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ADMINISTRACIN EDUCATIVA

TCNICAS, ESTRATEGIAS Y PRCTICAS GERENCIALES

ADMINISTRACIN EDUCATIVA
TCNICAS, ESTRATEGIAS Y PRCTICAS GERENCIALES
Coordinadora Alicia M. Castillo Ortiz, Ed. D.

Ana Josefa Andino Maggie Crespo Ocasio Zulma Domenech Vlez

Manuel Cordero Toledo Janet de Jess Cancel Marta Fortis Rivera

Ada M. Laureano Carrasquillo Lourdes I. Morales Alejandro Jos Rafael Moscoso Daniel Rodrguez Cotto Ivia Orta Saniel Alfredo Santiago Ortega

Julia Vlez Gonzlez

Crditos editoriales Edicin, 2000 Prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio tcnico, mecnico o electrnico, sin previo permiso escrito por parte de Publicaciones Puertorriqueas, Inc.
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Publicaciones Puertorriqueas, Inc. ISBN 1-881720-08-X Producido en Puerto Rico


Impreso en Colombia Printed in Colombia

Editor ANDRS PALOMARES Diseo Tipogrfico EVA GOTAY PASTRANA Portada EVA GOTAY PASTRANA Negativos y separacin de colores PUBLICACIONES PUERTORRIQUEAS Distribucin EDGAR REXACH - HAYDE GOTAY - CELESTINO MARTNEZ

Publicaciones Puertorriqueas, Inc. Calle Mayagez 104 Hato Rey, Puerto Rico 00919 Tel. (787) 759-9673 Fax (787) 250-6498 E-Mail: pubpr@coqui.net

PRLOGO
Este libro fue escrito en colaboracin con los estudiantes del programa doctoral de la Facultad de Educacin de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ro Piedras que tomaron el curso de Gerencia en Instituciones Educativas durante el semestre acadmico de enero a mayo de 1999. Este surge de la necesidad de recopilar en un solo documento una informacin que facilite el estudio de un grupo de tcnicas, estratgias y prcticas gerenciales tiles en la administracin de las instituciones educativas contemporneas. La informacin expuesta en los diferentes captulos es producto de la investigacin realizada en la literatura disponible respecto al tema bajo estudio. El libro aspira a que el lector desarrolle los conocimientos y las competencias que le permitan ejercer como lder gerencial en la empresa educativa. Aspira adems, a que tanto el administrador educativo como el estudiante de administracin educativa, desarrolle una visin global e integradora de la gerencia educativa En el primer captulo del libro se esbozan algunos detalles sobre la administracin y gerencia educativa. Los captulos que le siguen, analizan tcnicas, estratgias y prcticas gerenciales variadas que responden a los retos a los que se enfrenta da a da el administrador educativo, tanto de la empresa privada como del sistema pblico.

Tcnicas, estrategias y prcticas gerenciales en la administracin educativa

Es de conocimiento general que el sistema educativo de Puerto Rico est implantando una reforma educativa a todos los niveles. El personal administrativo necesita conocer y estar actualizado en torno a las diferentes tendencias y prcticas que afectan la empresa educativa. Adems, es indispensable que las universidades que preparan a los futuros administradores, supervisores y facilitadores educativos a nivel pblico y privado introduzcan a sus estudiantes en el conocimiento y la prctica de algunas de las tcnicas y estrategias que se utilizan para una sana administracin. Espero que disfruten la lectura de este libro. Adems, deseo que ste le provoque la curiosidad suficiente para leer el Volumen II. El mismo se escribir prximamente y estar dedicado mayormente al estudio de algunas de las tcnicas cuantitativas que se utilizan en la administracin de instituciones educativas.

Alicia Castillo Ortiz, Ed. D. San Juan, P. R. Ao 2000

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TABLA DE CONTENIDO
LA ADMINISTRACION Y LA GERENCIA ........................... 1 REFERENCIAS ............................................................ 10 LA COMUNICACIN.......................................................11 Definicin ................................................................... 11 Descripcin ............................................................... 12 Impacto de la comunicacin en la educacin ............ 15 Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 21 REFERENCIAS ............................................................ 24 GERENCIA DE CALIDAD TOTAL..................................... 25 Definicin y descripcin de Calidad Total .................. Impacto de la Calidad Total en la educacin .............. Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... REFERENCIAS ............................................................ 26 31 33 34

REINGENIERA ................................................................ 35 Definicin .................................................................. Descripcion de la implantacin de la reingeniera ..... Impacto de la reingeniera en la educacin ................ Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... REFERENCIAS ............................................................ 36 37 38 39 40

APODERAMIENTO .......................................................... 41 Definicin .................................................................. Descripcin del apoderamiento ................................. Impacto del apoderamiento en la educacin .............. Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... REFERENCIAS ............................................................ 42 43 45 46 48

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Tcnicas, estrategias y prcticas gerenciales en la administracin educativa

GERENCIA DE BASE ........................................................ 49 Definicin .................................................................. Descripcion de la implantacin del SBM ................... Impacto del SBM en las escuelas ................................ Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico .......................................................... REFERENCIAS ............................................................ 50 51 52 53 56

PLANIFICACIN ESTRATEGICA ..................................... 58 Definicin .................................................................. Descripcin de la planificacin estratgica ................ Impacto en la educacin ............................................ Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... REFERENCIAS ............................................................ 59 60 62 64 66

SISTEMAS DE INFORMACIN ........................................ 67 Definicin .................................................................. Descripcin de la implantacin ................................. Impacto en la educacin ............................................ Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... REFERENCIAS ............................................................ 68 68 72 72 74

ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS ............................. 75 Definicin .................................................................. Descripcin de la Administracin por Objetivos ........ Impacto en la educacin ............................................ Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... REFERENCIAS ............................................................ 75 76 77 79 82

TECNICA DELFOS (DELPHI) ............................................ 83 Definicin .................................................................. Descripcin de la tcnica .......................................... Impacto de la Tcnica Delfos en la educacin ........... Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... REFERENCIAS ............................................................ 84 86 88 89 93

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Tabla de contenido

DESARROLLO ORGANIZACIONAL ................................ 94 Definicin .................................................................. 95 Descripcin del Desarrollo Organizacional ................ 95 Impacto en la educacin ............................................ 98 Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 99 REFERENCIAS .......................................................... 102 SIMULACIN ................................................................ 103 Definicin ................................................................ Descripcin de la tcnica ......................................... Impacto de la tcnica en la educacin ..................... Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ... REFERENCIAS .......................................................... 103 105 106 107 109

DIAGRAMA DE GANTT .................................................110 Definicin ................................................................. 111 Descripcin de la tcnica .......................................... 111 Impacto de la tcnica en la educacin ...................... 112 Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico .... 113 REFERENCIAS ........................................................... 114 PERT y CPM ....................................................................115 Definicin ................................................................. 117 Descripcin de la tcnica .......................................... 117 Impacto de la tcnica en la educacin ...................... 119 Impacto en la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 120 REFERENCIAS .......................................................... 122 INFORMACIN SOBRE LOS AUTORES ........................ 123

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CAPTULO
LA ADMINISTRACION Y LA GERENCIA
Por: Alicia Castillo Ortiz, Ed. D. En la dcada del 1990 y de cara al nuevo milenio muchas personas estn preocupadas por el presente y el futuro de la educacin. Actualmente, se han encontrado dos tendencias que de una u otra forma han afectado los sistemas educativos en casi todos los pases del mundo. Una de estas tendencias es la que muchos han llamado el deterioro de la calidad en la educacin. Esta presenta una gran preocupacin para todos, ya que a travs de la educacin es que se transmite la cultura a las nuevas generaciones, se desarrollan los nuevos patrones sociales que permiten a la sociedad responder a los cambios sociales, econmicos y polticos de la sociedad y adems, se desarrolla en los jvenes la capacidad creadora para producir nuevos cambios. La segunda tendencia que se discute en distintos foros es la del abismo entre la educacin y las necesidades en la fuerza trabajadora. Muchos patronos plantean que los egresados de las escuelas e instituciones postsecundarias y universitarias no estn preparados para enfrentarse a los retos que presenta el mercado de empleos y que muchos no poseen las destrezas bsicas necesarias
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para ejercer las funciones en un empleo. De esta forma, muchas empresas contratan personas que comienzan en la empresa con un adiestramiento intensivo para prepararle para las nuevas tareas. Estas tendencias apuntan hacia un anlisis por parte de la empresa educativa en torno a su gestin, para identificar las situaciones que promueven la existencia de las mismas. Por esta razn, es necesario que el administrador educativo, sea Secretario de Educacin, Superintendente de Escuelas o Director, Presidente, Rector, Decano o Director de Departamento ejerza su liderazgo gerencial y conozca una variedad de tcnicas y prcticas que le permitan llevar a cabo su funcin de forma ms efectiva y eficiente. De esta forma puede mantener el equilibrio entre las expectativas de la sociedad y el producto de la institucin educativa. Este debe ser un proceso orientado hacia el estudiante como cliente de la institucin, motivado por el mejoramiento continuo y la innovacin y con la participacin y el compromiso de todos los empleados docentes y administrativos y de la comunidad. Segn Mukherjee (1995), las cuatro caractersticas que debe poseer una institucin de calidad son: 1. identificar sus metas y objetivos a corto y a largo plazo a la vez que identifica las estrategias para el logro de los mismos, 2. asegurar una estructura organizacional adecuada en trminos de una diferenciacin clara entre las descripciones de los puestos de los empleados para evitar la duplicidad en sus funciones, 3. establecer lneas claras de comunicacin interna para atender los aspectos individuales y colecti-

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vos y un procedimiento para establecer una comunicacin con el ambiente externo, y 4. auditar el contenido, la estructura y la comunicacin para identificar la eficacia y la eficiencia con las que se llevan a cabo los procesos y modificar y controlar uno o ms de estos aspectos cuando sea necesario. Las instituciones educativas son responsables de mantener la calidad y la excelencia acadmica. Sin embargo, muchas personas creen que esta calidad descansa nicamente en los aspectos docentes de la institucin. La realidad es que muchas veces la calidad se afecta por asuntos o gestiones administrativas mal atendidas o por procesos que no se completan. Por ejemplo, la calidad del producto puede ser limitada por la seleccin inadecuada de los estudiantes o de la facultad, la tendencia a darle prioridad a asuntos de menor importancia, la toma equivocada de decisiones, la falta de comunicacin entre los diferentes sectores de la institucin, las fallas administrativas, la ausencia de liderazgo proactivo y muchas otras prcticas administrativas. Estas acciones son parte de la responsabilidad de los administradores educativos. Estos son responsables de seleccionar las prcticas gerenciales que produzcan mayores dividendos en la institucin, especialmente en el aspecto acadmico. La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin y de utilizar sus dems recursos para alcanzar las metas establecidas (Stoner, Gilbert & Freeman, 1997). El proceso administrativo, por tanto, no es una serie de funciones separadas que puedan ser efectuadas independientemente. La administracin es un

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proceso compuesto de estas partes. Ninguna de estas funciones puede llevarse a cabo sin incluir a las dems. Sin embargo, si se utilizan en un proceso compuesto, el administrador lleva a cabo su tarea para generar un medio ambiente que facilite la participacin coordinada de todos los miembros del equipo de trabajo. La proporcin en que se use cada elemento vara para cada tarea administrativa, inclusive pueden variar a travs del tiempo para el mismo trabajo. Determinar los objetivos colectivos de una empresa y generar un medio ambiente para su logro es, por tanto, la funcin total de un administrador. La administracin consiste en lograr objetivos con la ayuda de otros participantes. Es un proceso sistemtico de hacer las cosas. Los administradores requieren de sus habilidades, aptitudes y atributos para realizar ciertas actividades interrelacionadas con el fin de lograr las metas deseadas. La eficacia de una organizacin depende de su capacidad para ordenar los recursos y lograr las metas. Mientras ms integrado y coordinado est el trabajo de una organizacin, ms eficaz ser la organizacin. El obtener esa coordinacin forma parte del trabajo del administrador. La administracin es una de las funciones indispensables para la vida en sociedad. Esta existe en diversas instancias del diario vivir, por ejemplo, los hogares, las iglesias, el gobierno, las empresas econmicas y las instituciones educativas. La administracin educativa es un conjunto de funciones que van orientadas hacia el ofrecimiento de servicios educativos efectivos y eficientes. Por lo tanto, el administrador educativo deber planificar, tomar decisiones, utilizar los recursos sabiamente, coordinar el personal docente y administrativo, ejercer liderazgo,
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desarrollar un clima organizacional saludable, utilizar tcnicas y prcticas gerenciales adecuadas a la empresa educativa y facilitar los cambios pertinentes que permitan a la institucin responder a las necesidades de la sociedad. La Enciclopedia Americana (1999) define la gerencia como el arte de coordinar los elementos o factores de produccin hacia el logro de los propsitos de una organizacin. Es el conjunto de prcticas utilizadas para obtener el producto esperado a travs del uso apropiado de la fuerza laboral, los materiales y las mquinas. Drucker (1993) coincide con esta visin y tanto en su libro The Practice of Management como en Management: Tasks, Responsibilities and Practices, ambos publicados en el 1993, indica que la gerencia es una prctica, ms que una ciencia o profesin. No es slo conocimiento, tambin es ejecucin. Esta implica la responsabilidad de tratar de ajustar el ambiente institucional para la planificacin y para dirigir el trabajo de los otros miembros de la organizacin. Segn Drucker (1993), los gerentes tienen tres funciones bsicas: 1. manejar una empresa para el logro de los objetivos- quiere decir que la empresa tiene que ser econmicamente viable y se justifique la inversin, 2. convertir a los recursos humanos y materiales de la organizacin en una empresa productiva- esto significa manejar a los gerentes para que hagan su trabajo, y 3. manejar a los trabajadores y al trabajo- significa que tiene que organizar el trabajo para hacerlo adecuado para el trabajador y organizar a las personas para que trabajen productivamente.

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Drucker entiende que en su prctica, los gerentes siempre atienden estas tres funciones en cada accin que realizan en la organizacin. Fayol y Katz, citados por Stoner, Freeman y Gilbert (1997) observaron que un gerente necesita habilidades tcnicas, humanas y conceptuales y que estas habilidades dependen del tamao de la organizacin y la posicin que ocupa el gerente en la jerarqua de funciones. Por ejemplo, en una posicin de menor rango, se requieren ms destrezas tcnicas especficas, pero muy poca habilidad gerencial. Sin embargo, el director general de una firma necesita ms habilidad gerencial y menos habilidad tcnica que un gerente de menor rango. Para convertirse en un gerente excelente lo ms importante es tener sentido comn. La gerencia se basa en hacerse las preguntas correctas para que el sentido comn provea las contestaciones. Cuando una persona adquiere responsabilidad gerencial, sta obtiene el control sobre su trabajo y puede cambiar el estado de las cosas en la institucin. Adems, adquiere el poder para hacer las cosas de forma diferente y posee la autoridad para crear un gran impacto en la forma en que el personal lleva a cabo sus funciones. Como gerente puede formar su propio ambiente de trabajo. Si el gerente viene a trabajar a una empresa grande, posiblemente no pueda cambiar muchos aspectos de la cultura organizacional y tendr que promover un clima organizacional que est enmarcado en la cultura y en las polticas existentes. Podr lograr modificaciones a la misma segn el personal responda al liderazgo que ejerza el gerente. En una organizacin pequea, las posibilidades de influenciar a la cultura y el clima organizacional son mayores, ya que el impacto del

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liderazgo de un gerente se va a dejar sentir con ms fuerza y el mismo va a tener contacto directo con la mayora de los miembros de la institucin. Adems, el impacto de las acciones adecuadas del gerente sobre el xito de la empresa es mayor que en las organizaciones grandes, en las que existe un trato ms impersonal entre sus miembros. En ambas, el gerente puede tener un personal que resista el cambio. Sin embargo, una vez el gerente convence a su equipo de trabajo y a los dems miembros de la organizacin de que el cambio es positivo, lo van a apoyar y a seguir. El gerente de una institucin tiene diferentes funciones que asumir. Por ejemplo, un gerente necesita tener una visin a largo plazo de cmo van a ser las cosas en el futuro. De hecho, mientras ms alta sea la posicin del gerente en una organizacin, ms lejos tendr que mirar. Mientras un miembro del equipo trabaja hacia el logro de unos objetivos establecidos, el gerente tendr que estar pendiente de que se seleccionen los objetivos adecuados. Tambin estar al tanto de las consecuencias de todas las acciones, con el propsito de seleccionar e implantar los planes y los cursos de accin ptimos para el futuro de la organizacin. De esta manera, el gerente garantiza de que no se repitan los problemas, el trabajo y que se organicen y utilicen adecuadamente los recursos. Por otro lado, el gerente tiene que proveer al equipo de trabajo la informacin interna y externa y los recursos que stos necesitan para hacer su trabajo. Este deber utilizar su autoridad para distribuir adecuadamente las personas, las tareas, el tiempo, las instalaciones fsicas, los recursos fiscales, los materiales, la tecnologa y cualquier otro recurso que se necesite para lograr los objetivos. Adems, debe proveer la seguridad, el apoyo,
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la confianza y la motivacin que necesita el equipo de trabajo para sentirse respaldado en las tareas que realiza. El equipo de trabajo necesita tener un propsito comn que le d sentido a la organizacin y que mantenga a sus miembros trabajando unidos en una misma direccin. Por eso, el gerente es responsable de que todos en la institucin conozcan la visin y la misin que les permita mantener el impulso para lograr los objetivos que se propongan. Adems, es responsable de llevar a cabo la investigacin y el anlisis exhaustivo de las situaciones y las oportunidades que se presentan y de utilizar las tcnicas, prcticas y modelos con suficiente creatividad y flexibilidad para identificar aquellos que se ajusten y adapten mejor a las necesidades cambiantes de la institucin. Entonces, el gerente tiene que darle prioridad a la planificacin, al control, al anlisis, la reflexin y la revisin continua de los procesos que se llevan a cabo en la organizacin. Como parte de sus gestiones diarias debe monitorear el progreso de todos los procesos para revisar los mismos cuantas veces sea necesario para garantizar el xito y la productividad de la institucin. Para esto, necesita ejercer un liderazgo audaz, asertivo, comprometido y sobre todo, creativo. En la medida en que busque alternativas diferentes, implante el uso de tcnicas y prcticas que permitan una operacin ms eficiente y efectiva, en esa medida, lograr las metas y objetivos de la organizacin. En los ltimos aos, la mayora de las instituciones educativas en Puerto Rico estn encaminndose hacia una administracin ms autnoma y descentralizada. Los administradores educativos, como consecuencia de esto, han adquirido mayor ingerencia en las funciones

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gerenciales de la institucin, gestiones que en el pasado se realizaban en las oficinas centrales de los mismos. Este es el caso del Departamento de Educacin, del sistema de la Universidad de Puerto Rico y de algunas instituciones educativas privadas. Por lo tanto, los administradores contemporneos deben tener una mentalidad diferente y conocer una variedad de alternativas disponibles para llevar a cabo las funciones gerenciales en la forma en que la sociedad espera de ellos. Por consiguiente, es necesario que contine con su desarrollo profesional y se prepare con una serie de tcnicas y prcticas que sean tiles para enfrentarse a los nuevos retos que le presenta la gerencia educativa en la poca actual.

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REFERENCIAS
Drucker, P. F. (1993). Managment Tasks, Responsibilities and Practices. Boston: Harper & Row. Drucker, P. F. (1993). The Practice of Management. Boston: Harper & Row. Encyclopedia Americana. (1999). U. S. A.: Grolier. Murherjee, S. P. (1995, December). Quality assurance in an educational system. Total Quality Management, 6 (5/6), 571-578. Stoner, J. A., Freeman, R. y Gilbert, D. (1997). Administracin. 6ta edicin. Mxico: Prentice-Hall Hispanoamericana.

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