INSTITUTO ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL

SECRETAR~A ADMINISTRATIVA Direccin de Materiales y Servicios Generales

Procedimiento para el registro, control y resguardo de activo fijo

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Titulo: Procedimiento para el registro, COdigo: SA-DMSG-11-201 O control y resguardo de activo fijo

HOJA DE CONTROL

Consejo General

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1. Objetivo

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Titulo: Procedimiento para el registro, Cdigo: SA-DMSG-I I -2010 control y resguardo de activo fijo

Definir las actividades para el registro y la identificacin del activo fijo patrimonio del Instituto Electoral del Distrito Federal, asi como del usuario responsable de su resguardo, para el control

de dichos bienes.

2. Alcance
Secretaria Administrativa
O

Direccin de Finanzas y Contabilidad Direccion de Materiales y Servicios Generales Subdireccin de Adqusiciones y Control Patrimonial

Departamento de Control Patrimonial

Unidad Tcnica de Servicios Informaticos reas del Instituto Electoral del Distrito Federal en su carcter de usuarios de activo fijo

3. Marco normativo

11

El articulo 87 del Codigo Electoral del Distrito Federal establece que el patrimonio del Instituto
es inembargable y se integra por los bienes muebles e inmuebles que se destina al

cumplimiento de sus fines y acciones.

El articulo 111 del Codigo Electoral del Distrito Federal seala que la Secretaria Administrativa

es la unidad encargada de la administracibn de los recursos humanos, materiales, tcnicos y

financieros del Instituto, as como responsable de su patrimonio y del eficiente uso de los bienes muebles e inrnuebles. El artculo 112 fracciones V y XV del Codigo Electoral 'del Distrito Federal otorga las atribuciones a la Secretaria Administrativa de estable.&r y operar los cisternas adrninistrativ

para el ejercicio y control presupuestal, asi como atender las necesidades

Instituto.

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iEDFpcontrol y resguardo de activo fijo i g

INSII~UIOt:tcrari Ofl DiStSiiO EEFH

Los artculos 7,8y 9 de las Normas para la Administracin, Destino Final y Baja de Bienes
Muebles del Instituto Electoral del Distrito Federal, relativos a la administracin de bienes
muebles y manejo de almacn.
4. Politicas de operacin

La Secretaria Administrativa, a travs de la Direccin de Materiales y Servicios Generales, especificamente por conducto del Departamento de Control Patrimonial,
deberA:

a) Administrar el activo fijo que el Instituto Electoral del Distrito Federal requiere para el
desarrollo de sus actividades, desde su adquisicin hasta su destino final y baja del patrimonio del Instituto, basndose en una poltica de racionalidad y optimizacibn del
gasto, asi como de control de inventarlos.
b) Establecer los mecanismos que permitan un adecuado registro, control e identificacin

del activo fijo.

c) Integrar el numero de inventario asignado a cada activo fijo por la clave CABMS, el ao
de adquisicion y el numero progresivo que le corresponda.

d) Mantener actualizado el registro de inventario por rea y por usuario, debiendo verificar que se realicen revisiones fsicas peridicas y permanentes en las diferentes reas del
Instituto.
e) Controlar el activo fijo, manteniendo actualizado el resguardo documental de cada uno

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.

de ellos.
El control de los inventarios debern efectuarse en forma documental y electrnica, registrando el numer-o de inventario que le fue asignado a cada aciivo fijo, amparado por

los documentos de entrada a1 Almacn General, en apego a procedimiento para entrada

de bienes al almacn, cdigo SA-DMSG-09-2010.
.

La identificacin del activo fijo se deber hacer con una etiqueta de control adherible p duplicado, que contenga una descripcin corta del bien, el numero de inventario que le

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Titulo: Procedimiento para el registro, Cdigo: SA-DMSG- 1 -201O control y resguardo de activo fijo

fue asignado y el cdigo de barras correspondiente; los datos debern ser congruentes

con los existentes en los documentos de origen, debindose colocar una en lugar visible
y otra en lugar oculto.

El valor del activo fijo que se tomara en cuenta al efectuar su alta en los inventarias sera

el de su adquisicion. En caso de que algn activo fijo carezca de valor unitario de

adquisicion, este podrd ser determinado para fines de inventario por ta Direccin de Materiales y Servicios Generales, considerando otros bienes con caractersticas similares o mediante avalo. Conforme a la asignacin de cada activo fijo a un usuario responsable, el Departamento

de Control Patrimonial debera elaborar un formato de resguardo que contenga la

descripcin especfica del bien, incluyendo el nmero de inventario y su valor de adquisicin. En el caso de que el resguardante ya cuente con un resguardo de bienes asignados, se debera integrar el activo actualizando el resguardo con el totat de bienes asignados, quedando sin efecto el formato anterior.

Los servidores pblicos al firmar el resguardo de activo fijo que reciben para el
desempefio de sus funciones, se hacen responsables de su custodia y buen uso, as;

como de reintegrarlo cuando el Instituto se lo requiera; en caso contrario deber& cubrir

el costo a valor de reposicin o entregar un bien similar amparado con factura.

La Unidad Tcnica de Servicios Informaticos sera el rea facultada para notificar al
Departamento de Control Patrimonial quines sern los usuarios finales del equipo

informatico del Instituto, por tal motivo la entrega y elaboracin de tos resguardos del equipo de cmputo se deber hacer en base a la informacin proporcionada por esa Unidad Tecnica.

Los titulares de las reas deberhn ser tos responsables de fomentar el buen uso y
aprovechamiento del activo fijo que tenga asignado su prsonal y deb'er6notificar a la Direccion de Materiales
.
-

Servicios Generales los movimientos que' se realicen q

afecten el control.de ellos, tales como: cambios de usuario, traslado de algn bien a otr

rea o ubicacin, sustituciones de equipo, o cuando se tenga la ausencia de algun bien

ya sea por extravo o por robo, debiendo apegarse en este Ultimo caso a las Normas y

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Titulo: y Procedimiento activo fijo registro, Cdigo: SA-DMSG-I 1-201o control resguardo de para el

procedimiento en materia de destino final y baja de bienes muebles y a lo establecido en el procedimiento sobre baja de bieries en la pliza de seguro, codigo SA-DMSG-19201o.

Para tal efecto, cada area administrativa debera designar, entre su personal, un enlace administrativo, quien tendr contacto permanente con el Departamento de Control Patrimonial para reportar los movimientos y afectaciones que sucedan al activo fijo del rea, asi como los cambios que procedan en los resguardos. Preferentemente, dicho

enlace sera quien dentro de sus funciones tenga actividades afines (Coordinador de
Gestin, Lder de Proyecto de Distrito, etc.).

La notificacin de cambios en los activos fijos y sus resguardos debera hacerse dentro
de los 5 das habites siguientG a aquel en que ocurri el evento.
La Direccin de Materiales y Servicios Generales debera realizar anualmente un

inventario fsico, mediante el cual se verifiquen presencialmente los bienes respecto a

los registros y a los resguardos; dicha revisin sera responsabilidad del Departamento

de Control Patrimonial, con la colaboracin del enlace de cada area, encargado de

proporcionar la niormacion interna para rnantener,actualizado el inventario de su activo fijo.

La Direccin de Materiales y Servicios Generales y la Direccin de Finanzas y

Contabilidad debern ser responsables de conciliar los movimientos de activo fijo, en
sus respectivos sistemas.

El ingreso de activo fijo al patrimonio del Instituto debera cumplir con lo establecido en el procedimiento para la entrada de bienes al almacn, codigo SA-OMSG-09-2010.

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5. Definiciones

Activo fijo:. bienes susceptibles de asignacin de un nmero de inventario y resguardo de

manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; tambin llamados Bienes Instrumentales.

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Titulo: Procedimiento para el registro, Cdigo: SA-DMSG-11-2010 control y resguardo de activo fijo

Almacn General: rea de la Direccin de Materiales y Servicios Generales encargada de la recepcin, control y distribucin de los bienes muebles del Instituto, adscrita al Departamento de Control Patrimonial de la Subdireccibn de Adquisiciones y Control Patrimonial.
rea: Todas las reas que integran la estructura orgnica del Instituto Electoral del Distrito

Federal, en su carcter de usuarios y resguardantes de activo fijo .Bienes: para fines de este documento se entender el termino genbrico de "bienes" indistintamente a los bienes de consumq y a tos activos fijos, tambin llamados Bienes Muebles. Bienes de consumo: Los que en su utilizacin tienen un desgaste parcial o total y son controlados a travs de un registro global en sus inventarias, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
CABMS: Clave alfanumrica que identifica a los bienes muebles dentro del catalogo de

adquisiciones, bienes muebles y servicios, compuesta por una letra ("1" cuando se trate de bienes instrumentales o "C" el caso de bienes de consumo) y 9 digitos (tres campos para el en grupo de bienes, tres para el subgrupo de bienes y tres para la familia de bienes). Etqueta de identificacin: rotulo o marca adherida a un activo fijo, con medidas de 50 x 25 mm,

y que sirve para conteer datos de identificacin de cada uno de los bienes.
Documento que comprueba la propiedad: aquel derivado de la adquisicin (generalmente factura), dacion o donacin que comprueba que el bien es patrimonio del Instituto. Numero de inventario: identificador irrepetible que se le asigna a cada uno de los activos fijos

para su control, conformado por: la clave CABMS, ao de adquisicin (en cuatro digitos) y
numero progresivo (en seis digitos).

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Resguardo de activo fijo: documento que formaliza la asignacin de activos fijos propiedad del -tnstituto a un funcionario pblico, quedando los bienes bajo la custodia y responsabilidad del

- resguardante.

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Titulo: Procedimiento para el registro, Cdigo: SA-DMSG-11-2010 control y resguardo de activo'fijo

6. Descripcin de las actividades

Nm.
Actividad
rea responsable

Documento empleado

Recibir del Departamento de Adquisiciones copia del documento que comprueba la 1. propiedad de los activos fijos, mismo que respaldara la entrada de los bienes en el Almacn. Realizar la recepcin de los bienes en apego al procedimiento con cdigo SA2DMSG-09-2010 y verificar fsicamente el bien. Registrar, de forma individual, cada uno de los activos fijos que ampara el documento 3. de entrada, asignndole el nmero de inventario otorgado directamente por el sistema.

Documento Departamento de comprueba Control Patrimonial propiedad

Documento Departamento de comprueba Control Patrimonial propiedad

que la

que la

Documento Departamento de comprueba Control Patrimonial

que la

Emitir etiqueta de identificacin en 2 tantos Departamento de Efiqueta y colocarlas el activo fijo. Control Patrimonial ldentificacibn Entregar los activos fijos, mediante el formato 'Vale de salida de bienes del Almacn General almacn", firmado por personal autorizado (ver Procedimiento SA-DMSG-10-2010) Elaborar y enviar, va correo electrnico, la ~~~ relacin de las personas que sern los resguardantes del activo fijo en cuestin.

Vale de salida de bienes del almacn

con relacin de personal que sera del responsables resguardo

Vale de salida de Actualizar los registros en el Sistema de Departamento de bienes del almacen. Inventarias. Control Patrimonial Mensaje electrnico.

Enviar el formato de resguardo. solicitando Departamento de Resguardo de Activ Control Patrimonial Fijo la firma del resguardante

Resguardo de Activo Fijo en dos ejemplares, Departamento de . . indicando. eri el Control Patrimonial segundo que es usuario?

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Titulo: Procedimiento para el registro, Cdigo: SA-DMSG-1I -201O control y resguardo de activo fijo
Documento empleado

Actividad

rea responsable

1O.

Revisar el "Resguardo de Activo Fijo", verificando que los datos del activo correspondan al asignado.

Resguardante

Resguardo de Activo Fijo

,j El

fonafo de resguardo es correcto?

11.

Si Firmar el formato responsabilizandose del activo fijo asignado, conservar ejemplar del Resguardante resguardo. Devolver el original debidamente firmado.

Resguardo de Activo Fijo Resguardo de Activo Fijo

del

Resguardo,

Resguardante

Archivar los resguardos en el expediente por usuario. Emitir informe mensual sobre los movimientos generados en el Departamento de Resguardo de Activo inventario, para su envo electrnico a la Control Patrimonial Fijo Direccin de Materiales y Servicios ( Generales.

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Titulo: Procedimiento para el registro, Cdigo: SA-DMSG-i i -201O control y resguardo de activo fijo

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el registro, Cdigo: SA-DMSG-I I -201O de activo fijo

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Departamento de Control Patrimonial

Resguardante

rea solicitante

Actualizar en registros sistema inventarios

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10 Revisar el formato Resguardo de " Bienes de Activo Fijo

Elaborar y enviar, va correo electrnico listado de las personas resguardantes. Vale de salida

Vale de salida

8 de Bienes de Activo Elaborar Resguardo Fijo

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Resguardo

Resguardo

10.1

Enviar el formato, solicitando la firma del resguardante

Informa error en el formato, va correo electrnico, al DCP

Resguardo

11

Firmar el resguardo como responsable activo fijo - del

asignado

13
Archivar resguardos y emitir informe mensual para de , Direccin Materiales Y Servicios GeneralBs Informe , .
Resguardo

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Devolver resguardo original firmado

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8. Anexo Resguardo de activo fijoe, ;=,.

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Titulo: Procedimiento para el registro, Cdigo: SA-DMSG-I 1-201O control y resguardo de activo fijo

Instructivo de llenado Resguardo de acttvo fJo

Concepto

Anotar

Fecha en que se elabora el resguardo, en formato dd mm aa

1 DCP otorgar el numero que identificara al resguardo
Anotar el nmero de hoja correspondiente y, en el segundo campo, anotar el total de hojas que integran el resguardo

/
7
8

Nombre de la unidad administrativa a la que pertenece el rea solicitante

Nombre del rea solicitante

C6digo alfanumrico que identifica al activo fijo asignados.

1 Corresponde al texto que identifique a cada activo asignado

- --

Anotar el nmero de serie asignado al bien en particular

1 Corresponde al precio de factura de cada activo asignado

Anotar el nmero de empleado y el nombre completo del empleado al
que se le asignan los bienes y que queda como responsable de ellos

Indicar lugar de trabajo habitual, en forma abreviada, donde se

11
encuentra el responsable, pudiendo ser por ejernpl: Distrito l. oficinas
centrales o smlar

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Conteo de las piezas registradas en el resguardo que quedan asignadas en-el formato Sumatora de la columna Valores, correspondiendp al total de
los bienes resguardados e n el formato
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Titulo: Procedimiento para el registro, Cdigo: SA-DMSG-11-201O controi y resguardo de activo fijo

Concepto

Anotar

14

Firma con la que el empleado resguardante se responsabiliza de los

bienes asignados Nombre y Firma del jefe del Departamento de Control Patrimonial Indicaciones de los "Compromisos que se adquieren con la Unidad

15

16

Tcnica de Servicios Informaticos, al momento de firmar el formato de

resguardo de activo fijo
Recomendaciones de la Direccin de Materiales y Servicios Generales,

17

que se deben de observar ante el Instituto, al momento de firmar el formato de resguardo de activo fijo