AY0809 October Semester

IT Project Management

Tutorial 11: Monitoring and Controlling Processes
– Project Integration Management
– Project Scope Management
– Project Time Management
– Project Cost Management
– Project Quality Management
– Project HR Management
– Project Communications Management
– Project Risk Management
– Project Procurement Management

Objectives:
1. Explain the purpose of monitoring and controlling in project management 
2. Describe the tasks and outputs of monitoring and control in the 9 project 
management knowledge areas

Students are encouraged to prepare their draft answer before class, as this will help 
them to discuss the questions and answers during the tutorial session.

1. Using the template below, describe the key monitoring and controlling 
processes and outputs of these processes for the project management 
knowledge areas indicated.

KNOWLEDGE  MONITORING AND  OUTPUT

AREA CONTROLLING
Project   Monitor & Control   Recommended corrective actions, 
Integration  project work preventive actions and defect 
Management repair
 Forecasts
 Requested changes

 Integrated change   Approved change requests, 
control corrective actions, preventive 
actions and defect repair
 Rejected change requests
 Project management plan 
(updates)

10608647.doc Page: 1 of 5
AY0809 October Semester

 Project scope statement (updates)
 Validated defect repair
 Deliverables

Project Scope   Scope verification  Accepted deliverables

Management  Requested changes
 Recommended corrective actions
 Scope change   Project scope statement (updates)
control  Requested changes
 Recommended corrective actions
 Organizational process assets 
(updates)
 Project management plan 
(updates)

Project Time   Schedule control  Schedule model data (updates)

Management  Schedule baseline (updates)
 Performance measurements
 Requested changes
 Recommended corrective actions
 Organizational process assets 
(updates)
 Activity list and attributes 
(updates)
 Project management plan

Project Cost   Cost control  Cost estimates (updates)

Management  Cost baseline (updates)
 Performance measurements
 Forecasted completion
 Requested changes
 Recommended corrective action
 Organizational process assets 
(updates)
 Project management plan 
(updates)

Project Quality   Perform quality   Quality control measurements

Management control  Validated defect repair and 
deliverables

10608647.doc Page: 2 of 5
AY0809 October Semester

 Quality baseline (updates)
 Recommended corrective actions, 
preventive actions and defect 
repairs
 Requested changes
 Organizational process assets 
(updates)
 Project management plan

Project HR    Requested changes
Management  Recommended corrective actions, 
preventive actions and defect 
repairs
 Organizational process assets 
(updates)
 Project management plan 
(updates)

Project   Performance   Performance reports

Communications  reporting  Forecasts
Management  Requested changes
 Recommended corrective actions
 Organizational process assets 
(updates)

 Manage stakeholder  Resolved issues
 Approved change requests and 
corrective actions
 Organizational process assets 
(updates)

Project Risk   Risk monitoring   Risk register (updates)

Management and control  Requested changes
 Recommended corrective and 
preventive actions
 Organizational process assets 
(updates)
 Project management plan 
(updates)

10608647.doc Page: 3 of 5
AY0809 October Semester

Project   Contract   Contract documentation

Procurement  administration
Management
 Requested changes
 Recommended corrective actions
 Organizational process assets 
(updates)
 Project management plan 
(updates)

2. What are the 3 main objectives of integrated change control?

3 main objectives of integrated change control are:
 Influencing the factors that cause changes to ensure that changes are beneficial
 Determining that a change has occurred
 Managing actual changes as they occur

3. The methodology used in your organization calls for change requests to be 
considered by a change control board (CCB). After some reflection and a 
discussion with the programmer, you have decided to submit a change request 
to the CCB to add the new features mentioned above. 

In your presentation to the CCB, what reason might you give for the change 
request and what things should you take into consideration?

Changes may be needed for a variety of reasons, such as an incomplete initial scope, 
new legal requirements, organization changes etc

In this case, the reason given could be a desire to have the system do more than was 
in the original scope agreement

Your justification should include an analysis of the impact upon the organization and 
the project:
 Will developing the new features adversely impact the project budget, schedule, 
or quality?
 What is the impact upon customer expectations?
 Will it increase ongoing operational costs?

4. Why is it important to keep the risk register up to date? 

10608647.doc Page: 4 of 5
AY0809 October Semester

 Risks change as the project progresses
 Other information in the risk register may also change e.g. probability, person 
assigned to address the risk etc
 It is important to keep the risk register up to date to make sure you are 
addressing current risks and making good us of resources

10608647.doc Page: 5 of 5