DEFINICIONES DE GRUPO Y EQUIPO DE TRABAJO

Los grupos, y en particular los existentes en organizaciones, poseen varias caractersticas. En primer trmino, sus miembros comparten una o ms metas comunes como las de desarrollar, fabricar y comercializar un nuevo producto en el caso de un grupo de producto. Una segunda caracterstica de los grupos es que normalmente requieren de la interaccin y comunicacin entre sus miembros. Es imposible coordinar las acciones de los miembros de un grupo sin comunicacin. En tercer Lugar los miembros de un grupo asumen ciertas funciones. En un grupo de producto, por ejemplo, ciertos individuos son responsables de disear, producir, vender o distribuir el producto. Naturalmente, estas funciones deben organizarse con cierta relacin entre s a fin de cumplir con la tarea grupa!. En cuarto, los grupos forman parte por lo general de un grupo mayor. El grupo de producto puede pertenecer a una divisin de productos encargada de la elaboracin de muchos productos similares. De igual forma, grupos grandes pueden componerse de subgrupos. As, dentro del grupo de producto podra haber un subgrupo especializado exclusivamente en la venta del producto. Por lo dems, ciertos grupos se relacionan con otros grupos. El grupo de producto A, por ejemplo, podra cooperar con el grupo de producto B en la distribucin de sus productos. Es evidente entonces que el punto de vista de sistemas, que fija su atencin en la interrelacin de las partes, resulta esencial para la comprensin del funcionamiento de los grupos. Pero tambin deben reconocerse otras caractersticas sociolgicas de los grupos. Los grupos desarrollan normas, las cuales se refieren a la conducta esperada de los miembros de los grupos. Si los individuos incumplen las normas, se ejerce presin sobre ellos para que las respeten. Esto es lo que ocurre cuando, por ejemplo, una persona que acostumbra llegar tarde al trabajo es amonestada por otro miembro del grupo. Pero tambin hay situaciones en las que la presin grupal persigue objetivos indeseables. Por ejemplo, se puede presionar a individuos ambiciosos y altamente motivados para que

produzcan de acuerdo con las normas de aceptacin generalizada, no segn su capacidad.

Funciones y ventajas de los grupos

Los grupos tienen muchas funciones. Son especialmente potentes en la modificacin de conductas, actitudes y valores y en el disciplinamiento de sus miembros. Como ya se seal, ejercen presin sobre miembros que incumplen las normas a fin de que se adhieran a ellas. Son tiles adems en la toma de decisiones y la negociacin. Miembros con diversos antecedentes pueden aportar diferentes perspectivas al proceso de toma de decisiones. Esto no significa, sin embargo, que las decisiones grupales siempre sean mejores que las decisiones individuales. Los conceptos referidos a los grupos son muy importantes para algunos de los temas tratados en otros captulos de este libro. Especficamente, diferentes estructuras grupales influyen en los patrones de comunicacin. As, la comunicacin diferir cuando se le canalice a travs de un miembro clave o fluya libremente entre todos los miembros de un grupo. Es difcil considerar como equipo a varias personas cuando cada una de ellas se comunica slo con el jefe; el trabajo en equipos implica una comunicacin abierta entre todos los miembros del grupo. Asimismo, cuando las interacciones grupales son eficaces pueden influir en la motivacin. Si por ejemplo, los miembros de un grupo participan en el establecimiento de objetivos, es probable que se comprometan ms profundamente con el cumplimiento de las metas grupales. Finalmente, el liderazgo debe concebirse en el contexto de procesos grupales. La comprensin de los conceptos referidos a los grupos contribuye al entendimiento de las interacciones entre lderes y seguidores, as como al de las interacciones entre todos los miembros del grupo. En pocas palabras, la posesin de conocimientos sobre los grupos es importante para el ejercicio de todas las funciones administrativas, y en particular para la funcin de direccin. Los grupos son una realidad tanto de los mbitos organizados como de los no organizados. Es importante saber cmo

funcionan y hacer un uso eficaz y eficiente de ellos en situaciones que favorecen la accin grupal. Los grupos tambin ofrecen ventajas a los individuos. Brindan satisfaccin social a sus miembros, lo mismo que una sensacin de pertenencia y de apoyo a las necesidades de los individuos. Otro beneficio de los grupos es que promueven la comunicacin. sta bien puede ser del tipo ''toma y daca" en una reunin formal o adoptar la modalidad de redes naturales, que es la comunicacin informal mediante la cual los miembros de un grupo estn al tanto de "lo que realmente ocurre en la empresa". Asimismo, los grupos dan seguridad. En ocasiones se forman sindicato precisamente por esta razn: para dar a sus miembros seguridad en su empleo. Finalmente, los grupos ofrecen oportunidades de acrecentamiento de la autoestima por medio del reconocimiento y aceptacin de los iguales. EQUIPOS Un equipo se compone de cierto nmero de personas dotadas de facultades para el cumplimiento de metas grupales. Como dijimos al comienzo del captulo, comits, grupos y equipos poseen caractersticas semejantes. Se puede definir un equipo as: "Nmero reducido de personas con habilidades complementarias comprometidas con un propsito comn, una serie de metas de desempeo y un mtodo de trabajo del cual todas ellas son mutuamente responsables."? Lo mismo que en el caso de los comits, existen diferentes tipos de equipos. La funcin de algunos de ellos es hacer propuestas, otros disponen de autoridad para tomar decisiones y otros ms se encargan incluso de la direccin de las operaciones. La razn de la existencia de ciertos equipos (como los crculos de calidad) es la solucin de problemas, mientras que otros participan en actividades interfuncionales de reas como diseo, comercializacin, finanzas, manufactura, personal, etc. Los equipos interfuncionales pueden ser tiles para el desarrollo de un nuevo producto o la elevacin de la calidad de un producto o servicio. Por ejemplo, en el diseo y desarrollo del avin Boeing 777 intervinieron unos 200 equipos interfuncionales. Es evidente que lo dicho sobre los comits tambin se aplica a los equipos. Formacin de equipos No existen reglas precisas para la formacin de equipos eficaces. No obstante, se a comprobado la utilidad de disposiciones como las siguientes. Los miembros de un equipo

deben estar convencidos del valor, significacin y urgencia del propsito del equipo. Por otra parte, se les debe seleccionar de acuerdo con las habilidades requeridas para el cumplimiento del propsito. Un equipo debe contener la mezcla exacta de habilidades, tales como funcionales o tcnicas, habilidades para la solucin de problemas y toma de decisiones y, por supuesto, habilidades para las relaciones humanas. Debe normarse asimismo con reglas de conducta grupal como asistencia regular a las reuniones, confidencialidad, discusiones basadas en hechos y contribucin de todos sus miembros. Deben identificarse las metas y tareas requeridas desde la etapa misma de formacin del equipo. Los miembros deben alentarse entre si por medio de reconocimientos, retroalimentacin positiva y premios. Equipos autodirigidos Recientemente las organizaciones se han servido de equipos autodirigidos integrados por lo general por personas con las habilidades necesarias para la realizacin relativamente completa de una tarea. As, un equipo de esta clase puede disponer de autoridad para determinar qu se debe hacer, cmo se har, cundo se debe terminar y quin lo har. De igual modo, los miembros del equipo pueden ser evaluados y recompensados como grupo. Especialmente cuando el equipo posee un alto grado de autoridad, se le puede denominar equipo de alto desempeo o incluso superequipo. Equipos virtuales En un ambiente de cambios rpidos, una compaa tiene que responder pronto para aprovechar las oportunidades. Esto requiere una administracin virtual, que se define como "la capacidad de dirigir un equipo cuyos miembros no estn en el mismo lugar, no rinden cuentas al administrador e incluso ni siquiera trabajan para su empresa". La administracin de estos equipos se dificulta porque sus miembros no estn en el mismo lugar y a veces ni siquiera tienen el mismo superior. Por tanto, es importante tener una finalidad clara, definir bien las tareas y las premisas y comunicarse eficazmente a travs de correo electrnico, faxes, telfono y quizs un sitio en Internet del proyecto. Hay que estar atentos a posibles conflictos para resolverlos rpido.

Referencia: Harol Konds, Administracin una perspectiva global. Pag. 578-583