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INSTITUTO POLITCNICO HROES Y MRTIRES DE PUERTO CABEZAS, R.A.

AN

MANUAL DE MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

DURACIN 20 HORAS

Manual bsico de M-Excel 2007

INTRODUCCIN

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Qu es y para qu sirve Excel2007?
Excel2007 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint,... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos. Formas bsicas de iniciar Excel 2007 Existen dos formas bsicas para iniciar Microsoft office Excel 2007, que a continuacin se detallan: Desde el men inicio. 1. Haga clic con el botn primario del mouse sobre el botn de Inicio de Windows, a continuacin selecciones Todos los programas, seguido de esto seleccione Microsoft office, desplcese sobre el submen del mismo y haga clic en la opcin Microsoft office Excel 2007. Desde el icono del programa 1. Puede hacerlo desde el icono de acceso directo ubicado en el escritorio, desde los iconos de acceso rpido en la barra de tareas o bien desde el men inicio de acceso rpido. La pantalla inicial de Excel 2007 y sus partes principales. Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como la que se muestra a continuacin, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos por la que se compone la misma y ser ms fcil entender el resto del curso. Entre las barras de herramientas ms importantes con las que trabajaremos estn: La barra de frmula en la cual se muestran las ecuaciones que se realizan cuando estamos haciendo un trabajo contable y que desde ah podemos modificarlas por cualquier error; Celdas se denomina celda a la interseccin de una fila y una columna por ejemplo la celda A1 la que se muestra seleccionada en la imagen; la banda de opciones agrupadas en pestaas en ella encontraremos todas las herramientas necesarias para la realizacin de cualquier trabajo contable que realicemos y por ltimo tenemos las etiquetas en esta etiquetas encontraremos las hojas o libros de Excel por defecto trae tres, pero le podemos agregar si llevamos varios libros diferentes, a estas le podemos cambiar el nombre e incluso el color para diferenciar a cada una de las dems.

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Ordena los datos de forma alfabtica

Configuracin de la hoja de clculo de Excel. Al igual que en el documento de Word en Excel tambin podemos configurar la hoja de clculo de la forma ms adecuada al documento que vallamos a realizar; para realizar dicha configuracin hacemos los siguientes pasos: Hacemos clic en la ficha diseo de pgina, a continuacin hacemos clic en el icono Tamao del grupo configurar pgina. De la lista desplegable hacemos clic en el tamao deseado para nuestro nuevo documento ya sea Tamao carta, legal, oficio, tabloide, etc. Configurar la orientacin de la hoja de clculo de Excel. Hacemos clic en la ficha diseo de pgina, a continuacin hacemos clic en el icono orientacin del grupo configurar pgina. De la lista desplegable hacemos clic en la orientacin deseada ya sea de forma vertical u Horizontal. Empezando a trabajar con Excel 2007 Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.

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Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers cmo pone Microsoft Excel - Libro1. Hoja de clculo La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16,384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,... .AA, AB,... ..IV. mientras que las filas se numeran desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1 Desplazarse rpidamente sobre la hoja de clculo. Para desplazarse sobre la hoja de clculo es necesario seguir los siguientes pasos: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FLECHA ARRIBA FIN FLECHA ABAJO FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN FLECHA DERECHA

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Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se va a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que se explica a continuacin: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Borrar datos. Sitese sobre la celda que contiene los datos y luego pulse la tecla Supr. Seleccin de rango. Se define como rango, a la seleccin de dos o ms celdas consecutivas de la hoja de Excel. Para seleccionar una o ms celda realice una de las siguientes opciones: 1. Site el cursor sobre la casilla principal, luego presione y arrastre el puntero del mouse hasta la celda deseada. 2. Con la tecla mayscula presionada, desplace el puntero del Mouse con las teclas de cursor sobre la casilla a seleccionar. Modificar datos. Para modificar los datos de una celda haga clic sobre la celda que desea modificar, luego desplcese a la barra de frmulas y modifique des ah los datos; una vez finalizado presione la tecla Enter para aceptar los valores.

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Copie el ejercicio siguiente:

Entrada y edicin de frmulas Se van a calcular los datos ingresados del ejercicio anterior ingresando frmulas para dicho clculo. Nota: antes de introducir la frmula se le antepone el signo =. Presionando a la vez la combinacin de teclas Mayscula y la tecla 0/= de la parte superior del teclado alfabtico. Primeramente se calcularan los valores de las ventas brutas, para nos situamos en el celda B4 y tecleamos la siguiente ecuacin =B2*B3 y presionamos la tecla Enter para aceptar los valores, es decir, las unidades de enero las multiplicaremos por el valor de P.V.P y as sucesivamente con los valores de los otros meses. Ahora nos toca calcular los descuentos, para ello aplicaremos el 10% sobre las ventas brutas del mes de enero (lo mismo para los otros meses); es decir, nos colocamos en la celda B5 y digitamos la frmula =B4*10%. Para calcular el valor de ventas netas, se restaran las ventas brutas con los descuentos, es decir, nos situamos en la celda B6 e introducimos la formula =B4-B5. De igual manera se calcularan los valores de los siguientes meses. Seguidamente calcularemos el valor de comisiones, para ello aplicaremos el 20% sobre las ventas netas, es decir, situmonos en la celda B7 e introduzcamos la frmula siguiente =B6*20%. Lo mismo se har con los meses siguientes. Para calcular el valor del neto realizaremos la siguiente operacin, restar de las ventas netas las comisiones, es decir, nos situamos en la casilla B8 y digitamos la formula siguiente =B6-B7. Los mismos procedimientos se harn con los dems meses. Y por ltimo nos queda por calcular el total, para ello sumaremos los valores de cada una de las filas, es decir, colocamos el signo =en la celda F4, seguido de la palabra suma luego seleccionamos la celda inicial del valor de enero hasta la celda final del valor de abril, mostrndose de la siguiente manera =suma (B4:E4) y presionamos la tecla Enter para aceptar el valor final.

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Copiar valores o datos en Excel. Si queremos agilizar el clculo de los datos en Excel o copiar una tabla de la misma caracterstica lo podemos hacer de la siguiente forma: 1. Seleccione la celda o tabla luego presione las teclas CTRL + C para copiar, desplcese al lugar donde quiere pegar los datos y presione las teclas CTRL + V para pegar. 2. O bien, si desea rellenar los datos automticamente para ver los resultado; seleccione la celda a continuacin ubquese en la inferior derecha del recuadro, notar que el puntero del mouse se mostrar en forma de cruz a como lo muestra la imagen, a continuacin presione el botn primario del ratn y arrastre sobre las celdas que desea rellenar los datos.

Dar formato a una hoja de clculo. Aplicar negrita, cursiva y subrayado. Seleccione la celda o datos a aplicar formato, a haga clic en unos de los botones a usar, negrita, cursiva o un tipo de subrayado Alineacin de texto o datos en Excel. Seleccione la celda o datos a linear, haga clic en unos de los botones de alinear ya sea izquierda, centrado o derecha o bien alineado en medio, alineado en la parte superior o alineado en la parte inferior. Cambiar tipo y tamao de letra. Seleccione la celda o rango de celdas a cambiar el tipo de fuente, seleccione el estilo de fuente de la opcin fuente. Ahora seleccione el tamao de fuente la opcin tamao de fuente. Aplicar color de relleno en una tabla o celdas en la hoja de clculo. Seleccione la celda o rango de celdas a aplicar relleno, a continuacin haga clic en el botn color de relleno a continuacin seleccione el color deseado. Aplicar color de texto a los datos ingresados en la hoja de clculo. Seleccione la celda o rangos de celdas que contengan los datos, a continuacin haga clic sobre el botn color de fuente ahora seleccione el color deseado para la fuente.

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Aplicar formatos numricos. Para aplicar posicin decimales y separadores de miles, realice los pasos siguientes. Seleccione la celda o rango de celdas a aplicar formato numrico. En el grupo nmero de la ficha inicio haga clic en el recuadro iniciador de cuadro de dialogo; En la ventana de formato de celdas, haga clic en la ficha nmero, a continuacin desplcese sobre la lista del panel y seleccione nmero. En el panel derecho que se muestra en la ventana aumente la posicin decimal deseada ver imagen (por lo general son 2), a continuacin marque la casilla usar separador de miles, seguido haga clic en el botn aceptar.

Aplicar smbolo moneda a los datos numricos. Seleccione la celda o rango de celdas a aplicar el smbolo de moneda. A continuacin haga clic en el recuadro iniciador de cuadro de dialogo, en la ventana formado de celdas, haga clic en la ficha nmero; seleccione la categora moneda. En el panel derecho de la ventana seleccione el smbolo C$ Espaol (Nicaragua) del recuadro smbolo, y posicin decimales ponga 2. Tal a como se ve en la imagen.

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Aumentar o disminuir el ancho de las filas y columnas. Cambiar el ancho de columna. Nos desplazamos al grupo celdasde la ficha inicio. Haga clic en la opcin formato, a continuacin haga clic en ancho de columna. De la ventana de ancho de columna cambie la numeracin del ancho por el deseado, luego haga clic en aceptar. Cambiar el alto de fila. Nos desplazamos al grupo celdasde la ficha inicio. Haga clic en la opcin formato, a continuacin haga clic en alto de fila. De la ventana alto de fila cambie la numeracin de la altura de la fila por el deseado, a continuacin haga clic en aceptar.

Como guardar un archivo. Para guardar un archivo solo basta con hacer clic cobre el botn de office 2007 e irse a la opcin de guardar como una vez que aparece la ventana de guardar como seleccione la ubicacin donde desea guardar el documento, en la opcin nombre de archivo escriba el nuevo nombre para el archivo, a continuacin haga clic en el botn guardar. Ejercicio # 1.

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Clculos Incremento Precio Vta. Total Vta.

10% del precio de compra Precio de compra + Incremento Precio de venta * Cantidad.

Aplique Smbolo C$ a Precio de compra, incremento, precio de venta y a total ventas. Inserte una columna entre cantidad y total ventas la cual se llamar Total Compras. Calclela multiplicando el precio de compra * la cantidad. Ponga una columna delante de total ventas y nmbrela total crdobas. Calcule los valores restando total ventas total compras. Calcule los totales compras, ventas y crdobas.Ponindole el nombre sumas debajo de las cantidades. Aplique negrita a los ttulos, fuente verdana, tamao 12, los nmeros a lineados a la derecha. Ejercicio # 2.

Clculos % Comisiones 15% T. comisiones Ventas * % anticipo Anticipos 3 % del fijo Ganancias Fijo + T. comisiones - anticipos Total Suma de cada fila Ttulos de la primera fila alineado a la izquierda y en negrita, aplicar fuente Time New Roman, tamao 10. Aplicar borde a la tabla, color de relleno gris, color del texto negro. Aplicar el smbolo porcentual en la fila de % comisiones. Aplicar separador numrico y de miles en las ganancias. Aplicar el smbolo C$ en la columna total. nimo!!!

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Ejercicio # 3.

Clculos. Total comisiones = Total ventas * % comercial. Total impuestos = Total ventas * % impuestos. Gastos = gastos fijos Total neto = Total ventas (total comisiones + total impuestos + gastos fijos) Total = suma de cada fila. Aplique a los ttulos fuente Arial Black, tamao 13, color de fuente azul, negrita. Aplique color de relleno naranja a los ttulos. Aplique separador de miles y posicin decimal a los valores t. comisiones, t. impuestos y gastos fijos. Aplique moneda nacional a total neto, separador de miles y posicin decimal 2.

Edicin de datos en diferentes hojas. Un archivo de Excel (libro de trabajo) puede tener ms de una hoja de datos, y permite hacer operaciones cogiendo datos de diferentes hojas. Para ello debemos de cambiar de hoja, haciendo clic sobre las pestaas ya sea hoja1, hoja2, hoja3, etc. Cambiar el nombre y de color a la hoja de trabajo de Excel. Para cambiar el nombre a la hoja de trabajo de Excel, debemos de hacer clic derecho sobre la pestaa de la hoja1 o hoja2, del men desplegable hacemos clic en cambiar nombre; a continuacin empezamos a digitar el nombre deseado para nuestro primer libro de Excel. Ahora, si vamos a ponerle un color a las pestaas de las hojas de Excel, solo debemos de hacer clic derecho sobre la pestaa de la hoja; despus hacemos clic color de etiqueta, hacemos clic sobre el color deseado y listo.

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Insertar una hoja o un nuevo libro de Excel. Para ello hacemos clic sobre el botn hojas de Excel. de insertar una hoja de clculo ubicado a lado de las

Trabajar en modo grupo o en varias hojas de clculo a la misma vez. Este modo se utiliza cuando se desea introducir los mismos datos o formatos dentro de la misma rea pero en hojas diferentes. Primeramente debemos de agrupar las hojas de la siguiente forma: Con la tecla mayscula presionada, haga clic sobre las pestaas de las hojas que se desea agrupar, notar que las etiquetas cambian de color, significa que ya estn agrupadas. Ahora se procede a introducir los datos. Pude desplazarse sobre las hojas y notara que los datos insertados en la primera hoja tambin se escribieron en las otras hojas seleccionadas. Ejercicio # 4. Abrir un nuevo documento de Excel. En la celda D3 de la hoja1 escriba ganancias, en la celda D3 de la hoja2 gastos, en la celda D3 de la hoja3 beneficios. Agrupe las hojas1, 2 y 3. Introduzca los datos de la tabla correspondiente a los ttulos, los cuales sern iguales para las tres hojas. Desagrupe las hojas haciendo clic derecho sobre una de las hojas, del men desplegable haga clic en desagrupar hojas; a continuacin copie los datos perteneciente a los cuatro trimestres para hoja1. Calcule los totales por trimestre para las dos primeras hojas.

Cambie a la segunda hoja e introduzca los siguientes datos.

Ahora desplcese a la tercera hoja y calcule los datos correspondientes a los cuatro trimestres y el total.

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Para realizar dichos clculos deber de realizar los siguientes pasos. Por ejemplo vamos a calcular el 1 trimestre; nos situamos en la celda donde vamos a calcular el valor, ponemos el signo =. Desplcese hacia la primera hoja, haga clic sobre la casilla con el valor del primer trimestre, ahora ponga el signo (menos). Ahora valla a la hoja2 y haga clic sobre la casilla con el valor del primer trimestre y presione la tecla Enter para obtener el valor final. Lo mismos pasos se harn para los siguientes tres trimestres y para el total.

Cambie el nombre a las tres hojas del ejercicio: Ventas, Compras y Beneficios Funciones condicional. Este tipo de funciones se utiliza para realizar una accin u otra segn el resultado de evaluar una condicin. Constan siempre de un argumento condicin y dependiendo de si esta condicin se cumple o no, se ejecutar una accin positiva o negativa. A continuacin se detallan algunas funciones condicionales: =SI (prueba lgica, [valor, si verdadero], [valor, si falso]).Esta funcin comprueba si se cumple una condicin. Si sta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condicin no se cumple, da como resultado FALSO. =CONTAR.SI (rango, criterio). Esta funcin cuenta cuantas celdas cumplen con el criterio dado. =SUMAR.SI (rango, criterio, [rango_suma]). Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Nota: tener en cuenta que tanto las funciones CONTAR.SI y SUMAR.SI, la condicin se ha de escribir entre comillas. Ejemplo de funcin =SI. A la casilla de descuento (D5), se aplica un 10% sobre el total (D4), si este supera los 99,000 crdobas, si no, no se aplica descuento.

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Ponga un total igual a 99000, ver que no se aplica el 10% de descuento, ahora ponga un total de 100000, ver que se aplica el 10%. Calcule total descuento multiplicando el total con el% descuento. Calcule pagar dividiendo el total menos el total descuento. Ejercicio # 5. En la siguiente tabla calcule los resultados de los alumnos si la nota es mayor o igual que 5 (>=5) haciendo uso de la funcin =SI; donde el rango sern las calificaciones y el criterio ser Aprobado, Reprobado.

Ejemplo de funcin =CONTAR.SI En la casilla G14 se ha utilizado la funcin =CONTAR.SI para saber el nmero de alumnos aprobados. Cuenta cuantas casillas del rango G6:G13 cumplen con la condicin de ser >=70. Ejercicio #6. En la siguiente tabla cuente las cantidades <=15 y >=15 vendidas por cada comerciante. A la misma vez calcule los totales por cada fila.

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Ejemplo de funcin =SUMAR.SI En la casilla G16 se ha utilizado la funcin SUMAR.SI para calcular el total de ventas de un vendedor (Shannon en el ejemplo). Observe que el rango a evaluar es F5:F15 (columna de vendedores). La condicin es F17 (casilla donde se pone el nombre del vendedor) y el rango que se suma es G6:G15 (columna de ventas). La funcin SUMAR.SI, sumara en esta caso las ventas de Shannon, para sumar las ventas de los otros vendedores solo debemos de borrar el nombre del vendedor y escribir uno de los que aparecen en la lista de vendedores. Ejercicio #7 En la siguiente tabla calcule cuantas Peras y Manzana se vendieron al da, haciendo uso de la funcin SUMAR.SI.

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Funciones de bsqueda. =BUSCARV (valor a buscar, matriz de bsqueda, columna, valor lgico). Busca en la primera columna del rango o nombre del rango del valor y muestra el contenido correspondiente a la bsqueda. Ejemplo En la tabla de venta de artculos se va a buscar el nombre del artculo vendido de acuerdo al cogido del mismo y el nmero de columna donde se encuentra el valor. En cantidad se pone un valor opcional, luego en Precio se busca el precio del artculo de acurdo al cdigo del articulo y la posicin de la columna. Esto se realizar con la funcin =BUSCARV.

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Ejercicio #8. En la tabla siguiente busque los nombres de los estudiantes Aprobados y de los Reprobados, haciendo uso de la funcin =BUSCARV.

Los resultados se mostraran de acuerdo a lo buscado, usted puede cambiar el nombre del estudiante en la fila de abajo y notar que la nota cambia al igual que aprobado o reprobado.

Ejercicio #9 En la siguiente tabla de la venta de artculos para el hogar, calcule las celdas en limpio utilizando la ecuacin siguiente:

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Utilice la funcin =si en la columna de descuento. Utilice la funcin =buscarv en la casilla desc. Cliente Utilice =suma en la columna de totales. Utilice la funcin =contar.si en la celda de descuento 15%.

Ejercicio # 10 En el siguiente ejercicio calcule lo que se le indica. Calculo Crdobas Descuento Total Base imponible Total IVA Importe Tipo descuento Desc. Factura Total Factura

Cantidad * Precio unitario (si crdobas >20000, aplicar descuento de la casilla %descuento, si no 0) Crdobas Descuento Suma de los valores de la columna total Base Imponible * IVA 15% Base imponible * IVA Teclee 1 2 Aplicar descuento segn sea Normal (1) o Especial (2) Importe (Importe*descuento factura)

En la columna descuento aplique la funcin =si. En la casilla descuento factura utilice la funcin =buscar. Utilice la funcin =suma para los totales.

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Insertar grficos Un grfico es una representacin de los datos de una hoja de clculo a travs de figuras o lneas que permiten un anlisis e interpretacin ms claros de los mismos. En muchas ocasiones resulta muy til que la informacin contenida en un libro de Excel se visualice grficamente. Excel posee una herramienta que permite la construccin de grficos simples y complejos, brindando claridad en el momento de analizar la informacin. En general la representacin grfica de los datos hace que estos se vean ms interesantes atractivos y fciles de leer que en otros formatos ya que Excel provee varios tipos de grficos con lo cual el usuario puede elegir el ms adecuado para cada situacin. El proceso a seguir para la definicin e insercin de un grfico ya sea en la misma hoja donde estn los datos o en otra hoja del mismo libro es bastante sencillo las opciones necesarias se encuentran en la cinta de opciones, en el apartado Insertar>Grfico, selecciona el estilo del grfico ya sea cilndrico u otro estilo de su agrado. Proceso de creacin de un grfico. Los pasos para crear un grfico son los siguientes: 1. Seleccionamos los datos que queremos graficar 2. Seleccionamos la opcin Insertar 3. Elegimos grfico de la Cinta de Opciones 4. Seleccionamos el tipo de grfico que queremos usar.

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Ejemplo

Realizar este mismo ejemplo en 5 estilo diferentes al mostrado.

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