UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS DEPARTAMENTO DE COMPUTACION

CTEDRA: CATEDRTICO: CICLO: GRUPO TEORICO:

COMPUTACION I ING. LUIS VENTURA III- 2011 05

TEMA:

SOFTWARE LIBRES Y COMERCIALES

NOMBRES:

CARNET:

BRENDA VANESSA BAUTISTA GUERRERO WALTER DAVID DIAZ RUIZ MANUEL ULISES MAJANO SANDOVAL EDUARDO MARCELO VILLALOBOS

GB08006 DR10002 MS09057 VV09049

CIUDAD UNIVERSITARIA, 14 DE ABRIL DE 2011

ndice de contenido
1 REA DE FACTURACIN........................................................................................................ ....... 4 . 1.1 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL..................................................... ...........................4 1.1.1. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::EMPRESA.......................... ..........................4 1.1.1.1. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::EMPRESA::Genera l..................... ..........4 1.1.1.2. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::EMPRE SA::Valores por defecto............5 1.1.2. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES........................... ........................6 1.1.2.1. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::G enera l...................... ........6 1.1.2.2. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::Com ercial.........................7 1.1.2.3. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::Cuena s t Banc arias...........7 . 1.1.2.4. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::Direccione s.............. .........8 1.1.2.5. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES: Agenda....................... : ......8 1.1.2.6. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::Descuetos................ n .......9 1.1.2.7. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::Docume ntos......................9 1.1.3. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::PROVEEDORE S............................... ...........9 1.1.4. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::EJERCICIOS FISCALES....................... .....10 1.1.5. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::SERIES DE FACTURACIN................ .....11 1.1.6. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL:: IMPUESTOS...................... ........................ .11 1.1.7. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CUENTAS BANCARIAS.......................... .12 1.1.8. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::BANCOS....................... ............................. 13 1.1.9. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::DESCUENTOS.................... ....................... 13 1.1.10. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::FORMAS DE PAGO............................ .....14 1.1.11. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::TIPOS DE RAPPEL............................ ......14 1.1.12. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::AGENTES...................................... ............ 4 1 1.1.13. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::DEPARTAMENTOS........ ........................ . 15 1.1.14. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::GRUPOS DE CLIENTES.................. .15 .......

1.1.15. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::DIV ISAS................................. .................. 15 1.1.16. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::PAISES...................................... ................. 16 1.2 REA DE FACTURACIN::ALMACN............................................................ ................... 17 1.2.1. REA DE FACTURACIN::ALMACN::ARTCULOS..................................... .17 .......... 1.2.1.1. REA DE FACTURACIN::ALMACN::ARTCULOS::Genera l......................... 17 1.2.1.2. REA DE FACTURACIN::ALMACN::ARTCULOS::Venta........................... .18 1.2.1.3. REA DE FACTURACIN::ALMACN::ARTCULOS::Compra...................... ...18 1.2.1.4. REA DE FACTURACIN::ALMACN::ARTCULOS::Stocks.............. ............19 . 1.2.1.5. REA DE FACTURACIN::ALMACN::ARTCULOS::Agen te s....................... .20 1.3 REA DE FACTURACIN::FACTURACIN.............................................................. .21 ........ 1.3.1. REA DE FACTURACIN::FACTURACIN::PRESUPUE STOS................. .............. .21 1.3.2. REA DE FACTURACIN::FACTURACIN::PEDIDOS...................... ..................... .22 1.3.3. REA DE FACTURACIN::FACTURACIN::ALBARANES............... ..................... .23 1.3.4. REA DE FACTURACIN::FACTURACIN::FACTURAS.................................. ......24 1.4 REA DE FACTURACIN::INFORMES......................................................... .....................25 1.4.1. REA DE FACTURACIN::INFORMES::Presupu estos..................... ...........................26 1.4.1.1. Detalle........................................................................................................... ....... . .......26

1.4.1.2. Re sum en................................................................................................ ......................26 1.4.2. REA DE FACTURACIN::INFORMES:: edidos............................... P ........................ 27 1.4.2.1. Detalle......................................................................................... ............................. 27 1.4.2.2. Resum en............................................................................................................ .........27 1.4.3. REA DE FACTURACIN::I FORMES:: N Albaranes................................................. ... . 28 1.4.3.1. Detalle.......................................................................................... ........................... .28 1.4.3.2. Resum en.............................................................................................................. .......28 1.4.4. REA DE FACTURACIN::INFORMES:Factura : s........................... ...........................29 1.4.4.1. Detalle.......................................................................................... ........................... .29 1.4.4.2. Resum en.............................................................................................................. .......29

1 REA DE FACTURACIN

1.1 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL

Antes de poder comenzar a utilizar la herramienta Abanq hay que rellenar cierta informacin necesaria para su puesta a punto y funcionamiento. En primer lugar, en el mdulo principal habr que crear nuestra empresa, los clientes, los proveedores ...

1.1.1 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::EMPRESA

Para la creacin de la empresa hay que rellenar meticulosamente todos los campos correspondientes a la misma, disponiendo para ello de dos pestaas diferenciadas: General y Valores por defecto. 1.1.1.1. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::EMPRESA::General Al pulsar sobre el botn sealado en rojo habr que rellenar el siguiente formulario:

Si bien conviene rellenar todos y cada uno de los campos, caben destacar dos, por un lado el Ejercicio y por otro el Logo, que tendr que importarse a la aplicacin y pasar a mostarse en las facturas, albaranes ... Es necesario relacionar la empresa con un Ejercicio fiscal para que pueda llevarse la contabilidad. Si este ejercicio est creado bastar con pulsar sobre el botn y asignarlo, de lo contrario al pulsar sobre el botn tendr que crearse el Ejercicio de la siguiente forma:

Lo ms importante a tener en cuenta en la creacin del Ejercicio fiscal son la fecha de inicio y la fecha de fn (duracin del ao contable) y las Secuencias por Serie. Las secuencias por serie delimitan el cdigo numrico por el que comenzarn a contar los informes (tanto de compras como de ventas) en cada ao fiscal. Por un lado podr seleccionarse el cdigo de serie general y representativo del Ejercicio y posteriormente en nmero desde el que comenzar a contar cada uno de los tipos de informe generados.

1.1.1.2. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::EMPRESA::Valores por defecto

Los cuatro campos que se muestran en el siguiente formulario tienen que rellenarse obligatoriamente para un correcto funcionamiento de la aplicacin. Deben seleccionarse todas ellas para poder funcionar con el almacn y poder controlar las ventas y pedidos. En caso de que no estn creadas, al pulsar sobre el botn para seleccionarlas se nos brindar la opcin de poder crear las opciones necesarias.

1.1.2. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES

Para poder llevar una buena gestin de los clientes, tienen que introducirse todos y cada uno de ellos en la aplicacin de forma manual. Dependiendo de la exactitud de los datos podrn llevarse a cabo ms acciones referentes a cada cliente, esto es, si bien no es necesario asociar un nmero de cuenta a un cliente, no podr llevarse la facturacin... de dicho cliente. Veamos los campos ms relevantes a la hora de crear clientes, y veamos lo sencillo e intuitivo que es introducir la informacin:

1.1.2.1. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::General Se rellenan los campos relativos a la informacin general de la empresa, tales como su CIF, Nombre, direccin ... . Si se lleva la gestin de clientes mediante la asignacin de cdigos de barras ... este es el lugar donde introducir dicha informacin y tambin la del principal contacto en la empresa.

1.1.2.2. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::Comercial

En este formulario indicaremos principalmente cual ser la forma de pago habitual en el cliente, as como la divisa que utiliza y el agente comercial de nuestra empresa que tenga asignado (en caso de tener a alguno asignado). Si hay algn tipo de descuento que se le realice al cliente especficamente y que se aplique a todas las ventas que se le realicen tambin es en esta pestaa donde se configura. 1.1.2.3. REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::Cuentas Bancarias A fn de facilitar la contabilidad y la facturacin se introducen los datos bancarios del cliente, pudiendo almacenar tantas cuentas bancarias como se requieran a tal efecto.

1.1.2.4 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::Direcciones

Se introducen las direcciones relacionadas con el cliente, pudiendo marcarlas como direcciones de facturacin o direcciones de envo, una vez ms a fn de facilitar todo el resto de tareas una vez el cliente est adecuadamente configurado.

1.1.2.5 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::Agenda

Si se dispone de ms de un contacto asignados a un cliente ste es el lugar en el que anotar y almacenar los datos de dichos contactos.

1.1.2.5 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::Descuentos

Se pueden crear diferentes tipos de descuento que suelan utilizarse con un cliente en particular y asignarselos al mismo, evitndonos de este modo tener que introducir manualmente los descuentos cada vez que tengan que ser aplicados. 1.1.2.6 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CLIENTES::Documentos

En esta pestaa se mostrarn todos los diferentes tipos de informes relacionados con el cliente.

1.1.3 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::PROVEEDORES

En el caso de los proveedores, el sistema es prcticamente el mismo que para los clientes. Los campos a rellenar siguen el mismo patrn y tendrn que rellenarse para poder utilizar todas las funcionalidades disponibles. A modo de gua sobre como introducir dichos campos y cuales son los ms relevantes sirve todo el apartado anterior referente a clientes, por lo que no vamos a alargarnos ms con este tema por el momento.

1.1.4 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::EJERCICIOS FISCALES

Es necesario relacionar la empresa con un Ejercicio fiscal para que pueda llevarse la contabilidad. Para ello tendr que crearse el Ejercicio de la siguiente forma:

Lo ms importante a tener en cuenta en la creacin del Ejercicio fiscal son la fecha de inicio y la fecha de fn (duracin del ao contable) y las Secuencias por Serie. Las secuencias por serie delimitan el cdigo numrico por el que comenzarn a contar los informes (tanto de compras como de ventas) en cada ao fiscal. Por un lado podr seleccionarse el cdigo de serie general y representativo del Ejercicio y posteriormente en nmero desde el que comenzar a contar cada uno de los tipos de informe generados.

1.1.5 REA FACTURACIN

DE

FACTURACIN::PRINCIPAL::SERIES

DE

1.1.6 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::IMPUESTOS

Se detallan en introducen los diferentes tipos de impuestos a los que est sujeta nuestra empresa. As tendremos, por ejemplo, los distintos tipos de IVA para poder aplicarlos de forma automtica cada vez que se requieran.

1.1.7 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::CUENTAS BANCARIAS

En este apartado se introducen las diferentes cuentas bancarias pertenecientes a nuestra empresa y de las cuales nos servimos para los cobros y pagos. Sern necesarias para poder llevar a cabo las remesas y otro tipo de acciones dependientes de nuestros nmeros de cuenta.

1.1.8 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::BANCOS

En la imagen que se muestra a continuacin ya estn preintroducidos (por defecto) los principales bancos. Tan solo habr que introducir los bancos que no se muestren en dicho listado en caso de requerirlos.

1.1.9 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::DESCUENTOS

Mediante el sencillo formulario a continuacin se introducirn en la aplicacin los diferentes tipos de descuentos que podrn aplicarse.

1.1.10 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::FORMAS DE PAGO

Dependiendo de las diferentes formas de pago que acepte nuestra empresa, en este apartado sern creadas dichas formas de pago junto con sus correspondientes caractersticas.

1.1.11 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::TIPOS DE RAPPEL

Al igual que para los descuentos, mediante un sencillo formulario se introducirn en la aplicacin los diferentes tipos de descuentos que podrn aplicarse.

1.1.12 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::AGENTES

En caso de que quiera llevarse cuenta de los diferentes agentes de nuestra empresa encargados de las relaciones comerciales ste ser el lugar en el que poder crearlos. Los agentes podrn asignarse a cuentas de clientes y podr indicarse que tipo de comisin obtendrn (en caso de estar sujtos a comisin) por sus ventas.

1.1.13 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::DEPARTAMENTOS

Si nuestra empresa est dividida en departamentos diferenciados y se quiere llevar una correcta cuenta de ellos, este sencillo formulario nos permitir crear tantos departamentos como sean necesarios.

1.1.14 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::GRUPOS DE CLIENTES

Al igual que con los departamentos de nuestra empresa, si tambin disponemos de tipos de clientes claramente diferenciables y los cuales queremos gestionar o controlar de forma separada, bastar con rellenar este formulario una vez por cada tipo diferente de cliente. Una vez sedisponga del directorio con los diferentes tipos de cliente, se le podr asignar su tipo a cada cliente que se cree o se edite.

1.1.15 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::DIVISAS

En la imagen que se muestra a continuacin ya estn preintroducidas (por defecto) las principales divisas. Tan solo habr que introducir las divisas que no se muestren en dicho listado en caso de requerirlas.

1.1.16 REA DE FACTURACIN::PRINCIPAL::PAISES

Por defecto Espaa es el nico pas que contiene la aplicacin. Si solamente se trabaja a nivel estatal no ser necesario aadir entradas en este apartado, de lo contrario tendr que aadirse una entrada por cada pas en el que se tengan clientes.

1.2 REA DE FACTURACIN::ALMACN

Otro de los puntos fuertes de Abanq es el completo control y la sencillez de manejo de los almacenes. El seguimiento del stock, su regularizacin y la introduccin de artculos son una sencilla tarea mediante esta aplicacin. Pueden crearse tantos almacenes en la aplicacin como de los que se disponga en la realidad de la empresa. La asignacin de artculos a almacenes se realiza de forma sencilla e intuitiva tanto desde cada uno de los almacenes como desde cada uno de los artculos, como vamos a poder apreciar a continuacin.

1.2.1 REA DE FACTURACIN::ALMACN::ARTCULOS

La creacin de los artculos implica muchas configuraciones y muchos datos, con lo cual ser detallada en profundidad a continuacin. Se tomar un artculo en concreto como ejemplo mostrando al informacin a introducir en cada una de las pestaas. 1.2.1.1 REA DE FACTURACIN::ALMACN::ARTCULOS::General

Referencia: puede ser cualquiera, pero ser el identificativo exclusivo del artculo. Descripcin: Nombre representativo del artculo. Familia: Si hay familias de productos creadas, basta seleccionar la familia a la que corresponda, si no, habr que crear las familias necesarias de la siguiente forma:

Permitir ventas sin stock: en caso de que est marcado no podrn venderse artculos si no los hay disponible en stock. Imagen: puede insertarse una imagen del artculo en cuestin. Cdigo de barras: Hay que seleccionar la codificacin adecuada e introducir el cdigo de barras correspondiente, bien manualmente o mediante el lector de cdigo de barras.

1.2.1.2REA DE FACTURACIN::ALMACN::ARTCULOS::Venta En esta pestaa se asigna el precio del artculo y el IVA aplicable (si hace falta) as como el tipo de IVA. Tambin pueden crearse tarifas que aplicar a diferentes tipos de artculos:

1.2.1.3 REA DE FACTURACIN::ALMACN::ARTCULOS::Compra En esta pestaa se indica cual es el coste real del artculo en cuestin. Para ello se le asignan los precios por proveedor necesarios (en caso de tener ms de un proveedor). Si no estn creados, podrn crearse los proveedores y tambin los artculos de que proveen.

1.2.1.4. REA DE FACTURACIN::ALMACN::ARTCULOS::Stocks

En esta pestaa se indica cuanto stock de cada artculo (talla y color) hay en el almacn asignado, as como cual ser el stock mximo y mnimo que deber haber en todo momento en el almacn.

Una de las opciones que cabe mencionar aparte es la de Regularizar y Transferir stock en y entre almacenes. Cuando se trata de regularizar stocks, habra que rellenar un formulario similar al siguiente:

En el recuadro azul se indiciar en qu almacn y qu artculo sern los que se regularicen. En el recuadro rojo se indicar la fecha y la hora de dicha regularizacin para que quede constancia de ella. Finalmente, marcado en verde se puede ver el lugar en el que se introduce el stock que habr en el almacn de cada modelo especfico de dicho artculo. Tras sto basta con pulsar sobre Insertar regularizaciones. Cuando se trata de Transferir stock entre almacenes nos encontraramos con las siguientes ventanas, en las que realizar de forma sencilla dicha transferencia:

En el recuadro sealado en rojo hay que seleccionar el Almacn origen (desde donde se transfiere el stock) y el almacn destino (a dnde se transfiere el stock). Al pulsar sobre el icono sealado en verde se acceder a la ventana inferior en la que habr que seleccionar tanto el artculo a transferir como sus caractersticas exclusivas y la cantidad. Mediante estos sencillos pasos la transferencia quedar realizada y guardada bajo la fecha y la hora exactas en las que se ha realizado.

1.2.1.5. REA DE FACTURACIN::ALMACN::ARTCULOS::Agentes Se introducen, en caso de que as se requiera, las comisiones a las que estar sujeta la venta en funcin del agente que la realice.

1.3 REA FACTURACIN::FACTURACIN

DE

En el rea de facturacin pueden diferenciarse dos secciones muy similares en cuanto a funcionamiento y manejo, pero encargadas de lines diferentes del proceso de facturacin en s. Dentro del recuadro azul y con iconos verdes estn las funcionalidades de facturacin relativas a los Clientes, y en el interior del recuadro rojo y con los iconos de color de rosa las relacionadas con los Proveedores.

Debido a que el funcionamiento es prcticamente el mismo, tomaremos los Clientes a modo de explicacin pudiendo extrapolar dicha informacin a los Proveedores sin problemas. Como podr apreciarse en los puntos siguientes, la forma de rellenar la informacin para facturacin es muy similar (casi idntica) en todos los casos.

1.3.1. REA FACTURACIN::FACTURACIN::PRESUPUESTOS

DE

A la hora de crear un nuevo presupuesto, se nos mostrar un formulario como el siguiente en el que introducir la informacin relativa al presupuesto. Una vez que el presupuesto est creado podr confirmarse. En caso de que se confirme, podrn crearse tanto la factura como el albarn de forma automtica, sin necesidad de volver a introducir los datos manualmente.

Los datos ms relevantes a tener en cuenta son los marcados en rojo y en azul que hacen referencia al cliente, a los artculos presupuestados y al precio de los mismo.

1.3.2. REA FACTURACIN::FACTURACIN::PEDIDOS

DE

Como bien puede apreciarse en el formulario a continuacin el modo de realizar un pedido es bien similar al modo de realizar un presupuesto, siendo relevantes los mismo datos que para el caso anterior. Al igual que con los presupuestos, desde un pedido se tiene la opcin de crear su factura y albarn correspondientes sin necesidad de introducir dichos datos nuevamente de forma manual.

1.3.3. REA FACTURACIN::FACTURACIN::ALBARANES

DE

Un albarn puede crearse tanto de forma manual, introduciendo los datos a continuacin, o de forma automtica desde un presupuesto o un pedido. Sea cual fuere el modo, el formulario a continuacin muestra su informacin ms relevante:

1.3.4. REA FACTURACIN::FACTURACIN::FACTURAS

DE

Una factura puede crearse tanto de forma manual, introduciendo los datos a continuacin, o de forma automtica desde un presupuesto o un pedido. Sea cual fuere el modo, el formulario a continuacin muestra su informacin ms relevante:

1.4 REA FACTURACIN::INFORMES

DE

Al acceder al apartado de informes podrn realizarse consultas sobre todos los tipos de informe almacenados en la aplicacin en funcin a los criterios que ms convengan en cada ocasin. As mismo, tambin ser el lugar desde el que imprimir dichos informes. Teniendo en cuenta el apartado previo de rea de Facturacin::Facturacin los informes disponibles sern los siguientes: albaranes, presupuestos, pedidos y facturas. A continuacin veremos sendas muestras de cada uno de ellos. Como en el apartado anterior, al estar divididos entre clientes y proveedores y siendo el sistema de generacin de informes igual para ambos casos, comentaremos el primero de ellos. El formulario que se muestra a continuacin es el que habr que rellenar para indicarle a la aplicacin cuales sern los criterios en base a los que realizar las bsquedas. Para todos los tipos de informe se acceder al mismo formulario, por lo que pasamos a explicarlo aqu de forma genrica:

En azul estn indicados los apartados que delimitarn y acotarn las bsquedas. Podrn realizarse las bsquedas en funcin a todos los criterios o en funcin a alguno especfico. Por ejemplo, podr obtenerse un listado donde se muestren todas las facturas realizadas en un periodo de tiempo o todas las facturas realizadas a una misma empresa o combinando ambas, todas las facturas realizadas a una misma empresa durante un periodo limitado de tiempo. En los prximos apartados mostraremos imgenes de los distintos tipos de informes que pueden conseguirse con sta aplicacin.

1.4.1. REA DE FACTURACIN::INFORMES::Presupuestos

1.4.1.1. Detalle

1.4.1.2. Resumen

1.4.2. REA DE FACTURACIN::INFORMES::Pedidos

1.4.2.1. Detalle

1.4.2.2. Resumen

1.4.3. REA DE FACTURACIN::INFORMES::Albaranes

1.4.3.1. Detalle

1.4.3.2. Resumen

1.4.4. REA DE FACTURACIN::INFORMES::Facturas

1.4.4.1. Detalle

1.4.4.2. Resumen