TALLER DE ORIENTACION ADMINISTRATIVO CONTABLE

MODULO I

LOS SISTEMAS
Algunas definiciones de Sistemas:

1. Un sistema es una asociacin de objetivos unidos por alguna interaccin o

interdependencia.

2. Un sistema es una serie de elementos interrelacionados de cualquier clase. 3. Un sistema es un grupo de procedimientos que sirven a una serie de propsitos
con estrecha relacin entre s.

4. Un sistema es una coleccin de partes que representan un todo, relacionados

entre s, en forma dinmica, por lneas de comunicacin y que adems proveen informacin.

Por lo que diremos: Un Sistema es un conjunto de elementos (entrada, proceso, salida, retroalimentacin y control, restriccin) relacionados entre s, de una manera determinada por los atributos y propiedades de los mismos.

ENTRADA IMPUT (IMPORTACION ) Datos, Energa, Recursos

PROCESO OPERACIN TRANSFORMACION

SALIDA OUTPUT (EXPORTACION) Informacin, Resultados, Productos

RESTRICCIONES

RETROALIMENTACION (FEED BACK) Y CONTROL

Entrada o Imput: es la funcin del sistema que provee energa o fuerza al mismo. Estas entradas pueden ser tangibles (ej.: insumos fsicos) intangibles (ej.: datos). Proceso o Transformacin: es la funcin encargada de la combinacin y posterior transformacin de los elementos de entrada en productos terminados o elementos de salida. Salida u Output: es el resultado o producto del proceso. Puede ser intermedio o final. Retroalimentacin o Feed Back: Feed quiere decir alimentar y Feed Back quiere decir retroalimentar. Hay dos tipos de feed back: - Feed Back de control: es aquel que compara el resultado o salida con un criterio de valuacin o un parmetro. - Feed Back negativo: una vez realizada la comparacin acta sobre los distintos parmetros con el fin de efectuar las modificaciones necesarias en el sistema. Hace la accin correctiva. Restriccin: se refiere a los factores limitantes que existen en todo sistema, por ejemplo, en un sistema organizativo existen restricciones de capital, de recursos en general, etc. 2

Caractersticas Esenciales de los Sistemas:

Cada sistema es parte de un sistema mayor que puede llamarse Macrosistema y puede comprender a su vez, a diversos subsistemas que podemos llamar tambin Microsistemas. Por ejemplo: La UNSL es un sistema dentro de otro ms grande que es el sistema de Educacin Nacional y a su vez contiene otro sistema ms pequeo que es este taller. Cada sistema tiene un propsito o un objetivo especfico. Cada sistema es un todo, es decir que una variacin que se produzca en cualquiera de sus elementos produce efectos en los dems, por ello puede decirse que es un todo indivisible, que pierde sus propiedades esenciales cuando se divide.

LAS ORGANIZACIONES
Como podemos observar, en la sociedad en que vivimos existen una diversidad de sistemas, y entre ellos encontramos a las Organizaciones, que son sistemas dedicados a diferentes actividades (sociales, polticas, deportivas, econmicas, etc.). La Organizacin como sistema: Concepto de Organizacin: La Organizacin es un conjunto o agrupacin de personas interrelacionadas, que conforman una Entidad ideal, con el objetivo de alcanzar uno o varios fines, para los cuales fue creada.

ENTRADA

PROCESO

SALIDA

RECURSOS MATERIALES (Mquinas y Equipos, Materias Primas, Energa, etc.)

PRODUCTOS Y SERVICIOS INVESTIGACION Y DESARROLLO COMPRAS RESIDUOS, BASURA PERSONAS EMPLEADOS DESVINCULADOS AUMENTO DE CAPITAL FACTURACION CUENTAS POR PAGAR GANANCIAS Y PERDIDAS ENTREGAS A CLIENTES PROMOCION Y PROPAGANDA VENTAS INFORMACION AL MERCADO

RECURSOS HUMANOS (Personas y servicios, Empleados, Socios)

ORGANIZACION
RECURSOS FINANCIEROS (Capital,Prstamos, Crditos, etc.) RESTRCCIONES AMBIENTALES (Legislacin, Oferta y Demanda, Economa, Cond. climticas)

RECURSOS MERCADOLOGICOS (Clientes, Mercados)

RETROALIMENTACION

Para llevar a cabo las actividades conducentes al logro de los fines, las organizaciones deben contar con cierto tipo de recursos, por mnimos que stos sean. La combinacin y el uso de los recursos de la manera ms eficiente posible, son de vital importancia para la subsistencia de la organizacin. Caractersticas de la Organizacin: a) Conjunto de personas con roles, responsabilidad, poder. b) Uno o varios objetivos bsicos. c) Uno o ms centros de poder que coordinan, dirigen y controlan los esfuerzos hacia los fines perseguidos. d) Recursos. Las Organizaciones poseen distinto tipo de objetivos, esto nos permite clasificarlas de distinta manera: Pblicas: El ESTADO (Nacional, Provincial, Municipal) Culturales: Museos, Teatros. Deportivas: Clubes, Asociaciones. Privadas: Actividades diversas. Es indudable que las Organizaciones se desenvuelven dentro de otro sistema que es la Sociedad, conformada por ciertos tipos de reglas o normas que son fijadas por el Estado en sus distintos niveles, razn por la cual no podemos hablar de Organizacin sin tener en cuenta el medio en el que se constituyen y desarrollan sus actividades. Funciones: FUNCION DE LA ACTIVIDAD ECONOMICA SECTORES/ENTES ENTES ECONOMICOS DE PRODUCCION - EMPRESAS PRIVADAS - ENTIDADES PRODUCTIVAS DE ECONOMIA SOCIAL ENTES ECONOMICOS NO PRODUCTIVOS O DE CONSUMO - FAMILIAS - ASOCIACIONES Y ENTIDADES SIN FINES DE LUCRO

INICIATIVA

SECTOR PRIVADO

SECTOR PUBLICO

EMPRESAS PUBLICAS

ADMINISTRACIONES PUBLICAS

Los entes productivos, denominados comnmente empresas, proporcionan los bienes y servicios que demanda la sociedad: La mayor parte de ellas estn encuadradas dentro del sector privado, y se establecen por iniciativa de una o varias personas para lograr intercambiar los bienes y servicios producidos en un mercado. Adems la empresas pblicas o sociedades estatales y otro tipo de entidades productivas de economa social, como mutuales, cooperativas, etc., ofertan bienes y servicios a un precio de intercambio fijado por la oferta-demanda de mercado. Los entes econmicos no productivos o unidades econmicas de consumo, estn formados por: 4

Las familias, cuyas necesidades de informacin no requieren de la existencia de una organizacin contable, salvo en el caso de grandes patrimonios; aunque s exigen llevar un mnimo control, en estas pocas de preponderancia de tarjetas de crdito, dbitos directos, compras y/o pagos va Internet, etc. Las asociaciones y otras entidades sin nimo de lucro que no son productoras de bienes y servicios con un precio de mercado, sino que su objetivo consiste, una vez definidas las necesidades, en la obtencin de los recursos necesarios para satisfacerlas. Las administraciones pblicas en sus diferentes esferas, son suministradoras de bienes pblicos, cuya caracterstica es que se extienden de manera invisible a toda la comunidad. Por lo expuesto, a los fines de nuestra asignatura, la clasificacin ms importante es: SIN FINES DE LUCRO: El Estado, Las Asociaciones Civiles, Los Clubes, etc. CON FINES DE LUCRO: Las Empresas.

Es importante destacar: Para que una organizacin pueda lograr sus objetivos, debe actuar y esto significa destinar sus esfuerzos (recursos) hacia la consecucin de dichos objetivos. Puede hacerse eficientemente o no. Necesita INFORMACION no solo para planificar y controlar, sino que en muchos casos debe rendir cuentas peridicamente a la comunidad a la cual representan, por lo tanto deben poseer un subsistema o sistema de Informacin.

SISTEMAS DE INFORMACION
Como dijimos en algn momento, los sistemas pueden contener otro sistema o subsistema o bien, formar parte de uno mayor. En este caso la informacin es un sistema contenido en un sistema mayor, que es la Organizacin. Poseer informacin es sumamente til en cualquier tipo de actividades a realizar, incluso en aquellas que parecieran ms rutinarias o comunes. Si nos ubicamos en un pequeo negocio, que vende diversidad de productos, al momento que llega el viajante, debemos optar por comprar o no, y si compramos debemos decidir: Qu producto comprar? Qu cantidad comprar? En qu condiciones y a qu precio? Y para ejercer este proceso decisorio se necesita informacin. Recoleccin de Datos

Clasificarlos: tiles - Intiles

Procesarlos Organizarlos

Comunicarlos

A diario suceden hechos que nos obligan a pensar, evaluar, decidir, actuar, controlar el resultado obtenido y volver a comenzar con el proceso. Grficamente:

ENTRADA

DATOS (HECHOS DEL CONTEXTO) PRODUCEN EFECTOS CONVERTIRLOS EN INFORMACION VERAZ, OPORTUNA Y ADECUADA TOMA DE DECISIONES IMPLICA ACCIONES A CUMPLIR PRODUCEN SELECCIN DE

PROCESO

SALIDA

RESULTADOS DEBEN SOMETERSE A

RETROALIMENTACION

CONTROL

Por tal motivo necesitamos un: SINTEMA DE INFORMACION: conjunto de elementos interrelacionados regular y ordenadamente, destinado a obtener, sistematizar y comunicar informacin oportuna, veraz y adecuada. El sistema de informacin constituye un recurso estratgico, estructurado en Procesos y Flujos, orientado a la cobertura de necesidades bsicas y crticas de informacin, para su distribucin para toda la organizacin, a efectos de integrar los diferentes sectores, cuyas interrelaciones decisionales (ejecutivas u operativas) requieren de informacin para el logro de sus objetivos. Un buen sistema de informacin permite: Desarrollar estructuras organizativas flexibles, con mayor dinmica en los procesos de informacin.

 Integrar los recursos que participan de la informacin, aumentando su nivel de comunicacin interna y adquiriendo una mayor identidad con las reas de negocios. Lograr mayores niveles de eficiencia, participando de la cadena de valor en trminos de calidad (informacin integrada, on line) y costo. Es decir, un sistema de informacin es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en informacin, que almacena y posteriormente distribuye a sus usuarios. Como todo sistema, incluye tambin un ciclo de retroalimentacin que es un mecanismo de control. En toda empresa, conviven varios sistemas - o mejor dicho, subsistemas - de informacin, como el de marketing, el de produccin o el CONTABLE.

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE

Sintticamente: es un subsistema dentro del Sistema de Informacin de una empresa. Tambin la Contabilidad es un sistema de informacin, ya que captura, procesa, almacena y distribuye un tipo particular de dato, la informacin financiera, vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. En la poca actual de globalizacin econmica y empresarial es de suma importancia contar con un buen Sistema de Informacin Contable. El mismo nos permitir con respecto a la organizacin: Analizar el desarrollo econmico, patrimonial y financiero. Conocer rpidamente las desviaciones con relacin a lo estimado o presupuestado. Tomar las decisiones apropiadas para potenciar las desviaciones positivas y eliminar o reducir las negativas. Los sistemas de informacin contable y la Administracin estn ntimamente vinculados: Si la Administracin debe: Coordinar - Planear - Controlar - Tomar Decisiones; el sistema de informacin contable le suministra la informacin necesaria para ello. Desde la prevencin o deteccin de fraudes hasta una correcta planificacin necesitan de una informacin veraz, oportuna y adecuada. Como ejemplos pueden citarse: 1. La informacin necesaria para efectuar presentaciones ante entidades Financieras (apertura de cuenta corriente, inicio de una carpeta para obtencin de crditos, su renovacin peridica, ampliacin, etc.) 2. Informacin que solicitan los empleados de la firma a fin de acogerse a beneficios jubilatorios. 3. Justificar ante compaas de seguro, los montos de dinero, mercaderas, etc., que sufrieron algn tipo de siniestro (robo, incendio, etc.) 4. Monto de ventas discriminado por: sucursal, tipo de mercadera (nacional e importada), tipo de cliente (minorista, mayorista), etc. 5. Informacin que permita determinar cuanto tiempo demoran ciertos tipos, lneas, clases de mercadera en venderse. 6. Cuanto tiempo tardan los clientes (en forma general o clasificados de alguna manera) en pagar las ventas a crdito efectuadas por la empresa. As mismo, lo es para el cumplimiento de disposiciones de carcter legal, como: - Informacin para la determinacin de impuestos (incluida la presentacin de Declaraciones Juradas, formularios, etc.) nacionales, provinciales y municipales. - Cumplimentar requerimientos de organismos de control en materia societaria.

ACTIVIDADES
1) Dentro de las actividades que cada uno realiza, identificar el SISTEMA en el que estn inmersos y determinar, cual sera la Entrada, el Proceso y la Salida; y si es posible el flujo de Retroalimentacin y las Restricciones. 2) Dar 3 ejemplos concretos de cada ORGANIZACIN, segn la clasificacin siguiente: PUBLICAS: PRIVADAS: SIN FINES DE LUCRO: CON FINES DE LUCRO: