Asignatura: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS (Cdigo: 274) DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Ctedra Prof. Asoc.

Jorge Volpentesta Tutor: Gustavo Nievas Cursos a Distancia - Modalidad: Semi presencial

TRABAJO ESPECIAL OBLIGATORIO CONSIGNAS

Efecte la lectura del texto correspondiente a la descripcin de la organizacin KRASH y responda a las siguientes preguntas: 1 Parte
1. De acuerdo al ENFOQUE DE SISTEMAS, caracterice a la organizacin de referencia como tal, indicando: ENTRADAS, PROCESOS, SALIDAS, RETROALIMENTACIN y AMBIENTE. 2. Cul es la PARTE de la estructura que surge como clave? Por qu? 3. Cul es el MECANISMO DE COORDINACIN preponderante? Por qu? Aparecen otros MECANISMOS DE COORDINACIN? Cules?

2 Parte
4. Dibuje el ORGANIGRAMA y comente cmo estn AGRUPADAS las unidades. 5. Explique cmo se verifican en la organizacin de referencia la FORMALIZACION DEL COMPORTAMIENTO, la CAPACITACION y el ADOCTRINAMIENTO? 6. Para el puesto de JEFE DE PRODUCCION redacte la DESCRIPCIN DEL CARGO. 7. Explique qu tipo de DESCENTRALIZACION se observa. 8. Cules son los FACTORES SITUACIONALES que condicionan a la organizacin de referencia? Por qu? 9. Explique cmo se verifican las ESPECIFICACIONES FORMALES que se indican a continuacin: ECONOMIA, COMPRENSION DE LA TAREA PROPIA Y LA TAREA COMUN y ESTABILIDAD Y ADAPTABILIDAD. 10. Mencione qu tipo de CONFIGURACIN ESTRUCTURAL se adapta mejor a la organizacin de referencia. Fundamente. 11. Dibuje el ORGANIGRAMA que refleje el cambio estructural propuesto por usted. 12. Razone cmo su propuesta puede solucionar los problemas planteados. 13. Qu tipo de descentralizacin debera acompaar a la solucin que usted propone? 14. Analice el PROCESO de VENTAS para la empresa ACOR, Para ello realice: a) El Diagrama de Interdependencia Sectorial correspondiente, utilizando la informacin detallada. El resto del proceso que no se encuentra descripto, diselo de acuerdo a lo que usted crea ms conveniente desde el punto de vista de eficiencia y control interno.

b) Identifique los Formularios o Registros utilizados.

c) Determine las mejoras o cambios a aplicar al proceso relevado, teniendo en cuenta aspectos de CONTROL INTERNO y de OPTIMIZACION.

La empresa de productos alimenticios ACOR fue fundada en 1970; se inicio como una fbrica de conservas en sus distintas modalidades: pescado, verduras, hortalizas y frutas. La dimensin de la empresa fue creciendo poco a poco atendiendo a la creciente demanda de nuevos productos por parte del mercado. En los ltimos aos la empresa ha alcanzado una gran dimensin, ya que ha ido diversifcando su gama de productos ofreciendo adems productos congelados y precocinados. Su volumen de ventas y rendimiento haban alcanzado cifras espectaculares, estabilizndose durante la dcada de los 80. Los mercados en los que la compaa se mueve en la actualidad son muy diversos en cuanto a los productos que ofrece y los clientes a los que atiende; mientras que las conservas van dirigidas a a pequeas tiendas y supermercados, los productos congelados y precocinados van dirigidos a ventas al por mayor (restaurantes, cuarteles, empresas de catering, penitenciarias y hospicios). Los sistemas tcnicos utilizados para obtener dicha variedad de productos son distintos. Mientras que los productos congelados y los precocinados tienen un sistema tcnico comn, las conservas emplean otro distinto, presentando ambos economas de escala favorables. La diferencia entre ambas formas de producir estriba en el grado de libertad permitido a sus usuarios directos y en su complejidad. Mientras que el sistema utilizado para la fabricacin de las conservas es bastante elemental y permite a sus usuarios autonoma en su trabajo, el relativo a precocinados y congelados al tratarse de una compleja maquinaria ( incorpora los ltimos avances cientfico- tcnicos), condiciona el ritmo de trabajo de sus usuarios y exige un elevado nivel de cualificacin para su comprensin La estructura de la organizacin en este momento es como se detalla a continuacin: Comercializacin: Este departamento se responsabiliza de la gestin directa de las ventas y de la distribucin de productos, as como de las relaciones pblicas y del contacto con agencias externas encargadas de los temas publicitarios y promocionales. Para realizar cada una de estas actividades la empresa contrat a expertos en cada uno de los citados campos, todos ellos con titulacin universitaria de grado medio. Al frente del mismo se encuentra Matas Almeyda (Director Comercial). Produccin: Los operativos que pertenecen a esta unidad poseen la preparacin necesaria para realizar las tareas de transformacin de materias primas en productos terminados. Sus puestos de trabajo ha sido definidos con la flexibilidad suficiente para que puedan ocuparse, indistintamente, de las tareas propias de cada uno de los flujos de trabajo diferenciados. El jefe de esta unidad es Martn Palermo. Investigacin de productos: Los tcnicos que dirige Roberto Ayala (jefe de unidad) realizan, habitualmente, tareas cuyo objetivo fundamental es desarrollar lneas de productos al objeto de acoplarse lo ms posible a los constantes cambios de gustos, preferencias y necesidades de los clientes. Mantenimiento: La complejidad tecnolgica de congelacin y precocinado hace imprescindible la contribucin directa de este grupo de diseadores a la ejecucin y al xito del trabajo realizado por el personal de operaciones del mencionado flujo. Juan Vern (jefe de mantenimiento) posee habilidades y conocimientos necesarios para dirigir la unidad y, de hecho, la dirige. Finanzas: La empresa y muy especialmente Carlos Matheu, Director Financiero de la compaa, es de la opinin de que no es oro todo lo que reduce, por todo ello ha tenido siempre especial inters en cuidar sus estados financieros. Para ello posee un equipo de tcnicos que realiza peridicamente detallados anlisis de costos y complejos ratios que suministran una valiossima informacin para tomar decisiones. Compras: Este departamento se encarga de las compras, tanto de recursos imprescindibles para producir, como de todo tipo de material de oficina, mobiliario, etc. Luciana Aymar (directora de la unidad) dirige a un grupo de personas encargadas cada una de ellas de un tipo de compras y con gran formacin y experiencia para ello. Si tenemos en cuenta que por trmino medio el 80 % del costo final de los productos puede imputarse a las compras de materias primas, sera perjudicial desagregar esta funcin ya que se perdera poder de negociacin frente a los proveedores, a la vez que se imposibilitara la obtencin de adecuados rappels por compras. Administracin y Personal: Los gestores de ACOR no creen en el conocido axioma de que todo papel puede esperar dos das, Por ello se ha contratado a Gisella Dulko, persona con experiencia, proveniente de cierto organismo pblico, y encargada de las tareas de contabilidad y fiscales, y adems de la gestin de los recursos humanos. Cada departamento con su responsable al frente asume el poder de decisin sobre las materias objeto de su competencia. As, en la unidad de Comercializacin se toman decisiones sobre las condiciones de venta como precio, descuento y plazo de entrega en cada caso especial que se presente. En dicha unidad se ha diseado toda la

red distribucin y se sealan los das de reparto para cada tipo de cliente; tambin se estudian y deciden los objetivos a alcanzar con cada campaa de publicidad, el pblico objetivo al que van dirigidas y se soluciona cualquier problema o queja que presenten los clientes. Los operarios de Produccin, adems de realizar las tareas de transformacin, toman decisiones relacionadas con ellas. Los tcnicos de Mantenimiento encargados de la maquinaria del ncleo operativo son los que deciden cualquier cambio o mejora en esta. Los tcnicos de Investigacin de Productos a travs de los informes que realizan sobre la introduccin y el desarrollo de nuevos productos determinan las decisiones sobre este tema. El personal de Compras, Finanzas y Administracin y Persona posee autonoma suficiente para tomar y ejecutar decisiones en cada uno de sus campos respectivos. El Presidente Ejecutivo, Alejandro Patronelli, viendo que las ventas y el rendimiento no aumentaban al ritmo deseado, intent hacer frente a esta situacin de progresivo empeoramiento y para ello, consider necesario un cambio organizativo estructural. Las razones expuestas por l mismo para tal cambio las resumi en tres puntos: 1. Resulta imposible identificar la contribucin de cada unidad organizativa al beneficio o prdida de la compaa. Este hecho supone un gran hndicap a la hora de tomar medidas correctivas 2. Dada la diversa naturaleza de los productos, mercados y clientes de la empresa, los tcnicos de las distintas unidades manifiestan su incapacidad para conocer en profundidad todos los matices de cada problema y en consecuencia se sienten inseguros en cuanto a que el resultado final de sus decisiones sea el ms adecuado. 3. La propia dinmica del trabajo habitual de la empresa provoca frecuentes necesidades de interrelacin entre personas de distintos departamentos que no estn contempladas en el diseo actual de la superestructura, provocando graves problemas de coordinacin que no siempre pueden ser asumidos por la jefatura inmediata superior. Entre estas interrelaciones son evidentes las que se dan en las unidades de Mantenimiento y Produccin, que necesitan conocer las caractersticas tcnicas de cada producto y aceptar las sugerencias que sobre ellas hacen los tcnicos de Investigacin de Productos; otras son las que se presentan entre las unidades de Compra y Produccin, al depender sta del suministro de aquella para realizar su trabajo; las unidades de Comercializacin y Produccin necesitan asimismo estar coordinadas; el departamento de Administracin y Personal necesita un flujo de informacin continuo, sobre todo de Comercializacin y Produccin, para realizar sus actividades de contabilidad y fiscal; el departamento de Finanzas deber estar conectado con el de Administracin y Persona para que este le proporcione informacin imprescindible sobre la contabilidad.