SISTEMA DE INFORMACIN Por una definicin de sistemas de informacin no es tarea fcil, ms an cuando las diferentes definiciones que se dan

en la literatura se caracterizan por confundir los trminos "Datos e Informacin", por omitir elementos esenciales, y por asociar la frase "Sistema de Informacin" a los trminos "Computador" y/o "Gerencia" Algunas de las definiciones ms conocidas y aceptadas son las siguientes: Telchroew (1976), "Un sistema de informacin es una coleccin de personas, procedimientos y equipos diseado, construido, operado y mantenido para colecciones, registros, procesar, almacenar, recuperar y mostrar informacin" 0 Davis (1974), "Un sistema de informacin Es un sistema hombre/ maquina integrado que provee informacin para el apoyo de las funciones de operacin, gerencia y toma de decisiones en una organizacin". A esta definicin es conveniente agregar lo siguiente "El concepto de sistema/hombre/mquina implica que algunas tareas la realiza mejor el hombre, mientras que otra las hace mejor la maquina un sistema integrado esta basado en el concepto de que haber integracin de datos y procesamiento. La integracin de datos es ejecutada por la base de datos mientras que el procesamiento integrado es ejecutado por un plan general del sistema" Senn (1978), "Un sistema de informacin es (basado en el computador) que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones". Es definido como un medio organizado de proporcionar informacin pasada, presente y futura (proyecciones) relacionadas con las operaciones internas y conocimiento externo de la organizacin" Burch y Strater (1974), "Un sistema de informacin se define como sigue: Un ensamblaje formal y sistemtico de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para: a) satisfacer los requerimientos, procesamientos de datos legales y transaccionales; b) proporcionar informacin a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificacin, control y toma de decisiones; c) proporcionar una variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos. En resumen, el enfoque de estos autores evidencia la importancia que tienen los sistemas de informacin en las organizaciones, ya que proporcionan informacin a los administradores en apoyo de las actividades de planeacin, control y toma de decisiones, por medio de una gran variedad de informes o reportes de la gestin que se procesa en una organizacin.

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FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN Los sistemas de informacin difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamientos y en su estructura. Estos elementos estn determinados por el propsito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organizacin, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones que, segn Senn, son las siguientes: 1- Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar durante la realizacin de actividades en la organizacin. 2- Definicin de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organizacin de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un mtodo que facilite su almacenamiento, actualizacin y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros). 3- Mantenimiento de Archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben mantener actualizados. Las operaciones bsicas de mantenimiento son la insercin, la modificacin y la eliminacin de datos en los medios de almacenamiento. 4- Generacin de Reportes: La realizacin de esta funcin es esencial para el sistema de informacin, ella se encarga de producir la informacin requerida y trasmitirla a los puntos o centros de informacin que la soliciten. Esta transmisin de informacin se puede efectuar mediante el movimiento fsico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas magnticas, diskettes, y otros) o mediante la comunicacin de seales elctricas digitales o analgicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador). Los reportes que genera el sistema de informacin se clasifican en: a) Reportes de Errores: Proporcionan informacin sobre los errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones. b) Reportes de Actividades: Proporcionan informacin sobre las actividades elementos de la organizacin. No estn orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo. Listados de empleados, listados de inventarios de piezas, y otros.

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c) Reportes Regulares: Estn orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automticamente. d) Reporte de Excepcin: tiles para controlar situaciones anormales pues sealar la ocurrencia de condiciones "fuera de limite".Tienen un formato predefinido y se pueden generar automticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condicin anormal. e) Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido. f) Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o resolver problemas involucran el uso de modelos que respondan a interrogantes del tipo "que ocurre si" No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automticamente. Los dos primeros reportes son producidos por los subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos de informacin. 5- Procesamientos de Consultas: Parte de la informacin requerida por los usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requiere un formato complejo como el de los reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas y constituyen un medio directo de comunicacin hombre-maquina. Esta funcin es generalmente ejecutada por los subsistemas de administracin de datos, que facilita el acceso a los datos y de procesamiento de informacin. La mayora de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que existen, poseen una herramienta que facilita la realizacin de esta funcin, denominada lenguaje de consultas o de interrogacin o lenguajes para el dilogo hombre-mquina. 6- Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por el sistema de informacin deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones males intencionados.

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CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Una organizacin generalmente posee ms de un tipo de sistemas de informacin, cada uno de ellos tiene sus propias caractersticas y cada uno juega un rol fundamental en el logro de la satisfaccin de necesidades de informacin de dicha organizacin. La mayora de estos sistemas estn interrelaciones, no necesariamente integrados, bien en forma directa en respuesta a los requerimientos de sus diseos, o en forma indirecta debido a la comunicacin formal o informal de informacin entre ellos. Varios Autores: Burch & Strater, Davis, Philippakis & Kazmier y Lucas, aceptan la existencia de dos tipos de sistemas de informacin en cualquier organizacin: 1. Sistema de Informacin Formal: Basados en un conjunto de normas, estndares y procesamientos que permiten que la informacin se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado. La informacin formal puede ser producida por el computador. 2. Sistema de Informacin Informal: Estn basados en la comunicacin no formalizada ni predefinida entre las personas de la organizacin. Este tipo de sistema no tiene estructuras y no sigue normas o procesamientos establecidos porque su informacin puede ser bastante imprecisa, irregular e incierta, imposibilitndose as el procesamiento automtico. Por su parte Alexander, clasifica los sistemas de informacin de una organizacin, en base a su naturaleza y objetivos, de la siguiente manera: Sistemas de Comunicacin: Transmiten informacin entre diferentes subsistemas de una organizacin. Estos subsistemas pueden ser personas de la organizacin o equipos electrnicos (computadores, terminales, impresoras, teles, entre otros). La informacin producida como salida por uno o varios de estos subsistemas puede ser utilizada como datos de entrada por otros de ellos, por lo que la interface entre dos subsistemas es el mensaje que se trasmite. Se establece se este modo toda una red de comunicacin de informacin entre los diferentes subsistemas de la organizacin. El objetivo de esta red es impartir conocimiento, pensamientos, ideas, percepciones, propiedades, rdenes y datos organizados entre los subsistemas que lo componen. Sistemas de Informacin Informal: Es una red no estructurada de comunicacin informal entre personas dentro o en el ambiente de la organizacin. Este tipo de sistemas surge del contacto entre las personas orientadas a satisfacer sus necesidades de informacin relativas al trabajo o hacia el deseo de todo individuo
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de conocer lo que ocurre en el ambiente (rumores, chismes, entre otros). No tiene un objetivo definido, aunque puede ser utilizado como medio muy eficiente, pero poco confiable, de transmisin y divulgacin de informacin til a la organizacin.

Sistemas de Informacin Organizacional: Formados por los flujos o canales de informacin que transmiten mensajes entre los diferentes niveles de planificacin, pasando por los de control, hasta los operacionales. El sentido de la comunicacin puede ser de arriba hacia abajo o viceversa. Los mensajes trasmitidos estn relacionados con los objetivos, metas, planes polticas, procedimientos, normas, estndares, directivas e instrucciones u rdenes para ejecutar las tareas de la organizacin (sentido de arriba hacia abajo). As como con los resultados, rendimiento, alcance, productividad, entre otros. Originados al ejecutar la tareas (sentido de abajo hacia arriba). Por consiguiente, el objetivo de este tipo sistema de informacin es trasmitir las directivas organizacionales desde los niveles gerenciales hacia los operativos y proveer la informacin de realimentacin necesaria para controlar la organizacin. La comunicacin en este tipo de sistemas es de tipo verbal o escrita por lo que la automatizacin de informacin organizacional es difcil y quizs necesaria. Sistemas de Informacin Operativos: Son definidos como sistemas de informacin que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la realizacin de operaciones bsicas en el de preparar y mantener los registros de datos originados por las operaciones elementales (rutinarias) de la organizacin. Ejemplo de ello son los sistemas de nminas de pago, los sistemas de contabilidad, los sistemas de adquisicin de datos y los sistemas de reservacin de pasajes. El carcter rutinario de las operaciones de una organizacin hace que este tipo de sistema pueda ser fcilmente automatizado. De hecho una gran mayora de sistemas de informacin que existe, en la actualidad, corresponden a este tipo. Sistemas de Informacin Gerencial: Es un tipo de sistema que proporciona la informacin necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones y solucin de problemas en una organizacin. El objetivo de este tipo de sistemas es proporcionar a los gerentes informacin confiable a tiempo y completa, relacionada con el rendimiento y estado de la organizacin. Muy a menudo, los datos de entrada de este sistema son producidos por el sistema de informacin operario, el cual, a su vez puede ser subconjunto del sistema de informacin gerencial.
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Las salidas del sistema estn constituidas fundamentalmente por 2 tipos de reporte: 1-Reporte de Actividad, necesarios para determinar el rendimiento de las actividades que toman lugar en la organizacin durante un cierto periodo de tiempo (Ej. Reporte de Ejecucin Presupuestaria, Reporte de Ventas, Estados de Ganancia y Prdidas, entre otros). 2- Reporte de Estado, utilizados para determinar las condiciones de los diferentes subsistemas o elementos de la organizacin en un momento dado de tiempo (Ej. Balance General, Listado de Inventario, Listado de Empleados, Estadsticas, entre otros). Sistemas de Apoyo para la Toma de Decisiones: Es un tipo muy especial de sistema de informacin caracterizado por procesar datos para realizar automticamente parte o el proceso de toma de decisiones e indicar la accin que se debe tomar para mantener a la organizacin dentro de condiciones normales de funcionamiento. En el rea gerencial su objetivo es ayudar al gerente en el proceso de toma de decisiones permitindole evaluar, mediante el uso de modelos automatizados de decisin, control, simulacin, entre otras diferentes alternativas. Sistemas de Procesamiento de Datos: El procesamiento de datos es parte fundamental e implicar de la mayora de sistemas de informacin discutidos anteriormente. Sin embargo, existe un tipo de sistema de informacin cuyo objetivo exclusivo es transformar datos en informacin fcil de entender y utilizar la informacin producida puede ser utilizada por el usuario, con algun fin especifico, en la realizacin de sus tareas o actividades. Este tipo de sistemas recibe el nombre de sistema de procesamiento de datos. Algunos de los ms conocidos son los sistemas de anlisis de datos estadsticos (SAS, SPSS, y otros), y los procesadores de texto o palabras (WORDSTAR, RUN OFF, EASYWRITER, entre otros).

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CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN Un sistema de informacin al igual que los seres vivientes muestra un proceso de nacimiento y muerte bien definido.

Un sistema de informacin tiene un origen (nacimiento), generalmente ocasionado por necesidades, a partir del cual se emprende su desarrollo que va desde la definicin, del proyecto hasta la puesta en operacin (Crecimiento) seguidamente se inicia su operacin u mantenimiento por un perodo mayor a los dems durante el cual alcanza el mximo rendimiento posible (maduracin). Luego, factores tales como la dinmica de la organizacin, los avances tecnolgicos y las presiones externas o internas vuelven obsoleto e ineficaz al sistema (decaimiento), lo cual origina su paralizacin (muerte). En este ltimo perodo se toma la decisin de renovar el sistema. Lo que origina un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo, lo cual marca su fin definitivo. Los periodos relevantes del ciclo de vida de un sistema de informacin se pueden agrupar en las etapas siguientes: Surgimiento de necesidades. Desarrollo. Operacin y Mantenimiento. Disposicin (Renovacin o Extincin).
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En etapas, a su vez, se dividen en fases, las fases en actividades y las actividades en tareas, estas dos ltimas producen la evaluacin del sistema. Nuestro mayor inters en este trabajo la constituye la etapa de desarrollo, aunque no por ello se dejan de lado las dems etapas. La etapa de desarrollo est constituida por las siguientes fases: Definicin del Proyecto. Anlisis de Contexto Definicin de Requerimientos. Construccin del Sistema. Implantacin del Sistema. Definicin de Proyecto: En esta fase se determinan las necesidades bsicas que motivan el desarrollo de un nuevo sistema de informacin, se define el problema en trminos generales, se establecen los objetivos bsicos del sistema, se elabora el estudio de factibilidad, y se realiza la planificacin global del desarrollo del sistema. Anlisis del Contexto: Esta fase consiste en recolectar toda la documentacin existente que est relacionada con el ambiente dentro del cual va a operar el sistema y con el actual sistema de informacin (si existe). El contexto o sistema ampliado, esto es, el sistema al cual pertenece o va a pertenecer el sistema de informacin, debe ser analizado en trminos de su ambiente, objetivos, estructuras y procesos, de igual modo debe procederse con el actual sistema de informacin, a fin de determinar sus problemas. Definicin de Requerimientos. Consiste en establecer junto con los usuarios una descripcin detallada de los objetivos del nuevo sistema, su ambiente y sus funciones. Se especifican los requerimientos del sistema, sus restricciones y sus atributos. Diseo del Sistema: Esta fase lleva a disear diferentes alternativas especificando para cada una de ellas la interaccin hombre-mquina, el costo de desarrollo y los recursos que requiere. Se evala cada alternativa mediante un anlisis costo-beneficio y se selecciona una de ellas. Se procede luego al diseo de las entradas, salidas, datos, programas, procedimientos y el plan de pruebas del sistema. Construccin del Sistema: Una vez diseado el sistema, se procede a su construccin o realizacin, esto es la codificacin y depuracin de los programas
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diseados, la creacin e inicializacin de los (s) bases (s) de datos, y el desarrollo de los procedimientos manuales que utilizar el sistema de informacin. Pruebas del Sistema: Esta es la fase que consume mayor tiempo y consiste en probar adecuadamente tanto los programas, como los procedimientos y los archivos o bases de datos. Cada uno de estos componentes, luego se procede a la prueba de integracin de estos componentes y finalmente se prueba el sistema de informacin como un todo, tanto en ambiente simulado como en un real. Este ltimo constituye la prueba de aceptacin del sistema. Implantacin del Sistema: Esta fase constituye la ltima de la etapa e desarrollo del sistema de informacin. En ella se adiestra a los usuarios del sistema, se realiza la conversin del sistema actual (si existe) al nuevo sistema recientemente desarrollado, se realizan las entonaciones necesarias, es decir, la puesta o punto del sistema y finalmente se evala el sistema de informacin. Al finalizar esta fase el sistema de informacin inicia una nueva etapa que hemos denominado etapa de operacin y mantenimiento. En conjunto de fases descritas constituye lo que denominaremos Ciclo de Desarrollo. Este ciclo es un proceso secuencial-iterativo, pues se inicia con la definicin del proyecto y finaliza con la implantacin del sistema, pero puede reiniciarse o devolverse a una fase ya ejecutada, por ejemplo, durante la fase de construccin del sistema es posible que surjan nuevos requerimientos, con las consiguientes modificaciones de diseo y construccin para luego continuar con las fase de pruebas e implantacin del sistema. El ciclo de vida propuesto se caracteriza por estar segmentado o dividido en eventos relevantes (etapas y fases) que son fciles de medir revisar y documentar, facilitando en este modo la formulacin de una metodologa que guiar al Grupo de Desarrollo en el proceso de elaboracin de un sistema de informacin.

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