Anda di halaman 1dari 108

TUGAS AKHIR

OPTIMASI PENDISTRIBUSIAN PRODUK DENGAN MENGGUNAKAN DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING BERDASARKAN NILAI SCRAP FACTOR DAN BULLWHIP EFFECT

(Study Kasus Di Phia Deva Sleman- Yogyakarta)

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata-1 Teknik Industri

untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata-1 Teknik Industri Oleh Nama : Dedi Firmansyah No. Mahasiswa :

Oleh

Nama

:

Dedi Firmansyah

No. Mahasiswa

:

06 522 201

PRODI TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOGYAKARTA

2010

ii
ii
iii

iii

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan karya ini untuk ayahanda H Darusmanto dan ibunda Hj Nurmiyati, ,kakak saya Deni Puspitasari beserta keluarga, Feri Kurniawan, adik saya tercinta Fitria Zahrotun Nissa dan seluruh keluarga besar,

Terimakasih untuk doa, nasehat, kasih sayang, dukungan, semangat, dan inspirasi dari kalian semua, karena kalian aku bisa seperti sekarang.

I LOVE YOU FOREVER.

iv

PENGAKUAN

Demi allah, saya akui karya ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan dan ringkasan yang setiap satunya telah saya jelaskan sumbernya. Jika kemudian hari ternyata terbukti pengakuan saya ini tidak benar dan melanggar peraturan yang sah dalam karya tulis dan hak intelektual maka saya bersedia ijazah yang telah saya terima untuk ditarik kembali oleh Universitas Islam Indonesia.

v

Yogyakarta,

Desember 2010

Dedi Firmansyah

06 522 201

.

MOTTO

“ Sungguh, Allah tidak akan mengubah nasib suatu kaum sampai mereka sendiri mengubah dirinya”

(QS Ar Ra’d : 11)

“Allah meninggikan orang yang beriman diantara kamu dan orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan, beberapa derajat

(Al-M ujadilah : 11)

“Terkadang H idup M emang Berat, M embuat kita hampir menyerah, tapi aq percaya kau lah pelindungku penciptaku dan hidupku, sabarkan hatiku kuatkan imanku, berkahi aku dan keluargaku dengan rahmatku, Allah kaulah Cinta ku”

U tam akan keluarga karena m ereka yang kan slalu ada disaat kita suka ataupun

duka”

vi

KATA PENGANTAR

KATA PENGANTAR Assalamualaikum, Wr. Wb. Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kekuatan

Assalamualaikum, Wr. Wb.

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kekuatan dan petunjuk sehingga tugas akhir ini dengan ”Optimasi Pendistribusian produk dengan menggunakan Distribution Requirement Planning berdasarkan nilai Scrap Factor dan Bullwhip Effect”bisa selesai dengan sebagaimana mestinya.

Adapun tugas akhir ini dilaksanakan sebagai persyaratan untuk menyelesaikan jenjang strata satu (S1) di jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Unversitas Islam Indonesia

1. Dekan Fakultas Teknologi Industri Universitas Islam Indonesia Yogyakarta, Bapak Ir. Gumbolo Hadi Susanto M.Sc.

2. Ketua Program Studi Teknik Industri, Bapak Drs. Mohammad Ibnu Mastur, MSIE

3. Bapak Taufiq Immawan ST.MM. selaku Dosen Pembimbing yang sangat sabar,menghadapi saya , terima kasih telah memberikan bantuan dan arahannya dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

4. Kedua orang tua orang tua saya H Darusmanto dan Ibu Hj Nurmiyati yang sabar membimbing saya hingga saat ini ,kakak saya Deni Puspitasari beserta keluarga dan Fery Kurniawan serta adik saya Fitria Zahrotun Nissa terimakasih atas dukungan dan doanya.

5. Ibu Barikhah Yulianti selaku penanggung jawab Phia Deva serta telah memebimbing dalam penelitian ini.

vii

6.

Teman-teman Teknik Industri angkatan 2006 dan semua pihak yang telah memberi semangat dan segala masukan yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Akhir kata penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat khususnya di dunia ilmu pengetahuan bagi semua pihak. Dan semoga Allah SWT memberikan ridha dan membalas segala budi baik yang telah diberikan kepada penulis.

Wassalamu ‘alaikum Wr. Wb

viii

Yogyakarta,

Desember 2010

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

i

LEMBAR PENGESAHAN PEMBIMBING

ii

LEMBAR PENGESAHAN PENGUJI

iii

SURAT KETERANGAN SELESAI PENELITIAN

iv

HALAMAN PERSEMBAHAN

v

HALAMAN PENGAKUAN

vi

HALAMAN MOTTO

vii

KATA PENGANTAR

viii

DAFTAR ISI

ix

DAFTAR TABEL

x

DAFTAR GAMBAR

xi

ABSTRAK

xii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

1

1.2 Rumusan Masalah

3

1.3 Batasan Masalah

3

1.4 Tujuan Penelitian

4

1.5 Manfaat Penelitian

4

1.6 Sistematika Penulisan

5

ix

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Persediaan

7

2.2 Sistem Tarik Dan Sistem Dorong

11

2.3 Distribution Requiretment Planning (DRP)

13

2.3.1 Masukan Perencanaan Kebutuhan Distribusi

16

2.3.2 Prosedur Perhitunggan DRP

17

2.4 Scrap Factor

18

2.5 Kebijakan Pemesanan Dalam Sistem Inventori

19

2.6 Peramalan

20

2.6.1 Konsep Dasar Peramalan

20

2.6.2 Pola Data

21

2.6.3 Teknik – teknik Peramalan

22

2.6.4 Akurasi dan Kontrol Peramalan

24

2.7 Bullwhip Effect

25

2.7.1 Penyebab Bullwhip Effect

26

2.7.2 Cara Menghitung Bullwhip Effect

28

x

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Lokasi dan Objek Penelitian

30

3.2 Data dan Metode Pengumpulan

30

3.2.1

Data yang dibutuhkan

30

3.2.1

Metode Pengumpulan Data

30

3.3 Pengolahan Data

31

3.4 Analisis Data

32

3.5 Diagram Alir

34

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 Sejarah Singkat Perusahaan

35

4.2 Jenis Produk

36

4.3 Pengumpulan Data

37

4.3.1 Bill Of Distribusion

37

4.3.2 Data Penjualan Produk

37

4.3.3 Data Scrap Factor

38

4.3.4 Data Waktu Ancang (Lead Time)

39

xi

4.3.5

Data Persediaan

40

4.3.6 Harga Pembeliaan

40

4.3.7 Biaya Pemesanan

40

4.3.8 Biaya Simpan

41

4.3.9 Safety Stock

43

4.4 Pengolaha Data

45

4.4.1 Peramalan (forcesting)

45

4.4.1.2 Perhitungan Peramalan

47

4.4.2 Rencana Induk Penjualan

49

4.4.3 Penentuan Persentase Scrap Factor

52

4.4.4 Ukuran Pengorderan (Lot Size)

53

4.4.5 Menghitung Persentase Bullwhip Effect

55

4.4.6 Rencana Pemesanan

62

BAB V PEMBAHASAN

5.1 Pembahasan Bill Of Distribution (BOD)

69

5.2 Pembahasan Peramalan (Forcesting)

70

5.3 Pembahasan Rencana Induk Penjualan

71

xii

5.4

Pembahasan Scrap Factor

71

5.5 Pembahasan Bullwhip Effect

72

5.6 Pembahasan Perhitungan DRP

72

5.6.1 Pembahasan Penentuan Kebutuhan Bersih (Netting)

72

5.6.2 Pembahasan Rencana Kebutuhan Distribusi (Lotting)

72

5.6.3 Pembahasan Perhitungan Rencana Pemesanan (Offseting)

73

5.7 Pembahasan Perbandingan Total Biaya

75

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

76

6.2 Saran

77

Daftar Pustaka

Lampiran

Data Peramalan menggunakan WinQSB

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1.

Data Penjualan untuk Distributor

38

Tabel 4.2

Data retur

39

Tabel 4.3

Data Waktu Ancang (Lead Time)

39

Tabel 4.4

Data status Persediaan

40

Tabel 4.5

Data Biaya Pemesanan

41

Tabel 4.6

Safety Stok Tiap Distributor

43

Tabel 4.7.1 Hasil Peramalan Menggunakan WinQSB

48

Tabel 4.7.2 Hasil Peramalan Menggunakan WinQSB

48

Tabel 4.7.3 Hasil Peramalan Menggunakan WinQSB

48

Tabel 4.8

Hasil Peramalan Dengan Metode Terpilih

49

Tabel 4.9.1.Rencana Induk Penjualan Ibu Ratna

50

Tabel 4.9.2 Rencana Induk Penjualan Ibu Tarsa

51

Tabel 4.9.3 Rencana Induk Penjualan Hotel Sala

52

Tabel 4.10.

Persentase Scrap

53

Tabel 4.11.1 Data Bullwhip Effect Ibu Ratna

56

Tabel 4.11.2 Data Bullwhip Effect Ibu Tarsa

58

Tabel 4.11.3 Data Bullwhip Effect Hotel Sala

60

Tabel 5.1

Pembahasan Hasil Peramalan Dengan Metode Terpilih

71

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.5

Diagram Alir

34

Gambar 4.1

Grafik Statistik

44

Gambar 4.2 Plot Pada Distributor Ibu Ratna

46

Gambar 4.3

Plot Pada Distributor Ibu Tarsa

46

Gambar 4.4

Plot Pada Distributor Hotel Sala

47

xv

ABSTRAK

Phia Deva merupakan perusahaan makanan ringan yang bergerak di bidang retailer yang mempunyai jaringan distribusi yang cukup luas, supaya persediaan dan pendistribusian barang tetap berjalan dengan lancar maka diperlukan suatu sistem pendistribusian yang baik yaitu menggunakan metode Distribution Requirement Planning karena perencanaan distribusi berkaitan erat dengan persediaan produk. Dan untuk mengantisipasi jumlah barang yang didistribusikan ke masing-masing outlet sesuai dengan pemesanan tidak terjadinya permintaan yang berfluktuatif maka diperlukan suatu pertimbangan scrap factor untuk meminimalisir retur barang dalam pendistribusian, dan metode Bullwhip Effect untuk mengetahui fluktuatif permintaan outlet ke perusahaan Dari hasil pengolahan data diketahui bahwa seluruh pendistribusian menggunakan lot sizing Period Order Quantity yang merupakan lot size dengan biaya terkecil, dan maksimal pemesanan 11 kali selama 12 minggu kedepan, dengan biaya masing-masing outlet yaitu sebesar Rp 750.080. untuk outlet Ibu Ratna, Rp 351.600. untuk outlet Ibu Tarsa, dan Rp 363.160.untuk outlet Hotel Sala.

Kata Kunci : Distribution Requirement Planning, Scrap Factor,Bullwhip Effect, Period Order Quantity, lot size.

xvi

1

1.1 Latar Belakang

BAB I

PENDAHULUAN

Persediaan

merupakan

salah

satu

hal

yang

sangat

penting

dalam

kegiatan

pemasaran

dan

pengaruhnya

sangat

besar

bagi

perusahaan

karena

dengan

adanya

perencanaan dan pengaruh persedian yang baik maka perusahaan tidak perlu merasa

khawatir

mengenai

persediaan

untuk

memenuhi

kebutuhan

permintaan

konsumen.

Sehingga besar kecilnya keuntungan perusahaan juga dipengaruhi oleh jumlah persediaan

produk

yang

digunakan

untuk

memenuhi

permintaan

konsumen.

Oleh

karena

itu

perusahaan harus merencanakan dengan baik kebutuhan akan permintaan konsumen

melalui pendistribusiaan produk yang baik dengan penyediaan produk yang sesuai dan

juga terkadang perusahaan sering mengalami permintaan yang fluktuatif juga dari outlet –

outlet, sedangkan permintaan dari konsumen keoutlet masih stabil ini dinamakan dengan

Bullwhip Effect. Jika perusahaan tidak mampu memenuhi kebutuhan konsumen dan

masih terjadi Bullwhip Effect maka perusahaan akan mengalami kehilangan kepercayaan

dari konsumen, permintaan dari outlet pun tidak bisa diprediksi produk yang akan

dikirim, begitu juga sebaliknya jika terjadi kelebihan stock persediaan maka perusahaan

akan mengalami penambahan biaya untuk pengolahan inventori. Untuk itu perencanaan

persediaan harus dikelola dengan baik dan optimal dan dalam hal ini kita dapat

menggunakan metode Distribution Requirement Planning dan pengurangan terjadinya

Bullwhip Effect.

2

Distribution

Requirement

Planning

membahas

mengenai

bagaimana

merencanakan kebutuhan persediaan yang sesuai agar pendistribusian produk dari pabrik

kekonsumen dapat berjalan dengan lancar. Distribusi berkaitan dengan struktur distribusi

fisik dan struktur pemasaran. Dimana dalam pengolahan pendistribusian produk untuk

menentukan jadwal waktu pendistribusiaan, jumlah, dan lokasinya, maka akan digunakan

DRP (Distribution Requirement Planning). Permasalahan DRP ini berkaitan dengan

distribusi fisik produk ini melalui berbagai titik distribusi yang ditempatkan secara

geografis. Dimana titik distribusi bisa meliputi fasilitas manufaktur, pusat distribusi, dan

distributor. Karena keinginan konsumen pada tiap lokasi berbeda – beda maka perlu juga

dipertimbangkan berdasarkan kriteria seperti biaya, tingkat kepuasan pelanggan yang

diinginkan, dan efisiensi operasi distribusi, sedangkan pengurangan Bullwhip Effect

berguna untuk mengetahui permintaan yang fluktuatif dari outlet.

Dengan adanya perubahaan manajemen persediaan produk diharap mengurangi

adanya kelebihan atau kekurangan persediaan. Hal tersebut akan mengurangi profit lebih

bagi perusahaan karena dapat mengurangi biaya – biaya pada persediaan. Dan persediaan

produk untuk pendistribusian dapat memenuhi setiap lokasi distribusi sesuai dengan

keinginan atau pesanan dan tepat waktu.

3

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan permasalahan

dari penelitian yang dilakukan yaitu:

1. Berapa jumlah produk yang perlu disediakan untuk tiap – tiap lokasi distribusi

pada periode yang akan datang?

2. Kapan produk tersebut harus sudah tersedia?

3. Metode pemasaran apa yang dapat mengurangi biaya persediaan?

4. Berapa besarnya amplifikasi permintaan (bullwhip effect)?

5. Berapa banyak retur (scrap factor) yang keluar selama distribusi?

1.3 Batasan Masalah

Pembatasan

masalah

bertujuan

untuk

memfokuskan

dan

memeperjelas

tujuan

penelitian yang akan dilaksanakan. Batasan masalah dalam penelitiaan ini sebagai beikut:

1. Penelitian dikhususkan pada produk yang dihasilkan oleh PHIA DEVA.

2. Peramalan penjualan dilakukan untuk 3 periode (dalam bulan) yaitu bulan

Januari – Maret 2010 dan diasumsikan permintaan tiap minggu adalah sama.

3. Penelitian tertuju pada satu jenis produk.

4. Biaya simpan dianggap sama untuk tiap distributor dan sudah termasuk biaya

pajak dari Bank.

5. Penelitian hanya dibatasi untuk 3 distributor / outlet.

4

6. Perhitungan rencana penjualan di setiap cabang distributor akan menggunakan

software winQSB, perhitungan rencana pemesanan akan menggunakan metode

EOQ dan POQ sedangkan rencana pemenuhan produk di gudang cabang dan

pendistribusiannya kesetiap outlet menggunakan DRP.

1.4 Tujuan Penelitaan

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:

1. Menentukan persediaan produk pada periode yang akan datang untuk tiap lokasi

distribusi.

2. Menentukan waktu yang tepat untuk menyediakan produk

3. Menetukan metode pemasaran yang terbaik untuk megurangi biaya persediaan

4. Menetukan metode Lot Sizing apa yang dapat meminimalkan biaya

5. Menghitung Bullwhip Effect yang terjadi antara perusahaan dengan Outlet.

6. Mengetahui berapa banyak produk yang diretur untuk periode yang akan datang

dengan menggunakan scrap factor.

1.5 Manfaat Penelitaan

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:

1.

Memberikan

alternatif

pemecahan

masalah

kebutuhan produk di setiap lokasi distribusi.

yang berkaitan

dengan

penetuan

5

2. Dapat memberikan masukan pemikiran terhadap permasalahan yang dihadapi

perusahaan terutama teknik perencanaan distribusi produk.

3. Mendapat kuantitas produk yang sesuai yang harus dikirim ke distributor sesuai

dengan permintaan konsumen sehingga tidak terjadi kekosongan produk dipasar.

4. Dapat memperoleh waktu yang tepat untuk menyediakan produk pada tiap lokasi

pendistribusian.

5. Mendapatkan metode Lot Sizing yang tepat pada tiap – tiap lokasi pendistribusian.

6. Mengetahui berapa Bullwhip Effect yang keluar.

7. Mengetahui berapa banyak produk yang akan diretur.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk lebih terstrukturnya penulisan tugas akhir ini maka selanjutnya sistematika

penulisan ini disusun sebagai berikut :

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

Berisi

tentang

konsep

dan

prinsip

dasar

yang

diperlukan

untuk

memecahkan

masalah

penelitian.

Disamping itu

juga memuat

uraian

tentang hasil penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya yang memiliki

hubungan dengan penelitian yang dilakukan.

6

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

 

Mengandung uraian tentang bahan atau materi penelitian, alat, tata cara

penelitian dan data yang akan dikaji serta cara analisis yang dipakai dan

bagan alir.

BAB IV

PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

 

Menguraikan

tentang

data-data

yang

dihasilkan

selama

penelitian

kemudian

dilakukan

pengolahan

data

dengan

metode

yang

telah

ditentukan.

BAB V

PEMBAHASAN

 

Berisi tentang pembahasan dari hasil penelitian dan pengolahan data.

Pembahasan dilakukan dengan konsep yang relevan.

 

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

 

Berisi tentang kesimpulan terhadap analisis yang dibuat dan saran-saran

atas permasalahan yang dibahas untuk pengembangan selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

7

2.1

BAB II

LANDASAN TEORI

Persediaan

Defenisi persediaan menurut Arman Hakim Nst (2003) adalah sumber

daya

menggangur yang menunggu proses lebih lanjut berapa kegiatan produksi pada sistem

manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi pada

setiap rumah tangga.

Persediaan terdiri dari beberapa tipe

a. Persediaan bahan baku adalah item yang dibeli dari para supplier untuk

digunakan

sebagai

input

dalam

proses

produksi.

ditransformasikan menjadi produk akhir.

Bahan

baku

ini

akan

b. Persediaan barang dalam proses atau barang setengah jadi adalah persediaan

yang telah mengalami proses produksi akan tetapi masih diperlukan proses

lagi untuk mencapai produk jadi. Contohnya roti yang siap dipanggang pada

perusahaan roti.

c. Persediaan barang jadi adalah persediaan produk akhir yang siap untuk dijual,

didistribusiakan ataupun disimpan. Contohnya roti yang telah dikemas.

Adapun tujuan diadakannya persediaan adalah (Zulian Yamit, 2003)

a. Untuk memberikan layanan yang terbaik pada pelanggan.

8

b. Untuk memperlancar proses produksi.

c. Untuk megatisipasi kemungkinan terjadi kekurangan persediaan (stockout).

d. Untuk menghadapi fluktuasi harga.

Terdapat lima kategori biaya yang dikaitkan dengan keputusan persediaan yaitu

1. Biaya pemesanan (order cost) adalah biaya yang dikaitkan dengan usaha untuk

mendapatkan bahan dari luar. Sifat biaya pemesanan ini adalah semakin besar

frekuensi pembelian semakin besar biaya pemesanan.

2. Biaya penyimpanan (carrying cost) beberapa studi menunjukan bahwa biaya

penyimpanan berkisar 35% dari nilai persediaan. Sifat biaya penyimpanan adalah

semakin besar biaya pembeliaan bahan semakin kecil biaya penyimpanan.

Komponen utama biaya simpan adalah

a. Biaya Modal.

Meliputi : opportunity cost, atau biaya modal yang diinvestasikan dalam

persediaan, gedung, dan peralatan yang diperlukan untuk mengandalkan

dan memelihara persediaan.

b. Biaya Simpan.

Meliputi : biaya sewa gedung, peralatan dan perbaikan bangunan, listrik,

gaji personel keamanan, pajak dan asumsi peralatan, biaya penyusutan dan

perbaikan peralatan.

c. Biaya Resiko.

Meliputi: biaya keuangan, asuransi persediaan, biaya susut secara fisik dan

resiko kehilangan.

9

3. Biaya kekurangan persediaan, terjadi apabila persediaan tidak tersedia digudang

ketika dibutuhkan untuk produksi atau ketika langganan memintanya. Meliputi :

biaya penjualan atau permintaan yang hilang, biaya yang dikaitkan dengan proses

pemesanan kembali.

4. Biaya yang dikaitkan dengan kapasitas, terjadi karena perubahan dalam kapasitas

produksi dalam rangka memenuhi fluktuasi dalam permintaan. Biaya ini dapat

berupa biaya kerja lembur, latihan tenaga kerja baru dan biaya perputaran tenaga

kerja.

5. Biaya bahan atau barang adalah harga yang harus dibayar atas item yang harus

dibeli. Biaya ini akan dipengaruhi oleh besarnya diskon yang diberikan oleh

supplier.

Penggolangan persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut

beberapa cara. Berdasarkan faktor – faktor fungsinya, macam persediaan terdiri dari:

a. Persediaan pengaman (safety stock / buffer stock) merupakan persediaan yang

dilakukan

untuk

mengantisipasi

umur

ketidakpastiaan

permintaan

dan

penyediaan.

Apabila

persediaan

pengaman

tidak

mampu

mengantisipasi

tersebut akan kekurangan persediaan (stockout).

b. Persediaan antisipasi (anticipacion stock) adalah persediaan yang dilakukan

untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan

c. Persediaan dalam pengiriman ( transit stock / work in process stock) adalah

persediaan yang masih dalam pengiriman atau transit.

10

Untuk memasarkan barang dan jasanya, sehingga produk tersebut dapat sampai

ditangan konsumen sasaran dalam jumlah dan jenis yang dibutuhkan, pada waktu

diperlukan dan ditempat yang tepat.

Masalah – masalah yang sering muncul dalam sistem distribusi adalah:

1. Inventori terlalu banyak.

2. Inventori pada lokasi yang salah.

3. Pelayanan costumer yang tidak memuaskan.

4. Kehilangan penjualan dikarenakan kekurangan persediaan produk.

Struktur jaringan distribusi berkaitan dengan lokasi, banyak dan ukuran pusat distribusi

(Vincent Gaspers, 1998).

Lokasi dari berbagai tingkat distribusi

1. Titik distribusi paling rendah (tingkat pengecer) biasanya mengambil lokasi yang

dekat pada pelanggan, karena lokasi itu memberikan ongkos transpotasi yang

memadai dan tingkat pelayanan pelanggan yang tinggi. Akses terhadap fasilitas,

seperti tempat parkir dan volume perjalanan pelanggan menjadi pertimbangan

utama dalam memilih lokasi pada tingkat pengecer.

2. Titik distribusi area: grosir atau distribusi area secara langsung memasok titik

distribusi paling rendah (pengecer). Suatu lokasi yang memberikan akses cepat

kepusat distribusi yang lebih rendah, biasanya menjadi pusat tempat area yang

dipilih dalam suatu kota besar atau menjadi pusat terhadap pasar – pasar yang

dilayani.

11

3. Titik distribusi regional. Fasilitas penyimpanan distribusi regional diperlukan

untuk memasok pusat – pusat area.

4. Lokasi manufakturing. Banyak perubahan telah mendistribusikan pabrik - pabrik

secara geografis waktu memberikan pelayanan lebih baik untuk salah satu titik

distribusi regional atau titik distribusi area. Dalam beberapa kasus, barang –

barang

yang

sama

diproduksi

dalam

pabrik

pabrik

yang

memberikan akses yang cepat ke pasar.

berbeda

untuk

Terdapat hubungan terbalik diantara banyaknya pusat distribusi pada salah satu

tingkat jaringan distribusi dan ukuran dari pusat distribusi itu. Lebih sedikit pusat

distribusi dari salah satu jaringan distribusi membutuhkan ukuran dari pusat distribusi itu

lebih besar. Hal ini akan membutuhkan ongkos transpotasi yang lebih tinggi, sulit untuk

memberikan tingkat pelayanan pelanggan yang tinggi dan membutuhkan stok pengaman

yang lebih banyak., meskipun ongkos – ongkos bangunan menjadi kurang mahal.

Interaksi antara tingkat stok pengaman total dan banyaknya pusat distribusi mengikuti

formula sebagai berikut:

Safety stock ( untuk setiap pusat distribusi ) – safety stock untuk satu pusat distribusi

dibagi dengan akar pangkat dua dan dari banyaknya pusat distribusi.

2.2 Sistem Tarik dan Sistem Dorong

Sistem manajemen distribusi inventori dapat diklasifikasikan sebagai sistem tarik

(pull sytem) dan sistem dorong (push system). Adalah bahwa setiap pusat distribusi

12

mengelola

inventori

yang

dimiliknya

dengan

menggunakan

metode

pengendalian

inventori konversional. Setiap pusat distribusi pada tingkat lebih rendah menghitung

kebutuhannya dan kemudian memesan dari pusat distribusi pada tingkat lebih tinggi.

Dengan demikiaan, produk ditarik dari pabrik melalui struktur jaringan distrbusi, dipesan

melalui pesanan pengiriman kembali dari lokasi stok yang secara langsung memasok

kebutuhan pelanggan. Sedanghkan dalam sistem dorong, control (push system). Central

warehouse

memutuskan

apa

yang

harus

dikirim

(push)

keregional

warehouses.

Keputusan – keputusan yang berkaitan dengan : apa, berapa, banyak, kapan dan dimana

mengirim

produk

produk

itu

dibuat

dari

lokasi

pusat.

Sistem

dorong

mempertimbangkan

kebutuhan

total

yang

di

proyeksikan

dari

semua

warehouses,

inventori

yang

tersedia

pada

regional

dan

central

warehouses,

inventori

dalam

pengangkutan, schedule receipt dari sumber (pabrik atau pemasok), dan menentukan

kuantitas yang tersedia untuk tiap warehouses. Alokasi ini dikendalikan secara terpusat

dengan memperhatikan kriteria seperti : jadwal pengiriman, dan faktor – faktor kompetisi

lainnya. (Vincent Gaspers, 1998).

DRP dapat disebut push system, walaupun ada juga yang menyebut sebagai

advance pull system. DRP

menggunakan teknik titik

pesanan kembali berbasis waktu

untuk mencerminkan permintaan dan rencana pesan yang akan datang disemua tingkatan

sistem distribusi.

Beberapa hal yang dipertimbangkan oleh perusahaan dalam mendistribusikan

produknya antara lain: (Fogarty dkk, 1991).

a.

Fasilitas.

13

b. Transpotasi.

c. Frekuensi kehilangan persediaan.

d. Modal yang ditanam dalam perusahaan.

e. Komunikasi dan pemosresan data.

2.3 Distribusi Requirement Planning (DRP)

DRP merupakan suatu rencana kebutuhan distribusi produk yang dilakukan dari

pihak produsen kepada konsumen atau juga dari pihak distributor kepada pengecer.

Persediaan

produk

oleh

banyak

perusahaan

dianggap

sangat

perlu,

karena

adanya

fluktuasi permintaan sehingga menyebabkan kehilangan penjualan. Salah satu cara dapat

menyelesaikan masalah pengendalian persediaan adalah perencanaan kebutuhan distribusi

atau

dikenal

dengan

Distribusi

Requirement

Planning

(DRP).

DRP

menyediakan

informasi yang dibutuhkan distribusi dan manajemen manufaktur untuk mengefektifkan

alokasi persediaan dan kapasitas produksi sehingga pelayanan terhadap konsumen dapat

ditingkatkan dan biaya penyimpanan persediaan dapat dikurangi. (Ricard J Tersine,

1994).

DRP dalam saluran distribusi fisik menawarkan sebuah alternatif dengan beberapa

keuntungan

dibanding

dengan

metode

tradisional

“pull

system”

keuntungan

keuntungan tersebut adalah :

1.

Adanya

semacam

information

base

yang

dibuat

untuk

seluruh

saluran

produksi/logistik, hal ini memungkinkan perencanaan pada setiap saluran.

14

2. Konsep DRP kompatibel dengan penggunaan MRP di pabrik. Sejak DRP

menunjukan

perencanaan

pengiriman

yang

akan

datang,

pengambilan

keputusan dibantu dengan perencanaan kapasitas, transpotasi, penjadwalan

kendaraan dan pemenuhan pesanan gudang. Peningkatan fleksibelitas dan

perbaikan kemampuan bereaksi pada perubahan juga dijadikan pertimbangan.

3. Pada saat mengembangkan sebuah penjadwalan semua sumber permintaan

dapat dipersatukan, tidak hanya diramalkan.

4. Apabila sistem EOQ/POQ secara umum mengatur

individual items dari

berbagai macam gudang yang tidak saling berhubungan (independent). DRP

dapat mengaturnya semacam terpadu.

Konsep

DRP

merupakan

turunan

dari

sistem

MRP

yang

diterapkan

untuk

permasalahan distribusi. Bill of material (BOM) yang digunakan MRP yang diterapkan

untuk permasalah distribusi. Bill of material (BOM) pada jaringan distribusi . DRP

menggunakan logika

Time Phased Order Point (TPOP) untuk menentukan kebutuhan

pengisian jaringan, dimana MRP menggunakan logika Time Phased pada sub – assembly

dan komponen produk pada jaringan BOM proses manufaktur. DRP adalah proses

implosion dari tingkat terbawah jaringan menuju pusat distribusi utama. Sedangkan MRP

adalah proses eksplosion dari MPS menuju penjadwalan terperinci pada penyedian

komponen. Penggunaan DRP ini dapat dilakukan tanpa harus menghitung akan sampai

pada tahap manufakturnya.

Namun demikian konsep DRP ini dapat digabungkan dengan konsep MRP untuk

tahap manufakturnya. Dimana keluaran atau hasil akhir kebutuhan dari sistem distribusi

15

secara keseluruhan, yang tercermin dari pada kebutuhan produk dari pusat distribusi akan

menjadi masukan berupa MPS ( Master Production Scheduling) yang selanjutnya akan

digunakan dalam MRP.

Kunci keberhasilan sistem DRP ini terletak pada kemampuan perusahaan untuk

melakukan peramalan yang akurat terhadap kebutuhan produknya, penentuan lead time

yang tepat dari pusat distribusi dan penetuan jumlah produk yang dipesan dari rencana

kebutuhan dimasa yang akan datang. Pada akhirnya akan menekan persediaan produk

secara total dan menjaga service level dari jaringan distribusi secara menyeluruh.

Proses

distribusi

dapat

diilustrasikan

dimana

pengecer

memesan

dari

sub

distributor, dan sub distributor mengirim pesanan ke distributor. Didalam sistem distribusi

terdapat alur keterkaitan antar distributor, sub distributor dan pengecer sehingga masing –

masing diberikan kebebasan untuk melakukan peramalan tentang kebutuhan produk yang

dijual. (Rihard J Tersine, 1994).

Dalam

perekonomian

sekarang

ini

sebagian

besar

produsen

tidak

langsung

menjual produknya kepada pemakai akhir melainkan melalui perantara pemasaran.

Jaringan pemasaran sangat penting dalam penyebaran produk karena dengan adanya

jaringan pemasaran maka barang dapat

konsumen.

tersedia secara luas

dan mudah diperoleh

Untuk merencanakan kebutuhan distribusi melalui tahapan – tahapan sebagai

berikut: (Richard J Tersine, 1994).

16

1. Tahap peramalan penjualan pada tahap ini perusahaan mencoba untuk

meramalkan penjualan disetiap pengecer untuk beberapa periode mendatang

dengan menggunakan metode peramalan.

2. Tahap

penentuan

rencana

induk

membuat rencana induk penjualan

penjualan

pada

tahap

ini

perusahaan

untuk periode tertentu, dimana setiap

periode telah diketahui produk yang akan dijual.

3. Tahap rencana pemenuhan kebutuhan pada tahap ini perusahaan menentukan

kapan

produk

yang

akan

dibutuhkan

harus

disiapkan

dan

beberapa

jumlahnya.

 

4. Tahap

rencana

pemesanan

pada

tahap

ini

distributor

akan

memesan

kebutuhan sesuai dengan kebutuhannya kepada produsen.

2.3.1 Masukan Perencanaan Kebutuhan Distribusi

Masukan untuk kebutuhan distribusi antara lain (Richard J Tersine, 1994)

1. Cacatan persediaan mencakup informasi persediaan yang dimiliki, lead time,

rencana kedatangan barang, ukuran pemesanan dan lainnya.

2. Struktur

jaringan

pemasaran

merupakan

jaringan usaha dari usaha eceran.

gambaran

tentang

kondisi

dari

3. Rencana induk penjualan mengenani jumlah barang yang akan dijual dalam

suatu periode sesuai peramalan yang telah dilakukan.

17

2.3.2 Prosedur Perhitungan DRP

Langkah – langkah dalam menyelesaikan perhitungan

berikut: (Pujiati, 2005)

DRP adalah sebagai

1.

Menentukan kebutuhan bersih (netting)

Data yang dibutuhkan :

a. Kebutuhan kotor untuk setiap periode (gross requitment).

b. Persediaan yang dimiliki pada awal periode (POH).

c. Rencana penerimaan untuk setiap periode perencanaan (Schedule Receipt)

Net requiretment = (gross requiretment (GR) +safetystock) (Schedule Receipt +

ProjectedOnHand (POH) periode sebelumnya).

2.

Penetuan ukuran pesanan yang optimal pada setiap jaringan distribusi (Lotting),

didasarkan pada kebutuhan bersih dan ditentukan dengan menggunakan metode

Economi Order Quantity dan Period Order Quantity.

3.

Menentukan tanggal dan kualitas pemesanan (Offseting) dengan menggunakan

informasi lead time.

4.

Mengintergrasiakan rencana pemesanan (Eksplosion). Planned Order Release

akan menjadi kebutuhan kotor pada periode yang sama untuk level distribusi

diatas. Dalam proses eksplosion, data struktur distribusi memegang peranan

penting untuk menetukan arah distribusi.

18

2.4. Scrap Factor

Sebagaimana diketahui bahwa sering terjadi kehilangan material atau part karena

proses produksi atau penukaran barang atau retur, sehingga harus diperhitungkan dalam

proses DRP. Perhitungan DRP dengan memasukan factor scrap diterapkan pada planned

order release, bukan pada gross requirement, sebab scrap memperkirakan kehilangan

produk selama distribusi dan bukan kehilangan material selama stock room.

Scrap factor merupakan faktor persentase dalam struktur produk yang digunakan

dalam perhitungan DRP untuk mengantisipasi kehilangan produk dalam proses distribusi

(Gasperz, 2004). Perhitungan planned order release quantity yang memasukan scrap

factor dihitung sebagai berikut :

Planned order release quantity = Planned order receipt quantity / (1 - % scrap)

Terdapat dua metode yang digunakan untuk menangani scrap dalam proses DRP

Memasukan faktor penyesuaian (scrap factor) sebagai bagian dari data BOD

dan

menerapkannya

terhadap

perhitungan

kuantitas

penggunaan

selama

explosion process, yang berakibat menyesuaikan gross requirement ke atas

guna mengantisipasi kehilangan produk dalam proses distribusi. Keuntungan

dari penggunaan metode ini adalah faktor penyesuaian (scrap factor) yang

berada disetiap part dapat diterapakan pada part yang sesuai.

Memasukan factor scrap ke dalam data status inventori. Dalam kasus ini

persentase scrap akan diterapkan ketika melakukan balancing.

19

2.5 Kebijakan Pemesanan Dalam Sistem Inventori

Untuk pemenuhan persediaan selama proses produksi, diperlukan adanya pemesanan.

Dalam

sistem

inventori,

dikenal

beberapa

kebijakan

yang

berkaitan

dengan

cara

pemesanan dan jumlah yang dipesan. Berikut adalah beberapa kebijakan cara pemesanan

(order

system)

dan

jumlah

persediaan, yaitu:

pemesanannya

a. Economi Order Quantity

yang

relatif

efektif

dalam

pengawasan

Variasi dari model ini adalah model jumlah pemesanan kembali yang tetap. Pada

model ini ditentukan jumlah tetap tertentu, umumnya menggunakan rumus jumlah

pesanan ekonomis (economic order quantity/ EOQ ) yang dapat meminimumkan

total

biaya

persediaan.

Jumlah

pesanan

tetap

terjadi

setiap

kali

persediaan

mencapai titik pemesanan tertentu. Titik pemesanan ini ditetapkan pada tingkat

dimana masih ada cukup persediaan untuk memenuhi permintaan selama material

dipesan dari pemasok hingga material mencapai gudang .

b. Periode Order Quantitiy

Metode ini melakukan order sekaligus untuk beberapa kebutuhan pada periode

yang akan datang. Dimana:

a. Hitung Economi Order Quantity (EOQ)

b. Gunakan EOQ untuk menghitung frekuensi pemesanan per tahun (N) N

= dimana R = jumlah kebutuhan

c. Hitung Period Order Quantity (POQ) =

d. Bulatkan hasil POQ (forgaty, 1991)

20

2.6

Peramalan

2.6.1

Konsep Dasar Peramalan

Aktivitas peramalan merupakan suatu fungsi bisnis yang berusaha memperkirakan

permintaan atau penjualan dan penggunaan produk sehingga produk – produk ini dapat

dibuat dalam kualitas yang tepat sesuai dengan permintaan pasar. Kebutuhan peramalan

meningkat seiring dengan usaha pihak manajemen untuk mengurangi ketidakpastiaan

atau resiko bisnis dalam lingkungan yang semakin komplek atau dinamis. Sehubungan

dengan akitivitas peramalan, dalam industri manufaktur dikenal ada dua jenis permintaan

yaitu

Independent demand dan dependent demand

1. Pendekatan Kuantitatif

Pendekatan Kuantitatif meliputi

a.

Metode Deret Berkala (Time Series)

 

Metode

deret

berkala

melakukan

prediksi

masa

yang

akan

datang

berdasarkan data masa lalu tanpa melihat faktor- faktor yang mempengaruhi

data tersebut. Tujuaannya adalah untuk menetukan pola data masa lalu dan

mengekstrapolasiakannya untuk masa yang akan datang.

 

b.

Metode Klausal

 

Metode

Klausal

mengasumsikan

faktor

yang

diramalkan

memiliki

hubungan sebab akibat terhadap beberapa variable independent. Tujuannya

adalah untuk menentukan hubungan antar faktor (input dan output dari suatu

sistem) dan menggunakan hubungan tersebut untuk meramalkan nilai – nilai

variable independent.

21

Pendekatan kuantatif dapat diterapkan dengan syarat : tersedianya informasi masa

lalu, informasi masa lalu tersebut dapat dikuantifikasikan dalam bentuk data numerik dan

diasumsikan pola data masa lalu akan berlaku sama untuk masa yang akan datang.

2.6.2

Pola Data

Pola data yang umum terbentuk yaitu

a.

Trend

Pola trend menunjukan pola data lambat/ bertahap yang cenderung meningkat atau

menurun dalam jangka waktu yang panjang.

b.

Seasonality (musiman)

Pola data musiman terbentuk jika sekumpulan data dipengaruhi faktor musiman,

seperti cuaca dan liburan. Pola yang sama akan terbentuk pada jangka waktu

tertentu (hariaan, mingguan, bulanan, atau kuartalan/perempat tahunan).

c.

Cycles (siklus)

Pola data siklus terjadi jika variasi data bergelombang pada durasi lebih dari satu

tahun. Data cenderung berulang setiap dua tahun, tiga tahun atau lebih. Fluktuasi

siklus biasanya dipengaruhi factor politik dan perubahan ekonomi.

d.

Horizontal/ stationary / random variation

Pola ini terjadi jika data berfluktuasi disekitar rata – rata secara acak tanpa

membentuk

pola

yang

jelas

seperti

pola

musiman,

trend

ataupun

siklus.

Pergerakan dari keacakan data terjadi dalam jangka yang pendek misalnya

mingguan atau bulanan.

22

2.6.3

e.

Teknik – Teknik Peramalan

Simple Average

Metode ini menggunakan sejumlah data aktual dan periode – periode sebelumnya

f.

yang

kemudian

berikutnya.

dihitung

rata-

Persamaannya : = A atau =

=

ratanya

Weight Moving Average

untuk

meramalkan

periode

waktu

Metode ini memerlukan pembobotan yang berbeda untuk setiap data pada set data

terbaru, dimana data terbaru memiliki bobot yang lebih tinggi dari pada data

sebelumnya pada set data yang tersedia. Jumlah bobot yang lebih tinggi dari data

sebelumnya pada set data yang tersedia. Jumlah bobot harus sama dengan 1.00

Persamaanya : =

dimana = i = t, t – 1, t – 2,….,t – m+ 1

=

Metode ini sesuai untuk pola data stasioner yang dimana data tidak mengandung

unsur tread ataupun musiman.

g.

Single Exponential Smoothing

Peramalan dengan metode SES dihitung berdasarkan hasil peramalan periode

terdahulu ditambah suatu peyesuaian untuk kesalahan yang terjadi pada ramalan

23

terakhir. Sehingga kesalahan peramalan sebelumnya digunakan untuk mengoreksi

peramalan berikutnya.

Persamaannya : =

= + (1-)

=

Karakteristik smooting dikendalikan dengan menggunakan faktor smoothing yang

antara 0 sampai dengan 1 (0 1),

Jika mendekati 1, maka ramalan yang baru akan mencakup penyesuaian kesalahan

yang besar pada ramalan sebelumnya. Jika mendekati 0 maka ramalan yang baru

akan mencakup penyesuaian kesalahan yang kecil pada ramalan sebelumnya.

Sehingga jika diinginkan ramalan stabil dan variasi random dimuluskan maka

yang cepat terhadap perubahan – perubahan pola ovservasi (data historis) maka

diperlukan yang lebih besar, mendekati 1.

Metode ini cocok digunakan pada data stasioner, tidak mengandung trend atau

faktor musiman.

h. Doubel Exponensial Smoothing

Metode ini dapat digunakan pada data historis yang mengandung unsur trend

Meggunakan metode double exponential

=

+ t +

Konstanta

dan merupakan parameter proses double exponential smooting

dan € merupakan nilai harapan pada saat dan didapat melalui persamaan –

persamaan berikut:

= =

24

= + (1- α) :

= 2

:

= + (1- α) t -1

=

2.6.4 Akurasi dan Kontrol Peramalan

a. Akurasi peramalan

Tingkat

akurasi

peramalan

menjadi

parameter

pemilihan

teknik

/

metode

peramalan. Pengukuran akurasi peramalan dapat dilakukan dengan cara:

1. MAD (Mean Absolute Deviation)

MAD = | |

2. MSE (Mean Square Error)

MSE =

b. Kontrol Peramalan

Peramalan dapat dimonitor dengan menggunakan tracking signal atau control

chat. Tracking signal adalah suatu ukuran yang menunjukkan bagaimana baiknya suatu

ramalan memperkirakan nilai – nilai aktual.

Tracking signal =

Tracking signal yang positif menunjukkan bahwa nilai aktual permintaan lebih

besar dari pada ramalan, sedangkan tracking signal yang negatif berarti nilai aktual

permintaan lebih kecil dari permintaan ramalan. Suatu tracking signal disebut baik bila

memiliki e atau RSFE ( Running Surn of The Forecast Error ) yang rendah dan

25

mempunyai positif error yang sama banyaknya atau seimbang dengan negatif error,

sehingga pusat dari traking signal mendekati nol. (Modul Pratikum Optimasi, 2005).

2.7 Bullwhip Effect

Distorsi informasi pada supply chain adalah salah satu sumber kendala dalam

menciptakan

supply

chain

yang

efisien.

Sering

kali,

informasi

tentang

permainan

konsumen tentang suatu produk terhadap suatu produk relatif stabil dari waktu ke waktu,

namun order dari toko kepenyalur dan dari penyalur ke pabrik jauh lebih fluktuatif

dibanding dengan pola permintaan dari konsumen tersebut. Beberapa tahun yang lalu

beberapa penelitian dari Stanford University mempublikasikan fenomena ini pada sebuah

produk yang diproduksi oleh P & G, yaitu pampers. Penjualan produk ini dibeberapa ritel

relatif stabil. Walaupun berfluktuasi, tingkat fluktuasinya dari hari kehari relatif rendah.

Ketika para eksekutif P & G mengevaluasi pola pesanan dari para distributor mereka,

fluktuasi yang terjadi relatif besar dibanding dari fluktuasi penjualan ritel ke pelanggan

akhir. Bahkan, pola pesanan material dari P & G kepemasok mereka ternyata lebih besar

lagi fluktuasinya. Dengan kata lain permintaan yang sebenarnya relatif stabil ditingkat

pelanggan akhir berubah menjadi fluktuatif dibagian hulu supply chain dan semakin

kehulu peningkatan tersebut semakin besar.fenomena ini dinamakan dengan bullwhip

effect.( I Nyoman Punjawan, 2005).

26

2.7.1 Penyebab Bullwhip Effect

Ada banyak hal yang bisa menyebabkan terjadinya bullship effect. Lee et al

(1997) mengidentifikasikan 4 penyebab utama dari bullship effect yaitu pembaruaan

ramalan permintaan (demand forcest updating), order

batching, fluktuasi harga, dan

rationing & shortage gaming. Bagian ini akan menjelaskan lebih detail ke empat

penyebab tersebut.

Demand forcest updating

Peramalan permintaan dilakukan oleh hampir setiap perusahaan karena tidak ada

perusahaan yang bisa mengetahui dengan pasti berapa produk yang akan diminta oleh

pelanggan

pada

suatu

periode

tertentu.untuk

mengakomodasikan

informasi

dan

pengetahuan

terbaru

ke

dalam

ramalan,

setiap

saat

perusahaan

harus

melakukan

pembaharuan (updating), terhadap ramalan tersebut.

Order Batching

Order batching diperlukan karena proses produksi dan pengiriman produk tidak

akan ekonomis biasa dilakukan dalam ukuran kecil, semakin besar ongkos – ongkos tetap

pemasaran, semakin besar pula ukuran pesanan yang ekonomis. Demikian pula hal nya

dengan kegiatan produksi dan pengiriman. Produksi menggunakan sistem batch karena

ongkos setup biasanya mahal. Pengiriman juga tidak akan ekonomis bila dilakukan dalam

ukuran kecil terutama jika jarak pengirimannya jauh.

Fluktuasi harga

Apakah yang akan anda lakukan apabila sebagai manager sebuah ritel supplier

anda tiba –tiba member diskon harga 10% untuk produk – produk tertentu? Pastilah anda

akan membeli lebih banyak dari ukuran pesanan normal. Ritel atau toko melakukan

27

forward buying (membeli lebih awal) sebagai respon terhadap penurunan harga yang

sifatnya temporer. Sering kali reaksi dari toko- toko dan ritel ini mengakibatkan volume

penjualan meningkat bahkan tidak jarang melebihi prediksi pusat distribusi. Akibatnya

pusat distribusi akan memesan dengan jumlah yang besar ke pabrik. Pabrik merespon

kebutuhan ini dengan meningkatkan aktivitas produksi, bisa dengan lembur atau dengan

memesan ke subkontarktor. Pabrik bisa saja tidak memiliki cukup bahan baku untuk

mengantisipasi kenaikan tiba- tiba ini dan mereka memesan tambahan ke pemasok. Apa

yang terjadi? Pada saat material akan dikirim dari pemasok ke pabrik, penurunan harga

sudah berakhir dan ritel sekarang memilih stok yang cukup banyak. Mereka tidak akan

memesan lagi dalam waktu 2- 3 bulan karena permintaan konsumen akhir sebenarnya

tidak berubah. Pabrik yang sudah melakukan lembur dan supplier yang sudah mengirim

bahan baku dengan biaya ekstra sekarang tidak akan menerima pesanan selama dua

sampai tiga bulan. Akibatnya stok menumpuk dan ongkos produksi meningkat akibat

lembur maupun pengiriman cepat.

Rationing & Shortage Gaming

Pada situasi dimana permintaan lebih tinggi dari persediaan, penjual sering

melakukan apa yang dinamakan rationing, yakni hanya memenuhi seratus persen pesanan

pelanggan, namun hanya sekian persen dari volume yang dipesan. Jadi, kalau persediaan

yang ada hanya 800 unit dan pesanan seluruhnya besarnya 1000 unit maka semua

pelanggan hanya dialokasikan sebesar 80% dari

2005).

permintaannya.

.( I Nyoman Punjawan,

28

2.7.2 Cara Mengurangi Bullwhip Effect

Pengurangan bullwhip effect biasa dilakukan apabila penyebabnya dimengerti

dengan baik pada pihak – pihak supplay chain. Teknik atau pendekatan yang biasa

digunakan untuk mengurangi bullwhip effect tentunya harus berkorespondensi dengan

penyebabnya. Beberapa pendekatan yang diyakini biasa mengurangi bullwhip effect

adalah:

Information sharing

Informasi yang tidak transparan mengakibatkan banyak pihak pada supply chain

melakukan kegiatan atas dasar ramalan atau tebakan yang tidak akurat, kesalahan

ramalan diseluruh supply chain biasa dikurangi dengan pertukaran informasi yang

lebih baik, apabila data penjualan oleh toko atau ritel diketahui oleh semua pihak

pada supply chain maka ramalan permintaan biasa dibuat lebih seragam.

Memperpendek atau mengubah struktur supply chain

Semakin panjang dan kompleks struktur suatu supply chain, semakin besar

kemungkinannya terjadi distorsi informasi. Oleh karena itu cara yang baik untuk

mengurangi bullwhip effect adalah

dengan mengubah struktur

supply chain

sehingga

menjadi

lebih

pendek

atau

informasi dengan lebih lancar.

memungkinkan

terjadinya

pertukaran

Pengurangan ongkos- ongkos tetap

Ada banyak hal yang bisa dilakukan untuk memungkinkan kegiatan produksi

maupun kegiatan pengiriman dilakukan dengan ukuran batch yang lebih kecil.

Pertama

adalah

dengan

mengurangi

waktu

setup

produksi.Untuk

kegiatan

pengadaan, ukuran lot pemesanan bisa dikurangi dengan mengeliminasi kegiatan-

29

kegiatan

administrasi

yang

berlebihan

dan

memakan

waktu.

Inovasi

pada

manajemen transportasi dan distribusi banyak membantu pengurangan bullwhip

effect.

Menciptakan stabilitas harga

Pemberian

potongan

harga

oleh

penyalur

ke

toko-

toko

atau

ritel

bisa

mengakibatkan reaksi forward buying yang sebetulnya tidak berpengaruh pada

permintaan dari pelanggan akhir. Untuk menghindari reaksi forward buying,

frekuensi dan intensitas

kegiatan promosi parsial seperti ini harus dikurangi dan

lebh diarahkan ke pengurangan harga secara kontinyu sehingga bisa menciptakan

program seperti every day low price (EDLP).

Pemendekan lead time

Berbagi analisis tentang bullwhip effect menunjukan bahwa lead time punya

peranan yang besar dalam menciptakan amplifikasi permintaan. Artinya, bullwhip

effect bisa diperkecil dengan pemendekan lead

2005).

.( I Nyoman Punjawan, 2005).

( I Nyoman Punjawan,

30

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Lokasi dan Objek Penelitian

Penelitian dilakukan di PHIA DEVA yang berada di Sleman -Yogyakarta Objek

penelitian adalah jaringan distribusi Kue Phia Deva.

3.2

Data dan Metode Pengumpulannya

3.2.1

Data-data yang dibutuhkan

Dalam penelitian ini diperlukan data-data sebagai berikut:

1. Struktur jaringan distribusi Kue Phia Deva.

 

2. Data

penjualan

dan

permintaan

Phia

Deva

dari

masing-masing

pusat

distribusi .

3. Data lead time.

4. Data persediaan produk terakhir.

 

5. Biaya-biaya yang terkait, yaitu biaya pesan dan biaya simpan.

 

6. Data retur barang.

 

3.2.2

Metode Pengumpulan Data

 

Dalam

penelitian

ini

terdapat

beberapa

metode

pengumpulan

data

yang

digunakan, antara lain :

31

1. Penelitian Kepustakaan

Metode ini berupa pengumpulan data dari beberapa literatur-literatur

penunjang

yang

dapat

mendukung

membahas objek yang diteliti.

2. Penelitian Lapangan

dalam

pengumpulan

data

dan

Metode yang digunakan untuk pengumpulan data adalah sebagai berikut :

a.

Pengamatan Langsung ( Observasi)

Observasi dilakukan dengan pencatatan dan pengamatan dengan

objek penelitian untuk mendapatkan data yang dibutuhkan.

b.

Wawancara (Interview)

Dilakukan dengan wawancara secara langsung kepada pihak-pihak

yang berkompeten dalam perusahaan tersebut.

3.3 Pengolahan Data

Untuk merencanakan kebutuhan distribusi di suatu distributor, dilakukan tahap-

tahap sebagai berikut :

1.

Peramalan Permintaan

 

Pada

tahap

ini

dilakukan

prediksi

terhadap

penjualan

disetiap

cabang

distribusi berdasarkan data histories penjualan pada horizon perencenaan yang

telah ditentukan dengan menggunakan software WinQSB.

 

2.

Melakukan perhitungan barang retur dengan menggunakan Scrap Factor.

3.

Melakukan perhitungan permintaan tiap otlet agar tidak terjadi fluktuatif

permintaan produk dengan menggunakan Bullwhip Effect.

32

4.

Melakukan perhitungan kebutuhan distribusi dengan metode DRP tahapan

perhitungan melalui proses-proses sebagai berikut:

a. Netting

Menentukan kebutuhan bersih masing-masing jaringan pemasaran.

b. Lotting

Menentukan ukuran pemesanan. Metode yang akan digunakan dalam

penentuan pemesanan adalah metode Economi Order Quantity dan Period

Order Quantity.

c. Offsetting

Menentukan waktu dan kuantitas pemesanan.

d. Explosion

Mengintregasikan rencana pemesanan.

3.4 Analisis Data

Berdasarkan data penelitian yang telah dikemukakan, melakukan perhitungan

Bullwhip

Effect

terlebih

dahulu,

agar

menngetahui

apakah

perusahaan

mengalami

penggelembungan Bullwhip Effect atau tidak setelah itu melakukan perhitungan rencana

penjualan disetiap cabang distribusi akan menggunakan metode peramalan. Metode

peramalan terbaik dilihat berdasarkan hasil MSE terkecil. Perhitungan Scrap Factor

mengetahui berapa banyak barang yang akan diretur pada periode yang akan datang

menggunkan metode Scrap Factor. Perhitungan rencana pemesanan akan dilakukan

dengan metode Economi Order Quantity dan Period Order Quantity. Proses intregasi

rencana

pemenuhan

kebutuhan

akan

dilakukan

berdasarkan

sistem

Distribution

33

Requirement Planning (DRP). Selanjutnya akan diperoleh suatu jadwal perencanaan

pemenuhan yang paling efisien serta alokasi biaya yang dibutuhkan dalam sistem

distribusi tersebut.

34

3.5 Diagram Alir

Mulai
Mulai

Study

34 3.5 Diagram Alir Mulai Study Penentuan Pengumpulan Pemilihan Peramalan dan Penjualan Metode Peramalan sesuai dengan

Penentuan

34 3.5 Diagram Alir Mulai Study Penentuan Pengumpulan Pemilihan Peramalan dan Penjualan Metode Peramalan sesuai dengan

Pengumpulan

34 3.5 Diagram Alir Mulai Study Penentuan Pengumpulan Pemilihan Peramalan dan Penjualan Metode Peramalan sesuai dengan

Pemilihan Peramalan dan Penjualan

Penentuan Pengumpulan Pemilihan Peramalan dan Penjualan Metode Peramalan sesuai dengan Plot SA, WMA, SES, DES

Metode Peramalan sesuai dengan Plot

SA, WMA, SES, DES

Metode Peramalan sesuai dengan Plot SA, WMA, SES, DES Pemilihan Kriteria MSE Terkecil Hasil Peramalan Pengurunan

Pemilihan Kriteria MSE Terkecil

Plot SA, WMA, SES, DES Pemilihan Kriteria MSE Terkecil Hasil Peramalan Pengurunan rencana Induk Perhitungan

Hasil Peramalan

SES, DES Pemilihan Kriteria MSE Terkecil Hasil Peramalan Pengurunan rencana Induk Perhitungan Bullwhip Effect dan

Pengurunan rencana Induk

MSE Terkecil Hasil Peramalan Pengurunan rencana Induk Perhitungan Bullwhip Effect dan Srap Factor Perhitungan

Perhitungan Bullwhip Effect dan Srap Factor

rencana Induk Perhitungan Bullwhip Effect dan Srap Factor Perhitungan EOQ dan POQ Perhitungan manual Distribution

Perhitungan EOQ dan POQ

Bullwhip Effect dan Srap Factor Perhitungan EOQ dan POQ Perhitungan manual Distribution Requeritment Planning

Perhitungan manual Distribution Requeritment Planning

Perhitungan EOQ dan POQ Perhitungan manual Distribution Requeritment Planning Pembahasan Kesimpulan dan Saran Selesai

Pembahasan

Perhitungan EOQ dan POQ Perhitungan manual Distribution Requeritment Planning Pembahasan Kesimpulan dan Saran Selesai

Kesimpulan dan Saran

Selesai
Selesai

35

BAB IV

PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 Sejarah singkat perusahaan

Tentunya Anda sudah tidak asing dengan penganan keluarga phia. Mulai dari

loenphia, bakphia, hingga nophia. Semua itu berasal dari Cina, ciri khas penaganan yang

menggunakan nama phia adalah mempunya isi di dalam, dibungkus dengan lapisan kulit.

Kali ini kita akan membahas salah satu keluarga phia lain, yang bernama cukup

phia. Phia kali ini berbentuk persegi empat mungil. Penanganan ini berbalut kulit tipis

dan renyah, yang dibungkus dengan lipatan mirip martabak asin. Sedangkan isinya, bisa

dibilang sama dengan isi bakphia. Hanya saja, isi phia ini dibuat kering, tidak selembek

isi bakphia. Selain dari nama yang mirip, serta struktur penganan yang juga sama, orang

lantas sering menyamakan antara phia dan bakphia. Salah satu phia yang layak untuk

diburu adalah Phia Deva.

Adalah Anifah Mei Khati (39) yang memprakarsai munculnya Phia Deva. Phia

Deva pertama kali didirikan tahun 2002 dan telah di uji Lab Balai Besar Kimia Jakarta,

dimana Phia Deva dapat tahan hingga waktu 1 tahun. Awalnya Ibu Mei ingin membuka

orderan untuk tart dan biskuit. Lalu ia ingin mengembangkan usahanya agar bisa

berproduksi tiap saat, tidak tergantung orderan. Ia pun sharing dengan seorang teman

yang suka ditemuinya di demo memasak, dan akhirnya memutuskan untuk memproduksi

phia. Berdirilah Phia Deva, yang namanya diambil dari singkatan nama anaknya Deni dan

36

Eva, Phia yang satu ini mempunyai lapisan kulit yang renyah sekali. Cocok dipadukan

dengan isinya yang tersedia dalam berbagai rasa. Diantaranya adalah

gula aren, nanas dan durian.

rasa keju, coklat,

Wirausaha ini dulu tahun 2002 masih berbasis home industri yang hanya

memperkerjakan satu orang karyawan, penjualannya masih menggunakan make to order.

Seiring dengan banyaknya permintaan Phia Deva pun semakin berkembang dan sekarang

Phia Deva sudah memiliki lebih dari 40 outlet yang tersebar di sekitar Yogyakarta,

bahkan sekarang sudah merambah ke kota –kota lain seperti , Semarang, Solo, Boyolali,

dan Jakarta. Phia Deva sudah memperkerjakan sekitar 35 karyawan tetap. Sekarang Phia

Deva menggunakan sistem make to stok dan memasukan produk – produknya ke outlet –

outlet.

4.2 Jenis Produk

Phia Deva memproduksi produk – produk antara lain

Phia

bakpia

Macarons

Ampyang

37

4.3

Pengumpulan Data

4.3.1

Bill Of Distribution

Phia Deva memiliki 40 outlet tetap yang tersebar disekitar Yogyakarta agar lebih

fokus peneliti hanya mengambil tiga outlet yang akan dijadikan sampel penelitian yaitu:

outlet Ibu Ratna, outlet Ibu Tarsa, dan Hotel Sala.

4.3.2. Data Penjualan Produk

Untuk meramalkan permintaan yang akan datang maka dibutuhkan data- data

penjualan

periode

sebelumnya.

Data

penjualan

produk

yang

akan

diteliti

adalah

menggunakan data penjualan dari bulan Januari 2009 hingga Desember 2009 dari

beberapa distributor. Data ini digunakan untuk merencanakan permintaan pasar untuk

beberapa permintaan pasar untuk periode yang akan datang. Data penjualan penjualan

produk masing- masing distributor diberikan pada tabel dibawah ini.

38

Tabel 4.1 data penjualan distributor

PERIODE

 

NAMA OUTLET

Ibu Ratna

Ibu Tarsa

Hotel Sala

Januari

438

250

150

Februari

248

150

120

Maret

180

180

180

April

345

120

180

Mei

302

120

110

Juni

290

120

235

Juli

115

350

120

Agustus

370

216

170

September

350

160

200

Oktober

230

220

100

November

305

180

100

Desember

270

160

230

Jumlah

3443

2226

1895

Sumber: Data Phia Deva (satuan dalam kotak)

4.3.3 Data Scrap (Retur)

Yaitu data produk yang cacat atau retur kembali ke Phia Deva

beberapa faktor yaitu:

disebabkan

39

2.

Isinya sudah mengeras

 

3.

Expireded

 

Tabel 4.2 Data Retur

 

No

Bulan

 

Data Retur

Total

Ibu Ratna

Ibu Tarsa

Hotel Sala

1

Januari

 

80

25

22

127

2

Februari

 

66

12

15

93

3

Maret

 

32

22

23

77

4

April

 

25

25

17

67

5

Mei

 

40

17

15

72

6

Juni

 

33

23

30

86

7

Juli

 

15

16

10

41

8

Agustus

 

86

20

18

124

9

September

 

95

14

27

136

10

Oktober

 

34

8

11

53

11

November

 

56

22

7

85

12

Desember

 

58

15

17

90

 

Total

 

620

219

212

1051

Sumber: Data Phia Deva (satuan dalam kotak)

4.3.4 Data waktu ancang ( Lead Time )

Data waktu ancang ( lead time) adalah selang waktu saat pemesanan barang

hingga peasanan diterima dan siap digunakan sesuai dengan penggunanya data waktu

ancang untuk setiap mata rantai jaringan distribusi adalah:

Tabel 4.3 waktu ancang ( lead time) untuk tiap distributor

Waktu ancang

( minggu)

No

Distributor

1

Ibu Ratna

1

2

Ibu Tarsa

1

3

Hotel Sala

1

Sumber: Data Phia Deva

40

4.3.5 Data Persediaan

Data persediaan merupakan catatan keadaan persediaan pada saat terakhir kali

dilakukan pencatatan. Adapun catatan terakhir adalah pada akhir bulan desember 2009.

Tabel 4.4 Data Status Persediaan

No

Distributor

Persediaan

 

1 Ibu Ratna

110

 

2 Ibu Tarsa

90

 

3 Hotel Sala

80

Sumber : Data Phia Deva (satuan dalam kotak)

4.3.6 Harga pembeliaan

Biaya pembeliaan adalah semua biaya yang digunakan untuk membeli produk.

Biaya pembelian produk Phia pada tingkat distributor berkisar pada harga Rp. 12.000 tiap

kotak.

4.3.7

Biaya pemesanan

Biaya pemesanan berlaku disemua mata rantai jaringan distribusi produk Phia.

Biaya ini terdiri dari biaya telepon, fax, dan biaya pengiriman (termasuk bensin, retribusi,

buruh dan biaya kendaraan) adapun rinciaan biaya pesan tiap distributor adalah sebagai

berikut:

41

Tabel 4.5 Data biaya pemesanan

   

Biaya

No

Distributor

Telepon & fax (Rp) Order

Pengiriman

(Rp) Kotak

1

Ibu Ratna

10000

500

2

Ibu Tarsa

10000

500

3

Hotel Sala

10000

500

Sumber : Data Phia Deva(satuan per order pemesanan)

4.3.8 Biaya Simpan

Biaya simpan adalah biaya

yang dikeluarkan perusahaan untuk menyimpan

produk Phia Deva dalam waktu tertentu sebelum dilakukan order oleh konsumen. Biaya

simpan ini meliputi:

1. Biaya fasilitas

Biaya yang termasuk dalam biaya fasilitas adalah biaya listrik, dan biaya sewa

gudang . besarnya biaya fasilitas yang dikeluarkan adalah sebesar Rp 3.000.000

tiap bulan.

2. Biaya perawatan

Yang termasuk dalam biaya perawatan yaitu adalah biaya penataan barang

digudang , dan biaya biaya yang timbul yang ada digudang. Besarnya biaya

perawatan adalah Rp 1000.000.

3. Biaya karyawan

Biaya karyawan yang dikeluarkan adalah sebesar Rp. 2.000.000. keseluruhan

karyawan yang bekerja dibagian gudang di Phia Deva ada 2 orang.

42

Biaya administrasi yang dikeluarkan tiap bulanan adalah sebesar Rp.909.000.

biaya ini dikeluarkan untuk keadminitrasian baik pada saaat pemesanan (

pengambilan barang) maupun penerimaan barang.

Total biaya simpan = biaya fasilitas + biaya perawatan + biaya karyawan + biaya

adminitrasi.

= Rp 3.000.000 + Rp 1000.000 + Rp. 2.000.000 + Rp.909.000

= Rp. 6.909.000.

Biaya simpan per unit adalah total biaya simpan / jumlah unit yang ada digudang

=

= Rp. 1200 per unit/bulan

Biaya capital = bunga 10% x harga jual

= 10% x 12.000 = 1200 /tahun

Jadi biaya simpan = 6.909.000

6000

12.000

12

+

= 2400 perunit/bulan

Karena kita melakukan perhitungan untuk tiap minggu maka besar biaya simpan

tiap unit dijadikan dalam satuaan mingguan, maka biaya simpan per unit/minggu adalah

x 7 = Rp 560 perunit/minggu .

43

4.3.9 Safety Stock

Besarnya nilai safety stock tergantung pada ketidakpastiaan pasokan maupun

permintaan.Untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah:

maupun permintaan.Untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah: Keputusan manajemen dalam service level adalah sebasar 95%

Keputusan manajemen dalam service level adalah sebasar 95% sehingga jika dilihat di

tabel statistik adalah 1,645. Besarnya safety stock secara umum dapat dirumuskan :

44

Gambar 4.1 Grafik Statistik

44 Gambar 4.1 Grafik Statistik Z=1,645 Karena safety stock ditentukan oleh ketidakpastiaan permintaan maka rumusnya

Z=1,645

Karena safety stock ditentukan oleh ketidakpastiaan permintaan maka rumusnya adalah:

=

= 287 87.21

 

= 19.34

= 185.5 66.62

= 15.87

= 158 48.59

 

= 14.37

X Service Level

1.645 X 19.34

1.645 X 15.87

1.645 X 14.37

= 31.81 = 32 kotak

= 26.10 = 26 kotak

= 23.63 = 24 kotak

Karena kita melakukan perhitungan untuk tiap minggu maka banyaknya safety stock

tiap unit dijadikan dalam satuaan mingguan, maka safety stock/minggu adalah:

45

= safety stock Ibu Ratna 8 kotak

= 8

= safety stock Ibu Tarsa 7 kotak

= 6.5

= safety stock Hotel Sala 6 kotak

= 6

4.4

Pengolahan Data

4.4.1

Peramalan ( Forcesting)

Pengolahan data pada tiap peramalan dimulai dengan identifikasi data- data

historis yang kemudian dilakukan plotting data – data tersebut. Plotting data tersebut akan

menghasilkan suatu pola data yang akan digunakan untuk menentukan metode peramalan

yang sesuai dan kemudian dilanjutkan perhitungan peramalan. Tahap ini

bertujuaan

untuk

memproduksi

produk

Phia

Deva

untuk

periode

3

bulan

kedepan

dengan

perhitungan peramalan dengan menggunakan data penjualan periode 12 bulan yang lalu.

46

4.1.1. Plot data pada masing – masing distributor. Ibu Ratna 500 450 400 350 300
4.1.1. Plot data pada masing – masing distributor.
Ibu Ratna
500
450
400
350
300
250
200
150
Ibu Ratna
100
50
0
Gambar 4.2 plot pada distributor Ibu Ratna Ibu Tarsa 350 300 250 200 150 100
Gambar 4.2 plot pada distributor Ibu Ratna
Ibu Tarsa
350
300
250
200
150
100
Ibu Tarsa
50
0

Gambar 4.3 plot pada distributor Ibu Tarsa

47

Hotel Sala 250 200 150 100 Hotel Sala 50 0 Gambar 4.4 plot pada distributor
Hotel Sala
250
200
150
100
Hotel Sala
50
0
Gambar 4.4 plot pada distributor Hotel Sala

4.4.1.2 Perhitungan Peramalan

Berdasarkan plot data yang terbentuk untuk semua distributor maka metode

peramalan yang digunakan adalah

1. Metode Simple Average (SA)

2. Metode Weighted Moving Average (WMA)

3. Metode Single Exponential Smoothing (SES)

4. Metode Double Exponential Smoothing (DES)

Setelah diketahui pola data historis, maka kemudian dilakukan perhitungan dengan

menggunakan software WinQSB. Dari beberapa metode peramalan yang digunakan akan

dipilih satu metode peramalan yang terbaik dengan mempertimbangkan nilai error (MSE)

yang paling kecil dari tiap metode peramalan tersebut. Dibawah ini adalah nilai error

48

(MSE) dari tiap distributor. Adapun hasil peramalan dengan menggunakan WinQSB

untuk tiap distributor dapat dilihat pada lampiran.

Berikut ini adalah pemilihan metode peramalan untuk tiap – tiap distributor:

Tabel 4.7.1 Hasil Peramalan Menggunakan WinQSB

 

Pola data

Metode

   

Metode

No

Distributor

historis

yang

MSE

Trk. signal

terpilih

 

digunakan

 

Acak(random)

SA

10761.61

-5.055258

SA

1

Ibu Ratna

Acak(random)

WMA

17022

-1595855

 
 

Acak(random)

SES

17976.96

-10.52828

 

Acak(random)

DES

26302.76

-11