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PROYECTO TEMA 7 La empresa seguros Segudali, SA lleva 15 aos prestando servicios a sus clientes. Est organizada en cinco departamentos.

Recursos Humanos, Administracin, Financierocontable, Siniestros y Comercial. En la empresa, cada departamento tiene su propio archivo donde guardan los documentos relacionados con las tareas que desempean. La documentacin concerniente a varios o a todos los departamentos se encuentra recogida en un mismo archivo. Responde a las siguientes preguntas: a. Qu documentos crees que se generan en esta empresa? R: Plizas de seguros, bases de datos de clientes, facturas,... b. Razona las funciones del archivo en esta empresa. R: -Conservar documentos -Es un centro activo de informacin -Es un medio de consulta -Es un medio probatorio c. Qu clase de archivo es el de esta empresa? R: Es el archivo privado. d. En esta empresa cmo tienen organizado el archivo segn su ubicacin? R: Es un archivo descentralizado ya que cada departamento tiene su propio archivo. e. Indica las claves para la organizacin y utilidad del archivo en la empresa. -Cada empresa fijar el sistema de archivo que le resulte ms conveniente. -Los jefes o responsables de cada departamento establecern las normas que se han de seguir para el archivo de los documentos. -Para decidir la forma de organizar un archivo hay que tener en cuenta la informacin que se va a tratar y el tipo de soporte (papel, ficheros informticos). -Es importante que todos los empleados de la empresa conozcan las normas de utilizacin del archivo. -No se deben dejar documentos pendientes de archivar. -Se debe fijar el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de archivo (de gestin, intermedio e histrico) -Si se trata de documentos muy valiosos es conveniente guardar una copia de los mismos.

f. Qu pasos hay que dar para archivar la pliza de un cliente? 1. Conocer previamente el criterio y normas que se han de seguir para archivar un documento. 2. Identificar el tipo de documento. 3. Comprobar que es necesario su archivo, o de lo contrario, eliminarlo. 4. Ver si es necesario hacer una copia o escanearlo para guardarlo en soporte informtico.

Habr documentos que tengamos que registrar en una base de datos. 5. Si nos encontramos con un documento que puede archivarse en dos lugares distintos, se archivar el original en uno de ellos y la copia en el otro. 6. Proceder a archivar el documento. g. Qu medios materiales crees que utilizan para el archivo de documentos? R:Carpetas A-Z o archivadores de palanca, carpetas clasificadoras, subcarpetas, carpetas colgantes o de suspensin, cajas de archivo definitivo, cajas de transferencia. h. Qu documentos crees que guardan en soporte informtico? R:Todas las que no son obligatorias tenerlas en papel y an as estas tambin adems de conservarlas en papel se pueden guardar en soporte informtico. i. Qu bases de datos pueden tener en esta empresa? R: Una base de datos relacional, que ponga en relacin a los clientes por un lado con las plizas de seguros que tengan contradas. j. Qu medidas de seguridad crees que utilizan para los archivos convencionales e informticos? R:CONVENCIONALES: Cerraduras en los armaros o muebles archivadores para que solo puedan acceder a el las personas autorizadas. SOPORTE INFORMTICO: Copias de seguridad tambien llamado back-up.