Caso del Diagnstico y la Consultora para la Pyme

Por: Sr. Akihiro Tsukamoto, experto japons especialista en planificacin y gestin en fomento de desarrollo regional y de empresas.

A continuacin se presenta un caso prctico en el que se aplican los mtodos del diagnstico y la consultora para la pequea empresa. Es importante aprender primero el mtodo del diagnstico de la empresa individual, para as entender el mtodo del grupo de empresas. Caso prctico El propietario de la empresa X que es una carpintera con 12 trabajadores, llam telefnicamente a un consultor para solicitar un diagnstico de la administracin y operacin de su planta, adems de la elaboracin de sugerencias para mejorar el negocio. El empresario dijo: Nuestra productividad es relativamente alta en comparacin con los competidores, debido a que nuestros trabajadores tienen ms experiencia que los de otras empresas del mismo sector. Actualmente, el volumen de ventas ha bajado, probablemente debido al aparecimiento de nuevas empresas que trabajan en el mismo rubro que promueven una mayor competencia en el mercado. En algunas oportunidades, existe un dficit en el capital de trabajo debido a la reduccin en las ventas, aspecto que limita las actividades operativas de la empresa. La variedad de nuestros productos es mayor, comparada con los competidores. Deseo exportar nuestros productos, por lo tanto, particip en una feria internacional, sin embargo, al momento no he conseguido resultados positivos.

Luego de conocer estas respuestas, el consultor pregunt telefnicamente Su operacin depende de las rdenes colocadas por los clientes? o, ustedes producen los muebles, en base a sus perspectivas de ventas a futuro? El empresario contest, el 30% de la venta total depende de las rdenes colocadas por los clientes, tales como; empresas de inmuebles, escuelas locales, organizaciones sociales, tiendas locales, entre otras. El 70% de las ventas se realiza en la nuestra propia tienda. Por ende, el 70% de nuestra produccin se genera por nuestra perspectiva de ventas en la tienda. El consultor solicit que el empresario presente sus estados financieros antes de visitar la empresa, pero el empresario lo rechaz, ya que no desea presentarla a la persona no conocida suficientemente. Para el consultor es difcil hacer un diagnstico de la empresa de manera eficiente sin tener esa informacin bsica, por lo tanto, solicit que el empresario llene la siguiente encuesta:

Cuestionario: Por favor, marcar los puntos problemticos en su negocio.

Campo 1: Venta y Mercadeo dificultad en la estrategia de ventas falta de competitividad de los artculos en cuanto al precio falta de competitividad de los artculos en cuanto a la calidad limitacin del mercado de los artculos falta de la informacin del mercado falta de la capacidad para desarrollar nuevos artculos falta de la aptitud y esfuerzo de los empleados encargados de las ventas falta de canales de distribucin competencia intensa entre las empresas domsticas competencia intensa con los artculos importados baja productividad maquinaria desactualizada dificultad en la calidad de los recursos humanos falta de tecnologa productiva falta de tcnicas en el manejo de la produccin dificultad en el control de materias primas y productos en el taller precio inadecuado de las materias primas calidad inadecuada de las materias primas falta de la visin general dificultad en el manejo de la organizacin dificultad en el manejo de los recursos humanos dificultad en el manejo de finanzas dificultad en el sistema de contabilidad falta del apoyo de parte del sector pblico sistema tributario limitaciones jurdicas deficiencias en la educacin bsica deficiencias en la educacin laboral falta del acceso al financiamiento

Campo 2: Produccin

Campo 3: Gerencia y Administracin

Campo 4: Factores exteriores

Tres horas despus de la conversacin telefnica, el empresario llen la encuesta y la mand al consultor, quien telefone al empresario para avisar su visita a la empresa una semana despus. La encuesta llenada por el empresario es la siguiente: Cuestionario:
Campo 1: Venta y Mercadeo

Empresa X

dificultad en la estrategia de ventas X falta de competitividad de los artculos en cuanto al precio falta de competitividad de los artculos en cuanto a la calidad limitacin del mercado de los artculos falta de la informacin del Mercado X falta de la capacidad para desarrollar nuevos artculos falta de la aptitud y esfuerzo de los empleados encargados de las ventas falta de canales de distribucin competencia intensa entre las empresas domsticas X competencia intensa con los artculos importados

Campo 2: Produccin

productividad baja maquinaria desactualizada dificultad en la calidad de los recursos humanos falta de tecnologa productiva falta de tcnicas en el manejo de la produccin dificultad en el control de materias primas y productos en el taller precio inadecuado de las materias primas calidad inadecuada de las materias primas Campo 3: falta de la visin general Gerencia y dificultad en el manejo de la organizacin Administracin dificultad en el manejo de los recursos humanos dificultad en el manejo de finanzas dificultad en el sistema de contabilidad Campo 4: falta del apoyo de parte del sector pblico Factores sistema tributario exteriores limitaciones jurdicas deficiencias en la educacin bsica deficiencias en la educacin laboral falta del acceso al financiamiento

X X X X

X X

El consultor elabor las siguientes hiptesis sobre la administracin y la operacin de la empresa X en base a la conversacin telefnica con el empresario y la encuesta llenada. El empresario dice en la encuesta que le falta informacin del mercado, aunque l no cree que le falta competitividad de los productos en cuanto a precio y calidad. Si uno no conoce el mercado, no puede evaluar su posicin en el mismo y no debe evaluar positivamente su competitividad. En este sentido, la competitividad de la empresa debera ser menor de lo que el empresario cree. La empresa debera considerar el alto nivel de inventario de productos finales, ya que el empresario dijo telefnicamente que la empresa produce la alta variedad de productos en comparacin con las otras carpinteras y la mayor parte de su operacin depende de la perspectiva de la demanda. El empresario dice en la encuesta que: - tiene dificultad en el manejo de recursos humanos - no tiene dificultad en el manejo de la produccin Cuando una empresa no maneja bien a sus trabajadores, no maneja tampoco bien la operacin. Por lo tanto, hay una contradiccin en lo que el empresario dice, y se considera que el empresario no es conciente de la importancia del manejo de la produccin. El empresario dice en la encuesta que: - tiene la dificultad en el manejo de materias primas y productos en el taller. - el precio de materias primas es inadecuado. Eso implica posiblemente que el taller est desordenado, gaste materia prima de manera inadecuada y que la produccin genera alto nivel de desechos (pedazos de madera), perdiendo valor econmico debido a la produccin inadecuada. Tomando en cuenta de las hiptesis, la posible solucin para la falta del capital de trabajo es la reduccin del inventario, y la posible medida para aumentar la ganancia, a travs de la reduccin del costo, es minimizar los desechos de materia prima.

El consultor elabor esas hiptesis antes de la visita a la empresa X, ya que la elaboracin de las hiptesis es esencial para que el estudio sea eficiente. Segunda parte del caso del diagnstico y la consultora para la Pyme Una semana despus, el consultor visit al taller y la tienda de la empresa X para realizar el anlisis ms profundizado, en base a las hiptesis elaboradas. A la primera vista, el taller est desordenado como la hiptesis anteriormente planteada. Se observan muchos pedazos de maderas como desecho en el taller. El consultor pregunt al jefe del taller: Ustedes registran el consumo de materias primas y la produccin? El jefe dijo: Registramos los productos cuando acabamos, pero no el consumo de madera. El consultor pregunt: Tiene un plan de produccin? El jefe contest: Un plan de produccin quiere decir el diseo de cada producto? En caso afirmativo, s, tenemos. Las respuestas del jefe del taller implican que: (1) El taller no tiene un plan para el manejo de la materia prima. (2) Nadie sabe el rendimiento de la materia prima. En otras palabras, nadie presta la atencin a la prdida de materia prima. (3) El taller no tiene un plan de produccin, por lo tanto, no maneja bien su operacin. Luego, el consultor tuvo una entrevista con otros trabajadores del taller. Ellos manifestaron: Nos preocupamos de nuestra seguridad, ya que en el taller existe el riesgo de causarnos dao en la operacin de equipo (sierras) que estn obsoletas, adems hay la posibilidad de contraer enfermedades causadas por la inhalacin de productos qumicos. La razn por la que trabajamos tanto tiempo en este taller, es que no tenemos otra alternativa que sea ms atractiva. Tericamente, lo que dijeron los trabajadores no se refiere a factores motivadores sino a factores higinicos. Sin embargo, obviamente, este tipo de condiciones laborales afecta negativamente en la motivacin del personal y en la productividad del taller. Luego, el consultor elabor conjuntamente con el jefe del taller y un representante de los trabajadores, un Diagrama de Relaciones, que es una de las siete herramientas nuevas de control de calidad (N7*) referida a los problemas observados. El diagrama elaborado se presenta a continuacin:

*Nota: Las N7 (siete herramientas nuevas del control de calidad) se desarrollaron para complementar las Q7 (siete herramientas originales) desarrollados por el Dr. Ishikawa, persona reconocida mundialmente como padre del control de calidad. Las 6 herramientas entre las N7 son instrumentos cualitativos, por ende, se puede aplicar flexiblemente para diversos casos.

Diagrama de Relaciones de los Problemas en el Taller de la Empresa X

Inexistencia del Plan de Produccin Inexistencia de la meta de produccin Inexistencia del estndar de trabajos en cada proceso Inexistencia del sistema para el mantenimiento de sierras y otras herramientas productivas Inexistencia de la regla de la colocacin de materias primas, productos en proceso y productos acabados Inexistencia del estndar del consumo de materias primas para cada producto Inexistencia de la meta de produccin por cada trabajador Motivacin insuficiente de los trabajadores Sierras insuficientemente mantenidas Inexistencia del registro del consumo de materias primas Falta de consideraciones para el aprovechamiento de desechos de maderas Consumo inadecuado de materias primas

Productividad limitada Peligros en el trabajo

Espacio laboral limitado del taller Taller desordenado Tiempo innecesario para buscar las materias y materiales Alto nivel del inventario de productos en procesos

Balance inadecuado entre las capacidades de la produccin de los diferentes procesos productivos

Falta de capital de trabajo

El diagrama muestra que la inexistencia de un plan de produccin lleva hacia otros problemas que limitan la productividad del taller y la falta de capital de trabajo. Luego, el consultor visit la tienda de la empresa X, que se localiza al lado del taller. La tienda se puede dibujar a continuacin:
Dibujo de la tienda de la empresa X Exposicin de camas Calle

Pasillo (Longitud: 600 cm x Ancho: 80 cm)

Exposicin de muebles pequeos

Inventario de productos finales (No se colocan de manera ordenada.)

Despus de la vistita a la tienda, el consultor tuvo la siguiente conversacin con el empresario: Consultor: Por qu se coloca una gran cantidad de productos finales en la tienda? Empresario: Tenemos una gran cantidad de inventario de productos finales y no tenemos otro espacio para guardarlos. Consultor: Tambin se observa una gran cantidad de inventario de productos en proceso en el taller. Un alto nivel de inventario puede causar la falta del capital de trabajo. Por esta razn y en el sentido de solucionar este problema, se debe reducir el volumen del inventario. Empresario: Cmo puedo reducir el inventario? Consultor: Deseo discutir las acciones necesarias para mejorar la empresa, cuando termine el anlisis de problemas. Ya he analizado los problemas observados en el taller, a travs de la elaboracin de un Diagrama de Relaciones (presentando el diagrama que se haba elaborado con el jefe del taller y un representante de los trabajadores). Este diagrama indica que casi todos los problemas en el taller se generan por la inexistencia de un plan de produccin. La falta de un plan de produccin limita la productividad y lleva a la falta de capital de trabajo. En otras palabras, la falta de un plan de produccin es el principal cuello de botella para mejorar el funcionamiento operativo del taller. Empresario: El diagrama presenta la importancia de la elaboracin de un plan de produccin. Pero, no s como elaborar el plan de produccin. Consultor: El plan de produccin tiene que ver con los otros temas, tales como: la venta y la estrategia de la empresa. En este sentido, tenemos que analizar la relacin causa efecto entre los problemas de diversas funciones que incluyen no slo la produccin sino tambin la venta, la administracin, entre otras. El anlisis de los problemas se presentar en el siguiente artculo.

Nota: Si tiene alguna consulta tcnica, puede comunicarse con el autor, el Sr. Akihiro Tsukamoto, al correo electrnico akihiro.tsukamoto@subdere.gov.cl.