INTRODUCCIN Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para

tomar decisiones. La informacin formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadsticas de rutina. Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte ms visible de lo que se denomina Sistema de Informacin Gerencial (SIG). La informacin informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educacin, sentido comn, intuicin y conocimiento del medio social y poltico, son parte de los medios informales de recolectar datos. Los Sistemas de Informacin Gerencial, son el resultado de interaccin colaborativa entre personas, tecnologas y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de informacin- orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS (tambin denominados as por sus siglas en ingls: Management Informatin System) se diferencian de los sistemas de informacin comunes en que para analizar la informacin utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organizacin.

CAPITULO I SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL: GENERALIDADES 1. Antecedentes En sus orgenes, las empresas utilizaban los ordenadores para la prctica empresarial de informatizar las nminas y hacer el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar. Como las aplicaciones que histricamente se venan desarrollado siempre eran para gestionar la informacin sobre ventas, inventarios, y otros datos que ayuden en la gestin de la empresa, el trmino "SIG" (o "MIS") surgi para describir este tipo de aplicaciones. Hoy, el trmino se utiliza ampliamente en una serie de contextos e incluye (sin limitarse a ello): sistemas de apoyo de decisiones, los recursos y aplicaciones de gestin de personal, gestin de proyectos, y aplicaciones de recuperacin de bases de datos. Concepto Los sistemas de informacin gerencial son una coleccin de sistemas de informacin que interactan entre s y que proporcionan informacin tanto para las necesidades de las operaciones como de la administracin En teora, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Informacin Gerencial (SIG), pero en la prctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras. Es un conjunto de informacin extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en informacin en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y caractersticas de los administradores.

Un sistema integrado usuario mquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la mquina, para prever informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computacin y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el anlisis, la planificacin, el control y la toma de decisiones, adems de bases de datos. Planificacin y Control Todas las funciones gerenciales; Planificacin, Organizacin, Direccin y Control son necesarias para un buen desempeo organizacional. Los Sistemas de Informacin Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificacin y el Control. El valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos bsicos: Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos

comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada. Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviacin respecto de los objetivos planificados con anterioridad. Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a una inaccin o decisiones desacertadas. Relevancia: La informacin que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

2. Importancia Planificacin de los Sistemas de Informacin El objetivo de un plan de sistemas de informacin es proporcionar un marco estratgico de referencia para los sistemas de informacin de un determinado mbito de la organizacin que integrados con la tcnica de la administracin de los Sistemas de Informacin permiten conducir y controlar milimtricamente a la organizacin. El resultado del plan de sistemas debe, por tanto, orientar las actuaciones en materia de desarrollo de sistemas de informacin con el objetivo bsico de apoyar la estrategia corporativa, elaborando una arquitectura de la informacin y un plan de proyectos informticos para dar apoyo a los objetivos estratgicos de la organizacin. Por esta razn es necesario un proceso como el de planificacin de sistemas de informacin, en el que participen, por un lado los responsables de los procesos industriales con una visin estratgica y por otro, los profesionales de Sig capaces de enriquecer dicha visin con la aportacin de ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologas de la informacin y comunicacin. Como resultado de la planificacin de los sistemas de informacin se debe obtener: a. Catlogo de requerimientos de la Planificacin de los Sig que surge del estudio de la situacin actual en el caso de que sea significativo dicho estudio, del diagnostico que se haya llevado a cabo y de las necesidades de informacin de los procesos industriales y de la organizacin afectados por el plan estratgico.

b. La arquitectura de la informacin compuesto por:

Modelo de informacin Modelo de sistemas de informacin Arquitectura tecnolgica Plan de proyectos por procesos industriales Plan de mantenimiento.

Un plan de sistemas de informacin proporcionar un marco de referencia en materia de sistemas de informacin. En ocasiones podr servir de palanca de cambio para los procesos de la organizacin, pero su objetivo estar siempre diferenciado del anlisis de dichos procesos. No debemos confundir un plan de sistemas de informacin, con la mejora de un proceso industrial o la reingeniera de procesos, ya que los objetivos en ambos casos son los mismos. Este nuevo enfoque de los sistemas de informacin coherente con la estrategia de la organizacin, la implicacin directa de la alta direccin y la propuesta de solucin presenta las siguientes ventajas comparativas:

La inmersin total de la Direccin facilita que se pueda desarrollar con los recursos necesarios y el calendario establecido.

La perspectiva horizontal de los procesos dentro de la organizacin facilita que se atienda a intereses globales y no de particulares de unidades organizativas que puedan desvirtuar los objetivos del plan. Para mantener la visin general que apoye los objetivos estratgicos, el enfoque de un plan de sistemas de informacin debe orientarse al estudio de procesos.

La prioridad del desarrollo de los sistemas de informacin de la organizacin por objetivos estratgicos.

La propuesta de arquitectura de informacin es ms estratgica que tecnolgica, los sistemas de informacin planificada estar basada en los sistemas de informacin actuales las mismas que pueden estar en un estado automtico o manual.

Desarrollo de los Sistemas de Informacin El proceso de desarrollo contiene las actividades y tareas que se deben llevar a cabo, cubriendo desde el anlisis de requisitos hasta la instalacin del soporte lgico. Adems de estas tareas, incluye dos partes en el diseo, tambin cubre las pruebas unitarias y de integracin del sistema. El desarrollo del sistema de informacin debe ser estructurado y orientado a objeto, por lo que ser necesario establecer actividades especficas a realizar en alguno de los procesos cuando se utiliza la tecnologa orientado a objeto. Para los casos de las pequeas hasta medianas organizaciones industriales sugerimos que se adquiera sistemas de informacin ya elaboradas y probadas listo para su puesta en marcha e implantacin de la misma, sin embargo para las organizaciones industriales consideradas como la gran industria en nuestro pas recomendamos el desarrollo, de los sistemas de informacin, pues permitir disear y crear parmetros e indicadores de control que se ajusten a las necesidades de la organizacin. Los sistemas de informacin desarrollados para la organizacin en particular en cuanto sea implantada y puesta en funcionamiento mostrar un rendimiento al 98%, mientras que, aquellos adquiridos mediante una compra, su rendimiento oscila en el intervalo del 60 al 70 %, ocasionando gastos de mantenimiento elevado.

Estudio de viabilidad del Sistema de Informacin El propsito de este proceso es analizar un conjunto concreto de necesidades de la organizacin, con la idea de proponer una solucin a corto plazo. Los criterios con las que se hace esta propuesta no sern estratgicos si no tcticos y relacionados con aspectos econmicos, tcnicos y operativos. Los resultados del estudio de viabilidad del sistema constituirn la base para tomar la decisin de seguir adelante o abandonar. Si se decide seguir adelante puede surgir uno o varios proyectos que afecten a uno o varios sistemas de informacin. Dichos sistemas se desarrollarn segn el resultado obtenido en el estudio de viabilidad y teniendo en cuenta la cartera de proyectos para la estrategia de implantacin del sistema global. La conveniencia de la realizacin del estudio de la situacin actual depende del valor aadido previsto para la especificacin de requisitos y para el planteamiento de las alternativas de solucin. En las alternativas se considerarn soluciones ptimas basadas en la adquisicin de productos software del mercado o soluciones mixtas. Para valorar las alternativas planteadas y determinar una solucin adecuada, se deber tomar en cuenta el impacto en la organizacin de cada uno de ellas, la inversin y los riesgos asociados. El resultado final de este proceso, relacionados con la solucin ptima conlleva a: - Contexto del sistema de informacin (Con las interfaces en funcin de solucin) - Impacto en la organizacin.

- Costo/Beneficio de la solucin. - Valoracin de riesgos de la solucin. - Enfoque del plan de trabajo de la solucin. - Planificacin de la solucin. - Solucin propuesta. Si en la organizacin industrial se ha realizado con anterioridad un plan de sistemas de informacin que afecte el sistema objeto de este estudio, se dispondr de un conjunto de productos que proporcionarn informacin a tener en cuenta en todo el proceso. Anlisis del sistema de informacin El propsito de este proceso es conseguir la especificacin detallada del sistema de informacin, a travs de un catlogo de requisitos y una serie de modelos que cubran las necesidades de informacin de los usuarios para los que se desarrollar el sistema de informacin. En este proceso es muy importante distinguir el establecimiento de las propiedades de los SIG para su operacin, funcionamiento, rendimiento y costes de operacin. Por ejemplo la operacin debe ser sencilla y sin complicaciones para personal de toda la organizacin desde los digitadores hasta los ejecutivos y clientes entre otras actividades inherentes a esta. Para facilitar el anlisis del sistema se identifican los subsistemas de anlisis es decir los mdulos de los procesos detallados por cada actividad en la organizacin, y se elaboran los modelos de casos de uso de clases, en desarrollos orientados a objetos y de datos y procesos en desarrollos estructurados. Finalizados los modelos, se realiza una anlisis de consistencia, mediante una verificacin y validacin, lo que puede forzar la modificacin de alguno de los modelos obtenidos.

Diseo del sistema de informacin El proceso de esta parte de los sistemas de informacin es obtener la definicin de la arquitectura del sistema y del entorno tecnolgico que la va dar soporte, junto con la especificacin detallada de los componentes del sistema de informacin. A partir de dicha informacin, se generan todas las especificaciones de construccin relativas al propio sistema, as como la especificacin tcnica del plan de pruebas, la definicin de los requisitos de implantacin y el diseo de los procedimientos de migracin y carga inicial. Construccin del sistema de informacin La construccin del sistema de informacin tiene como objetivo final la construccin y prueba de los distintos componentes del sistema de informacin, a partir del conjunto de especificaciones lgicas y fsicas del mismo. Se desarrollan los procedimientos de operacin y seguridad, elaborndose los manuales de usuario final y de explotacin. Como resultado de este proceso se debe tener lo siguiente: a. Resultado de las pruebas unitarias. b. Evaluacin del resultado de las pruebas de integracin. c. Evaluacin del resultado de las pruebas del sistema. d. Producto final de soporte lgico que debe tener:

Cdigo fuente de las componentes. Procedimientos de operacin y administracin del sistema. Procedimientos de seguridad y control de accesos. Manuales de usuario Especificacin de la formacin a usuarios finales.

Cdigo fuente de los componentes de migracin. Procedimientos de migracin y carga inicial de datos. Evaluacin del resultado de las pruebas de migracin y carga inicial de datos.

Implantacin y aceptacin del sistema de informacin Este proceso tiene como objetivo, la entrega y aceptacin del sistema de informacin en su totalidad, el mismo que puede comprender varios sistemas de informacin desarrollados de manera independiente, segn lo establecido en el estudio de viabilidad. Para el inicio de este proceso se toma como punto de partida los componentes del sistema probados de forma unitaria e integrados en el proceso de construccin del sistema de informacin, as como la documentacin asociada. En este proceso se ve tambin el plan de mantenimiento del sistema y que pase a produccin, es decir a formar parte de la estrategia y ventaja comparativa de la empresa, como resultado de este proceso se debe tener lo siguiente: Plan de implantacin del sistema de informacin. Equipo de implantacin. Plan de formacin de usuarios. Evaluacin de resultados de pruebas. Plan de mantenimiento previo al paso a produccin. Acuerdo del nivel de servicio del sistema. Produccin.

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Mantenimiento de sistemas de informacin Este proceso tiene por finalidad obtener nuevas versiones del sistema y su continua actualizacin y ajuste a los requerimientos de la organizacin, del mimo modo este proceso lleva a un mejoramiento continuo y la obtencin de la versatilidad del sistema de informacin. 3. Equipos que se utilizan Los procedimientos incluyen, cmo los datos sern recuperados, de entrada en el sistema, almacenar, gestionar, transformar, analizar, y finalmente se presenta en un resultado final. Los procedimientos son las medidas adoptadas para responder a la cuestin debe resolverse. La capacidad de un SIG para el anlisis espacial y responder a estas preguntas es lo que diferencia a este tipo de sistema de cualquier otros sistemas de informacin. Los procesos de transformacin incluye tareas tales como ajustar el sistema de coordenadas, el establecimiento de una proyeccin, la correccin de cualquier error digitalizada en un conjunto de datos y conversin de datos del vector a raster o de trama al vector. (Carver, 1998) * Hardware: Es la parte electrnica que da la capacidad al computador y da funciones del sistema de informacin gerencial. Hardware consiste en el equipamiento tcnico necesario para ejecutar un SIG como un sistema informtico con el poder suficiente para ejecutar el software, la memoria suficiente para almacenar grandes cantidades de datos y dispositivos de entrada y salida, tales como escneres, digitalizadores, registradores de datos de GPS, los discos de los medios de comunicacin, e impresoras. (Carver, 1998) * Software: Es el mtodo lgico del sistema.

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Todos

los

paquetes

deben

ser

capaces

de

entrada

de

datos,

almacenamiento, manejo, transformacin, anlisis y produccin, sino la apariencia, mtodos, recursos, y la facilidad de uso de los distintos sistemas pueden ser muy diferentes. Los paquetes de software de hoy son capaces de permitir que tanto los datos grficos y descriptivos que se almacenarn en una base de datos, conocido como el modelo de objetos-relacional. Antes de esta innovacin, el modelo geo-relacional se utiliz. En este modelo, los conjuntos de datos descriptivos y grficos se gestionan por separado. Los paquetes modernos suelen venir con un conjunto de herramientas que pueden ser adaptados a las necesidades de los usuarios (Lo, 2002). * Base de datos: Es cuando se accede a la informacin mediante el software que es parte integral del funcionamiento del sistema. Tal vez el tiempo y dinero aspecto ms de la iniciacin de un SIG es la creacin de una base de datos. Hay varias cosas a considerar antes de adquirir los datos geogrficos. Es fundamental para comprobar la calidad de los datos antes de su obtencin. Los errores en el conjunto de datos puede agregar muchas y costosas horas desagradable para la implementacin de un SIG y los resultados y conclusiones del anlisis SIG ms probable es que sea malo. varias directrices para mirar, las siguientes: Lineage - Esta es una descripcin del material fuente de la cual los datos se obtuvieron, y los mtodos de derivacin, incluyendo todas las transformaciones que participan en la produccin de los archivos digitales final. Esto debera incluir todas las fechas del material original y las actualizaciones y los cambios realizados a la misma (Guptill, 1995) Exactitud posicional - Esta es la proximidad de una entidad en un sistema de coordenadas apropiado para cierto puesto que la entidad en el sistema. La exactitud posicional incluye medidas de la precisin horizontal y vertical de las caractersticas del conjunto de datos. (Guptill, 1995)

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Atributo de Precisin - Un atributo es un hecho acerca de algn lugar, un conjunto de lugares, o las caractersticas de la superficie de la tierra. Esta informacin suele incluir medidas de algn tipo, tales como la temperatura o la elevacin o una etiqueta de un nombre de lugar. La fuente de error por lo general se encuentra dentro de la coleccin de estos hechos. Es de vital importancia a los aspectos de anlisis de un SIG que esta informacin sea exacta. De consistencia lgica - Se ocupa de las reglas lgicas de atributos y reglas de estructura de datos espaciales y describe la compatibilidad de un dato con otros datos en un conjunto de datos. Hay varios matemticos diferentes teoras y modelos utilizados para probar la consistencia lgica como la incidencia de las pruebas, topolgicas y el orden relacionado pruebas y mtricas. Estas comprobaciones de coherencia se debe ejecutar en las diferentes etapas en el manejo de datos espaciales. (Guptill, 1995) Integridad - Esta es una comprobacin para ver si los datos pertinentes no se encuentra en lo que respecta a las caractersticas y los atributos. Esto podra hacer frente a cualquiera de los errores de omisin o de las normas espaciales, tales como ancho mnimo o rea que puede limitar la informacin. (Guptill, 1995) (Chrisman,1999) * Documentacin: Es la informacin descriptiva que explica el uso y operacin del sistema. Ventajas Proporcionadas por los sistemas de Informacin Gerencial para las Organizaciones. * Identificar problemas y proporcionar soluciones. * Brinda una amplia y completa gama de informacin. * Selecciona, combina y filtra informacin existente en toda organizacin. * Control exacto y oportuno de la informacin existente en toda la organizacin. * Proporciona las bases que se requieren para la toma de decisiones.

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4. Aplicaciones Todas las funciones gerenciales; Planificacin, Organizacin, Direccin y Control son necesarias para un buen desempeo organizacional. Los Sistemas de Informacin Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificacin y el Control. El valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos bsicos: Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada. Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviacin respecto de los objetivos planificados con anterioridad. Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a una inaccin o decisiones desacertadas. En gran parte de las pequeas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporacin a proyectos de Sistemas de Informacin Gerencial (SIG), como sntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilizacin de las tecnologas y conocimientos, propiciando prdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organizacin. Gran nmero de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologas, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la informacin, etc.; adems las PyMEs tienen

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que responder al mercado en forma rpida y creativa siendo difcil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo. En un ambiente de evolucin tecnolgica, el reto es lograr que la mayora de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovacin en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologas de Informacin forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las PyMEs como de cualquier empresa.

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CAPITULO II GESTION DE LOS SIG 1. LA GESTIN DE LA INFORMACIN Actualmente es de sume importancia que el ejecutivo de las organizaciones conozca los principios fundamentales de la gestin de la informacin, pues esto le har competitivo en su actividad diaria, no olvidemos que nos encontramos en la era de la informacin y el conocimiento que al igual que el desconocimiento del ingles nos convierte en analfabetos de este milenio que acabamos de empezar. Para administrar la informacin es preciso contar con la organizacin adecuada de los sistemas de informacin, la seguridad de la misma en los niveles de confidencialidad y la confiabilidad y grado de veracidad de las fuentes de la informacin que sirven de soporte en la toma de decisiones en la vida de las organizaciones entre la clasificacin de la informacin tenemos: a. Informacin estratgica. b. Informacin de decisin. c. Seguridad de los sistemas de informacin:

Seguridad de la informacin. Control y niveles de seguridad de informacin Los encriptamientos. Los riesgos del internet y extranet. Prevencin de riesgos en intranet.

Se debe tener un especial cuidado en la tecnologas de comunicacin que sirven de soporte fsico a los sistemas de informacin, sobre todo al momento de hacer uso de los correos electrnicos corporativos as como la

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conexin permanente hacia el intranet y extranet, pues estos componentes de la tecnologa de la informacin hacen vulnerables a los sistemas de informacin de las organizaciones pudiendo comprometer y caer en otras manos la informacin estratgica. Los niveles de riesgo son grandes por esto se debe prever todo tipo de exposicin a los piratas de la informacin as como a los hackers y crakers. 2. DESARROLLO DE UN MODELO DE INFORMACIN OPORTUNA El modelo de informacin oportuna de las organizaciones por lo expuesto en el item anterior esta relacionado ntimamente con el tipo del sistema de informacin que posee, el mismo que tendr validez y confiabilidad dependiendo de las fuentes de donde provienen cada uno de los resultados del sistema de informacin gerencial. No olvidemos que solo el 25% de la informacin obtenido es utilizado para la toma de decisiones por los ejecutivos, resultando por tanto todo los modelos de informacin incipientes, esto ocurre debido a la optimizacin y el ordenamiento clasificado de la informacin en funcin a los planes estratgicos de las empresas y porque en la mayora de los casos no existe un modelo organizativo y recientemente se esta implementando en algunas organizaciones estos modelo, es por ello que los sistemas de Informacin gerencial se complementan ptimamente con el modelo Balanced Score Card para organizaciones industriales. Es necesario por parte del ejecutivo de la organizacin y de quien va utilizar los Sig para la toma de decisiones realizar siempre actividades de seguimiento y control de los Sig, as como la comprobacin con la documentacin existente. 3. LA RESPONSABILIDAD DE LOS GERENTES DE OPERACIN Uno de los aspectos principales de los gerentes de operacin de las organizaciones industriales es la identificacin y manejo de la informacin

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relevante as como la dependencia de la funcionabilidad de los sistemas de informacin obtenidas de los procesos de donde se establecern los principales indicadores de produccin, eficiencia, calidad, gastos, consumos de energa entre otros que ms adelante se utilizar esta informacin para la elaboracin de los planeamientos ulteriores. El objetivo de esta actividad es analizar los antecedentes generales que puedan afectar a los procesos y a las unidades organizativas implicadas en el plan de sistemas de informacin, as como los resultados del mismo. Los estudios realizados con anterioridad pueden ser de especial inters, relativos a los sistemas de informacin de su mbito, o bien a su entorno tecnolgico, cuyas conclusiones deben ser conocidas por el personal en su conjunto involucrado a los procesos. LOS PUNTOS VULNERABLES Los puntos vulnerables de los sistemas de informacin radican en:

Seguridad y calidad de informacin. Confiabilidad y validacin. Disponibilidad oportuna y alcance. Claridad y operabilidad. Interactividad (amigable).

PROPUESTA DE SOLUCIN Proponemos que los ejecutivos deben poseer como herramienta de decisin a los sistemas de informacin, para el cual deben poseer los conocimientos bsicos de los Sig, debido a que estos constituyen el arma fundamental de la competitividad de las organizaciones, pues la gestin de la informacin y el conocimiento son ventajas poderosas de quienes lo poseen a tiempo.

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Proponemos por tanto familiarizarse con los trminos aqu expuestos referentes a los sistemas de informacin gerencial y convertir en un arma a favor del liderazgo comercial y operativo de las industrias. 4. PASOS PARA ANALIZAR UN SISTEMA DE INFORMACIN

GERENCIAL 1. Identificar a todos aquellos agentes que estn utilizando o deberan

utilizar los distintos tipos de informacin (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.) 2. 3. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organizacin, Identificar la informacin que se requiere para ayudar a las diferentes departamento o punto de prestacin de servicios. personas a desempearse efectiva y eficientemente, y eliminar la informacin que se recolecta pero que no se utiliza. 4. Determinar cules de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la informacin, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qu formularios y procedimientos necesitan mejorarse. 5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar informacin que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario. 6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la informacin para que sean ms tiles a los diferentes trabajadores 7. 8. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios,

registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la informacin. 9. Optimizar un sistema de informacin gerencial: qu preguntar, qu observar, qu verificar.

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PASOS PARA EL DESARROLLO DE UN (SIG) 1. - IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS Problemas: Dnde hay retrasos, errores, inconsistencias. Ubicar el problema dentro de un marco conceptual. Analizar el problema desglosando en sus unidades ms simples. Oportunidades: Situaciones que el analista cree que pueda ser mejores. Permite que el negocio gane un avance competitivo. Objetivo: El analista debe descubrir lo que est tratando de hacer la empresa. El analista identificar si una aplicacin de sistema de informacin pude ayudar a la empresa, a que alcance sus objetivos. 2.- DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION Determinar la informacin requerida por el usuario para sus tareas, comprende que informacin necesitan los usuarios para trabajar. Mediante herramientas para la recoleccin de datos, tales como: Muestreo. Estudio de datos y formas usadas por la organizacin. Entrevista. Cuestionarios. Observacin de conductas y ambientes. Otras. 3.- ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA Identificar los distintos procesos y actividades que se llevan a cabo en la empresa, en este paso se determina la informacin que ser requerida por cada uno de los procesos que tendr el nuevo sistema, posteriormente se realiza una propuesta del sistema en base a lo encontrado. Finalmente se realiza un anlisis costo beneficio de la alternativa planteada. 4.- DISEO DEL SISTEMA (RECOMENDADO) Diseo de acceso al SIG (formas y pantallas). Diseo interfaz del usuario (teclado, uso de ratn, lector de cdigo de barras), Diseo de la Base de Datos. Diseo de las salidas (Reportes)

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5.- DOCUMENTACION DEL SISTEMA Las representaciones de cada uno de los procesos del sistema deben ser traducidas a un lenguaje de fcil entendimiento. Tipo de documentacin a disear es la siguiente: Manual del usuario. Manual de programacin. Manual del sistema 6.- PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA Antes de usar el sistema debe probarse, esto me permite disminuir problemas antes de la entrega del mismo. Los tipos de pruebas que se deben aplicar son: Prueba con datos de ejemplo y Prueba con datos reales del sistema. El mantenimiento es efectuado al comienzo y a lo largo de la vida del S.I. 7.- IMPLANTACION Y EVALUACION DEL SISTEMA Implantacin: Adiestramiento, capacitacin, entrenamiento de los usuarios para manejar el sistema. Establecer los pasos para cambiar un sistema a uno nuevo: Sistema paralelo. Conversin directa. Sistema por etapas Evaluacin: Determinar si el sistema cumple con las expectativas planteadas y si es necesario corregir los errores del sistema para mejorar su capacidad en respuesta a las necesidades de la organizacin. ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de clculos, combinan elementos de los datos, etc. Proporcionan computarizados Sistema de Informacin de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Informacin para Administradores, Sistema de Informacin de Informes Financieros Externos. informacin en manuales, electromecnicos y

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5. DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de informacin gerencial que produzca informacin integrada y completa Sin embargo, aun cuando la organizacin no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una funcin importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe. Actualmente la Alta Gerencia est destinada a ampliar los horizontes de planificacin y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el nmero de competidores), y a la disminucin en la disponibilidad de los recursos. Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez ms informacin para poder realizar decisiones acertadas. Es reconocido que la gerencia de informacin es la base fundamental de una gerencia estratgica adecuada. La introduccin de la tecnologa de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de informacin se conviertan en elementos de importancia en la organizacin. Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la informacin se refiere; los computadores estn en capacidad de convertirse en una ventaja estratgica para las organizaciones ms diversas

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Por ello debe drsele a la tecnologa de cmputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructfera, la integracin efectiva del anlisis y la intuicin; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos 6. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL As mismo se define SIG como: Un sistema integrado usuario maquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la maquina, para prever informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computacin y software, procedimientos, manuales, modelos para el anlisis la planeacin el control y la toma de decisiones y adems una base de datos.

ANLISIS Y DISEO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN La interrelacin entre la informacin, sistemas de informacin y la toma de decisiones se explica perfectamente cuando de desempeo organizacional se refiere, siendo el fin de cumplimentar los objetivos que se propone cada organizacin convirtindose en su razn de ser y de apoyo para desenvolver tareas, constituyendo la informacin la fuente de partida en todos los procesos dentro de las entidades, traducindose en acciones una vez procesada a travs de sistemas de informacin, encargados de que la informacin que fluya cumpla con los cuatros supuestos bsicos como: oportuna, relevante, cuantitativa y cualitativa.

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Un Sistema de Informacin Gerencial es el encargado de recopilar, almacenar, procesar los datos transformados en Informacin para la gestin y hacer fluir la misma en toda la empresa facilitando las comunicaciones puertas adentro (indoor), permitiendo predecir el futuro o tomar decisiones sobre cul camino seguir para hallar las soluciones correctas de los problemas creados dentro de todo proceso en la entidad. Es importante que cualquier administrador del recurso Informacin y de Sistemas, as como los analistas y diseadores tengan en cuenta los tipos de sistemas que existen uno ms complejos otros ms sencillos, conocer cul es su ciclo de vida, su seguridad, tanto en el uso y diseo de herramientas para las bases de datos y la comprensin de la interrelacin de los datos o Informacin en una organizacin. Las organizaciones son sistemas diseados para cumplir con las metas y objetivos especficos mediante el empleo de diversos recursos, incluyendo el factor humano. Integrndose con pequeos sistemas interrelacionados entre s como las unidades, departamentos o divisiones; los cuales ejecutan acciones especializadas como por ejemplo: Gestiones contables, mercadotecnia, procesamiento de datos, produccin y la direccin. Por lo que es importante contemplar a las entidades como un todo, para establecer los requerimientos precisos y correctos de la informacin y de esta manera pasar a efectuar un buen diseo y anlisis de un Sistema de Informacin y que esta sea el apropiado dependiendo de las necesidades detectadas. Lo anterior planteado intuye que se debe comenzar por el anlisis y diseo de los Sistemas o del Sistema en cuestin. Esta investigacin se propone de forma general disear un SIG de apoyo o soporte a las decisiones. Siguiendo el camino propuesto diferentes teoras planteadas por varios autores al respecto ya que del tema hay bastante tela por donde cortar, pues

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no es nuevo, conjuntamente de la existencia de experiencias que han aportado tanto a nivel nacional como internacional. El objetivo del proceso de Diseo del Sistema de Informacin es la definicin de la arquitectura del sistema y del entorno tecnolgico que le va a dar soporte, junto con la especificacin detallada de los componentes del sistema de informacin. A partir de dicha informacin, se generan todas las especificaciones de construccin relativas al propio sistema, as como la descripcin tcnica del plan de pruebas, la definicin de los requisitos de implantacin y el diseo de los procedimientos de migracin y carga inicial o sea referente a los datos, stos ltimos cuando proceda. Como recurso la informacin debe ser administrada, de manera correcta con el fin de lograr su mxima utilidad como ocurrira con cualquier otro recurso de la empresa. Los administrativos o gerentes o directivos deben entender que existen costos que se asocian con la produccin, distribucin, seguridad, almacenamiento y recuperacin de la informacin, aunque aparentemente se encuentre a nuestro alcance, su uso estratgico no debe considerarse como un elemento gratuito. 7. EL ROL ESTRATEGICO DE UN SISTEMA DE INFORMACION Retos Gerenciales Orchids Paper Products us sistemas de informacin para lograr una ventaja de mercado temporal sobre sus competidores: ofreci sus productos a un precio bajo y proporcion un nivel alto de servicio. Sin embargo, se requiere algo ms que un solo salto tecnolgico para sostener esta ventaja competitiva. Los administradores necesitan descubrir formas de mantener dicha ventaja durante muchos aos. En trminos especficos, los administradores necesitan superar los siguientes retos:

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Integracin: cada vez es mayor el nmero de empresas que encuentra ventajas en la integracin de sus sistemas. La integracin de sistemas para diferentes niveles y funciones de una organizacin, a fin de intercambiar informacin libremente, puede ser tecnolgicamente difcil y costoso. Mantenimiento de la ventaja competitiva: la ventaja competitiva no siempre es sostenible. Las condiciones del mercado cambian. La tecnologa y las expectativas de los clientes cambian. Los sistemas de informacin estratgicos clsicos se beneficiaron por ser los primeros en sus respectivas industrias, pero luego surgieron sistemas rivales. Los sistemas de informacin por s solos PROBLEMAS DE UN SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL Los aos noventa se caracterizaron por un substancial crecimiento en la instalacin de sistemas de informacin diseados para el manejo integral de los recursos corporativos, ms conocidos como Enterprise Resource Planning Software. Buena parte de este crecimiento se debi a la proximidad al ao 2000 y los consabidos problemas que poda causar sistemas anteriormente instalados: era relativamente ms econmico implementar aplicaciones como SAP, JDEdwards, o SSA, que desarrollar los cambios pertinentes en las aplicaciones actuales. Esta economa es en su mayora en tiempo de implementacin, y en algunos casos en costo. Dado que la inversin econmica fue alta, se vendi tambin su utilizacin como la posibilidad, por fin, de tener un sistema de informacin gerencial. En nuestra definicin, un sistema de informacin Gerencial debe permitir a la Gerencia la toma de decisiones basadas en informacin oportuna, y veraz. Sin embargo, mientras los ERP estn diseados para el manejo de informacin por transacciones, la informacin gerencial requiere otro tipo de

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manejo de la informacin, ms estadstico, de tendencias, comparaciones y anlisis, procesos para los cuales los ERP no estn diseados. Esta es la razn fundamental por la cual un Sistema de Informacin Gerencial normalmente no est incluido dentro de las grandes aplicaciones de ERP. Un sistema optimizado para el manejo diario de grandes volmenes de informacin transaccional como la facturacin, la explosin de materiales, los abonos a la cartera, o la contabilizacin del movimiento de la empresa, no se puede sobrecargar con el proceso de informacin histrica y comparativa de resultados. Para la implementacin del Sistema de Informacin Gerencial es importante hacer claridad que la informacin oportuna no implica tener la ltima factura o el ltimo pago registrado en este sistema. La informacin gerencial se produce con base en movimientos histricos, tendencias, y anlisis sobre proyecciones. Es muy poco lo que la factura de hace tres minutos pueda afectar este anlisis. Normalmente se define como perodo apropiado de oportunidad, el movimiento del da anterior. Es decir, a las 8 de la maana de hoy debo tener la informacin con movimiento hasta las 8 de la noche de ayer. Es importante entonces que en los procesos transnacionales se incluyan unos procesos posteriores de resume o clasificacin en otras bases de datos distintas a las diarias para poderlas utilizar en el proceso de anlisis sin entorpecer la operacin. Por otro lado, la informacin transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la compaa, como la tasa de cambio del dlar, o la tasa de inters bancario, e informacin que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operacin. Hoy en da existe la tecnologa que permite el establecimiento de sistemas de informacin gerencial en la profundidad y complejidad que se quiera.

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Existen empresas que presentan a su gerente, seis a ocho semforos con indicadores de Verde, Amarillo y Rojo dependiendo del resultado del da anterior del indicador definido. Se tiene la posibilidad de irse hasta el detalle en cualquiera de stos semforos, para determinar las causas de su estado, y as poder tomar decisiones que permitan corregir o aprovechar la situacin. La definicin de un sistema de informacin gerencial se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestin, nmeros que permitan medir cmo avanza la compaa hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores. Se espera que la informacin transaccional que se procesa en los ERP produzca la informacin requerida de estas transacciones en el sistema de informacin gerencial. Por esta razn es imperante que las definiciones que se hacen a nivel de codificacin en los ERP tengan presente que se requerir clasificaciones en mltiples formas an no definidas, para el SIG. Una definicin equvoca de estas codificaciones, en aras de la celeridad para su implementacin, puede definir la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con el objetivo de presentar la informacin requerida para tomar decisiones.

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CONCLUSIONES En esta era de la informacin y de la gestin del conocimiento es muy importante que no solamente los ejecutivos manejen la informacin en forma eficiente, ptima y en el momento preciso sino que tambin todos los profesionales, tcnicos entre otros administren la informacin desde la mas simple hasta los sistemas mas complejos, pues se sabe que el hombre por naturaleza es un procesador de la informacin mas antigua y su historia se remonta con la aparicin de el mismo. Para no tomar decisiones vulnerables y no adecuadas en cualquier actividad inherente al hombre se debe impulsar la gestin de la informacin y del conocimiento La administracin total involucra de manera integrada con indicadores de control desde el nacimiento de la idea de negocio hasta el despegue econmico as como el vuelo de gran altura de rentabilidad de la empresa o industria tripulada por sus gerentes y propietarios tratando de mantener esta ltima actividad por periodos mas largos posibles aun cuando se ha cumplido con el periodo de retomo de la inversin. El proceso de desarrollo de Sistemas de Informacin permite establecer los indicadores de la cabina de control del avin en vuelo(la gerencia), y el hecho de estar en vuelo es el smil de la organizacin en operacin, la herramienta de apoyo para que los relojes del panel de control de la "Cabina" muestren los pilotos "Gerentes" del avin (Organizacin), es el SIG

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BIBLIOGRAFIA Kaner, C. 2000. Testing Computer Software. USA. Nguyen, J. 1993. VNR. Computer Library. USA. Fenton, N., 1991. Software Metrics, A rigurous Approach. Ed. Chapman & Hall. USA. Strauss, S. 1994. Software Inspection Process McGraw Hill. USA. Plaffini, M. 2000. Anlisis y Diseo Detallado de Aplicaciones Informticas. Ed. Alfa0mega -Rama. Espaa. Bersoff, E. 1980. Software Configuration Management, an investment in Product V. Henderson Prentice Hall. USA.

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