SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

ABSTRAK Putrajaya 30 Okt. Jemaah Menteri hari ini memutuskan supaya satu jawatankuasa petugas ditubuhkan untuk menyiasat unsur penyelewengan dan rasuah yang didedahkan dalam Laporan Audit Negara 2008. Mengumumkan demikian, Datuk Seri Najib Tun Razak berkata, jawatankuasa itu dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Negara, Tan Sri Mohd. Sidek Hassan. Ia dianggotai Ketua Setiausaha Perbendaharaan, Ketua Pengarah Jabatan

Perkihdmatan Awam (JPA), Ketua Audit Negara, Peguam Negara dan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM). Sambil menekankan bahawa kerajaan begitu serius mahu memperhebatkan budaya prestasi tinggi di kalangan penjawat awam, Perdana Menteri menegaskan sebarang salah guna kuasa yang berlaku seharusnya tidak terlepas daripada tindakan tegas. (Mesyuarat) Jemaah Menteri (hari ini) memandang berat Laporan Audit Negara (2008) yang telah pun dibentangkan di Parlimen. Sayugia dinyatakan kita bukan hendak mencari salah sesiapa tetapi untuk tentukan pihak-pihak yang sengaja melakukan kesalahan secara terang-terangan tidak seharusnya terlepas daripada tindakan tegas. Kita nak menjurus pada budaya prestasi tinggi, maknanya penjawat awam yang tunjukkan prestasi cemerlang mendapat ganjaran dan pengiktirafan sebaliknya yang lakukan salah guna kuasa, tindakan mesti diambil, kata beliau pada sidang akhbar di pejabatnya petang ini.1 Tertarik dengan laporan akhbar tersebut penulis berkeyakinan bahawa ianya bolehlah dijadikan pendahuluan kepada kertas-kerja ini. Kaitannya dengan tajuk penulisan ini akan dihuraikan secara langsung atau tidak oleh penulis di dalam penulisannya nanti. PENDAHULUAN

1 Utusan Malaysia, Sabtu 31 Oktober 2009, m/s 1 1

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

Sejak beberapa tahun yang lepas, rakyat Malaysia telah didedahkan dengan beberapa jargon pengurusan, umpamanya "Key Performance Indicator" atau secara ringkasnya "KPI". Di dalam Bahasa Malaysia, terma ini boleh diertikan sebagai "Petunjuk Pencapaian Utama". Jargon ini adalah elemen pengurusan strategi yang diperkenalkan oleh Dr. Robert Kaplan dari University of Harvard. Dr. Robert Kaplan menamakan pengurusan strategi ini sebagai "Balanced Score-Card" (BSC). Saya terjermahkan terma ini ke dalam Bahasa Malaysia sebagai "Kad Markah secara Seimbang". Secara lazim, setiap pencapaian yang hendak dinilai tidak sama dari segi kepentingannya. Justeru itu, pemberat secara peratusan diberikan kepada setiap pencapaian yang hendak dinilai. Di dalam erti kata lain, pencapaian untuk tugasan yang amat penting diberikan peratusan yang tinggi manakala pencapaian untuk tugasan yang sederhana penting diberikan peratusan yang lebih rendah. Objektif "petunjuk pencapaian utama" adalah untuk memberikan maklumat secara kuantitatif mengenai prestasi komponen pekerjaan yang penting, di dalam bahasa Inggerisnya diberi nama "Key Result Area", secara ringkasnya KRA. Faedah BSC ini hanyalah menjadikan penilaian terhadap sesuatu tugasan lebih tersusun. Namun begitu, walau pun penilaian adalah tersusun, tetapi perkara yang perlu diambil berat ialah meletakkan elemen-elemen KPI dan KRA yang benar-benar mencapai matlamat. Dalam suasana ekonomi negara dan dunia yang tidak menentu - juga suasana politik tempatan yang muram, satu bentuk pengurusan yang kreatif perlu dilaksanakan oleh semua pihak. Seperti kata guru pengurusan terkenal, Tom Peters "Crazy times call for crazy organizations" (Masa yang gila seperti ini memerlukan organisasi yang turut gila). Gila dalam konteks ini ialah gila-gila, radikal atau kreatif. Kita harus melihat sesuatu melampaui (beyond) ibu jari kaki kita.

Indeks Prestasi Utama atau Key Performance Indicators (KPI)

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

Umum maklum, antara perkara yang dititik beratkan oleh Perdana Menteri Malaysia yang keenam, Datuk Seri Najib Tun Razak setelah beliau mengangkat sumpah pada 3 April 2009 yang lalu adalah kepentingan Indeks Prestasi Utama atau Key Performance Indicators (KPI). Apakah sebenarnya KPI? A performance indicator or key performance indicator (KPI) is a measure of performance. Such measures are commonly used to help an organization define and evaluate how successful it is, typically in terms of making progress towards its long-term organizational goals. KPIs can be specified by answering the question, "What is really important to different stakeholders?". KPIs may be monitored using Business Intelligencetechniques to assess the present state of the business and to assist in prescribing a course of action. The act of monitoring KPIs in real-time is known as business activity monitoring (BAM). KPIs are frequently used to "value" difficult to measure activities such as the benefits of leadership development, engagement, service, and satisfaction. KPIs are typically tied to an organization's strategy using concepts or techniques such as theBalanced Scorecard)2 Manakala dalam satu tulisan bebas bertajuk KPI yang boleh didapati melalui halaman web3 menyebut bahawa:In theory it provides a series of measures against which internal managers and external investors can judge the business and how it is likely to perform over the medium and long term. Regrettably it has become confused with metrics if we can measure it, it is a KPI. Against the growing background of noise created by a welter of such KPI concepts, the true value of the core KPI becomes lost.4 Dari kedua-dua catatan yang diberikan di atas, penulis mendapati terdapat beberapa ciri persamaan yang menakrif maksud KPI iaitu:i.

ukuran (measure); dan

ii. persembahan (performance).

Seterusnya, bagi merumuskan satu-satu perkara itu berjaya dinilai mengikut sistem KPI, mestilah memperlihatkan tiga (3) elemen atau kunci penting yang perlu ada iaitu:2 Wikipedia, the free encyclopedia 3 http://www.ibisassoc.co.uk/key-performance-indicators.htm 4 http://www.ibisassoc.co.uk/key-performance-indicators.htm, Ibid 3

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

i.

persembahan (performance);

ii. petunjuk (indicator); dan iii. tanda aras (benchmark).

Namun Wikipedia sekali lagi menyatakan bahawa objektif KPI terbeza mengikut apakah atau siapakah yang mewujudkan KPI dan untuk apakah ianya diperlukan. Ini dapat dilihat dari pernyataannya yang berbunyi:The KPIs differ depending on the nature of the organization and the organization's strategy. They help to evaluate the progress of an organization towards its vision and long-term goals, especially toward difficult to quantify knowledge-based goals.5 Akhirnya, Wikipedia juga menyebut:Performance indicators differ from business drivers & aims (or goals). A school might consider the failure rate of its students as a Key Performance Indicator which might help the school understand its position in the educational community, whereas a business might consider the percentage of income from return customers as a potential KPI6 Ianya sama dengan penulisan bebas7 terdahulu di atas yang juga menyebut:Different organisations need to monitor different aspects of their environment. For example, the airline industry has a complex set of issues many of which (but not all) are different from the dairy farmer8

Penulis suka kepada satu tafsiran KPI serta elemen yang menyeluruh bagi membentuk KPI. Ianya boleh didapati dalam laman web http://www.docstoc.com/docs/4768276/KEYPERFORMANCE-INDICATORS .
5 Wikipedia, Ibid. 6 Wikipedia, Ibid. 7 http://www.ibisassoc.co.uk/key-performance-indicators.htm, Ibid 8 http://www.ibisassoc.co.uk/key-performance-indicators.htm, Ibid 4

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

Docstoc menjelaskan, secara keseluruhannya KPI adalah satu ukuran finansial mahupun bukan-finansial kepada sesuatu objektif atau matlamat sesebuah organisasi terbabit. Secara ringkasnya, Docstoc menyebut KPI bagus untuk pertama; membenarkan pentadbir (administration or management) melihat sesebuah syarikat (company) atau jabatan (department) dari satu sudut sahaja dan seterusnya menilai kemajuan syarikat atau jabatan tersebut, kedua; mereka yang dinilai itu boleh membentuk satu pasukan yang bersatu padu (to work as a team) untuk mencapai matlamat yang sama (common goal or objective), ketiga; ianya amat mudah dan cepat mengenal pasti prestasi sebenar sesebuah syarikat atau jabatan tersebut dan keempat; sesuatu keputusan itu amat mudah dicapai apabila semua pihak yang dinilai itu dapat fokus kepada satu matlamat. Docstoc seterusnya juga telah menggariskan lima (5) syarat nyata yang perlu ada dalam KPI iaitu SMART:i.

mestilah jelas atau spesifik (specific);

ii. ianya hendaklah boleh diukur (measurable); iii. ianya hendaklah boleh dicapai (achievable); iv. keputusan yang dicapai hendaklah relevan atau berkait (result-oriented or

relevant); dan
v. masa (yang diperuntukkan) mencukupi (tidak melebihi) (time-bound)

KPI Dalam Pentadbiran Kerajaan (Satu Analisa) Penulis faham bahawa sistem KPI kebiasaannya diamalkan dalam sektor samada sektor perkilangan atau pembuatan dan juga sektor servis atau perkhidmatan, yang mana
5

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

ianya semua adalah bagi tujuan atau matlamat yang sama iaitu persaingan mencabar dalam perniagaan. Orientasi perniagaan amat mudah iaitu, untuk mencapai keuntungan yang maksimum dengan dan kos yang minimum tanpa kompromi tahap kepuasan pelanggan mungkin memerlukan KPI diaplikasikan di situ. Penumpuan atau penetration nya amat mudah. Ini bermakna keuntungan dan kepuasan bergerak seiring. Untung yang dibuat secara sah haruslah berbaloi mengikut kehendak dari kaca mata pelanggan diketepikan, kerana jika pelanggan tidak puas, sokongan mereka akan merosot. Jika sokongan merosot, perniagaan itu juga akan merosot. Pelanggan perlu berpuas hati dengan wang yang dibelanjakan untuk produk atau perkhidmatan itu, walaupun harganya sedikit mahal. Begitu juga dalam pentadbiran kerajaan - ia juga mempunyai pelanggannya yang tersendiri yang perlu dipuaskan. Perkara kecil boleh jadi besar jika ia tidak ditangani dengan betul. Bagi politik - pelanggannya ialah rakyat atau pengundi. Jika pelanggan itu puas hati, jumlah kerusi dalam Parlimen juga akan merosot. Begitulah sebaliknya. Amat jarang KPI dibentuk untuk menilai prestasi kakitangan awam atau kerajaan. Umum maklum, pembentukan sesebuah kerajaan adalah melalui proses politik yang mana asas kepada politik itu sendiri adalah mudah berubah, yakni sering berubah mengikut peredaran masa serta kepimpinan yang sedia ada. Corak dan gaya kepimpinan lalu manakan mungkin sama dengan gaya dan corak kepimpinan sekarang, apatah lagi pada masa akan datang.

Justeru, apabila Y.A.B. Datuk Seri Najib Tun Razak mewacanakan sistem KPI dalam pentadbirannya9 ianya sedikit mengejutkan dan mengelirukan tetapi setelah menilai wacana KPI adalah selaras dengan kehendaknya bagi memberikan pentadbiran yang terbaik untuk rakyat Malaysia10, penulis beranggapan bahawa ianya adalah satu kaedah yang amat baik
9 Pengumuman KPI oleh Y.A.B. Datuk Seri Najib Tun Razak, Perdana Menteri Malaysia di Putrajaya pada 27.07.2009. 10 Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan (People first, Performance Now). 6

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

dalam sebuah pentadbiran kerajaan yang benar-benar mahukan kemajuan menyeluruh. Apakah kemajuan yang menyeluruh? Kemajuan yang menyeluruh adalah berdasarkan kepada slogan yang dilaungkan oleh Y.A.B. Perdana Menteri untuk mengutamakan rakyat dan mendahulukan pencapaian. Bagi maksud tujuan ini yang demikian itu beliau mahukan sistem KPI dilaksanakan agar kelancaran pentadbiran kerajaan di bawahnya dapat memusatkan objektif memberikan hasil yang terbaik kepadanya. Apabila ini dapat dilaksanakan maka hasil terbaik itu bukan sahaja memanfaatkan beliau selaku peneraju utama negara bahkan ianya dapat dipersembahkan kepada rakyat yang menikmati hasil tersebut secara langsung mahupun tidak. Pemahaman secara umum adalah KPI penanda aras yang diperlukan untuk mendapatkan result atau keputusan yang bakal memberi faedah kepada negara dan rakyat yang menghuninya. Namun, persoalan yang bakal diutarakan adalah apakah matlamat KPI dan sasaran KPI tersebut?

Bagaimana KPI Dapat Berperanan Dalam Pentadbiran Kerajaan KPI telah diumumkan oleh Y.A.B. Perdana Menteri11 bersama-sama dengan Bidang Keberhasilan Utama Negara atau National Key Result Area (NKRA).
11 Pengumuman KPI oleh Y.A.B. Datuk Seri Najib Tun Razak, Perdana Menteri Malaysia di Putrajaya pada 27.07.2009 7

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

Berbalik kepada tafsiran KPI oleh Docstoc di atas, terdapat lima (5) syarat utama yang perlu dipenuhi iaitu spesifik, boleh diukur, boleh dicapai, relevan dan masa. Justeru itu, sebelum pengumuman Y.A.B. Perdana Menteri di Putrajaya pada 27 Julai 2009, satu sidang konferansi12 telah diadakan dahulu di Crowne Plaza Mutiara Kuala Lumpur pada 22 hingga 23 Jun 2009 bagi melihat feed-back dari peserta-peserta yang rata-rata adalah profesional dalam sektor kerajaan dan swasta. Menampakkan satu pandangan dan penerimaan yang positif, maka itu KPI yang diumumkan kemudiannya oleh Y.A.B. Perdana Menteri dilaungkan bersama-sama dengan NKRA.

Objektif KPI adalah NKRA Ianya telah dispesifikkan oleh Y.A.B. Perdana Menteri dengan menggariskan hanya enam (6) NKRA. Enam (6) NKRA tersebut adalah:Pertama PENDIDIKAN Kedua JENAYAH Ketiga RASUAH Keempat TARAF KEHIDUPAN RAKYAT Kelima PRASARANA PENDALAMAN & LUAR BANDAR Keenam PENGANGKUTAN AWAM Y.A.B Dato Seri Najib menerusi ucapan bertajuk Merevolusi Pengurusan Perkhidmatan Kerajaan: Pencapaian Diutamakan, memperincikan KPI setiap enam NKRA yang masing-masing diterajui oleh enam menteri, iaitu: Timbalan Perdana Menteri, Tan Sri Muhyiddin Yassin Meluaskan akses kepada pendidikan berkualiti, dan berkemampuan.
12 Key Performance Indicators Conference for The Public Sector, Statutory Bodies and Government Agencies. 8

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

Menteri Dalam Negeri, Datuk Seri Hishammuddin Hussein Mengurangkan kadar jenayah. Menteri di Jabatan Perdana Menteri, Datuk Seri Mohamed Nazri Aziz - Memerangi rasuah. Menteri Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat, Datuk Seri Shahrizat Abdul Jalil Meningkat taraf hidup rakyat berpendapatan rendah. Menteri Kemajuan Luar Bandar dan Wilayah, Datuk Seri Shafie Apdal Memperkasa prasarana luar Bandar dan pendalaman. Menteri Pengangkutan, Datuk Seri Ong Tee Keat Menambah baik pengangkutan awam dalam jangka masa sederhana. Y.A.B Dato Seri Najib juga berkata, setiap NKRA akan dikenal pasti menerusi KPI tersendiri dengan sasaran khusus supaya pencapaiannya dapat diukur. Katanya, sistem KPI banyak diguna pakai oleh syarikat korporat dan dijadikan radas timbangan kerja yang berkesan, selain diterima pakai dengan jayanya oleh kerajaan Negara maju seperti Britain, Australia dan Kanada. Dengan adanya KPI, segala prosedur akan diperkemas, segala sumber dan tenaga dalam organisasi akan digembleng dan segala usaha akan ditumpu untuk mencapai sasaran yang dipateri dalam satu tempoh masa munasabah yang dijanjikan, katanya.

Keutamaan 6 NKRA Penulis amat pasti, bahawa pemilihan enam (6) NKRA oleh Y.A.B. Perdana Menteri untuk diaplikasikan adalah penting terutamanya untuk mengembalikan keyakinan rakyat kepada kerajaan. Di samping itu, enam (6) NKRA tersebut merupakan asas kepada pandangan dunia kepada kemajuan sesebuah negara yang merdeka dan membangun. Pendidikan adalah penting kerana bagi negara-negara membangun, pengukuran kepada maju atau tidaknya
9

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

negara itu bergantung kepada tamadun ilmu yang diajar kepada penduduknya. Hanya majoriti warganegara sesebuah negara itu berada pada tahap cemerlang akan memangkinkan kemajuan negaranya dalam daya saing global. Manakala rasuah dan jenayah juga dilihat sebagai penghalang kepada kemajuan sesebuah negara itu. Sesebuah negara yang mempunyai kadar jenayah serta rasuah yang tinggi tidak mungkin akan dilihat sebagai yang positif. Seringkali negara-negara dunia ketiga atau sedang membangun dikaitkan dengan tiadanya peradaban yang baik hanya oleh kerana kadar rasuah serta jenayahnya yang tinggi. Dan yang terpenting sekali, dalam menghadapi rakyat yang semakin cerdik dan terbuka luas minda mereka terhadap persekitaran yang mencabar, mengembalikan keyakinan rakyat sering sahaja dikaitkan dengan peri perlunya rasuah dihapuskan dan jenayah dibanteras Masihkah kita ingat akan wawasan yang diwacanakan oleh mantan Perdana Menteri Malaysia, Tun Dr. Mahathir Mohamad? Adalah merealisasikan Wawasan 2020 nya bagi menjadikan Malaysia sebagai sebuah negara maju. Penulis juga berkeyakinan, bahawa Y.A.B. Perdana Menteri pada hari ini, Datuk Seri Najib Tun Razak sedang menyambung usaha yang di ideakan oleh Tun Dr. Mahathir Mohamad itu. Justeru, meningkatkan taraf kehidupan rakyat Malaysia serta membangunkan kawasan pendalaman dan luar Bandar hendaklah sedang dipesatkan lagi oleh beliau. Dan prasarana itu akan terus dilengkapkan dengan sistem pengangkutan yang baik.

Apabila Y.A.B. Perdana Menteri mengerahkan menteri-menteri13 yang berkaitan dengan enam (6) pointers NKRA tersebut mengetuai atau menerajui bidang-bidang berkaitan dengannya memperlihatkan keseriusan beliau agar pemantauan atau pemusatan (penetration) tersebut dapat dilaksanakan. Maka itu, sistem KPI memainkan peranannya agar memastikan bahawa NKRA tersebut dapat terlaksana secara berkesan dan keputusan yang terbaik dapat dicapai.

13 YAB Tan Sri Muhyiddin Yassin (NKRA untuk meluaskan akses pendidikan berkualiti dan berkemampuan)), YB Datuk Seri Hishamuddin Tun Hussein Onn (NKRA mengurangkan kadar jenayah), YB Datuk Seri Mohamed Nazri Aziz (NKRA memerangi rasuah), YB Datuk Seri Shahrizat Abdul Jalil (NKRA taraf hidup rakyat berpendapatan rendah), YB Datuk Seri Shafie Apdal (NKRA bagi prasarana luar Bandar dan pendalaman) dan YB Datuk Seri Ong Tee Keat (NKRA bagi penambah baik pulih pengangkutan awam). 10

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

The NKRAs and KPIs are put in place to ensure seriousness and responsibility among members of the administration and public servants The reason being I do not want the people who are our clients, to be in the dark on the initiatives, plans and direction of the developments that the government had chartered Hence, today I have attached KPIs to the six NKRAs with specific targets for evaluation14 Dan dalam ucapan di hadapan 3,000 pegawai kerajaan di Pusat Konvensyen

Antarabangsa Putrajaya, Y.A.B. Perdana Menteri berkata:Sesungguhnya kita komited melakukan transformasi bukan pembaharuan penambahbaikan melalui pengurusan berteraskan pencapaian dengan menggunakan kaedah penetapan NKRA dan Pengukuran Petunjuk Prestasi Utama (KPI). Ini semua dilakukan bagi memastikan pada analisis akhir, rakyatlah yang memperolehi faedahnya15

PELAN TRANSFORMASI KERAJAAN MELALUI BIDANG KEBERHASILAN UTAMA (KRA) Menurut Unit Pengurusan Prestasi dan Penyampaian (PEMANDU) Jabatan Perdana Menteri satu sasaran untuk meningkatkan daya tahan dan daya saing Malaysia, Pelan Transformasi Kerajaan (GTP) telah diilhamkan dan diperkenalkan oleh Perdana Menteri bagi meningkatkan kualiti hidup rakyat Malaysia. GTP mempunyai dua tujuan. Pertama adalah bagi mentransformasi kerajaan menjadi lebih berkesan dan bertanggungjawab, dan kedua adalah mengubah Malaysia menjadi masyarakat maju, bersatu, selamat dan adil dengan kualiti kehidupan tinggi untuk semua. Inisiatif GTP merupakan kunci utama dalam memastikan penyampaian hasil positif seiring dengan objektif Perdana Menteri iaitu "1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan" dan bagi mencapai Wawasan
14 Ucapan YAB Perdana Menteri dipetik dari News Strait Times (NST) bertajuk Najib to keep tabs on six ministers every week, 28 Julai 2007. 15 Ucapan YAB Perdana Menteri bertajuk Merevolusi Pengurusan Perkhidmatan Kerajaan di Pusat Konvensyen Negara pada 27 Julai 2007. 11

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

2020 - menjadikan Malaysia sebagai Negara berpendapatan tinggi dan maju sepenuhnya. Berlandaskan tujuan ini, Perdana Menteri telah memperkenalkan Bidang Keberhasilan Utama (KRA) sebagai sebahagian daripada satu rangka kerja pengurusan prestasi negara. KRA merujuk kepada "bidang tumpuan" - di peringkat nasional dan di peringkat kementerian. Bidang tumpuan ini diberikakan keutamaan kerana ia merupakan kepentingan kerajaan yang tinggi untuk disalurkan kepada rakyat. Petunjuk Prestasi Utama atau KPI, adalah penanda bagi mengukur atau menilai prestasi KRA secara objektif dan menyeluruh. Penulis difahamkan sejak awal Oktober '09, lapan Makmal yang terdiri daripada enam Makmal NKRA, satu makmal 1Malaysia (Perpaduan) dan satu Makmal Pengurusan Data dijalankan secara serentak yang melibatkan penyertaan penjawat awam yang terbaik. Para peserta mengguna pakai kaedah perbincangan terbuka serta melaksanakan kaedah kerjasama di setiap peringkat untuk mengenalpasti secara teliti bidang penyampaian bagi setiap NKRA.Makmal merupakan satu sesi perbincangan mengenai penyelesaian yang intensif, melibatkan satu ruang kerja yang berdedikasi dan saling berhubung dengan kumpulan kerja tetap yang berusaha menjayakan bidang penyampaian dan pemantauan teliti terhadap perkembangan. Pendekatan Makmal bukan sahaja membenarkan kumpulan kerja berusaha mengenalpasti cabaran dan jalan penyelesaian, tetapi lebih penting adalah mencapai prestasi tinggi dengan pantas.

Sebagai contoh bagi Menteri Pengangkutan (Y.B. Dato Sri Ong Tee Keat) Bidang Keberhasilan bagi beliau iaitu: Peningkatan pengunaan sistem pengangkutan awam di Lembah Klang sebanyak 25% pada penghujung 2010. Penambahan 35 set keretapi empat gerabak bagi laluan LRT Kelana Jaya pada 2012. Sasaran prestasi yang ditetapkan hendaklah mengambil kira perkara-perkara berikut mengikut Garis Panduan Bagi Mewujudkan Petunjuk-Petunjuk Prestasi Utama yang

12

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri Malaysia pada 7 April 2009 melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2005 :

Keupayaan proses yang meliputi aliran kerja, keperluan sumber manusia, kewangan, peralatan, infrastruktur dan persekitaran yang sesuai untuk menghasilkan perkhidmatan kepada pelanggan.

Kehendak, ekspektasi dan maklum balas daripada pelanggan.

Sasaran prestasi yang ditetapkan untuk mengukur KPI hendaklah memenuhi ciri-ciri SMART (iaitu specific, measurable, achievable, realistic, time bound atau spesifik, boleh diukur, boleh dicapai, realistik, dan mempunyai tempoh masa). Jumlah KPI tidak semestinya banyak kerana tidak semua boleh dianggap utama. Jumlah yang banyak tidak mendatangkan perhatian yang sepatutnya. Menyuruh seseorang fokus dan mengambil perhatian pada satu atau dua perkara yang mereka tahu dan faham lebih mendatangkan kesan serta kebolehan untuk memacu perubahan sebenar.

KESIMPULAN Slogan Rakyat didahulukan, pencapaian diutamakan sebenarnya amat berkaitan dengan konsep-konsep KRA serta KPI yang diperkenalkan oleh Perdana Menteri Malaysia, YAB Datuk Seri Najib Tun Abdul Razak. Apakah hasrat rakyat yang mahukan supaya pembelaan terhadap mereka boleh dizahirkan dengan hanya satu moto sahaja sebagaimana yang pernah dilakukan oleh Perdana
13

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

Menteri Malaysia terdahulu? Bersih-Cekap-Amanah, Malaysia-Boleh atau CemerlangGemilang-Terbilang? Jawapannya pasti tidak. Kenapa? Dalam era globalisasi dunia tanpa sempadan, rakyat hari ini semakin bijak dalam membuat penilaian sama ada suatu moto itu hanyalah retorik belaka atau benar-benar dihasratkan oleh Kerajaan. Maka atas cabaran tersebut, Y.A.B Perdana Menteri telah menzahirkan bukan hanya slogan atau moto tetapi suatu indeks pencapaian yang boleh diperlihatkan atau dipertontonkan keberhasilannya kepada rakyat terutamanya. Sebagaimana dinyatakan bahawa pencapaian diutamakan, KPI memainkan peranan penting kepada KRA bagi tujuan tersebut. KPI menjadi instrumen dan penanda aras supaya KRA yang digariskan oleh Kerajaan (6 kesemuanya) dapat dicapai dan pencapaian tersebut merupakan suatu penzahiran kepada rakyat yang mahukan mereka didahulukan. Tidak hanya suatu retorik, penguatkuasaan sistem KPI serta garis panduan KRA yang tidak dapat disangkal saling berkaitan akan dapat didokumentasikan sebagai suatu pencapaian yang boleh diterima mahupun boleh dipertikaikan oleh rakyat kepada Kerajaan yang telah meletakkan petanda aras pada akhir tahun atau tempoh masanya. Ini menunjukkan ketelusan Kerajaan dalam melakukan pembaharuan serta mahukan perubahan bukan hanya satu impian sahaja, tetapi bermotivasikan pencapaian. Keberanian YAB Perdana Menteri memperkenalkan sistem KRA dan KPI tidak boleh dipandang ringan kerana ianya boleh menjadi suatu backlashed jika ianya bersifat kosmetik atau retorik semata-mata.Walau bagaimana pun penekanan kepada KRA dan KPI tidak sepatutnya dianggap sebagai kayu pengukur terhadap seseorang sebagai petunjuk pencapaian jadi ianya harus dihargai sebagai alat pemangkin untuk penambah baikkan dan bukannya sebagai alat untuk mencari salah. Tanpa adanya persepsi begitu ia menggalakkan seseorang untuk lebih fokus untuk melihat gambaran yang lebih besar dan meletakkan strategi sebagai keutamaan, matlamat pencapaian organisasi dan perkara-perkara yang harus dilakukan. Harus diingat KRA adalah lebih menjurus kepada menjadi tanggungjawap seseorang untuk di merealisasikan dan kerana itu setiap individu mempunyai KRA yang berlainan. Kerana itu setiap NKRA ada Menteri yang bertanggungjawap.

14

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

Kelangsungan itu keputusan KPI akan menunjukkan adakah ya atau tidak bagi sesuatu organisasi, faktor kejayaan yang kritikal adalah efektif dan berada dilandasan yang betul terhadap objektif strategik mereka .

BIBLIOGRAFI Utusan Malaysia, Sabtu 31 Oktober 2009, m/s 1. Wikipedia, the free encyclopedia. R. Kaufman, H. Oakley-Browne, R. Watkins,.2003.Strategic Planning for Success:Aligning People, Performance and payoffs. Robert S. Kaplan & David P. Norton. 1992. The Balance Scorecard : Translating strategy into action. http://www.mampu.gov.my/pdf/keratanakhbar280709.

15

SKSJ 1043 : Pengantar Pentadbiran Awam GB 00788

http://www.ibisassoc.co.uk/key-performance-indicators.htm. Pengumuman KPI oleh Y.A.B. Datuk Seri Najib Tun Razak, Perdana Menteri Malaysia di Putrajaya pada 27.07.2009. Teks Ucapan Y.A.B Perdana Menteri Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan (People first, Performance Now). Pengumuman KPI oleh Y.A.B. Datuk Seri Najib Tun Razak, Perdana Menteri Malaysia di Putrajaya pada 27.07.2009. Key Performance Indicators Conference for The Public Sector, Statutory Bodies and Government Agencies. Ucapan Y.A.B. Perdana Menteri dipetik dari News Strait Times (NST) bertajuk Najib to keep tabs on six ministers every week, 28 Julai 2007. Ucapan Y.A.B. Perdana Menteri bertajuk Merevolusi Pengurusan Perkhidmatan Kerajaan di Pusat Konvensyen Antarabangsa Putrajaya (PICC) pada 27 Julai 2007.

16