NDICE Resumen. 2 Introduccin.

n. 3 Desarrollo 5 La Hoja de Control como Herramienta para la Calidad La Hoja de Control 6 Ejemplos de aplicacin de la Hoja de Control. 9 Conclusiones.. 11 Referencias 12

RESUMEN

Uno de los aspectos, sino es que ms importantes, a los que se enfoca un Ingeniero Industrial, es mantener al mximo la calidad, tanto como un proceso y resultado.

La calidad es una cualidad sustancial en el momento de laborar. En este documento, se proporciona informacin acerca de una de las 7 Herramientas Bsicas para conseguir esa calidad, estamos hablando de la Hoja de Control, que constituye una valiosa ayuda para disminuir los productos defectuosos y encaminarse hacia la excelencia.

En este escrito, se proporciona la suficiente informacin para conseguir comprender en qu consiste la elaboracin y aplicacin de una Hoja de Control. Se explican las sugerencias acerca de cmo elaborar una Hoja de Control, la preparacin para lograr aplicarlo y algunos ejemplos de su uso.

Conforme se va avanzando en la lectura, se puede notar que su uso puede no ser tan frecuente, o bien, que la aplicacin es incorrecta y, por lo tanto, se obtiene informacin insuficiente.

Un aspecto en el que se basa una Hoja de Control, es en los datos que recaba y en la informacin que obtiene, por lo tanto, otro error comn que se menciona, es la confusin de ambos trminos: datos e informacin, presentando lo que los difiere y la importancia de comprender esta diferencia y contar con ellos para el empleo adecuado de esta Herramienta de Calidad.

INTRODUCCIN

A lo largo de los aos, la calidad ha sido un aspecto sumamente sustancial en el mbito empresarial y de control, ya que determina a qu nivel se satisfacen las expectativas (incluso sobradamente).

Para lograr fabricar, obtener, controlar y, por lo tanto, mantener este aspecto de calidad, es necesario ejercer un esfuerzo arduo respecto a las actividades cotidianas que se realizan en los procesos de una organizacin. El empeo, antes mencionado, que debe de emplearse est representado por la utilizacin de ciertos instrumentos, los cuales se denominan Herramientas Bsicas de Calidad. En este escrito, se presenta una de las Herramientas utilizadas para la Calidad: la Hoja de Control; esto con el fin de mostrar informacin que el lector pueda utilizar como base para la generacin de inters en dicho tema y ampliacin de sus respectivos conocimientos.

A continuacin se presentan los conceptos fundamentales que se tratarn en el desarrollo del tema, adems se pueden utilizar como palabras claves para el entendimiento del mismo.

Calidad: es el desarrollo de un proceso de mejora continua en todas las actividades y procesos llevados a cabo en la empresa. Es la totalidad de los rasgos y caractersticas de un producto o servicio que se sustenta en su habilidad para satisfacer las necesidades de los clientes. 4

Datos: hechos que describen sucesos y entidades. El manejo y mantenimiento de los datos tiene como finalidad principal la generacin de informacin. 7

Defectos: es la imperfeccin fsica o fallo de un objeto respecto a sus cualidades propias del mismo. 2

Frecuencia: magnitud que mide el nmero de repeticiones por unidad de tiempo de cualquier fenmeno o suceso peridico.

Herramientas de Calidad: instrumentos que han sido ampliamente adoptadas en las actividades de mejora de la Calidad y utilizadas como soporte para el anlisis y solucin de problemas operativos en los ms distintos contextos de una organizacin.

Hoja de Control: tiene la funcin de reunir y clasificar determinada informacin por categoras a travs de la anotacin y registro de sus frecuencias de observacin. Informacin: es un conjunto organizado de datos procesados.7

Variables de artculos: es una caracterstica propia de un artculo o pieza que tiende a ser diferente respecto a otros objetos idnticos que, por su finalidad, deben tener las mismas caractersticas.

DESARROLLO

La Hoja de Control como Herramienta para la Calidad

El concepto de calidad siempre existido, la bsqueda de mejor desempeo y resultados en las organizaciones hace necesaria su utilizacin. A partir de la necesidad de mejorar cada vez ms, se han establecido Siete Herramientas Bsicas para la Calidad. La implementacin y el uso de estas Herramientas, debe darse en grupo, es decir, en un ambiente de colaboracin. Por otra parte, deben ser utilizadas como forma de apoyo dentro de un proceso de solucin de problemas, pero an ms importante, deben utilizarse de manera inteligente, para que cumplan con su propsito, que es detectar problemas, para, posteriormente, encontrar sus causas, solucionarlas y prevenirlas. 5

Alguno de los problemas que, frecuentemente, son enfrentados en los procesos de una organizacin, es la existencia de artculos o piezas defectuosas. Para este problema usual, se tiene como instrumento la Hoja de Control, que viene siendo nuestro tema de enfoque. Como anteriormente se mencion, el primer instrumento que constituye los fundamentos de un proyecto de mejora, es la hoja de control, es decir, el soporte en el que se reflejan los datos necesarios para dar al proceso slidas bases, o bien, dicho de una manera ms simple, sirve como herramienta para recoger datos que, posteriormente, se analizarn para su mejora.3

La Hoja de Control

La Hoja de Control tambin puede denominarse como: Hoja de Recogida de Datos, de Comprobacin, Registro, Verificacin, Chequeo (check list) o Cotejo. Esta Herramienta consistente en un formato estructurado que se utiliza para la recogida y anlisis de datos, al igual que para confirmar y registrar los pasos a realizar en un proceso y realizar una inspeccin preventiva. Estos datos deben estar identificados por categoras que los caracterizan, indicando la frecuencia con las que se observan, lo cual ser explicado ms adelante.5

La forma ms usual quiz es la lista que se lleva cuando se va de compras, aunque con ms especificaciones, ya que es una tabla donde marcamos o anotamos datos indicando lugar o equipo, tiempo y responsable, adems de que las usamos para rastrear anomalas y tambin como ayuda de nuestra memoria. En una Hoja de Control, pueden anotarse cifras y a veces slo la cuenta, ya que sirven para variables o para atributos. Es vital disearlas en atencin al propsito de los datos.

Funciones de la Hoja de Control Las Hojas de Control tienen como funcin: Confirmar o verificar chequeo o tareas de mantenimiento Registrar defectos o variables de los artculos producidos (peso, volumen, talla, clase, longitud, etc.) Clasificar los artculos y las piezas defectuosas. Buscar causas de los defectos. Certificar la distribucin de un proceso.

Por lo tanto, en base a estas funciones, deben utilizarse en los siguientes casos: Cuando sea necesario recoger datos de frecuencia o pautas de sucesos, problemas, defectos, situacin de defectos, causas de defectos, etc. Cuando sea necesario recoger datos resultado de un proceso de produccin. 5

 Cuando los datos puedan ser observados y recogidos repetidamente por una misma persona o en una misma situacin. Cuando se estandarice una larga lista de acciones, como las comprobaciones relativas al mantenimiento preventivo de una instalacin Toda recogida de datos en cualquier etapa, del proyecto de mejora.2

Planificacin de la recopilacin de datos Aprender a preguntar, correctamente es la tarea clave para una recogida eficaz de datos. Los preguntas En la planificacin de la recogida de datos es til responder y seguir el orden de ciertas preguntas: 1. Qu pregunta debemos responder? 2. Cmo debemos comunicar la respuesta? 3. Qu herramientas de anlisis (Diagrama de Pareto, Histograma, etc.) utilizaremos? 4. Qu tipo de datos necesitamos para utilizar la herramienta de anlisis y responder a la pregunta? 5. Dnde (en qu etapa del proceso), podemos conseguir estos datos? 6. Quin nos los puede proporcionar? 7. cmo podemos recoger los datos con un esfuerzo y probabilidad de error mnimos? 8. Qu informacin adicional necesitamos conseguir para la realizacin de anlisis posteriores o como valores de referencia o verificacin de los resultados?

En lugar de adentrar en detalles de la recogida de datos, se debe considerar cul es la mejor forma de transmitir la respuesta o solucin y qu tipos de anlisis necesitaremos para conseguirla.

El diseo del modelo Posteriormente, se recomienda ejecutar el modelo siguiente: Determinar qu va a ser observado (si es cualitativo o cuantitativo). 6

Decidir qu datos se van a recoger, durante cunto tiempo (frecuencia), quien ser el encargado y dnde se realizar. Disear el Formato de tal forma que los datos puedan ser registrados fcilmente (por ejemplo, smbolos) y prever de qu manera se analizar. Realizar un seguimiento inicial y comprobar que el diseo de la Hoja de Control es adecuada.

Puede tener diversos diseos, dependiendo el fin para el cual se utilizar la hoja de datos.

La aplicacin del modelo Para realizar mejoras necesitamos una informacin muy clara de los problemas y de sus causas y, por lo tanto, es necesario disponer de suficientes datos acerca de la organizacin, pero sobre todo, de informacin sobre la misma. A menudo estos dos conceptos pueden aceptarse como trminos relacionados pero poco inherentes, lo cual, en este caso, es totalmente un error. Para explicarlo mejor, se muestran a continuacin las diferencias entre ambas palabras: DATOS= Hechos INFORMACIN= Soluciones y preguntas

Por lo general: La informacin incluye datos Los datos no incluyen necesariamente informacin.

La centralizacin no est nicamente en cmo recoger los datos sino en cmo generar informacin til, y para ello necesitamos: Formular de forma precisa la pregunta a la cual intentamos encontrar respuesta. Recopilar datos y hechos relacionados con la pregunta formulada Analizar los datos para determinar una respuesta positiva a la pregunta. Presentar los datos de forma que transmitan claramente la respuesta 7

Ejemplos de aplicacin de la Hoja de Control

Ejemplo 1: Tenemos dolor de cabeza por infeccin en enca debido a una muela con caries. Damos peso de 1 a 10 a cada posible solucin dentro del problema, teniendo en cuanta que una solucin puede favorecer varios problemas temporal o definitivamente.

Predicado solucin Ir al dentista Tomar analgsico Parar infeccin con antibitico Sujetos Problemas Dolor de cabeza Infeccin en enca Dolor de muela Total 9 10 19 8 16 8 2 6 4 12 10 15 22 42 Total

Al sumar las calificaciones me convenzo: el dolor de muela es mi mayor problema e ir al dentista es lo que ms me conviene; tal vez por mi desconocimiento del antibitico adecuado, me tome un analgsico mientras el dentista me recibe.

Ejemplo 2: Se tiene una mquina que empaca productos, haciendo paquetes de t idealmente de 650 mg; pero hay variaciones en el producto (humedad, tamao de particular) y las caractersticas del equipo, por lo tanto, existe la necesidad de llevar un registro que ayude a entender el fenmeno.

Se codifican los datos, dividindolos por 10 y se toman en cuenta las cuatro clases siguientes: 61.5-63.4; 63.5-65.4; 65.5-67.4; 67.5-69.5 La hoja de control ya llenada queda as:

Se toman las muestras cada 10 minutos. La media decodificada ya es 0.645g. Estas hojas de control facilitarn recopilar datos de tal forma que pueden usarse y analizarse rpidamente. Pueden hacerse como tabla, por ejemplo, poniendo en los renglones o lneas los problemas y en las columnas las soluciones y despus, tomando opiniones o votacin de varios miembros del grupo, jerarquizamos los conceptos. 1

CONCLUSIONES

Un aspecto fundamental en la mejora de la calidad es contar con informacin que facilite las acciones y decisiones sobre materiales, artculos, lotes, procesos y personal.

En las organizaciones, en ocasiones no hay informacin, por lo tanto, no se sabe cmo ha evolucionado la calidad, la magnitud de los problemas principales, etc. Por otra parte, en ocasiones abundan, sin embargo, el problema es que estn archivados, se han registrado demasiado tarde, de manera inadecuada o no se analizan ni se utilizan para tomar decisiones. Por lo tanto, no se tiene informacin para dirigir de manera de manera objetiva y adecuada los esfuerzos y actividades en una organizacin.

De lo anterior se desprende la necesidad de contar con mtodos que faciliten la obtencin y el anlisis de datos, para que estos se convirtieran en informacin que se usen de manera cotidiana en la toma de decisiones mediante herramientas (como la Hoja de Control). Sin embargo, no es nada factible la aplicacin de un solo Instrumento para la Calidad, ya que la accin resulta incompleta e insuficiente; por lo que es necesario, utilizar herramientas, tanto de recopilacin de datos, como de anlisis, entre otros.

Cada rea de la empresa debera comenzar a disear sus propios formatos de registro, con el fin de entender mejor la regularidad de los problemas que se tienen y, as, poder prevenirlos mediante un buen diseo y aplicacin de una Hoja de Control.

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REFERENCIAS
1

CRDENAS, Ral A. Herrera. (1999) Cmo lograr la Calidad de Bienes y Servicios.

Grupo Noriega Editores, LIMUSA, Mxico. Pp. 212-214.

2

CRUZ, Nelson. Calidad Total TQM. Artculo virtual. Disponible en:

<http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/calidadtotalTQM/default 6.asp> [acceso el 27 de Enero del 2012]

3

GALGANO, Alberto. (1995) Los 7 Instrumentos de la Calidad Total. Los fundamentos.

Ed. Daz de Santos, Espaa. P. 71.

4

GONZLEZ, Carlos. (2007) Conceptos Generales de Calidad Total. Monografas.

Artculo virtual. Disponible en: <http://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtml> [acceso el 29 de Enero del 2012]

5

GONZLEZ, Damin Manuel. (2008) Herramientas Bsicas de Control de Calidad.

Artculo virtual. Disponible en: <http://damiangonzalezmanuel.blogspot.com/2008/11/blog-post.html> [acceso el 28 de Enero del 2012]

6

IZAR, Juan Manuel Landeta; GONZLEZ, Jorge Horacio Ortiz. (2004) Las 7

Herramientas Bsicas de Calidad. Tcnicas y herramientas para el mejoramiento. Universidad Autnoma de San Luis Potos, Mxico. Pp. 19, 21, 56.

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VILLAR, Jos Francisco Barrio. Como implantar y gestionar la calidad total. 2da Edicin.

Fundacin Confemental, Espaa. Pp. 169-179

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