Avaliao do Sistema de Informao Gerencial como Suporte ao Processo Decisrio de um Instituto de Previdncia Municipal Autores MRCIA DE LUCA Universidade

Federal do Cear RICO VERAS MARQUES Universidade Federal do Cear SAULO MOREIRA BRAGA Universidade Federal do Cear RESUMO A administrao pblica, em sentido formal e material, est destinada a executar suas atividades para o bem comum da coletividade. Atualmente, tanto as administraes diretas como as administraes indiretas esto exercendo suas funes com muita dificuldade, pois os recursos continuam escassos, enquanto a demanda social e a complexidade das aes a serem realizadas permanecem numa constante crescente, no entanto os gestores pblicos necessitam tomar decises que afetam o futuro da entidade executora e da populao pelas quais so responsveis, sem perceberem, s vezes, as conseqncias e os riscos a que esto expondo a sociedade e a eles prprios, portanto, para a gesto pblica se tornar mais eficiente e eficaz nas suas decises, importante que seus administradores tenham informaes seguras, objetivas e rpidas. O presente trabalho pretende apresentar os resultados obtidos atravs de um estudo de caso que analisou e avaliou o Sistema de Informao Gerencial (SIG) como suporte ao processo decisrio do Instituto de Previdncia do Municpio de Fortaleza (IPM). Na oportunidade, foi observado que, em parte, o SIG cumpre o papel de auxiliar os gerentes em suas funes, e que suas maiores dificuldades esto concentradas nos aspectos relacionados com a integrao das informaes. INTRODUO O controle gerencial efetivo da entidade um desafio que impulsiona novos estudos neste cenrio econmico marcado pelo fenmeno da globalizao. Tal fenmeno pressupe a reviso de mtodos e de processos, de modo a minorar os efeitos de ineficincias e de desperdcios verificados nos processos produtivos e de controle. Sendo assim, o controle gerencial visa obteno de informao qualitativa, de forma a permitir sua utilizao como instrumento essencial para a tomada de decises, que afeta o patrimnio da entidade e como elemento de avaliao da gesto pblica, no tocante execuo de programas governamentais. De acordo com Anthony (2002), existem trs nveis de informao: estratgica, gerencial e operacional. Cada nvel suportado por algum tipo de sistema de informao, que auxilia o processo de tomada de deciso. Tais decises tm ocorrido em funo da natureza dessas informaes, ou seja, do nvel estratgico para o operacional, as decises tm tido caractersticas de no-estruturadas para estruturadas. Quanto s decises de nvel ttico ou gerencial, tm-se caracterizado como uma combinao das outras duas, isto , semiestruturada, assim, de acordo com o nvel a que se destinam, os sistemas de informao tm caractersticas prprias com as seguintes denominaes: Sistemas de Informaes Operacionais (SIO) ou Sistemas de Informaes Transacionais (SIT), Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG) e Sistemas de Informaes Estratgicas (SIE), na viso de Schmidt (2002).

Os Sistemas de Informaes Operacionais apiam as reas operacionais, em que normalmente existe concentrao de dados a serem processados. o caso dos sistemas de estoque, dos custos, da contabilidade, da folha de pagamento e das contas a pagar. O Sistema de Informao Gerencial imprescindvel para o processo de tomada de decises em uma organizao, afirma Catelli (2001, p. 61). Os Sistemas de Informaes Estratgicas, para Schmidt (2002), tm o objetivo de dar suporte s decises empresariais relacionadas com o mercado em que as empresas esto inseridas. Estes sistemas devem passar informaes sintticas oriundas do ambiente interno e do externo e, desta forma, permitir ao executivo tomar as decises estratgicas. Os Sistemas de Informaes Estratgicas podem ser classificados em Sistemas de Apoio s Decises (SAD) e Sistemas de Informao Executiva (SIE) que so resultados da evoluo dos Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG), visando ao aperfeioamento do processo decisrio de qualquer instituio. Partindo do contexto apresentado, a pesquisa teve como objetivo principal verificar e avaliar qual o suporte fornecido pelo Sistema de Informao Gerencial ao processo decisrio das entidades pblicas, tendo como objeto de estudo o Sistema de Informao Gerencial do Instituto de Previdncia do Municpio de Fortaleza. 1. O PROCESSO DECISRIO NAS ORGANIZAES Segundo Mason Filho (2001), nas empresas, os processos de coleta de informaes devem ter um propsito definido: fornecer subsdios para decises, levando em conta estratgias administrativas previamente definidas. O administrador das entidades pblicas ou privadas, no seu cotidiano, enfrenta situaes de grande dificuldade, em virtude do nmero de variveis e informaes que precisam ser analisadas antes de qualquer deciso, com o objetivo de reduzir os riscos de suas decises. Para OBrien (2004, p. 281), O tipo de informaes requerido pelos tomadores de deciso est diretamente relacionado com o nvel de tomada de deciso gerencial e com o grau de estrutura nas situaes de deciso que eles enfrentam. Este fato se reflete nas tipologias dos sistemas de informao j apresentadas: Sistemas de Informaes Operacionais, Sistemas de Informaes Gerencias e Sistemas de Informaes Estratgicas que se subdividem em Sistemas de Apoio Deciso e Sistemas de Informaes Executivas. Tipologia esta que tambm referenciada por outros autores como Laudon e Laudon (2004). 2. MODELOS DE AVALIAO DE SISTEMAS DE INFORMAO A literatura apresenta diversos modelos de avaliao de sistemas de informao, como o de Bailey e Pearson (1983), que tem como foco a satisfao do usurio, e o de Maia (2005), que desenvolveu um instrumento que mede o impacto causado pela adoo de um novo sistema informatizado sobre o trabalho e o desempenho dos funcionrios Alm destes modelos, existem os modelos de Zwass (1992), Facchini e Vargas (1992), o de Freitas, Ballaz e Moscarola (1994), Doll e Torkzadeh (1988), Parasuraman, Zeithaml e Berry (1988) e o de Goodhue (1998). A pesquisa fez uso dos modelos Task Technology Fit Performance de Goodhue (1998), Freitas, Ballaz e Moscarola (1994) e Zwass (1992), pois nenhum modelo isolado conseguiria atingir o objetivo de avaliar a contribuio do sistema de informao gerencial de um ente pblico para o processo de tomada de deciso. A juno dos trs modelos de anlise permitiu uma avaliao mostrada no Quadro 1:

Medidas de avaliao de SI segundo Freitas, Ballaz e Moscarola (1994) e Zwass (1992) Aspecto funcional Interface Disponibilidade Acesso Opinio geral Contedo Apresentao Quantidade Digitao Oportunidade Exatido Preciso Completude Conciso Relevncia Perfil do Respondente Dados demogrficos Funo mbito de atuao Tempo de servio Horrio de trabalho Formao acadmica Quadro 1: Variveis de estudo Fonte: Elaborado pelos Autores

Medidas de adequao tarefa (Task Technology Fit) Goodhue (1998) Atualidade dos dados Facilidade de acesso aos dados Facilidade de obteno da informao Adequao dos dados Utilidade dos dados Detalhe apropriado Facilidade para encontrar o significado dos dados Disponibilidade dos dados Formato utilizvel dos dados Tempo de resposta Segurana dos dados Autorizao para acesso Dados corretos Integrao dos dados Dicionrio de dados Inconsistncias nos dados Convenincia do sistema Treinamento necessrio Conhecimento do pessoal de sistemas Atendimento s requisies Satisfao com o servio Ajuda no desempenho das funes Questes ad hoc Problemas multidisciplinares

3. METODOLOGIA Baseando-se nas definies de Malhotra (2001), este estudo se enquadra como qualitativo, porque utiliza questes abertas, para identificar o modelo de gesto e o processo decisrio dos gestores do IPM. Define-se como quantitativo, quando faz uso de variveis quantitativas e tcnicas estatsticas na avaliao do sistema de informao, face aos modelos propostos. Quanto aos meios de investigao, pode ser classificada como uma pesquisa bibliogrfica e de campo (VERGARA, 2004). O mtodo utilizado na pesquisa de campo foi o estudo de caso, pois, para responder Em que medida o sistema de informaes gerenciais subsidia o processo decisrio nas organizaes pblicas?, foi utilizada uma investigao em um ente pblico atravs da percepo direta dos pesquisadores sobre os acontecimentos e atravs da aplicao de um questionrio aos gestores do IPM, onde foram obtidas informaes e analisados os resultados sem a manipulao do comportamento da pesquisa pelo pelos pesquisadores. O estudo foi realizado nas dependncias do IPM, no perodo de janeiro de 2003 a dezembro de 2004. No momento da realizao deste estudo, existiam 41 (quarenta e um) servidores com cargos de chefia ligados diretamente ao processo de tomada de decises do IPM. Foram entrevistados, ao todo, 21 (vinte e um) gestores da autarquia, ou seja, uma amostra de 51,22% da populao de gestores da entidade estudada. Segundo Yin (2001, p. 28), faz-se uso de estudo de caso, quando a questo da pesquisa do tipo como, de que maneira ou por que sobre um conjunto contemporneo de acontecimentos sobre o qual o pesquisador tem pouco ou nenhum controle.

4. O CASO: O INSTITUTO DE PREVIDNCIA DO MUNICPIO DE FORTALEZA (IPM) O Regime de Previdncia dos Servidores do Municpio de Fortaleza PREVIFOR, que tem como entidade gestora o Instituto de Previdncia do Municpio IPM, autarquia com personalidade jurdica e autonomia administrativa e financeira, com sede em Fortaleza, foi criado atravs da Lei N 676, de 10 de agosto de 1953, publicada no dia 13 de agosto de 1953 no Dirio Oficial do Municpio. A unidade de estudo escolhida foi o conjunto de gestores do Instituto de Previdncia do Municpio de Fortaleza (IPM), um ente pblico que um dos maiores Regimes Prprios de Previdncia Social (RPPS) do Brasil, em volume de recursos aplicados e em quantidade de beneficirios. Segundo Sammogini (2004, p.35), em agosto de 2004, o IPM ocupava o sexto lugar, de Patrimnio, entre os RPPS do Brasil, com um total de R$ 107.662.999. Em relao quantidade de servidores, ao todo, existia o registro de 29.660 no ano de 2000. A relao entre ativos e inativos + pensionistas em 2000, de acordo com Silva (2003), 3.14, ficava atrs apenas dos Institutos de Previdncia de Aracaju e Curitiba, ou seja, uma posio privilegiada. Alm da atividade de previdncia, outra finalidade de suma importncia do instituto o plano de assistncia sade oferecida a mais de 100.000 (cem mil) usurios, entre eles, servidores municipais e seus dependentes. O problema do plano IPM-Sade ainda maior que o previdencirio, pois a arrecadao bem inferior aos gastos para manter os servios. Conforme ficou estabelecido em lei, o municpio repassa para o IPM-Sade 4% do bruto da folha de pagamento, enquanto o servidor contribui com 2% de seu salrio; ao todo, arrecadase 6% da folha salarial, percentuais que, em virtude da mdia salarial da prefeitura, so insuficientes para cobrir os gastos e as despesas com os usurios do pano de sade. A complexidade das atribuies realizadas pelos gestores do IPM, nas reas da previdncia e da sade, e o fato de no existirem registros de pesquisas cientficas realizadas sobre esta autarquia previdenciria fazem com que o RPPS do Municpio de Fortaleza seja um excelente referencial para a aplicabilidade de uma tcnica de avaliao de Sistema de Informao Gerencial em entes pblicos como contribuio ao processo de tomada de decises. O SISTEMA DE INFORMAO GERENCIAL DO IPM Alm do Sistema de Informao Gerencial nomeado pelo IPM de Software Gestor do IPM SGI, objeto de estudo deste trabalho, o IPM possui outros sistemas de informao que no esto integrados entre si, como a Diviso de Contabilidade e a Unidade de Tesouraria e Execuo Oramentria, setores de grande relevncia para o processo decisrio da entidade. O Sistema SGI possui ferramentas, para centralizar informaes desses setores, porm a falta da opo de importar os dados dos sistemas mencionados acima faz com que no sejam alimentados pelos executores, pois, para isso, seria necessria a realizao do trabalho em duplicidade. O SGI auxilia os setores da Procuradoria Jurdica, da Ouvidoria, da Junta Mdica, da Previdncia Social, do Departamento Administrativo Financeiro, da Clnica de Atendimento Bsico (CAB) e da Auditoria. As informaes obtidas pelo IPM surgem atravs da Internet e de meios externos oriundos do governo, rgos municipais, organizaes, bancos, usurios do Instituto, credenciados, fornecedores e atravs de outras fontes. Depois, so protocolizadas no setor de protocolo, em forma de processo, e logo encaminhadas aos devidos setores responsveis, onde so registradas, analisadas e enviadas superintendncia na qual so tomadas providncias em comum acordo com os chefes responsveis, sendo emitidas aos interessados ou devolvidas

aos setores de origem para arquivo ou revises. A Figura 1 ilustra o fluxo de informaes nos principais setores do IPM.

Figura 1: Fluxo de informaes no IPM. Fonte: Elaborada pelos autores.

5. ANLISE DOS DADOS E APRESENTAO DOS RESULTADOS Os dados quantitativos coletados foram analisados, utilizando-se o software Statistical Package for Social Sciences (SPSS), verso 11.5, para o sistema operacional Windows. 5.1. ANLISE DA VISO DOS DECISORES Para a caracterizao da tarefa do gestor, de modo a identificar se a tarefa realmente compreendia aes do processo decisrio, foram apresentadas aos respondentes, no bloco trs do questionrio, questes norteadoras abertas, cujo resultado analisado a seguir. De maneira a identificar se a funo do respondente correspondia a uma funo de gerncia, foi questionado sobre que atividades no desenvolvimento do trabalho, na unidade funcional, caracterizam a funo de gerncia. Foram identificadas aes de alta direo, representadas pela Superintendncia, nas atividades da Sade, da Previdncia e da Habitao. Dentre as atividades relatadas, observaram-se atividades correspondentes categoria de controle, como controle de estoque, controle de transportes, controle de credenciamento, controle de recebimentos e repasses da Secretaria de Finanas (SEFIN) e monitoramento das aes dos demais tcnicos e estagirios. Os entrevistados tambm declararam executar funes em equipes da Coordenao da Previdncia Social, como Equipe da Unidade de Cadastro da Previdncia, Equipe de Controle de Pagamento e Penses, Equipe de Concesso de Benefcios, Equipe da Unidade de Concesso de Aposentadoria, Equipe da Unidade de Concesso de Penses, Microfilmagem e Servios Sociais. Dentre as funes de deciso, foram citadas a autorizao de processos administrativos, o recadastramento de servidores ativos e inativos atravs de leitura digital, a manuteno de programas de sade preventiva aos servidores ativos, a negociao de dvidas

de servidores com o programa antigo de habitao que est em fase de encerramento e o acompanhamento de contratos anteriores, convnios com cartrios para recebimento de declaraes de bitos atravs do SISOB e realizao de aplicaes financeiras. Tambm foram identificadas funes de disseminao de informao, a socializao de informaes. Entretanto foram tambm consideradas pelos gestores do IPM, como gerenciais, vrias aes operacionais, representadas, nesta pesquisa, por manuteno, compensao previdenciria, anlise de processo de contas mdicas, acompanhamento da tabela de preos dos servios a serem pagos pelos credenciados, elaborao de demonstrativos contbeis, balanos patrimoniais oramentrio e elaborao de demonstrativos para a prestao de contas ao Ministrio da Previdncia, Controladoria do Municpio e ao Tribunal de Contas do Municpio. Questionados especificamente sobre quais as atividades no exerccio da gerncia, que poderiam ser consideradas como uma ao de tomada de deciso, as respostas foram diversas, como estabelecer a rota de transportes, a compra de suprimentos, a manuteno, a anlise do processo de contas mdicas, o controle do credenciamento, o acompanhamento da tabela de preos dos servios a serem pagos pelos credenciados, a liberao de documentos, o recadastramento, a autorizao para a concesso de penses e a autorizao para a concesso de aposentadorias e selecionar processos segundo critrios variveis e aplicaes financeiras. A anlise destas afirmaes leva concluso de que a tomada de deciso para os gestores do IPM se constitui de aes de escolha de alternativas e de decises sobre o que mais adequado para as situaes conflitantes. Dentre as funes consideradas como de deciso, destacam-se, ainda, as transaes como compras, autorizaes e acompanhamento de preos. Questionados sobre quais informaes so geradas pelos respondentes como gerentes das unidades, compilaram-se, numa categoria, os demonstrativos, identificados pelos demonstrativos de pagamentos, pelos demonstrativos dos repasses recebidos da SEFIN, pelos demonstrativos contbeis e pelos demonstrativos financeiros, que so efetivamente informaes gerenciais. Dentre as informaes geradas pelos entrevistados, destacam-se ainda informaes referentes a obrigaes patronais, valores a receber (repasses), consignaes, custos, quantitativos de aposentados e pensionistas, relatrio de fluxo de estoque, relatrio do setor de transporte com dados sobre cada carro e rota, situao oramentria, rentabilidade das aplicaes e orientaes sobre os direitos e os deveres dos servidores, denotando a complexidade e a diversidade do sistema de informaes gerencial do IPM. Questionados sobre quem utiliza as informaes geradas, observa-se que informaes so geradas para setores internos, dentre eles a Superintendncia, o Coordenador da Sade, o Coordenador da Previdncia, o DARF, a Procuradoria Jurdica, a Ouvidoria, a Contabilidade e outros setores, assim como rgos e setores externos, como o Ministrio da Previdncia, a Controladoria do Municpio, o Tribunal de Contas, os Sindicatos e tambm a diversidade de usurios do IPM. 5.2. ANLISE DAS INFORMAES E FONTES DE INFORMAES UTILIZADAS As informaes necessrias tomada de deciso foram categorizadas como internas e externas. Dentre as internas, identificam-se os valores referentes folha de pagamento, quantitativo de servios, solicitaes de aposentadorias, montante de despesas, glosas, oramento financeiro, consumo de combustvel e quilometragem das rotas, consumo de suprimentos por setor e poca, dados atuariais, arrecadao financeira, volume de processos para liquidao, execuo oramentria, relevncia dos servios prestados, rentabilidade das

aplicaes, contas a pagar e a receber, saldos bancrios e conhecimento das leis e trmites burocrticos da instituio. Dentre as externas, foram citadas as leis do RPPS e as leis municipais. As fontes de informao disponveis para a obteno das informaes necessrias tambm foram classificadas em duas categorias: as internas e as externas. Dentre as primeiras, destacam-se as decorrentes do sistema de execuo oramentria, das planilhas da tesouraria, dos sistemas da contabilidade, do sistema de estoque e das planilhas do transporte. O sistema de informaes gerenciais do IPM foi explicitamente citado em SGI Relatrio de guias emitidas e em SGI Controle de processos, assim como em SGI Sistema Gestor do IPM. Um gestor afirmou que necessria a utilizao do sistema para a verificao do andamento dos processos, dos demais setores e o boletim semanal. Foram citados como fontes de informao internas os relatrios de outros rgos e a relao de processos da superintendncia, sem que se fizesse referncia ao SIG. Dentre as fontes de informaes externas, destaca-se a internet, atravs dos sites do Ministrio da Previdncia Social, dos bancos e dos governos federal e municipal. Dentre as leis, foram citadas as leis em geral e as prprias leis que regem o IPM PREVIFOR e IPMSADE. Tambm foi relacionado o Sistema de Conta nica do Banco do Brasil (SISBB). Quando questionados se as fontes de informao disponveis atendiam s necessidades de informao para o exerccio de sua funo, aproximadamente 60% dos gestores responderam que no. Dentre eles, trs gerentes afirmaram explicitamente que no existe integrao dos sistemas, que as informaes nem sempre so precisas e conhecidas em tempo hbil e nem sempre, porque as informaes demoram a serem socializadas. Os motivos pelos quais os gestores demonstraram insatisfao sobre a disponibilidade so as informaes incompletas e desatualizadas do sistema e a descentralizao das informaes em sistemas tecnolgicos distintos. Os gestores restantes responderam que sim, mas em parte, devido dificuldade de centralizar as informaes em um nico meio de comunicao. Muitas vezes, os gestores tm que buscar informaes, circulando de setor em setor, acarretando uma perda de tempo considervel. Ao serem questionados sobre se era possvel identificar fontes de informao em potencial, os gestores do IPM identificaram como fontes externas internet as leis em geral, o Dirio Oficial do Municpio e os extratos e as informaes bancrias. Dentre as internas, citaram explicitamente o Software SGI, os arquivos, a execuo oramentria, a Tesouraria, o sistema de controle de estoque, a planilha de transporte, os saldos oramentrios da execuo oramentria, a relao de processos e os demonstrativos de repasses do IPM pela Secretaria de Finanas do Municpio. Para as questes O Sistema de Informaes Gerenciais ajuda voc na tomada de decises no exerccio de suas funes e de que maneira?, foram destacadas as seguintes respostas: Sim, agilizando as informaes; s vezes, na emisso de relatrios que nem sempre esto atualizados; Sim, as informaes, tiradas do SIG, fazem com que se possa solicitar novo concurso pblico para uma quantidade X de vezes e de cargos; s vezes, o Software SGI no est integrado ao sistema de contabilidade;

s vezes, as informaes so fornecidas Tesouraria de forma separada; Sim, quando detm o conhecimento de como as atividades esto sendo desenvolvidas, fica fcil orientar os usurios do IPM;

Atravs da anlise das respostas, verifica-se que o SGI do IPM atende s necessidades de informao, quando agiliza a aquisio de informaes, possibilita a criao de concursos pblicos e fornece orientaes para os usurios. Denota-se, entretanto, que no h integrao entre os sistemas, que o Software SGI no alimentado por todas as fontes de informao existentes e que o sistema da contabilidade, apesar de no passar informaes totalmente adequadas, proporciona mais informaes financeiras do que o SGI. A anlise de contedo permite dizer que o Sistema de Informao Gerencial do IPM no atua de forma centralizada, no est integrado ao processo de gesto, mas gera, na viso de alguns gestores, informaes que do sustentao necessria ao processo decisrio. Permite tambm dizer que o IPM, como ente pblico que , dispe de ferramentas informatizadas para auxiliar na tomada de deciso. 5.3. ANLISE ESTATSTICA DOS DADOS Para a verificao das hipteses, este estudo utilizou o modelo de Goodhue (1998), denominado Task Technology Fit, e tambm as medidas de avaliao de sistemas de informao gerencial estabelecidas por Freitas, Ballaz e Moscarola (1994) e Zwass (1992). As variveis dos dois modelos foram apresentadas aos gestores do IPM na forma de uma escala likert de cinco pontos, para as quais eles deveriam dar uma nota de concordncia entre 1 a 5. As Tabelas 1, 2 e 3 apresentam o grau de concordncia que os gestores atriburam s variveis que, segundo Goodhue (1998), medem a adequao dos sistemas de informao tarefa realizada pelo gestor, neste caso, a tomada de deciso e as outras funes gerenciais identificadas na anlise de contedo.
TABELA 1: Itens que apresentaram as melhores mdias aritmticas das notas atribudas a Task Technology Fit, segundo o modelo de Goodhue. Medidas de adequao tarefa Task Technology Fit - Goodhue (1998) fcil aprender como usar o SIG no que diz respeito ao acesso aos dados fcil encontrar as informaes sobre assuntos de que necessito para o exerccio de minha funo no SIG Os dados que so teis para mim esto disponveis, porque eu tenho a autorizao para acess-los Conseguir a autorizao para acessar os dados de que necessito fcil e no consome tempo O pessoal da rea de sistemas de informao entende os objetivos de meu trabalho e minha misso dentro do IPM O SIG e seus servios so uma ajuda importante e vlida para mim na execuo de meu trabalho Mdia geral Nmero de Entrevistados Fonte: Elaborada pelos Autores. Mdia 3,95 4,00 4,52 4,19 4,67 4,05 3,53 21 Desvio Padro 0,50 0,77 0,51 0,81 0,48 1,12

Os gestores do IPM consideram que o sistema de informaes gerenciais contribui para a execuo de suas tarefas da seguinte forma: fcil aprender como usar o SIG no que diz respeito ao acesso aos dados (mdia = 3,95). Apesar de no terem tido treinamentos para operarem em seus sistemas, os gestores demonstraram saber utiliz-los, pelo menos para desempenharem as funes operacionais bsicas relacionadas a cada setor.

fcil encontrar as informaes sobre assuntos de que necessito para o exerccio de minha funo no SIG (mdia = 4,00). Os gestores, por conhecerem os sistemas nos quais operam suas atividades, no encontram dificuldades para levantar informaes relevantes de seus setores. Os dados que so teis para mim esto disponveis, porque tenho a autorizao para acess-los (mdia = 4,52). Cada usurio possui senhas para acessar o sistema conforme sua funo dentro da organizao, o que consolida a plenitude desta afirmao. Conseguir a autorizao para acessar os dados de que necessito fcil e no consome tempo (mdia = 4,19). Praticamente, no foi observada burocracia para acesso do sistema, o que torna fcil a acessibilidade. O pessoal da rea de sistemas de informao entende os objetivos de meu trabalho e minha misso dentro do IPM (mdia = 4,67). A equipe de informtica estava presente em quase todas as atividades do Instituto, o que corroborou para o conhecimento amplo das aes desempenhadas de cada departamento. O SIG e seus servios so uma ajuda importante e vlida para mim na execuo de meu trabalho (mdia = 4,05). A informatizao do Instituto cobria quase plenamente sua totalidade, portanto a utilizao dos sistemas informatizados se tornou imprescindvel para o desenvolvimento das tarefas desempenhadas em cada unidade gestora, facilitando, assim, a execuo das tarefas.

Os gestores reconhecem a facilidade de operar o sistema, o que facilita a busca da informao; o suporte de informtica tem o domnio das atividades operacionais do IPM, o que contribui para o desenvolvimento do sistema; e cada setor desempenha suas atividades, usando ferramentas que lhe atendem, sendo, assim, importante para executar aes operacionais. Estas variveis dizem respeito facilidade de acesso, disponibilidade das informaes e adequao das mesmas funo, uma vez que o pessoal da rea de sistemas entende os objetivos do trabalho dos gestores. A mdia das notas prximas ou acima de quatro indicam que o sistema, nestes quesitos, atende muito satisfatoriamente s necessidades dos gerentes do IPM. Para estes itens, as notas ficaram acima da mdia.
TABELA 2: Itens que apresentaram as piores mdias aritmticas da notas atribudas a Task Technology Fit, segundo o modelo de Goodhue. Medidas de adequao tarefa - Task Technology Fit Goodhue (1998) O SIG do IPM mantm dados num nvel apropriado de detalhe para o processo de deciso fcil encontrar quais dados o sistema de informaes gerenciais mantm sobre um determinado objeto fcil encontrar dados corporativos ou divisionais no SIG do IPM sobre um assunto particular, mesmo se no tiverem sido utilizados. O SIG do IPM est livre de problemas freqentes ou de quedas Eu tive o treinamento necessrio para usar corretamente o SIG, as linguagens, os procedimentos e os dados. O SIG possui muitos arquivos, cada um com dados ligeiramente diferentes do outro, de forma que difcil decidir qual utilizar numa dada situao. Mdia geral Nmero de Entrevistados Fonte: Elaborada pelos Autores Mdia Desvio Padro 2,86 2,86 2,95 2,43 2,52 2,95 3,53 21 0,85 1,15 1,40 0,93 1,57 1,50

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A Tabela 2 mostra tambm que as menores notas, todas menores do que 3 (trs), nvel insatisfatrio, foram atribudas aos seguintes itens: O SIG do IPM mantm dados num nvel apropriado de detalhe para o processo de deciso (mdia = 2,86). Os gestores, apesar de aprovarem o sistema para desenvolverem suas aes operacionais, como foi mostrado na tabela 09, demonstraram insatisfao quanto ao uso dos dados no processo decisrio, pois algumas ferramentas apresentaram excesso de informaes, e outras revelaram falta de informaes. A gestora do setor de contas mdicas, por exemplo, criticou o sistema pela falta da informao sobre as glosas incorridas nos processos; para ela, uma informao relevante ao seu processo de tomada de decises. fcil encontrar quais dados o sistema de informaes gerenciais mantm sobre um determinado objeto (mdia = 2,86). Ao contrrio da varivel observada na tabela 1, quanto facilidade de encontrar informaes sobre assuntos de que necessito para o exerccio de minha funo no SIG, os gestores demonstraram limitaes sobre as outras funes do sistema que no estavam envolvidas diretamente com suas atribuies afins. fcil encontrar dados corporativos ou divisionais no SIG do IPM sobre um assunto particular, mesmo se no tiverem sido utilizados (mdia = 2,95). Como foi esclarecido no item anterior, os gestores mantinham conhecimento apenas sobre as ferramentas com as quais executavam suas tarefas, ficando evidente a dificuldade de localizar ou utilizar o sistema em outras reas especficas. O SIG do IPM est livre de problemas freqentes ou de quedas (mdia = 2,43). As informaes, por serem inseridas no sistema atravs de operadores de computador, na maioria das vezes, ficavam merc dos erros de digitao. Quanto s quedas da rede e s quebras das mquinas, percebeu-se uma insatisfao com a equipe de informtica, devido lentido para a soluo dos problemas, apesar do bom conhecimento da equipe tcnica sobre os assuntos especficos de cada unidade gestora, como mostra a avaliao da varivel o pessoal da rea de sistemas de informao entende os objetivos de meu trabalho e minha misso dentro do IPM, na tabela 1. Eu tive o treinamento necessrio para usar corretamente o SIG, as linguagens, os procedimentos e os dados (mdia = 2,52). Os gestores foram ensinados a operar apenas para desenvolver as atividades bsicas executadas de acordo com cada unidade gestora, portanto no obtiveram conhecimentos amplos sobre a capacidade de utilizao de todo o sistema. O SIG possui muitos arquivos, cada um com dados ligeiramente diferentes do outro, de forma que difcil decidir qual utilizar numa dada situao (mdia = 2,95). O sistema de informaes do IPM muito rico. Atualmente, o banco de dados mais confivel da prefeitura de Fortaleza, quanto s informaes do quadro de funcionrios, entretanto o acmulo de informaes prejudica, na viso de alguns gestores, o uso das que realmente podem servir de apoio ao processo decisrio.

Estes parmetros mostram que o SIG apresenta dificuldades em integrar os dados e em encontrar dados corporativos ou divisionais, como j havia sido atestado na anlise de contedo. Os gestores afirmam no terem tido treinamento necessrio para utilizarem o SIG corretamente. Para estas variveis, as notas tiveram valores abaixo da mdia.
TABELA 3: Itens que se mantiveram mais prximos das mdias aritmticas da notas atribudas a Task Technology Fit, segundo o modelo de Goodhue.

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Medidas de adequao tarefa - Task Technology Fit - Goodhue (1998) Os dados so atualizados o bastante para meus propsitos Os dados mantidos no SIG, pelo IPM, so os que necessito para executar minhas tarefas O sistema de informaes gerenciais possui os dados crticos que so muito teis para a execuo de meu trabalho Nos relatrios do sistema que utilizo para o desempenho de minha funo, o significado exato dos dados obvio ou fcil de achar Os dados mantidos pela organizao so os que necessito para executar minhas tarefas Os dados que eu preciso so visualizados de legvel e num formato utilizvel O tempo de resposta do sistema rpido, de forma que posso obter os dados rapidamente, quando preciso deles O SIG protege os dados de acessos no-autorizados Os dados de que necessito so corretos O sistema est sempre disponvel, quando preciso dele Quando necessrio comparar ou consolidar dados de fontes diferentes, encontro inconsistncias inesperadas As atividades regulares do SIG, tais como entrega de relatrios e execuo de trabalhos programados, so sempre completadas a tempo. O SIG conveniente s minhas necessidades e fcil de utilizar Quando fao uma requisio de servio ou suporte ao pessoal da rea de sistemas, eles normalmente respondem minha solicitao rapidamente Estou satisfeito com o nvel de assistncia tcnica que recebo do pessoal da rea de sistemas Os dados so estocados em muitos lugares diferentes e de formas diferentes, de maneira que difcil saber como us-los com eficincia. Freqentemente, os problemas, com os quais trabalho, envolvem responder a questes que nunca foram formuladas desta maneira Mdia geral Nmero de Entrevistados Fonte: Elaborada pelos Autores

Mdia 3,43 3,38 3,43 3,52 3,57 3,57 3,38 3,76 3,29 3,90 3,76 3,33 3,14 3,71 3,48 3,43 3,67

Desvio Padro 0,93 0,86 1,21 0,87 0,93 0,51 1,16 1,26 0,90 0,70 0,44 0,80 1,01 1,19 0,87 1,43 1,02 3,53 21

Com notas prximas mdia 3,53, e um pouco acima, existem algumas variveis que revelam que as informaes do SIG so satisfatrias para os gestores no exerccio de sua funo. Os dados so atualizados o bastante para meus propsitos (mdia = 3,43). Os dados mantidos no SIG, pelo IPM, so os que necessito para executar minhas tarefas (mdia = 3,38). O sistema de informaes gerenciais possui os dados crticos que so muito teis para a execuo de meu trabalho (mdia = 3,43). Nos relatrios do sistema que utilizo para o desempenho de minha funo, o significado exato dos dados obvio ou fcil de achar (mdia = 3,52). Os dados mantidos pela organizao so os que necessito para executar minhas tarefas (mdia = 3,57). Os dados que preciso so visualizados de forma legvel e num formato utilizvel (mdia = 3,57). O tempo de resposta do sistema rpido, de forma que posso obter os dados rapidamente quando preciso deles (mdia = 3,38). O SIG protege os dados de acessos no-autorizados (mdia = 3,76).

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Os dados que necessito so corretos (mdia = 3,29).

Analisando os dados da Tabela 4, segundo o modelo Freitas, Ballaz e Moscarolla (1994) e Zwass (1992), verifica-se que os resultados encontrados confirmam os apresentados.
TABELA 4: Mdias aritmticas das notas atribudas s medidas de avaliao - Freitas, Ballaz e Moscarolla (1994) e Zwass (1992). Medidas de Avaliao - Freitas, Ballaz e Moscarolla (1994) e Zwass (1992) A forma de acesso e de busca realizada no sistema fcil A comunicao entre o computador e o usurio apresenta-se no formato grfico e amigvel O sistema est disponvel permanentemente Sempre que preciso de dados, h total possibilidade de acesso Na minha opinio, o SIG perfeitamente adequado para o exerccio de minhas atividades As informaes produzidas pelo SIG possuem significado para mim e para o processo decisrio As informaes so disponibilizadas de modo apropriado, na forma de grfico, de tabela e de texto O SIG disponibiliza quantidade suficiente de informaes para tomar decises As informaes produzidas pelo SIG esto livres de erro de digitao A informao est disponvel, quando necessria, e no desatualizada quando disponvel A informao corresponde realidade que representa A informao possui detalhes suficientes para tomada de deciso A informao inclui todos os elementos necessrios ao usurio A informao no inclui elementos indesejveis para o decididor A informao relevante e tem significado para o processo de tomada de deciso Mdia geral Nmero de entrevistados Fonte: Elaborada pelos Autores Mdia 3,86 3,76 3,71 3,81 3,29 3,76 3,24 3,24 3,38 3,14 2,90 3,38 3,29 2,81 3,71 3,42 21 Desvio Padro 0,73 1,04 0,64 0,60 1,19 1,45 0,83 1,14 1,24 0,96 1,18 0,74 1,06 0,93 0,72

A avaliao dos resultados leva s seguintes anlises importantes. A informao corresponde realidade que representa (mdia = 2,90). O exemplo mais visvel foi identificado na anlise dos dados qualitativos, em que a diviso da contabilidade, por ter que fazer seus registros em regime misto, isto , em regime de caixa para as receitas e em competncia para as despesas, nunca apresentava, em seus demonstrativos, a real situao patrimonial e financeira do Instituto, tendo em vista que, ao final de cada ms, era comum o dbito na folha de pagamento dos servidores inativos e na folha de parte dos servidores ativos, sem que fosse registrada a receita referente ao recolhimento desses pagamentos dentro do mesmo perodo contbil. A informao no inclui elementos indesejveis para o decididor (mdia = 2,81). Essa varivel, apesar de apresentar-se abaixo da mdia, pode ser vista como uma avaliao positiva, pois, para o decididor, quanto menos elementos indesejveis nas informaes, melhor para analisar e tomar decises. A forma de acesso e de busca realizada no sistema fcil (mdia = 3,86).

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A comunicao entre o computador e o usurio apresenta-se no formato grfico e amigvel (mdia = 3,76). O sistema est disponvel permanentemente (mdia = 3,71). Sempre que preciso de dados, h total possibilidade do acesso (mdia = 3,81). As informaes produzidas pelo SIG possuem significado para mim e para o processo decisrio (mdia = 3,76). A informao relevante e tem significado para o processo de tomada de deciso (mdia = 3,71).

As demais variveis, apresentadas pelo modelo previsto na tabela 4, mantiveram suas mdias prximas da mdia geral, 3,42, mostrando que houve uma satisfao por parte dos gestores, apesar de no ter sido em sua plenitude. As variveis permitiram avaliar o sistema de informaes gerenciais do IPM, e a mdia 3,47, numa escala de 1 a 5, representa a medida que o sistema de informaes do Instituto de Previdncia do Municpio IPM subsidia o processo decisrio dos gestores. CONCLUSES E SUGESTES Em relao anlise de contedo, a pesquisa desvelou que os gestores do IPM realizam funes de gerncia tradicionalmente registradas pela literatura, mas tambm consideram gerenciais as funes operacionais como acompanhar e analisar a compensao previdenciria, analisar os processos de contas mdicas, acompanhar tabelas de preos dos servios a serem pagos aos credenciados, manter os servios, elaborar demonstrativos contbeis (como o balano patrimonial) e elaborar a prestao de contas ao Ministrio da Previdncia e ao Tribunal de Contas do Municpio. Quanto estrutura das decises nos nveis administrativos, verificou-se uma administrao operacional que se mostrou mais capaz de colaborar para decises estruturadas, visto que os sistemas do IPM trabalham voltados atividade operacional. As equipes do Instituto, junto com seus respectivos gestores, tambm tomavam decises e apresentavam propostas de desenvolvimento de novas atividades, algo muito presente nas equipes de sade e nas equipes administrativas. Complementando o nvel administrativo, a administrao estratgica tambm foi observada na administrao do IPM, pois a superintendncia se reunia com os chefes de equipes, os diretores e os coordenadores, para tomar decises voltadas s principais atividades da autarquia, caracterizando-se como o conselho de diretores e um comit executivo, comentado por OBrien (2004, p. 281), em que, na maioria das vezes, eram tomadas decises no-estruturadas, como a nova reestruturao do organograma do IPM e a implantao do atendimento a domiclio para pacientes crnicos, o IPM-LAR, elaborado por uma equipe de gestores e a superintendncia; ocorriam tambm decises semiestruturadas, como o aluguel de um prdio, para realizar os atendimentos clnicos, enquanto se reformava a clnica de atendimento bsico. No entanto as duas anlises, qualitativa e quantitativa, demonstraram que, em parte, o SIG do IPM cumpre o papel de auxiliar os gerentes em suas funes e que suas maiores dificuldades esto concentradas nos aspectos relacionados com a integrao das informaes, pois, na viso dos gestores, difcil encontrar informaes corporativas ou divisionais. Por outro lado, o sistema de informao gerencial do IPM, embora seja utilizado por grande parte dos gestores, no atua de forma centralizada nem est integrado plenamente ao processo de gesto.

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Ao analisar as variveis qualitativas, verificou-se que os gestores demonstraram insatisfao com o apoio do sistema de informao gerencial do IPM ao processo decisrio, o que no foi confirmado, quando confrontadas com as anlises quantitativas. Essa discrepncia deve ter ocorrido devido a alguma confuso que os respondentes devem ter tido em relao ao desempenho de suas funes com o uso do sistema, normalmente satisfatrio quanto ao uso operacional, ou o no-entendimento do significado das variveis. De acordo com os conceitos de sistemas, o Software SGI do IPM apresentou caractersticas semelhantes s de um sistema transacional (ST), o que frustra as expectativas geradas em sua elaborao, que era de desempenhar o papel de um sistema de apoio deciso (SAD), na qual ficou transparente que o software do IPM no responde como tal. Para o SIG do IPM oferecer um suporte mais efetivo, portanto, necessrio que sejam feitas algumas adequaes. Na rea financeira das suas duas principais atividades, previdenciria e sade, por exemplo, poderia ser utilizado o mesmo sistema atual da SEFIN; para isso, bastaria que fosse integrada Tesouraria a utilizao de uma ferramenta deste sistema, para executar suas atividades integradas com a contabilidade e a execuo oramentria; em seguida, essas informaes, provenientes da rea financeira, atravs de comandos, passariam a ser importadas pelo Sistema Gestor do IPM e transformadas em informaes gerenciais atravs de relatrios e de demonstrativos. Um treinamento para servidores do IPM utilizarem o Software SGI e para conscientiz-los da importncia do uso desse sistema, para agilidade e confiabilidade das informaes e adequao do sistema com as diversas atividades operacionais de cada setor, seria de grande relevncia para a melhoria do desempenho de suas funes e, conseqentemente, um importante passo para a centralizao da informao no SGI do IPM, contribuindo para um processo de tomada de decises mais eficaz. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ANTHONY, Robert N., GOVINDARAJAN, Vijay. Sistemas de Controle Gerencial. So Paulo: Editora Atlas, 2002. BAILEY, J. E.; PEARSON, S. Development of a tool for measuring and analyzing computer user satisfaction. Management Science, n. 29, v. 05, p. 530-45, 1983. CATELLI, Armando. Controladoria: uma abordagem da gesto econmica GECON, 2 ed. So Paulo: Atlas, 2001 DOLL, W. J. e TORKZADEH, G. The Measurement of end-user computing satisfaction. MIS Quarterly, Vol. 7, n 2, p. 259-74, Jun. 1988. FACCHINI, Ana Rita & VARGAS, Llia Maria. Sistema de informao em uma organizao do setor pblico. Revista de Administrao. So Paulo, v. 7, n 3, p. 37-47, julho setembro / 1992. FREITAS, Henrique M. R. de BALLAZ, Bernard e MOSCAROLA, Jean. Avaliao de sistemas de informaes. Revista de Administrao. So Paulo, v.29, n 4, p.36-55, outubrodezembro/1994. GOODHUE, D. L. Development and measurement validity of a task-technology fit instrument for user evaluations of information systems. Decision Sciences, v. 29, p. 105-138, Winter 1998. LAUDON, Kenneth C., e LAUDON, Jane P., Sistemas de informaes Gerenciais Administrando a empresa digital, traduo Arlete Smille Marques, So Paulo: Prentice Hall, 2004.

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