Anda di halaman 1dari 33

KETETAPAN MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA NO.

08/TAP/MPM FTUI/2012 TENTANG: MEKANISME KESEKRETARIATAN 2012 DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA MENIMBANG 1. Bahwa perlu diciptakannya suatu kondisi kemahasiswaan yang dinamis dan berkesinambungan di Fakultas Teknik Universitas Indonesia. 2. Bahwa perlu adanya arahan terhadap pelaksanaan kesekretariatan BEM FTUI, IMD dan IMPI FTUI, BO FTUI, BOK FTUI, BSO FTUI, dan KPD FTUI periode 2012 MENGINGAT 1. Kode Etik IKM FTUI 2. Garis-garis Besar Haluan IKM FTUI 3. Keputusan MPM FTUI NO.01/TUS/MPM FTUI/2012 MEMPERHATIKAN 1. Sidang Pleno Majelis Permusyawaratan Mahasiwa Fakultas Teknik Universitas Indonesia pada hari Senin, 30 Januari 2012 2. Rapat Dengar Pendapat Mekanisme Kesekretariatan poin Standar Penyuratan pada hari Kamis, 19 Januari 2012 3. Rapat Dengar Pendapat Mekanisme Kesekretariatan poin Format LPJ Kamis, 26 Januari 2012 MENETAPKAN 1. Mencabut Ketetapan MPM FTUI NO.11/TAP/MPM FTUI/2011 2. Menetapkan Mekanisme Kesekretariatan 2012, terlampir. 3. Ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan

Ditetapkan di Pada Hari Tanggal Pukul

: Ruang MPM FTUI, Depok : Senin : 30 Januari 2012 : 11.30 WIB

MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA

Andri Mubarak Ketua Umum

Risa Karlin Sekretaris Umum

Tembusan : 1. Ketua BEM FTUI 2012 2. Ketua-ketua IMD dan IMPI 2012 3. Ketua-ketua BO, BOK, BSO, dan KPD 2012

LAMPIRAN KETETAPAN NO.08/TAP/MPM FTUI/2012 MEKANISME KESEKRETARIATAN LEMBAGA EKSEKUTIF IKATAN KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA 2012

STANDAR PENYURATAN

A. Definisi Surat adalah secarik kertas dan sebagainya yang digunakan sebagai tanda atau keterangan (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Dalam lingkup IKM FTUI, surat diperlukan untuk menunjukkan atau menerangkan suatu maksud secara formal yang dikeluarkan oleh lembaga yang akan ditujukan kepada individu, kepanitiaan, lembaga lain, atau pihak eksternal IKM FTUI.

B. Jenis-Jenis Surat 1. Surat Mandat Diberikan oleh MPM kepada orang yang ditunjuk sebagai mandataris MPM di lembaga eksekutif Diberikan oleh ketua lembaga kepada BPH lembaganya sebagai pengangkatan Diberikan kepada PO suatu kegiatan/kepanitiaan Diberikan kepada SC Konsep suatu kegiatan/kepanitiaan 2. Surat Tugas Diberikan kepada orang yang mewakili lembaga ke luar Diberikan kepada SC Teknis suatu kegiatan/kepanitiaan 3. Surat Undangan

Diberikan oleh lembaga kepada lembaga lain atau individu untuk menghadiri suatu rapat/kegiatan Diberikan oleh sekretaris lembaga kepada BPH lembaga untuk menghadiri rapat BPH Diberikan oleh sekretaris bidang lembaga kepada BP/staff lembaga untuk menghadiri suatu rapat 4. Surat Permohonan Diberikan oleh lembaga kepada pihak dekanat, pihak eksternal, atau lembaga lain untuk mengajukan permohonan kegiatan Diberikan oleh lembaga kepada pihak dekanat, pihak eksternal, atau lembaga lain untuk mengajukan permohonan lainnya seperti peminjaman ruang, peminjaman barang, dan sebagainya 5. Surat Keterangan Diberikan apabila ada hal-hal yang membutuhkan surat keterangan 6. Surat Peringatan Diberikan oleh MPM kepada lembaga-lembaga eksekutif apabila melakukan pelanggaran Diberikan untuk internal masing-masing lembaga

C. FORMAT SURAT 1. Kepala/Kop Surat Minimal terdiri atas nama, alamat kesekretariatan, dan lambang lembaga yang bersangkutan

2. Nomor Surat Untuk eksekutif: No. Surat/Tujuan/Nama_Lembaga/Bulan/Tahun Digunakan untuk surat yang mengatasnamakan lembaga eksekutif

Digunakan untuk jenis surat mandat, tugas, peringatan, keterangan, dan permohonan. No. Surat/Tujuan/Bidang/Nama_Lembaga/Bulan/Tahun Digunakan untuk surat yang mengatasnamakan bidang dalam lembaga eksekutif No. Surat/Tujuan/Kepanitiaan/Bidang/Nama_Lembaga/Bulan/Tahun Digunakan oleh kepanitiaan dalam suatu lembaga eksekutif

Keterangan: a. No. Surat : Mulai dari angka satu dan ditulis dalam tiga digit (001) :

b. Tujuan

INT Internal EKS Eksternal *Contoh penulisan tujuan eksternal (EKS) adalah pada surat permohonan c. Bidang :

Tergantung pada bidang yang dimiliki masing-masing lembaga, contoh: SEKR BEND PEND IPTEK PIPTEK KEMA HUMAS KESMA Bidang Kesekretariatan Bidang Kebendaharaan Bidang Pendidikan Bidang IPTEK Bidang PIPTEK Bidang Kemahasiswaan Bidang Hubungan Masyarakat Bidang Kesejahteraan Mahasiswa

Penyingkatan dilakukan satu kali, contoh: Bidang Hubungan Masyarakat yang biasa disingkat Humas tetap ditulis HUMAS, bukan HMS atau yang lainnya

Diluar bidang diatas diberikan kepada masing-masing lembaga untuk menyesuaikannya d. Kepanitiaan : Nama kepanitiaan yang dilakukan Untuk surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan, bidang yang dimaksud adalah bidang yang menaungi kepanitiaan tersebut. e. f. Bulan Tahun : Ditulis dengan huruf romawi : Ditulis dengan empat digit angka

g. Nomor surat lainnya: Surat Mandat No.Surat/MANDAT/Nama Lembaga/Bulan/Tahun Surat Tugas No.Surat/TUGAS/Nama Lembaga/Bulan/Tahun Surat Keterangan No.Surat/KET/Nama Lembaga/Bulan/Tahun Surat Peringatan No.Surat/SP/Nama Lembaga/Bulan/Tahun Penomoran dimulai dari 001 untuk tiap jenis surat di atas

Nomor urut 001 dimulai untuk setiap: a. Tujuan surat b. Bidang yang mengeluarkan dan atau kepanitiaan c. Pergantian kepengurusan, sedangkan setiap bulan tidak perlu dimulai dengan angka 001 lagi Contoh : Satu periode kepengurusan 001/EKS/SIWA/BEM FTUI/I/2012 002/EKS/SIWA/BEM FTUI/II/2012

001/INT/LITBANG/BEM FTUI/I/2012 001/EKS/PENGMAS/BEM FTUI/I/2012 001/INT/KEMA/BEM FTUI/I/2012

3. Lampiran Penulisan lampiran diperlukan untuk menjelaskan berapa banyak surat atau dokumen lain yang dikirimkan bersama surat tersebut. Ditulis di sebelah kiri atas di bawah tanggal surat berjarak satu baris. Jumlah lampiran ditulis dengan angka atau huruf. Tidak dibenarkan menuliskan angka dan huruf sekaligus. Nama satuan bisa menggunakan lembar atau eksemplar, atau dapat juga menggunakan berkas apabila semua dokumen dibendel menjadi satu. Kata lampiran tidak disingkat, seperti menjadi lamp.

Berikut ini contoh penulisan lampiran yang benar: Lampiran: 5 lembar Lampiran: 5 eksemplar Lampiran: 1 berkas

Berikut ini contoh penulisan lampiran yang salah: Lamp.: 5 lembar Lampiran: 6 (enam) lembar

4. Hal Perihal pengiriman surat

5. Tanggal Tanggal pembuatan surat, disertai dengan tempat pembuatan surat

D. OBJEK PENYURATAN 1. MPM FTUI 2. BEM FTUI 3. IM 4. BO 5. BOK 6. BSO 7. KPD : IMS, IMM, IME, IMMt, IMA, IMTK, IMTI, IMPI : KAPA, KKM : FUSI, PO, KUKTEK : NET-IC, TEKNIKA, BKST, TIS : SPE UI-SC, IATMI SMUI

8. Pihak di luar IKM FTUI Contoh : Kepada Nama Yang Dituju Jabatan Yth. Andri Mubarak Ketua MPM FTUI

Hanya diperkenankan menggunakan salah satu dari kata Kepada atau Yth. * Untuk BO, BOK, BSO, dan KPD dicantumkan status masing-masing sebelum nama lembaga Contoh: BO XXX, BOK XXX, BSO XXX, KPD XXX

E. PEMBUKAAN DAN PENDAHULUAN SURAT Ucapan Salam

F. ISI SURAT Penjelasan surat, berisi maksud isi surat tersebut. Untuk surat undangan disertai dengan: 1. Hari / Tanggal 2. Waktu 3. Tempat 4. Agenda

G. PENUTUPAN SURAT Menggunakan kata-kata yang tepat. Mengenai pemilihan kalimat diserahkan kepada masing-masing lembaga dengan mengindahkan estetika kalimat dan tutur bahasa yang baik.

H. PENGESAHAN SURAT 1. Surat yang Berasal dari Bidang: Ditandatangani oleh ketua umum dan sekretaris umum Bentuk posisinya: Ketua Sekretaris Umum

Nama Ketua

Nama Sekretaris Umum

Cap mengenai bagian kiri dari nama dan tanda tangan sekum 2. Surat yang Berasal dari Kepanitiaan: Ditandatangani oleh ketua umum lembaga, ketua panitia, dan sekretaris panitia Bentuk posisinya: Ketua Panitia Sekretaris Panitia

Nama Ketua Panitia

Nama Sekretaris Panitia

Mengetahui Ketua Lembaga

Nama Ketua

Cap kepanitiaan diletakkan pada sisi sebelah kiri dari nama dan tanda tangan sekretaris panitia Cap lembaga diletakkan pada sisi sebelah kiri dari nama dan tanda tangan ketua lembaga.

3. Surat ke Luar Teknik Apabila diperlukan sepengetahuan dari Wakil Dekan atau Manager

Kemahasiswaan, maka bentuk posisinya: Ketua Lembaga Ketua Panitia

Nama Ketua Lembaga

Nama Ketua Panitia

Mengetahui, Wakil Dekan/Manager Kemahasiswaan

Nama Masing-masing yang bertanda tangan menggunakan cap masing-masing Cap kepanitiaan mengenai bagian kiri dari nama dan tanda tangan ketua panitia Cap lembaga mengenai bagian kiri dari nama dan tanda tangan ketua umum lembaga Cap Wakil Dekan/Manager Kemahasiswaan mengenai bagian kiri dari nama dan tanda tangan yang bersangkutan

4. Surat bermaterai Cap tepat mengenai tanda tangan dan materai

5. Surat Mandat, Keterangan, Tugas, dan Peringatan Ditandatangani oleh ketua lembaga saja Posisi tanda tangan di samping kanan bawah surat Cap berada pada tanda tangan ketua lembaga I. TEMBUSAN Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui permasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain itu memberikan tanggapan seperlunya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tembusan surat: Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu Bentuk kepada atau Yth. tidak perlu dicantumkan Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya, bukan instansi Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibubuhkan ungkapan yang tidak berfungsi, misalnya sebagai laporan Kata arsip atau pertanggal tidak perlu dicantumkan Jika yang ditembusi lebih dari satu, pengurutannya dimulai dari pejabat yang lebih tinggi jabatannya, ditambah nomor urut Tembusan warga tidak diperkenankan J. Keterangan Setiap surat yang dikeluarkan harus memiliki kop surat, cap lembaga, dan tandatangan yang asli (boleh atas nama jika dalam kondisi sakit atau darurat). Jika

terjadi pelanggaran, maka surat yang dikeluarkan dinyatakan tidak sah. Surat yang tidak sah supaya menjadi sah maka harus dibuat ulang. Batas akhir pemberian surat undangan adalah satu hari sebelum acara. * Penggunaan atas nama tidak diperkenankan dalam surat yang berhubungan dengan pihak dekanat

K. LAMPIRAN Surat Mandat, contoh:


SURAT MANDAT No. 001/MANDAT/BEMFTUI/XII/2011 KETUA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA MENIMBANG 1. 2. 3. Perlu diadakannya koordinasi terhadap lembaga kemahasiswaan di lingkungan Ikatan Keluarga Mahasiswa (IKM) Fakultas Teknik Universitas Indonesia. Perlunya kegiatan Proses Penerimaan Anggota Muda (PPAM) di Fakultas Teknik Universitas Indonesia untuk memberikan pengetahuan dan keilmuan di Fakultas Teknik. Mahasiswa yang bersangkutan di bawah ini dianggap mampu melaksanakan tugas sebagai Steering Commite Penerimaan Anggota Muda (PPAM) Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia. MENGINGAT 1. 2. 3. 4. 5. 6. Kode Etik Ikatan Keluarga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia Bab III Pasal 10 dan 11 Peraturan Dasar Ikatan Keluarga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia Bab V Peraturan Dasar Ikatan Keluarga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia Bab VI Peraturan Dasar Ikatan Keluarga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia Bab I Pasal 2, 3 dan 4 Peraturan Rumah Tangga Ikatan Keluarga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia Bab III Pasal 24 sampai dengan 31 Peraturan Rumah Tangga Ikatan Keluarga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia

MEMPERHATIKAN Kesediaan yang bersangkutan serta izin dari Ketua BEM FTUI Periode 2012 MEMUTUSKAN 1. Mengangkat Haafizh Izzatullah, Teknologi Bioproses 2009 sebagai Steering Committe PPAM Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia 2012. 2. Kepada yang bersangkutan diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan tugas tersebut dan memberi laporan kepada BEM FTUI sewaktu-waktu bila diperlukan. 3. Surat mandat ini dikeluarkan dengan catatan jika ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan akan diperbaiki sebagaimana mestinya. Depok, 1 Januari 2012 Ketua BEM FTUI 2012

MENETAPKAN:

Agus Taufiq Tembusan : 1. Manajer Mahalum Fakultas Teknik 2. Ketua MPM FTUI 3. Ketua Ikatan Mahasiswa Departemen

Surat Tugas, contoh:

SURAT TUGAS
Nomor : 001/TUGAS/BEM FTUI/I/2012

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama NPM Jurusan Jabatan

: Agus Taufiq : 0906 : Teknik Perkapalan : Ketua Umum BEM FTUI

Menerangkan bahwa:

Nama NPM Jurusan

: Haafizh Izzatullah : 0906 : Teknologi Bioproses

benar merupakan Anggota BEM FTUI Periode 2012 dan ditugaskan menjadi Kontingen FTUI untuk OIM UI 2012. Demikian surat tugas ini dibuat dengan sebenar-benarnya, agar dapat digunakan sesuai dengan keperluannya. Depok, 1 Januari 2012 BEM FTUI 2012 Ketua Umum

Agus Taufiq

Surat Undangan, contoh: No : 001/EKS/BEM FTUI/I/2011 Lampiran : 1 berkas Hal : Undangan Depok, 1 Januari 2012

Yth. ........................................................... di tempat

Dengan hormat, Salam sejahtera kami sampaikan kepada saudara, semoga senantiasa berada dalam keadaan sehat dan selalu mendapat lindungan Tuhan Yang Maha Esa. Bersama ini kami dari Badan Eksekutif Mahasiswa Fakutlas Teknik Universitas Indonesia (BEM FTUI) mengharapkan Saudara untuk menghadiri acara Engineering Fair yang rencananya akan dilaksanakan pada : hari, tanggal waktu tempat : Senin, 3 Januari 2012 : 12.00 13.00 WIB : Kantin FTUI

Mengingat pentingnya acara ini diharapkan hadir tepat pada waktunya. Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Ketua Umum

Sekretaris Umum

Agus Taufiq

Haafizh Izzatullah

Surat Permohonan
Nomor : 003/EKS/PIPTEK/BEM FTUI/VII/2012 Depok, 14 Juli 2012

Lampiran : Perihal : Peminjaman ruangan

Yth. Prof. Dr.-Ing. Ir. Nandy Putra Manajer SDM, Fasilitas, dan Umum FTUI di tempat

Dengan hormat, Sehubungan dengan adanya kegiatan Malam Apresiasi Prestasi dari Badan Eksekutif Mahasiwa Fakultas Teknik Universitas Indonesia 2012 (BEM FTUI 2012) yang akan diselenggarakaan pada : hari, tanggal waktu tempat : Rabu, 14 September 2012 : 15.00 21.00 WIB : Ruang K.301

Maka, kami selaku pengurus BEM FTUI 2012 bermaksud untuk meminjam ruangan tersebut sebagai tempat diadakannya acara Malam Apresiasi Prestasi. Mengingat pentingnya ruangan tersebut untuk kelangsungan acara ini, kami mengharapkan kerjasama Bapak dalam bentuk pemberian izin peminjaman ruangan tersebut. Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami, Ketua Umum Sekretaris Umum

Agus Taufiq

Haafizh Izzatullah

Surat Keterangan, contoh:

SURAT KETERANGAN
Nomor: 001/KET/BEM FTUI/I/2012 Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama NPM Jurusan Jabatan

: Agus Taufiq : 0906 : Teknik Perkapalan : Ketua Umum BEM FTUI

Menerangkan bahwa:

Nama NPM Jurusan

: Haafizh Izzatullah : 0906 : Teknologi Bioproses

benar merupakan Anggota BEM FTUI Periode 2012 sebagai Sekretaris Umum. Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenar-benarnya, agar dapat digunakan sesuai dengan keperluannya. Depok, 1 Januari 2012 BEM FTUI 2012 Ketua Umum

Agus Taufiq

Surat Peringatan, contoh:

SURAT PERINGATAN
Nomor: 001/SP/BEM FTUI/I/2012 Yth. Haafizh Izzatullah Sekretaris Umum BEM FTUI di tempat

Mengingat Surat Keputusan BEM FTUI tentang Tata Tertib BEM FTUI periode 2012. Maka, berdasarkan jumlah kehadiran yang kurang optimal di Rapat BPH BEM selama menjabat di BEM FTUI, serta keputusan Rapat BPH BEM FTUI tanggal 1 Januari 2012. Kami lembaga BEM FTUI memberikan SURAT PERINGATAN PERTAMA kepada saudara Haafizh Izzatullah. Demikian surat peringatan dari kami, agar menjadi teguran bagi anggota BEM FTUI yang bersangkutan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Depok, 1 Januari 2012 BEM FTUI 2012 Ketua Umum

Agus Taufiq

Tembusan: 1. Ketua MPM FTUI 2. Mahasiswa FTUI

FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN A. ATURAN UMUM Ditulis dengan huruf Times New Roman font 12 spasi single WAJIB menggunakan kedua sisi kertas Antar bidang diberi pembatas (berisi logo lembaga) Pada Buku LPJ akhir dilampirkan compact-disc yang berisi segala bentuk softcopy B. FORMAT PEMBUKUAN 1. Sampul 2. Kata Pengantar 3. Daftar Isi 4. Pendahuluan secara umum dari Ketua Pandangan Umum Pandangan Ketua Lembaga terhadap lembaga yang diketuainya secara keseluruhan selama masa kepengurusan Pandangan terhadap Bidang-Bidang Pandangan Ketua Lembaga terhadap kesekretariatan, kebendaharaan dan bidangbidang yang ada selama masa kepengurusan i. Kesekretariatan ii. Kebendaharaan iii. Bidang-bidang iv. dst. Pencapaian Visi dan Misi Bagaimana pencapaian visi dan misi lembaga selama periode yang sudah berjalan (dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan yang disepakati lembaga di awal kepengurusan) Koordinasi dengan Bidang-bidang Bagaimana kondisi koordinasi ketua lembaga dengan setiap bidang selama periode yang sudah berjalan Koordinasi dengan pihak eksternal 5. LPJ Sekum dan Kesekretariatan Visi Misi Bidang a. Penjabaran visi misi (LPJ pertama saja) b. Pencapaian visi misi

Deskripsi Kerja a. Penjabaran deskripsi kerja (LPJ pertama saja) b. Koordinasi sekum dengan bidang c. Pencapaian deskripsi kerja Gambaran Umum Menjelaskan bagaimana kepengurusan bidang tersebut selama masa kepengurusan secara keseluruhan a. Koordinasi antar BPH b. Koordinasi BPH dengan BP c. Analisis SWOT bidang Program Kerja (berdasarkan persepsi dari bidang tersebut kabidnya bertindak sebagai SC) a. Proker Proyek (langsung namanya saja, jangan lupa ditulis nama SC dari tiap proker) 1. 2. Deskripsi kerja Perencanaan (tujuan, bentuk, sasaran, sifat, alokasi dana+waktu, tempat, SDM, parameter keberhasilan) 3. 4. 5. 6. Pelaksanaan (acara, waktu, tempat, SDM) Pencapaian parameter Keberhasilan Pencapaian Nilai dan Skill Evaluasi (jabarkan hal-hal yang terjadi pada saat pelaksanaan proker serta data-data kuantitatif yang ada dan jangan terlalu banyak curhat) 7. 8. Solusi Saran

b. Proker Non Proyek Idem Rencana Strategis untuk kedepannya Penutup a. Kesimpulan b. Saran Lampiran (surat masuk dan keluar) 6. LPJ Bendum dan Laporan Keuangan Idem s.d. proker, ada lampiran (presensi rabid dan laporan keuangan)

7. LPJ Bidang-Bidang Idem s.d. penutup, ada lampiran tiap bidang (presensi rabid) 8. Rencana Strategis untuk kedepannya (ditulis oleh ketua) Keterangan: LPJ Triwulan pertama dan kedua berisi tentang apa yang akan dilakukan oleh kepengurusan tersebut pada Triwulan berikutnya LPJ akhir berisi tentang rekomendasi untuk masa kepengurusan berikutnya 9. Kata Penutup 10. Lampiran: Kesekretariatan a. Daftar surat keluar (nomor urut, tanggal publikasi surat, nomor surat, tujuan, perihal) dalam bentuk tabel b. Daftar surat masuk (nomor urut, tanggal publikasi surat, nomor surat, pengirim, perihal) dalam bentuk tabel c. Daftar inventarisasi lembaga (nomor urut, nama barang, jumlah, kondisi) Lampiran (ditaruh pada LPJ akhir) a. Surat Masuk (Fotocopy/asli) di LPJ akhir saja b. Surat Keluar (softcopy) di LPJ akhir saja Daftar nama pengurus (nama, jurusan, angkatan) (LPJ akhir) Struktur lembaga (LPJ akhir) Database pengurus (LPJ akhir) LPJ Kepanitiaan Contoh format LPJ Kepanitiaan : a. Proposal Sponsorship b. Kesekretariatan: Struktur Kepanitiaan

c.

Data base Panitia Notulensi dan Presensi rapat Surat Masuk Surat Keluar

Pelaksanaan Acara: Petunjuk teknis Acara Petunjuk Pelaksanaan

d. Daftar Pengisi Acara e. f. Publikasi (softcopy) Dokumentasi (softcopy)

g. Evaluasi dan Saran

FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN A. ATURAN UMUM Waktu pengumpulan LPJ: BEM, IMD/IMPI, dan KPD setiap triwulan BO, BOK, dan BSO setiap semester Tiap halaman diberi kop surat Ditulis dengan huruf Times New Roman font 12 spasi single Antar bidang diberi pembatas dengan kertas berwarna lain (berisi logo lembaga dan nama bidang yang bersangkutan) WAJIB menggunakan kedua sisi kertas LPJ akhir dikumpulkan dalam bentuk hardcopy yang berisi kumpulan LPJ dari triwulan/semester awal selama periode kepengurusan Selain LPJ akhir dikumpulkan dalam dalam bentuk softcopy Pada buku LPJ akhir dilampirkan compact-disc yang berisi segala bentuk softcopy (LPJ, notulensi, surat keluar, laporan keuangan, dan dokumentasi kegiatan lembaga) Khusus untuk laporan keuangan dikumpulkan dalam bentuk hardcopy tiap triwulan/semester B. FORMAT PEMBUKUAN 1. Sampul a. Tulisan: Laporan Pertanggungjawaban Triwulan .... b. Nama Lembaga c. Lambang Lembaga d. Tulisan: Ikatan Keluarga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia e. Tahun Kepengurusan 2. Kata Pengantar

Ditulis oleh Ketua Lembaga 3. Daftar Isi 4. Visi Misi Lembaga Diikuti penjabaran visi misi Parameter visi misi 5. Pendahuluan secara umum dari Ketua Pandangan Umum Pandangan Ketua Lembaga terhadap lembaga yang diketuainya secara keseluruhan selama masa kepengurusan Pandangan terhadap Bidang-Bidang Pandangan Ketua Lembaga terhadap kesekretariatan, kebendaharaan dan bidangbidang yang ada selama masa kepengurusan v. vi. vii. viii. Kesekretariatan Kebendaharaan Bidang-bidang dst.

Pencapaian Visi dan Misi Bagaimana pencapaian visi dan misi lembaga selama periode yang sudah berjalan Dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan yang disepakati lembaga di awal kepengurusan Pencapaian dibuat secara progresif: sesuai dengan progress yang telah dicapai di triwulan tersebut Koordinasi dengan Bidang-bidang Bagaimana kondisi koordinasi Ketua Lembaga dengan setiap bidang selama periode yang sudah berjalan Koordinasi dengan pihak eksternal Bagaimana kondisi koordinasi Ketua Lembaga dengan pihak-pihak di luar kelembagaan selama periode yang sudah berjalan 6. LPJ Sekum dan Kesekretariatan Visi Misi Bidang

Diikuti penjabaran visi misi Parameter visi misi Pencapaian Visi dan Misi Bagaimana pencapaian visi dan misi lembaga selama periode yang sudah berjalan Dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan yang disepakati lembaga di awal kepengurusan Pencapaian dibuat secara progresif: sesuai dengan progress yang telah dicapai di triwulan tersebut Deskripsi Kerja d. Penjabaran deskripsi kerja (LPJ pertama saja) e. Koordinasi sekum dengan bidang-bidang f. Pencapaian deskripsi kerja Gambaran Umum Menjelaskan bagaimana kepengurusan bidang tersebut selama triwulan tersebut secara keseluruhan d. Koordinasi antar BPH e. Koordinasi BPH dengan BP f. Analisis SWOT bidang Program Kerja a. Proker Proyek Format: a. b. c. d. Nama Proker Proyek Nama SC Deskripsi kerja Perencanaan a. b. c. d. e. Tujuan Bentuk Sasaran Sifat Alokasi Dana f. g. h. i. Alokasi Waktu Alokasi Tempat Alokasi SDM Parameter keberhasilan

e.

Pelaksanaan a. b. Acara Waktu c. d. Tempat SDM

f. g. h.

Pencapaian Parameter Keberhasilan Pencapaian Nilai dan Skill Evaluasi Jabarkan hal-hal yang terjadi pada saat pelaksanaan proker serta datadata kuantitatif yang ada secara efektif

i. j.

Solusi Saran

b. Proker Non Proyek Idem Rencana Strategis bidang untuk kedepannya Penutup c. Kesimpulan d. Saran Lampiran (notulensi, presensi, dan dokumentasi) 7. LPJ Bendum dan Laporan Keuangan Idem dengan LPJ Sekum s.d. Penutup Untuk Lampiran berisi notulensi, presensi, dokumentasi, dan laporan keuangan 8. LPJ Bidang-Bidang Visi Misi Bidang Diikuti penjabaran visi misi Parameter visi misi Pencapaian Visi dan Misi Bagaimana pencapaian visi dan misi lembaga selama periode yang sudah berjalan Dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan yang disepakati lembaga di awal kepengurusan

Pencapaian dibuat secara progresif: sesuai dengan progress yang telah dicapai di triwulan tersebut Deskripsi Kerja a. Penjabaran deskripsi kerja (LPJ pertama saja) b. Pencapaian deskripsi kerja Gambaran Umum Menjelaskan bagaimana kepengurusan bidang tersebut selama triwulan tersebut secara keseluruhan a. Koordinasi antar BPH b. Koordinasi BPH dengan BP c. Analisis SWOT bidang Program Kerja a. Proker Proyek Format: 1. Nama Proker Proyek 2. 3. 4. Nama SC Deskripsi kerja Perencanaan a. b. c. d. e. 5. Tujuan Bentuk Sasaran Sifat Alokasi Dana f. g. h. i. Alokasi Waktu Alokasi Tempat Alokasi SDM Parameter keberhasilan

Pelaksanaan a. b. Acara Waktu c. d. Tempat SDM

6. 7. 8.

Pencapaian Parameter Keberhasilan Pencapaian Nilai dan Skill Evaluasi

Jabarkan hal-hal yang terjadi pada saat pelaksanaan proker serta datadata kuantitatif yang ada secara efektif 9. Solusi

10. Saran b. Proker Non Proyek Idem Rencana Strategis bidang untuk kedepannya Penutup a. Kesimpulan b. Saran Lampiran (notulensi, presensi, dan dokumentasi) 9. Rencana Strategis untuk kedepannya Ditulis oleh Ketua Lembaga Keterangan: LPJ Triwulan pertama dan kedua berisi tentang apa yang akan dilakukan oleh kepengurusan tersebut pada Triwulan berikutnya LPJ akhir berisi tentang rekomendasi untuk masa kepengurusan berikutnya 10. Kata Penutup Ditulis oleh Ketua Lembaga 11. Lampiran: Kesekretariatan a. Timeline lembaga b. Daftar Surat Keluar (nomor urut, tanggal publikasi surat, nomor surat, tujuan, perihal) dalam bentuk tabel c. Daftar Surat Masuk (nomor urut, tanggal publikasi surat, nomor surat, pengirim, perihal) dalam bentuk tabel d. Daftar Inventarisasi lembaga (nomor urut, nama barang, jumlah, kondisi) dalam bentuk tabel

e. Notulensi Rapat BPH Lampiran (ditaruh pada LPJ akhir) c. Surat Masuk (Fotocopy/asli) di LPJ akhir saja d. Surat Keluar (softcopy) di LPJ akhir saja Database Pengurus [nama, jurusan, angkatan, bidang, jabatan, tempat tanggal lahir, nomor HP, email, alamat (kosan dan rumah)] Struktur lembaga LPJ Kepanitiaan Format: a. Sampul a. Tulisan: Laporan Pertanggungjawaban b. Nama Kepanitiaan c. Logo Kepanitiaan/Lambang Lembaga d. Nama Lembaga yang bersangkutan e. Tulisan: Ikatan Keluarga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Indonesia f. Tahun b. Kata Pengantar Ditulis oleh Ketua Panitia c. Daftar Isi d. Pandangan Umum dari Ketua Panitia Pandangan Ketua Panitia terhadap kepanitiaan yang diketuainya secara keseluruhan selama kepanitiaan berjalan e. Pendahuluan 1. Nama Kegiatan 2. Tujuan 3. Bentuk 4. Perencaaan

Sasaran Alokasi Dana Alokasi Waktu Alokasi Tempat Alokasi SDM Parameter keberhasilan Dll

f. Pelaksanaan Disesuaikan dengan perencanaan g. LPJ Ketua Panitia Koordinasi dengan Bidang-bidang Bagaimana kondisi koordinasi Ketua Panitia dengan setiap bidang selama kepanitiaan berjalan Koordinasi dengan pihak eksternal Bagaimana kondisi koordinasi Ketua Panitia dengan setiap pihak-pihak di luar kepanitiaan selama kepanitiaan berjalan h. LPJ Bidang-Bidang (sekum, bendum, dan bidang-bidang lain) Deskripsi Kerja Gambaran Umum Menjelaskan bagaimana kepengurusan bidang tersebut selama kepanitiaan berjalan 1. Koordinasi antar BPH 2. Koordinasi BPH dengan BP 3. Analisis SWOT bidang Perencanaan Pelaksanaan (misal: kendala dan solusi i. Pencapaian Parameter Keberhasilan j. Pencapaian Nilai dan Skill k. Evaluasi

Jabarkan hal-hal yang terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan serta data-data kuantitatif yang ada secara efektif l. Penutup (kesimpulan dan saran) m. Lampiran Proposal Sponsorship Kesekretariatan: a. Struktur Kepanitiaan b. Database Panitia c. Timeline kegiatan d. Notulensi dan Presensi rapat e. Surat Masuk f. Surat Keluar - Operasional: g. Petunjuk teknis Acara h. Petunjuk Pelaksanaan Laporan Keuangan Publikasi (softcopy) Dokumentasi (softcopy)