I - Total Manfaat pada Tahun II - Total Manfaat pada Tahun III Total Manfaat : Rp 72.000.000 : Rp. 72.000.000 : Rp. 72.500.000 (+) Rp. 216.000.000
21
Jadi, proyek system informasi data klaim pada asuransi parolamas mempunyai ROI lebih besar dari 0 dan dapat diterima. Dengan nilai ROI adalah 0,7018 atau 70,18 % dan memberikan keuntungan sebesar 70,18 % dari biaya investasinya. sehingga sistem ini layak digunakan bagi perusahaan ini. 3. Analisa Net Present Value (NPV).
Proceed 2
Proceed n
Nilai Net Present Values dari nilai suku bungan diskonto sebesar 7 % pertahun. Besar NPV adalah :
58.500.000
(1 + 0,07)2
58.500.000 + 1,1449
56.420.000
1,225043
= Rp 35.661.224,52
35.661.224,52
dari tiap-tiap proceed yang di diskontokan dengan tingkat bunga tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari nilai proyek. Misalnya Pengembalian Internal (internal rate of return) merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Berarti nilai internal rate of values (IRR) secara interpolasi adalah :
58.500.000 + (1 + 0,22)2
56.420.000
(1 + 0,22)3
58.500.000 + 1,4884
56.420.000
1,8158
58.500.000 + (1 + 0,27)2
56.420.000
(1 + 0,27)3
58.500.000 + 1,6129
56.420.000
2,048383
i1
= 22 %
i2
= 27%
NPV1 = 5.915.982,3518
NPV2 = -1.479.793,6325
29.579.911,759 = 22 + 24
7.395.775,9843
= 22 + 3,9995 = 25,9995 % Kesimpulan : IRR = 25,995% atau dibulatkan menjadi 26 % % artinya proyek ini akan menghasilkan keuntungan dengan tingkat bunga 26 % per tahun. Apabila tingkat bunga pengembalian (rate of return) yang diinginkan 22 % per tahun, maka IRR > 22 %, dengan kata lain proyek dapat diterima.
3.12 Dokumentasi dan Komunikasi Proyek 3.12.1 Dokumentasi Proyek Semua dokumen yang berhubungan dengan proyek ini disimpan di folder : http: Semua dokumen dalam direktori ini harus dimanage dengan menggunakan standar PVCS. PVCS adalah standar pemberian versi dokumen yang memudahkan tim pengembang mengontrol perkembangan sistem dengan mengotomasi tugas-tugas umum dan komunikasi di seluruh siklus proyek. Dokumen yang dapat dimanage
25
dengan standar PVCS ini meliputi berkas kode program (source code), berkas word processing, berkas grafik, dan berkas spreadsheet. 3.12.2 Komunikasi Proyek Untuk
1.
menjamin
kelancaran
proyek ini, maka ditetapkan beberapa ketentuan sebagai berikut: Rapat mingguan yang diketuai oleh manajer proyek. Rapat ini membahas mengenai laporan tim perkembangan pengembangan mingguan masing-masing bagian
proyek. Selain itu rapat ini membahas mengenai hambatan yang dihadapi tiap-tiap bidang. Semua anggota tim harus hadir dalam rapat ini.
2.
Pertemuan mingguan dengan pemilik dan user sistem. Rapat ini diperlukan untuk memberikan gambaran sistem yang sedang dibangun kepada pemilik dan user sistem, untuk memperoleh penilaian dan permintaan sistem yang akurat dari .
3.
Pertemuan mingguan antara Project Manager, Business System Analyst, dan Programmer untuk melakukan quality assurance. mengawasi Quality agar assurance yang ini bertujuan untuk sesuai proyek dikembangkan
dengan CSSQ (Cost, Schedule, Scope, and Quality) yang telah dirumuskan pada awal proyek.
4.
Laporan singkat harian untuk setiap bidang pada sore hari pukul 17:00 yang diketuai oleh penanggung jawab bidang, untuk mengetahui perkembangan harian di setiap bidang.
5.
3.13
Struktur Organisasi Proyek Pada aktivitas pengembangan sistem ini diperlukan manajemen dan
aturan pembagian tugas yang jelas setiap anggota tim pengembang sistem (developer team). Disamping itu diperlukan pula struktur dan peran yang
26
jelas antara semua pihak yang terkait dalam aktivitas pengembangan sistem ini, diharapkan masing-masing pihak menjalankan tugasnya sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Berikut ini adalah struktur organisasi proyek pengembangan Sistem Informasi Data Klaim:
Sistem Owner
Project Manager
Database Designer
Documentator
Database Programmer
Application Programmer I
Appliation Programmer II
Berikut ini adalah perincian pembagian tugas dan tanggung jawab staf berdasarkan struktur organisasi di atas: N o 1 2 3 4 5 6 7 8 Jabatan System Owner Project Manager Business Process System Analyst Database Designer Documentator Database Programmer Application Programmer I Application Programmer II Tabel 4. Nama Drs. Syarifuddin Harahap Ahmad Arief Yunius Dyah Paramita.P Ahmad Ismi Iskandar Budi Raharjo Utari Oktavianti Asmara Dewi Iwan Pramono Staff Proyek
27
Pada tahap ini, akan dilakukan analisa lebih detail mengenai sistem yang telah ada. Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempelajari dan memahami business process dari sistem yang telah ada dan domain permasalahan yang ditemukan pada tahap penganalisaan awal. Diharapka dengan memahami business process dan problem domain dari sistem yang ada, maka dapat dihasilkan suatu system improvement objective yang mencangkup problems, opportunities, dan directives dari sistem yang ada, dan juga constraint dalam pengembangan sistem yang baru. 1.1 Domain Permasalahan (Problem Domain) Untuk dapat melakukan pengembangan dan perbaikan dari sistem yang telah ada maka diperlukan pemahaman mengenai permasalahanpermasalahan yang ada pada sistem yang lama. Berikut ini merupakan analisa data, processes, dan interface yang ada pada sistem yang lama:
28
Data Sistem data klaim dan klaim pada PT. Asuransi data. Parolamas hal data ini cabang bagian Palembang pada saat ini telah memanfaatkan komputer dalam pemrosesan administrasi pengolahan melakukan Dalam pemrosesan mencakup
kegiatan entry data maupun pengolahan data lainnya. Dimana data yang akan dientry ditempatkan pada suatu shared folder yang terletak dalam suatu komputer khusus. Data-data ini hanya dapat diakses oleh user-user tertentu. Dalam melakukan suatu akses file belum ada suatu mekanisme keamanan untuk melindungi data dari proses entry maupun update oleh dua user secara bersamaan. Processes Bisnis proses yang dilakukan oleh sistem klaim PT. Asuransi cabang Palembang meliputi mencatatan data nasabah, data polis, data pengajuan klaim, mengecek laporan nasabah mengenai penyebab klaim, misalnya musibah, kecelakaan dan lain-lain, dan menbuat laporan klaim nasabah yang akan diajukan kepada pimpinan dan kantor pusat untuk memperoleh persetujuan pencairan dana. Interfaces Sistem data klaim ini digunakan di Kantor PT. Asuransi Parolamas cabang Palembang. Pengguna sistem terdiri dari bagian administrasi klaim, pihak top level management (Pimpinan cabang dan manager), bagian Keuangan, bagian marketing, bagian opersional dan staff administrasi umum. 1.2 Analisa Permasalahan dan Peluang Tahapan selanjutnya dalam mempelajari dan menganalisa sistem yang ada adalah dengan melakukan analyze problem and opportunities. Problem and opportunities sebenarnya sudah diidentifikasi lebih awal pada pemeriksaan kemungkinan pendahuluan, hanya namun permasalahan dari awal tersebut yang
29
merupakan
gejala
permasalahan
sebenarnya. Untuk menganalisa permasalahan awal tersebut sesungguhnya beserta solusi yang sesuai untuk
digunakan
cause and effect analysis sehingga diperoleh inti dari permasalahan masing-masing permasalahan yang ada. Fishbone untuk permasalahan : Keterlambatan Laporan
Metode
Keterlambatan Laporan Bulanan dan Klaim Keterlambatan pengajuan Laporan kepada pimpinan Harus menghubungi bagian-bagian yang Khusus mengelola data Tidak dapat bergerak cepat dalam menganalisa pasar Material
Prosedur
30
Sistem Kemungkinan terjadinya kesalahan Dalam penghitungan dan penginputan Kemungkinan terjadi Human Error
Metod e
Penginputan data dilakukan bertahap oleh Admin Belum adanya otomasi dalam entry data klaim
Prosedur
Material
Fishbone untuk permasalahan : kesulitan memperoleh data klaim secara cepat dan tepat waktu
Sistem Metod e
T idak adanya database khusus untuk menyimpan semua data klaim Data / informasi tidak dapat Diakses secara bersama -sama
Kesu litan men dap atkan d ata klaim secara cepat dan tepat waktu
Prosedu r
Material
Gambar 7 diagram fishbone permasalahan kesulitan mendapatkan data klaim secara cepat 31
1.3 Analisa Proses Bisnis Analisa proses bisnis ditujukan untuk mengidentifikasi opportunities perubahan dalam proses bisnis yang ada. Tujuan dari perubahan ini adalah untuk menghilangkan duplikasi data serta untuk meningkatkan efisiensi dan service dari sistem sehingga dapat memberikan keuntungan dan kemudahan bagi setiap orang yang terlibat dalam proses bisnis yang ada. Aktivitas menganalisa proses bisnis dari sistem yang ada akan lebih mudah jika dilakukan dalam bentuk permodelan sistem. Untuk hal itu tim pengembang menggunakan data flow diagram (DFD) guna menunjukkan besarnya data yang melalui setiap bagian proses, nilai yang bisa ditambahkan dalam setiap proses dan konsekuensi yang bisa diperoleh jika menhilangkan tahapan atau bagian tertentu dari suatu proses. Prosedur yang sedang berjalan saat ini pada Asuransi Parolamas Palembang adalah : 1. Pemegang polis mengajukan permohonan polis ke bagian marketing, kemudian bagian marketing akan memberikan formulir SPPKB kepada calon pemegang polis, setelah itu calon pemegang polis mengisi formulir SPPKB, melengkapi berkas SPPKB dan menandatangani kemudian menyerahkannya ke bagian marketing. 2. Bagian marketing menerima berkas SPPKB memeriksa dan meneliti kelengkapan berkas SPPKB, bila masih belum lengkap berkas akan dikembalikan lagi kepada calon pemegang polis untuk dilengkapi. Jika sudah lengkap berkas SPPKB ditandatangi dan diserahkan ke bagian operasional.
32
3. Bagian operasional mengelola administrasi berkas surat permintaan pertanggungan kendaraan bermotor(SPPKB) beserta kelengkapannya : a. Menerima data calon pemegang polis dari bagian marketing b. Mendata berkas SPPKB akan diarsipkan ke BAP (Binder Arsip Polis) c. Membuat PSKBI Rk2 (Polis Standar Kendaraan Bermotor Indonesia) dan nota premi rk2 dan diserahkan ke pemegang polis, setelah melakukan pembayaran premi, nota premi ke2 akan diserahlkan kembali ke bagian operasional untuk didata ke arsip pembayaran premi. d. Membuat surat polis rk2 rangkap ke-1 untuk pemegang polis dan rangkap ke2 akan disimpan di bagian arsip BAP(Binder Arsip Polis) 4. Jika terjadi kecelakaan dan pemegang polis mengklaim maka pemegang polis dapat menghubungi atau datang langsung menemui bagian klaim. Bagian klaim akan mengecek no polis, jenis musibah, jam dan tanggal kejadian dan perkiraan kerugian, jika tidak ada maka klaim tidak akan dilayani, jika ada maka bagian klaim akan memberikan form klaim kepada pemegang polis, setelah diisi form klaim tersebut akan diserahkan kembali ke bagian klaim. 5. Pemegang polis datang ke bengkel yang menjadi rekanan
PT.Asuransi Parolamas. Setelah menerima form klaim pihak bengkel akan memberikan surat penawaran sesuai dengan klaim pemegang polis kepada bagian klaim. Bagian klaim akan membuat LKS dan LKT
33
diserahkan ke pimpinan untuk di tanda tangani dan di kirim ke kantor pusat untuk permintaan persetujuan klaim yang akan dibayar ke bengkel, setelah di ACC maka bagian keuangan akan membuat giro dan diberikan ke kantor pusat untuk diserahkan. Setelah disahkan giro akan diberikan lagi ke bagian klaim. Bagian klaim akan membuat kwitansi klaim dan memberikan giro yang telah disahkan ke pihak bengkel. Setelah melakukan pembayaran bagian klaim akan
memberikan kopi kwitansi ke bagian keuangan sebagai bukti dan mendatanya di arsip pembayaran klaim. 6. Setiap bulannya pimpinan akan menerima laporan data polis, laporan pembayaran premi dan laporan pembayaran klaim dari masing masing bagian kemudian Pimpinan akan mengecek dan
34
Berikut ini Diagram Aliran Sistem informasi Data Klaim Kendaraan Bermotor PT. Asuransi Parolamas Palembang.
Pemegang Polis
Start Mengajukan Permohonan polis 1 SPPKB 3 1 Isi SPPKB Dan lengkapi berkas SPPKB terisi PSKBI PSKBI LKS 11 Nota Premi Nota Premi SPPKB terisi Ya 4 5 12 13 Giro acc LKS acc x Nota Premi Buat Giro Cek Laporan Data Polis Laporan Data Polis acc 14 Buat Surat Polis Rk 2 Giro Rk 2 Giro acc Pembayaran Klaim 15 18 15 13 17 Terima Laporan Data Polis Menerima Permohonan Polis Buat dan berikan SPPKB SPPKB terisi
Bagian Marketing
Bagian Operasional
Bengkel
Pusat
Pimpinan
11 Surat Penawaran
14
12
LKS
SPPKB
Lakukan Pengesahan
Lakukan Pengesahan
Surat Penawaran
LKS acc
2 4
PSKBI
19
Pembayaran Premi
Nota Premi
20 Terima Lap . Pembayaran Premi Cek Lap . Pembayaran Premi Lap. Pembayaran Premi acc 21
Nota Premi
22
Buat LKT
x Form Klaim
16 Buat Laporan Data Polis 9 8 19 Buat Lap . Pembayaran Premi Lap Pembayaran . Premi Laporan Data Polis 17 18 Laporan Data Polis
23 Terima Lap.Pembayaran Klaim Cek Laporan Pembayaran Klaim Laporan Pembayaran Klaim 24
35
Gambar 8 Diagram Aliran Sistem Informasi Data Klaim Kendaraan Bermotor PT.Asuransi Parolamas Palembang
DFD Level 0
SPPKB Pemegang Polis SPPKB_terisi Surat_Penawaran Bengkel
Nota_Premi PSKBI Nota_premi2 Surat_Polis Form_Klaim Form_Klaim_ Terisi Perancangan Sistem Informasi Data Klaim Kendaraan Bermotor PT.Asuransi Parolamas Palembang Giro_Acc_Ke_2
Giro
Lap.Data_Polis_Acc LKS
36
DFD Level 1:
Pemegang Polis SPPKB SPPKB _terisi Nota _Premi
Bengkel
PSKBI Nota_Premi 2 Surat _Polis 1.0 Pengolahan Polis Surat Penawaran Polis
Pembayaran Premi
Giro
Pusat
LKT
Lap .Data _Polis Lap .Data _Polis _Acc Lap .Pembayaran _Premi _Acc Lap.Pembayaran _Klaim _Acc
Pimpinan
37
Setelah memahami lingkup (Scope), Pemasalahan (Problem), dan peluang (Opportunity) dari sistem yang ada tau yang tengah berjalan, maka dapat dilakukan suatu perbaikan bagi sistem yang telah ada tersebut.
Analisis Sebab dan Akibat Masalah atau Kesempatan 1. Keterlambat an laporan,baik itu laporan bulanan maupun laporan klaim Sebab dan Akibat
Tujuan-Tujuan Perbaikan sistem Tujuan sistem Batasan Sistem 1. Tidak semua data atau informasi dapat diakses oleh setiap pegawai, hanya data atau informasi yang kemungkinan dibutuhkan oleh setiap pegawai. 2. Beberapa sistem yang dikembangkan harus cocok dengan standar dekstop windows xp
2. Prosedur pengajuan
1. Hal ini dikarenakan 1. Data dan sistem yang yang informasi yang dipakai tidak lagi banyak dibutuhkan dapat membantu dalam langsung diakses pemenuhan kebutuhan oleh masinginformasi. masing pegawai. 2. Arus aliran data dan Sehingga tidak informasi tidak dapat perlu mnghubungi diakses secara langsung bagian yang oleh masing-masing khusus mengelola bagian yang data membutuhkan informasi tersebut.sehingga tersebut melainkan lebih efisien. harus menghubungi 2. Keterlambatan bagian yang khusus laporan dapat mengelola data atau dihindari informasi tersebut. sehingga 3. Keterlambatan laporan pimpinan dapat itu mengakibatkan dengan cepat pimpinan tida dapat menganalisa bergerak cepat dalam ksempatanmenganalisa kesempatan kesempatanpasar,menentuka kesempatan pasar, n strategi,taktik menentukan strategi perusahaan dan maupun taktik mengambil perusahaan dan keputusan mengambil keputusan. 1. Tidak efisien waktu 1. Mengusahakan dalam operasinya ketepatan waktu
klaim yang kurang efektif sehingga berpengaru h pada proses pengajuan klaim
dikarenakan setiap proses pengajuan klaim membutuhkan waktu yang lama dan rumit. 2. Akibatnya kemungkinan adanya keluhan dari pelanggan asuransi semakin besar yang mengeluhkan lamanya atau rumitnya proses pengajuan klaim. 3. Berkurangnya pelanggan yang menggunakan jasa asuransi.
2.
3.
3. Administrasi data klaim masih dicatat secara manual kedalam komputer dengan menggunak an Aplikasi Excel dan Word selain itu pencatatan dan perhitungan masih dilakukan satu persatu. 4. Pada saat membutuhk an informasi tentang klaim harus berulangkali menghubun gi bagian pengelolaan data klaim, sedangkan pimpinan atau bagian lain yang
1. Akibatnya Tidak efisien waktu dalam operasinya dikarenakan setiap pencatatan dan perhitungan masih dilakukan secara satu persatu . 2. Kemungkinan terjadinya kesalahan lebih besar dalam pengimputan data dan perhitungannya. 3. Tidak ada aplikasi khusus yang digunakan untuk mengimput dan mengolah data klaim.
1.
2.
3.
dan efisien waktu secara priodik dalam memproses satu-persatu masukan data ke komputrer . Meningkatkan pelayanan bagi pelanggan asuransi sehingga kepuasan pelanggan dapat terjamin. Membantu pekerjaan agar dapat selesai dengan cepat dan akurat. Entry data pada sistem yang baru menggunakan aplikasi baru yang lebih efektif dan efisien. Memperkecil Kesalahan proses/hasil dalam setiap pengentrian data klaim. Dengan aplikasi pada sistem yang baru maka operasinya lebih efisien.
dipergunakan untuk pengajuan klaim 2. sistem hanya terdapat pada bagianbagian yang terlibat dalam prosedur pengajuan klaim.
1. Aplikasi dibuat khusus bagi bagian administrasi sehingga fungsinya terbatas untuk mengolah input data klaim maupun pelanggan. 2. Aplikasi competibel dengan windows xp yang umum digunakan oleh pegawai.
1. Dikarenakan data dan informasinya masih tersimpan secara manual pada bagian khusus pengolah data klaim.tidak disediakan database khusus untuk menyimpan semua data atau informasi tersebut. Sehingga Data atau informasi yang dibutuhkan tidak dapat diakses bersama-sama 2. Kesulitan memperoleh atau mendapatkan data
1. Membuat database dengan kapasitas yang cukup besar untuk menampung dan menyimpan data dan informasi tentang klaim . 2. Data tersebut dapat diakses bersama sehingga tidak perlu berulangkali menghubungi
1. Tidak semua pegawai diberi kewenangan untuk mengakses data tersebut. 2. Data yang tersimpan dalam database tidak dapat dimodifikasi,di ubah maupun dihapus selain oleh bagian 39
atau informasi yang bagian khusus dibutuhkan secara cepat pengelolaan data pengolah 3. Pimpinan sulit untuk klaim. database. mengambil keputusan 3. Informasi dapat scra cepat sebab diperoleh secara informasi yang cepat sehingga dibutuhkan utuk pimpinan dengan mengambil keputusan cepat bisa sulit diperoleh secara mengambil cepat. keputusan. Tabel 5. Cause-Effect Analysis & System Improvement Objective
BAB V ANALISA KEBUTUHAN 5.1. Functional Requirement Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem harus dapat menangani pengajuan klaim dengan prosedur
yang lebih baik. 2. Sistem harus dapat menangani perhitungan biaya secara tepat dan terperinci pengajuan klaim asuransi kendaraan dari user. 3. Memperkecil Kesalahan proses/hasil dalam setiap pengentrian data klaim
4. Diharapkan
dapat
memperoleh
laporan
yang
akurat
dan
terkomputerisassi dengan baik kepada atasan. 5.2. Nonfunctional Requirement Kebutuhan nonfungsional merupakan kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input, proses, dan output. Meskipun demikian, kebutuhan nonfungsional ini sebaiknya dipenuhi, sebab hal ini akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan oleh user atau tidak. Kebutuhan nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan PIECES framework.
40
Berdasarkan perfomancenya, sistem yang baru diharapkan dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. Semakin sedikit waktu yang dibutuhkan, semakin besar troughput yang dapat dihasilkan. Peningkatan kecepatan dan troughput ini diharapkan dapat terjadi pada semua proses/pekerjaan. Besarnya peningkatan ini tergantung pada jenis proses/pekerjaannya. Peningkatan kecepatan dan troughput untuk beberapa proses dapat dilihat pada System Improvement Objective pada pembahasan sebelumnya. Kebutuhan nonfungsional berdasarkan information dari PIECES framework adalah terintegrasinya data, terutama integrasi antara data klaim nasabah, pihak bengkel dan pihak PT. Asuransi Parolamas cabang Palembang. Degan adanya integrasi data ini diharapkan pengelolaan data tersebut akan lebih mudah dan cepat, terutama dalam pemberian laporan klaim kepada atasan. Sistem yang baru juga diharapkan dapat mencegah terjadinya redundancy data dan dapat menjaga akurasi dan konsistensi data. Akurasi dan konsistensi data sangat dibutuhkan untuk mencegah kesalahan perhitungan, terutama dalam pengajuan klaim dari nasabah dan perhitungan biaya perbaikan kendaraan. Akurasi data dapat dijaga dengan meminimalisasi terjadinya kesalahan dalam pencatatan, sedangkan konsistensi dapat dijaga dengan perancangan dan implementasi database yang baik. Selain itu, data-data yang berkaitan dengan bagian administrasi klaim , dapat diakses oleh bagian administrasi klaim. Begitu juga pada pada bagian keuangan. Kebutuhan fungsional dari segi ekonomi adalah mengurangi biaya transportasi dan operasional dengan memberlalukan suatu prosedur pengajuan klaim yang lebih efisien dan tidak terlalu rumit. Kebutuhan nonfungsional dari segi pengontrolan sistem yang diinginkan user antara lain adalah sistem yang baru dikembangkan dapat mengatur dan mengelola autentifikasi user yang boleh menggunakan sistem ini sesuai dengan wewenang dan jabatannya . Sistem juga diharapkan dapat mencatat aktivitas setiap user saat menggunakan sistem. Pencatatan ini dapat dilakukan dengan membuat log untuk setiap user. Adanya log ini juga dapat mencegah terjadinya manipulasi data yang
41
dilakukan oleh pegawai yang tidak bertanggung jawab dalam hal ini. Untuk meningkatkan reliabilitas sistem, sistem diharapkan memiliki backup data. Backup data ini terutama dibutuhkan jika server down, misalnya karena matinya aliran listrik. Dengan adanya backup data ini akses data tidak akan terhenti apabila server down. Selain itu, sistem juga dapat menjaga keamanan data-data yang disimpan, terutama untuk data-data yang bersifat confidential, misalnya data-data klaim dan biaya klaim kendaraan. Kebutuhan dari segi efisiensi yaitu sistem diharapkan dapat mengurangi prosedur pengajuan klaim yang rumit pencairan dana perbaikan kendaraan. terutama mengenai Pada sistem yang ada saat ini
prosedur pengajuan klaim sedikit rumit dan berhubungan dengan pihak marketing juga bagian operasional. Ini dirasakan sangat kurang efisien karena dapat memperlambat prosedur pengajuan klaim. Untuk itu diharapkan dengan sistem yang ada sekarang dapat meningkatkan efisiensi dari prosedur pengajuan klaim yang lebih baik dengan hanya melibatkan bagian operasional untuk menangani masalah pengajuan klaim ini. Dari segi service, sistem diharapkan memiliki tampilan yang user friendly, yaitu dengan menggunakan GUI. Tampilan yang user friendly dapat memudahkan user dalam mempelajari, memahami, dan menggunakan sistem. Tampilan data pada sistem juga diharapkan terstruktur dengan baik, sehingga mudah dibaca. Selain itu, untuk sistem informasi eksekutif (EIS), diharapkan sistem dapat memberikan data-data yang akurat dan lengkap, sehingga dapat membantu pihak eksekutif atau pimpinan dalam mengambil keputusan. Data-data untuk EIS ini dapat berupa laporan, tabel, maupun grafik. Kebutuhan nonfunctional yang telah diuraikan di atas dapat dirangkum dalam tabel di bawah ini, dengan klasifikasi PIECES framework: Jenis Kebutuhan Non-functional Kinerja (Performance)
Penjelasan
Pekerjaan diselesaikan
diharapkan lebih
dapat cepat,
42
sehingga dapat meningkatkan troughput sistem. Peningkatan yang terjadi besarnya sesuai dengan jenis prosesnya, seperti dengan yang dijelaskan dalam Informasi (Information)
System Improvement Objective. Mencegah terjadinya redundancy data. Sebagian data (data yang
berkaitan dengan administrasi klaim) dalam sistem ini dapat diakses sistem.
oleh
sistem
bagian eksternal
operasional
sebagai
Data harus konsisten. Data harus akurat, yaitu dengan meminimalisasi kesalahan pencatatan data Mengurangi biaya transportasi untuk melaporkan pengajuan klaim dari pemegang polis ke perusahaan parolamas dengan prosedur yang lebih efisien.
Biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan melebihi budget ditentukan. Mengotentikasi yang sistem jabatannya. boleh sesuai log dari sistem yang tidak sudah
Membuat
aktivitas User.
Meningkatkan keamanan data. Mengurangi prosedur pengajuan klaim yang rumit dan mengurangi pihak atau bagian yang terlibat dalam pengajuan klaim, kualitas tanpa pelayanan mengurangi pengajuan yang untuk pihak harus
Data
yang
5.3. Prioritas Kebutuhan 5.3.1. Mandatory Requirement Fungsi-fungsi yang harus ada dalam prototipe sistem versi 1.0 sebagian besar merupakan kebutuhan fungsional.mandatory requirement dari sistem ini adalah:
1. Sistem harus dapat menangani prosedur pengajuan klaim yang lebih
efisien
2. Sistem harus dapat menangani perhitungan biaya secara tepat dan
terperinci mengenai dana penggantian atau pembayaran klaim. 3. Memperkecil Kesalahan proses/hasil dalam setiap pengentrian data klaim.
4. Diharapkan dapat memperoleh laporan yang akurat, tepat waktu dan
terkomputerisasi dengan baik kepada atasan. 5. Data harus konsisten 5.3.2. Desirable Requirement
44
Desirable requirement adalah kebutuhan yang tidak harus dipenuhi pada prototipe versi 1.0. Desirable requirement tidak terlalu penting, namun harus ada pada sistem (versi terakhir prototipe). Berikut ini adalah desirable requirement dan prioritasnya masingmasing: No 1 Desirable Requirement Mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk Prioritas 2
membuat laporan klaim. 2 Pekerjaan diharapkan dapat selesai dua kali lebih cepat dari penyelesaian pekerjaan dengan sistem yang ada saat ini. Sehingga dapat dikatakan troughput sistem meningkat sebesar kurang lebih 50%. Peningkatan troughput ini terutama dibutuhkan dalam proses penginputan dan pengelolahan data klaim, dimana karena saat ini sistem hanya menggunakan worksheet yang antarfungsinya belum terintegrasi, maka masih diperlukan pemasukan entry secara manual. 3 4 Mencegah terjadinya redundancy data. Sebagian data (data yang berkaitan dengan 1 3 2
Administrasi klaim) dalam sistem ini dapat diakses oleh sistem bagian operasional sebagai eksternal sistem. 5 Data harus akurat, yaitu dengan meminimalisasi terjadinya kesalahan pencatatan data. 6 Biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem tidak melebihi budget yang sudah ditentukan 7 Memiliki backup data, sehingga sistem lebih reliable, sehingga akses data tidak terhenti apabila server down. 2 2 1
45
Meningkatkan keamanan data, terutama data-data yang bersifat confidential, misalnya data klaim dan dana penggantian atau pembayaran klaim
10
Sistem
harus
user
friendly user
(menggunakan dalam
GUI),
sehingga
memudahkan
mempelajari,
mandatory requirement yang paling dibutuhkan dan memberikan peran paling signifikan pada sistem yang baru.
Prioritas 2 diberikan kepada kebutuhan yang bukan merupakan
mandatory requirement yang cukup dibutuhkan dan memberikan peran cukup signifikan pada sistem yang baru.
Prioritas 3 diberikan kepada kebutuhan yang bukan merupakan
mandatory requirement yang tidak terlalu dibutuhkan pada sistem yang baru., tetapi tetap dibutuhkan untuk mendukung sistem tersebut.
1. Pemegang polis mengajukan permohonan polis ke bagian marketing, kemudian bagian marketing akan memberikan formulir SPPKB kepada calon pemegang polis, setelah itu calon pemegang polis mengisi formulir SPPKB, melengkapi berkas SPPKB dan menandatangani kemudian menyerahkannya ke bagian marketing. 2. Bagian marketing menerima berkas SPPKB memeriksa dan meneliti kelengkapan berkas SPPKB, bila masih belum lengkap berkas akan dikembalikan lagi kepada calon pemegang polis untuk dilengkapi. Jika sudah lengkap berkas SPPKB ditandatangi dan diserahkan ke bagian operasional. 3. Bagian operasional mengelola administrasi berkas surat permintaan pertanggungan kendaraan bermotor(SPPKB) beserta kelengkapannya : a. Menerima data calon pemegang polis dari bagian marketing b. Mendata berkas SPPKB akan diarsipkan ke BAP (Binder Arsip Polis) c. Membuat PSKBI Rk2 (Polis Standar Kendaraan Bermotor Indonesia) dan nota premi rk2 dan diserahkan ke pemegang polis, setelah melakukan pembayaran premi, nota premi ke2 akan diserahlkan kembali ke bagian operasional untuk didata ke arsip pembayaran premi. d. Mendata PSKBI ke dalam file PSKBI 4. Jika terjadi kecelakaan dan pemegang polis mengklaim maka pemegang polis dapat menghubungi atau datang langsung menemui bagian klaim. Bagian klaim akan mengecek no polis, jenis musibah, jam dan tanggal kejadian dan perkiraan kerugian, jika tidak ada maka klaim tidak akan dilayani, jika ada maka bagian klaim akan memberikan form klaim kepada pemegang polis, setelah diisi form klaim tersebut akan diserahkan kembali ke bagian klaim.
47
5. Pemegang
polis
datang
ke
bengkel
yang
menjadi
rekanan
PT.Asuransi Parolamas. Setelah menerima form klaim pihak bengkel akan memberikan surat penawaran sesuai dengan klaim pemegang polis kepada bagian operasional. Bagian operasiional akan membuat LKS dan diserahkan ke pimpinan , setelah di ACC maka bagian operasional akan membuat giro dan diberikan ke kantor pusat untuk diserahkan. Setelah disahkan giro akan diberikan lagi ke bagian operasional . Bagian operasional akan memberikan giro yang telah disahkan ke pihak bengkel. Setelah melakukan pembayaran bagian operasional LK. 6. Setiap bulannya pimpinan akan menerima laporan data polis, laporan pembayaran premi dan laporan pembayaran klaim dari masing masing bagian. akan mendatanya ke dalam file pembayaran klaim. Bagian operasional akan membuat LKT dan mendatanya ke dalm file
48
49
Hrg_Pertanggungan Merk No_Chasis Warna Ket No_Polis Nm_tertanggung No_SPPKB Almt.Tertanggung Rsk_Sendiri Jk_Wkt_Pertanggungan
Nama_Pemohon
Btk_Pertanggungan
No_mesin Jk.Wkt.Pertanggungan
Penerimaan
1 Mempunyai 1 1
1 Pembayaran Premi 1
Tagihan_Netto Retur_Sisa
Jml
No_Nota_Setoran_Premi
Penggantian_Penuh_Kepada n
Klaim Ket
1 Memiliki 1
L/T
1 LK Ket No_LKT Jml_Kerugian Jns_Kerugian Penyebab No_Polis Objek/benda Nm_Tertanggung Jml_Pertanggungan Jk_Wkt_Pertanggungan Knds_Pertanggungan Tgl_Kejadian Tmpt/Posisi
No_Klaim
Gambar 11 ER Diagram
50
ER Diagram diatas terdiri dari enam entitas yaitu entitas SPPKB, PSKBI, Pembayaran Premi, Klaim, pembayaran Klaim, dan LK. Dan masing-masing entitas memiliki atribut dan berelasi dengan entitas yang lain. - Entitas SPPKB Memiliki beberapa atribut seperti No_SPPKB yang merupakan primary key, Nm_Pemohon, Alamat, No_Tlp, No_Polisi, Merk, Warna, No_Chasis, No_Mesin, Ket, Btk_Pertanggungan. - Entitas PSKBI Memiliki beberapa atribut seperti No_Polis yang merupakan primary key, No_SPPKB sebagai foreign key dari entitas SPPKB, Nm_Tertanggung, Almt_Tertanggung, Hrg_Pertanggungan, Rsk_Sendiri, Jk_Wkt_Pertanggungan, Btk_Pertanggungan. - Entitas Pembayaran Premi Memiliki beberapa atribut seperti No_Nota_Setoran_Premi sebagai primary key, No_Polis sebagai foreign key dari entitas PSKBI, Tgl, Nm_Tertanggung, Penerimaan, Tagihan_Netto, Retur_Sisa, Ket, Jml. - Entitas Klaim Memiliki beberapa atribut seperti No_Klaim sebagai primary key, Tgl_Laporan, Jam, L/T, Nm_Pelapor, Nm_Penerima_Laporan, No_SPPKB, No_Polis sebagai foreign key dari entitas PSKBI, Hrg_Pertanggungan, Jk_Wkt_ Pertanggungan, Tgl_Lunas_Premi,Ket. - Entitas Pembayaran Klaim Memiliki beberapa atribut seperti No_Slip_Giro sebagai primary key, No_Klaim sebagai foreign key dari entitas klaim, No_LKT dari entitas LK, Terima_Dari, Banyak_Uang, Penggantian_Penuh_Kepada, Akibat_Karena, Tanggal, No_Polis sebagai foreign key dari entitas PSKBI, Jml_Kerugian, Resiko_Sendiri, Jumlah_Klaim. - Entitas LK Memiliki beberapa atribut seperti No_LK sebagai primary key, No_Klaim sebagai foreign key dari entitas klaim, No_Polis sebagai foreign key dari entitas PSKBI, Nm_Tertanggung, Jk_Wkt_ Pertanggungan, Jml_Pertanggungan, Objek/Benda, Tgl_Kejadian, Tmpt/Posisi, Jns_Kerugian, Penyebab, Jml_Kerugian, Ket.
51
Perancangan Sistem Informasi Data Klaim Kendaraan Bermotor .Asuransi PT Parolamas Palembang
Giro
LKS
Pusat
Giro_Acc
LKS_Acc
Pimpinan
Gambar Diagram Konteks Sistem Informasi Data Klaim PT. Asuransi Parolamas yang Baru
52
6.2
Pemodelan proses
Diagram Level 0
Pemegang Polis
Bengkel
SPPKB
PSKBI
Klaim
Pembayaran Premi
Pusat
Pembayaran Klaim LK
Lap .Data_Polis
Gambar 12 Diagram Level 0 Pada sistem yang baru ini, setelah pemegang polis menunjukkan polis kepada pihak pengolahan polis dan pengolahan polis akan menghubungi
53
pihak pengolahan klaim. Baru pihak pengolahan klaim akan berinteraksi dengan pihak bengkel yang kemudian dari pihak pengolahan klaim akan melapor terlebih dahulu kepada pimpinan untuk menindaklanjuti biaya estimasi yang diajukan oleh pihak bengkel. Apabila pimpinan telah menyetujui baru akan menghubungi pihak pembayaran klaim. Setelahnya semua laporan akan di olah oleh pihak pengolahan laporan dan kemudian akan dilaporkan kembali kepada pimpinan.
Pemegang Polis
SPPKB SPPKB_Terisi
PSKBI
Gambar 13 Diagram Rinci Proses Pengolahan Polis Pada proses ini, SPPKB akan mencetak SPPKB untuk pemegang polis, yang kemudian pemegang polis akan meng-entry data form yang diberikan. Setelah data pemegang polis masuk ke SPPKB, baru akan menghubungi pihak pembayaran premi yang kemudian akan menghubungi pihak pemegang polis.
54
PSKBI Klaim
2.2 Pengolahan LK
LKS LKS_Acc
LK
Pimpinan
Gambar 14 Diagram Rinci Proses Pengolahan Klaim Pada proses ini, SPPKB akan mengajukan form yang harus diisi oleh pihak pemegang polis dan pemegang polis akan meng-entry data untuk menjadi arsip bagi pihak entry klaim. Semua data yang tersimpan di pihak klaim akan dan data yang tersimpan di data PSKBI akan diolah oleh pihak pengolahan Laporan kerugian. Yang nantinya Laporan Kerugian akan dilaporkan kepada pimpinan.
55
PSKBI Klaim
Giro_Acc
Giro_Acc_Ke2
Giro
Gambar 15 Diagram rinci proses pembayaran klaim Pada proses pembayaran klaim, pihak bengkel akan mengajukan surat penawaran ke pengolahan penawaran klaim, adapun data dari PSKBI dan Klaim juga akan diolah di pengolahan penawaran klaim. Pihak Giro akan mencetak giro yang akan diteruskan ke pihak pusat, yang selanjutanya
56
akan memberikan persetujuan yang diajukan oleh bengkel dan oleh pihak pembayaran klaim akan di verifikasi untuk diteruskan ke pihak bengkel.
Pembayaran Premi
LK
Pembayaran Klaim
Pada proses pengolahan laporan, terjadi proses pencetakan laporan pembayaran premi yang akan diteruskan kepada pimpinan. Data dari PSKBI dan SPPKB akan di cetak oleh laporan data polis. Semua data dari data Klaim, Laporan kerugian, dan Pembayaran Klaim akan di cetak oleh pihak cetak laporan pembayaran klaim, yang seterusnya akan mengajukan laporan pembayaran klaim ke pihak pimpinan 6.3 Dekomposisi Diagram
4 Pengolahan Laporan
3 Pembayaran Klaim
2 Pengolahan Klaim
1 Pengolahan Polis
1.3 Pembayaran Premi 3.3 Verifikasi Pembayaran Klaim 1.4 Cetak PSKBI
58
7.1
Karakteristik Bagian yang dikomputerisasi Deskripsi mengenain dari akan terkomputerisasi pada kandidat ini sistem singkat bagian yang
Kandidat 2
Pencatatan polis
Kandidat 3 Proses pengentrian data klaim Laporan untuk eksekutif Pencatatan nasabah untuk
nasabah
Keuntungan Deskripsi keuntungan yang direlisasikan kandidat ini singkat bisnis akan pada
Sistem kinerja
ini
dapat Sistem
dapat Sistem
dapat yang
Server Workstation
dengan
untuk sedangkan
workstation adalah
workstation adalah pentium IV dengan pentiun III dan IV operasi Linux menggunakan sistem windows client operasi 2000
Perangkat
Beberapa lunak perangkat C++ yaitu SQL Builder6, server2000, Internet Explorer. lunak C++ SQL diperlukan
yang dibutuhkan Alat lunak dibutuhkan mendesain membangun kandidat (contohnya database, operasi, lain-lain) Perangkat Aplikasi Deskripsi mengenai perangkat yang atau kombinasi teknik ini. Metode pemrosesan data telah dibangun, lunaka dibeli, diakses, beberapa teknikini yaitu sistem bahasa dan perangkat yang untuk dan
diperlukan yang
diperlukan yang
server/client untuk Internet Explorer. sistem operasi, dan bahasa pemrogramannya adalah CA Clipper.
sistem managemen
pemrograman
Solusi kustom
Sama kandidat 2
dengan
Client/Server
Sama kandidat 1
dengan
umumnya batch,
Output Devices Deskripsi dari peralatan yang akan digunakan oleh user untuk menghasilkan keluaran dari sistem sesuai kebutuhan ada. dengan yang
- Monitor 15 inch Sama untuk setiap kandidat 1 workstation yang terhubung ke sistem. - Printer Canon MP 140
seperti
Input Devices deskripsi dari peralatan yang akan digunakan oleh user untuk memberi masukan ke sistem. Alat penyimpanan Deskripsi mengenai mana mana diakses penyimpanan ada, yang yang yang disimpan, singkat data akan data akan dari yang media akan
Keyboard Mouse
seperti
MS 320
SQL GB
dengan
DBMD mengatur
kapabilitasnya
penyimpanan mana
61
dibutuhkan
dan bagaimana data itu akan diorganisir. Tabel Candidate System Matrix 7.2 Feasibility Analysis Matrix Bobot 30% Kandidat 1 Mendukung otomatisasi Kandidat 2 Memenuhi requirement, mengurangi kesalahan (human error) serta mendukung proses bisnis. Kandidat 3 Mendukung otomatisasi dan pelaporan, namun masih ada celah terjadinya kesalahan manusia (human error )
Nilai: 60 Kelayakan teknis 30% Perangkat lunak yang digunakan adalah teknologi lama, tidak umum digunakan, namun mudah pengoperasiann ya.
Nilai : 100 Perangkat yang digunakan cukup umum digunakan, tenaga ahli cukup banyak dan tersedia dipasaran.
Nilai: 100 Perangkat lunak yang digunakan cukup umum, tenaga ahli cukup banyak, namun kurang user friendly untuk suatu aplikasi.
Nilai : 60
62
Sekitar $43,000 -
kandidat 2
Nilai : 65
Nilai: 70
Kelayakan jadwal
10%
dari
7 bulan Nilai: 85
Nilai Total
Performance Kinerja sistem rendah sebab sistem tidak dapat beralih dari suatu proses dengan cepat. Karena berbasis text maka aplikasi ini ringan dan cepat. Information
63
keyboard kemudian disimpan dalam database. Sistem dapat menerima input yang merupakan output dari proses lain. - Output Sistem ini menghasilkan laporan sesuai data atau informasi yang diinputkan user. Laporan-laporan yang dihasilkan meliputi laporan pengajuan klaim, laporan pencairan dana pembayaran klaim, laporan data polis. Karena hanya berbasis text yang sederhana maka laporan dapat dicetak dengan cepat. - Data yang disimpan Data data yang disimpan adalah data yang diinputkan oleh user. Sistem ini saling terintegrasi meskipun terdiri dari bebarapa modul sehingga skema penyimpananya sama. Economy
- Cost (Uang, waktu, tenaga, pikiran,dsb)
Biaya yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem ini cukup besar sebab perangkat lunak yang dibutuhkan sulit ditemukan di pasaran. Karena teknologi teknologi yang yang digunakan maka adalah tim
64
terdahulu
membutuhkan
waktu
sadikit
lama
untuk
mempelajari kembali teknologi tersebut. Biaya vendor yang dari dikeluarkan perangkat selama lunak tidak masa lagi
pemeliharaan cukup besar sebab sebagian besar mensupport. Control Adanya otentikasi sistem atau autentifikasi user sehingga keamanan data lebih terjamin.
Penggunaan sietem database dengan teknologi lama dikhawatirkan memiliki celah kemanan yang dapat disalahgunakan yang tidak bertanggung jawab. oleh pihak-pihak
Eficiency Sistem ini bisa menerima input data dalam jumlah yang besar. Service Sistem melakukan penyimpanan data dan
memberikan laporan yang tepat dan akurat. o Usability Analysis Kelemahan dari sistem berbasis text adalah sulit untuk dibuat prototypenya. Namun untuk mengetahui keinginan dan kepuasan pemilik dan pengguna sistem maka dilakukan observasi atau survey untuk mengetahui sistem yang bagaimana yang dapat memberikan kenyamanan bagi pemilik dan pengguna sistem. Meskipun demikian keakuratan hasil survey kecil sebab pemilik dan pengguna sistem masih belm bisa mendeskripsikan keinginannya
65
mengenai sistem yang akan dibuat. Sering terjadinya human error merupakan kelemahan lain dari sistem berbasis text. Technical Feasibility Penggunaan teknologi lama pada sistem ini mengakibatkan kesulitan dalam pengembangan sistem ini menjadi lebih tinggi sebab teknologi tersebut sudah jarang digunakan dan jarang ditemukan sehingga tim pengembang mengalami kesulitan dalam mengembangkannya. Economic Feasibility Development Costs: Personnel 1 1 1 1 2 1 Project Manager (800 hours/$5/hr) $4,80 0
Business Process System Analyst (700 $3,50 hours/ $5/hr) 0 System Analyst, Lead Programmer $3,75 (750 hours/ $5/hr) 0 Documentator (500 hours/$5/hr) Programmer (750 hours/$5/hr) Database designer (500 hours/$5/hr) $2,50 0 $3,75 0 $2,50 0
$21,60 0
Projected Annual Operating Cost Personnel 1 1 Database Administrator (60 hours/ $300 $5/hr) Network Administrator (60 hours/ $300 $5/hr)
$600
Tangible Benefit Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan pada sistem yang telah ada, dapat diketahui bahwa biaya yang diperlukan untuk pengembangan sistem sangat besar. Sebab pengembang harus mempelajari lagi teknologi lama yang telah jarang digunakan. Intangible Benefit Sistem ini sifatnya ringan dan cepat meskipun digunakan untuk memasukkan data dalam jumlah yang besar.
Performance
Kinerja sistem tinggi sebab sistem dapat beralih dari suatu modul proses ke modul yang lain.
67
Sistem bersifat user friendly sehingga mudah digunakan dan memberikan kenyamanan kepada user yang menggunakan.
keyboard kemudian disimpan dalam database. Sistem dapat menerima input yang merupakan output dari proses lain. - Output Sistem ini menghasilkan laporan sesuai data atau informasi yang diinputkan user. Laporan-laporan yang dihasilkan meliputi laporan pengajuan klaim, laporan pencairan dana pembayaran klaim, laporan data polis. Tersedia beberapa format laporan sehingga
laporan yang dihasilkan menjadi lebih menarik. - Data yang disimpan Data data yang disimpan adalah data yang diinputkan oleh user. Sistem ini saling terintegrasi meskipun terdiri dari bebarapa modul sehingga skema penyimpananya sama. Economy
- Cost (Uang, waktu, tenaga, pikiran,dsb)
68
Biaya yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem ini tidak terlalu besar sebab teknologi yang digunakan merupakan teknologi yang umum dan tersedia di pasaran.
Karena
teknologi
yang
adalah untuk
teknologi yang ttergolong baru maka tim tidak membutuhkan waktu mempelajari teknologi tersebut.
Adanya support
perangkat lunak yang digunakan. Control Adanya otentikasi sistem atau autentifikasi user sehingga keamanan data lebih terjamin.
Eficiency
Sistem ini bisa mengotomatisasi beberapa proses bisnis, sehingga menghemat waktu dan tenaga pengerjaannya jika dikerjakan secara manual.
memberikan laporan yang tepat dan akurat. o Usability Analysis Dengan menggunakan C++ Builder 6 maka sistem ini dapat dibuat prototypenya, sehingga akan lebih mudah mengetahui sistem ini telah sesuai dengan permintaan atau belum memenuhi.
69
Technical Feasibility Pada waktu pengembangan sistem ini tidak ditemukan kesulitan yang berarti sebab menggunakan teknologi baru yaitu C++ Builder 6 dan SQL server 2000 yang umum digunakan untuk pengembangan sistem. Selain itu dukungan vendor akan membantu tim pengembang dalam mengembangkan sistem ini. Economic Feasibility Development Costs: Personnel 1 1 1 1 2 1 Project Manager (650 hours/$5/hr) $3,25 0
Business Process System Analyst (500 $2,50 hours/ $5/hr) 0 System Analyst, Lead Programmer $2,50 (500 hours/ $5/hr) 0 Documentator (400 hours/$5/hr) Programmer (600 hours/$5/hr) Database designer (500 hours/$5/hr) $2,00 0 $3,00 0 $2,50 0
$25 $90
$17,40 0
Projected Annual Operating Cost Personnel 1 1 Database Administrator (60 hours/ $300 $5/hr) Network Administrator (60 hours/ $250 $5/hr)
$550
Tangible Benefit Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan pada sistem ini maka dapat diketahui bahwa biaya pengembangan sistem ini relatif lebih murah dibandingkan dengan kandidat 1 selain itu diperoleh manfaat lain yaitu user friendly. Intangible Benefit Nilai suatu sistem sangat bergantung pada tingkat kepuasan dan tingket kenyamanan pengguna sistem. Sistem ini yang dirasakan memiliki sifat user friendly dinilai dapat membantu pengguna sistem dalam menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat dan mudah.
Performance
71
Kinerja sistem tinggi sebab sistem dapat beralih dari suatu modul proses ke modul yang lain.
Sistem bersifat user friendly sehingga mudah digunakan dan memberikan kenyamanan kepada user yang menggunakan.
keyboard kemudian disimpan dalam database. Sistem dapat menerima input yang merupakan output dari proses lain. - Output Sistem ini menghasilkan laporan sesuai data atau informasi yang diinputkan user. Laporan-laporan yang dihasilkan meliputi laporan pengajuan klaim, laporan pencairan dana pembayaran klaim, laporan data polis. - Data yang disimpan
Data data yang disimpan adalah data yang diinputkan oleh user atau pengguna sistem.
Sistem ini saling terintegrasi meskipun terdiri dari bebarapa modul sehingga skema penyimpananya sama. Economy
- Cost (Uang, waktu, tenaga, pikiran,dsb)
72
Biaya yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem ini tidak terlalu besar sebab teknologi yang digunakan merupakan teknologi yang umum dan tersedia di pasaran. Teknologi yang digunakan adalah teknologi baru, mudah mengimplementasikannya dan banyak tenaga ahli.
Adanya support
perangkat lunak yang digunakan. Control Adanya otentikasi sistem atau autentifikasi user sehingga keamanan data lebih terjamin. Eficiency Sistem ini bisa mengotomatisasi beberapa proses bisnis, sehingga menghemat waktu dan tenaga pengerjaannya jika dikerjakan secara manual. Service Sistem melakukan penyimpanan data dan
memberikan laporan yang tepat dan akurat. o Usability Analysis Sistem ini mudah dibuat prototypenya sehingga dapat lebih cepat mengetahui keinginan pemilik dan pengguna sistem mengenai bagaimana sistem yang mereka inginkan. Technical Feasibility Pada waktu pengembangan sistem ini tidak ditemukan kesulitan yang berarti sebab menggunakan teknologi baru yaitu C++ Builder 6 dan SQL server 2000 yang umum digunakan untuk pengembangan
73
sistem.
Selain
itu
dukungan
vendor
akan
membantu
tim
pengembang dalam mengembangkan sistem ini. Economic Feasibility Development Costs: Personnel 1 1 1 1 2 1 Project Manager (550 hours/$5/hr) $2,75 0
Business Process System Analyst (400 $2,00 hours/ $5/hr) 0 System Analyst, Lead Programmer $2,00 (400 hours/ $5/hr) 0 Documentator (400 hours/$5/hr) Programmer (500 hours/$5/hr) Database designer (500 hours/$5/hr) $2,00 0 $2,50 0 $2,50 0
New Hardware dan Software 1 1 C++ Builder 6 0 SQL Server2000 0 $90 $25
$15,40 0
Personnel 1 1 Database Administrator (50 hours/ $250 $5/hr) Network Administrator (50 hours/ $250 $5/hr)
$500
Tangible Benefit Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan pada sistem ini maka dapat diketahui bahwa biaya pengembangan sistem ini lebih kecil dibandingkan dengan kandidat 1 dan kandidat 2. Selain itu sistem ini memberikan banyak kemudahan, hal ini merupakan keuntungan lebih dari sistem ini Intangible Benefit Sistem ini didesain seindah mungkin, sehingga menarik dan memberikan kenyamanan dan kepuasan kepada pengguna sistem.
75
GUI : form SPPKB Pemegang Polis SPPKB GUI : form terisi SPPKB terisi Nota Premi GUI : mengajukan nota premi PSKBI Nota_Premi2 Form_Klaim Form_Klaim Terisi GUI : form sudah terisi GUI : nota premi di re-send GUI : mengajukan surat penawaran Surat_penawaran Pengolahan Polis SQL.server SPPKB
Bengkel
1.0
Builder GUI
Pengolahan Klaim
Giro_Acc Ke2
Builder GUI
Lks_Acc
Builder GUI
SQL.server LK
4.0
SQL select LK
Builder GUI
Lap.Pembayaran Premi
pemegang polis
menunjukkan polis kepada pihak pengolahan polis dan pengolahan polis akan menghubungi pihak pengolahan klaim. Baru pihak pengolahan klaim akan berinteraksi dengan pihak bengkel yang kemudian dari pihak pengolahan klaim akan melapor terlebih dahulu kepada pimpinan untuk
76
menindaklanjuti biaya estimasi yang diajukan oleh pihak bengkel. Apabila pimpinan telah menyetujui baru akan menghubungi pihak pembayaran klaim. Setelahnya semua laporan akan di olah oleh pihak pengolahan laporan dan kemudian akan dilaporkan kembali kepada pimpinan.
SPPKB
Cetak SPPKB
SPPKB Nota_premi2
Pembayaran Premi
Pembayarn Premi
PSKBI
Cetak PSKBI
PSKBI
Pada proses ini, SPPKB akan mencetak SPPKB untuk pemegang polis, yang kemudian pemegang polis akan meng-entry data form yang diberikan. Setelah data pemegang polis masuk ke SPPKB, baru akan menghubungi pihak pembayaran premi yang kemudian akan menghubungi pihak pemegang polis.
77
Pemegang Polis
Entry Klaim
SQL.server : LK Pengolahan LK LK
Pimpinan
Keterangan PDFD Pengolahan Klaim: Pada proses ini, SPPKB akan mengajukan form yang harus diisi oleh pihak pemegang polis dan pemegang polis akan meng-entry data untuk menjadi arsip bagi pihak entry klaim. Semua data yang tersimpan di pihak klaim akan dan data yang tersimpan di data PSKBI akan diolah oleh pihak pengolahan Laporan kerugian. Yang nantinya Laporan Kerugian akan dilaporkan kepada pimpinan.
8.4 PDFD Pembayaran Klaim
78
Giro_Acc Ke2
Pusat
LK SQL server : LK
Cetak Giro
Keterangan PDFD Pembayaran Klaim: Pada proses pembayaran klaim, pihak bengkel akan mengajukan surat penawaran ke pengolahan penawaran klaim, adapun data dari PSKBI dan Klaim juga akan diolah di pengolahan penawaran klaim. Pihak Giro akan mencetak giro yang akan diteruskan ke pihak pusat, yang selanjutanya akan memberikan persetujuan yang diajukan oleh bengkel dan oleh pihak pembayaran klaim akan di verifikasi untuk diteruskan ke pihak bengkel.
79
Pimpinan
Klaim
SQL.server Klaim LK
SQL.server LK
80
Sistem Informasi data kalaim pada asuransi parolamas adalah sebuah sistem yang terdistribusi (distributed system) dimana komponen interface dari sistem terdistribusi di pada suatu jaringan lokal (LAN). 9.1 Client Server Architecture Sistem ini memakai client-server architecture yang dijalankan di atas sebuah LAN (Local Area Network). Tipe dari aplikasi client-server yang digunakan oleh sistem iniadalah Distributed Data & Application (3 Tier) yaitu suatu arsitektur client-server dimana presentation dan presentation logic layer di jalankan di client, application logic layer di jalankan di suatu application server sedangkan data dan data manipulation layer di jalankan di database sever. Application di bawah menunjukkan physical data flow diagram dari 3tier application. User berinteraksi dengan system melalui presentation layer yang diimplementasikan dalam bentuk GUI. Presentation logic meminta data / service yang diinginkan user ke application logic di application server. Setelah mengalami suatu proses di application logic, data / service yang diminta di lanjutkan ke data manipulation logic dan kemudian ke database. Apapun hasil yang di dapat di database, data ataou informasi tentang service yang diinginkan dikirimkan kembali ke user melalui alur yang sama yaitu data manipulation logic, application logic, presentation logic dan melalui GUI di tampilkan ke user.
81
D b e o s te ata as f is m In form s k ua a a i e ng n
9.2
(clients dan servers) dari Sistem Informasi Asuransi Parolamas tersebar di beberapa komputer yang terhubung satu dengan lainnya melalui LAN (Local Area Network). Berikut ini adalah network architecture DFD yang digunakan :
82
Marketing
Eksekutif
Windows Linux Transaction Aplication Server Microsoft Transaction Server Microsoft Transaction Server Windows Linux Transaction Aplication Server Microsoft Transaction SErver TCP/ IP LAN
Windows XP Home
TCP/ IP LAN
TCP/ IP LAN
Operasional Pimpinan
Windows XP Client
TCP/ IP LAN
Keuangan
Gambar 24 Network Architecture DFD Di Dalam Sistem Informasi Data klaim perusahaan asuransi
parolamas pada dasarnya terdapat lima jenis pengguna yaitu , bagian keuangan, bagian keuangan, pimpinan,marketing,operasional dan pihak eksekutif. Berdasarkan diagram di atas dapat di lihat bahwa masing masing pengguna mengakses Sistem Informasi Data klaim melalui Graphical User Interface (GUI) yang dibuat dengan menggunakan C++ builder dan Windows xp home.
83
Dengan memanfaatkan jaringan yang telah ada, client berhubungan dengan server melalui protokol TCP/IP. Sebelum mengakses database, masing masing client harus melalui Microsoft Transaction Application Server yaitu suatu application logic layer yang berfungsi mengontrol data yang akan disimpan / diambil dari database. Alasan digunakannya application logic layer yaitu hampir semua data yang ada di di Sistem Informasi Data Klaim bersifat penting karena berkaitan dengan pengolahan data klaim dan pembayaran asuransi data klaim. 9.3 Person Machine Boundary Pada Sistem Informasi Asuransi Parolamas hampir sebagian proses
proses di dalam system dilakukan oleh system. Prosesproses yang dilakukan oleh user (manusia) hanya sekedar menginput data (meskipun ada beberapa proses yang dilakukan secara manual) ke system atau mencetak laporan yang telah dibuat oleh system. Berikut ini diagram yang menggambarkan batasan antara manusia dan mesin :
84
9.4
Manual Design Unit Proses manual yang dibutuhkan di dalam sistem adalah pengambilan
formulir peminjaman uang yang dilakukan oleh nasabah yang ingin melakukan permintaan pembayaran klaim. Seorang nasabah yang ingin melakukan permintaan pembayaran harus mengisi suatu formulir. Formulir di ambil di bagian marketing. Setelah formulir diisi, formulir tersebut di kembalikan ke bagian marketing. Bagian marketing akan menginput data ke system dan menunggu persetujuan dari pimpinan. Apabila permohonan diterima nasabah dapat menerima uangnya dari bagian keuangan, jika tidak, bagian marketing akan memberitahu nasabah tersebut.
85
Nasabah
marketing
Terima Uang
Permohonan ditolak
Input Data
Staf keuangan
10.1 Data Architecture Data Architecture mendefinisikan bagaimana penggunaan database dalam menyimpan semua data data yang digunakan oleh suatu organisasi dalam hal ini data klaim asuransi kendaraan bermotor PT. Asuransi Parolamas cabang Palembang, serta hubungannya dengan system utama dan aplikasi - aplikasi end-user.
86
Operational Database dikembangkan untuk mendukung transaksi operasional sehari hari dan transaksi bisnis pada system informasi. Sistem ini dibangun untuk menggantikan file file konvensional yang sebelumnya digunakan dalam penyimpanan data data. Akses ke database ini dilakukan dengan menggunakan DBMS untuk memproses transaksi, memaintain data, dan men-generate laporan bagi pihak manajemen serta menyediakan beberapa akses query. Data Warehouse mengekstrak Operational Database, sehingga aplikasi aplikasi end-user mengakses database melalui Data Warehouse untuk menghindari terjadinya penumpukan jumlah query langsung pada saat yang bersamaan yang dapat membahayakan Operational Database sehingga dapat menimbulkan hasil query yang redudansi. Berikut adalah gambaran data Data Architecture yang diusulkan pada PT. Asuransi Parolamas cabang Palembang.
87
Gambar 27 Data Architecture Sedangkan untuk perancangan proses dapat ditunjukkan oleh bagan terstruktur berikut ini :
Perancangan Sistem Informasi Data Klaim Kendaraan Bermotor PT. Asuransi Parolamas Palembang
Pengolahan Polis
Pengolahan Klaim
Pembayaran Klaim
Pengolahan Laporan
Bagan Terstruktur Sistem Informasi Data Klaim Kendaraan Bermotor PT.Asuransi Parolamas Palembang 10.2 Skema Database Skema database yang diusulkan ditunjukkan lewat Diagram Hubungan Entitas (ERD) berikut:
88
@No_SPPKB Nm_Pemohon Alamat No_telp No_Polisi Merk Tahun Warna No_Rangka No_Mesin Ket Btk_Pertanggungan Jk_Btk_Pertanggungan Jml_Pertanggungan
SPPKB
memiliki
PSKBI
mempunyai
mempunyai
Pembayaran Premi
@No_Nota_Setoran Premi #No_Polis Tgl Nm_Tertanggung Penerimaan Tagihan_Netto Retur_Sisa Ket Jml
mengajukan
@No_Slip_Giro #No_Klaim #No_LKT Terima_Dari Banyak_Uang Penggantian_Penuh_Kepada Akibat_Karena Tgl #No_Polis Jml_Kerugian Resiko_Sendiri Jumlah_Klaim
Pembayaran Klaim
mempunyai
Klaim
memiliki
@No_Klaim Tgl_Laporan Jam L/T Nm_Pelapor Nm_Penerima_Laporan No_SPPKB #No_Polis Hrg_Pertanggungan Jk_Wkt_Pertanggungan Tgl_Lunas_Premi Ket
@No_LKT #No_Klaim #No_Polis Nm_Tertanggung Jk_Wkt_Pertanggungan Jml_Pertanggungan Knds_Pertanggungan Jml_Pertanggungan Objek/Benda Tgl_Kejadian Tmpt/Posisi Jns_Kerugian Penyebab Jml_Kerugian Ket
LK
Dari ERD diatas dapat dibuat beberapa tabel seperti berikut : 1. SPPKB No . Nama Field Type Panjan g field Desima l Keterangan
89
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 . 11 . 12 .
No_SPPKB Nm_Pemohon Alamat No_Telp No_Polisi Merk Tahun Warna No_Rangka No_ Mesin Ket Btk_Pertanggungan
Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text
5 25 30 12 10 15 4 15 17 10 20 16
Nomor SPPKB Nama Pemohon Alamat Pemohon Nomor Telepon Nomor Polisi Kendaraan Merk Kendaraan Tahun Pembuatan Warna Kendaraan No Rangka Kendaraan No Mesin Kendaraan Keterangan Bentuk Pertanggungan
2. PSKBI No . Nama Field Type Text Text Text Text Currenc y Currenc y Text Text Panja ng field 5 5 20 30 8 8 10 16 Desima l Keterangan Nomor Polis Nomor SPPKB Nama Tertanggung Alamat Tertanggung Harga Pertanggungan Resiko Sendiri Jangka Waktu Prtggungan Bentuk Pertanggungan
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
3. Pembayaran Premi No . 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Nama Field No_Nota_Setoran_Pre mi No_Polis Tgl Nm_Tertanggung Penerimaan Tagihan_Netto Retur_Sisa Type Text Text Date Text Curren cy Curren cy Panjan g field 5 5 8 20 8 8 8 15 Desima l Keterangan No Nota Setoran Premi Nomor Polis Tanggal Nama Tertanggung Penerimaan Tagihan Netto Retur Sisa
90
9.
Ket Jml
Keterangan Jumlah
4. Klaim No . 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 . 11 . 12 . Nama Field No_Klaim Tgl_Laporan Jam L/T Nm_Pelapor Nm_Penerima_Lapo ran No_SPPKB No_Polis Hrg_Pertanggungan Jk_Wkt_ Pertanggungan Tgl_Lunas_Premi Ket Type Text Date Text Text Text Text Text Text Currenc y Text Date Text Panja ng field 5 10 8 8 25 25 5 5 9 10 10 15 Desima l Keterangan Nomor Klaim Tanggal Laporan Jam Laporan Lisan / Tulisan Nama Pelapor Nama Penerima Laporan Nomor SPPKB Nomor Polis Harga Pertanggungan Jangka Waktu Prtggungan Tanggal Lunas Premi Keterangan
No . 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 . 11 . 12 .
Nama Field
Type Text Text Text Text Curren cy Text Text Date Text Curren cy Curren cy Curren cy
Desima l
Keterangan
No_Slip_Giro No_Klaim No_LKT Terima_Dari Banyak_Uang Penggantian_Penuh_Ke pada Akibat_Karena Tanggal No_Polis Jml_Kerugian Resiko_Sendiri Jumlah_Klaim
Nomor Slip Giro Nomor Klaim Nomor LKT Terima Dari Banyak Uang Penggantian Penuh Kepada Akibat Karena Tanggal Nomor Polis Jumlah Kerugian Resiko Sendiri Jumlah Klaim
91
6. LK No . 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 . 11 . 12 . 13 . Nama Field Type Panja ng field 5 5 5 25 10 9 15 8 30 16 20 9 15 Desima l Keterangan Nomor Laporan Kerugian Nomor Klaim Nomor Polis Nama Tertanggung Jangka Waktu Prtggungan Jumlah Pertanggungan Objek/Benda Tanggal Kejadian Tempat/Posisi Jenis Kerugian Penyebab Jumlah Kerugian Keterangan
No_LK No_Klaim No_Polis Nm_Tertanggung Jk_Wkt_ Pertanggungan Jml_Pertanggungan Objek/Benda Tgl_Kejadian Tmpt/Posisi Jns_Kerugian Penyebab Jml_Kerugian Ket
Text Text Text Text Text Text Text Date Text Text Text Curren cy Text
92
Tabel SPPKB merupakan permohonan pertanggungan kendaraan bermotor oleh pihak yang ingin kendaraannya diasuransikan atau dapat disebut costumer. Sistem yang diterapkan merupakan Sistem Informasi Data Klaim Kendaraan Bermotor sehingga data data pihak yang kendaraannya diasuransikan kepada asuransi harus terdata dengan baik. Karena tabel ini juga diakses oleh tabel tabel lain maka penggunaan primary key dan foreign key juga harus sesuai. Data - data yang tersimpan dalam tabel ini adalah : a. Nomor SPPKB Merupakan nomor yang didapatkan pada saat mengajukan permohonan asuransi. Nomor SPPKB dalam tabel ini bertindak sebagai primary key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. b. Nama Pemohon Merupakan data 25. c. Alamat Alamat pemohon yang ingin kendaraannya diasuransikan. Tipe datanya variable character dengan panjang data 30. d. Nomor Telepon Nomor telepon yang ingin kendaraannya diasuransikan. Tipe datanya variable character dengan panjang data 12. e. Nomor Polisi Kendaraan Nomor polisi kendaraan yang akan diasuransikan. Tipe datanya variable character dengan panjang data 10.
93
nama
dari
pihak
yang
ingin
kendaraannya
f. Merk Kendaraan Merk kendaraan yang akan diasuransikan. Tipe datanya variable character dengan panjang data 15. g. Tahun Pembuatan Tahun pembuatan kendaraan yang akan diasuransikan. Tipe datanya variable character dengan panjang data 4. h. Warna Kendaraan Warna kendaraan yang akan diasuransikan. Tipe datanya variable character dengan panjang data 15. i. Nomor Rangka Kendaraan Nomor rangka kendaraan yang akan diasuransikan. Tipe datanya variable character dengan panjang data 17. j. Nomor Mesin Kendaraan Nomor mesin kendaraan yang akan diasuransikan. Tipe
datanya variable character dengan panjang data 10. k. Keterangan Keterangan keterangan yang diperlukan. Tipe datanya variable character dengan panjang data 20. l. Bentuk Pertanggungan Merupakan data 16. bentuk pertanggungan yang diinginkan oleh
94
Merupakan tabel yang berisi standar polis kendaraan bermotor yang diasuransikan pemiliknya. Data - data yang tersimpan dalam tabel ini adalah : a. Nomor Polis Merupakan nomor polis kendaraan yang telah diasuransikan oleh pemiliknya. Dalam hal ini berperan sebagai primary key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. b. Nomor SPPKB Merupakan nomor yang didapatkan pada saat mengajukan permohonan asuransi. Nomor SPPKB dalam tabel ini bertindak sebagai foreign key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. c. Nama Tertanggung Nama dari pihak yang tertanggung. Tipe datanya variable character dengan panjang data 20. d. Alamat Tertanggung Alamat dari pihak yang tertanggung. Tipe datanya variable character dengan panjang data 30. e. Harga Pertanggungan Harga dari pertanggungan dari pengasuransian kendaraan. Tipe datanya currency dengan panjang data 8. f. Resiko Sendiri Resiko yang ditanggung sendiri oleh pihak yang
mengasuransikan kendaraanya. Tipe datanya currency dengan panjang data 8. g. Jangka Waktu Pertanggungan
95
Jangka waktu pertanggungan yang diteteapkan untuk satu kendaraan. Tipe datanya variable character dengan panjang data 10. h. Bentuk Pertanggungan Merupakan data 16. bentuk pertanggungan yang diinginkan oleh
dilakukan oleh costumer. Di dalam tabel ini mencatat semua transaksi pembayaran premi. Data - data yang tersimpan dalam tabel ini adalah : a. Nomor Nota Setoran Premi Merupakan nomor / id yang didapatkan pada setoran premi. Pada tabel ini ia bertindak sebagai primary key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. b. Nomor Polis Merupakan nomor polis kendaraan yang telah diasuransikan oleh pemiliknya. Dalam hal ini berperan sebagai foreign key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. c. Tanggal Tanggal dilakukannya pembayaran premi. Tipe datanya date dengan panjang data 8. d. Nama Tertanggung Nama dari pihak yang tertanggung. Tipe datanya variable character dengan panjang data 20.
96
e. Penerimaan Penerimaan pembayaran premi dari nasabah. Tipe datanya currency dengan panjang data 8. f. Tagihan Netto Pihak asuransi menagih pihak nasabah sebesar jumlah premi yang harus dibayar. Tipe datanya currency dengan panjang data 8. g. Retur Sisa Pengembalian premi kepada pihak nasabah. Tipe datanya currency dengan panjang data 8. h. Keterangan Keterangan keterangan yang diperlukan. Tipe datanya variable character dengan panjang data 20. i. Jumlah Jumlah yang dibayarkan pada p[embayaran premi. Tipe datanya variable character dengan panjang data 9.
4. Tabel Klaim Merupakan tabel yang berisi tuntutan penggantian kerugian dari pihak yang mengasuransikan kendaraannya kepada asuransi. Data - data yang tersimpan dalam tabel ini adalah : a. Nomor Klaim
97
Merupakan nomor / id dari klaim yang dilakukan pemegang polis. Dalam hal ini bertindak sebagai primary key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. b. Tanggal Laporan Tanggal saat pemegang polis mengajukan klaim kepada asuransi. Tipe datanya date dengan panjang data 10. c. Jam Waktu 8. d. Lisan/Tulisan Metode yang dilakukan oleh pemegang polis dalam melkukan klaim,apakah secara lisan atau tertulis. Tipe datanya variable character dengan panjang data 8. e. Nama Pelapor Nama pelapor yang melakukan klaim. Tipe datanya variable character dengan panjang data 25. f. Nama Penerima Laporan Nama yang menerima laporan klaim oleh pemegang polis. Tipe datanya variable character dengan panjang data 25. g. Nomor SPPKB Merupakan nomor yang didapatkan pada saat mengajukan permohonan asuransi. Nomor SPPKB dalam tabel ini bertindak sebagai foreign key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. h. Nomor Polis
98
saat
pemegang
polis
mengajukan
klaim
kepada
Merupakan nomor polis kendaraan yang telah diasuransikan oleh pemiliknya. Dalam hal ini berperan sebagai foreign key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. i. Harga Pertanggungan Harga pertanggungan klaim. Tipe datanya currency dengan panjang data 9. j. Jangka Waktu Pertanggungan Jangka waktu yang ditentukan dalam klaim. Tipe datanya variable character dengan panjang data 10. k. Tanggal Lunas Premi Tanggal lunas pembayaran premi. Tipe datanya date dengan panjang data 10. l. Keterangan Keterangan keterangan yang diperlukan. Tipe datanya variable character dengan panjang data 20.
5. Tabel Pembayaran Klaim Tabel ini merupakan tabel yang berisi data data pembayaran kalim yang dilakukan oleh pemegang polis. Data tersimpan dalam tabel ini adalah : a. Nomor Slip Giro Merupakan nomor / id dari slip giro pembayaran klaim. Dalam hal ini bertindak sebagai primary key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. b. Nomor Klaim data yang
99
Merupakan nomor / id dari klaim yang dilakukan pemegang polis. Dalam hal ini bertindak sebagai foreign key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. c. Nomor LKT Merupakan nomor / id dari LKT. Dalam hal ini berperan sebagai foreign key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. d. Terima Dari Merupakan tanda terima dari pihak yang melakukan
pembayaran klaim. Tipe datanya variable character dengan panjang data 25. e. Banyak Uang Jumlah uang yang dibayarkan pada pembayaran klaim. Tipe datanya currency dengan panjang data 8. f. Penggantian Penuh Kepada Merupakan pernyataan penggantian penuh kepada pemegang polis. Tipe datanya variable character dengan panjang data 25. g. Akibat/Karena Akibat atau sebab yang menyebabkan asuransi melakukan penggantian kepada pemegang polis. Tipe datanya variable character dengan panjang data 20. h. Tanggal Tanggal pembayaran klaim. Tipe datanya date dengan panjang data 10. i. Nomor Polis
100
Merupakan nomor polis kendaraan yang telah diasuransikan oleh pemiliknya. Dalam hal ini berperan sebagai foreign key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. j. Jumlah Kerugian Merupakan besarnya jumlah kerugian yang diderita oleh pemegang polis. Tipe datanya currency dengan panjang data 8. k. Resiko Sendiri Resiko yang ditanggung sendiri oleh pihak yang
mengasuransikan kendaraanya. Tipe datanya currency dengan panjang data 8. l. Jumlah Klaim Merupakan jumlah pembayaran klaim yang dilakukan
6. Tabel LK (Laporan Kerugian) Merupakan tabel yang berisi data data kerugian pemegang polis. a. Nomor LK Merupakan nomor / id dari laporan kerugian. Dalam hal ini berperan sebagai primary key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. b. Nomor Klaim Merupakan nomor / id dari klaim yang dilakukan pemegang polis. Dalam hal ini bertindak sebagai foreign key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. c. Nomor Polis
101
Merupakan nomor polis kendaraan yang telah diasuransikan oleh pemiliknya. Dalam hal ini berperan sebagai foreign key. Tipe datanya variable character dengan panjang data 5. d. Nama Tertanggung Nama dari pihak yang tertanggung. Tipe datanya variable character dengan panjang data 20. e. Jangka Waktu Pertanggungan Jangka waktu yang ditentukan dalam klaim. Tipe datanya variable character dengan panjang data 10. f. Jumlah Pertanggungan Jumlah pertanggungan yang diasuransikan pemegang polis. Tipe datanya variable character dengan panjang data 9. g. Objek/Benda Objek / benda yang mengalami kerugian oleh pemegang polis. Tipe datanya variable character dengan panjang data 15. h. Tanggal Kejadian Tanggal kejadian objek/benda yang diasuransikan itu
mengalami cacat. Tipe datanya date dengan panjang data 8. i. Tempat / Posisi Tempat / posisi saat objek tesebut mengalami cacat. Tipe datanya variable character dengan panjang data 30. j. Jenis Kerugian Jenis kerugian yang diderita oleh pemegang polis. Tipe datanya variable character dengan panjang data 16. k. Penyebab
102
Penyebaba terjadinya masalah pada benda yang disuransikan sehingga pemegang polis mengalami kerugian. Tipe datanya variable character dengan panjang data 20. l. Jumlah Kerugian Merupakan besarnya jumlah kerugian yang diderita oleh pemegang polis. Tipe datanya currency dengan panjang data 9. m. Keterangan Keterangan keterangan yang diperlukan. Tipe datanya variable character dengan panjang data 15.
103
104
BAB XI INTERFACE DESIGN Sesuai dengan pemodelan proses yang telah dirancang pada tahap sebelumnya, pada bagian ini akan dijelaskan mengenai interface design dari sistem informasi kepegawaian yang akan dikembangkan. Proses bisnis yang terdapat pada system informasi data klaim kedaraan pada PT.Parolamas, terbagi menjadi 7, yaitu : 1. Proses Login. 2. Proses SPPKB. 3. Proses PSKBI. 4. Proses PREMI. 5. Proses Klaim. 6. Proses LK. 7. Proses Pembayaran Klaim. 11. 1 TAMPILAN AWAL FORM
105
11.2 FORM DIALOG LOGIN Form ini akan muncul apabila menu login pada tampilan awal form tersebut di klik.
Input / masukan : username dan password. Output / keluaran : form utama yang berbeda untuk setiap modul. Penjelasan : Ketika user pertama kali menjalankan program maka form dialog login akan muncul meminta user untuk mengisi username dan password yang valid. Tombol ok, untuk melakukan validasi data yang sudah di-entry. Jika password tidak valid akan muncul form dialog kesalahan sedangkan tombol cancel untuk membatalkan proses login.
106
Input / masukan : event yang terjadi saat user mengaktifkan perintah keluar melalui menu keluar pada toolbar. Output / keluaran : user keluar dari sistem. Penjelasan : Ketika user sudah login ke dalam sistem informasi kepegawaian, user dapat keluar / logout dari sistem dengan meng klik menu keluar yang terdapat di toolbar pada menu yang ada pada form utama. Setelah itu akan muncul form dialog logout untuk melakukan konfirmasi. User dapat klik tombol Ya untuk logout dari sistem atau tombol Tidak untuk membatalkan proses logout.
107
D s n
g m
e l
p q
Input/ masukan : a. field no.SPPKB = untuk input data nomor sppkb b. Dropdown tanggal = untuk memilih tanggal. c. field Nama pemohon = untuk input nama pemohon. d. memo alamat = untuk menginputkan alamat. e. field no. telepon = untuk menginputkan nomor telepon. f. field no. polisi = untuk input nomor polisi kendaraan. g. field Merk= untuk input merk kendaraan. h. field tahun = untuk input tahun kendaraan. i. field warna = untuk menginputkan warna kendaraan. j. Field No. Chasis = untuk input nomor chasis kendaraan.
108
k. Field No. Mesin = untuk input nomor mesin kendaraan. l. Memo Keterangan = untuk mengisi keterangan dari kendaraan. m. Field bentuk pertanggungan = untuk mengisi bentuk pertanggungan. n. Dropdown jangka waktu pertanggungan = untuk memilih tanggal waktu pertanggungan. o. Field Jumlah pertanggungan = untuk menginputkan jumlah pertanggungan. p. Button Simpan = untuk menyimpan record data input ke database. q. Button Ubah = untuk mengedit record data input ke database. r. Button Simpan = untuk menghapus semua record data.
s. Button Keluar = untuk keluar dari form.
Keterangan : Form SPPKB ini berfungsi untuk mendaftarkan nomor SPPKB ke dalam database. Setelah semua data yang diminta dalam form tersebut diisi, user dapat menyimpan record nya dengan meng-klik tombol Simpan, dan akan otomatis tersimpan ke dalam database. Selain menyimpan, user dapat melakukan edit, dan penghapusan record.
109
i m Input / masukan :
a. Field No. Polisi = untuk input no.polisi kendaraan. b. Dropdown Tgl Polisi = memilih nomor polisi. c. Dropdown No. SPPKB = untuk memilih nomor SPPKB. d. Field Nama tertanggung = untuk input nama tertanggung. e. Field Harga pertanggungan = untuk input harga pertanggungan. f. Field Rusak Sendiri = untuk input harga kendaraan yg rusak sendiri.
110
g. Dropdown Jangka waktu pertanggungan = untuk memilih jangka waktu pertanggungan. h. Field Waktu pertanggungan = untuk input waktu pertanggungan. i. Memo Alamat = Input Alamat. j. Button Simpan = untuk menyimpan record data input ke database. k. Button Edit = untuk mengedit record data input ke database. l. Button Simpan = untuk menghapus semua record data. m. Button Keluar = untuk keluar dari form. Keterangan : Form PSKBI ini berfungsi untuk mendaftarkan nomor polisi kendaraan ke dalam database. Setelah semua data yang diminta dalam form tersebut diisi, user dapat menyimpan record nya dengan meng-klik tombol Simpan, dan akan otomatis tersimpan ke dalam database. Selain menyimpan, user dapat melakukan edit, dan penghapusan record. 11.6 MENU UTAMA FORM PREMI a I b j c d e f g h
111
Input / masukan : a. Field No. Nota sebaran premi = untuk input nomor nota sebaran premi. b. Dropdown Tgl premi = untuk memilih tanggal premi. c. Field No. polisi = Untuk input nomor polisi kendaraan. d. Dropdown Tgl polisi = untuk memilih tanggal nomor polisi kendaraan. e. Field Nama tertanggung = untuk input nama tertanggung. f. Field Penerimaan = untuk input harga penerimaan. g. Field Tagihan Netto = untuk input harga tagihan Netto. h. Field retur sisa = untuk input harga retur sisa. i. Memo Keterangan = untuk input keterangan. j. Field Jumlah = untuk input jumlah Keterangan : Form Premi ini berfungsi untuk mendaftarkan nomor nota sebaran premi ke dalam database. Setelah semua data yang diminta dalam form tersebut diisi, user dapat menyimpan record nya dengan meng-klik tombol Simpan,
112
dan akan otomatis tersimpan ke dalam database. Selain menyimpan, user dapat melakukan edit, dan penghapusan record.
113
Input / Masukan : a. Field No. Klaim = input nomor klaim kendaraan. b. Dropdown Tanggal laporan = untuk memilih tanggal laporan. c. dropdown Jam = untuk memilih jam. d. dropdown L/T = Untuk memilih L/T. e. Field nama pelapor = untuk input nama pelapor. f. Field nama penerima laporan = untuk input nama penerima laporan. g. Dropdown No. polisi = untuk memilih nomor polisi kendaraan. h. Field No. SPPKB = input nomor SPPKB. i. Field Harga pertanggungan = input harga pertanggungan. j. Dropdown Jangka waktu pertanggungan = memilih jangka waktu pertanggungan.
114
k. Dropdown Tanggal lunas premi = Memilih tanggal lunas premi. l. Memo keterangan = input keterangan. m. Button Simpan = untuk menyimpan record data input ke database. n. Button Edit = untuk mengedit record data input ke database. o. Button Simpan = untuk menghapus semua record data. p. Button Keluar = untuk keluar dari form.
Keterangan : Form Klaim ini berfungsi untuk mendaftarkan nomor klaim ke dalam database. Setelah semua data yang diminta dalam form tersebut diisi, user dapat menyimpan record nya dengan meng-klik tombol Simpan, dan akan otomatis tersimpan ke dalam database. Selain menyimpan, user dapat melakukan edit, dan penghapusan record.
O Input/ masukan :
a. Field No. LK = Untuk Input data nomor LK. b. Dropdown Tgl LK = Untuk memilih tanggal LK. c. Field No. polisi = untuk input nomor polisi kendaraan. d. Field No. Klaim = Input nomor klaim. e. Field Nama Tertanggung = untuk input nama tertanggung f. Dropdown Jangka waktu pertanggungan = memilih jangka waktu pertanggungan g. Field Jumlah pertanggungan = Input jumlah pertanggungan. h. Field Objek = Input objek / benda. i. Dropdown tanggal kejadian = memilih tanggal kejadian. j. Field Tempat = Untuk input tempat kejadian. k. Jenis Kerugian = Untuk input Jenis kerugian
116
l. Field Penyebab = Menginputkan penyebab. m. Field Jumlah kerugian = input jumlah harga kerugian. n. Memo Keterangan = Input Keterangan. o. Button Simpan = untuk menyimpan record data input ke database. p. Button Edit = untuk mengedit record data input ke database. q. Button Simpan = untuk menghapus semua record data. r. Button Keluar = untuk keluar dari form. Keterangan : Form LK ini berfungsi untuk mendaftarkan nomor LK ke dalam database. Setelah semua data yang diminta dalam form tersebut diisi, user dapat menyimpan record nya dengan meng-klik tombol Simpan, dan akan otomatis tersimpan ke dalam database. Selain menyimpan, user dapat melakukan edit, dan penghapusan record.
117
Input / Masukan : a. Field No. Slip = Untuk Input nomor Slip. b. Dropdown tanggal Slip = Untuk memilih tanggal slip. c. Field No. Klaim = Untuk input nomor klaim. d. Field No. LK = menginputkan Nomor LK. e. Field No. Polisi = Untuk Input nomor polisi kendaraan. f. Field jumlah kerugian = Untuk input harga dari jumlah kerugian. g. Field Resiko sendiri = Untuk input harga kerugian dari resiko sendiri h. Field Penggantian penuh kepada = Input nama dari tertanggung penggantian penuh. i. Field terima dari = Input Nama yang menerima. j. Field Banyak Uang = Input banyak uang. k. Field Akibat kerugian = input akibat kerugian.
118
l. Field Jumlah Uang = Input Jumlah Uang. m. Button Simpan = untuk menyimpan record data input ke database. n. Button Edit = untuk mengedit record data input ke database. o. Button Simpan = untuk menghapus semua record data. p. Button Keluar = untuk keluar dari form. Form Pembayaran klaim ini berfungsi untuk mendaftarkan nomor Slip sebagai bukti untuk pembayaran klaim ke dalam database. Setelah semua data yang diminta dalam form tersebut diisi, user dapat menyimpan record nya dengan meng-klik tombol Simpan, dan akan otomatis tersimpan ke dalam database. Selain menyimpan, user dapat melakukan edit, dan penghapusan record.
119