AY0809 October Semester

IT Project Management

Tutorial 14: Closing Processes
– Project Integration Management
– Project Procurement Management

Objectives:
1. Explain the purpose of closing processes in project management 
2. Describe the tasks and outputs of closing

Students are encouraged to prepare their draft answer before class, as this will help 
them to discuss the questions and answers during the tutorial session.

1. What is involved in closing projects? Why should projects be formally closed?

 Verify that all deliverables have been completed
 Conduct a final project presentation and review meeting
 Document lessons learned
 Update organization process assets (procedures, policies, guidelines etc)
 Prepare transition plan
 Transition from project environment into operations
 Gain acceptance and sign­off of deliverables from stakeholders
 Close out contract (if applicable)
 Bring the project to an orderly end

It is important to formally close all projects to keep good records and reflect on what 
can be learned to improve future projects

2. Your team has just given the final presentation to the project steering 
committee. There were several challenges along the way, but overall, the 
project was a success. 

The steering committee was impressed with your project management 
approach and invited you to speak on the ‘best practices’ adopted in your 
project at the coming IT department knowledge sharing session.

Prepare a summary of the ‘best practices’ used in your project.

10844609.doc Page: 1 of 2
AY0809 October Semester

 Determine how project, program, and portfolio management will work best in 
your own organization
 Involve key stakeholders – including shareholders, customers, and employees – 
in making major decisions.
 Develop and follow a formal project selection process to ensure projects support 
business needs.
 Lay the ground work for projects before they officially start
 Separate projects by phases, such as a study phase project, when it makes sense 
to do so
 Designate a project champion to provide high­level support and participate in 
key meetings
 Assign a project manager from operations to lead projects that affect operations.
 Form a steering committee with key managers from various departments for 
projects that will cause major organizational change.
 Provide mentoring and training for project managers and other stakeholders.
 Document action items at meetings, and set the next meeting time.
 Document meeting minutes focusing on key decisions and action items, and send 
them out quickly
 Use more than one approach for creating cost estimates.

10844609.doc Page: 2 of 2