NOTA TCNICA

SISTEMAS DE PLANIFICACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES UTILIZADOS EN EL ESTADO BOLVAR

Silva P., Manuel A Silva, M., Daro R.

Resumen: La presente investigacin cientfica tiene como objetivo determinar las ventajas que tiene SAP como ERP en las empresas pertenecientes a la CVG del estado Bolvar, as mismo diagnosticar el uso de los sistemas ERP en dichas empresas, adems determinar el nivel de resistencia al cambio, evaluar la mejora en los procesos al implantar un sistema ERP en lo que respecta a tiempo y costo. Metodolgicamente se basa en una investigacin descriptiva, explicativa y documental, la poblacin estar determinada por el gran conglomerado de las industrias pertenecientes C.V.G, con la implantacin de estos sistemas se pretende la estandarizacin de procesos, as mismo esta trata de unirse en su totalidad a los nuevos avances tecnolgicos en materia de planeacin de recursos empresariales, debido a que estos sistemas, se presentan como tecnologa adaptativa y han demostrado hasta ahora ser una buena solucin ante la gran demanda de manejo de informacin y aprovechamiento de las tecnologas.
Palabras clave: Sistemas de informacin/ Planeacin de los recursos/ SAP/ ERP/ Estado Bolvar.

I. INTRODUCCIN Desde el punto de vista administrativo las empresas del aluminio necesitan unificar los criterios para mejorar su cadena de suministros, para incrementar la entrega eficiente y oportuna de sus productos. Es por ello que se realiza este estudio en el que se distinguen las ventajas que tiene SAP como ERP en las empresas pertenecientes a la C.V.G. del Estado Bolvar, as como el uso y adaptabilidad de SAP en dichas empresas, sin olvidarse de la resistencia al cambio. Con esto se verificar que las empresas requieren de un sistema de informacin, que ofrezca un aumento de la productividad, y el nivel de satisfaccin de sus clientes tanto internos como externos, as como incrementar las utilidades y maximizar la rentabilidad, mejoras en los Inventarios, Procesos y aumentar el flujo de informacin mantenindola actualizada y organizada. Desde otro orden de ideas la presente investigacin estar estructurada de la siguiente manera: un resumen, una introduccin, un desarrollo que muestra las definiciones ms sobresalientes del tema, un cuerpo metodolgico que indica la forma y tipologa de estudio as como el sector de

poblacin, seguido de los anlisis y resultados, finalmente las conclusiones y las fuentes bibliogrficas.

II. DESARROLLO 1. Definicin de los sistemas de planeacin de los recursos de la empresa (ERP) Segn Deepinder (2004), los ERP pueden ser vistos como soluciones de tecnologas de informacin que permitan integrar los procesos de competencias de las empresas. Estos productos son modulares en estructura y fcilmente ofrecen capacidades para logsticas integradas, planeacin financiera, ventas, procesos de rdenes, produccin y planeacin de los recursos materiales; las organizaciones pueden escoger implementar uno o algunos cuantos mdulos al mismo tiempo, con seguimientos de implementacin de otros mdulos planeados a futuro. Segn Shang (2000), el inters por utilizar los sistemas ERP est determinado por el xito, teniendo numerosos beneficios en su implementacin de tipo operacional y estratgico. La

Manuscrito finalizado en Ciudad Guayana el 2006/12/03, recibido el 2007/06/20, en su forma final (aceptado) el 2007/11/20. El Ing. Manuel A. Silva P. desempea sus actividades en la Empresa Inversiones MM, Caracas, Correo electrnico silva_masp@hotmail.com. El MSc. Daro Rafael Silva Madrid es Profesor Titular en la UNEXPO. Vicerrectorado Puerto Ordaz, correo electrnico dsilva@unexpo.edu.ve.

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Volumen 12, N 46, marzo 2008. pp 49-54 evidencia de estudios con los que se cuenta en la actualidad indica que contar con un sistema ERP mejora la informacin en s misma y la integracin de operaciones de negocios, pues las organizaciones tienden a tener un alto desarrollo financiero con respecto al valor del mercado que aquellas que no han invertido en este tipo de sistemas. Habiendo analizado cada una de las definiciones expuestas por los diferentes autores citados en este artculo, una definicin muy personal sobre lo que significan los sistemas ERP sera: Es un diseo de software que facilita el flujo de informacin entre las funciones de logstica, manufactura, recursos humanos y finanzas de una empresa considerndose aspectos como la cultura organizacional y la alta gerencia. Estos sistemas estn diseados para ajustar y automatizar muchos de los proceso bsicos con el objetivo de integrar informacin a travs de la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas de distintos proveedores. Adems, estos sistemas de informacin integrados, pueden ayudar a que una empresa sea ms rentable, eficaz y eficiente. Segn SAP (2007), que se define como (Systeme, Anwendungen und Produkte) (Sistemas, Aplicaciones y Productos), con sede en Walldorf (Alemania), es el primer proveedor de aplicaciones de software empresarial (ERP) en el mundo. Como empresa, comercializa un conjunto de aplicaciones de software para soluciones integradas de negocios, entre ellas mySAP Business Suite, que provee soluciones escalables que permiten mejorar continuamente, con ms de 1.000 procesos de negocio consideradas las mejores prcticas empresariales. Es considerada como el tercer proveedor independiente de software del mundo y el mayor fabricante europeo de software. Con 12 millones de usuarios, 100.600 instalaciones, y ms de 1.500 socios, es la compaa ms grande de software Inter-empresa. A finales de 2005, SAP empleaba a 35.873 personas (fuente empleados) en ms de 50 pases y sus ingresos anuales fueron de 8.513 millones de euros (fuente ingresos). En Venezuela, por ejemplo se utiliza el sistema SAP (System Applications Process / uso del sistema de procesos), Baan, Oracle (Sistema Manejador de Base de Dato Relacional RDBMS), PeopleSoft (manejo de personal) y J.D. Edwards. Cabe destacar que hace un ao aproximadamente PeopleSoft y J.D. Edwards, se aliaron estratgicamente con la finalidad de ser la combinacin perfecta pues tanto empresas medianas como grandes tendrn acceso a la ms amplia suite de aplicaciones empresariales integradas en el mundo. Sin embargo, las grandes empresas del pas han preferido el uso del sistema SAP como principal herramienta de negocios. 2. Ventajas al adquirir un sistema ERP. Segn Ovando (2004) se consideran como ventajas de los sistemas ERP las siguientes: Entrada de la informacin al sistema solo una vez. Uso de fuerzas de best practices. Permite la customizacin. Est basado en una estructura confiable. Proporciona funcionalidad para interactuar con otros mdulos. Proporciona las herramientas para consultas complejas. Proporcionan metodologas probadas de implantacin y teora de cambio. Todos los puntos anteriores sern sustentables si la decisin es tomada con anticipacin y determinacin de la alta gerencia, ningn plan de implementacin funcionar si no se ha llevado a cabo la tarea de seleccionar el mejor sistema ERP que convenga a las necesidades de la empresa. (Shang et al., 2000). Muchas empresas tardan en decidir si implementar o no un sistema ERP, pues los gerentes de sistemas cuando se les presentan planes de inversin no observan el beneficio inmediatamente. Algunos expertos creen que los sistemas ERP pueden hacer que los procedimientos (procesos) de una compaa se vuelvan ms eficientes, pero el logro de un impacto positivo va acompaado de factores como la cultura organizacional y el estilo gerencial, as como de conocimientos, habilidades y experiencias, evitando el miedo al progreso.

3 Porque implementar un sistema ERP? Implementar sistemas ERP, ayudan a mejorar las prcticas en los negocios, acceso a informacin en tiempo real y automatizacin de los procesos. Su utilizacin como software sirve para controlar a partir de una orden de venta las afectaciones a los inventarios, a las rdenes de produccin, a las cuentas por cobrar y se evita que cada rea recapture datos. Algunos sistemas ERP integran procesos empresariales y dejan a un lado a clientes y asociados, as que ya hay empresas que desean implementar un sistema CRM (manejo de las relaciones con los clientes). La implementacin de estos sistemas requiere cambios organizacionales en las empresas, reingeniera y nuevas formas de trabajo, as que es importante romper con los viejos esquemas, que a veces es muy difcil en los negocios y desarrollar canales de comunicacin para que un sistema ERP sea exitoso y no fracase.

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Silva M., Silva, D. Sistemas de planificacin de recursos empresariales utilizados en el estado Bolvar La mayora de los sistemas ERP cuentan con una gran flexibilidad, lo que permite a las empresas manejarlo de acuerdo a sus necesidades, adems de ofrecerle la posibilidad de realizar operaciones centralizadas o descentralizadas. La clave est en no resistirse al cambio un software diferente en cada una de ellas y desarrollar otro software de consolidacin hecho a la medida que requera tremendos esfuerzos de actualizacin y que no daba nunca resultados eficaces al tener que integrar los datos de diferentes programas sin similitud intrnseca. Era por tanto casi imposible obtener la deseada homogeneizacin. Esta situacin experiment un cambio hace algunos aos cuando la empresa alemana SAP, ofreci un sistema de software empresarial en forma de piezas sin terminar, que podan agruparse de diferentes maneras mediante tablas de conexin y que, aunque con un alto grado de esfuerzo de ajuste, podan combinarse y formar un sistema vlido para adaptarse a las necesidades de un Estado determinado, (ajustndose a las leyes, costumbres operativas e idioma de cada pas). Esto era justamente lo que estaba necesitando la industria venezolana para desterrar la heterogeneidad de los sistemas instalados en las distintas plantas y disponer de un sistema que permitiese tener en cada afiliada, un software que an siendo semejante del de las otras afiliadas, quedase integrado en un nico sistema en cuanto a la informacin y al trfico de bienes y servicios dentro de la logstica de la empresa multinacional. Se inicia el tema, en primer lugar con una de las industrias ms prestigiosas del pas como es Petrleos de Venezuela (PDVSA) que tiene uno de los centros de distribucin ms importantes en Guayana. Es una de las empresas petroleras lderes del mundo con un valor de mercado que asciende a los US$ 150 millardos de dlares. La utilizacin de las tecnologas de informacin dentro de petrleos de Venezuela representa una de las ms formidables herramientas con las que cuenta la corporacin dentro de su proceso permanente de mantenerse competitiva a nivel internacional como corporacin energtica global. El crecimiento y reto planteado por PDVSA en el plan de negocios, bajo nuevas formas y modalidades de hacer las cosas, tiene como herramienta fundamental el uso ptimo de las tecnologas de informacin. PDVSA, adopta el sistema de SAP R/3 para integrar toda la informacin de la corporacin y poder responder de esta forma a la necesidad de consolidacin que exige la competitividad de los mercados de hidrocarburos a nivel mundial. La implementacin en PDVSA del sistema SAP se bas en una estrategia comn con la idea de estandarizar a toda la industria en el manejo de su informacin. Estas razones son suficiente para querer utilizarla de modelo en la industria del Aluminio.

4. Metodologa En el presente estudio, se desarroll una investigacin de tipo descriptiva, explicativa y documental. Es Descriptiva debido a que se realizar una explicacin detallada de las diversas actividades involucradas en las empresas pertenecientes al grupo de la C.V.G del Estado Bolvar. Es de tipo explicativa ya que el propsito es sealar el tipo de informacin que se necesita, as como e nivel de anlisis que se debe realizar; donde el enfoque est supeditado a la informacin bibliogrficas recabada que ayudar a emitir conclusiones. Es de tipo documental, porque se obtiene la informacin a partir de documentos escritos, manuales y artculos on line que servirn para el futuro anlisis de la situacin actual de las empresas objeto de estudio y la determinacin de las ventajas que tiene SAP como ERP en las empresas del estado Bolvar. La poblacin para la presente investigacin estar representada por todas las empresas de la CVG, CVG Aluminio Del Caron S.A. (CVG ALCASA), CVG Industria Venezolana de Aluminio C.A. (CVG VENALUM), CVG BAUXILUM C.A. y CVG Carbones del Orinoco, C.A. (CVG CARBONORCA).

5. Anlisis de los resultados 5.1. Determinacin de las ventajas que tiene SAP como ERP a las empresas de Venezuela y al Estado Bolvar. Para el desarrollo de este estudio, se tom como referencia las empresas pblicas y que se encuentran ubicadas en el Estado Bolvar, especficamente en Ciudad Guayana, considerando la importancia de la aplicacin e implementacin de sistemas de planeacin de los recursos de la empresa (ERP) y su la incidencia en la eficiencia y eficacia de las actividades que realizan. Se resea en este artculo las empresas ms destacadas en el pas que utilizan el ERP, entre los ms utilizado se encuentra el SAP, ya que la mayora de las Empresas Bsicas se encuentran aqu en Ciudad Guayana. De Len (2004). Tradicionalmente, las empresas nacionales establecidas en la ciudad de Puerto Ordaz, tenan que enfrentarse al permanente problema de la grave inconsistencia informativa entre sus afiliadas y la dificultad de consolidacin, tanto de sus operaciones como de sus cuentas para el conjunto de empresas y pases. La nica solucin provisional era la utilizacin de

5.2. Diagnstico del uso y adaptabilidad de los sistemas ERP las empresas pertenecientes a la CVG del Estado Bolvar. CVG Aluminio Del Caron S.A. (CVG ALCASA), CVG

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Volumen 12, N 46, marzo 2008. pp 49-54 Industria Venezolana de Aluminio C.A. (CVG VENALUM), CVG BAUXILUM C.A. y CVG Carbones del Orinoco, C.A. (CVG CARBONORCA) son las empresas de la industria del aluminio de la Corporacin Venezolana de Guayana, CVG, que a su vez constituyen el gran eje del desarrollo econmico de Venezuela despus de la industria petrolera. Con estas compaas, el sector aluminio nacional totaliza una capacidad anual de produccin de 6 millones de toneladas de bauxita, 2 millones de toneladas de almina y 640.000 toneladas de aluminio. Frente a sus retos y desafos, hoy cuentan con la solucin SAP para maximizar sus procesos, y apoyar la capitalizacin de las fortalezas con las que apuntalan la competitividad global del sector aluminio del pas. Segn Germn Benavente, Gerente de Sistemas y Organizacin de VENALUM la seleccin de la herramienta, fue decidida por los propios Vicepresidentes de cada rea quienes concluyeron cul era la mejor herramienta, teniendo como mejor alternativa el sistema SAP. El proyecto de implantacin fue bautizado Sistema de Informacin del Sector Aluminio (SISA), Gerenciado por Hartmann, arranc formalmente en noviembre de 1998 con 48 personas, de las que ms de la mitad eran usuarios seleccionados de las reas, incluyendo 8 Gerentes. Las reas funcionales de SAP implantadas en el sector aluminio fueron Finanzas (Tesorera, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Contabilidad de Costos), Manejo de Materiales, Control de Calidad, Ventas, Recursos Humanos (incluyendo Nmina), Controlling y Planificacin de Produccin. Entre los beneficios que SAP a dado a esta industria se pueden nombrar, Ledn, (2003): Unificacin de criterios. Consolidacin de la informacin. Sistema verdaderamente integrado. Reduccin de tiempos de cierre contable. Disposicin de informacin oportuna sobre la evolucin de nuestros costos de produccin. Garanta de que la informacin se alimente una sola vez y se refleje en todas las reas pertinentes. CVG Electrificacin del Caron C.A., CVG EDELCA, es una empresa del Estado venezolano bajo la tutela de la Corporacin Venezolana de Guayana, de cuyo conglomerado industrial forma parte. Es la empresa de generacin hidroelctrica ms importante que tiene Venezuela y su misin es producir, transportar y comercializar energa elctrica en forma confiable para satisfacer a sus clientes y apoyar el desarrollo integral del pas, un mercado en el que atiende el 70% de la demanda. Durante cuatro dcadas, CVG EDELCA ha logrado resultados de eficiencia y rentabilidad, marcando una trayectoria en el Estado venezolano, y adopt la plataforma SAP en varias reas de negocio desde hace 5 aos.

Hoy, CVG EDELCA ha llevado a cabo dos nuevos proyectos con SAP: uno relacionado con el desarrollo de una plataforma gerencial de informacin para soportar la toma de decisiones y la evaluacin de la gestin del negocio; el otro, referido a la actualizacin del software para pasar de la versin SAP R/3 4.5B a SAP R/3 Enterprise, y aprovechar as las ventajas tanto funcionales como tecnolgicas que ofrece la nueva versin. La implementacin de la solucin SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM, por su nombre y siglas en ingls) en CVG EDELCA responde a la incorporacin de un proceso de mejoramiento continuo, que consisti en revisar la metodologa tradicional de planificacin estratgica a fin de adaptarlo a la nueva realidad, para asegurar la coherencia entre las distintas unidades de negocio. As naci el Proyecto CMI, por las siglas de Cuadro de Mando Integral, un modelo de gestin para evaluar el desempeo de la corporacin en trminos de indicadores de negocio, siguiendo la metodologa del Balanced Scorecard. Segn explica Margarita Rosendo, Gerente de Planificacin Corporativa y lder del proyecto en CVG EDELCA, se cre una lupa como logo identificador del Proyecto CMI, para as comunicar la utilidad de una herramienta para observar las condiciones del negocio que a veces puede ser imperceptible a simple vista. Para la Gerente de Planificacin Corporativa de CVG EDELCA, SAP representa un cambio de cultura en la forma de hacer las cosas, contribuye en la mejora de los procesos y disminuye el tiempo para registrar y obtener la informacin sobre la gestin. Esto lleva a que se disponga de mayor tiempo para analizar los resultados y proponer acciones, es decir, controlar el negocio. Somos una empresa que cree fielmente en la excelencia y SAP ha contribuido como una palanca para su logro. Proyecto VATIO: Actualizacin de Plataforma. Otro proyecto que ejecut CVG EDELCA, fue la actualizacin tecnolgica de su plataforma de gestin empresarial basada en SAP R/3 4.5 B a la versin ms reciente de este software, SAP R/3 Enterprise, as como la implementacin del modelo de presupuesto basado en la funcionalidad de Gestin Presupuestaria para el Sector Pblico de SAP, y las reas de Nmina, Gestin de Tiempos y Administracin de Beneficios, para aprovechar las mejoras que la nueva versin del software de SAP ofrece en los ciclos de ingresos y egresos. Dicho proyecto fue denominado VATIO (Visin de Avance Tecnolgico e Integracin Organizacional). SAP Andina y Del Caribe (2004). El Proyecto VATIO se ejecut en siete meses. Se inici en agosto de 2003 con una estrategia de entrada en produccin en dos fases: la primera culmin en febrero de 2004, con la entrada del rea funcional de Gestin Presupuestaria y las mejoras de los ciclos de ingresos y egresos; la segunda

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Silva M., Silva, D. Sistemas de planificacin de recursos empresariales utilizados en el estado Bolvar termin en el mes de abril de 2004, con la puesta en vivo de los procesos de Nmina, Gestin de Tiempos y Beneficios (Recursos Humanos). relaciones con los clientes). SCM (Suply Chain Management) Manejo de la cadena de suministros. La implementacin de la solucin SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM, por su nombre y siglas en ingls) en CVG responde a la incorporacin de un proceso de mejoramiento continuo, el cual consisti en revisar la metodologa tradicional de planificacin estratgica a fin de adaptarlo a la nueva realidad, para asegurar la coherencia entre las distintas unidades de negocio. La comparacin de un sistema de informacin con otro se puede realizar a travs de la Tabla NI de tems ponderados.

5.3 Determinacin del nivel de resistencia al cambio, evaluar la mejora en los procesos al implantar un sistema ERP en lo que respecta a tiempo y costo. La mayora de las organizaciones han cambiado su forma de llevar la administracin, requieren transferir todos sus departamentos organizados y relacionados, por eso se han hecho presente ahora los sistemas ERP y CRM (manejo de las

Tabla NI. Comparacin de un sistema de informacin de tems ponderados

Fuente: Martn (2003).

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Volumen 12, N 46, marzo 2008. pp 49-54 Son muchos los sistemas ERP que a nivel mundial se estn utilizando como ejemplo de estos sistemas tenemos: SAP, Baan, Oracle, J.D. Edwards, IFS, SSA GT, ROSS Systems, Invensys, Cincom Systems, Epicor, SoftBrands, Relevant Business Systems, Intuitive, Made2Manage, Exact Software NA, ROI Systems, QAD, y muchos mas. Por ello es conveniente saber cul es el que realmente necesita la empresa y se corresponde con las necesidades que esta requiere. 3. DE LEN M., (2004). ERP: su presencia en Latinoamrica. Articulo On-line. Disponible en: http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=276 [Consulta: 15/09/2004]. 4. DEEPINDIR, B., MOONEY, T., GARCA J.; (2004) An integrative framework for the assimilation of Enterprise Resource Planning Systems: phases, antecedents, and outcomes; Spring 2004; Vol. 44, Iss. 3; pp. 81, 10. 5. Extrado de Bussinessline; (2004) SMEs lagging in IT, e-readiness; Chennai, pag. 1. 6. Hernndez, R; Fernndez, C y Lucio, P. (1991) Metodologa de la Investigacin. Editorial Mc. Graw Hill. Mxico. 7. LEDN, P. (2003). La Implementacin de sistemas ERP funcionan o no? Claro que s. Articulo On-line. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/erppauli.ht m [Consulta: 15/09/2004]. 8. Martin Stehr Urza (2003). Cmo evaluar y seleccionar un ERP para su empresa. Consultor. Southern Domain Consulting Ltda. info@std.cl. Articulo On-line. Disponible en: http://www.std.cl/descargas/pdf/EXPOITP-03.pdf [Consulta: 15/09/2004]. 9. Ovando Rubn. (2004). Consideraciones de Outsourcing para la Implementacin de Sistemas ERP en las Pymes. Articulo On-line. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/canal.es/gerencia/1 /erpruben276.htm [Consulta: 15/09/2004]. 10. SAP (2007). Wikipedia, La enciclopedia libre. Articulo On-line. Disponible en: http://es.wikipedia.org/w/index.php? title=SAP&oldid=10376048. [Consulta: 15/08/2007]. 11. SHANG, S.; SEDDON P; (2000). A Comprehensive Framework for Classifying the Benefits of ERP Systems. In Proceedings of the 2000 Americas Conference on Information Systems, Long Beach, CA.

III. CONCLUSIONES 1. Todas la empresas pertenecientes a la CVG del Estado Bolvar han implantado como sistema ERP al sistema SAP como solucin a sus procesos administrativos, mejora en funcin de auditoras, efectividad de entrega en sus productos y estadsticas. 2. Con la implantacin del sistema SAP en las empresas de la CVG del Estado Bolvar se logr la integracin de todas las reas en un solo sistema. 3. Con el Sistema de administracin de procesos SAP se ha logrado ya un gran avance tecnolgico y competitivo en la Regin.

IV. BIBLIOGRAFA 1. SAP Andina y Del Caribe (2004). Historias de xito. THE Best- Run Businesses Run SAP. Articulo On-line. Disponible en: http://www50.sap.com/andeancarib/company/success/. [Consulta: 12/09/2004]. 2. SAP Andina y Del Caribe (2004). Nuestros Clientes. Historias de xito. Articulo On-line. Disponible en: http://www50.sap.com/andeancarib/company/success/ [Consulta: 15/09/2004].

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