Guia de Relaciones de Tablas

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Gua de relaciones de tablas

Uno de los objetivos de un buen diseo de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho est representado slo una vez. A continuacin, se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la informacin desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que estn relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deber comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuacin, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access 2007. Para obtener ms informacin, vea el artculo Conceptos bsicos del diseo de una base de datos.
En este artculo
Introduccin Tipos de relaciones de tabla Por qu crear relaciones de tabla? Descripcin de la integridad referencial Ver relaciones de tablas Crear una relacin de tabla Eliminar una relacin de tabla Cambiar una relacin de tabla Exigir integridad referencial
Introduccin
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa informacin cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que estn relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la informacin de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuacin incluye informacin recopilada de varias tablas:
La informacin de este formulario procede de la tabla Clientes... ...la tabla Pedidos... ...la tabla Productos... ...y la tabla Detalles de pedidos.
http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HA101205349990&lcid... 09/03/2012
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El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre s de varias formas para recopilar informacin de cada una e incorporarla al formulario. Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren informacin acerca del mismo pedido. Esta coordinacin se lleva a cabo mediante las relaciones de tablas. Una relacin de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creacin de una relacin de tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos.
Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ... ... y como clave externa.
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Tipos de relaciones de tabla

Existen tres tipos de relaciones de tabla. Una relacin uno a varios Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier nmero de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relacin entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relacin de uno a varios. Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo, agregara un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominara Id. de cliente. Access utilizara entonces el nmero de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto. Una relacin de varios a varios Considere la relacin entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Adems, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relacin. Para representar una relacin de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unin, que divide la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relacin. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relacin varios a varios que se define mediante la creacin
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de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos. Una relacin uno a uno En una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla slo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relacin no es comn porque, muy a menudo, la informacin relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un campo comn.
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Por qu crear relaciones de tabla?

Puede crear relaciones de tabla explcitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el panel Lista de campos . Office Access 2007 usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes. Las relaciones de tabla informan de los diseos de consulta Para trabajar con registros de ms de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deber crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relacin entre las tablas, Office Access 2007 suministrar la combinacin predeterminada, de acuerdo con la relacin de tabla existente. Adems, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizar la informacin recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla informan de los diseos de formulario e informe Al disear un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la informacin recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros hurfanos en la base de datos. Un registro hurfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. Al disear una base de datos, se divide la informacin en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuacin, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estn sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.
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Descripcin de la integridad referencial

Al disear una base de datos, se divide la informacin en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuacin, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la informacin, colocando
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campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relacin de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno". Suponga que tiene una relacin de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarn "hurfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todava contendrn un Id.de transportista, pero el Id. ya no ser vlido, porque el registro al que hace referencia ya no existe. El propsito de la integridad referencial es evitar los registros hurfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situacin hipottica no ocurra nunca. La integridad referencial se aplica habilitndola para una relacin de tabla (vea Exigir integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relacin de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, as como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente vlida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automticamente todas las filas afectadas como parte de una nica operacin. De ese modo, Access se asegura de que la actualizacin es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Tambin es posible que tenga la necesidad vlida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relacin, Access eliminar automticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.
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Ver relaciones de tabla

Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se abrir la ventana Relaciones y se mostrarn las relaciones existentes. Si an no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedir que agregue una tabla o consulta a la ventana.
Abra la ventana Relaciones.

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.
4. Si la base de datos contiene relaciones, aparecer la ventana Relaciones y se mostrarn las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. 5. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, haga clic en Todas las relaciones.
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Se mostrarn todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto del cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarn a no ser que est activada la casilla de verificacin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin.
La clave principal Esta lnea representa la relacin La clave externa Una relacin de tabla se representa mediante una lnea de relacin trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relacin que no exige integridad referencial aparece como una lnea delgada entre los campos comunes que admiten la relacin. Si selecciona la relacin haciendo clic en su lnea, la lnea se har ms gruesa para indicar que est seleccionada. Si exige la integridad referencial, la lnea aparecer ms gruesa en los extremos. Adems, aparece el nmero 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y aparece el smbolo de infinito () en la parte gruesa del otro extremo de la lnea. Cuando la ventana Relaciones est activa, puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent: En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas: Modificar relaciones relacin. Borrar diseo Oculta de la visualizacin todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este Abre el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Si selecciona una lnea de relacin, puede
hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relacin de tabla. Tambin puede hacer doble clic en la lnea de
comando slo oculta las relaciones y tablas, no las elimina. Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe slo
muestra todas las relaciones y tablas que no estn ocultas en la ventana Relaciones. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones: Mostrar tabla Abre el cuadro de dilogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en
la ventana Relaciones. Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones. Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la
Mostrar relaciones directas
ventana Relaciones, si an no se muestran. Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana
Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto del cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarn a no ser que est activada la casilla de verificacin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin.
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Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar tablas ocultas, vea el artculo Gua del panel de exploracin. Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algn cambio en el diseo de la ventana Relaciones, le pedirn que
guarde los cambios.

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Crear una relacin de tabla

Se puede crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumrico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumrico y un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamao del campo.
CREAR UNA RELACIN DE TABLA MEDIANTE LA VENTANA RELACIONES

4. Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas. 5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar. 6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuacin, arrstrelos. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione un nuevo campo de la lista. Para exigir la integridad referencial de esta relacin, active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Para obtener ms informacin sobre la integridad referencial, vea las secciones Descripcin de la integridad referencial y Exigir integridad referencial. 8. Haga clic en Crear. Se dibujar una lnea de relacin entre las dos tablas. Si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, la lnea aparecer ms gruesa en los extremos. Adems, slo si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, aparecer el nmero 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y aparece el smbolo de infinito () sobre la parte gruesa del otro extremo.
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NOTAS
Para crear una relacin uno a uno
Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de
clave externa) tienen que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor S (sin duplicados). Si ambos campos tienen un ndice nico, Access crea una relacin uno a uno. Para crear una relacin uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relacin (normalmente, el campo de
clave principal) tiene que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor S (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relacin no debe tener un ndice nico. Puede tener un ndice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o S (con duplicados). Cuando un campo tiene un ndice nico y el otro no, Access crea una relacin uno a varios.
CREAR UNA RELACIN DE TABLA MEDIANTE EL PANEL LISTA DE CAMPOS

En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrndolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y tambin los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuacin, se ejecuta el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relacin, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relacin. Vea la seccin Cambiar una relacin de tabla para obtener ms informacin.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relacin y haga clic en Vista Hoja de datos en el men contextual.
Abrir el panel Lista de campos

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.
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Aparecer el panel Lista de campos. En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categoras. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categoras del panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categora contiene todas las tablas que tienen una relacin con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categora contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relacin. En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo ms (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo y crear una relacin desde el panel Lista de campos

1. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparecer el panel Lista de campos. 2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo ms (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla. 3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos. 4. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin. Se iniciar el Asistente para bsquedas. 5. Siga las instrucciones para completar el Asistente para bsquedas. El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuacin, se ejecuta el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relacin, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relacin. Vea la seccin Cambiar una relacin de tabla para obtener ms informacin.
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Eliminar una relacin de tabla

Para quitar una relacin de tabla, es preciso eliminar la lnea de relacin en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relacin, tambin se quita la integridad referencial para esa relacin si est habilitada. Como resultado, Access ya no evitar automticamente la creacin de registros hurfanos en el lado "varios" de una relacin.
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office
y, a continuacin, haga clic en Abrir.
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Aparecer la ventana Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de dilogo, haga clic en Cerrar. 4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, haga clic en Todas las relaciones. Aparecern todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las lneas de relacin. 5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee eliminar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 6. Presione la tecla SUPRIMIR. O bien, Haga clic con el botn secundario y, a continuacin, haga clic en Eliminar. 7. Puede que Access muestre el mensaje Confirma que desea eliminar de forma permanente la relacin seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmacin, haga clic en S.
NOTA Si se est usando alguna de las tablas empleadas en la relacin de tabla, quizs por otra persona u otro proceso, o
bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podr eliminar la relacin. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relacin.
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Cambiar una relacin de tabla

Para cambiar una relacin de tabla, seleccinela en la ventana Relaciones y, a continuacin, modifquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea para seleccionarla. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la ficha Diseo. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones.
Realice sus cambios en el cuadro de dilogo Modificar relaciones

Aparecer la ventana Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de dilogo, haga clic en Cerrar. 4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, haga clic en Todas las relaciones.
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Aparecern todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las lneas de relacin. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto en el cuadro de dilogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. 5. Haga clic en la lnea de relacin de la relacin que desee modificar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 6. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Modificar relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones.
7. Realice los cambios y, a continuacin, haga clic en Aceptar. El cuadro de dilogo Modificar relaciones permite cambiar una relacin de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relacin. Se puede definir asimismo el tipo de combinacin o exigir la integridad referencial y elegir una opcin en cascada. Para obtener ms informacin sobre el tipo de combinacin y cmo configurarlo, vea la seccin Configurar el tipo de combinacin. Para obtener ms informacin sobre cmo exigir la integridad referencial y elegir una opcin en cascada, vea la seccin Exigir integridad referencial.
ESTABLECER EL TIPO DE COMBINACIN

Cuando se define una relacin de tabla, los hechos referentes a la relacin determinan el diseo de las consultas. Por ejemplo, si se define una relacin entre dos tablas y, a continuacin, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automticamente los campos coincidentes predeterminados basndose en los campos especificados en la relacin. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relacin suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos ms sencillas, la configuracin de valores predeterminados mediante la creacin de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa. Una consulta de varias tablas combina la informacin de ms de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operacin se denomina combinacin. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene informacin sobre los clientes y los pedidos slo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia. Uno de los valores que se puede especificar para cada relacin es el tipo de combinacin, que indica a Access qu registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla
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Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinacin predeterminado (denominado combinacin interna), la consulta devolver nicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales. Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que an no han realizado ningn pedido. Para ello, deber cambiar el tipo de combinacin de una combinacin interna a lo que se denomina una combinacin externa izquierda. Este tipo de combinacin devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relacin y slo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinacin externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y slo las filas que coinciden con las de la izquierda.
NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posicin de las tablas en el cuadro de dilogo Modificar
relaciones y no en la ventana Relaciones. Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relacin y, a continuacin, configurar el tipo de combinacin en consecuencia.
Establecer el tipo de combinacin

1. En el cuadro de dilogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinacin. Aparecer el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. 2. Haga clic en la opcin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, el tipo de combinacin y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.
OPCIN 1. Incluir slo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales. 2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y slo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales. 3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y slo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales. COMBINACIN RELACIONAL Combinacin interna Combinacin externa izquierda Combinacin externa derecha TABLA IZQUIERDA Filas coincidentes Todas las filas Filas coincidentes TABLA DERECHA Filas coincidentes Filas coincidentes Todas las filas
Cuando selecciona la opcin 2 3, se muestra una flecha en la lnea de relacin. Esta flecha apunta al lado de la relacin en el que se muestran slo las filas coincidentes.
REALIZAR CAMBIOS EN EL CUADRO DE DILOGO PROPIEDADES DE LA COMBINACIN

Aparecer la ventana Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de dilogo, haga clic en Cerrar. 4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, haga clic en Todas las relaciones. Aparecern todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las lneas de relacin. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto del cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus
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relaciones no se mostrarn a no ser que est activada la casilla de verificacin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. 5. Haga clic en la lnea de relacin de la relacin que desee modificar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 6. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Modificar relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 7. Haga clic en Tipo de combinacin. 8. En el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, haga clic en una opcin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
9. Realice cambios adicionales en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

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Exigir integridad referencial

El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros hurfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relacin de tabla. Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, as como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la seccin Configurar las opciones en cascada.
ACTIVAR O DESACTIVAR LA INTEGRIDAD REFERENCIAL

Aparecer la ventana Relaciones.
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Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de dilogo, haga clic en Cerrar. 4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, haga clic en Todas las relaciones. Aparecern todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las lneas de relacin. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto check box in the table's Propiedades dialog box is selected) and their relationships will not be shown unless Show Hidden Objects is selected in the Navigation Options dialog box. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. 5. Haga clic en la lnea de relacin de la relacin que desee modificar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 6. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Modificar relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 7. Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. 8. Realice cambios adicionales en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas: No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros hurfanos. No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros hurfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un nmero de pedido en la tabla Pedidos si hay artculos de lnea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados.
NOTAS
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para poder aplicar la integridad referencial: El campo comn de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un ndice nico. Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepcin: un campo Autonumrico puede estar relacionado con un campo de tipo Nmero cuya propiedad Tamao del campo tenga el valor Largo entero. Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que estn almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
CONFIGURAR LAS OPCIONES EN CASCADA
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Puede darse el caso de que haya una necesidad vlida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relacin. En ese caso, es necesario que Access actualice automticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operacin. De ese modo, la actualizacin es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Puede que tambin se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compaa de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compaa de transporte. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.
ACTIVAR O DESACTIVAR LA ACTUALIZACIN Y/O LA ELIMINACIN EN CASCADA

Aparecer la ventana Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de dilogo, haga clic en Cerrar. 4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, haga clic en Todas las relaciones. Aparecern todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las lneas de relacin. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto del cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarn a no ser que est activada la casilla de verificacin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea Gua del panel de exploracin. 5. Haga clic en la lnea de relacin de la relacin que desee modificar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. 6. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Modificar relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 7. Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. 8. Active la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas. 9. Realice cambios adicionales en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
NOTA Si la clave principal es un campo Autonumrico, la activacin de la casilla de verificacin Actualizar en cascada los
campos relacionados no tendr ningn efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumrico.
VOLVER AL PRINCIPIO
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Vea tambin
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal Conceptos bsicos del diseo de una base de datos Demostracin: Configurar la relacin entre dos tablas Ver y administrar objetos con el panel de navegacin

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Gua de relaciones de tablas

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Tipos de relaciones de tabla

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Por qu crear relaciones de tabla?

Descripcin de la integridad referencial

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Ver relaciones de tabla

Abra la ventana Relaciones.

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Mostrar relaciones directas

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guarde los cambios.

Crear una relacin de tabla

CREAR UNA RELACIN DE TABLA MEDIANTE LA VENTANA RELACIONES

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Para crear una relacin uno a uno

Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de

CREAR UNA RELACIN DE TABLA MEDIANTE EL PANEL LISTA DE CAMPOS

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

Abrir el panel Lista de campos

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Agregar un campo y crear una relacin desde el panel Lista de campos

Eliminar una relacin de tabla

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

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Cambiar una relacin de tabla

Realice sus cambios en el cuadro de dilogo Modificar relaciones

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ESTABLECER EL TIPO DE COMBINACIN

Ayuda de Access 2007

Establecer el tipo de combinacin

REALIZAR CAMBIOS EN EL CUADRO DE DILOGO PROPIEDADES DE LA COMBINACIN

Ayuda de Access 2007

9. Realice cambios adicionales en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Exigir integridad referencial

ACTIVAR O DESACTIVAR LA INTEGRIDAD REFERENCIAL

Aparecer la ventana Relaciones.

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