Audit du cycle Achat Fournisseur

Plan
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Introduction

Partie I : Rle de la fonction dachat au sein de lentreprise

I. Aspect thorique
1. Lorganisation des achats et leurs missions 2. Description du circuit des achats
a. Emission des demandes dachat b. Circuit des demandes dachat c. Etablissement des bons de commande d. Rception de la marchandise e. Traitement et circuit et des factures f. Rglement des factures fournisseur

Questionnaire

II. Aspect comptable

Partie II : Procdure du contrle du cycle achat fournisseur

I.Ncessit du contrle du cycle achat fournisseur
1. Dfinition et objectifs du contrle interne du cycle achat fournisseur 2. Sparation des fonctions

II. Le contrle du circuit des achats

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1. Expression des besoins 2. Dclanchement de la commande 3. Rception des achats et des dettes fournisseurs 4. Paiement des factures

Introduction :
La fonction achat va subir de nombreuses modifications lies aux changements fondamentaux des entreprises. En effet la mondialisation oblige les entreprises faire voluer leurs stratgies et leurs organisations pour sadapter aux nouvelles donnes de lconomie internationale. Par ailleurs, lensemble des entreprises y compris les PME, ne trouvent aujourdhui leurs croissances que dans une dmarche internationale avec tous les changements organisationnels que cela suppose A de nouvelles stratgies dentreprise correspondent de nouvelle

adaptation en termes dachats dordre :

Stratgique :
La dlocalisation des fabrications, le global sourcing, le multi partenariat, la pr compensation, Sont autant de nouveaux changes pour lentreprise qui oblige la fonction achat revoir sa stratgie.

Tactique :
Lentreprise se dote de nouvelles mthodes de travail, comme par exemple le suplay chain, pour organiser les flux de manire efficace, lutilisation de linformatique pour dans tous les domaines dactivit, de mthode marketing performantes qui permettent aux achats des dmarches dune autre convivialit.

Organisationnel :
Comment, a partir de ce qui est dis plus haut, organiser la fonction achat de manire a ce quelle contribue le plus efficacement possible a la stratgie de lentreprise en crant de la valeurs sous de n ombreux aspect ?
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Laudit est la technique par laquelle un expert indpendant, lauditeur remplit cette mission contractuelle lorigine et qui tend devenir institutionnelle. Quand on parle daudit dans ce contexte bien prcis, il sagir bien dun examen qui doit permettre aux entit responsable des activits examins, datteindre et de rester dans la situation idale qui est celle ou la double conformit rsultats-moyen est vrifi sachant que les dispositions prtablis comme les objectifs sont soumis a des volutions. Lobjectif de ce travail est dapprocher le plus possible la dmarche daudit dun cycle spcifique savoir Achats/ Fournisseurs, den montrer la diffrence avec la dmarche thorique et de relever les diffrences relatives la spcificit de lentit audite. Ainsi notre travail se prsente comme suit : Dans une premire partie nous essaierons dexpliquer le rle de la fonction achat au sein de lentreprise dun point de vue purement thorique ; Dans une deuxime partie nous expliquerons la procdure daudit du cycle Achats/ Fournisseurs

Partie I : Rle de la fonction dachat au sein de lentreprise I. Aspect thorique

Les entreprises consacrent 68 % de leur chiffre d'affaires aux achats. La fonction achats se prsente donc comme stratgique dans lentreprise. Elle est le garant de la qualit des produits achets et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise. Lachat, est devenu un processus complexe, caractre collectif. Une cascade de prescriptions et de contraintes est impose par un ensemble de personnes aux fonctions diffrentes, concernes un moment donn par l'achat. Dans une mme entreprise, toutes ces contraintes et prescriptions proviennent d'un grand nombre d'acteurs et il revient tout naturellement l'acheteur d'en assurer la coordination.

1.lorganisation missions

des

achats

et

leurs

L'acheteur doit tre plac dans une organisation permettant :

de s'intgrer dans une chane dont l'objectif est la satisfaction du client final ; d'optimiser l'interaction des fonctions de l'entreprise. Ce rsultat ne peut tre obtenu qu' partir d'une plus grande rationalisation des achats. Il est frquent de constater que le

frein majeur l'volution de la fonction en centre du profit est la confusion entre achats et approvisionnements. Ainsi, la fonction achats se dcompose en trois sous fonctions majeures : les approvisionnements, les achats et le marketing achats. Trs globalement, nous pouvons donner une premire dfinition de ces trois sous fonctions :

L'approvisionnement

Cest une fonction d'excution tourne vers l'intrieur de l'entreprise.

La relation fournisseur est court terme. Cest une fonction d'acquisition de

L'achat

ressources matrielles de l'entreprise tourne vers l'extrieur.

La relation fournisseur est moyen terme. Cest une fonction de gestion des ressources matrielles de l'entreprise long terme.

Le marketing achats

Missions de la fonction Approvisionnements :

exploitation du calcul des besoins traitement des demandes d'achats passation des commandes de rapprovisionnement passation des commandes de dpannage suivi des contrats relance des livraisons suivi des litiges contrle des performances des fournisseurs
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gestion des stocks gestion de la sous-traitance de charges etc.

Mission de la fonction Achats :

laboration d'une politique d'achats laboration du budget achats dtermination des objectifs valuation des fournisseurs et consultation ngociation des marchs rdaction des accords etc.

Lacheteur et son pouvoir : La puissance du donneur d'ordres sur l'offreur ou inversement dtermine invitablement un rapport de forces qui pse lourdement sur les stratgies adopter. Cette ingalit de pouvoir est lie la nature mme des changes commerciaux, de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille identique. En revanche, l'interdpendance du demandeur et de l'offreur nest pas ncessairement lie la taille des entreprises en prsence.
2.

Description du circuit des achats

Emission des demandes dachat Circuit des demandes dachat Etablissement des bons de commande Rception de la marchandise
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 Traitement et circuit des factures Rglement des factures fournisseurs

a. Emission des demandes dachat

La direction des travaux concerns Le service achat Le service gestion Le service du projet Lmission des demandes dachats est obligatoire pour toutes les commandes suprieures 1000 dhs. Aprs avoir dtecter les besoins des diffrents services. Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lmission : La numrotation Imputation Dlai et lieu de livraison Dsignation des articles

b. Circuit des demandes dachat

Procdure exceptionnelle

Pour

lachat

dune

fourniture

revtant

un

caractre

durgence,

la

commande pourra se faire directement par tlphone entre la direction du projet et le service achat. Imprims de diffusion Cest lorganisation administrative de la circulation des imprims des DA.

Exemplaire conserv par le client, conserv par la direction des travaux, conserv par le service achat, original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin pour le contrle des livraisons.

c. Etablissement des bons de commande

Emission des bons de commande Le bon de commande reprend lintgralit des informations portes sur la demande dachat : Numro de la commande Service traiteur : achat Rfrence : centre dimputation, code analytique Dsignation du fournisseur Condition des paiements Dates et lieu de livraison Date et visa du responsable achat Circuit du bon de commande Imprim de diffusion Original envoy au fournisseur est sera conserv par lui

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Exemplaire envoy lentreprise.

au

fournisseur

et

retourn

imprativement

d. Rception de la marchandise e. Traitement et circuit des factures

Rception de la facture

Facture fournisseur Facture tablie sur contrat Enregistrement de la facture 1. Circuit Lmetteur : la comptabilit Le service de gestion: contrle des imputations analytiques Le service travaux: accord pour paiement La direction du projet: accord pour paiement

2. classement Mission des services Contrler et viser dans les plus brefs dlais les documents

Retourner la facture et autorisation de paiement au service comptabilit

f. Rglement des factures fournisseur

Il existe deux moyens de rglement:
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 Le chque Effet de commerce

II. Aspect comptable

61. CHARGES DEXPLOITATION

La rubrique 61 regroupe les postes suivants : 611 : Achats revendus de marchandises 612 : Achats consomms de matires et fournitures 613 / 614 : Autres charges externes 616 : Impts et taxes 617 : Frais de personnel 618 : Autres charges dexploitation 619 : Dotations dexploitation

6121. Achats de matires premires 6122. Achats non stocks de matires et fournitures consommables

Sont dbits du prix dachat net des taxes lgalement rcuprables par le crdit dun compte de tiers ou de trsorerie. La TVA dductible correspondante est comptabilise au dbit du compte EtatTVA rcuprable
6123. Achats demballages

Ce compte enregistre les achats demballages qui peuvent soit tre gards par lentreprise, soit restitus son fournisseur, soit avoir un usage la convenance du client.
6124. Variation des stocks de matires et fournitures

Ces comptes enregistrent leur dbit les entres en stocks et leur crdit les sorties. Les soldes de ces comptes reprsentent la variation de la valeur des inventaires entre le dbut et la fin de lexercice et sont utiliss
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comme des comptes correcteurs des comptes dachat pour dterminer la valeur des achats consomms qui reprsentent les charges relles de lexercice.
6125. Achats non stocks de matires et de fournitures

Ce compte regroupe tous les achats non stocks (eau, lectricit...) ou ne transitant pas par une unit de stockage de lentreprise, tels que ceux affrents des fournitures dont les existants en fin dexercice, sont inscrits en tant que charges constates davance au dbit du compte 3491.
6126. Achats de travaux, tudes et prestations de services

Ce compte regroupe les achats HT des travaux, tudes et prestations soustraits pour le compte de lentreprise par des tiers. Il est subdivis par nature de prestations.
6128. Achats de matires et de fournitures des exercices antrieurs

Ce compte enregistre les achats de matires et fournitures affrents aux exercices antrieurs.
6129. R.R.R.O sur achats consomms de matires et fournitures

Les R.R.R. dont bnficie lentreprise auprs de ses fournisseurs sont comptabiliss au cours de lexercice au crdit du compte avec le dbit du compte de tiers concern

441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES

Le compte 4411 Fournisseurs est crdit du montant des factures dachats de biens ou de services par le dbit : Des comptes concerns de la classe 6 pour le montant hors taxes rcuprables pour les charges de fonctionnement ; Des comptes du poste 3413 pour les lments constitutifs du cot de production des oprations en matrise douvrage directe pour le montant hors taxes rcuprables ; Du compte 3455 Etat, TVA rcuprable pour le montant des taxes rcuprables ; Du compte 3471 Immeubles en cours mandants pour les lments constitutifs du cot de production pour les oprations en matrise douvrage dlgue.

Le compte 4411. fournisseurs

Ce mme compte est dbit par le crdit : Dun compte de trsorerie lors des rglements des factures aux fournisseurs ;

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Du compte 4415 Fournisseurs effets payer en cas dacceptation dune lettre de change ou de lmission dun billet ordre par lentreprise ; Du compte de stocks ou 6119, 6129 ou 6149 Rabais, remises et ristournes obtenus pour le montant des rductions obtenues hors factures ; du compte 3411 Fournisseurs, avances et acomptes verss sur commandes dexploitation pour solde de ce compte, le cas chant.

Le compte 4413. Fournisseurs, retenues de garantie

Reoit son crdit, par le dbit du compte fournisseur intress, le montant des retenues effectues sur le prix convenu jusqu lchance du terme de garantie prvue. Ce compte peut tre scind entre les oprations propres, les oprations MOD et le fonctionnement. Le compte 4415 est crdit par le dbit du compte Fournisseurs lors de lacceptation dun effet ou de lmission dun billet ordre par lentreprise.

Le compte 4417. Fournisseurs factures non parvenues

Cest un compte de rgularisation (Transitoire) rattach au compte fournisseur concern, il convient alors, pour ne pas fausser les rsultats, de dbiter le compte de charges concern par le crdit du compte 4417. Le compte ci-dessus est crdit du montant de la dette, toutes taxes comprises, par le dbit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerns et du compte de TVA rcuprable. Lentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opration. A louverture de lexercice suivant, cette criture est contre-passe. Les entreprises qui le jugent opportun, peuvent faire jouer le compte 4417 la fin de chaque priode comptable et non pas uniquement la clture de lexercice. Le compte 4418 Autres fournisseurs et comptes rattachs Il est destin enregistrer les autres oprations avec les fournisseurs non spcifies.

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Partie II : Procdure du contrle du cycle Achat fournisseur I. Ncessit du contrle du cycle achat fournisseur
1.Dfinitions et objectifs du contrle

interne du cycle achat fournisseur

Dfinition : Il existe de nombreuses dfinitions du contrle interne. Cependant la dfinition la plus usite est celle de Lordre des experts comptables franais. Ce dernier dfinit le contrle interne dans le Mmento Pratique Francis Lefebvre , comme : Lensemble des scurits contribuant la matrise de lentreprise. Il a pour but, dun cot, dassurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre, lapplication des instructions de direction et de favoriser lamlioration des performances. Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures de chacune des activits de lentreprise pour maintenir la prennit de celle-ci (OEC, XXXIIe congrs national, 1977). Objectifs : Lanalyse du systme du contrle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de sassurer que :

Les sparations de fonctions sont suffisantes. Tous les achats de lentreprise sont correctement autoriss et comptabiliss. (exhaustivit) Les achats comptabiliss correspondent des dpenses relles de lentreprise.(ralit)

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Ces dpenses sont faites dans lintrt de lentreprise et conformment son objet. Tous les achats enregistrs sont correctement valus. Tous les avoirs obtenir sont enregistrs. Toutes les dettes concernent les marchandises et services reus sont enregistres dans la bonne priode. Les engagements pris par lentreprise et devant figurer dans lannexe sont correctement suivis.

2.Sparation des fonctions

Apprcier la sparation des fonctions en ce qui concerne :

Emission de demandes dachats. Etablissement des commandes. Autorisation des commandes. Rception des marchandises et services. Comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reus avec les commandes. Comparaison bon de rception/commande/facture. Imputation comptable. Vrification de limputation comptable. Contrle des factures. Suivi des avoirs recevoir. Bon payer. Tenue du journal dachats. Tenue de linventaire permanent. Tenue des comptes individuels fournisseurs. Rapprochement des relevs fournisseurs avec les comptes. Rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseurs. Centralisation du journal dachats. Signature des chques.
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Envoi des chques. Acceptation des traites. Tenue du journal des effets payer. Tenue du journal de trsorerie. Annulation des pices justificatives. Approbation des oprations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- crditeurs divers. Accs la comptabilit gnrale.

II. Le contrle du circuit des achats :

Le cycle achats-fournisseurs est caractris par un certain nombre de phases qui peuvent se prsenter comme suit :

Lexpression des besoins ; Dclanchement de la commande ; Rception des biens ou services ; Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs ; Paiement des factures.
Il est noter que chacune de ces phases implique un ensemble dobjectifs atteindre, entranant des risques potentiels, des mesures usuels de contrle interne ncessaires, et enfin implique des assertions daudit sur lesquelles lauditeur doit porter une attention particulire.

1. Lexpression des besoins

Objectifs

Le contrle interne doit garantir que les besoins sont correctement dtermins, que lentreprise ne ralise pas dachats inutiles et que les commandes ncessaires sont correctement lances. Risques potentiels
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Une mauvaise identification des besoins peut occasionner, soit une rupture de stocks, soit la constitution de stocks plthoriques. La rupture de stocks peut entraner un retard ou un arrt de fabrication gnrant, soit des surcots, soit une sous-activit. Elle peut galement avoir pour consquence des retards de livraisons aux clients et tre lorigine des litiges. La constitution dun stock trop important majore les cots de stockage et cre un risque de dtrioration des stocks. Il en rsulte un risque de dprciation, dautant plus important que lentreprise peine trouver rapidement des dbouchs en nombre suffisant pour les couler. Dans le cas dachats non stockables, la survaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de lentreprise, sans quil y ait vritablement de contrepartie. Mesures usuelles de contrle interne

Les procdures de contrle interne gnralement mises en place pour couvrir les risques mentionns ci-dessus sont les suivantes :

procdure

formalise

permettant

de

recenser

systmatiquement et priodiquement les besoins de lentreprise ;

suivi des besoins nayant pas encore donn lieu lmission existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des mise en place dun contrle du respect des pouvoirs dfinis par existence dune piste daudit permettant, partir dune

dune demande dachat ;

demandes dachat ;

la direction ;

demande dachat, de vrifier le processus de dtermination des besoins et, inversement, partir dune expression des besoins, de retrouver la demande dachat correspondante ;

mise

en

uvre

de

tests

visant

sassurer

du

bon

fonctionnement de la procdure par la ralisation de sondages sur la correcte transformation dune expression de besoins en demandes dachat et par lexamen de la justification de demande dachats par des besoins ;

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existence dune sparation adquate des fonctions (exemple

une personne qui valide les besoins ne doit pas, en principe, passer les commandes) ;

surveillance de lvolution des stocks et de leur dprciation

afin de mettre en vidence les drives ventuelles.

2. Dclanchement de la commande

Objectifs

Le contrle interne doit garantir que les achats sont raliss dans les conditions optimums de qualit, de prix et de dlai.

Risques potentiels

Quatre principaux risques peuvent tre lis au dclenchement de la commande : - le dclenchement dachat des prix suprieurs au march. Dans ce cas, les biens achets sont trop chers, entranant une survaluation des charges. Cette survaluation a un impact direct sur lvaluation des stocks et peut rendre ncessaire leur dprciation ; - le dclenchement dachat par une personne non habilite, situation qui peut avoir comme consquence des achats injustifis ou non pertinents ; - le dclenchement dachats en labsence dune trsorerie suffisante, ce qui peut entraner une cessation de paiement, menaant par la mme occasion la continuit de son exploitation ; - le recours des fournisseurs qui ne prsentent pas de garanties suffisantes : lentreprise achte auprs dun fournisseur dont la

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situation financire est fragile, qui risque de savrer dfaillant et de ne pas respecter ses engagements. Mesures usuelles de contrle interne

Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-dessus sont les suivantes :

procdure dappel doffre permettant dobtenir, qualit gale, prise de connaissance de la situation financire des

les meilleurs prix possibles ;

fournisseurs pralablement la passation de la commande, et si ncessaire mise en uvre de garanties, notamment en cas de versements dacomptes ;

mise en place dune piste daudit permettant de sassurer que

toute commande envoye un fournisseur a bien fait lobjet initialement dune demande dachat et dune expression de besoin ;

instauration

dun

contrle

de

gestion

et

dun

contrle

budgtaire, permettant de vrifier que lentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat. Assertions daudit concernes

Les procdures relatives au dclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur lvaluation des actifs : avances et acomptes verss (dfaillance du fournisseur), stocks (retard de livraison, prix dachats survalus), et mme totalit des actifs en cas de remise en cause de la continuit dexploitation (contrle de gestion et budgtaire insuffisant).

3. Rception des biens ou services

Objectifs

Le contrle interne doit garantir que :

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les biens rceptionns ne peuvent tre accepts sils nont pas les biens rceptionns correspondent aux quantits et

t effectivement commands ;

spcificits mentionnes sur la commande ;

les biens rceptionns ne sont pas endommags ; les livraisons sont ralises dans les dlais prvus par la les rceptions sont enregistres ds leur acceptation et les

commande ;

biens correspondants protgs Risques potentiels

Les principaux risques lis la rception des biens ou services achets sont les suivants :

la rception de biens non commands. Cette rception peut la constitution de stocks inutiles et par consquent

entraner

susceptibles dtre dprcis ;

la rception de biens pour des quantits diffrentes des

quantits commandes. Dans ce cas, lentreprise risque, soit davoir des stocks plthoriques, pouvant subir une dprciation, soit de connatre des ruptures de stocks, qui peuvent occasionner des difficults dans le processus de production, ou dans les relations avec les clients ;

la rception des biens endommags ou prsentant une qualit

insuffisante, situation qui engendre des difficults dcoulement des stocks achets et par consquent des dprciations ;

le dfaut denregistrement des rceptions. Lorsque le suivi

administratif des rceptions nest pas matris par lentreprise, celle-ci nest pas en mesure de valider les factures qui lui sont prsentes par les fournisseurs. Elle aura par ailleurs dimportantes difficults pour estimer les factures non parvenues lors de la clture des comptes. Mesures usuelles de contrle interne

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Les mesures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui psent sur la rception des biens ou services sont notamment :

la

comparaison

systmatique

des

rceptions

avec

les

commandes correspondantes, et la mise en uvre dune procdure de traitement des carts ;

la sparation des fonctions de commande, de rception et de

contrle qualit afin de prvenir une fraude provenant dune seule personne ;

la

dfinition

de

pouvoirs

dacceptation

des

rceptions,

prvoyant lintervention de niveaux hirarchiques plus levs en fonction de la prsence ou non dun litige et en fonction de son importance financire ;

la mise en uvre de procdure de relance des fournisseurs en lenregistrement systmatique des entres dans le systme et/ou lmission dun bon de rception class

retard ;

informatique

chronologiquement. Assertions daudit concernes

Les risques relatifs la rception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions :

lvaluation des stocks et des crances clients ; la rgularit des achats, lorsque lentreprise prouve des notamment parce que les rceptions ne sont pas

difficults pour confirmer ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons, correctement enregistres ou recenses ;

la coupure des achats (cut off), si lentreprise ne parvient pas

estimer les factures non parvenues la clture.

4. Enregistrement fournisseurs
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des

achats

et

des

dettes

Objectifs

Le contrle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats ds la rception des biens ou services. Risques potentiels

Les risques relatifs lenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver se matrialiser par :

la perte des factures reues ;

des difficults de recensement des factures non parvenues

concernant des livraisons ou prestations dj ralises avant la date de clture ;

des retards de traitement des factures ; des erreurs dimputation comptable ; lenregistrement de factures ne concernant pas lentreprise ; lenregistrement de factures pour des prestations non encore lenregistrement de fausses factures destines dtourner des la survenance de problmes informatiques gnant la prise en

ralises ;

fonds ;

compte du journal des achats dans la comptabilit gnrale. Mesures usuelles de contrle interne

Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-dessus sont :

la mise en place dun processus de dtermination des rceptions non la transmission systmatique au service comptable de toutes les

encore factures (biens et prestations) ;

factures ds leur arrive dans lentreprise, pour que celui-ci puisse, soit les enregistrer immdiatement en comptabilit, soit simplement les

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rpertorier, et relancer en tant que besoin les services chargs de les contrler ;

la mise en uvre priodique dun contrle de linterface entre le des achats et la comptabilit gnrale, pour dtecter

journal

dventuelles anomalies informatiques dans les transferts dinformation ;

le maintien dune comptence suffisante du personnel charg de la mise en place dune procdure pertinente et rapide de validation

saisir les factures ;

des factures : rapprochement des factures avec les bons de rception et les bons de commande, validation formalise des factures de prestations de services par les personnes ayant comptence pour les apprcier. Assertions de contrle concernes

Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-dessus sont :

la mise en place dun processus de dtermination des rceptions non la transmission systmatique au service comptable de toutes les

encore factures (biens et prestations) ;

factures ds leur arrive dans lentreprise, pour que celui-ci puisse, soit les enregistrer immdiatement en comptabilit, soit simplement les rpertorier, et relancer en tant que besoin les services chargs de les contrler ;

la mise en uvre priodique dun contrle de linterface entre le des achats et la comptabilit gnrale, pour dtecter

journal

dventuelles anomalies informatiques dans les transferts dinformation ;

le maintien dune comptence suffisante du personnel charg de la mise en place dune procdure pertinente et rapide de validation

saisir les factures ;

des factures : rapprochement des factures avec les bons de rception et les bons de commande, validation formalise des factures de prestations de services par les personnes ayant comptence pour les apprcier.

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5. Paiement des factures

Objectifs Le contrle interne doit garantir que :

seules sont payes les factures concernant lentreprise, qui

sont conformes la commande et qui correspondent une livraison effective satisfaisante ;

les factures sont payes dans les dlais contractuels et ne sont

pays quune seule fois. Risques potentiels Les risques relatifs la mise en paiement peuvent recouvrir :

le paiement dune facture correspondant une prestation non le paiement avec retard de factures valides, pouvant gnrer

satisfaisante, non ralise, ou qui ne concerne pas lentreprise ;

des litiges avec les fournisseurs (intrts de retard, pnalits, arrts de livraison). Mesures usuelles de contrle interne Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-dessus sont notamment :

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la dfinition de pouvoirs en matire de bons payer et la mise le dclenchement des rglements sur la base de factures

en place dun contrle de ces pouvoirs ;

originales et lestampillage des factures payes. Assertions daudit concernes Les risques prsents ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la rgularit des enregistrements Remarque : il est noter que certains des risques issus du cycle achat/fournisseurs nentranent pas de menace particulire sur les assertions lies au cycle achats. Ils peuvent en revanche impacter sur dautres cycles, principalement sur les stocks et les provisions. Ce constat dmontre la ncessaire transversalit des contrles.

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27

Questionnaire :
Commande : Existe-t-il un systme de dclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent une quantit minimum ? Si oui, les quantits minimales sont elles revues rgulirement en fonction des besoins rels de la fabrication ? Les commandes de biens et de services ne sont elles passes que sur la base de demandes dachats tablies par des personnes habilites ? Chaque service demandeur dispose-t-il dun budget de dpenses prvisionnelles ? Si oui, la consommation de ces budgets est-elle suivie rgulirement pour viter les dpassements ? Ce suivi tient-il compte des commandes engages mais non encore factures ? Des bons de commandes sont ils tablis systmatiquement ? Si oui, sont-ils : Pr Numrots ? Etablis en quantit et en valeur ? Signs par un responsable, au vu de la demande dachat ? Existe-il une liste des fournisseurs autoriss pour les achats courants ? Si oui, est-elle: Approuve par un responsable ? Rgulirement mise jour ? Les prix proposs sont-ils compars avec le march ?

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 Les autres achats font-ils lobjet dappels doffres, au moins au dessus dun certain montant ? Existe-il une procdure permettant dviter les commandes excessives ? Si des bons de commandes pr numrots sont utiliss, leur squence numrique est-elle utilise pour : Enregistrer les engagements pris par lentreprise ? Identifier les retards dexcution ? Existe-il une procdure de relance des fournisseurs en retard de livraison ? Ces fournisseurs sont-ils soumis des pnalits ? Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqu : Au service rception A la comptabilit Si oui, ces services sassurent-ils quils les reoivent tous ? La socit exerce-t-elle un contrle sur les cadeaux et autres avantages accords aux acheteurs par les fournisseurs ? Les procdures de contrle des achats sont-elles revues priodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indpendantes du service achat pour sassurer que la politique de la socit est bien applique ? Rception des marchandises et services. Existe-il un service de rception ? Les marchandises reues sont-elles rapproches des bons de commande en ce qui concerne : Les quantits. La qualit. Des bons de rception sont-ils tablis systmatiquement, mme pour les livraisons sur des chantiers extrieurs ou chez des clients, des dpositaires ? Si oui, sont-ils pr-numrots ? Signs par le rceptionnaire ? Dats ?
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 La pr numrotation des bons est-elle utilise pour contrler : Lexhaustivit des bons transmis la comptabilit, par centre de rception ? Lenregistrement des mouvements de stocks ? Existe-il un systme quivalent au bon de rception en matire de service ? Les anomalies en matire de quantit et qualit constates font-elles lobjet dun bon de retour ? Si oui, ces bons sont-ils : Pr Numrots ? Transmis une personne charge dobtenir les avoirs ? Contrle des factures : Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier la comptabilit ? Le service comptable attribue-t-il un numro dordre chronologique aux factures et avoirs reus avant de les transmettre aux personnes charges de les vrifier ? Si oui, garde t-il une trace de ces numros pour suivre le retour des factures et relancer le service concern ? Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuls, par apposition dun tampon duplicata ?

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