INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIN PBLICA

Manual de Ejecucin del Proyecto

Propuesta para la disminucin de asentamientos humanos informales tipo precario y en condiciones de tugurio en Guarar de Heredia.
Llocelin Reyes, Saddie Ruiz, Francisco Padilla, Jess Garita y Nelson Castillo. 23/02/2012

TABLA DE CONTENIDO Introduccin .................................................................................................................................................. 1 Objetivos y metodologa ............................................................................................................................... 2 Captulo 1. 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 identificacin del proyecto .................................................................................................... 3

Resumen del proyecto ................................................................................................................... 3 Naturaleza del proyecto ............................................................................................................ 3 situacin actual.......................................................................................................................... 4 Estudio tcnico .......................................................................................................................... 4 Estudio financiero y econmico ................................................................................................ 5 Plan de ejecucin ...................................................................................................................... 6 Organizacin prevista para la ejecucin y operacin del proyecto ........................................... 6 Identificacin de los objetivos ...................................................................................................... 6 Objetivos de ejecucin .............................................................................................................. 7 Objetivos de operacin.............................................................................................................. 7 Comparacin de los objetivos del proyecto con los objetivos nacionales .................................... 7 Analisis de viabilidad del proyecto ....................................................................................... 8

Captulo 2. 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4

Introduccin .................................................................................................................................. 8 Analisis de actores, areas de interes y escenarios ......................................................................... 8 Actores promotores ................................................................................................................... 9 Actores Aliados ......................................................................................................................... 9 Actores Neutrales .................................................................................................................... 12 Analisis FODA............................................................................................................................ 15 Fortalezas ................................................................................................................................ 15 Debilidades ............................................................................................................................. 16 Amenazas ................................................................................................................................ 16 Oportunidades ......................................................................................................................... 18 Estrategia recomendadas ............................................................................................................. 18

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2.4.1 2.4.2 2.5

Estrategias identificadas en el anlisis de actores ................................................................... 19 Estrategia identificadas en el anlisis FODA .......................................................................... 19 Conclusiones ............................................................................................................................... 20 Programacin fsica y financiera......................................................................................... 21

Captulo 3. 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.8.1 3.8.2 3.9 3.9.1 3.10 3.11

Introduccin ................................................................................................................................ 21 desglose analtico del objetivo meta de ejecucin ...................................................................... 22 Descripcin de las actividades .................................................................................................... 23 Licitar contratos de consultora ............................................................................................... 24 Revisar y aprobar los diseos y espeficicaciones finales ........................................................ 26 Definicin de estrategias ............................................................................................................. 27 Secuencia de las actividades ....................................................................................................... 28 Duracin de las actividades......................................................................................................... 29 Programacin fsica .................................................................................................................... 32 Programacin financiera ............................................................................................................. 34 Recursos que demanda el proyecto ......................................................................................... 35 Asignacin de recursos por actividad ..................................................................................... 36 Programa de desembolsos ........................................................................................................... 39 Comparacin de costos ........................................................................................................... 40 Matriz Tarea-Responsabilidad .................................................................................................... 40 Conclusiones ............................................................................................................................... 41 Planificacin organizativa ................................................................................................... 43

Captulo 4. 4.1 4.2 4.2.1 4.3 4.4 4.5

Introduccin ................................................................................................................................ 43 Criterios para la seleccin del modelo organizacional ................................................................ 43 Caracteristicas de la organizacin tipo proyectos o exclusiva ................................................ 44 Estructura organizacional para la ejecucin del proyecto ........................................................... 45 Funsiones departamentales ......................................................................................................... 49 Cargos gerenciales ...................................................................................................................... 50

iii

4.5.1 4.5.2 4.6

Caracteristicas personales ....................................................................................................... 52 Estructura normativa ............................................................................................................... 53 Conclusiones ............................................................................................................................... 54 Direccin de la estrategia de ejecucin ............................................................................... 55

Captulo 5. 5.1 5.2 5.3

Introduccin ................................................................................................................................ 55 Justificacin ................................................................................................................................ 55 Estrategia mejorar aspectos tcnicos........................................................................................... 56

5.3.1 Estrategia I: Mejoramiento del procedimiento para la realizacin de los procesos de licitacin pblica 56 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.6 Estrategias para mejorar los aspectos humanos .......................................................................... 57 Estrategia I: Mejoramiento de las condiciones organizacionales............................................ 57 Estrategia II: Capacitacin del personal de la Unidad Ejecutora ............................................ 58 Conclusiones ............................................................................................................................... 59 Recomendaciones ....................................................................................................................... 60 Planificacin del proceso de contrataciones ....................................................................... 61

Captulo 6. 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.2 6.3 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.4.5 6.4.6

Descripcin de las actividades del proceso de contrataciones .................................................... 61 Objetivo de la contratacin ..................................................................................................... 62 Objetivos especficos .............................................................................................................. 63 Recursos .................................................................................................................................. 64 Invitacin pblica de la precalificacin ...................................................................................... 64 Formulario de precalificacin de empresas................................................................................. 66 Cartel y sistema de evaluacin de las empresas .......................................................................... 67 Objeto de la licitacin ............................................................................................................. 68 Aspectos legales y admisibilidad ............................................................................................ 69 Documentos que se deben aportar con la oferta...................................................................... 70 Metodologa de Evaluacin .................................................................................................... 70 Clausula penal ......................................................................................................................... 73 Adjudicacin ........................................................................................................................... 73

iv

6.4.7 6.4.8 6.4.9

Unidad ejecutora ..................................................................................................................... 74 Forma de pago......................................................................................................................... 75 Cronograma............................................................................................................................. 75

6.4.10 Orden de inicio ........................................................................................................................ 76 6.4.11 Aclaraciones y modificaciones cartelarias .............................................................................. 76 6.4.12 Garantas ................................................................................................................................. 76 Captulo 7. 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.3.1 7.4 7.4.1 7.5 7.5.1 7.6 7.6.1 Sistema de informacin y control ....................................................................................... 77

Introduccin ................................................................................................................................ 77 Control del avance fsico............................................................................................................. 78 Variable 1: Avance de los diseos .......................................................................................... 78 Variable 2: Nmero planos constructivos ............................................................................... 78 Procedimiento de medicin ..................................................................................................... 79 Control del avance financiero ..................................................................................................... 80 Variable 3: Nmero de desembolsos....................................................................................... 80 Control de la calidad ................................................................................................................... 80 Variable 4: Cumplimiento de las regulaciones nacionales...................................................... 81 Flujo de Informacin................................................................................................................... 81 Usuarios de la informacin ..................................................................................................... 81 Conclusiones y recomendaciones ............................................................................................... 83 Recomendaciones.................................................................................................................... 84

Conclusiones generales ............................................................................................................................... 85 Bibliografa ................................................................................................................................................. 86 Anexos ........................................................................................................................................................ 87

NDICE DE ANEXOS, FIGURAS Y TABLAS Anexo 1. Matriz de anlisis de actores ...................................................................................................... 87 Anexo 2. Matriz de anlisis FODA ............................................................................................................. 89 Anexo 3. Dibujo de red del proyecto .......................................................................................................... 90 Anexo 4. Control de Avance de planos constructivos ................................................................................ 94 Anexo 5. Boleta para controlar la entrega de planos constructivos ............................................................ 95 Anexo 6. Boleta para controlar el cumplimiento de regulaciones nacionales (normas y cdigos) ............ 96

Figura 1. Desglose de objetivos .................................................................................................................. 22 Figura 2. Diagrama de Gantt del proyecto .................................................................................................. 34 Figura 3. Informe del flujo de caja del proyecto por trimestre ................................................................... 40 Figura 4. Organigrama de la unidad ejecutora del proyecto ....................................................................... 46 Figura 5. Estructura organizativa para la ejecucinn del proyecto ........................................................... 48 Figura 6. Flujos de informacin en la estructura organizativa .................................................................... 82

Tabla 1. Costo de las torres de apartamentos segn tecnologa constructiva ............................................... 5 Tabla 2. Resumen de actividades ................................................................................................................ 31 Tabla 3. Lista de actividades crticas para el proyecto................................................................................ 32 Tabla 4. Lista de actividades no crticas para el proyecto........................................................................... 32 Tabla 5. Resultados de la programacin fsica............................................................................................ 33 Tabla 6. Tabla de recursos .......................................................................................................................... 35 Tabla 7. Asignacin de recursos por actividad ........................................................................................... 37 Tabla 8. Costo por actividades .................................................................................................................... 38 Tabla 9. Recursos financieros demandados por trimestre ........................................................................... 39 Tabla 10. Matriz tarea-responsabilidad ....................................................................................................... 41 Tabla 11. Recurso Humano requerido por la Unidad Ejecutora ................................................................. 49

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RESUMEN EJECUTIVO

Este documento presenta el Manual de Ejecucin de una propuesta para la disminucin de asentamientos humanos informales tipo precario y en condiciones de tugurio en Guarar de Heredia. El manual servir de gua para la unidad ejecutora responsable de ejecutar el proyecto, con el propsito de disminuir el problema de habitabilidad en el pas. Para alcanzar los objetivos del proyecto, en el documento se describen los principales aspectos administrativos a realizar durante la etapa de ejecucin. El proyecto, es una iniciativa que surge al amparo del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (MIVAH), mediante un programa de erradicacin de asentamiento humano informal en todo el pas. La finalidad es otorgar a la poblacin de Guarar, una solucin de vivienda digna mejorando sustancialmente las condiciones de hbitat estas personas. El objetivo del manual es guiar al equipo responsable del proyecto durante la etapa de ejecucin para alcanzar los resultados esperados en cuanto al costo, tiempo y calidad establecidos mediante aplicacin de las funciones administrativas en toda etapa de ejecucin del proyecto. Para elaborar el manual se han seleccionados las actividades correspondientes a un slo componente o subsistema del objetivo de ejecucin del proyecto. Las actividades seleccionadas son necesarias para la elaboracin de los diseos y especificaciones finales del proyecto. Para realizar esas actividades, se debe realizar un proceso de licitacin pblica para la contratacin de consultores. El documento describe el proceso licitatorio haciendo hincapi en la contratacin de consultores en materia de diseos y especificaciones de planos constructivos. Con detalles de tiempo y costo para la adquisicin y contratacin de productos y servicios, segn reglamentaciones nacionales. Se destacan los procesos de control para el seguimiento del desarrollo de este proceso en que se formulan instrumentos de control. El presente manual fue elabor por un grupo de estudiantes del programa de Maestra en Gerencia de Proyectos de Desarrollo del Instituto Centroamericano de Administracin Pblica (ICAP), bajo la supervisin y apoyo de los profesores de la institucin. Adems, se informacin secundaria recopilada a partir de diversas fuentes de consulta, y mediante el apoyo de especialistas del Ministerio de Vivienda y Asentamiento Humano (MIVAH).

vii

INTRODUCCIN

El manual de ejecucin es un documento que sirve de gua al equipo encargado de ejecutar el proyecto para cumplir con los objetivos establecidos, de acuerdo a las acciones y parmetros establecidos previamente, y mediante una adecuada administracin del proyecto. Permite tener un panorama claro sobre el alcance del proyecto, los recursos necesarios, el tiempo en que se deben realizar las actividades y sus metas, los responsables y la manera en que se le dar seguimiento a la ejecucin de todas las actividades. De esta forma, la administracin del proyecto constituye un proceso fundamental para alcanzar con xito el objetivo de ejecucin. Se caracteriza por integrar en un solo proceso las funciones de planificacin y programacin, organizacin, direccin de la ejecucin y el control y seguimiento del proyecto, desde el inicio hasta la conclusin, y de acuerdo a un plazo de tiempo determinado (Vega Mayorga S. , Administracin de proyectos y manual de ejecucin, 2001). El proceso de administracin es muy importante en todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto, sin embargo, resulta ser fundamental durante la etapa de ejecucin. Esto debido a que es durante esta etapa, donde se invierte la mayor cantidad de recursos al proyecto, y cualquier modificacin en alguna de las condiciones establecidas, puede incrementar el costo o disminuir la calidad del producto final. De esta forma, el manual de ejecucin permite al equipo del proyecto actuar de acuerdo a los parmetros establecidos durante la planificacin y programacin de la etapa de ejecucin (Vega Mayorga S. , Administracin de proyectos y manual de ejecucin, 2001). El manual de ejecucin presentado en este documento servir de referencia parcial en la ejecucin de una propuesta para la disminucin de asentamientos humanos informales tipo precario y en condiciones de tugurio en Guarar de Heredia. Se considera que es parcial, debido a que slo se consider un componente del objetivo de ejecucin del proyecto para el desarrollo del manual. Incluso, en algunos captulos slo se utilizaron una o dos actividades del componente seleccionado. El documento est estructurado en siete captulos, en el primero se presenta la identificacin del proyecto, en el cual se detallan los objetivos del proyecto, s como un resumen de los principales resultados del estudio de preinversin y se analizan las caractersticas ms importantes del proyecto. En el segundo captulo se desarrolla un anlisis de viabilidad del proyecto, identificando los diferentes factores que puedan influir en el cumplimiento de los objetivos del proyecto y analizando los actores que tendrn algn inters con el objetivo de establecer estrategias que ayuden a mejorar la viabilidad para la ejecucin del proyecto. Seguidamente, en el captulo tres se detalla la planificacin y programacin establecida para la ejecucin de las actividades del proyecto. Para ello, se realiza un desglose del objetivo de ejecucin y se utiliza un mtodo de programacin por ruta crtica para identificar las principales actividades a ejecutar, la estructura de divisin del trabajo y los recursos. Posteriormente, en el captulo cuatro se establece la planificacin organizativa para la ejecucin del proyecto. Se definen las funciones y responsabilidades de

las unidades del proyecto, el perfil de los empleados, se define el estilo de direccin que el equipo gerencial utilizar para dirigir a los colaboradores. El en captulo cinco se presentan las estrategias establecidas para la direccin de la ejecucin del proyecto. Estas estrategias buscan productividad en la ejecucin del proyecto y que los resultados sean satisfactorios, para ello se establecen acciones referidas a los aspectos tcnicos y humanos del proyecto. En el captulo sexto se presenta la planificacin del proceso de contrataciones, en el cual se detallan todas las acciones requeridas para realizar las licitaciones pblicas. Finalmente, en stimo captulo se presenta el sistema de informacin y control que se dise para el control y seguimiento de algunas actividades del proyecto, con el objetivo de controlar el avance fsico, financiero y la calidad.

OBJETIVOS Y METODOLOGA Los objetivos expresan lo que se pretende conseguir con la elaboracin de este documento, de manera que sirva de gua para elaborar el manual, justificar las acciones realizadas y establecer parmetros de evaluacin sobre las tareas realizadas. Como marco de referencia durante el desarrollo del manual, se estableci un objetivo general y cuatro objetivos especficos. El objetivo general consiste en guiar al equipo responsable del proyecto durante la etapa de ejecucin para alcanzar los resultados esperados en cuanto al costo, tiempo y calidad establecidos mediante aplicacin de las funciones administrativas en toda etapa de ejecucin del proyecto. Para cumplir con este objetivo general se establecieron los siguientes objetivos especficos: 1. Planificar las acciones y estrategias adecuadas mediante el desglose del objetivo de ejecucin del proyecto para establecer la programacin fsica y financiera de las actividades y los responsables de cada una de ellas. 2. Organizar los equipos de trabajo mediante la distribucin de las acciones y la asignacin de recursos humanos y materiales para la ejecucin eficaz del proyecto. 3. Establecer estrategias gerenciales para que el personal realice las actividades asignadas en un clima de trabajo adecuado mediante la direccin y orientacin del trabajo del recurso humano. 4. Establecer un procedimiento de control y seguimiento mediante la creacin de un sistema de informacin y control, que realizar las actividades del proyecto de acuerdo a los parmetros establecidos. Para alcanzar estos objetivos, se utiliz la metodologa propuesta por el Instituto Centroamericano de Administracin Pblica (ICAP) en las guas de trabajo recomendadas en los cursos de Gerencia de Proyectos I y II. Estos cursos forman parte del programa de maestra en Gerencia de Proyectos de Desarrollo. Como fuente de informacin se utiliz el documento de preinversin del proyecto e informacin bibliogrfica adicional. Tambin se cont con la asesora permanente de los profesores de los cursos de Gerencia de Proyectos.

CAPTULO 1.

IDENTIFICACIN DEL PROYECTO

1.1

RESUMEN DEL PROYECTO

El resumen del proyecto presenta una descripcin de la naturaleza del proyecto, y sintetiza brevemente los aspectos ms importantes de cada uno de los captulos del estudio de preinversin. El propsito es que el equipo responsable de la ejecucin del proyecto, conozca muy bien las principales caractersticas del proyecto, el alcance, su naturaleza, la problemtica que pretende solucionar, quienes son los beneficiarios, los principales componentes a desarrollar y la magnitud de las inversiones. 1.1.1 NATURALEZA DEL PROYECTO En los ltimos aos en Costa Rica se ha incrementado significativamente el nmero de asentamientos humanos informales establecidos en diversas regiones del pas, la mayora de estos asentamientos estn ubicados en el Gran rea Metropolitana (GAM). Esta problemtica ha generado presiones por parte de sectores marginados de la sociedad, en busca de mejores condiciones para el acceso a una vivienda digna. Como parte de las propuestas del gobierno, el Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (MIVAH) ha implementado el Plan de Ordenamiento de la Atencin del Programa de Erradicacin de Asentamientos en Condicin de Precario y Tugurio, para intentar disminuir las cantidad de asentamientos informales existentes. En la primera etapa del plan, se han seleccionado varios asentamientos ubicados en la comunidad de Guarar de Heredia, la mayora de estos asentamientos estn ubicados en zonas de alto riesgo, propensos a inundaciones y deslizamientos, y sin vas de acceso ni pasos adecuados para realizar una evacuacin en caso de emergencias (MIVAH, 2010). Los asentamientos informales en Guarar, han generado diversos problemas de tipo social, entre ellos el incremento en la drogadiccin e inseguridad, las alteraciones afectivas que han sufrido las personas por vivir en condiciones de hacinamiento, insalubres y expuestas a diversos riesgos fsicos. La deficiente infraestructura de estos asentamientos tambin ha causado importantes repercusiones sobre el medio ambiente, debido al incremento en la contaminacin por los desechos slidos y lquidos que no reciben un tratamiento adecuado. Ante este panorama, el problema que da origen al proyecto son los asentamientos humanos informales tipo precario y en condiciones de tugurio que se han establecido en la comunidad de Guarar. El proyecto es una propuesta constructiva para brindar una solucin de vivienda digna a las familias que residen en los asentamientos informales. Se espera que la propuesta se convierta en un modelo constructivo que pueda ser replicado en otras zonas del pas que presentan problemas similares, y se incorpore al Plan de Intervencin Estratgica del MIVAH para el mejoramiento de la calidad de vida de las personas que viven en estos asentamientos.

Captulo 1: Identificacin del proyecto ____________________________________________________________________________________ La principal caracterstica de esta propuesta, consiste en generar una solucin integral a la problemtica, involucrando a todos los actores del proyecto. Se pretende construir un complejo habitacional constituido por torres de apartamentos que permitan satisfacer todas las necesidades de la poblacin beneficiaria. Para ello, no slo se considerando las necesidades estructurales de vivienda, sino tambin la construccin de zonas recreacionales, acceso a centros de salud y educacin, infraestructura urbansticas, caractersticas socio culturales, etc. Se tiene previsto que las obras de construccin se realicen en un plazo aproximado de cinco aos. Durante este periodo se recomienda al MIVHA implementar proyectos complementarios para capacitar a las familias beneficiadas, con el objetivo de facilitar la convivencia en viviendas en condominio (verticales). Se recomienda que la intervencin se realice con un equipo interdisciplinario, que tome en cuenta aspectos como: variables socioculturales, identidad cultural de los habitantes en precario, espacios urbanos activos (precarios), que permiten y apoyan el intercambio y contacto entre los habitantes de la comunidad, pluriculturalidad y heterogeneidad de poblacin: rural, urbana y fornea. 1.1.2 SITUACIN ACTUAL En la comunidad de Guarar existen siete asentamientos informales, de los cuales cinco estn ubicados en zonas cercas a ros y expuestas a deslizamiento, derrumbes e inundaciones. La infraestructura existente en la localidad es deficitaria e incluso, en algunos casos es inexistente. No hay delegaciones de polica, en los asentamientos informales las conexiones al sistema de agua potable y electricidad es producto de redes informales, el nmero de centros de educacin y de atencin a nios es insuficiente, no existe un sistema formal para el tratamiento de las aguas residuales y pluviales, existen muy pocas areas de esparcimiento y recreacin, y las que existen estn en mal estado. En los asentamientos informales no existen vas de acceso adecuadas para el paso de vehculos. Esta carencia hace imposible el trnsito de vehculos entre los barrios informales. En caso de emergencias como incendios, hace difcil la comunicacin y por lo tanto aumenta el riesgo de personas afectadas, ya que los equipos de emergencia como bomberos o ambulancias no pueden ingresar rpidamente o simplemente no pueden llegar al lugar afectado y perjudica la atencin o el traslado inmediato. La poblacin afectada es el segmento de la poblacin que requiere de los servicios del proyecto para satisfacer las necesidades de vivienda, es decir, todas aquellas personas que no posean una vivienda. Se registra un total de 790 viviendas, 930 familias y 3.767 habitantes que estn siendo afectados. Sin embargo, el proyecto est en condiciones reales de atender a 264 familias que recibirn una vivienda, estas son las que viven en los asentamientos informales de Guarar. 1.1.3 ESTUDIO TCNICO El sitio donde se ubicar el proyecto se caracteriza por ser un rea densamente poblada, cercana a polos comerciales altamente desarrollados y con alto consumo; se encuentra cerca de varias zonas francas, de alto nivel de especializacin de manufactura e industria y de instituciones de servicios de salud pblica, como de la nueva ubicacin del Hospital San Vicente de Pal en Heredia y el EBAIS. El terreno donde se construir el complejo habitacional est ubicado en el distrito de San Francisco de Heredia, en la misma localidad de Guarar. Es un terreno donado por el Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU), con un rea total de 23,744 m2.

Captulo 1: Identificacin del proyecto ____________________________________________________________________________________ El complejo habitacional estar constituido por un total de 11 torres de tres niveles con ocho apartamentos en cada nivel, y cada una de ellas albergar a 24 familias. Adems incluye obras de urbanizacin relacionadas con el movimiento de tierras, construccin del sistema pluvial, sistema de aguas negras, red de caera, pavimentos, obras complementarias, la electrificacin, una planta de tratamiento de aguas residuales y una laguna de amortiguamiento pluvial. 1.1.4 ESTUDIO FINANCIERO Y ECONMICO Como parte del estudio financiero y econmico del proyecto, solo se cuantificaron como beneficios econmicos los ahorros generados por el pago en la prestacin de servicios pblicos (servicios de electricidad y agua) que debern hacer las familias a las empresas generadoras del servicio. Debido que actualmente las condiciones es que ninguna familia obtiene los servicios legalmente. Se utiliz la Razn costo Efectividad (R-C/E) y las familias como la unidad de beneficio del proyecto. De acuerdo con los resultados de este indicador, la alternativa tecnolgica constructiva ms eficiente para atender la necesidades de vivienda digna en los asentamientos informales de Guarar, es la tecnologa de concreto colado u hormign armado. La diferencia con respecto a las otras alternativas tecnolgicas es significativa: es menor en ms de cinco millones de colones por familia respecto a la de mampostera integral y es menor en ms de siete millones de colones por familia con respecto a la tecnologa prefabricada con columnas y vigas.

Tabla 1. Costo de las torres de apartamentos segn tecnologa constructiva

Tecnologa de construccin Prefabricado columnas y vigas Mampostera integral Mampostera confinada Concreto chorreado en sitio

Costo 5 808 000 000 5 016 000 000 4 716 059 825 3 168 000 000

Un aspecto importante a destacar es que en la situacin actual sin el proyecto, donde las familias residen en el asentamiento informal, no se logr identificar ningn tipo de beneficio. Al contrario, todos los efectos que se identificaron se pueden considerar como costos, tanto para la las familias como en el rea en la que se circunscribe y a nivel del pas. En la situacin con proyecto, los costos que se identificaron consisten principalmente en costos financieros relacionados con la construccin del complejo de torres y las obras civiles complementarias, estos costos se analizaron mediante el flujo econmico y el clculo de la R-C/E. Segn los anlisis, la propuesta planteada, hace incurrir al Gobierno en un gasto de 5 864 530 554.96 del presupuesto pblico, lo que a nivel macroeconmico elevara el gasto pblico. Sin embargo, la mejora de los indicadores, por ejemplo en salud, se vera compensada, debido a que la inversin que hace el gobierno en asta rea ser menor. Al ser un proyecto de inters social no se genera la rentabilidad financiera mnima, pero solventa necesidades bsicas para este segmento de la poblacin y contribuye a mantener el equilibrio social.

Captulo 1: Identificacin del proyecto ____________________________________________________________________________________

1.1.5 PLAN DE EJECUCIN Se ha programado la construccin de las obras en un tiempo aproximado de tres aos y ocho meses, distribuido de la siguiente forma: Una torre en los ltimos cuatro meses del primer ao. Del ao 2 al ao 4 se construirn tres torres por ao. En el ao 5 se construir la ltima torre del complejo. Durante el primer ao de ejecucin del proyecto deben estar listas las obras de urbanizacin, la planta de tratamiento de aguas residuales, la laguna de amortiguamiento pluvial y la primera torre de apartamentos. Una vez concluida la construccin de cada torre se realiza el traslado de las familias que las habitarn; la construccin de las torres restantes no se vern afectadas por la ocupacin de las torres existentes. El proyecto concluye con la entrega de la ltima torre de apartamentos, por lo que la etapa de operacin del proyecto consiste en la entrega de esta ltima torre. 1.1.6 ORGANIZACIN PREVISTA PARA LA EJECUCIN Y OPERACIN DEL PROYECTO El proyecto estar a cargo de la Unidad Ejecutora del INVU, la cual ser la responsables de administrar y fiscalizar las obras de construccin. La modalidad de ejecucin de las obras que se ha seleccionado es la produccin privada por medio de contratacin de la Unidad Ejecutora. Para asegurar la transparencia durante la contratacin de la empresa constructora, se utilizar el procedimiento de la licitacin pblica. Este proceso consiste realizar una convocatoria pblica para que las empresas interesadas presenten ofertas para la ejecucin de la obra. Las empresas interesadas deben cumplir con un conjunto de requisitos de experiencia y capacidad econmica, que les permita llevar a cabo las obras del proyecto bajo determinadas condiciones que sern establecidas en los trminos de referencia. Una vez que se haya seleccionado la empresa desarrolladora se espera que las obras de construccin estn finalizadas cinco aos despus. Durante el primer ao se tiene programado realizar las licitaciones pblicas y la seleccin de las empresas que se encargaran de la construccin de la obras. El tiempo estimado para cada licitacin es de cuatro meses, sin embargo, se prev que la licitacin para la construccin de las torres demande una mayor cantidad de tiempo, por lo que se espera que se complete en un plazo de ocho meses.

1.2

IDENTIFICACIN DE LOS OBJETIVOS

El objetivo de desarrollo del proyecto consiste en generar un entorno con mejores condiciones de habitabilidad, reduciendo el riesgo fsico y peligrosidad en que viven las personas de los asentamientos informales en Guarar de Heredia.

Captulo 1: Identificacin del proyecto ____________________________________________________________________________________ 1.2.1 OBJETIVOS DE EJECUCIN El objetivo en la fase de ejecucin del proyecto es construir un complejo habitacional de 11 torres con 24 apartamentos de 52 metros cuadros cada uno en las que pueden vivir 264 familias, en un plazo de cinco aos y a un costo de 5 864 530 554.96 en la localidad de Guarar de Heredia. 1.2.2 OBJETIVOS DE OPERACIN Proveer de una vivienda a cada una de las 264 familias que viven en hacinamiento en la localidad de Guarar de Heredia, otorgadas por etapas segn finalice la construccin de cada torre.

1.3

COMPARACIN DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO CON LOS OBJETIVOS NACIONALES

El proyecto est vinculado a un plan de ordenamiento para la atencin y erradicacin de asentamientos informales, el cual se encuentra dentro de los planes del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos. Cabe mencionar que el Plan Nacional de Desarrollo plantea que una de las comunidades a las que se debe priorizar en la aplicacin del plan se encuentra Guarar, convirtindola en una de las zonas ms riesgosas en trminos de habitabilidad. El Ministerio de Vivienda cuenta con tres polticas institucionales que enfatizan en la necesidad del plan de atencin y erradicacin de asentamientos informales y su ejecucin. Estas tres polticas consisten en: Contribucin del sector vivienda y asentamientos humanos en la actividad econmica, ambiental y social del pas, apoyando el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin, como parte de una poltica social comprometida con el desarrollo humano, la integracin social, la paz social, la igualdad de oportunidades, la equidad entre gneros y el reconocimiento a la diversidad Fortalecimiento del sector vivienda y asentamientos humanos, impulsando la especializacin institucional, la complementariedad y la desconcentracin de las acciones del Sector, promoviendo el desarrollo regional y local, enmarcadas en un fortalecimiento institucional, en una gestin transparente, eficiente y eficaz, con mecanismos crecientes de rendicin de cuentas a la poblacin Desarrollo de la planificacin urbana para el ordenamiento territorial, que defina lineamientos e instrumentos que permitan el desarrollo de asentamientos humanos equitativos y sostenibles. Ante este marco poltico e institucional, la alternativa de proyecto seleccionada est altamente relacionada con las polticas y estrategias de desarrollo de pas. Sin embargo, debido a la coyuntura de polticas fiscales restrictivas que enfrenta el pas, se puede afectar negativamente la factibilidad del proyecto.

CAPTULO 2.

ANALISIS DE VIABILIDAD DEL PROYECTO

2.1

INTRODUCCIN

El anlisis de viabilidad de un proyecto consiste en determinar la posibilidad que este tiene de alcanzar los objetivos establecidos. Para ello, es necesario superar las restricciones que le impone el medio ambiente y cumplir con las condiciones que se derivan de su configuracin. El anlisis consiste en un estudio sobre la dinmica social en la que est inmerso el proyecto y sobre la eficiencia de este para cumplir con sus objetivos. El proyecto forma parte de un proceso social que lo condiciona e influye sobre l. La interaccin entre el proyecto y su entorno determinan el grado de aproximacin a sus objetivos. En trminos generales, un proyecto se puede considerar como un sistema que intenta transformar una idea estructurada en una realidad concreta, esta realidad son las obras o servicios que pretende brindar el proyecto. Este proceso de transformacin es dinmico, lo cual requiere la interaccin de diversas factores: sociales, econmicos, organizacionales, polticos, etc. (Vega Mayorga S. I., 2011) El captulo presenta la identificacin de los actores relacionados con el proyecto, as como un anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), para determinar algunos factores internos y externos que rodean al proyecto y que podra afectarlo de forma positiva o negativa. El captulo est organizado en tres apartados. En esta primera seccin se hace una breve introduccin al captulo. En la segunda seccin se presenta la identificacin de actores, la identificacin de las reas de inters y la identificacin del escenario del proyecto. En la tercera seccin del captulo se desarrollo el anlisis FODA, donde se presenta y explica por separado cada una las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas identificas para el proyecto. En la cuarta parte del captulo se presentan algunas estrategias recomendadas para viabilizar la realizacin del proyecto en su fase de ejecucin y operacin. Por ltimo, en el quinto apartado se presentan las conclusiones del anlisis realizado.

2.2

ANALISIS DE ACTORES, AREAS DE INTERES Y ESCENARIOS

El anlisis de actores es un estudio que permite identificar a los individuos, grupos u organizaciones que tienen algn tipo de inters en las diferentes fases y reas del proyecto. Las reas de inters del proyecto son los procesos que materializan las acciones del proyecto en cada una de sus fases. Para identificar las reas de inters se utiliza la fase de vida del proyecto (Vega Mayorga S. I., 2011). La ubicacin de los actores entorno al proyecto estar dada por la relacin y consistencia entre sus intereses, valores y posicin social con los objetivos y medios del mismo. La eficacia de cada actor estar en funcin de la competencia que tenga por el uso de sus recursos (Vega Mayorga S. I., 2011). Para

Captulo 2: Anlisis de viabilidad _____________________________________________________________________________________ facilitar el anlisis de los actores, este apartado se estructur de acuerdo al papel que desempea cada actor identificado, es decir, si los actores son promotores, aliados, oponente o es neutral. Para cada actor se presenta informacin sobre el rea de inters que tiene en el proyecto, el impacto que el proyecto genera sobre sus intereses, el grado de inters (primario o secundario), la pocin inicial, la posicin deseable y las estrategia recomendadas para cambiar la posicin inicial del actor. Se utiliz una matriz para identificar a cada uno de los actores y su relacin durante la ejecucin y operacin entorno al proyecto (ver anexo 1). 2.2.1 ACTORES PROMOTORES Los actores promotores son los que realizan las acciones iniciales para detectar el problema central y buscar el apoyo poltico, institucional y econmico para el proyecto. Los promotores pueden llegar a operar exclusivamente el proyecto, participar parcialmente o no participar en el manejo del mismo. Son los responsables de construir la viabilidad del proyecto mediante la elaboracin, cumplimiento y control de estrategias de ejecucin del proyecto (Vega Mayorga S. I., 2011). 2.2.1.1 MINISTERIO DE VIVIENDA Y ASENTAMIENTOS HUMANOS (MIVAH) El Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (MIVAH) es el ministerio responsable de emitir polticas, directrices y lineamientos, en materia de vivienda y asentamientos humanos, en funcin de las necesidades y demandas particulares de los distintos estratos socioeconmicos; con el propsito de facilitar el acceso a asentamientos humanos. Entre las prioridades de este ministerio est el Fomento del acceso de la poblacin a asentamientos polifuncionales, sostenibles y seguros, impulso del desarrollo de proyectos de renovacin urbana y mejoramiento barrial, dando nfasis al repoblamiento de los centros urbanos y a la construccin de proyectos habitacionales de alta y media densidad en modalidad vertical1. Se considera que la posicin inicial del MIVAH, es como el actor promotor del proyecto. Este ministerio realiz las acciones iniciales para detectar el problema, realizar los estudios y buscar el apoyo poltico. Participar parcialmente en las etapas de ejecucin y operacin del proyecto. Durante la etapa de ejecucin su principal responsabilidad ser la construccin de la viabilidad del proyecto. Mientras que en la etapa de operacin participar en la exposicin de los objetivos del proyecto y en el manejo de la imagen de la imagen. El impacto del proyecto en los objetivos del MIVAH estar en funcin del resultado del proyecto, por lo que el grado de inters es primario. Si es exitoso, la credibilidad y su poder poltico e institucional se beneficiarn, y por lo tanto el impacto del proyecto ser positivo. En caso contrario, si el proyecto no tiene el resultado esperado el impacto ser negativo. 2.2.2 ACTORES ALIADOS Los actores aliados son aquellos que estn dispuestos a apoyar y respaldar al promotor del proyecto, tienen algn inters en una determinada rea del proyecto. Su participacin en la etapa de operacin y ejecucin ser activa en la medida que su grado de inters por el mismo sea primario y que contribuya a

http://www.mivah.go.cr

Captulo 2: Anlisis de viabilidad _____________________________________________________________________________________ incrementar su inventario de recursos (Vega Mayorga S. I., 2011). Los actores identificados como aliados del proyecto son cinco: Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (MIVAH), Banco Hipotecario de la Vivienda (BANVHI), Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU), la empresa seleccionada para desarrollar las obras de construccin y la comunidad de Guarar. 2.2.2.1 BANCO HIPOTECARIO DE LA VIVIENDA (BANHVI) El BANVHI es un banco de segundo piso2, es la entidad estatal encargada de facilitar el acceso y el financiamiento para las familias de bajos recursos para la adquisicin de vivienda propia. Es el ente rector del Sistema Financiero Nacional para la Vivienda (SFNV). Este sistema de financiamiento est conformado por el BANHVI y las Entidades Autorizadas3. El SFNV fue creado en 1986 me diente ley 7052, para que el pas contara con una sistema financiero que unificar esfuerzos y promoviera la captacin de recursos para canalizarlos hacia la vivienda4. El BANVHI facilita a las entidades autorizadas el acceso a los recursos para el financiamiento habitacional. Tiene una gran responsabilidad en los resultados de los diferentes proyectos efectuados, tiene la obligacin de velar por el adecuado funcionamiento del control interno en todas las etapas del proceso constructivo de los proyectos de vivienda y de vigilar que cada uno de sus actores - sean las entidades autorizadas, fiscales de inversin, desarrolladores o constructores - cumplan cabalmente con las obligaciones que la normativa vigente les asigne en esta materia. El rea de inters del BANHVI en el proyecto es en la fase de ejecucin del proyecto, concretamente su participacin consiste en el financiamiento y supervisin durante la construccin de las obras. Como ente rector del SFNV, es la institucin encargada de brindar el financiamiento y controlar la calidad de los proyectos de vivienda de inters social. El impacto del proyecto en los intereses del BANHVI va depender de los resultados del proyecto. Si el proyecto cumple con los objetivos establecidos, en el tiempo, costo y calidad establecidos en la planeacin, el impacto ser positivo. Por el contrario, si el resultado no est de acuerdo a lo programado, el impacto en los intereses del BANHVI ser negativo. Se considera que la posicin inicial del BANHVI es como un actor aliado, debido a que un grado de inters primario en el resultado del proyecto. Como se mencion anteriormente, la calidad de las viviendas construidas, el costo y el tiempo con que se ejecute el proyecto, puede afectar el poder poltico e institucional del BANHVI, as como su credibilidad ante los costarricenses. La posicin deseada para este actor es que se mantenga como un aliado del durante toda la etapa de la ejecucin del proyecto. La estrategia recomendada para este actor consiste en establecer procesos de control y seguimiento para asegurar la calidad en la construccin de las obras, de acuerdo a los tiempos y costos programados.

Un banco de segundo piso no tratan directamente con los clientes de los crditos, su papel consiste en colocar los crditos travs de otras instituciones financieras. 3 Las entidades autorizadas son instituciones pblicas y privadas, encargadas de atender directamente a las familias que requieren de financiamiento para solucionar su problema habitacional. Actualmente existen 22 entidades autorizadas por BANVHI.
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http://www.banhvi.fi.cr

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Captulo 2: Anlisis de viabilidad _____________________________________________________________________________________ 2.2.2.2 INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU) El INVU es una institucin autnoma encargada de atender la provisin de vivienda de inters social, as como la planificacin territorial de ciudades primarias, intermedias y otros centros menores en todo el territorio nacional. Tambin forma parte SFNV como una de las Entidades Autorizadas por el BANVHI para atender a las familias que desean adquirir una vivienda. El INVU tiene varias reas de inters, especficamente en la localizacin y supervisin durante la etapa de ejecucin del proyecto. Es el propietario del terreno donde se va a construir el complejo habitacional, por lo tanto juega un papel fundamental en la ubicacin. Adems de la localizacin, la segunda rea de inters del proyecto para el INVU es la supervisin. La unidad ejecutora del INVU ser el equipo encargado de administrar y fiscalizar la ejecucin del proyecto, para ello debe realizar los estudios tcnicos, las licitaciones pblicas para cada tipo de obra, seleccionar la empresa desarrolladora (contratista) y entregar los desembolsos establecidos de acuerdo al avance de las obras. El impacto del proyecto en el inters del INVU es positivo, siempre y cuando este se realice de acuerdo a la programacin establecida. Se considera que el grado de inters en el proyecto es primario, puesto que los objetivos del proyecto se adecuan perfectamente a los objetivos del INVU como entidad autorizada del SNFV para a atender directamente a las familias que requieren de financiamiento para solucionar los problemas habitacionales. De acuerdo al escenario del proyecto en que intervine el INVU, se puede considerar que la posicin inicial ante el proyecto es como un actor aliado, si el proyecto es exitoso la imagen del INVU ante la las personas mejorar significativamente, y se desea que siga manteniendo esta posicin En este caso la estrategia recomendada, es realizar el proceso de planeacin y programacin del proyecto adecuadamente. Se recomienda identificar las actividades a realizar, las fechas de inicio y finalizacin de cada una de ellas, as como los recursos que demandaran y establecer el programa de desembolsos necesarios para cumplir con la metas del proyecto. Posteriormente, durante la ejecucin de las actividades programadas, la unidad ejecutora debe verificar los retrasos y establecer las medidas correctivas necesarias. 2.2.2.3 EMPRESA DESARROLLADORA (CONTRATISTA) Los desarrolladores son las empresas constructoras que sirven de proveedores del servicio de la construccin a la unidad ejecutora del proyecto. Dichas empresas son escogidas por medio de procesos de licitaciones pblicas. En ciertos casos, las empresas contratistas pueden ser contratadas directamente por la unidad ejecutara, dependiendo del monto del contrato, para ello deben forman parte de una base de proveedores. Una vez escogido el desarrollador, este ser el responsable de la contratacin de los profesionales para realizar todos los diseos tcnicos de los edificios, entre los cuales podemos mencionar ingenieros elctricos, civiles, mecnicos, sanitarios, ambientalistas, arquitectos, entre otros. Una vez que ha terminado la fase de diseo fsico de los inmuebles, el desarrollador debe de tramitar los planos constructivos segn los cdigos existentes para obtener las licencias correspondientes encada una de las instituciones segn especialidad, de las cuales se puede mencionar: Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, Ministerio de Salud, Empresa de Servicios Pblicos de Heredia, Instituto Nacional de

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Captulo 2: Anlisis de viabilidad _____________________________________________________________________________________ Vivienda y Urbanismo, Secretaria Tcnica Nacional Ambiental, Municipalidad de Heredia y el Cuerpo de Bomberos del Instituto Nacional de Seguros. La empresa desarrolladora participa en la etapa de ejecucin del proyecto. El rea de inters de este actor es en la construccin de las obras, por lo que se ha considerado como un aliado por tener un grado de inters primario en los resultados del proyecto. Si las obras se realizan de acuerdo al costo, tiempo y calidad establecida, recibir los desembolsos por parte de la unidad ejecutora. El impacto del proyecto es positivo en la medida que el resultado sea exitoso, adems de recibir los desembolsos, su imagen empresarial mejorar significativamente y tendr una mayor probabilidad de ser seleccionado en otros procesos de licitaciones. Por lo tanto, la posicin inicial de los contratistas es neutra, porque actualmente el proyecto no ha efectuado ningn contrato y no est involucrado. La posicin deseada de la empresa contratista es que se mantenga como un actor aliado al promotor del proyecto. 2.2.2.4 COMUNIDAD BENEFICIARIA DEL PROYECTO La comunidad beneficiaria del proyecto es la poblacin residente en la localidad de Guarar, la cual se encuentra ubicada en el distrito de San Francisco, en el cantn central de la provincia de Heredia. Esta comunidad tiene un total de siete asentamientos informales, la mayora ubicados en zonas de retiro de ros. Estos asentamientos son los siguientes: Cuenca Norte, Cuenca Oeste, Cuenca Este, Cuenca Sur, Villa Paola, Los Heredianos y La Radial, Barrio Tropical. En estos asentamientos existe un total de 790 viviendas, 930 familias y 3 767 habitantes. Se considera que la comunidad de Guara es un actor importante en la etapa de ejecucin del proyecto, y tienen como rea de inters, la construccin de las obras. En esa etapa, las actividades de construccin pueden generar empleo e incentivar la actividad comercial; pero tambin, de forma negativa, puede generar molestias directamente en los residentes que habitan en los alrededores del proyecto, principalmente en la generacin de ruido y levantamiento de polvo debido a la actividad de las maquinarias. Por lo tanto, el impacto del proyecto en el inters de la comunidad puede ser positivo o negativo dependiendo de los efectos que genere. Por lo tanto el grado de inters es primario y con ello se considera que la posicin inicial es considerada como un actor aliado del proyecto. La posicin desea es que la comunidad se mantenga como un aliado y para ello recomendamos estipular en los trminos de referencia del contrato de licitacin el cumplimento de las medidas necesarias y convenientes que eviten los efectos negativos antes mencionados. Adems recomendar a la empresa contratista la consideracin de la mano de obra local. 2.2.3 ACTORES NEUTRALES Los actores neutrales son aquellos a los que el resultado del proyecto le es indiferente es decir que no les afecta la disponibilidad de los recursos y su poder, pero que tiene algn tipo de recurso que puede contribuir a incrementar el poder de los dems actores, y en consecuencia sujeto de presiones y halagos para que se integre a algunos de los bloques en lucha (Vega Mayorga S. I., 2011). Se ha considerado como actores neutrales al Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos, Ministerio de Salud, Empresa de Servicios pblicos de Heredia,

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Captulo 2: Anlisis de viabilidad _____________________________________________________________________________________ 2.2.3.1 COLEGIO FEDERADO DE INGENIEROS Y DE ARQUITECTOS (CFIA): El Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos est integrado por diversos colegios profesionales5. Entre sus funciones se encuentra la de velar por el decoro de las profesiones, reglamentar su ejercicio y vigilar el cumplimiento de lo dispuesto en esta ley, su reglamento y reglamentos especiales del Colegio Federado, as como lo dispuesto en las leyes y reglamentos relativos a los campos de aplicacin de las profesiones que lo integran. Adems de dar su opinin y asesorar a los Poderes del Estado, organismos, asociaciones e instituciones pblicas y privadas, en materia de la competencia de los diferentes colegios que integran el Colegio Federado6. El colegio federado participa en la fase de ejecucin del proyecto. El rea de inters en el proyecto es la supervisin, es el ente encargado de acreditar las empresas desarrolladores y consultores. Se considera que la posicin inicial del CFIA es como actor neutral, puesto que no tiene intereses primarios o secundarios en el proyecto. La posicin esperada de esta institucin es como un actor aliado, pues puede brindar criterios importantes para la durante la ejecucin del proyecto y su apoyaran credibilidad en el proyecto. La estrategia recomendada para convertirlo en un aliado, es mediante la intervencin de los jerarcas del MIVAH. Para ello se debe solicitar a la presidencia ejecutiva de dicho CFIA la colaboracin con profesionales que hayan trabajado en este tipo de proyectos y hagan las propuestas arquitectnicas y paisajsticas del caso. 2.2.3.2 MINISTERIO DE SALUD El Ministerio de Salud es el responsable de garantizar la proteccin y el mejoramiento del estado de salud de la poblacin costarricense7. El rea de inters de este ministerio en el proyecto es la etapa de ejecucin, como ente supervisor durante la construccin de las obras. Determina si el proyecto cumple los requisitos fsicos y sanitarios establecidos, para recibir los permisos sanitarios correspondientes. Se considera que la posicin inicial del Ministerio de Salud es como actor neutral del proyecto, ya que el resultado de este no afecta directamente los intereses del ministerio de salud, siempre y cuando se cumplan requisitos establecidos por el ministerio. La posicin deseada del Ministerio de Salud es como actor aliado, aunque el ministerio no tenga inters directo en el proyecto, indirectamente los resultados le podran generar beneficios. En primer lugar, con el proyecto se espera que un total de 264 familias abandonen los asentamientos informales y se trasladen a las nuevas viviendas. Actualmente, la mayora de estas familias viven con un alto grado de hacinamiento, condiciones totalmente insalubres y expuestos a riesgos por debes e inundaciones. En segundo lugar, el complejo habitacional tiene un diseo que incorpora una planta de tratamiento, alcantarillado sanitario y evacuacin pluvial entre otros, aspecto que generalmente no se consideran en los proyectos residenciales. Por lo tanto, el proyecto se ajusta perfectamente a los objetivos que persigue el Ministerio de Salud.

Los colegios profesionales que conforman al CFIA son: Colegio de Ingenieros Civiles; Colegio de Arquitectos; Colegio de Ingenieros Electricistas, Mecnicos e Industriales; Colegio de Ingenieros Topgrafos; y el Colegio de Ingenieros Tecnlogos.
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http://www.cfia.or.cr/quienes.htm http://www.ministeriodesalud.go.cr

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Captulo 2: Anlisis de viabilidad _____________________________________________________________________________________ 2.2.3.3 MUNICIPALIDAD DE HEREDIA La Municipalidad de Heredia es la organizacin encargada de administrar el cantn central de Heredia, interviene en la fase de ejecucin del proyecto. Su papel consiste en la supervisin de algunas actividades de construccin, es el encargado de otorgar el permiso de uso de suelo y el permiso de construccin. El permiso de uso de suelo tiene que ver con el Plan Regulador de la zona, cuando no existiere plan regulador, como en este caso, la municipalidad siempre tiene la potestad para pronunciarse, ya sea va consejo o por determinacin tcnica utilizando el Cdigo Urbano o por determinacin netamente poltica. Finalmente una vez que el desarrollador ha llevado a cabo todos los trmites obtiene el permiso de Construccin otorgado por la Municipalidad. Se considera que la posicin inicial de la municipalidad es como actor neutral, debido a que slo tiene un inters secundario en la ejecucin del proyecto, la supervisin. Se espera que la municipalidad se convierta en un aliado del proyecto, para ello se recomienda cumplir con los requerimientos establecidos para obtener los permisos necesario y demostrarle a la municipalidad los beneficios econmicos que le podra generar el proyecto. Incluso se podra mejorar significativamente la percepcin que tienen las personas hacia el desempeo de la municipalidad. Los beneficios econmicos que le podra generar el proyecto a la Municipalidad de Heredia, surgen de los nuevos impuestos y tarifa de los servicios municipales correspondientes a las familias que se trasladaran al nuevo complejo habitacional. Actualmente, estas familias no pagan ningn impuesto, ni estn recibiendo los servicios de municipales. Estas familias pasaran de ser aportadoras de impuestos y adems pagando los servicios bsicos de electricidad y agua para consumo humano. 2.2.3.4 EMPRESA DE SERVICIOS PBLICOS E HEREDIA (ESPH): La Empresa de Servicios Pblicos de Heredia es una institucin privada encargada de brindar algunos servicios pblicos en la provincia de Heredia. Participa en la fase de operacin del proyecto, el rea de inters es la produccin de servicios pblicos (servicio de agua y servicio de electricidad). Es la institucin que aprueba o rechaza disponibilidad de servicio electricidad y agua potable para las familias que habitaran el nuevo complejo habitacional. La posicin inicial de la ESPH es como actor neutral, debido a que inicialmente los resultados del proyecto no afectan directamente los intereses de esta institucin. Sin embargo, mediante los estudios de preinversin del proyecto, se demostr que la ESPH puede recibir beneficios del proyecto por los servicios que estn disfrutando en los asentamientos informales, y por los cuales la empresa no est recibiendo ninguna compensacin econmica. La posicin deseada de la ESPH es como un actor aliado, para ellos se recomienda la intervencin del los jerarcas del MIVAH, para demostrar los beneficios que obtendra esa institucin una vez que el proyecto est en operacin y se hayan deshabilitado los asentamientos informales. Las familias pagarn el servicio de electricidad para consumo que actualmente no lo hace, por lo tanto la institucin tendr los ingresos correspondientes a los pagos de servicio que no aportan actualmente.

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Captulo 2: Anlisis de viabilidad _____________________________________________________________________________________ 2.2.3.5 LA SECRETARIA TCNICA NACIONAL AMBIENTAL (SETENA): La Secretaria Tcnica Nacional Ambiental es el ente responsable analizar las evaluaciones de impacto ambiental y resolverlas dentro de los plazos previstos por la Ley General de la Administracin Pblica 8. Participa en la fase de ejecucin del proyecto, y el rea de inters es la supervisin. La SETENA es la institucin encargada de aprobar la viabilidad ambiental, sin estos permisos no es posible iniciar la ejecucin del proyecto. La posicin inicial de la SETENA es como actor neutral, debido a que no tiene intereses primarios ni secundarios que se vean afectados con los resultados del proyecto. Se espera que la posicin de la SETENA siga siendo de actor neutral, y que no se convierta en un oponente del proyecto. Para ello se recomienda cumplir con todos los requisitos de la SETENA para obtener los permisos correspondientes.

2.3

ANALISIS FODA

El anlisis FODA, consiste en identificar los factores internos y externos que pueden influir en las etapas de ejecucin y operacin del proyecto. Los factores internos le pueden generar al proyecto fortalezas y debilidades, mientras tanto los factores externos generan amenazas y oportunidades. El objetivo de este anlisis es identificar estos factores para proponer estrategias que permitan minimizar las restricciones y potencializar las ventajas para viabilizar la realizacin del proyecto (Vega Mayorga S. I., 2011). Para el anlisis de los factores, se consider nicamente la etapa de ejecucin, puesto que la etapa de operacin consiste en la entrega de las torres de apartamentos a la unidad ejecutora. 2.3.1 FORTALEZAS Las fortalezas son factores internos identificados en la etapa de ejecucin y operacin que tienen un impacto positivo en el proyecto y marcan diferencia respecto a otros proyectos similares. nicamente se identific dos factores internos que podra generar un impacto positivo: 1. Disponibilidad de terreno para la ubicacin del proyecto: la localizacin se refiere a la ubicacin o el lugar donde se van a construir las torres de apartamentos. En este caso, el lugar seleccionado presenta ciertas ventajas para la ejecucin del proyecto: a) Es un terreno que est ubicado en la misma comunidad de Guarar, por lo que se considera el sentimiento arraigo de las familias beneficiarias. b) La superficie del terreno es llana, no hay arbustos ni otro tipo de obstculos que requieran trabajos adicionales limpieza y desenraice. c) El terreno tiene acceso a todos los servicios pblicos y tiene acceso a vas para el trnsito de personas y vehculos. d) El propietario del terreno es el INVU, lo que evitar retrasos debido a los trmites relacionados con la disponibilidad del terreno para iniciar las obras de construccin.

www.setena.go.cr

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Captulo 2: Anlisis de viabilidad _____________________________________________________________________________________ 2. Impacto social del proyecto: el impacto social es el conjunto de beneficios directos e indirectos que recibe los usuarios y los vecinos a travs del proyecto. Es un factor fundamental para influir en la imagen del proyecto ante toda sociedad costarricense. Si recordamos que el objetivo del proyecto es generar un entorno con mejores condiciones de habitabilidad, reduciendo el riesgo fsico y peligrosidad en que viven las personas de los asentamientos informales. Aunque directamente se espera que el impacto del proyecto sea resolver el dficit habitacional de las familias beneficiarias, indirectamente se espera generar un cambio en el entorno social de toda la comunidad. Este cambio es el impacto indirecto del proyecto, el cual consiste en disminuir los problemas de drogadiccin e inseguridad, as como la contaminacin ambiental causada por los desechos slidos y lquidos en los asentamientos informales. El proyecto surge como respuesta del estado ante las presiones de diversos sectores sociales que demanda soluciones adecuadas al incremento de los asentamientos informales en varias zonas del pas. Esta presin para resolver estos problemas gener que el gobierno incluyera en su plan de gobierno, varias comunidades consideradas como prioritarias para la atencin de los asentamientos informales. Esta coyuntura en la que surge el proyecto y el impacto social que se espera generar en la poblacin residente en el rea de influencia, puede ser aprovecha para asegurar los recursos financieros requeridos para la ejecucin del proyecto. Estas ventajas constituyen una oportunidad muy importante con respecto a otros proyectos similares. 2.3.2 DEBILIDADES Las debilidades son factores internos que le pueden generar problemas para alcanzar los objetivos de la ejecucin y operacin del proyecto. Una vez identificadas las debilidades se establecen estrategias para eliminarlas. Se ha identificado slo un factor interno que pueden causar debilidades para la ejecucin y operacin del proyecto: 1. Idoneidad de la unidad ejecutora: se refiere a la adecuacin que existe entre las caractersticas de la unidad ejecutora con las caractersticas y complejidad del proyecto. Actualmente no existen criterios definidos para seleccionar la unidad ejecutora ms adecuada para la realizacin de los proyectos financiados por el SFNV. Para este proyecto, la unidad ejecutora no fue seleccionada por criterios tcnicos, sino por formar parte de la institucin duea del terreno donde se pretende construir el complejo habitacional. 2.3.3 AMENAZAS Las amenazas son situaciones negativas que pueden causar problemas en la ejecucin y operacin del proyecto, por lo que es necesario establecer algunas estrategias para poder solventarlas. Se han identificado seis factores externos que podran amenazar la ejecucin y operacin del proyecto: 1. Cambios polticos: un cambio en el gobierno de turno podra afectar las prioridades establecidas en el plan nacional de desarrollo, lo que podra poner en riesgo los recursos financieros

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Captulo 2: Anlisis de viabilidad _____________________________________________________________________________________ destinados al proyecto. Entre ms tiempo se tarde el inicio de la etapa de ejecucin del proyecto, se pone en riesgo la disponibilidad de los recursos financieros. Los criterios para seleccionar los proyectos que sern financiados por el SFNV no estn definidos. Uno de los aspectos considerados para la seleccin, es que los proyectos estn vinculados a las prioridades del gobierno de turno. Por lo que un cambio en el gobierno de turno o incluso un cambio en las prioridades del gobierno actual, y si los contratos con las empresas contratistas no han sido firmados, podran hacer que el gobierno decida cambiar el destino o recortar el recurso presupuestados para el SFNV. Insumos de construccin: los insumos principales de un proceso de construccin son las materias primas como el acero y el hierro. Los precios internacionales del acero y el hiero presentan fluctuaciones significativas en cortos periodos de tiempo. Una parte importante de los costos del proyecto, est en funcin de los precios internacionales de estos materiales. Ante una escasez del acero y el hierro en los mercados internacionales, los precios se incrementaran significativamente. Esto generara un aumento en los costos del proyecto, e incluso atraso en las obras por no disponer de los materiales necesarios. Actitud de los vecinos: la actitud de los vecinos es la disposicin que manifiestan las personas que viven en las cernas al terreno donde construirn las torres de apartamentos. El principal componente de la etapa de ejecucin del proyecto, es la construccin del complejo habitacional, las personas que viven en las zonas aledaas al proyecto podra ser efectos temporalmente por las actividades del proyecto. Generalmente, las actividades de construccin causan levantamiento de polvo, incremento en el ruido generado por la maquinaria utilizada, cortes en los servicios pblicos (servicio de agua y electricidad), etc. Si no se implementa las medidas adecuadas, esto podra generar que durante la etapa de ejecucin del proyecto los vecinos se manifiesta en contra del proyecto. Proceso Licitacin: la licitacin es un proceso mediante el cual se solicita, recibe y evalan las ofertas para la adquisicin de servicios y se adjudica el contrato correspondiente al licitador que ofrezca la propuesta ms ventajosa. Las licitaciones de obra pblica es uno de los procesos de licitacin ms importantes ya que consumen una gran cantidad de recursos del sector pblico (Correa, 2002). En Costa Rica, la experiencia con este tipo de licitaciones no ha sido favorables, debido a que los procesos de licitaciones se realizan de forma ineficiente. Los trminos de referencia no se establecen de forma adecuada, por lo que se generan aumentos significativos en los costos del proyecto y atrasos importantes en la programacin fsica, as como deficiencias en la calidad de las obras constructiva. Fiscalizacin de los procesos constructivos: la fiscalizacin se refiere al control efectuado sobre la construccin de viviendas de inters social por parte de las institucionales responsables. Consistente en la realizacin de diferentes tipos de auditoras, profundizando de forma especial en el cumplimiento de las normas establecidas. El BANVHI como rector del SFNV es el responsable de ejercer la funcin de fiscalizador de los procesos constructivos en los proyectos de viviendas de inters social financiados por el SFNV. Esta institucin como rectora del SFNV est aplicando mecanismos de fiscalizacin deficientes, por lo que no existe garanta sobre la calidad de las viviendas en su fase constructiva, lo cual impacta en la calidad y el costo de los proyectos. Condiciones del suelo: las condiciones del suelo van a determinar si el terreno es adecuado o no para la construccin de diferentes tipos de edificaciones. Para conocer las condiciones del terreno, se debe realizar un estudio del suelo, a partir del cual se determinaran los factores que estn

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Captulo 2: Anlisis de viabilidad _____________________________________________________________________________________ presentes en el suelo y determinara si este es o no apto para construccin. Actualmente no se cuentan con estudios de suelo para determinar si es apropiado o no para la construccin de las torres de apartamentos. En caso de que el terreno no presente las condiciones de necesarias para realizar la construccin, se debe realizar obras no consideradas que podra elevar significativamente los costos del proyecto. Si el terreno no es adecuado podra ser necesaria la construccin de obras adicionales, como muros de contencin, plantas de tratamiento y otras obras correctivas que incrementaran significativamente el costo del proyecto. 2.3.4 OPORTUNIDADES Las oportunidades son factores externos positivos generados en el entorno del proyecto, una vez identificadas es posible establecer estrategias y aprovecharlas en favor de los objetivos del proyecto. Se ha identificado dos factores externos que pueden generar oportunidades para al proyecto: 1. Polticas actuales del gobierno: el proyecto como se indic en captulos anteriores, se enmarcado en el plan nacional de desarrollo del gobierno actual, esto como parte de un programa para erradicar los asentamientos informales en condiciones de precario y tugurio. En este programa, la comunidad de Guarar aparece como una de las zonas ms prioritarias en todo el pas. En este contexto, el proyecto tiene asegurado los recursos financieros necesarios, siempre y cuando se mantengan las prioridades del gobierno. 2. Disponibilidad de recursos financieros: los recursos financieros para los proyectos de vivienda de inters social, est amparado en el artculo 59 de la Ley del Sistema Financiero, para la erradicacin de precarios. De acuerdo a esta ley, el financiamiento de estos proyectos se obtienen del Fondos de Subsidios de la Vivienda (FOSUVI). A este fondo se le dedica el 3% del presupuesto nacional aprobado en la asamblea legislativa (esto toma en cuenta todos los procesos, proyectos y programas aprobados en la asamblea), 33% de Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF), el cual es un fondo permanente de 20% impuesto de ventas y 5% impuesto de planillas, que segn dicha ley los costarricenses de bajos recursos econmicos son los beneficiarios directos de dicho fondo. Todas las ganancias de la Lotera Instantnea son destinadas tambin a dicho fondo.

2.4

ESTRATEGIA RECOMENDADAS

En esta seccin se presentan las estrategias recomendadas para los actores identificados y para los factores externos e internos detallados en el anlisis FODA. Estas estrategias buscan establecer el proceso para la ejecucin y operacin del proyecto, de acuerdo a los objetivos establecidos en cada una de estas etapas del proyecto. En la primera parte de esta seccin se resumen las estrategias recomendadas para los actores identificados, mientras que en la segunda parte se prestan las estrategias identificadas mediante el anlisis FODA.

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Captulo 2: Anlisis de viabilidad _____________________________________________________________________________________ 2.4.1 ESTRATEGIAS IDENTIFICADAS EN EL ANLISIS DE ACTORES Las estrategias recomendadas se diferencian de acuerdo a la pocin inicial de cada actor identificado. Para los aquellos que inicialmente se han considerado como actores aliados, se recomiendan estrategia para que se mantengan como actores aliados del proyecto. En este caso, las estrategias recomendadas son las siguientes: 1. El BANVHI: establecer procesos de control y seguimiento para asegurar la calidad en la construccin de las obras, de acuerdo a los tiempos y costos programados. 2. El INVU: identificar las actividades a realizar, las fechas de inicio y finalizacin de cada una de ellas, as como los recursos que demandaran y establecer el programa de desembolsos necesarios para cumplir con la metas del proyecto. 3. La comunidad de Guarar: estipular en los trminos de referencia del contrato de licitacin el cumplimento de las medidas necesarias y convenientes que eviten los efectos negativos antes mencionados. Adems recomendar a la empresa contratista la consideracin de la mano de obra local. En el caso de los actores neutrales que se han identificado, las estrategias recomendadas pretenden convertirlos en actores aliados del promotor del proyecto. Las estrategias recomendadas son las siguientes: 1. CFIA: los jerarcas del MIVAH deben solicitar a la presidencia ejecutiva de dicho CFIA la colaboracin con profesionales que hayan trabajado en este tipo de proyectos y hagan las propuestas arquitectnicas y paisajsticas del caso. 2. La municipalidad de Heredia: cumplir con los requerimientos establecidos para obtener los permisos necesarios y demostrarle a la municipalidad los beneficios econmicos que le podra generar el proyecto. Incluso se podra mejorar significativamente la percepcin que tienen las personas hacia el desempeo de la municipalidad. 3. La ESPH: intervencin del los jerarcas del MIVAH, para demostrarle a la ESPH los beneficios que obtendra esa institucin una vez que el proyecto est en operacin y se hayan deshabilitado los asentamientos informales. Las familias pagarn el servicio de electricidad para consumo que actualmente no lo hace, por lo tanto la institucin tendr los ingresos correspondientes a los pagos de servicio que no aportan actualmente 2.4.2 ESTRATEGIA IDENTIFICADAS EN EL ANLISIS FODA Las estrategias recomendadas a partir del anlisis FODA, pretenden utilizar las fortalezas y oportunidades identificadas para eliminar las debilidades del proyecto y minimizar las amenazas que el entorno impone al proyecto. De esta forma, se recomiendan llevar a cabo las siguientes estrategias: 1. Informar a la comunidad que las molestias que se puedan generar durante la construccin de las obras, sern compensadas por los beneficios sociales del proyecto a largo plazo. 2. Difundir ante las autoridades actuales del gobierno, los beneficios sociales que le proyecto llevar a la comunidad para asegurar la disponibilidad de recursos para el proyecto. 3. Seleccionar las empresas desarrolladoras y formalizar los contratos de licitacin antes de finalizar el periodo del gobierno actual.

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Captulo 2: Anlisis de viabilidad _____________________________________________________________________________________ 4. Capacitar al personal tcnico de la unidad ejecutora y a los responsables de fiscalizar los proyectos de inters social en las reas de conocimiento requeridas para la ejecucin de proyectos. 5. Capacitar al personal de la unidad ejecutora para disear mecanismos que aseguren el abastecimiento de materias primas sin afectar el costo, los tiempos y la calidad de las obras de construccin requeridas por el proyecto 6. Realizar los estudios de suelo antes de iniciar las licitaciones pblicas, para determinar las condiciones del suelo y en caso de requerir trabajos adicionales, incorporarlos en la programacin fsica y financiera del proyecto.

2.5

CONCLUSIONES

La identificacin de actores y el anlisis FODA pretende determinar la dinmica social en la que est inmerso el proyecto. En la identificacin de actores solo se identificaron actores aliados y actores neutrales no se identificaron actores oponentes al proyecto. Sin embargo, segn los resultados que han surgido en proyectos similares actualmente, las poblaciones aledaas a la zona donde se ubican los nuevos proyectos de vivienda, se han opuesto, de manera que estas se convertiran en un actor oponente, que se deber tomar en cuenta. Si bien por ser Guarar una comunidad con varias localidades vulnerables, se considera que la dinmica social en la que est inmerso el proyecto, se considera que el proyecto tiene altas probabilidades de alcanzar sus objetivos. En el anlisis FODA se determin que existen una serie de factores, tanto internos como externos del proyecto que le imponen ciertas restricciones; y para superar estas ltimas se plantearon un conjunto de estrategias que pretenden aprovechar las fortalezas y oportunidades del proyecto y con ello minimizar las restricciones que el entorno le pone al proyecto en su etapa de ejecucin. Segn los anlisis realizados, las medidas correctivas no resultaran costosas ni complejas, pero si se hace necesario un buen control y fiscalizacin que permitan corregir los procesos previos, como los administrativos que ms adelante no conduzcan concluir con los tiempos y calidad acordada. Si bien, el proyecto se desarrolla por completo en una zona clasificada como prioritaria por los riesgos sociales en que se encuentran sus habitantes, se hace necesario resaltar que de forma global, el proyecto planteado resulta psito en cuanto al beneficio social llevara a la comunidad de Guarar. Este factor, puede ser utilizado por el promotor del proyecto viabilizar aun ms la ejecucin del proyecto.

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CAPTULO 3.

PROGRAMACIN FSICA Y FINANCIERA

3.1

INTRODUCCIN

En este captulo se presenta la programacin fsica y financiera de las actividades a realizar para alcanzar el objetivo de ejecucin del proyecto. Para el desarrollo de este captulo, se desagreg el objetivo de ejecucin en componentes, y se seleccion una sola actividad. Posteriormente, esa actividad se desagreg en subcomponentes de menor nivel de desagregacin hasta identificar las actividades que servirn de base para establecer la programar del proyecto. La actividad seleccionada consiste en elaborar los diseos y especificaciones finales para la construccin de las diferentes obras de infraestructura requeridas por el proyecto. El objetivo de este captulo consiste en identificar las actividades del proyecto, las fechas de inicio y finalizacin de cada una ellas, as como los recursos que demandaran y definir el programa de desembolsos. La programacin fsica permite al equipo encargado de administrar el proyecto, conocer las diferentes actividades y la secuencia lgica en que se deben realizar, adems de la duracin de cada. Por otra parte, con la programacin financiera se establece el flujo de fondos para el proyecto y el calendario de desembolsos (Vega Mayorga S. , Planificacin y programacin de proyecto, 2001). La programacin fsica y financiera de las actividades ser realizada siguiendo el mtodo Anlisis por Grfico de Barras, tambin conocido como mtodo ABC por sus siglas en ingls (Analysis Bar Charting). Este mtodo permite identificar la ruta crtica de las actividades medulares del proyecto, tomando en cuenta la duracin, magnitud, complejidad y rendimientos de los recursos asignados para cada actividad. Con estos insumos se elaborar el dibujo de la red de actividades predecesoras y sucesoras. Paralelamente se programarn los recursos financieros para cada actividad y los costos fijos por unidad o costos por tiempo. El documento est estructurado en 12 secciones, en este primer apartada se introduce el tema, se define en qu consiste la programacin fsica y financiera de un proyecto y se mencionando brevemente los objetivos del captulo. En la segunda seccin se realiza el desglose de objetivos utilizando el mtodo del desglose analtico de objetivo. En la tercera parte se enumeran y describen todas las actividades establecidas a partir del desglose de objetivos. En el cuarto apartado se enumeran y explican brevemente las estrategias recomendadas para la ejecucin del proyecto. En la quinta seccin se establece la secuencia recomendadas para la realizacin de las actividades. En la sexta parte se define la duracin de cada actividad y como se determin dicha duracin. En el sptimo apartado se desarrolla la programacin fsica de las actividades y se explica brevemente la metodologa utilizada. En la octava seccin se describe la programacin financiera del proyecto, se enumeran los recursos demandados, se explica brevemente como se asignaron y se presentan algunos cuadros con los costos del proyecto. En la novena parte se presenta la matriz tarea-responsabilidad y se explica brevemente como se establecieron las responsabilidades para cada actividad. En la dcima seccin

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ se presentan las conclusiones y se analizan los resultados ms importantes del captulo. Por ltimo, se presentan la bibliografa utilizada y los anexos.

3.2

DESGLOSE ANALTICO DEL OBJETIVO META DE EJECUCIN

El desglose analtico del objetivo meta de ejecucin consiste en desagregar el objetivo de ejecucin e identificar las diferentes actividades que se deben realizar para cumplirlo. La desagregacin del objetivo se realiza mediante la tcnica del desglose analtico de objetivo o marco lgico del proyecto. Este un instrumento de gestin de cada fase del ciclo de vida del proyecto, es el instrumento maestro a partir del cual se elaboran otros instrumentos, como el cronograma de ejecucin y el control y seguimiento del proyecto.
Figura 1. Desglose de objetivos
Proveer de una vivienda a cada una de las 264 familias que viven en hacinamiento en la localidad de Guarar de Heredia, otorgadas por etapas segn finalice la construccin de cada torre.

Nivel 0

Nivel 1

Construir un complejo habitacional de 11 torres con 24 apartamentos de 52 metros cuadros cada uno en las que pueden vivir 264 familias, en un plazo de cinco aos y a un costo de 5 864 530 554.96 en la localidad de Guarar de Heredia.

Nivel 2

Seleccionar recursos humanos

Realizar diseos y esfecificaciones finales

Realizar las Obtener permisos contrataciones de legales obras y servicios

Construir las obras de infraestructura

Culminar con el proyecto

Nivel 3

Licitar contratos de consultora

Revisar y aprobar diseos

Nivel 4

Acciones previas a la licitacin

Preparacin de cartel de licitacin

Analizar las ofertas

Adjudicar y perfeccionar el contrato

1 actividad

1 actividad

1 actividad

1 actividad

Nivel 5

3 actividades

7 actividades

2 actividades

6 actividades

Fuente: Elaboracin propia.

El desglose del objetivo de ejecucin del proyecto y la estructura de divisin del trabajo (EDT) se presenta se puede observar en la figura anterior.

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ La estructura de divisin del trabajo se desglos hasta el quinto nivel de desagregacin, en el cual quedaron definidas la lista de actividades que se deben cumplir para elaborar los diseos y especificaciones finales. El desglose de actividades se realiz de acuerdo al Manual de Licitaciones Pblicas del Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificacin Econmica y Social (ILPES) y segn la Ley de contratacin Administrativa de Costa Rica. Segn el desglose de objetivos, para realizar los diseos finales se requiere licitar los contratos de consultora y realizar y aprobar los diseos. Estos dos componentes se encuentran en el nivel 3 del desglose. Al tratarse de actividades con un alto grado de complejidad, la realizacin y aprobacin de diseos se desagreg hasta el cuarto nivel. Por otra parte, para licitar los contratos de consultora fue necesario llegar hasta un quinto nivel de desagregacin. Este mtodo implica la estructuracin de los resultados de un anlisis que permite presentar de forma sistemtica y lgica los objetivos del proyecto. Refleja las relaciones de causalidad entre los diferentes niveles de objetivos, permite verificar si se han alcanzado los objetivos y la toma de decisiones para realizar ajustes, modificaciones y reasignacin de recursos (financieros, humanos, tiempos). Los principales resultados de este proceso se resumen en una matriz de tarea-responsabilidad, la cual describe de forma lgica los aspectos ms importantes del proyecto. Las actividades se definieron en el ltimo nivel de desagregacin del componente seleccionado. En el caso de las actividades requeridas para la licitacin se definieron un total de 18 actividades, mientras que para revisar y aprobar los diseos se definieron slo cuatro actividades.

3.3

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES

A partir del desglose analtico de objetivos se establecieron 22 actividades para elaborar los diseos y especificaciones finales para la construccin de las obras de infraestructura requeridas para el proyecto. Para elaborar los diseos se contrataran consultores externos a la administracin y a la institucin duea del proyecto. La contratacin de consultores se realizar mediante un proceso de licitacin pblica para contratos de consultora. Los consultores contratados sern responsables de elaborar los diseos finales de cada una de las obras de construccin, esto incluye las torres de apartamento, obras de urbanizacin, planta de tratamiento de aguas residuales, laguna de amortiguamiento pluvial y las zonas verdes y de recreacin. El trabajo de los consultores deber ser evaluado constantemente por los profesionales de la administracin, con el fin de controlar el cumplimiento de los requisitos establecidos para proyectos de vivienda de inters social. El contratista ser responsable de la calidad tcnica de los diseos as como de la calidad profesional de los involucrados, y segn las exigencias establecidas por la administracin. Quedar bajo responsabilidad de la administracin del proyecto determinar si los diseos estn correctos, para ello deben establecer los mecanismos que tendrn los contratistas para conocer y ser escuchados sobre las observaciones y sugerencias realizadas por el equipo que administrar el proyecto (Correa, 2002). De acuerdo a la estructura de divisin del trabajo (EDT), se establecieron dos objetivos analticos de menor nivel de desagregacin con el fin de elaborar los diseos y especificaciones finales del proyecto. Estos dos subobjetivos o componentes consisten en licitar los contratos de consultora y revisar y aprobar

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ los diseos finales. Para facilitar la comprensin de la EDT, se analiza y desagrega cada uno de estos componentes en subcomponentes hasta llegar al ltimo nivel de desagregacin, el cual quedan definidas todas las actividades del proyecto. 3.3.1 LICITAR CONTRATOS DE CONSULTORA El proceso de licitacin pblica para contratar los consultores que elaboraran los diseos finales, es el primer componente establecido. De acuerdo con la EDT del proyecto, para completarlo exitosamente se desagreg en cuatro subcomponentes: acciones previas a la licitacin, preparar el cartel de licitacin, analizar las ofertas y adjudicar y perfeccionar el contrato. 3.3.1.1 ACCIONES PREVIAS A LA LICITACIN Las acciones previas a la licitacin las debe realizar la administracin del proyecto antes de hacer el llamado a licitacin, el objetivo de estas acciones es preparar la voluntad contractual. A partir de este nivel de desagregacin quedan definidas las actividades, en este caso para este subcomponente del proyecto se establecieron tres actividades: preparar la documentacin licitatoria, aprobar condiciones de licitacin y precalificar oferentes. La descripcin de estas actividades se presenta a continuacin (Correa, 2002): 1. Preparar documentacin licitatoria: consiste en preparar los documentos que especificaran y regularan el procedimiento de seleccin de la mejor propuesta y las clausulas del futuro contrato. 2. Aprobar condiciones de la licitacin: se trata de presentar los documentos con las condiciones de la licitacin para obtener la aprobacin formal por parte de las autoridades correspondientes. 3. Precalificar oferentes: se evalan y analizan las condiciones y caractersticas de las empresas que podran participar en el proceso licitatorio. Para ellos se crear una base de precalificacin en la que establecen los requisitos tcnicos, econmicos y de experiencia que deben cumplir los licitantes para resultar precalificados a participar en la licitacin. Posteriormente se realiza el llamado a precalificacin, el cual consiste en publicitar el pliego de condiciones en algn medio para llamar a precalificacin a empresas interesadas. 3.3.1.2 PREPARACIN DE CARTEL DE LICITACIN La preparacin del cartel de licitacin le corresponde a la administracin del proyecto, es una accin previa a la formacin de la voluntad contractual. Para realizar este subcomponente del proyecto, se establecieron siete actividades, las cuales se describen a continuacin: 1. Elaborar pliego de condiciones de licitacin: en esta actividad se debe consignar el conjunto de clausulas sobre las condiciones a seguir en la preparacin y ejecucin del contrato, los derechos y deberes del oferente, del adjudicario y de la administracin. 2. Conformar comisin evaluadora: establecer los criterios para conformar la comisin evaluadora, definir el nmero de miembros, determinar cmo se harn los nombramientos y seleccionar a los miembros.

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ 3. Desarrollar un sistema de evaluacin de ofertas: crear un sistema para evaluar las ofertas que incorpore diferentes factores como precios, plazos, calidad, etc., de manera que permita escoger la mejor alternativa que satisfaga el inters pblico. 4. Publicar la invitacin a participar: publicitar la invitacin a participar en la licitacin y entregar a la imprenta Nacional para su publicacin. 5. Publicitar trmites y acceso a los estudios tcnicos: publicar en algn medio de la prensa escrita los trmites del procedimiento, y permitir el acceso a todos los estudios tcnicos, incluyendo los registros y actas de audiencia. 6. Resolver objeciones al cartel: modificar las condiciones del cartel de licitacin segn se hayan violado alguno de los principios generales o las disposiciones normativas que rigen la contratacin. 7. Publicar las modificaciones al cartel: publicar las modificaciones en las condiciones del cartel de licitacin y entregar a la imprenta Nacional para su publicacin. 3.3.1.3 ANALIZAR LAS OFERTAS El anlisis de las ofertas lo debe realizar la comisin evaluadora de acuerdo a los criterios de seleccin establecidos por la administracin. Para cumplir con este componente del proyecto se deben debe realizar el acto de apertura de los sobres que contienen las propuestas de los participantes en la licitacin y la admisin de las ofertas. La descripcin de estas actividades se presenta a continuacin (Correa, 2002): Preparar y realizar la apertura de ofertas: Hacer los preparativos para la apertura de ofertas, esto incluye la seleccin del lugar, contratacin de servicios de alimentacin, etc. Esta actividad tambin incluye el acto de apertura de los sobres o pliegos para dar a conocer las propuestas recibidas por parte de los licitantes. Esta actividad cierra la recepcin de ofertas y la posibilidad de los proponentes de ampliarla o modificarla. Si hay oferta tcnica y econmica, solo se hace la apertura de la oferta tcnica. Esta actividad incluye el tiempo necesario para que los futuros oferentes preparen las ofertas. Realizar la admisin de las ofertas: Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la administracin para legitimar a los oferentes como participantes del proceso de seleccin. En esta actividad es posible desestimar ofertas si no se cumplen con dichos requisitos. 3.3.1.4 ADJUDICAR Y PERFECCIONAR EL CONTRATO Para la adjudicacin del contrato es necesario realizar varias actividades, en este caso el objetivo consiste en otorgar el contrato a la oferente que presente la propuesta ms beneficiosa para el inters pblico. Para cumplir ese objetivo se deben realizar un total de seis actividades: desestimar ofertas; evaluar y seleccionar la mejor oferta; adjudicar el contrato; readjudicar el contrato ante la interposicin de recursos; publicitar la licitacin y firmar el contrato licitatorio. La descripcin de estas actividades se presenta a continuacin (Correa, 2002): 1. Desestimar ofertas: analizar las ofertas para determinar cuales se rechazan por establecer un precio superior al precio lmite establecido por la administracin. La desestimacin de ofertas debe estar fundamentada en las normas de la ley de contratacin administrativa y tiene que estar especificada en las bases de la licitacin.

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ 2. Evaluar y seleccionar la mejor oferta: valorar las ofertas recibidas de acuerdo a los factores establecidos en el sistema de evaluacin de ofertas desarrollado por la administracin para seleccionar la mejor oferta. La evaluacin la realiza una comisin de expertos establecida por la administracin, se debe hacer de forma colegiada e independiente por cada uno de los miembros de la comisin. 3. Adjudicar el contrato: determinar, reconocer, declarar y aceptar la propuesta ms ventajosa para el inters pblico. Es una declaracin unilateral de voluntad emitida por el licitador para distinguir la mejor oferta y elegir al licitante ms idneo. Esta actividad pone fin al procedimiento administrativo precontractual. 4. Readjudicar el contrato ante la interposicin de recursos: readjudicar el contrato ante la interposicin de de recursos por porte de alguna de las empresas participantes. 5. Publicar la adjudicacin: Publicar la adjudicacin y entregar a la imprenta Nacional para su publicacin. 6. Firma de contrato licitatorio: firmar los contratos con el oferente seleccionado, y dando inicio a la etapa contractual. 3.3.2 REVISAR Y APROBAR LOS DISEOS Y ESPEFICICACIONES FINALES La revisin y aprobacin de los diseos y especificaciones finales consisten en dar seguimiento y controlar el cumplimiento de todas las clausulas establecidas en el contrato de licitacin. Para cumplir con este componente se requiere el trabajo conjunto de los consultores contratados y de los profesionales encargados de evaluar que los diseos cumplan con los requisitos establecidos en el contrato. En este caso se deben realizar cuatro actividades: 1. Elaborar el primer avance de los diseos: elaborar y presentar un primer avance de los diseos para su revisin por parte de la administracin del proyecto. Esta actividad le corresponde realizarla a los consultores contratados. Una vez aprobado el primer avance de los diseos, ellos recibirn el primer desembolso. 2. Revisar el avance preliminar: analizar el primer avance presentado por los consultores y determinar si cumplen con los criterios establecidos o si es necesario realizar modificaciones. El primer desembolso estar condicionado a que el primer avance de los diseos cumpla con los criterios establecidos por la administracin. 3. Corregir y concluir los diseos: Analizar las observaciones y sugerencias al avance preliminar de los diseos, hacer las correcciones necesarias, completar los diseos y entregarlos para su anlisis y aprobacin. Una vez aprobados los diseos, los consultores recibirn el segundo desembolso. 4. Revisar y aprobar los diseos: analizar los diseos propuestos y determinar si se aprueban o no. En caso de no aprobarse los consultores deben hacer las modificaciones necesarias y entregarlos con las correcciones para su aprobacin. El segundo desembolso de los fondos estar condicionado a la aprobacin final por parte de la administracin.

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ 3.4 DEFINICIN DE ESTRATEGIAS

Las estrategias son orientaciones generales que deben seguir los ejecutores del proyecto para realizar las distintas actividades. Las estrategias definidas estn determinadas por las polticas pblicas, por la experiencia de la institucin promotora del proyecto y por la institucin que otorgar el financiamiento (Vega Mayorga S. , Planificacin y programacin de proyecto, 2001). La institucin promotora del proyecto es el MIVAH y quien otorgar el financiamiento para el proyecto es el BANHVI. Las estrategias se establecieron de acuerdo a las caractersticas y condiciones de los organismos que financiaran la ejecucin del proyecto. Aunque este captulo se desarroll para un solo componente del objetivo de ejecucin del proyecto, en la definicin de estrategias se consideraron todos los componentes requeridos para cumplir con el objetivo de ejecucin. A continuacin se presentan las estrategias utilizadas para guiar la programacin de las actividades:

1. Capacitar al personal tcnico de la unidad ejecutora en la elaboracin de licitaciones pblicas.

Generalmente, uno de los factores ms comunes en la ejecucin de proyectos pblicos en el pas, es el incumplimiento de los tiempos establecidos para las licitaciones pblicas y la adjudicacin de los contratos. Tambin es comn la que los contratos no se elaboran adecuadamente, por lo que las empresas contratantes no tienen las herramientas necesaria para controlar y fiscalizar la ejecucin de los proyectos. Realizar los estudios de suelo antes de iniciar las licitaciones pblicas. Esto permitir determinar las condiciones del suelo y en caso de requerir trabajos adicionales, incorporarlos en la programacin fsica y financiera del proyecto. Los diseos y especificaciones finales del proyecto ser elaborados por consultores externos al proyecto. Esto debido a que en la unidad ejecutora, ni en la institucin duea de proyecto se cuentan con profesiones con la experiencia necesaria para elaborar estos diseos. Para contratar a los consultores se utilizar un procedimiento de licitacin pblica para contratos de consultora. Estos consultores deben elaborar los planos constructivos de las torres de apartamentos, la planta de tratamiento de aguas residuales, la planta de amortiguamiento pluvial, las obras de infraestructura y el parque de juegos. Las empresas contratadas deben contar con profesionales idneos en los campos de ingeniera y cualquier otro profesional que se requiera para llegar a un nivel de optimizacin aceptable. Los responsables de aprobar los diseos y especificaciones finales son la Unidad Ejecutora y la Entidad financiera autorizada por el BANVHI. A este nivel el Consultor escogido debe tener la viabilidad ambiental y social del proyecto, adems el BANVHI en coordinacin con la entidad financiera debera obtener la factibilidad del proyecto. Para la construccin de las distintas obras de infraestructura requeridas por el proyecto, se debe contratar diferentes empresas contratistas. Para cada obra se debe contratar a empresas especializadas en cada tipo de obra. Esto debido a que presenta caractersticas muy distintas entre ellas y son construcciones de gran magnitud. Por lo tanto, se requiere contratar empresas con suficiente experiencia y con capacidad tcnica y financiera. Se recomienda seleccionar las empresas desarrolladoras y formalizar los contratos de licitacin antes de finalizar el periodo del gobierno actual, con el fin de asegurar el financiamiento del proyecto.

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________

7. La seleccin de las empresas desarrolladoras se realizar mediante una licitacin pblica de

contratos de obras. Se podrn seleccionar empresas nacionales o extranjeras pero que estn inscritas y acreditadas por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos. Una vez adjudicados los contratos, estas empresas deben cumplir con los diseos y especificaciones aprobadas. En caso de ser necesario, las empresas desarrolladoras podrn subcontratar algunas etapas de ejecucin de las construcciones, dependiendo de la especialidad de la obra. 8. El control y seguimiento de las obras de infraestructura estar a cargo de profesionales de la unidad ejecutora. Sin embargo, la unidad ejecutora del INVU no cuenta en su planilla con los ingenieros y arquitectos especializados para realizar estas labores, por lo que es necesario contratar a profesionales con experiencia y conocimiento tcnico suficiente. 9. El financiamiento de la ejecucin del proyecto estar a cargo del BANHVI, a travs de la Entidad Financiera Autorizada. Los desembolsos se harn previa visita de fiscalizacin y contra avances avalados por la Unidad Ejecutora. Los fondos los administrar la Unidad Ejecutora. 10. El gerente debe ser un profesional con preparacin y experiencia en la administracin de proyectos de inversin pblica, que conozcan las variables y etapas de un proyecto. Los miembros del equipo que administrar el proyecto, deben tener conocimientos en la administracin de proyectos, calificados con dos o ms aos de experiencia en el mbito que accin que les compete. Los salarios y contratos del equipo encargado del proyecto se calcularn con base a lo que establece el servicio civil. 11. El Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (MIVAH), cuentan con profesionales capacitados en el mbito tcnico y social que pueden ser aprovechados en la realizacin de diagnsticos y propuestas de intervencin. Esto puede ser utilizado por la Unidad Ejecutora del INVU, para conocer los problemas sociales y ambientales, y obtener algunos estudios preliminares, tales como disponibilidad de agua para consumo humano, uso de suelo, entre otros.

3.5

SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES

En este apartado se describen el orden lgico en que se deben desarrollar las actividades en la etapa de ejecucin. De manera, que se detalla cules actividades se ejecutan de forma simultnea (en paralelo) y cules de manera continua (lineal). La secuencia de una actividad algunas veces est condicionada por la tecnologa empleada, los recursos disponibles y la lgica del proceso (Vega Mayorga S. , Planificacin y programacin de proyecto, 2001). De esta manera, cada una de las 22 actividades que se establecieron para elaborar los diseos y especificaciones finales, contiene una actividad que las precede. Las actividades predecesoras son aquellas actividades que condiciona el inicio de otra, por la caracterstica de ser insumos para la siguiente actividad que es identificada como sucesora. Cada actividad de nivel superior a cero tendr una actividad que le precede. Para alcanzar el objetivo de realizacin de los diseos finales, es necesario obtener la aprobacin de los diseos que se hayan elaborado. Sin embargo, como los diseos sern elaborados por consultores contratados, previamente a que ellos inicien el trabajo se debe haber realizado todo el proceso de licitacin y adjudicacin de los contratos. A su vez, para realizar todo el proceso de licitacin se debe

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ tener aprobado la documentacin licitatoria, esta servir de insumo para que se elaboren los pliegos con las condiciones licitatorios. Al mismo tiempo que se elabora y aprueba la documentacin licitatoria se debe realizar la precalificacin de oferentes. Una vez aprobado las condiciones de licitacin, se inicia con la preparacin de condiciones de la licitacin. Para ello es indispensable que se hayan aprobado las condiciones licitatorias, y por eso, esta actividad se convierte en una predecesora de la preparacin de las condiciones de licitacin. Posteriormente, una vez aprobados los carteles se conforma un grupo de profesionales denominado Comisin Evaluadora, quienes apoyaran a los miembros de la administracin para elaborar un sistema que permitir evaluar las ofertas. Simultneamente, otros miembros de la administracin deben hacer pblica la invitacin a todos aquellos oferentes que quieran participar y permitir el acceso a la documentacin con los procedimientos y estudios tcnicos, que son los insumos para que las empresas oferentes elaboraren sus ofertas. Como estas dos actividades se realizan simultneamente, se consideran son actividades paralelas. Se ha contemplado un tiempo para que los oferentes hagan algn tipo de objecin a lo publicado y si es as, posterior a su recepcin se efecta la publicacin del cartel con las modificaciones, si estas proceden. Una vez realizado estas acciones y cumplido con el tiempo necesario para que las empresas preparen sus ofertar, se puede iniciar la apertura de ofertas y su debida recepcin. A partir de este momento se inician las actividades para adjudicar y perfeccionar el contrato, por ello se desestiman las ofertas que no cumplan con los requisitos, y la Comisin Evaluadora valora y selecciona la mejor oferta. A continuacin se adjudica el contrato con la oferta seleccionada, y si es necesario se readjudica el contrato. La readjudicacin es requerida, slo si otro oferente impone un recurso ante la adjudicacin hecha, si no hay recursos que resolver o una vez resulto el recurso se debe publicar la adjudicacin en el Diario Oficial la Gaceta. Por ltimo, se procese a la firma del contrato entre la administracin del proyecto y los contratistas. Por ltimo, los consultores contratados deben elabora un primer avance de los diseos y presentarlos ante la administracin para ser revisados. Una vez que se han sido analizados se determina si cumplen con los requerimientos solicitados o si es necesario realizar algunas correcciones. Luego los consultores deben terminar los diseos y presentarlos nuevamente ante la administracin para su aprobacin. La administracin debe revisar los diseos, y de ser necesario se devolvern a los consultores para que los corrijan. Posteriormente se revisan nuevamente y se aprueban, quedando como los diseos definitivos.

3.6

DURACIN DE LAS ACTIVIDADES

La definicin del tiempo que duraran las actividades permite determinar la duracin total del proyecto. Como la programacin fsica y financiera se realiz nicamente para un componente del objetivo de ejecucin del proyecto, con la informacin contenida en este apartado, slo se puede determinar la duracin de ese componente del proyecto.

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ A continuacin se indica cul es el tiempo de duracin parar cada una de las 22 actividades y cmo se determin, si fue por simple intuicin, por experiencia con respecto a otros proyectos, o por recomendaciones de tcnicos o especialistas consultados por el grupo:

1. Preparacin de la documentacin licitatoria: esta actividad se debe cumplir en dos semanas. Este
tiempo fue establecido por intuicin de los miembros del equipo. 2. Aprobacin de las condiciones de la licitacin: la duracin establecida para esta actividad es de una semana. Esta duracin se determin por intuicin de los miembros del equipo. 3. Precalificacin de oferentes: esta actividad se debe realizar en 20 das. Este tiempo se establecido por intuicin de los miembros del equipo. 4. Elaborar pliego de condiciones de licitacin: el tiempo establecido para esta actividad es de un mes, y se determin de acuerdo a la Ley de Contratacin Administrativa de Costa Rica. 5. Conformar comisin evaluadora: se debe llevar a cabo en un mes. Este tiempo fue establecido por intuicin de los miembros del equipo. 6. Desarrollar un sistema de evaluacin de ofertas: esta actividad se debe cumplir en un mes. Esta duracin se determin por la intuicin de los miembros del equipo. 7. Publicar la invitacin a participar: se debe realizar en un mes, esto de acuerdo a la experiencia previa de uno de los miembros del equipo. 8. Publicitar trmites y acceso a los estudios tcnicos: el tiempo establecido para esta actividad es de una semana. El tiempo para realizar esta actividad se determin por la intuicin de los miembros del equipo. 9. Resolver objeciones al cartel: esta actividad se debe realizar en dos semanas. Esta duracin se defini de acuerdo al criterio de los miembros del equipo. 10. Publicar las modificaciones al cartel: esta actividad se debe realizar en un mes. Esta duracin se determin de acuerdo a la experiencia previa de uno de los miembros del equipo. 11. Preparar y realizar la apertura de ofertas: la duracin de esta actividad es de tres semanas. Este tiempo se estableci por intuicin de los miembros del equipo. 12. Realizar la admisin de las ofertas: esta actividad se debe cumplir en una semana. El tiempo se estableci por intuicin de los miembros del equipo. 13. Desestimar ofertas: se debe realizar en una semana. Este tiempo se estableci por intuicin de los miembros del equipo. 14. Evaluar las ofertas recibidas y seleccionar la mejor oferta: esta actividad se debe realizar en dos semanas. Este tiempo se estableci por intuicin de los miembros del equipo. 15. Adjudicar el contrato: el tiempo establecido para cumplir esta actividad es de una semana. Este tiempo se estableci por intuicin de los miembros del equipo. 16. Readjudicar el contrato ante la interposicin de recursos: la duracin de esta actividad es de una semana. Esta duracin se estableci por intuicin de los miembros del equipo. 17. Publicar la adjudicacin: esta actividad se debe realizar en un mes. Esta duracin se determin de acuerdo a la experiencia previa de uno de los miembros del equipo. 18. Firma de contrato licitatorio: el tiempo establecido para realizar esta actividad es de un da. Este tiempo se estableci por intuicin de los miembros del equipo. 19. Elaborar el primer avance de los diseos: para esta actividad se defini una duracin de dos meses. Esta duracin se determin por la intuicin de los miembros del equipo.

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________

20. Revisar el avance preliminar de los diseos: esta actividad debe ser realizada en una semana. Este
tiempo se estableci por intuicin de los miembros del equipo. 21. Corregir y concluir los diseos: para esta actividad se estableci una duracin de dos meses. Esta duracin se determin por la intuicin de los miembros del equipo. 22. Revisar y aprobar los diseos y especificaciones finales: el tiempo establecido para esta actividad es de una semana. Este tiempo se estableci por el criterio de los miembros del equipo. La duracin de las actividades se determin utilizando el mtodo determinstico, el cual consiste en definir la duracin de las actividades con base en el criterio y experiencia de los miembros del equipo. Sin embargo, los miembros del equipo no tienen experiencia este tipo de actividades, por lo que se recomienda consultar algn profesional con experiencia en procesos de licitaciones, para que revisar la duracin de las actividades y se hagan las correcciones necesarias. A partir la informacin contenida en los apartados anteriores y los tiempos establecidos para cada actividad, se elabor una tabla resumen que enlista todas las actividades, la duracin de cada una de ellas y las actividades predecesoras.
Tabla 2. Resumen de actividades

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Nombre de actividad Preparacin de la documentacin licitatoria Aprobacin de las condiciones de la licitacin Precalificacin de oferentes Elaborar pliego de condiciones de licitacin Conformar comisin evaluadora Desarrollar un sistema de evaluacin de ofertas Publicar la invitacin a participar Publicitar tramites y acceso a los estudios tcnicos Resolver objeciones al cartel Publicar las modificaciones al cartel Preparar y realizar la apertura de ofertas Realizar la admisin de las ofertas Desestimar ofertas Evaluar las ofertas recibidas y seleccionar la mejor oferta Adjudicar el contrato Readjudicar el contrato ante la interposicin de recursos Publicar la adjudicacin Firma de contrato licitatorio Elaborar el primer avance de los diseos Revisar el avance preliminar de los diseos Corregir y concluir los diseos Revisar y aprobar los diseos y especificaciones finales Fuente: Elaboracin propia.

Duracin (das) 10 1 20 20 20 20 20 5 10 20 15 5 5 10 5 20 20 1 40 5 40 5

Predecesoras Inicio 1 Inicio 2 4 5 4 4 8 9 10 11 18 13;5;6 14 15 16 17 18 19 20 21

La informacin que se presenta en la tabla anterior, constituye el principal insumo para realizar la programacin fsica del proyecto. En ella se detalla el nombre, la secuencia de ejecucin y la duracin de cada actividad.

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ 3.7 PROGRAMACIN FSICA

La programacin fsica de las actividades se realiz a partir de los datos presentados en las secciones anteriores. Estos datos fueron transformados mediante un programa de computadora que utiliza la metodologa de programacin por ruta crtica. Esta metodologa requiere informacin generada durante el proceso de planificacin del proyecto. Cada actividad debe tener definido las predecesoras y sucesoras, as como la duracin de cada una de ellas. El programa utilizado es el Microsoft Project 2010, el cual permite realizar la programacin fsica y financiera para obtener la duracin del proyecto, las fechas de inicio y finalizacin ms tempranas y tardas de cada una de las actividades. Tambin es posible generar un diagrama con la red de programacin donde se identifican las actividades crticas y la ruta crtica del proyecto. Las actividades crticas son aquellas que cuyos inicios ms tempranos y tardos son iguales, tambin las fechas de fin ms tempranas y tardas son iguales. El conjunto de actividades crticas conformaran la ruta crtica del proyecto (Vega Mayorga S. , Programacin por ruta crtica, 2001). En la siguiente tabla se presentan las actividades que fueron identificadas como crticas para la ejecucin del proyecto.
Tabla 3. Lista de actividades crticas para el proyecto

Nombre de la actividad Preparacin de la documentacin licitatoria Evaluar las ofertas recibidas y seleccionar la mejor oferta Aprobacin de las condiciones de la licitacin Adjudicar el contrato Elaborar pliego de condiciones de licitacin Readjudicar el contrato ante la interposicin de recursos Publicitar trmites y acceso a los estudios tcnicos Publicar la adjudicacin Resolver objeciones al cartel Firma de contrato licitatorio Publicar las modificaciones al cartel Elaborar el primer avance de los diseos Preparar y realizar la apertura de ofertas Revisar el avance preliminar de los diseos Realizar la admisin de las ofertas Corregir y concluir los diseos Desestimar ofertas Revisar y aprobar los diseos y especificaciones finales

En total se identificaron 18 actividades crticas, las cuales conforman la ruta crtica del proyecto. Identificar estas actividades crticas es importante porque si alguna de estas se retrasan en su fecha de inicio o de ejecucin, provocaran un retraso en la fecha de entrega del proyecto. Si se vara el tiempo de inicio o finalizacin de una de estas actividades, se modificar la duracin del proyecto.

Tabla 4. Lista de actividades no crticas para el proyecto

Precalificacin de oferentes Conformar comisin evaluadora

Nombre de la actividad Desarrollar un sistema de evaluacin de ofertas Publicar la invitacin a participar

Las actividades identificadas como no crticas se pueden ver en la tabla anterior. Como se puede observar, nicamente se identificaron cuatro actividades no crticas. A diferencia las actividades crticas, las no

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ crticas tienen flexibilidad con respecto a la fecha de inicio o ejecucin, pues si llegara atrasar su fecha de inicio o finalizacin, no se modificara la duracin del proyecto. En la tabla siguiente se puede observar el nombre de las actividades, las fechas de inicio temprano y tardo, las fechas de finalizacin temprana y tarda, y las holguras libres y totales. Los resultados presentados en la tabla se obtuvieron utilizando el programa de computacin mencionado anteriormente.

Tabla 5. Resultados de la programacin fsica

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Nombre de actividad Preparacin de la documentacin licitatoria Aprobacin de las condiciones de la licitacin Precalificacin de oferentes Elaborar pliego de condiciones de licitacin Conformar comisin evaluadora Desarrollar un sistema de evaluacin de ofertas Publicar la invitacin a participar Publicitar tramites y acceso a los estudios tcnicos Resolver objeciones al cartel Publicar las modificaciones al cartel Preparar y realizar la apertura de ofertas Realizar la admisin de las ofertas Desestimar ofertas Evaluar las ofertas recibidas y seleccionar la mejor oferta Adjudicar el contrato Readjudicar el contrato ante la interposicin de recursos Publicar la adjudicacin Firma de contrato licitatorio Elaborar del primer avance de los diseos Revisar el avance preliminar de los diseos. Corregir y concluir los diseos Revisar y aprobar los diseos y especificaciones finales

Inicio Temprano Tardo 05/02/13 05/02/13 19/02/13 19/02/13 05/02/13 23/12/13 26/02/13 26/02/13 26/03/13 29/04/13 29/04/13 27/05/13 26/03/13 26/03/13 03/04/13 22/04/13 20/05/13 10/06/13 17/06/13 24/06/13 08/07/13 15/07/13 14/08/13 12/09/13 13/09/13 11/11/13 18/11/13 15/01/14 15/01/14 26/03/13 03/04/13 22/04/13 20/05/13 10/06/13 17/06/13 24/06/13 08/07/13 15/07/13 14/08/13 12/09/13 13/09/13 11/11/13 18/11/13 15/01/14

Fin Temprano 18/02/13 25/02/13 04/03/13 25/03/13 26/04/13 24/05/13 02/04/13 02/04/13 19/04/13 17/05/13 07/06/13 14/06/13 21/06/13 05/07/13 12/07/13 13/08/13 11/09/13 12/09/13 08/11/13 15/11/13 14/01/14 21/01/14

Tardo 18/02/13 25/02/13 21/01/14 25/03/13 24/05/13 21/06/13 21/01/14 02/04/13 19/04/13 17/05/13 07/06/13 14/06/13 21/06/13 05/07/13 12/07/13 13/08/13 11/09/13 12/09/13 08/11/13 15/11/13 14/01/14 21/01/14

Holgura (das) Libre Total 0 0 0 0 221 221 0 0 0 20 20 20 201 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 201 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Fuente: Elaboracin propia.

Una de las columnas de la tabla presenta el dato correspondiente a las holguras. Como se puede observar hay dos tipos de holgura: la holgura libre y la holgura total. La holgura libre es el tiempo que puede atrasarse una actividad sin atrasar a otra actividad. Mientras tanto, la holgura total es el tiempo en que una actividad puede atrasarse sin afectar la fecha de finalizacin del proyecto. Las actividades crticas no tienen margen de holgura; solamente pueden tener holgura las actividades no crticas (Vega Mayorga S. , Programacin por ruta crtica, 2001). De acuerdo a los resultados de la programacin, nicamente se observan dos actividades que tienen holgura, la actividad nmero tres (Precalificacin de oferentes) y la

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ actividad siete (Publicar la invitacin a participar). Estas actividades son dos de las cuatro identificadas por el programa como actividades no crticas para el proyecto. En la siguiente figura se presenta el diagrama de Gantt del proyecto y en el anexo 3 se adjunta el dibujo de red. En este diagrama se puede ver la ruta crtica del proyecto, las actividades crticas y las no crticas. Las actividades crticas se identifican mediante una barra de color rojo y son las que conforman la ruta crtica, mientras que las actividades no crticas se identifican con color azul. Como se puede observar, nicamente hay cuatro actividades no crticas. Las restantes 18 actividades son identificadas por el programa como crticas.

Figura 2. Diagrama de Gantt del proyecto

Fuente: elaboracin propia.

En el diagrama tambin se puede ver la fecha de inicio y fin del proyecto, as como la secuencia de las actividades. Se estableci como fecha de inicio el 4 de febrero del 2013, y de acuerdo a la programacin realizada mediante el programa de computacin, se determin que el tiempo requerido para elaborar los diseos y especificaciones finales es de 241 das. Por lo que este componente de la ejecucin del proyecto estara finalizando el 21 de enero del 2014.

3.8

PROGRAMACIN FINANCIERA

A partir de la programacin fsica detallada en el apartado anterior, se inicia la etapa de programacin financiera. Para ello, a continuacin se describen los recursos demandados por el proyecto, el costo de cada uno ellos, la asignacin de esos recursos a las actividades, se describe brevemente la programacin

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ de los desembolsos y se comparan el costo de la programacin financiera con costos obtenidos en el estudio de preinversin. 3.8.1 RECURSOS QUE DEMANDA EL PROYECTO En esta seccin de enumeran los distintos recursos que demandarn las actividades del proyecto, la cantidad a contratar o comprar y se explica en qu consiste cada uno de ellos. Los recursos para ejecutar las actividades del proyecto se presentan en la siguiente tabla.

Tabla 6. Tabla de recursos

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Recurso Abogado Ingeniero Asistente Secretaria Avance de diseos Diseos definitivos Comisin evaluadora Papel Publicacin gaceta Publicacin peridico

Tipo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Costo Costo Costo Material Material Material

Unidad de medida Mes Mes Mes Mes Contrato Contrato Contrato Paquetes Lneas Pgina

Cantidad 2 3 3 1 1 1 1 2 90 1

Costo por recurso 715.000 715.000 284.000 270.000 17.000.000 17.000.000 2.500.000 7.600 129.600 250.000

Fuente: Elaboracin propia.

En la tabla anterior se enlistan todos los recursos demandados, se identifica el tipo de recurso, la unidad de medida, la cantidad que se demandara y el costo de cada recurso. Como se puede observar, se requieren diferentes tipos de recursos: tipo trabajo, tipo costo y recursos materiales. Los recursos tipo trabajo se refieren a personas o equipamiento. Los recursos tipo costo son los costos fijos independientes que se asocian a una determinada actividad. Los recursos tipo material son suministros consumibles. En total el proyecto requiere de 10 recursos diferentes, los cuales consisten en:

1. Abogados: es aquella persona que ejerce profesionalmente la defensa jurdica de una de las partes
en juicio, as como los procesos judiciales y administrativos ocasionados por ella. Adems, asesora y da consejo en materias jurdicas. Este profesional ser quien velar por el cumplimiento de los reglamentos y requerimientos de cada proceso dentro del proyecto. Se requieren dos profesionales en derecho que den seguimiento al proceso licitatorio. El nivel profesional mnimo requerido para los abogados e ingenieros es de dos a cinco aos con experiencia. Adems, el monto del salario se bas en los montos establecidos por el Servicio Civil para la escala que corresponde a un Profesionales 3, el cual devenga un salario base de 715 mil colones. 2. Ingenieros: es la persona que formar parte de la precalificacin de oferentes, apoyar el proceso de licitacin y tendr la responsabilidad de aprobar los diseos finales. El nivel profesional mnimo requerido para los ingenieros es de dos a cinco aos con experiencia. Adems, el monto

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ del salario se bas en los montos establecidos por el Servicio Civil para la escala que corresponde a un Profesionales 3, el cual devenga un salario base de 715 mil colones. 3. Asistente: Corresponde a asistente administrativos que estarn apoyando a las los diferentes profesionales en las actividades en proceso. Adems del apoyo que den, el o la asiste administrativo (a), ser quien tramite todo lo referente a las publicaciones de los carteles. Los asistentes pueden ser tcnicos o administrativos y recibirn un salario de acuerdo a la escala salarial del Servicio Civil establecido para Asistentes tcnico administrativos 1, los cuales devengan un salario base de 284 mil colones. 4. Secretaria: las secretarias que caen en la categora de asistentes administrativos 1 con un salario base de 270 mil colones. 5. Avance de diseos: este recurso es un contrato que consiste en el primer desembolso que se debe realizar una vez que los consultores contratados entregue el primer avance de los diseos finales y realicen las correcciones necesarias. Este desembolso estar especificado en los contratos que sern licitados. Para este primer avance se asigno un costo de 17 millones. Este costo se calcul segn las regulaciones del Colegio Federado de Arquitectos e Ingenieros. 6. Diseos definitivos: este recurso es un contrato que consiste en el segundo desembolso que se debe realizar una vez que los consultores contratados entregue los diseos definitivos, realicen las correcciones necesarias y reciban la aprobacin correspondiente. Este desembolso estar especificado en los contratos que sern licitados. Para este primer avance se asigno un costo de 17 millones. Este costo se calcul segn las regulaciones del Colegio Federado de Arquitectos e Ingenieros. 7. Comisin evaluadora: este recurso es un contrato que consiste en el desembolso que se debe entregar a los profesionales externos encargados de evaluar y seleccionar la oferta u ofertas ms beneficiosas para el inters pblico. El contrato para el pago de los profesionales requiere un desembolso de 2.5 millones de colones. El costo base del contrato se determin mediante la suma de dos salarios de dos profesionales de categora PSC-3 de servicio civil, ms algn plus propio de los profesionales con experiencia. 8. Papel: son los paquetes de hojas de papel que se consumirn en la realizacin de las actividades. Cada paquete tiene un costo de tiene un costo de 3800 colones, y se estimo que se consumirn dos paquetes, por lo que el costo total es de 7600 colones. Para obtener el costo de este recurso, se consult a varios proveedores para determinar el mejor precio. 9. Publicacin en la Gaceta: este recurso consiste en las lneas que se utilizaran para hacer las publicaciones en el diario oficial La Gaceta. Cada lnea tiene un costo de 1440 colones por lnea, y se tiene estimado utilizar un total de 90 lneas, lo que generara un costo de 129600 colones. Para obtener este costo se hizo en la paginan web oficial de La Gaceta. 10. Publicacin peridico: este recurso consiste en el costo de la publicacin en un peridico nacional. El costo por cada pgina en el peridico es de 250 mil colones por pgina, se pretende utilizar a lo sumo una pgina para llevar a cabo la accin correspondiente. 3.8.2 ASIGNACIN DE RECURSOS POR ACTIVIDAD La asignacin de los recursos para cada una de las actividades del proyecto se presenta en la siguiente tabla. En ella se enumeran todas las actividades a realizar, la duracin, los diferentes recursos asignados a cada actividad y el tiempo o cantidad que se demandarn esos recursos.

36

Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________

Tabla 7. Asignacin de recursos por actividad

No.

Nombre de la actividad

Duracin

Recurso Abogado Ingeniero Asistente Papel Secretaria Ingeniero Asistente Abogado Ingeniero Asistente Abogado Asistente Ingeniero Asistente Secretaria Papel Publicacin gaceta Asistente Publicacin peridico Abogado Publicacin gaceta Abogado Asistente Abogado Ingeniero Asistente Abogado Comisin evaluadora Abogado Abogado Publicacin gaceta Abogado Avance de diseos Ingeniero Asistente Diseos definitivos Ingeniero

Uso 10 das 10 das 10 das 1 paquete 5 das 20 das 20 das 40 das 40 das 40 das 20 das 20 das 40 das 20 das 20 das 1 paquete 30 lneas 5 das 1 pagina 10 das 30 lneas 15 das 15 das 5 das 5 das 5 das 5 das 1 contrato 5 das 20 das 30 Lneas 1 da 1 contrato 5 das 10 das 1 contrato 5 das

Preparacin de la documentacin licitatoria

10 das

2 3

Aprobacin de las condiciones de la licitacin Precalificacin de oferentes

5 das 20 das

Elaborar pliego de condiciones de licitacin

20 das

Conformar comisin evaluadora

20 das

Desarrollar un sistema de evaluacin de ofertas

20 das

7 8 9 10 11

Publicar la invitacin a participar Publicitar tramites y acceso a los estudios tcnicos Resolver objeciones al cartel Publicar las modificaciones al cartel Preparar y realizar la apertura de ofertas

20 das 5 das 10 das 20 das 15 das

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Realizar la admisin de las ofertas Desestimar ofertas Evaluar las ofertas recibidas y seleccionar la mejor oferta Adjudicar el contrato Readjudicar el contrato ante la interposicin de recursos Publicar la adjudicacin Firma de contrato licitatorio Elaborar del primer avance de los diseos Revisar el avance preliminar de los diseos Corregir y concluir los diseos Revisar y aprobar los diseos

5 das 5 das 10 das 5 das 20 das 20 das 1 da 40 das 5 das 40 das 5 das

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________

Asistente Fuente: Elaboracin propia. 10 das

La tabla anterior permite conocer los recursos asignados a cada tarea y la cantidad demanda de esos recursos. En la siguiente tabla, se presenta el costo estimado para cada actividad. Este costo se estimo a partir de la asignacin de recursos establecida en la tabla anterior.

Tabla 8. Costo por actividades

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Actividad Preparacin de la documentacin licitatoria Aprobacin de las condiciones de la licitacin Precalificacin de oferentes Elaborar pliego de condiciones de licitacin Conformar comisin evaluadora Desarrollar un sistema de evaluacin de ofertas Publicar la invitacin a participar Publicitar tramites y acceso a los estudios tcnicos Resolver objeciones al cartel Publicar las modificaciones al cartel Preparar y realizar la apertura de ofertas Realizar la admisin de las ofertas Desestimar ofertas Evaluar las ofertas recibidas y seleccionar la mejor oferta Adjudicar el contrato Readjudicar el contrato ante la interposicin de recursos Publicar la adjudicacin Firma de contrato licitatorio Elaborar del primer avance de los diseos Revisar el avance preliminar Corregir y concluir los diseos Revisar y aprobar los diseos Total

Duracin (das) 10 das 5 das 20 das 20 das 20 das 20 das 20 das 5 das 10 das 20 das 15 das 5 das 5 das 10 das 5 das 20 das 20 das 1 da 40 das 5 das 40 das 5 das 241 das

Costo () 860 800 67 500 999 000 3 428 000 999 000 1 987 800 43 200 321 000 357 500 43 200 749 250 428 500 178 750 2 500 000 178 750 715 000 43 200 35 750 17 000 000 320 750 17 000 000 320 750 48 577 700

Fuente: Elaboracin propia.

En la tabla anterior se puede observar que para realizar las 22 actividades se requiere un costo total de 48 577 700 colones. Las actividades que representan un porcentaje mayor en el costo total, son los desembolsos que se deben entregar a los consultores cuando estos entreguen los diseos preliminares y los finales y estos reciban la aprobacin de parte de la administracin del proyecto.

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ 3.9 PROGRAMA DE DESEMBOLSOS

Los desembolsos son las entregas de dinero que debe realizar la institucin que otorgar el financiamiento del proyecto. Estos desembolsos sern administrados por la unidad ejecutara que administrar el proyecto. En este caso la unidad ejecutora debe darle seguimiento a los trmites y desembolsos oportunos. La programacin de los desembolsos es establecida por parte de la institucin que financia el proyecto. Se tiene establecido que los desembolsos se realicen por etapas cumplidas de las obras fsicas. El equipo que administra el proyecto debe verificar el avance de las obras para poder gestionar los desembolsos correspondientes. La unidad ejecutora empezar a recibir los desembolsos una vez que se cumplan las primeras etapas de las obras de infraestructura. Los componentes de la ejecucin del proyecto previos a la construccin de las obras, sern financiados con recursos de la unidad ejecutora hasta que inicien los desembolsos.
Tabla 9. Recursos financieros demandados por trimestre (En colones)

Trimestre T1-2013 T2-2013 T3-2013 T4-2013 T1-2014 Total

Costo 5 820 540 5 892 960 7 322 700 25 395 750 4 145 750 48 577 700

Costo acumulado 5 820 540 11 713 500 19 036 200 44 431 950 48 577 700 48 577 700

Fuente: Elaboracin propia.

En la tabla anterior se presenta los recursos que le demandar a la unidad ejecutora la elaboracin de los diseos y especificaciones finales del proyecto. La tabla presenta los recursos que se requerirn durante cada trimestre y el costo acumulado a partir del inicio de las actividades.

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Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________

Figura 3. Informe del flujo de caja del proyecto por trimestre (En colones)

30 000 000 25 000 000 20 000 000 Costo 15 000 000 10 000 000 5 000 000 0 T1 T2 2013
Costo Costo acumulado

60 000 000 50 000 000 40 000 000 30 000 000 20 000 000 10 000 000 0 T3 T4 T1 2014 Costo acumulado

Se puede observar como en el tercer trimestre del ao 2013 es cuando la unidad ejecutora tiene que desembolsar los montos de dinero ms importantes. Estos costos corresponden a los desembolsos que se deben entregar a los consultores por la elaboracin de los diseos y especificaciones finales del proyecto. 3.9.1 COMPARACIN DE COSTOS El objetivo de esta seccin es analizar si existen diferencias entre el programa de desembolsos establecido en la programacin financiera con respecto a los costos establecidos en el estudio de preinversin. Sin embargo, en el estudio e preinversin no se considerado la elaboracin de los diseos finales, por lo que esta componente del proyecto no se le estim ningn costo. Por lo tanto, no es posible establecer una comparacin con la programacin financiera establecida en este documento. En la tabla siguiente se presenta el costo por actividad, la duracin y el costo total.

3.10 MATRIZ TAREA-RESPONSABILIDAD La matriz tarea-responsabilidad relaciona actividades con los recursos asignados a cada una de ellas. De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance est asignado a un individuo o a un equipo. En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada. Normalmente, se pueden identificar cuatro roles que se podra desempear los recursos: responsable, aprobador, consultado e informado.

40

Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ La matriz que se presenta en este apartado, nicamente se identifica al responsable de cada actividad o el encargado de aprobar la conclusin de una determinada actividad. El responsable es quien debe ejecutar las tareas. Por otra parte, el que aprueba en un final da el visto bueno del trabajo realizado. Es quien debe asegurar que se ejecutan las tareas.
Tabla 10. Matriz tarea-responsabilidad

Actividad Preparacin de la documentacin licitatoria Aprobacin de las condiciones de la licitacin Precalificacin de oferentes Elaborar pliego de condiciones de licitacin Conformar comisin evaluadora Desarrollar un sistema de evaluacin de ofertas Publicar la invitacin a participar Publicitar tramites y acceso a los estudios tcnicos Resolver objeciones al cartel Publicar las modificaciones al cartel Preparar y realizar la apertura de ofertas Realizar la admisin de las ofertas Desestimar ofertas Evaluar las ofertas recibidas y seleccionar la mejor oferta Adjudicar el contrato Readjudicar el contrato ante la interposicin de recursos Publicar la adjudicacin Firma de contrato licitatorio Elaborar el primer avance de los diseos Revisar el avance preliminar de los diseos Corregir y concluir los diseos Revisar y aprobar los diseos y especificaciones finales Fuente: Elaboracin propia.

Recurso Abogado Abogado Ingeniero Ingeniero Abogado Ingeniero Asistente Asistente Abogado Asistente Abogado Abogado Abogado Comisin evaluadora Abogado Abogado Asistente Abogado Consultores Ingeniero Consultores Ingeniero

Rol Responsable Aprobador Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Responsable Aprobador Responsable Aprobador

Para asignar los responsables de que las actividades se realicen en los tiempos y condiciones establecidas, se consider la preparacin y experiencia establecida para cada empleado, as como la complejidad de cada tarea. Esta asignacin de las responsabilidades se determin de acuerdo a la afinidad existente entre el rea de especializacin de cada recurso y la descripcin de las actividades presentada al inicio del captulo.

3.11 CONCLUSIONES La planificacin de las actividades requeridas para la elaboracin de los diseos y especificaciones finales, permiti determinar la programacin fsica y financiera del proyecto. Para ellos se desglos este componente hasta el cuarto y quinto nivel de desagregacin de objetivos, a partir de los cuales se establecieron las actividades a realizar. El desglose de este componente del objetivo de ejecucin permiti identificar un total 22 actividades a realizar, y de esta forma qued conformada la estructura de divisin del trabajo. La mayor parte de las actividades identificadas, presentan una secuencial lineal en el sentido de que una es la predecesora de la otra, por lo que muchas de estas se consideran como actividades crticas. Del total

41

Captulo 3: Programacin fsica y financiera _____________________________________________________________________________________ de 22 actividades se identificaron 18 actividades consideradas como crticas. Identificar las actividades crticas es importante porque si alguna de estas se retrasan en su fecha de inicio o en su fecha de ejecucin, provocarn un retraso en la fecha de entrega del proyecto. De acuerdo a la programacin fsica, de las 22 actividades identificadas requiere de una duracin total de 241 das. La fecha de inicio establecida para el proyecto sera el 4 de de febrero del 2013, y este componente del proyecto estara finalizando el 21 de enero de 2014. El costo total estimado para la elaboracin de los diseos y especificaciones finales es de 48 577 700 colones. El principal componente de este costo lo constituyen los desembolsos correspondientes al avance preliminar y al avance final de los diseos que deben elaborar los consultores contratados, en total estos dos contratos tienen un costo de 36 millones de colones. Estos desembolsos se deben entregar durante el ltimo trimestre del 2013 y el primer trimestre del 2014.

42

CAPTULO 4.

PLANIFICACIN ORGANIZATIVA

4.1

INTRODUCCIN

La estructura organizacional indica la manera en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de una organizacin. La definicin de la estructura proporciona estabilidad y ayuda a los miembros de una organizacin para trabajar juntos y lograr los objetivos de la misma. La divisin del trabajo, tambin llamada especializacin del trabajo, se basa en la observacin de que la productividad aumenta cuando las actividades se especializan. Diferentes metas requieren diferentes estructuras. Los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a las metas y recursos que poseen, proceso conocido coma diseo organizacional. En la definicin de la estructura los responsables de la confeccin de la misma deben tener en cuenta las relaciones personales y entre procesos; una vez elaborada dicha estructura la misma debe favorecer la realizacin de los planes de la unidad. Una organizacin armonizada con los objetivos permite la distribucin eficaz de los recursos que son planificados, facilita la coordinacin entre los distintos elementos proyectados por la entidad y hace que la comunicacin de estos elementos fluya lo ms eficientemente posible por las distintas reas, departamentos, unidades u otros. El captulo est conformado por ocho apartados, el primero se hace breve introduccin al captulo. El segundo apartado describe los criterios que se consideraron para seleccionar el modelo propuesto, presenta una lista de los principales criterios que fundamentaron la escogencia del modelo organizacional. El tercer apartado presenta la estructura organizacional para la ejecucin del proyecto, describe la problemtica que da origen al proyecto, la Unidad Ejecutora y su relacin con las instituciones involucradas en el proyecto, as como la estructura organizativa para la ejecucin del proyecto (organigrama). En el cuarto apartado se describen las funciones departamentales, detallando cada una de las unidades organizativas involucradas en el proyecto. El quinto apartado presenta los cargos gerenciales, describe los principales puestos gerenciales necesarios para la coordinacin del proyecto y la coordinacin especfica con las instituciones participantes. Este apartado incluye la estructura normativa, que es el marco legal para el desarrollo y la ejecucin del proyecto. Finalmente, en el sexto apartado se presentan las principales conclusiones del captulo.

4.2

CRITERIOS PARA LA SELECCIN DEL MODELO ORGANIZACIONAL

Los criterios que se consideraron para seleccionar el modelo de organizacin son los siguientes:

1. Incertidumbre: es alta, relacionado con la disponibilidad de recursos del Fondo de Subsidios para
la Vivienda (FOSUVI). Debido a la situacin fiscal deficitaria que presenta Costa Rica

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Captulo 4: Planificacin organizativa _____________________________________________________________________________________ actualmente, el Ministerio de Hacienda recort el presupuesto de todas las instituciones pblicas, por lo que hay menos disponibilidad de recursos para el desarrollo de proyectos de vivienda. Complejidad: es alta, debido al nivel de coordinacin que se debe desarrollar con las instituciones del sector vivienda involucradas. Es necesario alinear los objetivos de cada una de estas instituciones con el objetivo del proyecto. Duracin: es prolongada. El proyecto est programado para ejecutarse en un lapso de 5 aos. Tamao: es grande. El proyecto se ubica en un terreno propiedad del INVU, con un rea de 23,744 metros cuadrados, consta de 11 torres habitacionales de cuatro niveles cada una, con 6 apartamentos por nivel, para un total de 264 apartamentos de 52 metros cuadrados cada uno. Incluye reas verdes, espacio para juegos infantiles, reserva de terrenos para otros equipamientos, planta de tratamiento, laguna de amortiguamiento pluvial, vas de acceso vehicular y peatonal. Importancia: es alta. El proyecto forma parte de un programa para erradicar los asentamientos humanos informales en condiciones de precario y tugurio en un grupo de comunidades identificado como de alto riesgo por parte del MIVAH. Este programa es una de las prioridades en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 del actual Gobierno.

2.

3. 4.

5.

De acuerdo con el anlisis de los criterios sealados, la estructura organizativa para desarrollar el proyecto es una organizacin de tipo de proyectos o exclusiva. Este tipo de estructura organizativa se establece solamente para el tiempo que dura la ejecucin del proyecto; los miembros del equipo se dedican exclusivamente a las actividades del proyecto; el gerente tiene autoridad total y administrativa sobre el equipo del proyecto. La organizacin exclusiva se caracteriza por la planeacin detallada, exacta y el establecimiento de un sistema de control efectivo para asegurar la utilizacin ptima de los recursos dentro del presupuesto establecido; las personas que integran las diferentes unidades de la Unidad Ejecutora realizan ms trabajo gerencial que operativo y tienen perspectiva multidisciplinaria; el gerente del proyecto delega funciones y autoridad. 4.2.1 CARACTERISTICAS EXCLUSIVA DE LA ORGANIZACIN TIPO PROYECTOS O

La estructura organizacional de tipo proyecto o exclusiva para el proyecto Propuesta para la disminucin de asentamientos humanos informales tipo precario y en condiciones de tugurio en Guarar de Heredia, se caracteriza por considerar los siguientes aspectos:

1. Permite el aprovechamiento eficiente de los recursos humanos y financieros al involucrar a

representantes de las instituciones del sector vivienda (MIVAH, INVU, BANHVI) a trabajar en el proyecto. 2. Proporciona un ncleo de experiencia funcional porque los involucrados conocen el sector y tienen formacin en disciplinas complementarias. 3. Facilita una mejor comunicacin entre las instituciones del sector vivienda, lo que permite identificar y prevenir los problemas. 4. Centra su atencin en el prestatario del servicio, para que responda a los requerimientos de vivienda de inters social.

44

Captulo 4: Planificacin organizativa _____________________________________________________________________________________

5. Los profesionales que integran la Unidad Ejecutora, al ser seleccionados y representar a sus
organizaciones, cuentan con un alto nivel tcnico y tienen claramente definidas sus responsabilidades para contribuir, en forma conjunta, al xito del proyecto. El Gerente de la Unidad Ejecutora es el intermediario entre las instituciones del sector vivienda y la empresa prestataria del servicio, tiene la responsabilidad de organizar, planificar y programar todas las actividades del proyecto en sus diferentes etapas, as como verificar el cumplimiento del cronograma y coordinar el programa de desembolsos con la Direccin Administrativa Financiera del BANHVI. No se requiere contratar personal, ya que las instituciones del sector aportan los profesionales con conocimiento y experiencia, lo que permite una eficiente utilizacin de los recursos y una mayor transferencia del conocimiento y la comunicacin. El Gerente de la Unidad Ejecutora es responsable de los resultados del proyecto, los jerarcas de las instituciones del sector vivienda son responsables de proporcionar los recursos y facilidades necesarios para lograr los objetivos del proyecto. Los funcionarios provenientes de las instituciones del sector asignados a la Unidad Ejecutora amplan su experiencia y se hacen ms valiosos para asignaciones futuras, aumentando sus posibilidades para desempear puestos de ms alto nivel en sus respectivas instituciones.

6.

7.

8.

9.

4.3

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA EJECUCIN DEL PROYECTO

El problema que da origen al proyecto son los asentamientos humanos informales tipo precario y en condiciones de tugurios que se han establecido en la comunidad de Guarar. El proyecto es una propuesta constructiva para brindar una solucin de vivienda digna a las familias que residen en los asentamientos informales. La propuesta es un modelo constructivo que por sus caractersticas puede ser replicado en otras zonas del pas que presenten problemas similares y se incorpore a un Plan de Intervencin Estratgica del MIVAH para mejorar la calidad de vida en los asentamientos humanos. El proyecto se enmarca dentro de la poltica del sector vivienda para la erradicacin de tugurios, su naturaleza es de inters social, se ubica en un terreno propiedad del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, INVU, situado en Guarar de Heredia. La propuesta integral comprende la construccin de un complejo habitacional constituido por 11 torres habitacionales con 24 apartamentos, con un rea de 52 metros cuadrados cada uno, que permitan satisfacer todas las necesidades de las 264 familias beneficiarias. Considerando no slo las necesidades estructurales de vivienda, sino tambin la construccin de zonas recreacionales, acceso a centros de salud y educacin, infraestructura urbansticas, caractersticas socio culturales, etc. En la organizacin y ejecucin del proyecto estn involucradas las principales instituciones del sector vivienda: INVU, MIVAH y BANHI, lo que facilita la capacidad de coordinacin e integracin interinstitucional, ya que las tres instituciones han generado capacidades, experiencia y conocimiento en la gestin de proyectos de inters social. La Unidad Ejecutora establecida para la gerencia de este proyecto est integrada por profesionales y tcnicos con alto nivel de conocimiento y experiencia del sector.

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Captulo 4: Planificacin organizativa _____________________________________________________________________________________

Figura 4. Organigrama de la unidad ejecutora del proyecto

Gerente del Proyecto Planifica, controla y dirige la fase de ejecucin para lograr el objetivo proyecto, con una gestin eficiente de los recursos humanos y financieros.

rea de Ingeniera Coordina, dirige y controla todos los aspectos tcnicos que garanticen la estabilidad y viabilidad estructural del proyecto; avala los planos elctricos y mecnicos.

rea de Arquitectura Coordina, dirige y revisa el proceso de diseo de la obra, la correcta distribucin de los espacios y fiscaliza el proceso de ejecucin.

rea de Vivienda de Inters Social Elabora los estudios, socioeconmicos, socioculturales y de percepcin, y el proceso capacitacin de los beneficiarios del proyecto.

rea Administrativa Coordina, dirige y controla todas las actividades relacionadas con el apoyo secretarial, gestin financiera y coordinacin interna y externa del proyecto.

La estructura organizativa establecida para la gerencia del proyecto es de tipo exclusiva con contrato y est conformada por las siguientes unidades:

1. Unidad Ejecutora Exclusiva: designada por el Banco Hipotecario de la Vivienda como la unidad
responsable de la gerencia a nivel de organizacin, planificacin y ejecucin; est integrada por un profesional de la ingeniera/arquitectura de la Direccin de Ejecucin de Proyectos del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, INVU y un profesional de la ingeniera/arquitectura de la Direccin de Vivienda y Asentamientos Humanos del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos, MIVAH. Tambin contar con la asesora legal del BANHVI, un asistente y una secretaria provistos por el MIVAH. Esta Unidad tendr como labor verificar en todo y cunto estime necesario, el cumplimiento de las diferentes contrataciones. La Unidad Ejecutora est integrada por cuatro reas: a) rea de Ingeniera: es la responsable de verificar los clculos y procedimientos afines para garantizar la estabilidad y viabilidad estructural del proyecto, en estricto cumplimiento del cdigo ssmico de Costa Rica.

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Captulo 4: Planificacin organizativa _____________________________________________________________________________________ b) rea de Arquitectura: es la responsable de revisar el diseo de la obra, la correcta distribucin de los espacios y fiscalizar el proceso de ejecucin. c) rea de Vivienda de Inters Social: es la responsable de realizar los estudios socio econmicos que permiten identificar la situacin socio econmica de los beneficiarios del proyecto habitacional; tambin realiza los estudios de percepcin sobre los factores que influyen en la disposicin a vivir en condominios y del proceso de capacitacin, que incluir dilogos con los beneficiarios que les permita adaptarse a una nueva tipologa de vivienda y desarrollo de nuevas capacidades para una mejor insercin en el proceso productivo. Estos insumos apoyan la gestin de la Unidad Ejecutora para dimensionar correctamente la ejecucin del proyecto. d) rea Administrativa: es la responsable de la gestin de trmites, coordinacin de reuniones y apoyo a las diferentes actividades del personal tcnico y a la gerencia del proyecto. Entre las reas de ingeniera y arquitectura hay una estrecha relacin debido a la complementariedad que se desarrolla durante todo el proceso de ejecucin del proyecto. La Unidad Ejecutora establecer los niveles de coordinacin con las instituciones del sector vivienda involucrados en el proyecto:

1. Banco Hipotecario de la Vivienda, BANHVI: es la entidad financiera del sector vivienda cuya
Junta Directiva aprueba los recursos financieros del proyecto, con base en el criterio tcnico de FOSUVI y el informe tcnico emitido por las Direcciones de Vivienda de Inters Social del MIVAH y de Ejecucin de Proyectos del INVU. Direccin Administrativa Financiera del BANHVI: es una unidad de apoyo, responsable de aprobar y ejecutar los desembolsos con base en el informe de aprobacin que le suministra el gerente de la Unidad Ejecutora del proyecto, de acuerdo con el aval de FOSUVI y el Departamento Legal del BANHVI, cumpliendo con lo establecido en la Ley de Contratacin Administrativa y su Reglamento. Departamento Legal del BANHVI: es una unidad de apoyo directo, emite los informes tcnicos legales para la organizacin y el proceso de ejecucin del proyecto por la Unidad Ejecutora. Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, INVU: es la entidad responsable de los planes de ordenamiento territorial y facilitar soluciones de vivienda de inters social; adems es la entidad a la que pertenece el terreno en el que se desarrollar el proyecto. Departamento de Ejecucin de Proyectos del INVU: es una unidad de apoyo, emite el criterio tcnico que permite a la Unidad Ejecutora avalar o no la solucin de vivienda propuesta. Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos, MIVAH: es la entidad rectora del sector vivienda, define y emite polticas, estrategias, lineamientos y directrices en materia de Vivienda y Asentamientos Humanos, que facilitan el estudio, vigilancia y adopcin de decisiones para el direccionamiento de planes, programas, actividades y el uso y aprovechamiento de los recursos. El MIVAH es responsable del establecimiento de la Unidad Ejecutora y su mbito de accin, el cual se enmarca dentro del programa para erradicar los asentamientos humanos informales en condiciones de precario y tugurio en un grupo de comunidades identificado como de alto riesgo. Direccin de Vivienda y Asentamientos Humanos del MIVAH: es una unidad de apoyo, aporta los criterios tcnicos de ndole social, urbano, constructivo y legal para la ejecucin del proyecto.

2.

3. 4.

5. 6.

7.

47

Captulo 4: Planificacin organizativa _____________________________________________________________________________________

8. Empresa (s) prestataria (s) del servicio: es la empresa (s) ganadora (s) de la licitacin pblica,
contratada (s) para la ejecucin del proyecto en sus diferentes etapas. Tiene amplia trayectoria y experiencia en el desarrollo de viviendas de inters social, as como conocimiento del mercado y reconocimiento de las entidades gubernamentales del sector vivienda.
Figura 5. Estructura organizativa para la ejecucinn del proyecto

MIVAH

Direccin Administrativa Financiera BANHVI

Direccin de Vivienda y Asentamientos Humanos, MIVAH

Unidad Ejecutora del Proyecto

Empresa prestataria del servicio

Depto. Ejecucin Proyectos INVU

Depto. Legal BANHVI

rea de Ingeniera

rea de Arquitectura

rea de Vivienda de Inters Social

rea administrativa

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Captulo 4: Planificacin organizativa _____________________________________________________________________________________ 4.4 FUNSIONES DEPARTAMENTALES

Las funciones de cada una de las unidades que integran la estructura organizativa del proyecto son:

1. Unidad Ejecutora Exclusiva: La Unidad Ejecutora del Proyecto es la encargada de fiscalizar,

revisar y aprobar todas las actividades relacionadas con la ejecucin del proyecto. En la siguiente tabla muestra el recurso humano que la va a integrar:
Tabla 11. Recurso Humano requerido por la Unidad Ejecutora

Recurso humano Abogado Ingeniero Arquitecto Trabajador Social Asistente Secretaria 1 2 2 1 1 1

Cantidad

La Unidad Ejecutora est integrada por ocho personas, donde seis son de nivel profesional y dos de nivel administrativo. El gerente de esta unidad es uno de los profesionales en Arquitectura. Este equipo de trabajo es el responsable de gestionar, verificar y coordinar que se cumplan todos los requisitos y condiciones, as como establecer el sistema de informacin y control en las diferentes etapas del proyecto. La Unidad Ejecutora del proyecto tiene relacin directa con la Direccin Administrativa Financiera del Banco hipotecario de la Vivienda, BANHVI, en todo lo relacionado con el cronograma de desembolsos y pagos y tiempos de cumplimiento para la entrega de los diferentes productos (avance preliminar y diseos y especificaciones finales, en el marco de la contratacin y el cumplimiento de la Ley de Contratacin Administrativa y su reglamento. Adems elabora los informes que remite a la Junta Directiva del INVU y del MIVAH para que, con base en la aprobacin o no de estas instituciones, se someta a la Junta Directiva del BANHVI, que es la instancia responsable de dar la aprobacin final para continuar con las siguientes etapas del proyecto (cada etapa del proyecto debe ser avalada por la Junta Directiva del BANHVI basado en el criterio tcnico de la Unidad Ejecutora). Las funciones de las instituciones involucradas en el proyecto son:

1. Banco Hipotecario de la Vivienda, BANHVI: es la entidad financiera que, con base en el informe
financiero remitido por el Fondo Social de Vivienda FOSUVI, avala los recursos para el proyecto. Adems facilita un abogado de su Departamento Legal para que atienda y apoye a la Unidad Ejecutora en todos los aspectos legales relacionados con el proyecto. 2. Direccin Administrativa Financiera del BANHVI: es la entidad responsable de la contratacin del servicio, en el marco de la Ley de Contratacin Administrativa. Tiene una relacin directa con la Unidad Ejecutora del proyecto para hacer efectivos los tiempos de entrega del servicio en sus diferentes etapas y ejecuta el programa de desembolsos. Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, INVU: es la entidad rectora por ley del ordenamiento territorial de Costa Rica, mediante los planes reguladores municipales. La provincia de Heredia cuenta con un plan regulador que establece que el terreno donde se

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Captulo 4: Planificacin organizativa _____________________________________________________________________________________ desarrollar el proyecto es apto para el desarrollo del complejo habitacional propuesto. Esta institucin aporta dos tipos de recursos a la Unidad Ejecutora del proyecto: a) El terreno donde se construir. b) Tres profesionales, un ingeniero para el rea de Ingeniera, un arquitecto designado gerente de la Unidad Ejecutora y una trabajadora social para el rea de Vivienda de Inters Social de la Unidad Ejecutora. Departamento Ejecucin Proyectos INVU: es la unidad funcional del INVU que emite los criterios tcnicos requeridos para los diferentes informes que se generan en las diferentes etapas del proyecto.

3. Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos, MIVAH: es la entidad rectora del sector

vivienda, define y emite polticas, estrategias, lineamientos y directrices en materia de Vivienda y Asentamientos Humanos. Aporta dos profesionales a la Unidad Ejecutora, un ingeniero y un arquitecto. Direccin de Vivienda y Asentamientos Humanos, MIVAH: contribuye con el fortalecimiento de la funcin rectora del MIVAH, mediante el aporte de criterios tcnicos de ndole social, urbano, constructivo y legal. 4. Empresa (s) prestataria (s) de servicios: son empresas contratadas para la realizacin de diseos y especificaciones finales y la construccin de las obras. Se relaciona directamente con la Unidad Ejecutora mediante el contrato y programacin establecidos para la ejecucin del proyecto. Durante todo el proceso es fiscalizada por la Unidad Ejecutora (avances, cronogramas de entregables y desembolsos).

4.5

CARGOS GERENCIALES

El Gerente de la Unidad Ejecutora debe tratar no solamente con el ambiente organizativo establecido en la propia unidad, tambin tiene que hacer una gestin eficiente al ms alto nivel con las tres entidades del sector vivienda involucradas (MIVAH, INVU, BANHVI). El perfil profesional que debe tener el gerente de esta unidad, es que, adems de contar la autoridad formal dada, debe contar autoridad tcnica, lo que le va a facilitar las relaciones con el nivel jerrquico de las tres instituciones, mediante la interaccin directa con ellos, lo que facilita el desarrollo integral del proyecto. Para el cargo de Gerente de la Unidad Ejecutora del proyecto se requiere de un profesional, arquitecto, con cinco aos de experiencia, autoridad y amplio conocimiento del sector vivienda relacionado con viviendas de inters social, para ejercer la supervisin y coordinacin de las diferentes etapas del proceso de ejecucin del proyecto. Adems debe estar incorporado al Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, el pago de sus cuotas al da y ocupar una plaza en propiedad de Rgimen del Servicio Civil. El salario base para este Gerente es de 715,000.

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Captulo 4: Planificacin organizativa _____________________________________________________________________________________ La descripcin del puesto para el Gerente de la Unidad Ejecutora, se determin de acuerdo con lo establecido en el Manual de Puestos de la Direccin General de Servicio Civil de Costa Rica: Descripcin del puesto: Planeamiento, direccin, organizacin, coordinacin, evaluacin y supervisin de actividades tcnicas y administrativas en un centro de responsabilidad que desarrolla programas de impacto a nivel institucional o de trascendencia e impacto nacional, sectorial o sub sectorial, o ejecucin de labores orientadas hacia la gerencia de proyectos estratgicos que inciden en la toma de decisiones de impacto y trascendencia a nivel institucional/nacional. Actividades: Programa, organiza y dirige estudios y proyecto en las reas profesionales y tcnicas que correspondan, tendientes al cumplimiento de la misin y visin institucionales, as como a la satisfaccin de las necesidades de los usuarios. Planea y evala los programas y proyectos bajo su responsabilidad y propone los cambios, ajustes y soluciones que correspondan. Coordina las actividades que se desarrollan en la Unidad Ejecutora que dirige con funcionarios de otras dependencias internas o externas, en procura del trabajo y el consenso del equipo, con el fin de contribuir al logro de los objetivos organizacionales. Atiende y resuelve consultas que le presentan sus superiores y colaboradores sobre diversos asuntos relativos a su competencia y quehacer en el marco de las instituciones del sector vivienda. Asigna, supervisa y evala las labores asignadas a sus colaboradores, con el fin de procurar que los servicios que se ofrecen en el marco de su gestin renan las caractersticas de oportunidad y calidad requeridas. Mantiene controles sobre los diferentes trabajos que se realizan en la Unidad Ejecutora y vela porque se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos establecidos. Condiciones organizacionales y ambientales: Trabaja con gran independencia, formulando y recomendando las acciones aplicables en su rea de actividad, as como aplicando la legislacin que define y regula los programas sector vivienda. Las tareas asignadas son de naturaleza variada y requieren atencin y exactitud por parte del funcionario, as como iniciativa y creatividad para resolver, de manera adecuada, las situaciones y problemas que se presenten durante el desarrollo de las labores. Supervisin ejercida: Le corresponde dirigir y orientar personal administrativo, calificado, tcnico y profesional, razn por la cual asume responsabilidad por la oportunidad y calidad de las labores encomendadas a stos. Como gerente de un proyecto le corresponde coordinar con otros funcionarios y gerenciar equipos de trabajo, con el fin de cumplir los objetivos trazados. Responsabilidad por funciones: La naturaleza del trabajo exige a las personas que ocupen esta clase de puesto, la aplicacin de los principios y tcnicas de una profesin, para planear, coordinar, dirigir y supervisar las actividades que competen a la Unidad Ejecutora. Por equipo y materiales: Debe responsabilizarse por optimizar los recursos humanos, financieros, tecnolgicos y materiales que le son suministrados para el desarrollo de las actividades. Debe impulsar y fomentar la polifuncionalidad y el desarrollo de actividades en equipo Condiciones de trabajo: La actividad demanda esfuerzo mental para analizar situaciones e informacin muy variada, con el fin de emitir criterio profesional, adaptarse a circunstancias cambiantes en forma permanente y promover una toma de decisiones oportuna y eficaz.

51

Captulo 4: Planificacin organizativa _____________________________________________________________________________________ 4.5.1 CARACTERISTICAS PERSONALES Habilidades: 1. Liderazgo proactivo 2. Capacidad para aportar a la formulacin de polticas pblicas 3. Concentracin para organizar el trabajo propio y atender varias actividades en forma simultnea 4. Capacidad para percibir las necesidades, intereses y problemas de los dems 5. Negociacin de situaciones difciles 6. Capacidad para la conduccin de un negocio tratando de obtener el mximo aprovechamiento de los recursos disponibles 7. Habilidad para trabajar en equipo 8. Habilidad para enfrentar situaciones de trabajo bajo intensa presin 9. Servicio de calidad al usuario interno y externo 10. Autocontrol 11. Tolerancia 12. Creatividad 13. Capacidad de negociacin y convencimiento 14. Habilidad para la expresin oral y escrita 15. Conocimientos: Debe mantener actualizados los conocimientos y tcnicas propias de su especialidad, as como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes creativos y originales durante toda su carrera. Adems de los conocimientos propios de su formacin, es elemental que conozca sobre:

1. 2. 3. 4.

Organizacin y funcionamiento de la Administracin Pblica costarricense. El entorno poltico, cientfico, econmico, social y cultural nacional e internacional. Misin, visin, organizacin y funciones de la Institucin para la cual labora Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y dems leyes conexas con el Rgimen de Empleo Pblico. 5. Conocimiento del entorno poltico, cientfico, econmico, social y cultural nacional e internacional. 6. Idioma ingls. 7. Sistemas informticos propios de la dependencia donde se ubica, as como herramientas informticas tales como: procesador de textos, hojas electrnicas, entre otros. Requisitos legales:

1. Incorporacin al Colegio Profesional Respectivo, cuando su ley as lo establezca para el ejercicio

del correspondiente grado y rea profesional (Resolucin DG-331-2011 del 23/06/2011 publicado en La Gaceta N 141 del 21/07/2011). 2. Licencia de conducir cuando el puesto lo exija.

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Captulo 4: Planificacin organizativa _____________________________________________________________________________________

3. Declaracin de bienes y rendir la garanta o pliza de fidelidad cuando el puesto, por ley expresa
as lo indique.

4.5.2 ESTRUCTURA NORMATIVA La siguiente tabla contiene el marco normativo para la ejecucin de proyectos de vivienda de inters social:
Norma/Ley/Reglamento Artculo/Descripcin Artculo 33.-...el legislador llega a la conclusin de que resultara injusto para un ciudadano que con grandes esfuerzos y con la ayuda del Estado logra hacerse de una vivienda de inters social obligarle a contribuir con un impuesto sobre la propiedad... Artculo 45.- Por motivos de necesidad pblica podr la Asamblea Legislativa, mediante el voto de los dos tercios de la totalidad de sus miembros, imponer a la propiedad limitaciones de inters social. Artculo 50.- El Estado procurar el mayor bienestar a todos los habitantes del pas, organizando y estimulando la produccin y el ms adecuado reparto de la riqueza.... Artculo 65.- El Estado promover la construccin de viviendas populares y crear el patrimonio familiar del trabajador. Artculo 50.- Los beneficios del Fondo de Subsidios para la Vivienda se otorgarn, por una sola vez, a las familias de escasos recursos econmicos. La finalidad es procurar soluciones habitacionales de inters social mediante el Bono Familiar de la Vivienda. Asimismo, sern objeto de estos beneficios los adultos mayores carentes de ncleo familiar Artculo 56.- ... sobre el inmueble deber constituirse un rgimen de patrimonio familiar tanto en caso de matrimonio como de unin de hecho Artculo 150.- La vivienda para grupos desvalidos, que son aquellas familias sin ingresos o con ingresos muy reducidos, que deben ser subsidiadas caso en su totalidad por el Estado. Artculo 169.- ...La Junta Directiva del Banco Hipotecario podr delegar, en las entidades autorizadas, el otorgamiento de las autorizaciones, conforme a las reglas que ella misma determine. Asimismo, podr establecer, como requisito para que se otorgue la autorizacin indicada, que el beneficiario reintegre, total o parcialmente, el monto del subsidio recibido... Artculo 1.- Se entender por vivienda de inters social y sus sinnimos aquella que no sobre pase el lmite mximo del monto que para tales efectos haya acordado la Junta Directiva del Banco Hipotecario de la Vivienda, en adelante BANHVI, con base en la metodologa del clculo aprobado y las variaciones en el salario mnimo. La fijacin se har una vez al ao y deber ser publicada en el Diario Oficial... Artculo 55.- Los inmuebles quedan sujetos a las limitaciones de la propiedad propias del Sistema con regulaciones especiales tales como que el inmueble solo podr ser destinado para fines habitacionales y sern por diez aos. Artculo 64.-...El inmueble deber afectarse al rgimen de patrimonio familiar en los casos correspondientes... (MIVAH, 1996) Artculo 123.- Se entender por vivienda de bienestar social y sus sinnimos, aquella que no sobrepase el lmite mximo del monto que para tales efectos haya acordado la Junta Directiva... N 232-92 del 15 de julio de 1991, p. 2.- ...las limitaciones se mantendrn vigentes durante el perodo de tiempo en que se mantengan vigentes los respectivos crditos, por cancelado ste o cumplido el respectivo plazo del crdito y satisfecha la deuda, se proceder a su levantamiento por medio de la respectiva entidad autorizada Este Cdigo Ssmico establece los requisitos mnimos para el anlisis, diseo y construccin sismo-resistente de edificaciones y obras afines que se construyan en el territorio de la Repblica de Costa Rica. Instrumento de planificacin local que define en un conjunto de planos, mapas, reglamentos y cualquier otro documento, grfico o suplemento, la poltica de desarrollo y los planes para

Constitucin Poltica de la Repblica de Costa Rica

Ley N7052 del Sistema Financiero Nacional para la Vivienda

Reglamento Sobre Vivienda de Inters Social

Reglamento de Operaciones del Sistema Financiero Nacional para la Vivienda

Acuerdo de Junta Directiva del BANHVI Cdigo Ssmico de Costa Rica Plan Regulador de Heredia

53

Captulo 4: Planificacin organizativa _____________________________________________________________________________________

distribucin de la poblacin, usos de la tierra, vas de circulacin, servicios pblicos, facilidades comunales, y construccin, conservacin y rehabilitacin de reas urbanas Ley No. 7933 de 28 de octubre de 1999, publicado en La Gaceta No. 229 de 25 de noviembre de 1999. - La propiedad en condominio es reconocida porque en ella coexisten un derecho singular y exclusivo de propiedad sobre un espacio delimitado, construido o no, y un derecho de copropiedad sobre los restantes elementos y servicios del condominio Regula la contratacin de servicios de consultora, de manera que estos servicios se fundamenten en los mejores principios ticos y profesionales y que, a su vez, sean cubiertos en forma adecuada mediante el pago de una justa remuneracin. El reglamento define los distintos servicios profesionales de consultora Toda empresa consultora para poder desarrollar sus actividades en el pas, deber inscribirse previamente en el Registro que para tales efectos establecer el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, comprometindose adems, a cumplir con todas las obligaciones que le corresponden, de conformidad con la Ley Orgnica de dicho Colegio y sus Reglamentos Respectivos.

Ley reguladora de la propiedad en condominio Reglamento para la contratacin de servicios de consultora en ingeniera y arquitectura del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos Reglamento de empresas consultoras y constructoras del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos

4.6

CONCLUSIONES

La estructura organizativa establecida para el proyecto permite una integracin de esfuerzos, recursos y coordinacin que facilitan la ejecucin del mismo. La autoridad formal y tcnica del Director de la Unidad Ejecutora del proyecto permite reclutar un excelente equipo de trabajo y contar con los recursos materiales necesarios requeridos por la unidad, adems de un acceso directo al nivel poltico y tcnico de las instituciones involucradas. El marco jurdico nacional contempla el inters explcito a nivel nacional de consagrar en diferentes instrumentos legales, el derecho a la calidad de vida de todos los ciudadanos sin distingo de clases sociales, es decir, que todo hombre y por ende toda familia, tienen derecho a condiciones bsicas de sobrevivencia. La vivienda se ha convertido en un servicio pblico, y por esa razn debe protegerse mediante mecanismos efectivos y duraderos, ya que de ello depender que el programa de vivienda no se deteriore o debilite.

54

CAPTULO 5.

DIRECCIN DE LA ESTRATEGIA DE EJECUCIN

5.1

INTRODUCCIN

La direccin de la estrategia de ejecucin constituye una referencia de las responsabilidades bsicas de los administradores del proyecto para dirigir y orientar el trabajo de sus colaboradores. La direccin es una de las funciones del proceso administrativo, la cual consiste en el uso de la autoridad para lograr que el personal realice las actividades asignadas. Una de las principales responsabilidades de la direccin es la creacin de un clima de trabajo adecuado que permita un trabajo armonioso durante la etapa de ejecucin (Vega Mayorga S. , Administracin de proyectos y manual de ejecucin, 2001). Durante la ejecucin del proyecto es necesario realizar diversas acciones para la gestin de los recursos humanos y las labores tcnicas. La gestin de los recursos humanos requiere que el gerente del proyecto y su equipo realicen su misin de acuerdo a un conjunto de valores y actitudes que faciliten ese proceso, adicionalmente, deben generar actitudes positivas de su personal y de la comunidad donde se desarrollar el proyecto. Por otra parte, los aspectos relacionados con las labores tcnicas, se refieren a los mecanismos para autorizar trabajos, dirigir programas de fechas, dirigir procedimientos y otros procesos que considera relevantes para la mejor ejecucin del proyecto (Vega Mayorga S. I., 2011). Ante este panorama, en este captulo se desarrollan algunas estrategias para la gestin de aspectos tcnicos y de recursos humanos durante la ejecucin del proyecto. Concretamente, se presenta una estrategia para mejorar la eficiencia en los procesos de licitaciones pblica, una estrategia para mejorar las condiciones organizacionales en la unidad ejecutora del proyecto y una estrategia para capacitar al recurso humano. El capitulo esta est estructurado en seis apartados, en este primero se hace una breve introduccin al tema y se describe como est organizado el captulo. En el segundo apartado se presenta una justificacin de las estrategias y su importancia para la ejecucin del proyecto. En el tercer apartado se desarrolla la estrategia para la gestin de los aspectos tcnicos del proyecto. En el cuarto apartado se presentan las dos estrategias diseadas para mejorar la gestin de los aspectos humanos relacionados con la ejecucin del proyecto. En el quinto apartado se analizan las principales conclusiones y, por ltimo, en el sexto apartado de establecen algunas recomendaciones para la direccin de las estrategias propuestas.

5.2

JUSTIFICACIN

Con el objetivo de lograr mayor efectividad en el proceso de ejecucin del proyecto Propuesta para la disminucin de asentamientos humanos informales tipo precario y en condiciones de tugurio en Guarar de Heredia, se presentan tres estrategias que facilitarn el logro de los objetivos definidos. Cada una de las estrategias establecidas en el presente documento contiene el detalle de los objetivos correspondientes

55

Captulo 5: Direccin de la estrategia de ejecucin _____________________________________________________________________________________ y las acciones necesarias para su logro, as como los costos en que se debera incurrir para su implementacin. Como insumo para la definicin de las estrategias a desarrollar, se consideraron los captulos anteriores, por contener elementos importantes que permiten identificar aspectos relacionados directamente con los procesos para la contratacin de consultoras, servicios de construccin y contratacin para capacitaciones. La importancia de definir una estrategia para la ejecucin del proyecto, se debe a la necesidad de facilitar el proceso de planificacin y cumplimiento de una serie de actividades complejas, que requieren conocimientos tcnicos especficos para alcanzar el objetivo de ejecucin establecido. Adems se convierte en una herramienta de supervisin y seguimiento para los tomadores de decisiones de la organizacin. La necesidad de contar con estrategias claras adquiere mayor relevancia, debido a que las actividades que se deben ejecutar no son parte de las tareas cotidianas a las que se dedica normalmente la organizacin duea del proyecto.

5.3

ESTRATEGIA MEJORAR ASPECTOS TCNICOS

5.3.1 ESTRATEGIA I: MEJORAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO REALIZACIN DE LOS PROCESOS DE LICITACIN PBLICA

PARA

LA

5.3.1.1 OBJETIVOS DE LA ESTRATEGIA Objetivo general: Mejorar el funcionamiento de la unidad ejecutora para realizar los procesos de licitacin pblica con eficiencia y eficacia estableciendo procedimientos de control. Objetivos Especficos: 1. Crear un sistema de informacin sobre los proyectos que se realizan con la unidad ejecutora para ejercer un adecuado proceso de seguimiento estableciendo variables de control. 2. Optimizar el procedimiento establecido para ejecutar las actividades del proyecto de forma eficiente estableciendo normas comportamiento. 5.3.1.2 ACCIONES A DESARROLLAR

1. Elaboracin de una base de datos de las empresas que han sido contratadas por la Unidad
Ejecutora. Esta accin estar a cargo de la Unidad de Recursos Humanos del BANVHI. 2. Elaboracin de una base de datos de los proyectos realizados por la Unidad Ejecutora en los ltimos dos aos. Esta accin estar a cargo un ingeniero o arquitecto de la Unidad Ejecutora

56

Captulo 5: Direccin de la estrategia de ejecucin _____________________________________________________________________________________ formada y se establece un plazo de 5 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 216.000.00. Realizacin de auditoras de labores realizadas por parte de la Unidad Ejecutora y de las empresas contratadas. Esta accin estar a cargo un auditor y un ingeniero, ambos calificados como profesional 2 y con 5 aos de experiencia. Se establece un plazo de 20 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 1.568.000. Diseo de un sistema de informacin para controlar la ejecucin de las actividades. Esta accin estar a cargo de dos ingenieros en sistemas, ambos calificados como profesional de servicio civil 2 con 5 aos de experiencia, se establece un plazo de 20 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 2.352.000.00 Realizacin de auditoras de las labores realizadas a las empresas contratadas. Esta accin estar a cargo de un auditor y un ingeniero, ambos calificados como profesional de servicio civil 2, cada uno con 5 aos de experiencia. Se establece un plazo de 20 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 1.568.000.00. Implementacin de herramientas tecnolgicas para la administracin del tiempo demandado para la ejecucin de las actividades. Esta accin estar a cargo de un auditor y un ingeniero, ambos calificados como profesional de servicio civil 2 con 5 aos de experiencia cada uno. Se establece un plazo de 20 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 1.568.000.00. Establecimiento de mecanismos para identificar las actividades que se encuentran fuera de los parmetros establecidos como permisibles. Esta accin estar a cargo de un auditor y un ingeniero, ambos calificados como profesional de servicio civil 2, con 5 aos de experiencia cada uno. Se establece un plazo de 5 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 196.000.00

3.

4.

5.

6.

7.

5.4

ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LOS ASPECTOS HUMANOS

5.4.1 ESTRATEGIA I: ORGANIZACIONALES

MEJORAMIENTO

DE

LAS

CONDICIONES

5.4.1.1 OBJETIVOS Objetivo general: Mejorar las condiciones organizacionales en la Unidad Ejecutora para desarrollar las habilidades del personal mediante tcnicas de gerencia del recurso humano. Objetivos especficos: 1. Mantener motivado al personal de la Unidad Ejecutora implementando sistemas de compensacin considerando aspectos extra salariales.

57

Captulo 5: Direccin de la estrategia de ejecucin _____________________________________________________________________________________

2. Desarrollar las capacidades individuales de los empleados aplicando tcnicas de

empoderamiento para mejorar dinmica de trabajo. 5.4.1.2 ACCIONES A DESARROLLAR

1. Diseo de un sistema de compensacin extra salarial. Esta accin estar a cargo de un

administrador de recurso humano de la Institucin matriz del proyecto, en un plazo de 20 das, por lo que la actividad no tiene costo alguno ms que los das salariales de dicho administrador 784.000.00 Diseo de un plan de actividades grupales que mejoren las relaciones laborales. Esta accin estar a cargo de un gerente de proyecto de viviendas con experiencia, se establece un plazo de 10 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 1.086.774.19. Establecimiento de un sistema para el reconocimiento del esfuerzo y logros de los funcionarios. Esta accin estar a cargo de un administrador de recurso humano de la Institucin matriz del proyecto, en un plazo de 40 das, por lo que la actividad no tiene costo alguno ms que los das salariales de dicho administrador 1.568.000.00. Delegacin de responsabilidades y aceptacin de riesgos para el personal. Esta accin estar a cargo de un gerente del proyecto, con las calidades antes mencionadas, se establece un plazo de 5 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 543.387.10 Establecimiento de canales de comunicacin fluidos. Esta accin estar a cargo de un gerente de proyecto de viviendas con experiencia, y se establece un plazo de 10 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 1.086.774.19. Establecimiento de objetivos claros para la unidad ejecutora con el fin de fortalecer el sentimiento de pertenencia. Esta accin estar a cargo de un gerente de proyecto de viviendas con experiencia, se establece un plazo de 10 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 1.086.774.19.

2.

3.

4.

5.

6.

5.4.2 ESTRATEGIA EJECUTORA

II:

CAPACITACIN

DEL

PERSONAL

DE

LA

UNIDAD

5.4.2.1 OBJETIVOS Objetivo general: Capacitar a los funcionarios de la Unidad Ejecutora en la realizacin de licitaciones pblicas para mantener motivado al personal mediante la asistencia a cursos de especializacin. Objetivo especfico:

58

Captulo 5: Direccin de la estrategia de ejecucin _____________________________________________________________________________________

1. Disear un programa de capacitacin y pasantas para especializar a los empleados en

los proceso de licitaciones mediante convenios con instituciones especializadas en el tema. 5.4.2.2 ACCIONES A DESARROLLAR

1. Levantamiento de la lista con los profesionales a llevar la capacitacin. Esta accin estar a
cargo de un Jefe Tcnico de la Unidad Ejecutora y un administrador de Recursos Humanos, das para su ejecucin se establece un plazo de 2. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 286.400.00. Por razones y argumentos antes expuestos no se desglosa aqu el monto correspondiente del administrador dado que es parte de la institucin matriz o duea del proyecto 2. Cotizacin de las academias. Esta accin estar a cargo de un Jefe Tcnico de la Unidad Ejecutora y un administrador de Recursos Humanos, se establece un plazo de 5 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 404.500.00 Por razones y argumentos antes expuesto no se desglosa aqu el monto correspondiente del administrador dado que es parte de la institucin matriz o duea del proyecto 3. Elegir la institucin que impartir las capacitaciones. Esta accin estar a cargo de un Jefe Tcnico de la Unidad Ejecutora y un administrador de Recursos Humanos, se establece un plazo de 5 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 247.200.00 Por las razones antes expuestas no se desglosa aqu el monto correspondiente del administrador dado que es parte de la institucin matriz o duea del proyecto. 4. Elegir a los profesionales que sern capacitados. Esta accin estar a cargo de un Jefe Tcnico de la Unidad Ejecutora y un administrador de Recursos Humanos, se establece un plazo de 5 das para su ejecucin. Los costos asociados a la realizacin de esta actividad corresponden a 247.200.00. Por razones y argumentos antes expuesto no se desglosa aqu el monto correspondiente del administrador dado que es parte de la institucin matriz o duea del proyecto

5.5

CONCLUSIONES

Para ejercer adecuadamente la direccin de las estrategias establecidas para la ejecucin del proyecto, se requiere de un sistema de auditoraje y control tanto dentro de la unidad ejecutora como de las empresas constructoras o desarrolladoras para terminar el proyecto con eficiencia y eficacia. La implementacin de las estrategias para mejorar los aspectos tcnicos del proyecto requiere el establecimiento de canales de comunicacin eficientes que faciliten el proceso de toma de decisiones, planificacin, direccin y control, entre otros. Con respecto a las estrategias para gestionar los aspectos humanos, se debe dotar a la unidad de personal motivado y comprometido con los objetivos del proyecto, de ah la importancia de los beneficios y compensaciones laborales con el fin de alcanzar los objetivos planteados. Por otro lado, es fundamenta contar con profesionales capacitados y actualizados en el conocimiento de las licitaciones, dado que es un proceso en cual se requiere no solo de los conocimientos tcnicos, sino que tambin legales en el mbito profesional que se desarrollan y el entorno.

59

Captulo 5: Direccin de la estrategia de ejecucin _____________________________________________________________________________________ 5.6 RECOMENDACIONES

Para la implementacin de la estrategia destinada a mejorar los aspectos tcnicos durante la ejecucin del proyecto, se recomienda establecer canales de comunicacin que permitan a la organizacin cumplir con los siguientes requerimientos:

1. Un flujo de proceso claramente estructurado, analizado y discutido por los participantes. 2. Claridad en la cadena de mando dentro de la estructura organizativa. 3. Un proceso de planificacin que defina claramente los plazos, los responsables de las acciones y
los recursos asignados. Adicionalmente, para asegurar el xito con las estrategias planteadas, las personas involucradas en el desarrollo de las acciones deben mostrar ciertos valores y actitudes. Los valores requeridos para poner en prctica estas estrategias son los siguientes:

1. Responsabilidad: entindase como la capacidad de reflexionar, administrar, orientar y valorar las

consecuencias de las acciones realizadas y ser consciente de la magnitud de las acciones a fin de afrontarlas de manera positiva e integral, en pro del mejoramiento laboral, social y cultura. 2. tica: se refiere especficamente a la moral y a las obligaciones del hombre en los actos que realiza de modo consciente y libre. Lo cual implica distinguir entre lo que sea bueno y lo que sea malo, haciendo el uso adecua una cualidad de calidad humana, consiste en comportarse y expresarse con coherencia y sinceridad, de acuerdo con los valores de verdad y justicia (decir la verdad). Las actitudes requeridas para ejecutar las estrategias para los aspectos humanos son las siguientes:

1. Facilidad en las relaciones interpersonales: capacidad para relacionarse con otras personas,
negociar o coordinar actividades para ejecutar competentemente las actividades asignadas. 2. Liderazgo: es la capacidad que debe tener un apersona para tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar y motivar un equipo de trabajo, logrando que este acte con entusiasmo en el logro de los objetivos. 3. Motivacin: capacidad de mantener a su equipo de trabajo con actitud positiva, hacia el logro de las metas y objetivos de ejecucin propuestos. 4. Complementariamente la Unidad Ejecutora y el BANVHI como institucin duea del proyecto, deben promover un clima laboral adecuado para la ejecucin de las actividades, que incluya flexibilidad, responsabilidad, estndares de calidad, forma de recompensar, claridad y compromiso de equipo, lo cual contribuir a la satisfaccin en el trabajo mediante la ejecucin del mismo.

60

CAPTULO 6.

PLANIFICACIN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES

6.1

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CONTRATACIONES

El proyecto pertenece al Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (MIVAH). Este ministerio es el encargado de emitir las polticas y directrices en materia de vivienda y asentamientos humanos, en funcin de las necesidades y demandas particulares de los distintos estratos socioeconmicos. La fuente de financiamiento del proyecto es mediante recursos pblicos del gobierno central establecidos en el presupuesto nacional, en la modalidad de endeudamiento pblico. El proyecto est vinculado a un plan de ordenamiento para la atencin y erradicacin de asentamientos informales del MIVAH y el Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, INVU. El Plan Nacional de Desarrollo de Costa Rica plantea que una de las comunidades a las que se debe priorizar en la aplicacin para la erradicacin de asentamientos informales es la comunidad de Guarar de Heredia. Para ello, se identific que la instancia con las condiciones para desarrollar el proceso de contratacin es el BANHVI, ya que cuenta con los recursos y experiencia para este tipo de desarrollos. Las obras propuestas para la solucin de vivienda son:

1. Torres de apartamentos: 11 torres de tres niveles con ocho apartamentos en cada nivel. En cada
torre habr un total de 24 apartamentos, y en total en el complejo ofrecer un total de 264 apartamentos. 2. Obras de urbanizacin: incluye las actividades relacionadas al movimiento de tierras, construccin del sistema pluvial, del sistema de aguas negras, la red de caera, pavimentos, obras complementarias y la electrificacin. 3. Planta de tratamiento de aguas residuales: con una capacidad para tratar las aguas residuales de 110 viviendas y un caudal de 95 m3. Se utilizar un sistema de lodo activado con aireacin extendida y abarcar un rea de 70.74 m2 de terreno. 4. Laguna de amortiguamiento pluvial: abarcar un rea de 180 m2 de terreno. Para efectos del presente trabajo, el proceso de contratacin se har por medio de licitacin pblica para la Realizacin de Diseos y Especificaciones Finales. Los criterios que utilizamos para elegir la figura de la licitacin pblica son:

1. Permite revisar precios y determinar reajustes. 2. Permite una mayor participacin de empresas interesadas que deben estar inscritas en el Registro
de Proveedores, debidamente acreditados y evaluados en forma integral y particular para determinado tipo de concursos. 3. Posee rigor y formalidad al establecerse una serie de trmites y procedimientos a cumplir por ambas partes para manifestar la voluntad contractual.

61

Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________

4. Est respaldada por un marco legal (Ley de Contratacin Administrativa de Costa Rica, y
Reglamento a la Ley de Contratacin Administrativa de Costa Rica). 5. Las instituciones que integran el sector vivienda actualmente no cuentan con las capacidades para el diseo y ejecucin de obra. 6. El Estado asegura idoneidad legal, financiera y tcnica de las empresas participantes. Los oferentes deben estar registrados en el Registro Pblico y garantizar el cumplimiento de sus obligaciones y cargas sociales. 7. Los funcionarios con facultad jurdica de decidir, deliberar, opinar, asesorar o participar de cualquier forma en el proceso de seleccin y adjudicacin de las ofertas, en la etapa de fiscalizacin y en la etapa de ejecucin del contrato, no pueden ser beneficiarios de la contratacin. 8. Requiere que se hagan estudios previos (por ejemplo Estudio de Suelos, Evaluacin de Impacto Ambiental), con el fin de identificar riesgos, evaluar la conveniencia de efectuar la licitacin, disear el modelo de la ejecucin del contrato, determinar los requerimientos de los contratantes y analizar externalidades. 9. La ley faculta al BANHVI para solicitar una garanta de participacin (1% hasta 5% del monto de la propuesta) y una garanta de cumplimiento (5% hasta 10% del monto de la contratacin). 10. En resumen, porque se basa en los principios de legalidad, defensa del inters pblico, la participacin, la colaboracin, la oficialidad y la eficacia, y se verifican adems los principios de concurrencia, igualdad y transparencia. 11. Las caractersticas del servicio requieren que se haga por medio de licitacin pblica. 12. La Licitacin Pblica es ms democrtica al establecer un concurso que permite un procedimiento real de seleccin, hay una mayor cantidad de oferentes que en la Licitacin Abreviada y la Contratacin Directa. Previamente se hace el proceso de precalificacin, en el que se consideraron los siguientes criterios:

1. Permite limitar el nmero de competidores y lograr una calidad ms pareja de propuestas. 2. Reduce el trabajo de seleccin y logra ofertas comparables. 3. Su implementacin depende de la legislacin de cada pas Algunos no la contemplan: se define
mediante los requerimientos de antecedentes en el Pliego.

4. El nmero limitado de oferentes atrae a los Contratistas especializados: mayor probabilidad de

ganar. 5. Mediante adecuados criterios de pre-calificacin se garantiza recibir ofertas de empresas especializadas. 6. Deben asignarse aproximadamente 30 das al proceso. Los contratos llave en mano requieren de acuerdos entre Constructoras, Consultoras y Proveedores de equipos. Estos acuerdos requieren tiempo al igual que la presentacin de los antecedentes conjuntos. 6.1.1 OBJETIVO DE LA CONTRATACIN El objetivo de la contratacin es realizacin de diseos y especificaciones finales para el desarrollo del proyecto habitacional Propuesta para la disminucin de asentamientos humanos informales tipo precario y en condiciones de tugurio en Guarar de Heredia.

62

Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________ 6.1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Realizar las gestiones para precalificar a los consultores interesados en participar en el proceso de 2. 3. 4. 5.
licitacin pblica. Preparar y publicar el cartel de licitacin con base en la Ley de Contratacin Administrativa de Costa Rica y su reglamento. Analizar y evaluar las ofertas recibidas. Seleccionar la mejor oferta, incorporar reajustes al contrato y adjudicarlo. Revisar e incorporar las correcciones y observaciones encontradas durante el proceso del diseo y aprobar el diseo final.

Con la finalidad de explicar el proceso de contratacin se vio en la necesidad de elegir una de las actividades del proyecto, esta es la Realizacin de Diseos y Especificaciones Finales. Con base en el procedimiento establecido en las instituciones que conforman el sector vivienda, le corresponde al Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (MIVAH) hacer la solicitud a la Junta Directiva del Banco Hipotecario de la Vivienda (BANHVI) para licitar la contratacin de la realizacin de la actividad antes sealada. Posteriormente, la Junta Directiva del BANHVI, en acuerdo firme, da el aval para que se licite el servicio. Este aval u orden inicial es acompaado por una certificacin de la contabilidad acerca de la disponibilidad de recursos, que es un proceso de licitacin pblica e incluye un borrador del cartel de licitacin con todas las condiciones que establece la Ley de Contratacin Administrativa y el Reglamento a la Ley de Contratacin Administrativa. Una vez que el BANHVI recibe la aprobacin, lo traslada a la Proveedura Institucional de esa misma entidad, para que en conjunto con el rea de Vivienda de Inters Social y la Direccin de Procesos de Ejecucin de Proyectos del MIVAH, procedan a elaborar el cartel de licitacin final, el que ser sometido nuevamente a aprobacin por parte de la Junta Directiva del BANHVI; con esta aprobacin, se enva a la Contralora General de la Repblica para ser refrendado; una vez refrendado se abre el proceso de licitacin pblica, que incluye la publicacin del cartel en el Diario Oficial La Gaceta y en tres diarios de circulacin nacional. En relacin a la actividad seleccionada, Realizacin de Diseos y Especificaciones Finales, tiene una duracin de 241 das, comenzando el da 4 de febrero del 2013 y finalizando el da 21 de enero del 2014, desglosada de la siguiente forma: Licitar contratos de consultora para realizar los diseos y especificaciones finales del proyecto, consiste en preparar y presentar los documentos y condiciones que especificarn y regularn el procedimiento, el contrato y la seleccin. Se debe incluir los requisitos tcnicos, econmicos y la certificacin de experiencia e idoneidad que deben cumplir los oferentes para el proceso de precalificacin. Esta informacin, junto con el pliego de condiciones, debe ser publicada en el Diario Oficial La Gaceta y tres diarios de circulacin nacional. Simultneamente se hacen los preparativos para la apertura de ofertas, lugar y tiempos para la recepcin de las ofertas. La calificacin de las ofertas se realiza de acuerdo con los factores establecidos en el sistema de evaluacin de ofertas desarrollado por el BANHVI para seleccionar la mejor oferta. La evaluacin la

63

Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________ realiza una comisin de expertos establecida por la administracin, se debe hacer de forma colegiada e independiente por cada uno de los miembros de la comisin, tomando en cuenta el objetivo principal de la contratacin y los criterios de eficiencia y seguridad razonable, as como precios, plazos, calidad. A partir de este proceso se determina, reconoce, declara y acepta la propuesta ms ventajosa para el inters pblico. Es una declaracin unilateral de voluntad emitida por el licitador para distinguir la mejor oferta y elegir al licitante idneo. Finalmente, se procede a publicar la adjudicacin y entregarla a la imprenta Nacional para su publicacin y firmar los contratos con el oferente seleccionado. 6.1.3 RECURSOS Como me desarrollo en el captulo 3, se requieren diferentes tipos de recursos: tipo trabajo, tipo costo y recursos materiales, donde lo recursos tipo trabajo se refieren a personas o equipamiento; los de tipo costo son los costos fijos independientes que se asocian a una determinada actividad y por ltimo los recursos tipo material son suministros consumibles. En las tablas 6, 7 y 8 del captulo tres se detallaron los recursos disponibles, asignacin de recursos para actividad y los costos por actividad, respectivamente. Para lo cual, se determin que para ejecutar la actividad de Realizacin de Diseos y Especificaciones Finales alcanzara un costo total de 48 577 700

6.2

INVITACIN PBLICA DE LA PRECALIFICACIN

Esta etapa se hace con el fin de escoger el mejor oferente, como parte de la licitacin pblica, con el fin de seleccionar previamente a los participantes, de acuerdo con sus condiciones particulares. El cartel de precalificacin para participar en la realizacin de diseos y especificaciones finales del Proyecto Propuesta para la Disminucin de Asentamientos Humanos Informales Tipo Precario y en Condiciones de Tugurio en Guarar de Heredia es el siguiente:

64

Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________ INVITACIN

BANCO HIPOTECARIO DE LA VIVIENDA, BANHVI PRECALIFICACIN DE OFERTAS NMERO: 2012SV-365 OBJETO DE LA PRECALIFICACIN: SERVICIO DE DISEOS Y ESPECIFICACIONES FINALES

La Proveedura Institucional del Banco Hipotecario de la Vivienda, sita en Barrio Dent, San Pedro de Montes de Oca, de Taco Bell, 300 metros oeste y 200 metros norte, recibir ofertas digitales y por medios fsicos, hasta las 10:00 HORAS DEL DA 29 DE Noviembre DEL 2011, para la contratacin del servicio de la elaboracin de DISEOS Y ESPECIFICACIONES FINALES, para el proyecto Propuesta para la Disminucin de Asentamientos Humanos Informales Tipo Precario y en Condiciones de Tugurio en Guarar de Heredia.

FACTORES DE PRECALIFICACIN: PRECIO: debe enmarcarse en categora de solucin de vivienda de inters social y ser el nico factor que se utilizar para la precalificacin.

El interesado tiene el cartel a disposicin en el Sistema Compr@RED en forma gratuita en la direccin: https://www.hacienda.go.cr/comprared de Internet, a partir del prximo da hbil de su notificacin; o podr obtenerlo en la Proveedura Institucional del Banco Hipotecario de la Vivienda, a partir del prximo da hbil de su notificacin, que se encuentra ubicada en Barrio Dent, San Pedro de Montes de Oca, de Taco Bell, 300 metros oeste y 200 metros norte, Tel. (506) 2527-7407 Y 25277408.

Margoth Campos Barrantes Directora Administrativa

65

Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________ 6.3 FORMULARIO DE PRECALIFICACIN DE EMPRESAS

Descripcin de los requisitos Declaracin jurada de que se encuentra al da en el pago de todo tipo de impuestos nacionales (Art. 65 inciso a, R.L.C.A.) Declaracin jurada de que no le alcanza ninguna de las prohibiciones que prev el artculo 22 de la Ley de Contratacin Administrativa (Art. 65 inciso b, R.L.C.A.) Certificacin de estar al da en el pago de las obligaciones de la Caja Costarricense del Seguro Social de conformidad con el artculo No. 31 de la Ley de Proteccin al Trabajador y el artculo No. 74 reformado de la Ley Orgnica de la Caja Costarricense del Seguro Social (Art. 65 inciso a, R.L.C.A.) Cuando se trata de una sociedad costarricense colectiva, en comandita, annima o de responsabilidad limitada, deber acompaar su propuesta con: certificacin de personera y certificacin sobre la naturaleza y propiedad de sus cuotas o acciones Es obligacin del oferente presentar su oferta de manera ordenada, completa y debidamente firmada La VIGENCIA DE LA OFERTA deber ser igual o mayor de 20 das hbiles a partir de la apertura de las ofertas El oferente deber indicar en das hbiles EL PLAZO DE ENTREGA del servicio ofertado El oferente debe estar inscrito en el registro de proveedores del BANHVI Debe demostrar solvencia econmica para cubrir la garanta de cumplimiento (5%)

Cumple SI NO

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Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________ 6.4 CARTEL Y SISTEMA DE EVALUACIN DE LAS EMPRESAS INVITACIN

BANCO HIPOTECARIO DE LA VIVIENDA, BANHVI LICITACIN PBLICA: 2012SV-465 OBJETO DE LA LICITACIN: SERVICIO DE DISEOS Y ESPECIFICACIONES FINALES

La Proveedura Institucional del Banco Hipotecario de la Vivienda, sita en Barrio Dent, San Pedro de Montes de Oca, de Taco Bell, 300 metros oeste y 200 metros norte, recibir ofertas digitales y por medios fsicos, hasta las 10:00 HORAS DEL DA 29 DE Noviembre DEL 2011, para la contratacin del servicio de la elaboracin de DISEOS Y ESPECIFICACIONES FINALES, para el proyecto Propuesta para la Disminucin de Asentamientos Humanos Informales Tipo Precario y en Condiciones de Tugurio en Guarar de Heredia.

METODOLOGA DE CALIFICACIN:

El interesado tiene el cartel a disposicin en el Sistema Compr@RED en forma gratuita en la direccin: https://www.hacienda.go.cr/comprared de Internet, a partir del prximo da hbil de su notificacin; o podr obtenerlo en la Proveedura Institucional del Banco Hipotecario de la Vivienda, a partir del prximo da hbil de su notificacin, que se encuentra ubicada en Barrio Dent, San Pedro de Montes de Oca, de Taco Bell, 300 metros oeste y 200 metros norte, Tel. (506) 2527-7407 y 25277408.

Margoth Campos Barrantes Directora Administrativa

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Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________ BANCO HIPOTECARIO DE LA VIVIENDA, BANHVI PLIEGO DE CONDICIONES (CARTEL) LICITACIN PBLICA: 2012SV-465 OBJETO DE LA LICITACIN: SERVICIO DE DISEOS Y ESPECIFICACIONES FINALES

La Proveedura Institucional del Banco Hipotecario de la Vivienda, sita en Barrio Dent, San Pedro de Montes de Oca, de Taco Bell, 300 metros oeste y 200 metros norte, recibir ofertas digitales y por medios fsicos, hasta las 10:00 HORAS DEL DA 29 DE Noviembre DEL 2011, para la contratacin del servicio de la elaboracin de DISEOS Y ESPECIFICACIONES FINALES, para el proyecto Propuesta para la Disminucin de Asentamientos Humanos Informales Tipo Precario y en Condiciones de Tugurio en Guarar de Heredia. Oficina Encargada de brindar informacin adicional: Margoth Campos Barrantes, Directora Administrativa Financiera, Tel. (506) 2527-7407 y 25277408, Lugar de entrega: Banco Hipotecario de la Vivienda, ubicado en Barrio Dent, San Pedro de Montes de Oca, de Taco Bell, 300 metros oeste y 200 metros norte.

6.4.1 OBJETO DE LA LICITACIN

LINEA 1 1

CANTIDAD

DESCRIPCION DEL OBJETO/SERVICIO POR ADQUIRIR Se requiere contratar los servicios profesionales de una empresa de arquitectura e ingeniera para realizar los diseos y especificaciones finales para el proyecto habitacional PROPUESTA
PARA LA DISMINUCIN DE ASENTAMIENTOS HUMANOS INFORMALES TIPO PRECARIO Y EN CONDICIONES DE TUGURIO EN GUARAR DE HEREDIA, que debe contar con el correspondiente Estudio de

Suelos aprobado por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos y el Estudio de Impacto Ambiental (EIA), aprobado por la Secretara Tcnica Ambiental del Ministerio de Ambiente y Energa SETENA. Los diseos de los planos constructivos finales deben corresponder a la utilizacin de la tecnologa concreto colado u hormign armado, con base en las especificaciones que establece el Cdigo Ssmico de Costa Rica. Debe consignarse en los planos las obras de urbanizacin, que incluyen: movimiento de tierras, construccin del sistema pluvial, sistema de aguas negras, red de caera, pavimentos, obras complementarias, sistema de electrificacin pblica, una planta de tratamiento de aguas residuales y una laguna de amortiguamiento pluvial. El diseo debe hacerse para la construccin de 11 torres habitacionales, de 4 niveles y 24 apartamentos cada torre, con un rea de 52 metros cuadrados por apartamento, que rena las condiciones de habitabilidad y mejora de la calidad de vida de 264 familias que actualmente viven en asentamientos informales en Guarar de Heredia. El proyecto est vinculado a un plan de ordenamiento para la atencin y erradicacin de asentamientos informales, el cual se encuentra dentro de los planes del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos. Se circunscribe en la categora de proyecto de inters

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Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________

LINEA CANTIDAD DESCRIPCION DEL OBJETO/SERVICIO POR ADQUIRIR social y los recursos financieros provienen del Sistema Financiero Nacional para la Vivienda, otorgados por medio del Banco Hipotecario de la Vivienda.

6.4.2 ASPECTOS LEGALES Y ADMISIBILIDAD La oferta debe presentarse en forma electrnica o bien en la Proveedura Institucional del Banco Hipotecario de la Vivienda antes de la fecha de apertura. Las ofertas por razones de seguridad jurdica, debern ser presentadas en sobre cerrado identificado con el nmero de contratacin, el nombre y nmero de cdula del oferente. Es obligacin del oferente presentar su oferta de manera ordenada, completa y debidamente firmada. El oferente debe aportar un tanto original y tres copias fieles de la oferta original, incluyendo copia de toda la documentacin anexada a la oferta. Es responsabilidad del oferente verificar la conformidad con el bloque de legalidad del procedimiento de contratacin administrativa, y la ejecucin contractual. En virtud de esta obligacin, para fundamentar gestiones resarcitorias u otras posibles reclamaciones, no podr alegar desconocimiento del ordenamiento aplicable ni de las consecuencias de la conducta administrativa. La VIGENCIA DE LA OFERTA deber ser igual o mayor de 20 das hbiles a partir de la apertura de las ofertas. El oferente deber indicar en das hbiles EL PLAZO DE ENTREGA del servicio ofertado. Como forma de pago deber indicarse: LA USUAL DE GOBIERNO. La que de conformidad con el artculo 34 del Decreto No. N 33411-H es de: CUARENTA Y CINCO DAS NATURALES. Asimismo, se aclara que de conformidad con el citado artculo el plazo correr a partir de la presentacin de la factura, previa verificacin del cumplimiento a satisfaccin, de lo indicado en el contrato por parte del contratista. En la oferta debe indicarse claramente la persona responsable a quien notificar, la direccin fsica correspondiente en el rea metropolitana, la direccin de correo electrnico y el nmero de fax, de no indicarse lugar de notificacin, toda comunicacin se entender realizada en el transcurso de un da hbil a partir de la emisin del acto administrativo. El adjudicatario (o representante en nombre de aqul), deber asumir los gastos que por comisiones y gastos bancarios se deriven de la forma de pago; de tal forma que la empresa representante (a nombre de la empresa en el exterior) pague los gastos y comisiones bancarias locales y el beneficiario del pago en el exterior, asuma los gastos y comisiones fuera de Costa Rica. El monto de la oferta deber expresarse con un mximo de dos decimales. No se permite la cotizacin parcial de una lnea. El oferente de la cotizacin deber indicar el desglose de los componentes de cada lnea(s), debiendo presentar los precios unitarios y totales. Si la sumatoria de los

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Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________ precios unitarios excede el precio total, la oferta se comparar con el mayor precio. En toda oferta deber cotizarse el precio libre de tributos. La Administracin se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma lnea o bien parte de un mismo objeto de conformidad con lo establecido en la decisin inicial. Esta alternativa ser posible cuando el objeto lo permita y ello no afecte su funcionalidad. El oferente, estar obligado a describir de forma completa a partir del cartel, las caractersticas del objeto, bien o servicio que cotiza, sin necesidad de reiterar la aceptacin de las clusulas invariables o condiciones obligatorias, cuyo cumplimiento se presume. El precio deber ser cierto y definitivo, sujeto a las condiciones establecidas en el cartel o pliego de condiciones y sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones. En caso de divergencia entre el precio cotizado en nmeros y letras, prevalecer este ltimo, salvo caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecer el valor real. Los oferentes podrn cotizar en cualquier moneda. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administracin las convertir a una misma para efectos de comparacin, aplicando las reglas previstas en el cartel o en su defecto el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura. 6.4.3 DOCUMENTOS QUE SE DEBEN APORTAR CON LA OFERTA El oferente deber adjuntar con su oferta lo siguiente:

1. Declaracin jurada de que se encuentra al da en el pago de todo tipo de impuestos nacionales

(Art. 65 inciso a, R.L.C.A.).

2. Declaracin jurada de que no le alcanza ninguna de las prohibiciones que prev el artculo 22 de
la Ley de Contratacin Administrativa (Art. 65 inciso b, R.L.C.A.). 3. Certificacin de estar al da en el pago de las obligaciones de la Caja Costarricense del Seguro Social de conformidad con el artculo No. 31 de la Ley de Proteccin al Trabajador y el artculo No. 74 reformado de la Ley Orgnica de la Caja Costarricense del Seguro Social (Art. 65 inciso a, R.L.C.A.). 4. Cuando se trata de una sociedad costarricense colectiva, en comandita, annima o de responsabilidad limitada, deber acompaar su propuesta con: certificacin de personera y certificacin sobre la naturaleza y propiedad de sus cuotas o acciones. Si las cuotas o acciones fueren nominativas y stas pertenecieren a otra sociedad, deber igualmente aportarse certificacin pblica respecto de esta ltima en cuanto a la naturaleza de sus acciones. Si la certificacin o copia certificada hubiere sido presentada en diligencia anterior ante esta Proveedura Institucional, tambin se admitir sobre las mismas bases, en tal caso se debe hacer referencia del expediente en que consta la certificacin. 6.4.4 METODOLOGA DE EVALUACIN Con las ofertas admisibles para una eventual adjudicacin, se proceder a realizar la calificacin de cada oferta bajo la siguiente metodologa de evaluacin:
Monto de la Oferta (Precio) Precio Experiencia especfica de la Firma o del Oferente Fsico Porcentaje % 40% 15% Grado de prioridad 1 2

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Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________

Preparacin Acadmica de los Profesionales Referencia de Clientes (5) Plazo de Entrega Programa de Trabajo Total 15% 10% 10% 10% 100% 2 3 3 4

6.4.4.1 PRECIO (40%) Para determinar el puntaje correspondiente en el factor precio se aplicar la siguiente frmula: FP = {1-[(Px-Pmin)/Pmin]} x 40 Donde: FP= Puntaje obtenido por el adjudicatario para el Factor Precio. Px= Precio Total ofrecido por la oferta en evaluacin. Pmin= Precio Total de la oferta con el monto total ms bajo.

6.4.4.2 EXPERIENCIA DE LA FIRMA O DEL OFERENTE FSICO (15%) El oferente deber presentar una descripcin de la organizacin de la firma o grupo oferente, indicando fecha de inicio de actividades, registro legal, nmero profesional con que cuenta y cules de ellos son designados para la realizacin de la consultora para el BANHVI El oferente debe aportar documentos que demuestren experiencia en proyectos similares al ofertado y que hayan sido ejecutados en los ltimos cinco aos. Las opciones para cumplir con la experiencia son:

1. Dos diseos finales y especificaciones tcnicas de proyectos para el sector de vivienda de inters
social ejecutados en los ltimos cinco aos, cuyo monto por separado sea de al menos un 90% del monto ofertado. 2. Varios diseos finales y especificaciones tcnicas de proyectos para el sector de vivienda de inters social ejecutados en los ltimos cinco aos, cuyos los montos sumados alcancen no menos del 90% del doble de la oferta presentada. Las empresas o personas fsicas que hayan construido para el BANHVI, solo deben hacer referencia a las licitaciones que ejecutaron y el BANHVI se encargar de verificar si los diseos y especificaciones tcnicas indicados cumplen con los requisitos mencionados anteriormente. Si no cumplen con los requisitos expuestos, deben aportar la documentacin mencionada. 6.4.4.3 PREPARACIN ACADMICA DE LOS PROFESIONALES (15%) Se evaluar el grado acadmico del profesional propuesto para la realizacin del servicio contratado, para lo cual se asignar los puntos segn el grado acadmico en carreras tales como Ingeniera o Arquitectura.

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Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________

Grado acadmico Director Profesionales Tcnico

Diplomado 1 1 1

Bachillerato 2 2 2

Licenciatura 4 4 4

Maestra 5 5 5

La oferta que obtenga la mayor cantidad de puntos, se le asignar los 15 puntos correspondientes, los dems se le asignar el porcentaje en forma proporcional, de acuerdo a la siguiente frmula: FP = (Px/Pmax) x 15 Donde: FP= Puntaje obtenido por el adjudicatario para el Factor Preparacin Acadmica de los Profesionales. Px= Puntuacin Total obtenido por la oferta en evaluacin. Pmax= Puntuacin Total de la oferta con el mayor puntaje. Las personas que participarn en el marco de los servicios contratados, debern presentar el Currculo Vitae, junto con fotocopia certificada del ttulo acadmico indicado para efectos del puntaje. Al no presentar la fotocopia de los ttulos, no se consideran para efectos de la evaluacin. 6.4.4.4 REFERENCIA DE CLIENTES (10%) Por cada cliente referenciado del despacho, grupo o profesional independiente se asignar puntos de la siguiente forma:

1. Clientes del 1 a 2 aos de antigedad en servicios similares a este concurso: 1 punto por cada
uno. 2. Clientes de ms de 2 aos de antigedad en servicios similares a este concurso: 2 puntos cada uno. El puntaje mximo a asignar ser 10 puntos. Se debe adjuntar recomendaciones de trabajo de los clientes (Instituciones Pblicas), a los cuales se les prest un servicio similar al solicitado en este cartel. Es estas recomendaciones se debe indicar la labor realizada, y en qu fecha fue realizado; con no ms de 6 meses de haberse emitido. 6.4.4.5 PLAZO DE ENTREGA (10 %) Se calificar el plazo de entrega de la siguiente forma: Menor a 3 meses .. Mayor a 3 meses pero menor a 5 meses Mayor a 5 meses pero menor a 8 meses 10% 7% 5%

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Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________ Mayor a 8 meses... 0%

6.4.4.6 PROGRAMA DE TRABAJO (10%) El programa debe contemplar aspectos relevantes tales como: Descripcin de objetivos (contenido).............. 3% Etapas que comprender el estudio (alcance) 3% Organizacin del trabajo ofrecido.................... 4%

6.4.5 CLAUSULA PENAL Con la finalidad de que todos los actos relativos a la actividad de contratacin administrativa estn orientados al cumplimiento de los fines, las metas y los objetivos de la administracin, con el propsito de garantizar la efectiva satisfaccin del inters general, a partir de un uso eficiente de los recursos institucionales y considerndose que ste es el medio idneo para el cumplimiento y satisfaccin de las obligaciones contractuales, todo lo anterior con arreglo a criterios de proporcionalidad y razonabilidad; en caso de incumplimiento por entrega tarda, se cobrar una multa de conformidad con el monto de la adjudicacin por cada da de atraso en la entrega del bien o servicio, de conformidad con el siguiente cuadro:

MONTOS A APLICAR POR CONCEPTO DE CLAUSULA PENAL DEPENDIENDO DEL MONTO ADJUDICADO De De De De De 1,00 1.000.001,00 2.800.001,00 5.000.001,00 10.000.001,00 a a a a en 1.000.000,00 2.800.000,00 5.000.000,00 10.000.000,00 adelante 0,35% 0,50% 0,70% 0,85% 1% diario diario diario diario diario

6.4.6 ADJUDICACIN

1. El plazo mximo para el dictado del acto de adjudicacin ser de 61 das hbiles, contados a
partir del da siguiente a la fecha de apertura. La Administracin se reserva el derecho de prorrogar el plazo de adjudicacin de la presente contratacin de conformidad con al artculo 95 del Reglamento a la Ley de Contratacin Administrativa.

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Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________

2. La Administracin, declarar insubsistente el concurso, sin perjuicio de las eventuales

responsabilidades que procedan por el incumplimiento, en cualquiera de las siguientes circunstancias: cuando el adjudicatario, debidamente prevenido para ello, no otorgue la garanta de cumplimiento a entera satisfaccin; no comparezca a la suscripcin de la formalizacin contractual; no retire o no quiera recibir la orden de inicio; o no se le ubique en la direccin o medio sealado para recibir notificaciones; o que en caso de remate no cancele la totalidad del precio dentro del plazo respectivo. 3. En el caso de presentarse un empate entre dos o ms ofertas, se adjudicar segn el siguiente orden: a) La oferta que indique el menor plazo de entrega del bien o servicio. b) De persistir el empate, la oferta que indique el mayor plazo de garanta. c) De persistir el empate, se le har saber a los oferentes que presentan el empate dicha situacin y se les solicitar por escrito que en caso de que as lo deseen pueden presentar un descuento, en este supuesto ganar la oferta que realice el mayor descuento dentro del emplazamiento. d) De persistir el empate, definir la suerte. En este ltimo supuesto, se convocar a los oferentes cuyas propuestas obtienen la misma puntuacin a un lugar, hora y fecha determinados para seleccionar la oferta ganadora. El oferente que no se presente quedar automticamente excluido. De todo ello se levantar un acta que ser suscrita por los asistentes al evento, y posteriormente se adoptar el acto de adjudicacin. 4. Una vez en firme el acto de adjudicacin el adjudicatario deber presentar la siguiente documentacin a efectos de demostrar la capacidad de actuar de quien suscribi la oferta: a) Certificacin literal emitida por el Registro Nacional, Seccin Inmuebles, o por notario pblico, del bien inmueble ofrecido. b) Declaracin jurada de que se encuentra al da en el pago de todo tipo de impuestos nacionales, de conformidad con el artculo 65 del Reglamento a la Ley de Contratacin Administrativa. c) El adjudicatario debe presentar certificacin de la Personera Jurdica. d) Cuando se trata de una sociedad costarricense colectiva, en comandita, annima o de responsabilidad limitada, deber acompaar con su propuesta una CERTIFICACIN PBLICA SOBRE LA NATURALEZA Y PROPIEDAD DE SUS CUOTAS O ACCIONES. Si las cuotas o acciones fueren nominativas y stas pertenecieren a otra sociedad, deber igualmente aportarse certificacin pblica respecto de esta ltima en cuanto a la naturaleza de sus acciones. 6.4.7 UNIDAD EJECUTORA

1. El Banco Hipotecario de la Vivienda designa como Unidad responsable de la verificacin de la

ejecucin de esta contratacin a la Direccin de Ejecucin de Proyectos del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo INVU y a la Direccin de Vivienda de Inters Social del Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos MIVAH. Esta Unidad tendr como labor verificar en todo y cunto estime necesario, el cumplimiento de lo contratado; el adjudicatario deber brindar en todo momento las facilidades correspondientes a la Unidad responsable designada.

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Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________

2. El adjudicatario debe permitir a la Unidad responsable, y a cualquier persona autorizada por sta,
el acceso a las diferentes etapas del proceso de diseo y especificaciones tcnicas en cualquier momento cuando sean requeridos por el adjudicatario, de acuerdo al requerimiento tcnico del presente cartel. 6.4.8 FORMA DE PAGO

1. La forma de pago ser la Usual de Gobierno, mediante el respectivo acuerdo de pago,

depositndose en la cuenta bancaria del adjudicatario contra la presentacin de facturas. De acuerdo con la Resolucin nmero 770-2006 de las nueve horas del veintiocho de abril del 2006 emitida por el Ministro de Hacienda, y publicado en el Diario Oficial La Gaceta N 104 del 31 de mayo del 2006 y en consonancia con el artculo 34 del R.L.C.A., la forma de pago es dentro de 45 (cuarenta y cinco) das naturales a partir de la fecha de recibo a satisfaccin del bien o servicio. El BANHVI, realizar el pago en la cuenta bancaria del proveedor que consta en el Registro de Proveedores de Compr@RED. (Art. 33 R.L.C.A). La Proveedura del BANHVI, tomar las previsiones presupuestarias para garantizar el pago de las obligaciones que contraiga en el marco de la contratacin de la presente licitacin, de acuerdo con lo establecido en el artculo 9 de la L.C.A. Los pagos sern depositados en la cuenta cliente del adjudicatario, debiendo para ello indicar: el nombre del banco y el nmero de cuenta cliente. Si la oferta se hiciere en moneda extranjera, el pago se realizar en colones costarricenses, segn el tipo de cambio de venta de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha del respectivo acuerdo de pago. Del pago autorizado, se retendr el 2% (dos por ciento), monto que corresponde a la retencin del Impuesto sobre la Renta.

2. 3.

4. 5.

6.

6.4.9 CRONOGRAMA El calendario para la elaboracin de los diseos finales y especificaciones tcnicas, deber ser presentado en la oferta con un programa detallado que incluya anteproyecto, aprobaciones, diseos finales y especificaciones tcnicas; debe incorporar: actividades y sub actividades, programacin fsica y financiera, relaciones de secuencia, asignacin de recursos (costo por actividad), y asignacin de recursos. Este requisito tcnicamente elaborado, tiene el carcter de indispensable y ser una de las partes principales que conforman la oferta y el contrato a quien resulte adjudicatario. El adjudicatario preparar y someter a la Unidad Ejecutora, para su aprobacin, antes de iniciar, el Programa actualizado de los servicios, obtenido del anlisis del proceso a desarrollar, empleando para dicho anlisis el software para administracin de proyectos Microsoft Project o similar. En l se indicar lo siguiente: Lista de actividades indicando tiempo y recursos.

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Captulo 6: Planificacin del proceso de contrataciones _____________________________________________________________________________________

1. 2. 3. 4.

Diagrama indicando la secuencia lgica de las actividades, as como sus relaciones. Tabla de tiempos lejanos de iniciacin y terminacin, as como las holguras. Ruta crtica del proyecto (diseos finales y especificaciones tcnicas). Diagrama de barras o de Gantt.

Adems deber entregar una copia en disco compacto del cronograma elaborado. En caso de que ste no satisficiere a la Unidad Ejecutora ser reformado. De manera que disponga el uso de equipo y de personal suficiente y adecuado, de tal forma que asegure la terminacin de los servicios contratados dentro del plazo estipulado en el contrato. 6.4.10 ORDEN DE INICIO De previo a emitir la orden de inicio, la Unidad Ejecutora del contrato, deber verificar que ste se encuentre debidamente refrendado por la Contralora General de la Repblica, segn lo dispuesto en el Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administracin Pblica, R-CO-44-2007 de las nueve horas del once de octubre de 2007, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N 202, del veintids de octubre de 2007. 6.4.11 ACLARACIONES Y MODIFICACIONES CARTELARIAS

1. Todo oferente podr solicitar aclaraciones respecto de los documentos del presente pliego
cartelario, dentro del primer tercio del plazo para presentar ofertas. 2. Todas las modificaciones y aclaraciones que se emitan, constituyen parte de los documentos de la licitacin y se notificarn por Compr@RED o por las vas descritas en este cartel, a todos los posibles oferentes que hayan adquirido el cartel de las licitaciones, quienes debern acusar recibo del mismo mediante comunicacin a la Proveedura del Ministerio Banco Hipotecario de la Vivienda. 3. Todas las modificaciones y aclaraciones al cartel se ajustarn a lo dispuesto en el artculo 60 del Reglamento a la Ley de Contratacin Administrativa. 6.4.12 GARANTAS La garanta de cumplimiento tendr que depositarse a nombre del Banco Hipotecario de la Vivienda, indicando concepto y depositante. Presentar una copia y original del depsito a la Direccin Administrativa. La garanta de cumplimiento, ser por un monto del 5 % del valor adjudicado con vigencia a partir de los 8 das calendario despus de recibido, por parte del adjudicatario. En caso que se produzcan atrasos en la entrega de los servicios contratados por causas imputables a cualquiera de las partes, el adjudicatario deber mantener la vigencia de la garanta hasta 3 meses despus del recibo de los servicios contratados por parte del BANHVI.

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CAPTULO 7.

SISTEMA DE INFORMACIN Y CONTROL

7.1

INTRODUCCIN

En este captulo se desarrolla el sistema de informacin y control de la etapa de ejecucin de algunas actividades del proyecto. El sistema se dise a partir de la programacin fsica y financiera establecida en el captulo tres, donde se establecieron las redes y cronogramas del proyecto, as como la asignacin de los recursos. El procedimiento consiste en seleccionar dos actividades descritas en el desglose analtico del objetivo de ejecucin. Posteriormente, se establecieron variables que permitan controlar el avance fsico, financiero y de calidad. El control de la ejecucin de un proyecto, consiste en medir sistemticamente lo realizado y confrontarlo con lo planeado. Si se encuentran discrepancias en el avance del proyecto en relacin a lo programado, se puede revisar y redefinir la forma de ejecucin para adecuarlo a lo previsto, tambin se podra modificar los planes para ajustarlos a lo que est ocurriendo en la realidad, o incluso se podran realizar las dos acciones simultneamente. La decisin que se tome, va a depender del caso particular que se trate (Mayorga, 2001). Los tres aspectos ms importantes a controlar durante la ejecucin de un proyecto son el tiempo, el costo y la calidad. El control del tiempo pretende que el avance fsico de las actividades del proyecto se realice dentro de los plazos establecidos. El control de costos busca que los costos financieros del proyecto estn de acuerdo al presupuesto establecido. Finalmente, el control de calidad procura que el proyecto se ejecute segn las especificaciones tcnicas establecidas (Mayorga, 2001). El sistema que se desarrolla en este captulo, slo considera dos acciones del total de acciones requeridas para ejecutar el proyecto. Las actividades seleccionadas son: 1) elaborar el primer avance de los diseos y 2) corregir y concluir los diseos. Ambas forman parte del subsistema: Revisar y aprobar los diseos y especificaciones finales. Se trata de dos actividades complementarias, las cuales requieren de las mismas acciones y constituyen un componente fundamental del proyecto. Estas dos actividades, se determinaron por la modalidad de pago establecida en la planificacin del proyecto, para facilitar el controlar del avance fsico y la calidad de los diseos. La elaboracin de los diseos y especificaciones finales es responsabilidad de los consultores externos, por lo que se considera fundamental ejercer un adecuado control para asegurar que se realicen con la calidad adecuada y en el tiempo establecido. Para asegurar que estas dos actividades se realicen de acuerdo a la programacin del proyecto, el objetivo meta consiste en: Elaborar los diseos y especificaciones finales de las cuatro obras de infraestructura requeridas por el proyecto en un plazo de cuatro meses y a un costo de 34 millones de colones. Para cumplir el objetivo meta se establecieron un total de cuatro variables de control. Dos variables para controlar el avance fsico, una para controlar la calidad y otra para el control financiero.

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Captulo 7: Sistema de informacin y control _____________________________________________________________________________________ El captulo est estructurado en seis apartados, en esta primera seccin se define brevemente el objetivo del captulo, se explican algunos conceptos importantes sobre el control de proyectos y se describe la estructura del captulo. En la segunda, tercera y cuarta seccin se definen y explican las variables utilizadas para el control del avance fsico, el control financiero y el control de la calidad, respectivamente. En el quinto apartado se explica el flujo de informacin establecido para ejercer un control. Finalmente, en la sexta parte del captulo se presentan las conclusiones y recomendaciones ms importantes del captulo.

7.2

CONTROL DEL AVANCE FSICO

Para el control del avance fsico se han establecido dos variables para medir para el avance fsico de estas dos actividades. Las variables definidas son: avance de los diseos y nmero de planos constructivos. Para cada una de ellas se describe el procedimiento, los patrones de comparacin, las normas de conducta para el responsable de la actividad. Se estableci que el procedimiento de medicin es el mismo para las dos variables, la nica diferencia es el instrumento que se utilizar para obtener la informacin. Primero se define y describe cada variable y luego se presenta el procedimiento a utilizar para medir estas variables. 7.2.1 VARIABLE 1: AVANCE DE LOS DISEOS La variable avance de los diseos, indica el progreso en el diseo de los planos constructivos. Una vez que los consultores fueron seleccionados en el proceso licitatorio, y se haya iniciado el trabajo de elaboracin de los diseos del proyecto, cada mes se debe entregar un avance a los encargados del proyecto. De esta manera, mediante la variable seleccionada se pretende medir el progreso en el diseo de los planos constructivos. Los encargados de revisar y controlar el avance de los diseos, sern un ingeniero y un asistente, cuyo trabajo tiene que ser riguroso y gil. Posteriormente, ellos debern presentar al gerente el resultado de la revisin mediante un informe. Para hacer la evaluacin sobre el avance en los diseos, se elabor una boleta de control en la que se registraran los datos con los que se medir esta variable. En el anexo 4 se presenta la boleta que se utilizar para hacer la medicin. Para completar la evaluacin de esta variable, se definieron algunos parmetros de comparacin y se determin que la unidad de medida a utilizar es el porcentaje. Se espera que cada mes los planos presenten un avance equivalente al 25%, esto con el fin de que se puedan completar en los cuatro meses establecidos en la programacin del proyecto. Adicionalmente, se estableci que el rango aceptable de desviacin es de -10% en los primeros dos meses y -5% en los ltimos dos meses. 7.2.2 VARIABLE 2: NMERO PLANOS CONSTRUCTIVOS La variable nmero de planos constructivos, indica la cantidad de planos constructivos finalizados por la empresa consultora, y aprobados por parte del equipo del proyecto. Al igual que en el avance de los diseos, el ingeniero y el asistente sern quienes lleven el control y revisin del numero de planos, y

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Captulo 7: Sistema de informacin y control _____________________________________________________________________________________ debern informar al gerente sobre el resultado obtenido. Esta variable tambin se mide con los avances mensuales de los diseos entregados por los consultores. Para medir esta variable, tambin se diseo una boleta de control y se defini que la unidad de medida para realizar la evaluacin va ser el plano constructivo. En el anexo 5 se presenta la boleta que se utilizar para medir esta variable. Para cada tipo de obra de infraestructura, se debe elaborar un total de 11 planos constructivos. Como mnimo, al cumplirse los primeros dos meses deben estar completados cinco de los 11 planos en cada tipo de obra, y para el final del cuarto mes deben estar completados los 11 planos. Para esta variable no se permiten rangos de desviacin. 7.2.3 PROCEDIMIENTO DE MEDICIN El procedimiento de medicin y las normas de conducta para los responsables de las dos variables es el mismo. Con respecto al procedimiento de medicin, se establecieron tres pasos o etapas esenciales, las cuales consisten en: 1) envi de avance de los diseos; 2) revisin y elaboracin de un informe; y 3) realizar reuniones en las que participen los consultores y algunos miembros del equipo del proyecto. A continuacin se explica cada uno de estos pasos:

1. Envo de avance: una vez al mes los consultores deben enviar al equipo encargado del proyecto,
los planos constructivos y documentos con las especificaciones tcnicas, elaborados hasta el momento. La fecha de envo de estos avances se debe definir entre los consultores y el equipo del proyecto. 2. Revisin y elaboracin de Informe: cuando el equipo del proyecto recibe los planos y documentos, disponen de tres das para revisar y elaborar un informe con los resultados de dicha revisin. En este informe se debe especificar el nmero de planos y documentos presentados, el avance representado en trminos porcentuales, as como observaciones y correcciones para que sean consideradas por parte de los consultores. 3. Reuniones: al cuarto da despus de haberse recibido el avance de los planos y documentos, se debe realizar una reunin entre los consultores y el equipo del proyecto. En esta reunin se presenta el informe a los consultores, se explica el contenido y los factores considerados en la medicin de las variables establecidas. Los miembros del equipo del proyecto que participan en la reunin son el gerente del proyecto, el abogado y el ingeniero que revis los avances. En relacin a las normas de conducta de los responsables de la medicin de estas dos variables, se establecieron las siguientes pautas:

1. Acciones correctivas sin consultar al nivel superior: el ingeniero podrn autorizar cualquier
correccin de carcter tcnico que no modifique las clausulas del contrato de licitacin. 2. Ante situaciones inesperadas se le debe informar al gerente del proyecto, para que junto al ingeniero analicen cada caso e informen a los consultores sobre las correcciones que se deben realizar. 3. Solamente el ingeniero que revisa los planos est autorizado para ordenar que se realicen cambios menores.

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Captulo 7: Sistema de informacin y control _____________________________________________________________________________________ 7.3 CONTROL DEL AVANCE FINANCIERO

El control de avance financiero consiste en verificar que los fondos para el proyecto estn disponibles y que el flujo de pagos se efecte en los plazos, montos y porcentajes de avance previstos. Tambin se debe verificar que los avances fsicos establecidos en la planificacin y programacin del proyecto, para realizar los desembolsos se cumplan segn los establecido (Mayorga, 2001). Para efectuar el control financiero en la ejecucin de las actividades, nicamente se estableci una variable llamada: nmero de desembolsos. 7.3.1 VARIABLE 3: NMERO DE DESEMBOLSOS El nmero de desembolsos indica la cantidad de desembolsos realizados a los consultores segn el avance en los diseos, esta modalidad de pago se determin para que desembolsos se realicen una vez cumplidas las etapas del avance fsico. En los requerimientos del contrato de licitacin se estableci, efectuar dos desembolsos a los consultores por la elaboracin de los diseos y especificaciones tcnicas, el primer desembolso al elabora el 50% de los diseos, y el segundo desembolso al completar los diseos. Para controlar esta transferencia de los fondos, se estableci que van a estar sujetos a la revisin mensual de los planos construccin y del informe elaborado por el ingeniero y su asistente. El procedimiento para medir la cantidad de desembolsos consiste en verificar cada dos meses el resultado en el avance de los planos y las especificaciones tcnicas establecido en el informe mensual elaborado por el ingeniero. El responsable de realizar esta verificacin es el abogado, y una vez que se alcance el avance establecido para realizar los desembolsos, debe quedar consignado en un acta suscrita entre el equipo del proyecto y los consultores. El acta se suscribe entre el gerente y el abogado del equipo del proyecto, con los representantes de los consultores. Se debe suscribir un acta para los diseos de cada tipo de obra de infraestructura. Una vez suscrita el acta, el abogado le informa al contador y este prepara un informe al gerente y solicita su autorizacin para efectuar el desembolso. El estndar establecido para suscribir el acta en los diferentes periodos, es que en los primeros dos meses los diseos deben presentar un avance equivalente al 50%. Al cuarto mes, el avance debe ser de un 100%. No se permiten rangos de desviacin, pues de esta variable dependen los desembolsos para los consultores. De esta forma, se defini que la unidad de medida ser el acta que se suscriba, cada periodo.

7.4

CONTROL DE LA CALIDAD

El control de calidad debe ser una preocupacin permanente del equipo del proyecto. Durante todas las etapas de un proyecto est presente la calidad: en los diseos, se establecen especificaciones tcnicas; en las licitaciones y contratos se deben fijar con claridad los parmetros; en las adquisiciones el responsable ejecutor debe verificar las caractersticas de los materiales e insumos; en la supervisin de obra el contratante o su delegado tiene que constatar el cumplimiento de las especificaciones exigidas contractualmente al ejecutor y, de manera general, la sujecin a normas tcnicas mnimas (Mayorga, 2001).

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Captulo 7: Sistema de informacin y control _____________________________________________________________________________________ Para ejercer el control de calidad en la ejecucin de las actividades seleccionadas se defini la variable: cumplimiento de las regulaciones nacionales. 7.4.1 VARIABLE 4: CUMPLIMIENTO DE LAS REGULACIONES NACIONALES El cumplimiento de las regulaciones nacionales indica si las especificaciones tcnicas de los planos constructivos cumplen todas las normas y cdigos nacionales que controlan las caractersticas tcnicas de las obras y la calidad de los materiales a utilizar. Los procedimientos de medicin y las normas de conducta, sern las mismas que se utilizaron en las variables anteriores, debido a que el insumo para hacer los controles de calidad y de avance fsico ser el avance en el diseo de planos y las especificaciones tcnicas que la empresa entregue cada mes. Para garantizar el cumplimiento del control de calidad, el ingeniero y el asiste, sern los responsables de hacer la revisin. Para ello, deben contrastar los resultados de la revisin con los requerimientos estipulados en el contrato de licitacin y las regulaciones nacionales. Para la medicin de esta variable se diseo una boleta de control, con la cual se pretende determinar si los las especificaciones tcnicas de los planos constructivos cumple con todas las normas y cdigos establecidos en la legislacin nacional. En la boleta se contempla un total de 12 normas y cdigos que deben ser cumplidos en su totalidad. En el anexo 6 se presenta la boleta de control que se utilizar para medir esta variable. Como estndares para esta variable se defini que la unidad de medida sera el porcentaje. Adems, se estableci que los avances mensuales deben presentar un cumplimiento del 100% de las normas y cdigos nacionales que regula la construccin de cada tipo de obra. El rango aceptable de desviacin es de -10% en los primeros dos meses y 0% en los ltimos dos meses.

7.5

FLUJO DE INFORMACIN

Este apartado contiene el detalle sobre el flujo de informacin para la ejecucin de las actividades seleccionadas en este captulo. Un flujo de informacin se puede definir como un flujo dirigido de datos que pasa a travs de un canal de comunicacin. Permite que los miembros de una organizacin conozcan los datos necesarios para tomar decisiones y comunicarse entre ellos, lo que facilita el desarrollo sus funciones y cumplir con los objetivos establecidos. Los flujos de informacin hacen referencia a las direcciones y sentidos en que se transmite la informacin (Tcnicas Administrativas, s.f.). 7.5.1 USUARIOS DE LA INFORMACIN Los usuarios de informacin son todas aquellas personas que solicitan, demandan o utilizan sistemas de informacin para resolver sus necesidades de documentos, datos o informacin para el realizar sus actividades. En el caso de las actividades seleccionadas del proyecto, se establecieron cinco usuarios de informacin: el gerente del proyecto, un ingeniero, un abogado, un contador y los consultores.

1. Gerente del proyecto: es el responsable del proyecto, cada mes recibe el avance de los planos
constructivos y especificaciones tcnicas por parte de los consultores. Posteriormente se lo enva

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Captulo 7: Sistema de informacin y control _____________________________________________________________________________________ al ingeniero para que lo analice. Entre ellos deciden si se deben realizar modificaciones, si estas implican cambios mayores, el gerente se encarga de informar a los consultores. Ingeniero: es el encargado de revisar los planos constructivos y las especificaciones tcnicas. Cada mes debe elaborar un informe sobre el avance de los planos y determinar si las especificaciones tcnicas cumplen con las regulaciones nacionales. El informe lo debe presentar al gerente del proyecto y posteriormente en una reunin con los consultores analizar los resultados del informe. El ingeniero est autorizado para ordenar a los consultores a realizar cambios menores en los planos. Abogado: es el encargado de verificar y suscribir el acta entre el equipo del proyecto y los consultores para realizar los desembolsos. La verificacin de los avances los realiza de acuerdo a los resultados del avance en los diseos contenido en el informe elaborado por el ingeniero. Una vez verificado el avance establecido para el desembolso, le debe informar al contador y entregar una copia del acta suscrita entre las dos partes. Contador: es el responsable de ejercer el control financiero sobre los desembolsos requeridos de las actividades y gestionar con el gerente la autorizacin para hacer los desembolsos. Recibe del abogado una copia del acta donde se verifica el cumplido de las etapas establecidas para desembolsar los fondos y pagar a los consultores. Posteriormente, debe informar por escrito al gerente y solicitar su autorizacin para realizar los desembolsos. Consultores: son los encargados de elaborar los diseos y especificaciones finales del proyecto. Cada mes deben enviar un avance de los planos y especificaciones tcnicas al gerente del proyecto. Posteriormente, deben reunirse con algunos miembros del equipo del proyecto para discutir los avances y analizar los resultados del informe elaborado por el ingeniero que revis los diseos. Si es necesario, deben realizar modificaciones a los diseos de acuerdo al informe.

2.

3.

4.

5.

Figura 6. Flujos de informacin en la estructura organizativa

8
Gerente de Proyecto Gerente

4 1 5
Abogado 1 Abogado

2
Ingeniero 1 Ingeniero Contador 1 Contador

Consultores Consultora

3
Asistente 1 Asistente Equipo del proyecto

Fuente: Elaboracin propia.

En el diagrama anterior se ilustran los cinco usuarios y los flujos de informacin. Las lneas de colores representan los diferentes flujos de informacin. Las lneas de color azul representan los flujos de

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Captulo 7: Sistema de informacin y control _____________________________________________________________________________________ informacin ascendente. Las lneas de color rojo indican flujos de informacin descendentes. Las lneas de color verde indican los flujos de informacin horizontales. Cada flujo de informacin (cada lnea) est marcada con un nmero que identifica el tipo de informacin que debe fluir por ese canal. A continuacin se describe flujo de informacin que representan los nmeros: Flujo de informacin 1: son los avances mensuales que deben enviar los consultores al gerente de proyecto. Flujo de informacin 2: es el avance de los diseos que el gerente enva al ingeniero. Posteriormente, este le enva un informe al gerente con los resultados de la revisin. Entre ambos analizan que modificaciones se le deben hacer a los planos. Flujo de informacin 3: son los informes que el ingeniero enva a los consultores sobre el avance de los diseos, el nmero de planos y el cumplimiento de las regulaciones nacionales. Tambin pueden existir rdenes de cambios menores que se deban hacer a los planos. Flujo de informacin 4: es el informe de con los resultados de las revisiones mensuales de los avances. El gerente se lo enva al abogado para que este verifique si los avances han cumplido con las etapas establecidas para realizar los desembolsos. Si se han cumplido las etapas, el abogado enva las actas al gerente, de lo contrario debe informarle que no se han cumplido con las etapas establecidas. Flujo de informacin 5: el abogado le enva una copia de las actas al contador para que este gestione los desembolsos. Flujo de informacin 6: son los informes sobre el manejo de los fondos y las solicitudes para que el gerente autorice el desembolso de los fondos para el pago de los consultores. Flujo de informacin 7: son los informes que remite el abogado a los consultores sobre la verificacin del avance en las etapas de los diseos y la suscripcin de las actas. Flujo de informacin 8: son las rdenes de cambios mayores a los planos constructivos y especificaciones tcnicas, as como informes sobre el cumplimiento de las etapas en los tiempos establecidas, y cualquier tipo de informacin referente a la gestin de los fondos.

7.6

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

A partir del anlisis de las actividades y la investigacin para establecer las variables, se determin que con las acciones planteadas es posible mantener las caractersticas de las dos actividades seleccionadas. Sin embargo, se deben realizar algunas modificaciones en la planificacin y programacin de algunos componentes del objetivo de ejecucin del proyecto. Actualmente, se tiene programado realizar los estudios tcnicos de suelo despus de haber elaborado los diseos y especificaciones finales de las obras de infraestructura. Sin embargo, los hallazgos de esos estudios podran obligar a hacer modificaciones en los planos constructivos y realizar obras adicionales para la construccin de las obras del proyecto. Otra conclusin importante del procedimiento de anlisis desarrollado en este captulo, es que se determino que es necesario contar con un profesional encargado de ejercer el control financiero durante la ejecucin del proyecto. En la planificacin y programacin desarrollada en un captulo anterior, no se consider la contratacin de un contador.

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Captulo 7: Sistema de informacin y control _____________________________________________________________________________________ La elaboracin de los diseos finales es un componente fundamental para el cumplimiento del objetivo de ejecucin del proyecto. Las caractersticas de las obras fsicas y la calidad de materiales se determinaran a partir de los diseos y especificaciones tcnicas establecidas por los consultores. Para controlar que el producto entregado por los consultores cumpla con los criterios tcnicos establecidos en el contrato de licitacin es fundamenta controlar la calidad y el cumplimiento de los plazos establecidos. 7.6.1 RECOMENDACIONES Las principales recomendaciones pretender solventar las deficiencias identificadas en la planificacin y programacin del proyecto, as como permitir que el equipo del proyecto realice un adecuado proceso de seguimiento y control durante la ejecucin de las actividades. A continuacin se presentan las principales caractersticas del captulo:

1. Realizar los estudios tcnicos previo a la elaboracin de los diseos de los planos, debido a que
los resultados que puedan arrojar estos, en cuanto a las caractersticas fsicas del suelo, podran tomarse en cuenta en los planos y especificaciones tcnicas ya que esto llevara a tomar decisiones en cuanto a materiales y estructuras acorde con el tipo de cimentacin. 2. Como parte del equipo tcnico del proyecto, es recomendable que se contrate a un profesional en finanzas o afn a esta especialidad, para que forme parte del equipo de trabajo y que sea la persona encargada de controlar la parte financiera durante ejecucin del proyecto. 3. Para el cumplir con los requerimientos que se establecieron en el contrato licitatorio, se recomienda que se aplique los controles que fueron desarrollados en este documento: a) Para controlar el avance fsico se establecieron dos variables de control, nmero de planos constructivos y avance de los diseos. Para medir estas variables se disearon dos formularios, uno para cada variable. b) Para el control financiero se estableci una sola variable: nmero de desembolsos. La medicin de esta variable se realiza a partir de los resultados del avance de los diseos. c) El control de la calidad de los diseos se debe garantizar que cumplan con todas las normas y cdigos nacionales que regulan la construccin de las distintas obras de infraestructuras. Para ellos se estableci la variable: cumplimiento de las regulaciones nacionales. La medicin de esta variable se realiza a partir de la aplicacin de un formulario en el que se en listas todas las regulaciones nacionales.

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CONCLUSIONES GENERALES El anlisis realizado para elaborar el manual, permite hacer conclusiones valiosas para la ejecucin del proyecto. Aunque el documento es parcial por considerar solo algunas las actividades, es posible hacer reflexiones muy importantes para cumplir con el objetivo del proyecto. A partir del anlisis de viabilidad del proyecto, se determin que la dinmica social en la que est inmerso el proyecto, tiene altas probabilidades de alcanzar sus objetivos exitosamente. Sin embargo, para asegurar que la poblacin que vive en zonas aledaas no se oponga al proyecto, se deben implementar estrategias destinadas a mantener como aliados o al menos como actores neutrales a esa poblacin. Tambin es necesario llevar a cabo un conjunto de estrategias para aprovechar las fortalezas y oportunidades del proyecto y con ello minimizar las restricciones que el entorno le pone al proyecto en su etapa de ejecucin. La programacin fsica y financiera se realiz para un componente del objetivo de ejecucin; el componente seleccionado es la elaboracin de diseos y especificaciones finales. De a cuerdo a la estructura de divisin del trabajo, se definieron un total de 22 actividades a realizar, de las cuales 18 se identificaron como actividades crticas durante la ejecucin. Para la ejecucin de las actividades se requiere un plazo de 241 das. El costo para la ejecucin de estas actividades es de 48 577 700 colones, de los cuales 36 millones corresponden a los desembolsos a los consultores contratados para elaborar los diseos y especificaciones tcnicas. Para ejecutar las actividades programadas se estableci una estructura organizativa de tipo exclusiva. Este tipo de estructura organizativa se establece solamente para el tiempo que dura la ejecucin del proyecto, donde los miembros del equipo se dedican exclusivamente a las actividades del proyecto, el gerente tiene autoridad total y administrativa sobre el equipo del proyecto. La unidad ejecutora es responsable de gestionar, verificar y coordinar que se cumplan todos los requisitos y condiciones, as como establecer el sistema de informacin y control en las diferentes etapas del proyecto. Para realizar estas actividades, la unidad ejecutora estar estructurada en cuatro reas funcionales: rea de Ingeniera, rea de Arquitectura, rea de Vivienda de Inters Social y un rea Administrativa. Se deben modificar algunos aspectos establecidos en los estudios de preinversin del proyecto. El principal aspecto a revisar es la realizacin de los estudios tcnicos, en el documento de preinversin se estableci realizar estos estudios despus de haber elaborado los diseos y especificaciones finales. Sin embargo, se determin que esos estudios constituyen un insumo muy importante para elaborar los diseos especificaciones tcnicas. Si no se realizan los estudios tcnicos, previo a la elaboracin de los diseos, se corre el riesgo de encontrar problemas en el terreno que requieran modificaciones en los planos constructivos y realizar obras adicionales para la construccin de las obras del proyecto.

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BIBLIOGRAFA Correa, I. (2002). Manual de licitaciones pblicas. Santiago de Chile: Naciones Unidas. Mayorga, S. V. (2001). Control y seguimiento de proyectos. San Jos , Costa Rica: IULA/CELCADEL. MIVAH. (1996). Reglamento de Operaciones del Sistema Financiero Nacional para la Vivienda. Recuperado el 05 de Febrero de 2012, de Publicado en La Gaceta N. 19 del 20 de mayo de 1996: http://www.banhvi.fi.cr/publicaciones/r_operaciones.pdf MIVAH. (2010). Plan de intervencin en la comunidad de Guarar. San Jos, Costa Rica: Documento sin publicar y de uso interno. Comunicacin personal. . Nieto, M. d. (1999). Metodologa de evaluacin de proyectos de viviendas sociales. Santiago de Chile: Naciones Unidas. Tcnicas Administrativas. (s.f.). Los Flujos de informacin. Recuperado el 8 de Febrero de 2012, de sitio web del blog: Tcnicas Administrativas: http://ofimas.blogspot.com/2008/10/los-flujos-deinformacin.html Vega Mayorga, S. (2001). Administracin de proyectos y manual de ejecucin. Antologa del curso Gerencia de proyectos I, Maestra en Gerencia de Proyectos de Desarrollo, ICAP, 2012., 20-28. Vega Mayorga, S. (2001). Planificacin y programacin de proyecto. Antologa del curso Gerencia de proyectos I, Maestra en Gerencia de Proyectos de Desarrollo, ICAP, 2012., 40-49. Vega Mayorga, S. (2001). Programacin por ruta crtica. Antologa del curso Gerencia de proyectos I, Maestra en Gerencia de Proyectos de Desarrollo, ICAP, 2012., 50-64. Vega Mayorga, S. I. (2011). Guas para elaborar el diseo administrativo para la ejecucin de proyectos: Gerecia de proyectos I. Curso: Gerecia de proyectos I, ICAP. San Jos, Costa Rica: ICAP.

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ANEXOS

Anexo 1. Matriz de anlisis de actores

ACTOR Ministerio Vivienda Asentamientos Humanos (MIVAH) de y

FACES

REAS DE INTERS Determina la problemtica, las necesidades y crea espacios de priorizacin

TIPO DE IMPACTO Positivo

POSICIN INICIAL Promotor

POCISIN DESEADA Promotor

ESTRATEGIAS RECOMENDADAS

Ejecucin

Banco Hipotecario de la Vivienda (BANVHI) Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU)

Ejecucin

Supervisin Financiamiento

Positivo

Aliado

Aliado

Establecer procesos de control y seguimiento para asegurar la calidad en la construccin de las obras, de acuerdo a los tiempos y costos programados. Identificar las actividades a realizar, las fechas de inicio y finalizacin de cada una de ellas, as como los recursos que demandaran y establecer el programa de desembolsos necesarios para cumplir con la metas del proyecto.

Ejecucin

Localizacin y supervisin

Positivo

Aliado

Aliado

Empresa Desarrolladora (Contratista)

Ejecucin

Construccin de las obras

Positivo

Aliado

Aliado

Comunidad Guarar

de

Ejecucin

Construccin de las obras

Positivo / Negativo

Aliado

Aliado

Estipular en los trminos de referencia del contrato de licitacin el cumplimento de las medidas necesarias y convenientes que eviten los efectos negativos antes mencionados. Adems recomendar a la empresa contratista la consideracin de la mano de obra local. Los jerarcas del MIVAH deben solicitar a la presidencia ejecutiva de dicho CFIA la colaboracin con profesionales que hayan trabajado en este tipo de proyectos y hagan las propuestas arquitectnicas y paisajsticas del caso.

Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos (CFIA)

Ejecucin

Acreditacin desarrolladoras consultores

empresas y

Positivo

Neutral

Aliado

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ACTOR Ministerio de Salud

FACES Ejecucin

REAS DE INTERS Permisos sanitarios

TIPO DE IMPACTO Positivo

POSICIN INICIAL Neutral

POCISIN DESEADA Aliado

ESTRATEGIAS RECOMENDADAS

Municipalidad Heredia

de

Ejecucin

Otorga uso de suelo y el permiso de construccin

Positivo

Neutral

Aliado

Empresa de Servicios Pblicos e Heredia (ESPH) Secretaria Tcnica Nacional Ambiental (SETENA)

Operacin

Aprueba o rechaza disponibilidad de servicio electricidad del proyecto.

Positivo

Neutral

Aliado

Cumplir con los requerimientos establecidos para obtener los permisos necesarios y demostrarle a la municipalidad los beneficios econmicos que le podra generar el proyecto. Incluso se podra mejorar significativamente la percepcin que tienen las personas hacia el desempeo de la municipalidad. Intervencin del los jerarcas del MIVAH, para demostrarle a la ESPH los beneficios que obtendra esa institucin una vez que el proyecto est en operacin y se hayan deshabilitado los asentamientos informales. Las familias pagarn el servicio de electricidad para consumo que actualmente no lo hace, por lo tanto la institucin tendr los ingresos correspondientes a los pagos de servicio que no aportan actualmente

Ejecucin

Aprueba o rechaza viabilidad ambienta

la

Positivo

Neutral

Aliado

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Anexo 2. Matriz de anlisis FODA

FACTORES Actitud de los vecinos Impacto social del proyecto Polticas actuales del gobierno Disponibilidad Recursos financieros Cambio en las polticas o prioridades del gobierno Proceso de licitacin Idoneidad de la unidad ejecutora Fiscalizacin constructivos de los procesos

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZAS X

ESTRATEGIAS Informar a la comunidad que las molestias que se puedan generar durante la construccin de las obras, sern compensadas por los beneficios sociales del proyecto a largo plazo. Difundir ante las autoridades actuales del gobierno, los beneficios sociales que le proyecto llevar a la comunidad para asegurar la disponibilidad de recursos para el proyecto. Seleccionar las empresas desarrolladoras y formalizar los contratos de licitacin antes de finalizar el periodo del gobierno actual. Capacitar al personal tcnico unidad ejecutora y a los responsables de fiscalizar los proyectos de inters social en las reas de conocimiento requeridas para la ejecucin de proyectos. Capacitar al personal de la unidad ejecutora para disear mecanismos que aseguren el abastecimiento de materias primas sin afectar el costo, los tiempos y la calidad de la obras de construccin requerida por el proyecto. Realizar los estudios de suelo antes de iniciar las licitaciones pblicas, para determinar las condiciones del suelo y en caso de requerir trabajos adicionales, incorporarlos en la programacin fsica y financiera del proyecto.

X X X X X X X

Insumos de construccin

Condiciones del suelo Disponibilidad de terreno para la ubicacin del proyecto X

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Anexo 3. Dibujo de red del proyecto

90

91

92

93

Anexo 4. Control de Avance de planos constructivos

94

Anexo 5. Boleta para controlar la entrega de planos constructivos

95

Anexo 6. Boleta para controlar el cumplimiento de regulaciones nacionales (normas y cdigos)

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