ASISTENCIA DEL PERSONAL POR ESTACIN

ndice

Introduccin ................................................................................................................................................................................ 2 Ingreso al Sistema .................................................................................................................................................................... 2 Personal de la estacin........................................................................................................................................................... 3 Alta de Empleado ...................................................................................................................................................................... 4 Baja de Empleado ..................................................................................................................................................................... 6 Actualizar Empleado............................................................................................................................................................... 8 Alta de huellas digitales ......................................................................................................................................................... 8 Actualizar huellas Digitales .............................................................................................................................................. 10 Checar Asistencia ................................................................................................................................................................... 11 Consulta de Asistencia del Personal .............................................................................................................................. 12 Asistencia Manual ................................................................................................................................................................. 13 Percepciones y Retenciones............................................................................................................................................... 14 Generacin de Nomina ........................................................................................................................................................ 16

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Introduccin El presente manual le permitir aprender de manera bsica el funcionamiento general del sistema. El Sistema de Asistencia del Personal por estacin ha sido diseado para ser una herramienta de trabajo que le permita procesar su nmina semanal. Cualquier duda, problema o sugerencia dirigirse con: Emma Lpez Herrera de sistemas Tel. 55112186 Ext.306 emma.lopez@corpogas.com.mx

Ingreso al Sistema Para ingresar al sistema, debe de dar un Clic en menu Inicio de la PC, Seleccionar Todos los programas -> CORPOGAS -> Nomina Estacin. Se mostrara la siguiente pantalla mostrando el numero y nombre de la estacin de servicio.

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Personal de la estacin Para realizar la consulta del personal de la estacin, dar un Clic en men Catalogo -> Lista de Personal. Se mostrara la siguiente pantalla:

Del lado izquierdo de la pantalla, se mostraran los empleados que trabajan en la estacin. Todos los empleados tengan o no tengan nomina, incluyendo el gerente y la secretaria, deben de ser dados de alta en la Intranet, una vez dados de alta, se mostraran en la lista.

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Alta de Empleado Para realizar el alta de un empleado del sistema debe dar un Clic en men Catalogo -> Lista de Personal y seleccionar el nombre del empleado en la lista izquierda de la pantalla. Los datos se mostraran del lado derecho teniendo la opcin ya sea de realizar una solicitud de correccin o bien darlo de Alta como muestra la siguiente pantalla:

Si el empleado tuviese algn error en sus datos, se tiene que realizar una Solicitud a Sistemas. Se debe de dar clic en botn corregir el dato errneo. el cual mostrara la siguiente pantalla de Solicitud para

Una vez corregido el dato, se da clic en botn . El sistema no corregir el dato inmediatamente, si no que enviara un correo a Sistemas solicitando que haga el cambio en un plazo de 24 hrs. Nota: si el dato errneo es el puesto, se debe de corregir desde la intranet. El empleado debe de ser dado de baja y dado de alta con el nuevo puesto. Pgina 4

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En caso de que el empleado tenga sus datos correctos, se debe de dar clic en . Le mostrara la siguiente pantalla donde se solicitara CURP, No. IMSS (solo en caso de que cuente con monina), Turno, si cuenta con nomina o no y el tipo de nomina en caso de que la tuviera:

Una vez finalizada la captura, se habilita el botn

Al dar un clic, el sistema le preguntara si est seguro de guardar la informacin. De clic en S y Acepte. El empleado se elimina de la lista de la izquierda y pasa a la lista de la derecha como lo muestra la imagen:

En caso de que el empleado hubiese sido dado de alta previamente en otra estacin, el sistema le mostrara el siguiente mensaje:

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Acepte y sigue el proceso previamente explicado. Nota: Al finalizar de dar de alta a todo el personal de la estacin no debe de tener empleados en la lista de la izquierda.

Baja de Empleado Para realizar la baja de un empleado se debe dar un Clic en men Catalogo -> Baja de Empleado y s e mostrara la siguiente pantalla:

Despliegue en:

seleccione

la

lista

de

empleados

dando

un

clic

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Si el empleado no se ha dado de baja en la intranet le mostrara el siguiente mensaje:

En caso de que el empleado no tenga nomina, se dar la baja del empleado y se mostrara el siguiente mensaje:

Si el empleado cuenta con nomina, se le generara un previo de liquidacin como se muestra en la siguiente pantalla:

Posteriormente dar clic en botn baja.

, con lo cual el empleado quedara pendiente de

Nota: La baja se dar en automtico al cerrar la nomina de la semana en curso. Pgina 7

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Actualizar Empleado Para actualizar CURP, No. IMSS (solo en caso de que cuente con monina), Turno, si cuenta con nomina o no y el tipo de nomina de un empleado, debe de dar un Clic en men Catalogo > Lista de Personal y seleccionar el nombre del empleado en la lista derecha de la pantalla con lo cual se mostrara la pantalla para actualizar los datos:

Se corrige la informacin errnea y se da un clic en botn preguntara si est seguro de actualizar la informacin. De clic en S y Acepte.

, el sistema le

Nota: En caso de que el empleado sea dado de baja en la intranet, al tratar de actualizarlo el sistema lo dar de baja como se explico previamente.

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Alta de huellas digitales Conecte su lector al puerto USB. Para registrar la huella de los empleados de la estacin, dar un clic en men Catalogo -> Captura de Huella -> Alta y se le mostrara la siguiente pantalla:

Despliegue

seleccione

la

lista

de

empleados

dando

un

clic

en (solo empleados que no cuentan con huella registrada). Una vez seleccionado el empleado y que se muestran los datos generales del empleado, de un clic en botn .

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Una vez encendido el lector en color azul, se procede a poner el dedo del empleado sobre el lector. Retire el dedo del lector al ponerse el recuadro Repita nuevamente el proceso dando clic en botn en color verde. y poner el dedo del empleado en color

sobre el lector. Retire el dedo del lector al ponerse el siguiente recuadro verde. Por ltimo, clic en botn

y poner el dedo del empleado sobre el lector. Retire el en color verde.

dedo del lector al ponerse el siguiente recuadro Finalmente de un clic en botn

para registrar la huella del empleado.

Nota: en caso de que algn recuadro sea de color rojo ( o ) repita dando clic en encender lector y poner el dedo del empleado sobre el lector hasta que se ponga en color verde, ya que se trata de identificar que la primera huella registrada sea comparada con las dos siguientes. Actualizar huellas Digitales Para actualizar la huella de algn empleado, dar un clic en men Catalogo -> Captura de Huella -> Actualizacin y se le mostrara una pantalla similar al Alta de huella (solo empleados que cuentan con huella registrada). Una vez seleccionado el empleado se mostrara la siguiente pantalla en espera de la autorizacin del gerente.

El gerente previamente registrado debe de poner su dedo sobre el lector. Si la huella es reconocida como Gerente, el sistema mostrara los datos generales del empleado y de esta manera registrar la huella como se explico previamente. En caso contrario la huella como gerente no ser reconocida y se cerrara la pantalla.

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Checar Asistencia El empleado puede checar asistencia dando un en el men Asistencia -> Checar Asistencia o bien dando un clic sobre el botn del sistema. Le mostrara la siguiente pantalla: localizado en la pantalla principal

y poner el dedo del empleado sobre el lector. Retire el dedo De un clic en botn del lector al ponerse los datos del empleado en pantalla o repita nuevamente en caso de que la huella no sea reconocida. Una vez que la huella es reconocida, de un clic en botn la hora de entrada del empleado. para registrar en sistema

Nota: Si el empleado registro su entrada, la prxima vez que repita el proceso de checar asistencia, las opciones sern, salida a comer, regreso de comer y salida. A su vez si el empleado ya checo su entrada y salida, ya no puede volver a checar asistencia para ese turno.

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Consulta de Asistencia del Personal Para realizar una consulta de la asistencia del personal debe de dar un clic en men Asistencia -> Reporte de Asistencia, se mostrara la siguiente pantalla:

En el caso de los filtros de la consulta, por default le aparecer el periodo de consulta del da actual y se puede seleccionar mximo 7 das de consulta, tambin se permite seleccionar algn empleado y el tipo de nomina. Al darle un clic en botn asistencia de los empleados por da as como su respectiva entrada y salida. se mostrara la

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Asistencia Manual En caso de que la estacin cuente con problemas de red o bien la PC donde se instalo el sistema tenga problemas, se puede proceder a dar asistencia manual a los empleados por el da o das que no registraron su asistencia. Para dar de alta la asistencia dar un clic en men Catalogo -> Asistencia Manual y se mostrara la siguiente pantalla en espera de la autorizacin del gerente.

El gerente previamente registrado debe de poner su dedo sobre el lector. Si la huella es reconocida como Gerente, el sistema mostrara la siguiente pantalla:

En caso contrario la huella no ser reconocida y se cerrara la pantalla. Por default se mostrara un periodo de la fecha actual a 7 das atrs. Se mostrara una columna representando cada da. La palabra LECTOR indicara que la asistencia fue hecha con el lector Pgina 13

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de huellas, la palabra (+) indicara que no tiene asistencia para el da, finalmente la palabra OK indicara que la asistencia se registro manualmente. Para realizar una asistencia manual, se da un clic sobre la palabra (+) del da que se requiere poner la asistencia, mostrando la siguiente pantalla:

La hora de entrada esta en formato de 24 hrs y en caso que tambin se quiera registrar la salida se selecciona y se escribe la hora de salida. Finalmente dar clic en

botn , el sistema le preguntara si est seguro de actualizar la informacin. De clic en S y Acepte. En este momento se actualizara la consulta inicial y la palabra pasara de (+) a OK

Percepciones y Retenciones Percepciones y retenciones hace referencia a Vacaciones incapacidades, Descuentos de INFONAVIT o pensin alimenticia. Dar clic en men Catalogo -> Percepciones y Retenciones y se mostrara la siguiente ventana:

Despliegue en

seleccione

la

lista

de

empleados

dando

un

clic

(solo empleados que cuentan con nomina). Pgina 14

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Se mostrara 4 pestaas; Vacaciones Permitir dar de alta la percepcin asignado la fecha de inicio y el total de das. El sistema registrara las vacaciones y los das de ausencia se tomaran como vacaciones. nicamente para empleados que hayan cumplido mnimo un ao de antigedad. Incapacidades Se selecciona el tipo de incapacidad, Folio asignado por el IMSS y la fecha inicial y Final INFONAVIT Si el empleado contase con un crdito INFONAVIT y desea que se le descuente semanalmente, se debe de registrar la fecha de inicio del descuento as como de qu tipo ser el descuento (Factor, VSM o Cuota Fija) Pensiones De igual manera si se desea que se descuente una pensin alimenticia se debe registrar fecha de inicio de descuento y el porcentaje del sueldo a descontar.

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Generacin de Nomina La nomina semanal de empleados de la estacin se genera cada semana dando un clic en men Catalogo -> Nomina Semanal -> Estacin, de la misma manera, la nomina de Bonaventura se genera dando un clic en men Catalogo -> Nomina Semanal -> Bonaventura. Se mostrara una ventana similar en ambas opciones:

La nomina mostrada por default ser la semana anterior a la actual (de lunes a domingo) siendo posible consultar semanas anteriores. Al dar un clic al Id de algn empleado es posible consultar a detalle la asistencia, as como las percepciones y retenciones para el periodo de tiempo consultado.

Nota: si en la semana de nomina existiese un da feriado, y el empleado lo laboro, el sistema lo detecta como una percepcin. Pgina 16

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Al dar clic en el botn , se estar dando por hecho que se est de acuerdo en el total pagado para cada uno de los empleados. Una vez cerrado el periodo ya no se permitir dar asistencia manual, ni agregar percepciones y retenciones para el periodo.

Al dar un clic en el botn , se mostrara un previo de impresin del reporte de nomina y un reporte de asistencia por cada uno de los empleados asignados al tipo de nomina. El botn , actualizara la lista de empleados en el periodo de tiempo seleccionado.

Nota: Si en determinado momento algn empleado se mostrara en color rojo, este hace referencia al empleado pendiente de baja. Al cerrar periodo, se da la baja definitiva y ya no ser mostrado en la siguiente semana de nomina.

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