Konsep Sistem Informasi A

MAIL MERGE pada Microsoft Office

Apakah yang dimaksud dengan Mail Merge? Anda mungkin pernah mendengar, disekitar tempat kerja, tempat pendidikan dan lain-lain. Kalau Mail Merge adalah sarana untuk membuat surat-surat, benarkan demikian? Sebenarnya tidak salah, Mail Merge adalah salah satu fitur yang diberikan oleh Word Processor untuk menempatkan konten dari data yang ada baik dalam bentuk database, spreadshet, list teks dalam bentuk tabel, ke dalam dokumen Word Processor. Fitur ini bukan hanya untuk membuat surat-surat saja namun juga dapat untuk mencetak data pada label, amplop, ataupun direktori. Dalam membuat Mail Merge terdapat 2 hal yang dibutuhkan yaitu dokumen dan data. Dokumen berfungsi sebagai layout (susunan, rancangan, ataupun draft surat) yang bersifat statis, sedangkan data (yang dapat disimpan dalam file word processor, spreadsheet, maupun database) sifatnya dinamis. Berikut langkah-langkah membuat Mail Merge: 1. Buatlah terlebih dahulu Dokumen Utama sebagaimana layaknya penulisan dokumen biasa 2. Pilih menu Tools Letters and Mailings Mail Merge Wizard 3. Akan muncul menu Mail Merge seperti pada tampilan disamping berikut 4. Step 1, Pilih Letters, Klik Next: Starting document 5. Step 2, Pilih Use the current document, Klik Next: Select recipients 6. Step 3, Pilih Type a new list, Klik Next: Write your letter 7. Maka akan muncul menu untuk mengisi data seperti berikut

Copylefttsetiaji

Halaman 1

Konsep Sistem Informasi A

8. Untuk memilih field-field yang digunakan klik tombol Customize tampil menu

9. Setelah data diisi (pada langkah ke 7) klik tombol Close, kemudian tampil

Copylefttsetiaji

Halaman 2

Konsep Sistem Informasi A

10. Ketik Nama File, kemudian klik tombol Save 11. Step 3, Pilih Use an existing list, Klik Next: Write your letter 12. Step 4, Pilih More items, Klik Next: Preview your letters 13. Step 5, Klik << atau >> untuk melihat hasil lalu klik Next: Complete the merge 14. Step 6, Pilih Print, untuk mencetak surat yang sudah jadi

Copylefttsetiaji

Halaman 3

Konsep Sistem Informasi B

dBASE III+

dBase III adalah suatu paket database management system. Yang dimaksud dengan database management adalah penyimpanan data menurut aturan tertentu untuk memudahkan pencarian ataupun pengolahan data. Misalnya seoarng dokter di tempat prakteknya, menyimpan daftar pasien berdasarkan abjad, atau dalam satu kantor dengan masing-masing pegawai diidentifikasi dengan nomor tertentu. Hirarki data dalam database dapat digambarkan sebagai berikut : Field : bagian (item) terkecil dari suatu database Record : kumpulan beberapa field yang saling berkaitan & membentuk informasi File : kumpulan dari semua record yang sejenis Database : gabungan berbagai file yang terpadu Contoh : FILE PEGAWAI NO 001 002 010 field 1 JENIS FILE DALAM DBASE III 1. Database File ( .DBF) Database file adalah file yang terdiri dari record-record yang berguna untuk penyimpanan data. 2. Database Memo File ( .DBT) Database memo file adalah file pembantu dari database file yaitu digunakan untuk menyimpan isi dari memo field. 3. Memory File ( .MEM) Memory file berfungsi untuk menyimpan isi dari memory variabel yang akan digunakan. Dapat menyimpan mksimum 256 memori variabel. Untuk membuat file ini gunakan perintah SAVE dan jika akan membaca kembali maka gunakan perintah RESTORE. 4. Command File ( .PRG) Command file adalah file yang berisikan instruksi (program). File ini dibuat dengan menggunakan perintah MODIFY COMMAND. Untuk mengetahui hasil dari file (mengeksekusi) program tersebut digunakan perintah DO.
Copylefttsetiaji

record 1 record 2 record 3

DEPT 01 03 05 field 2

NAMA ANI BENI SANDRA field 3

ALAMAT Jl. Nangka 12 Jl. Anggrek 15 Jl. Salemba 31 field 4

GAJI 300000 250000 400000 field 5

Halaman 4

Konsep Sistem Informasi B

5. Report Form File ( .FRM) Report form adalah file laporan yang berisikan field-field dari suatu database file yang akan dicetak ke layar atau printer. Cara membuatnya melalui perintah CREATE REPORT. 6. Text Output File ( .TXT) Text output file adalah file yang berisikan ASCCI standard. 7. Index File ( .NDX) Index file adalah file yang berisikan key (field-field yang diindex). 8. Format File ( .FMT) Format file adalah file yang berisi program untuk menangani bentuk penampilan data di layar. JENIS DATA Dalam dBase II data-data terbagi dalam beberapa tipe : Character String (C) adalah semua karakter yang ada dalam tabel ASCII. Numerik (N) adalah angka-angka, baik positip maupun negatip. Logical (L) adalah suatu data yang hanya mempunyai dua kemungkinan yaitu benar atau salah. Pada dBase III, benar direpresentasikan oleh .T. dan salah direpresentasikan oleh .F. Date (D) adalah data yang digunakan untuk menyimpan tanggal. Pada dBase III, tanggal direpresentasikan dengan dua cara, pertama cara amerika (MM/DD/YY) dan kedua cara Eropa (DD/MM/YY). MM adalah bulan, DD adalah tanggal dan YY adalah tahun. Memo (M) digunakan untuk mengatur besar block yang sesuai dengan naskah yang kita buat. OPERATOR Operator berfungsi untuk melakukan suatu operasi antar dua item yang berjenis data sama, untuk memperoleh suatu hasil tertentu. Jenis operator ada 3 buah: 1) Operator Matematika Operator matematika dilakukan pada data numerik yang menghasilkan nilai dengan jenis data numerik juga. Simbol-simbol yang digunakan pada operasi matematika ini adalah : / (pembagian), * (perkalian), + (penjumlahan), (pengurangan), ^ atau ** (pangkat). Urutan prioritas masing-masing operasi adalah : pangkat, perkalian dan pembagian, penjumlahan dan pengurangan. 2) Operator Relasi Operator relasi dapat dilakukan antara dua data dengan jenis numerik, karakter string, dan tanggal. Operator relasi memberikan hasil benar (.T.) atau salah (.F.).

Copylefttsetiaji

Halaman 5

Konsep Sistem Informasi B

Contoh : Misalkan nilai A = 10 dan B = 15 Jika Nilai C = A < B, D = B < A Maka Nilai C adalah .T. dan D adalah .F. 3) Operator Logika Operator logika memberikan hasil benar (.T.) atau salah (.F.) dari operasi dua ekspresi ekspresi logika. Operator logika pada dBase III ada 3 buah yaitu : .AND. .OR. dan .NOT.

Copylefttsetiaji

Halaman 6

Konsep Sistem Informasi C

KONSEP INFORMASI

DEFINISI INFORMASI Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi dan sebagainya. Tetapi ada beberapa gagasan yang mendasari pemakaian istilah informasi dan sistem informasi. Definisi umum untuk informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah sebagai berikut: Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku sampai barang jadi. Dengan perkataan lain, sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi, Atau lebih tepatnya, sistem pengolahan yang mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna atau informasi bagi penerimanya.

Penyimpanan

Data

Pengolah

Informasi

Transformasi data menjadi informasi Dengan adanya hubungan data dan informasi ini, maka kedua kata tersebut seharusnya tidak saling ditukar pemakaiannya. Data, bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol mewakili kuantitas, tindakan, benda dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter-karakter yang dapat berupa alphabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $, dan /. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file dan database. Informasi, dalam lingkup sistem informasi memiliki beberapa ciri : 1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar. 2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya. 3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
Copylefttsetiaji

Halaman 7

Konsep Sistem Informasi C

4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya. 5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut. Singkatnya istilah data dan informasi sering salah tukar pemakaiannya. Tetapi ada perbedaannya yaitu data adalah bahan baku yang diolah untuk memberikan informasi. Informasi dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif daripada data. MODEL SISTEM KOMUNIKASI Sebuah model sederhana sistem komunikasi terbentuk sebagai berikut :

Sumber

Saluran

Tujuan

Ada sebuah pemancar yang memungkinkan simbol-simbol kode di kirim melalui sebuah saluran kepada sebuah penerima. Pesan yang keluar dari sebuah sumber ke pemancar secara umum disandi (encoded) sebelum dapat dikirim melalui sebuah saluran komunikasi dan harus diuraikan (decoded) kembali oleh sebuah penerima agar pesan dapat dipahami si tujuan. Saluran tadi biasanya bukan penyalur pesan sandi yang sempurna karena bising (noise) dan distorsi. Ciri ini tampak dalam diagram sebuah sistem komunikasi yang diperluas berikut : Pemancar /Penyandi Penerima /Pengurai

Sumber

Saluran

Tujuan

Bising & Distorsi

Ada perbedaan antara bising denga distorsi. Distorsi disebabkan oleh suatu operasi yang diketahui dan dapat dikoreksi oleh operasi lain. Bising adalah gangguan tidak menentu dan tak terduga. Tujuan sebuah sistem komunikasi adalah membuat reproduksi pesan yang dipilih dari sumber ke tujuan. ENTROPI Istilah entropi dipinjam dari termodinamika. Yaitu ketidak teraturan relatif (relative disorder) atau keteracakan (randomness) dalam sebuah sistem. Informasi adalah sebuah ukuran keteraturan dalam sebuah sistem dan merupakan lawan dari entropi. Tetapi, rumusan informasi kerap disebut sebagai fungsi entropi. Alasannya adalah karena informasi diperlukan untuk mengurangi keraguan atau ketidakteraturan atau entropi yang harus dikurangi.
Copylefttsetiaji

Halaman 8

Konsep Sistem Informasi C

REDUNDANSI Sebuah komunikasi jarang terdiri dari informasi yang lengkap komposisinya. Selalu ada saja elemen yang redundan (kelebihan). Redundansi nampaknya secara sekilas buruk karena menunjukkan adanya elemen yang tidak diperlukan. Tetapi sedikit redundansi dapat dipakai untuk pengendalian kesalahan. REDUKSI DATA Kendala (contraints) pada sistem informasi dan manusia sebagai pengolah data menyebabkan perlunya dipakai beberapa cara untuk mengurangi banyaknya data yang disimpan atau disajikan untuk dipakai manusia. Metode yang dipakai adalah : 1. Klasifikasi dan Kompresi Disamping memancarkan semua butiran (item) data indivisu, sistem dapat menggolongkan butir untuk volume data. Keseluruhan penggolongan (klasifikasi) yang berbeda-beda menyatakan pemampatan/kompresi data. Tingkat peringkasan tergantung pada tingkat pengambilan keputusan. 2. Peringkasan dan Penyaringan Keorganisasian Efisiensi komunikasi tergantung pada metode keorganisasian untuk mendapatkan data dan saluran komunikasi yang disediakan bagi pengguna. Bila tidak ada prosedur resmi untuk menggolongkan, meringkas dan menyampaikan pada para pengambil keputusan, maka isyarat-isyarat dapat tersaing oleh elemen-elemen keorganisasian. 3. Inferensi (Pengambilan Keputusan) March dan Simon memakai istilah penyerapan tak tentu untuk reduksi data yangt timbul bila inferensi/kesimpulan di tarik dari seperangkat data inferensi (bukan data) tersebut yang dikomunikasikan dalam organisasi. Ini menyebabkan reduksi data yang cukup besar.

Copylefttsetiaji

Halaman 9