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2010

[EVALUACIN DE

SOFTWARE INTEGRADO PARA LAS BIBLIOTECAS DEL DUOC UC]

Para sobrevivir las bibliotecas deben adaptarse a las demandas de los usuarios de una manera ms flexible, sensible y eficaz. Los nuevos desarrollos tecnolgicos ayudan a la biblioteca a adecuarse a sus nuevas necesidades, y es por ello por lo que ms frecuentemente se produce el cambio de un sistema automatizado a otro. La implementacin de un segundo sistema es un proceso ms complejo, debido a las nuevas prestaciones que se incorporan y al hecho de tener que migrar los datos ya existentes en el primer sistema.

TABLA DE CONTENIDO

1.- Descripcin de la situacin actual 2.- Objetivos del proyecto 3.- Criterios de Seleccin del Software 3.1. - Seleccin de un proveedor basado en una buena experiencia 3.2. - Seleccin basada en las respuestas RFI (Requerimiento de informacin) y RFQ (Requerimiento de Cotizacin) 3.3.- Seleccin basada en las respuestas RFP, solicitud o requerimientos de propuestas

4.- Software Seleccionados: 4.1. - A 4.2. - B 4.3. - C 4.4. - D 5. Metodologa de Evaluacin Tcnica de Software de Automatizacin de Bibliotecas 6.- Recursos asociados al proyecto de automatizacin de Bibliotecas DuocUC 7.- Ventajas de la implementacin de un software automatizado para las Bibliotecas DuocUC 8. - Bibliografa

Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Hctor; Vidal Lpez, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de informacin http://biblioteca.duoc.cl

Para sobrevivir las bibliotecas deben adaptarse a las demandas de los usuarios de una manera ms flexible, sensible y eficaz. Los nuevos desarrollos tecnolgicos ayudan a la biblioteca a adecuarse a sus nuevas necesidades, y es por ello por lo que ms frecuentemente se produce el cambio de un sistema automatizado a otro. La implementacin de un segundo sistema es un proceso ms complejo, debido a las nuevas prestaciones que se incorporan y al hecho de tener que migrar los datos ya existentes en el primer sistema.

1.- Descripcin de la situacin actual El Sistema Integrado de Bibliotecas, SIB DuocUC, lo constituyen las Bibliotecas de las 10 Sedes cuyo principal objetivo es colocar eficaz y eficientemente su coleccin y los recursos de informacin a disposicin de alumnos y docentes para el apoyo del desarrollo de las actividades acadmicas y de formacin general. Para llevar a cabo esta misin, las bibliotecas se sustentan, desde el ao 2002, en el software X1. Con el crecimiento sostenido de nuestra institucin en relacin a cantidad de alumnos y registros ingresados a dicha bases de datos, esta plataforma tecnolgica comenz a presentar problemas que influyen directamente a los clientes (alumnos) de las Bibliotecas y a la gestin de las mismas (indicadores). Para un mayor detalle de dichas anomalas se adjunta anexo 1 . (Identificacin de dificultades en el software X). Conjuntamente con lo anterior, DuocUC ha crecido sostenidamente durante los ltimos cuatro aos, el doble que la educacin superior en Chile, segn cifras de rectora podemos acotar lo que sigue: Las matrculas totales de nuestra institucin se vieron incrementadas en un 15,1%, cifra que ms que duplica el crecimiento del sistema de educacin superior en su conjunto. La matrcula de DuocUC alcanz este ao a 26.799 alumnos, de los cuales un 56,5 % siguen carreras profesionales y un 43,5 % tcnicas de nivel superior Este ao se aument en un 44% el nmero de volmenes y en un 25% el de los ttulos de nuestras bibliotecas. A ello se suman 5.500 ttulos de

Este software se utiliza para la construccin de bases de datos textuales y puede ser aplicado para: registros de libros, videos, artculos periodsticos, historias clnicas, etc. Es de fcil instalacin y operacin, y permite buscar la informacin en la computadora en cuestin de segundos e imprimirla en diversos formatos. Slo es necesario un computador con una configuracin mnima. Tambin lo pueden utilizar docentes, bibliotecarios, informticos, estudiantes, y todo aquel que necesite computarizar informacin textual.

Trabaja con campos y registros de tamao variable Tiene la particularidad de que un campo se puede subdividir en subcampos, como as tambin declararlo como campo repetible Un rpido lenguaje de recuperacin que permite la utilizacin de operadores bolanos, tambin es posible realizar bsquedas a travs del archivo de ndices. Existen versiones para DOS, UNIX y WINDOWS

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revistas nacionales e internacionales a que pueden acceder nuestros profesores y alumnos. El nmero de prstamos, hasta septiembre, ascendi a 224.928, lo que significa un aumento de 22,3% con respecto a igual perodo del ao anterior.

Esta demanda, ha colapsado la actual arquitectura computacional del Sistema de Bibliotecas, produciendo diferentes problemas en los procesos que se generan dentro de estas unidades de informacin y afectando al servicio acadmico que brindan. Las tecnologas de informacin crecen a ritmo vertiginoso, el software X no permite incorporar nuevas tecnologas que tiendan a desarrollar mejores y ms eficaces servicios para los alumnos. Otra carencia relevante es que no permite evaluaciones de los servicios prestados, indicadores de gestin o cualquier estadstica que permita evaluar uso de coleccin u otro parmetro de importancia para la toma de decisiones. Con lo anteriormente descrito se concluye que es necesario emigrar hacia un software integrado, que permita avanzar en calidad del servicio y mejorar la gestin de las Bibliotecas, maximizando sus recursos.

2.- Objetivos del proyecto: Los objetivos que se desprenden de esta nueva realidad son los que siguen: General: Migrar del sistema actual X a un sistema integrado, para as contribuir activamente al proceso acadmico, implementando nuevas tecnologas, mejorando la calidad de los servicios y su gestin de informacin y bibliotecas, y fortaleciendo la capacidad de uso de los recursos, por parte de los alumnos y acadmicos de DuocUC. Especficos: Diversificar la oferta y mejorar la calidad de los servicios de informacin y bibliotecas a los alumnos y docentes del Instituto Profesional DuocUC, contribuyendo efectivamente al proceso de aprender haciendo. Desarrollar habilidades en la bsqueda, seleccin, organizacin y uso de la informacin, de manera de incorporarlos ms eficazmente en el proceso de adquisicin y seleccin de material bibliogrfico para as vincularlos a las PIAS (programas de instruccin acadmica) y desarrollo curricular por competencias.
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Mejorar el acceso a los recursos de informacin fsicos y virtuales, otorgando condiciones de estudio e infraestructura adecuada. Desarrollar indicadores de gestin de acuerdo a las nuevas necesidades del mercado. Incorporar los nuevos recursos tecnolgicos al Sistema de Bibliotecas para brindar mejores y nuevos servicios a los clientes.

3.- Criterios de Seleccin del Software En esta etapa se aplicaron las tres metodologas bsicas que existen para seleccionar un sistema automatizado de biblioteca. Su objetivo fue seleccionar aquellos proveedores que pudieran ofrecer una solucin adecuada y favorable para nuestro Sistema de Bibliotecas. 3.1 Primer criterio de seleccin: Seleccin de un proveedor basado en una buena experiencia anterior, con el sistema ya instalado en otras bibliotecas o en la unidad de informacin a la cual se le est haciendo el estudio (cambio de versin del sistema) Para aplicar este criterio se realizaron vistas a las principales unidades de informacin de la Regin Metropolitana y Valparaso. La intencin de estas visitas fue conocer el funcionamiento del software en la unidad de informacin y/o el comportamiento del proveedor. Se consult las debilidades y fortalezas detectadas en el funcionamiento del software. Las instituciones visitadas fueron:

Universidad 1 Universidad 2 Universidad 3 Universidad 4 Universidad 5 Universidad 6 Institucin A Universidad 7

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3.2 Segundo criterio de seleccin: 3.2.1. Seleccin basada en las respuestas a un RFI (Request for Information), (ver respuesta en anexo no. 3)

Formulario: Requerimiento de Informacin Tabla no. 1


DATOS DE LA COMPAA FABRICANTE:

* Nombre de la compaa * Ao de creacin de la compaa * Casa Matriz * Sucursales * Personal dedicado a investigacin y desarrollo

DATOS DEL DISTRIBUIDOR EN CHILE:

* Nombre de la Compaa * Ao de creacin de la Compaa * Direccin * Personal dedicado a soporte (incluir nombres y curriculum) * Tipo de conexin a Internet
CLIENTES

* N de bibliotecas usuarias en Chile * N de bibliotecas usuarias en el resto del mundo * N de clientes nuevos en el 2003

CAPACITACIN Y DOCUMENTACIN

*Entrenamiento in situ * Manuales en espaol


CARACTERSTICAS GENERALES DEL SISTEMA

CARACTERSTICAS MDULO DE CATALOGACIN CARACTERSTICAS MDULO DE ADQUISICIONES CARACTERSTICAS MDULO DE PUBLICACIONES SERIADAS

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REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE DEL SISTEMA


A) Requerimientos de Hardware para estacin cliente Requerimientos Mnimos Requerimientos recomendados B) Requerimientos de software para estacin cliente Requerimientos Mnimos Requerimientos recomendados C) Requerimientos del Servidor Requerimientos Mnimos Requerimientos recomendados

3.2.2 Request for Quotation, (RFQ, solicitud o requerimiento de cotizacin) (ver respuestas en anexo n 1) Formulario: Requerimiento de cotizacin Tabla no. 2

REQUEST FOR QUOTATION


Proveedor: Nombre de la Empresa: Casa Matriz: Representante en Chile: Contacto: Telfono:

email:

Por intermedio de la presenta la Fundacin Instituto Profesional Duoc UC, solicita formalmente cotizar un software Integrado para su Sistema de Bibliotecas, de acuerdo a como se detalla a continuacin, por :

1.- Licencias Estndar del Software Indicar el valor de la Licencia de uso del software 2.- 30 Licencias Staff Indicar los valores asociados a la cantidad de 30 licencias para el Staff de la Biblioteca 3.- 45 Licencias OPAC Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Hctor; Vidal Lpez, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de informacin http://biblioteca.duoc.cl

Indicar los valores asociados a 45 licencias para los usuarios concurrentes 4.Nmero de Registro que debe soportar el Software

3.1 De 50.000 a 100.000 3.2 De 100.000 a 200.000 3.3 De 200.000 a 500.000 5.Nmero de Usuarios de la Institucin

4.1 De 25.000 a 50.000 4.2 De 50.000 a 100.000

6.- Nmero de Sedes que conforman el Sistema de Bibliotecas 5.1 De 10 a 20 5.2 de 20 a 40

7.- Software adicionales al Servidor Oracle MF Cobol GCC GZIP PERL Servidor Apache Open SSL GNU tar Top GNU Make Otros

especificar

8.- Mdulos de: 8.1 Administracin 8.2 Catalogacin 8.3 Circulacin 8.4 Adquisiciones 8.5 Publicaciones Peridicas 9.- Conversin del Sistema actual 9.1 Conversin a formato MARC 9.2 Conversin y carga 9.3 Otros costos asociados 10.- Instalacin, implementacin y servicios asociados Castillo Venegas, Sandra; Reyes Montaner, Hctor; Vidal Lpez, Daniella Sistema de Bibliotecas DuocUC **** Un mundo de informacin http://biblioteca.duoc.cl

Especificar item 11.- Capacitacin 11.1 Manuales 11.2 Entrenamiento de usuarios 12.- Mantencin Anual Especificar desde que fecha se inicia el cobrar luego de la instalacin del Software 13.- Hardware requerido 13.1 Servidores 13.2 Desktops 13.3 Equipo de comunicaciones 14.- Otros Gastos Especificar en detalle 15.- Condiciones de Pago 15.1 Informacin relativa a condiciones de pago y los hitos (cumplimiento de) asociados o dichas condiciones 15.2 Condiciones de venta especiales a Instituciones de Educacin Superior 16.- Contratos, licencias y acuerdos Informacin documental sobre los siguientes items 16.1 Acuerdo de compra 16.2 Contrato de mantenimiento 16.3 Periodo de garanta 16.4 Licenciamiento del software 16.5 Acuerdos de confidencialidad

Para aplicar esta metodologa se llamaron a los principales proveedores existentes en el mercado, los cuales indicaron en trminos amplios la estrategia y el perfil del producto para satisfacer las necesidades de la biblioteca. En esta etapa el proveedor respondi ofreciendo su solucin a un determinado costo. 3.3 Tercer criterio de seleccin: Seleccin basada en las respuestas a un Request for Proposal (RFP, solicitud o requerimientos de propuestas) Para aplicar este ultimo criterio de seleccin, la Comisin Bibliotecolgica, elabor un documento, en el cual especific en detalle las funcionalidades y aspectos
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generales o requisitos no funcionales, que la biblioteca espera del sistema integrado. Este documento fue entregado a varios proveedores para que respondieran a tales especificaciones. (ver respuestas en anexo n 2) Formulario: solicitud de requerimiento:
LISTA DE REQUERIMITOS PARA SOFTWARE DE BIBLIOTECA

Seale:
SI NO SI CUMPLE CON EL REQUERIMIENTO NO CUMPLE CON EL REQUERIMIENTO

Tabla no. 3
LISTA DE REQUERIMIENTO PARA CADA SOFTWARE CARACTERTICAS GENERALES DEL SOFWARE Integracin de todas las funciones de biblioteca Software en idioma espaol Personalizacin del sistema Posibilidad de expansin a nuevos mdulos del software Manuales del software Manuales con diagramas de flujo INTERFAZ Y DISEO Interfaz grfica Posibilidad de personalizacin de la interfaz Men de ayuda interactivo TECNOLOGA Arquitectura de red Cliente / Servidor Acceso va Internet (browser) Acceso va Intranet Velocidad de operacin local (Intranet) Velocidad de operacin en red (Internet) Lectura de cdigo de barras Almacenamiento y recuperacin de caracteres de idioma espaol Fecha de formato dd/mmm/aaaa Compatibilidad con un sistema operacional de biblioteca Compatibilidad del software con plataforma Oracle Compatibilidad del software con base de datos relacional SQL Capacidad de soportar sobre un milln de temes bibliogrficos Actualizacin de datos en tiempo real Garantiza la seguridad e integridad de registros bibliogrficos ante eventualidades de "hackeo" Dispositivos de seguridad (password / identificacin de usuarios) Programa de asignacin de privilegios para los distintos operadores del sistema Manejar la seguridad de las transacciones mediante tres niveles de contrasea : mdulo, funcin, tarea Posibilidad de identificar alteraciones errneas en el A B C D

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sistema y sus responsables Compatibilidad con el formato MARC Protocolo de comunicacin Z39.50 Disponibilidad en lnea a acceso bibliogrfico (OPAC) Importacin y exportacin de datos para alimentacin de sistemas de catalogacin cooperactiva Acceso en lnea a catlogos colectivos Acceso simultneo de usuarios (uso licencias el software) Acceso ilimitado de usuarios Nmero de licencias ilimitadas (multilicencias) Niveles diferenciados de acceso al sistema (contraseas) Almacenamiento y recuperacin de documentos digitales en diversos formatos MDULO DE SELECCIN Y ADQUISICIN Control integrado de proceso de seleccin y adquisicin Integracin de datos de pre-catalogacin de adquisicin para procesamiento tcnico Control de listas de : * Sugerencias * Seleccin * Adquisicin * Reclamos * Control de proveedores Identificacin de datos en proceso de adquisicin Identificacin de modalidad de adquisicin (donacin, compra, canje, depsito legal) Control de datos de recepcin de material adquirido Emisin de cartas de cobranzas, reclamos Identificacin de usuario que sugiri un ttulo para adquisicin Posibilidad de especificacin la moneda de transaccin MDULO DE CATALOGACIN Compatibilidad de campos con RCAA2 (nivel 2) Construccin de listas de autoridades en formato MARC Sistema de administracin para construccin de tesauro jerrquico Consultas interactivas durante el poblamiento de un registro bibliogrfico * tesauro * lista de autoridades * lista de editoriales * lista de proveedores Correccin de registros asociados a un autor o materia, mediante alteracin en lista de autoridades Posibilidad de duplicacin de un registro para incluir nuevas ediciones Procesamiento de materiales especiales Posibilidad de importacin de datos de catlogos cooperativos on-line Posibilidad de importacin de datos de catlogos cooperativos en CD-Rom Generacin de etiquetas con cdigo de barras Generacin de marbetes Actualizacin on-line En caso de interrupcin de la red de datos, es capaz de realizar procesos de catalogacin en los

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computadores cliente, para luego actualizar los datos en el servidor, una vez restablecida la red. Plantilla de trabajo interactiva Compatibilidad de listas de autoridades en formato MARC MDULO DE CIRCULACIN Control integrado de procesos de prstamo Categorizacin de prstamo : domicilio, en sala, interbibliotecario Catastro de perfiles de usuarios Definicin de parmetros para la reserva de libros Emisin automtica de cartas de cobranza o correo electrnico para usuarios en atraso Aplicacin de multas y suspensiones con bloqueo automtico de prstamos Posibilidad de chequear estado de un documento (disponible, prestado, en catalogacin, etc.) Realizacin de prstamo, renovacin y reserva on-line Mantener un historial de prstamos y bloqueos En caso de interrupcin de la red de datos, es capaz de realizar procesos de circulacin en los computadores cliente, para luego actualizar los datos en el servidor, una vez restablecida la red. RECUPERACIN DE INFORMACIN Interfaz nica de pregunta (busca en todo el sistema) Interfaz grfica de pregunta Interfaz en bsqueda avanzada Interfaz en busca on-line Bsqueda en los campos de : * Autor * Ttulo * Materias * Editorial * Palabra clave * Tipo de documento * Resumen * Nmero de clasificacin * ISSN * ISBN * Idioma * Todos los campos Posibilidad de buscar, a partir de determinados datos o entre palabras Posibilidad de seleccionar un mismo campo ms de una vez Refinamiento de bsqueda por : * Frase * Operador booleano AND * Operador booleano NOT * Operador booleano OR * Truncacin a la izquierda * Truncacin a la derecha * Truncacin al medio * Proximidad entre los trminos * Distancia entre los trminos Posibilidad de bsqueda a partir de los resultados Posibilidad de guardar estrategias de bsqueda para utilizacin posterior

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Bsqueda automtica en tesauro Bsqueda interactiva, a partir de seleccin de trminos del tesauro Capacidad de ordenar y clasificar los documentos recuperados por : * Autor * Ttulo * Materias * Relevancia * Tipo de documento * Fecha (orden cronolgico descendente) Presentacin de referencias bibliogrficas en orden cronolgico descendente (default) Posibilidad de limpiar formulario para nueva bsqueda Visualizacin de resultado de bsqueda en forma de referencia bibliogrfica breve o completa Visualizacin de todos los registros recuperados Posibilidad de seleccionar la cantidad de registros que sern exhibidos en cada pgina Visualizacin de nmero de registros recuperados Visualizacin de registros numerados (Ej., 1/2, 2/2 ) Capacidad de seleccionar registros del resultado de bsqueda e imprimir Capacidad de guardar los registros seleccionados de un resultado de bsqueda Identificacin del estado (status) del documento recuperado (prestado, disponible, en catalogacin, etc.) DISEMINACIN Diseminacin Selectiva de Informacin (DSI) Servicios de Alerta MDULO DE ADMINISTRACIN Generacin de reportes y estadsticas de : * Seleccin * Adquisicin * Catalogacin * Circulacin * Recuperacin de informacin * Actualizacin del tesauro * Listas de usuarios (por categoras) * Documentos por nivel de uso * Documentos por materias * Documentos por autores * Documentos por tipo de material * Documentos en orden alfabtico * Documentos en orden de clasificacin * Listado de autoridades Informes estadsticos por Escuelas, carreras y Sedes Informes estadsticos por tipologa de usuarios Inventario automatizado (cdigo de barras) * Informes estadsticos por tipo de material bibliogrfico * Informes estadsticos por estado del material bibliogrfico (perdido, en empaste, en prstamos, etc.) PUBLICACIONES PERIDICAS Creacin de registros bibliogrficos de publicaciones peridicas desde catalogacin, enlazando stos al mdulo de publicaciones peridicas en forma automtica para ingresar existencias

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Manejo de registros de existencias de publicaciones peridicas, tanto en formato libre, como segn la norma internacional de descripcin de existencias Genera listados de publicaciones peridicas atrasadas o nmeros faltantes Genera automticamente cartas o e-mails de reclamo a proveedores, si se comprueba que estos temes no han llegado a la Biblioteca CARACTERSTICAS DEL PROVEEDOR DEL SOFTWARE Mtodo de conversin retrospectiva de datos (Migracin de base de datos) Perodo de prueba Demostracin del software Implementacin Capacitacin y entrenamiento Soporte Garanta de mantenimiento del software Frecuencia de actualizacin del software (Upgrades) Disponibilidad de nuevas versiones

4.- Software Seleccionados:

1. 2. 3. 4.

A B C D

4.1 Software A: Maneja desde pequeas bibliotecas hasta redes de bibliotecas. Es un sistema multilinge, con capacidad de manejar diferentes alfabetos, tiene interfaz con imagen, texto, audio y sistemas de auto verificacin, maneja tablas de parmetros donde se definen todos los aspectos de la base de datos de acuerdo a las necesidades especficas de cada usuario. Posee tesauro multilinge. Tiene interfaces con otros sistemas como WWW y MS WINDOWS.

4.2 Software B: Es uno de los sistemas de automatizacin de Bibliotecas ms completo del mercado. Las principales caractersticas del sistema incluyen: control bibliogrfico y catalogacin, control de autoridades, gestin de lenguajes documentales y un control de la circulacin y reserva de materiales bibliogrficos, reservas, gestin de prstamo interbibliotecario, integrado con un sistema utilizado por una Biblioteca pblica europea para la recepcin de peticiones de prstamo, difusin selectiva de la informacin entre los usuarios de la biblioteca y soporte de un protocolo tanto clientes como servidor. Administrado por una sociedad creada en 1990, como
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proveedor de software de muy alta calidad, con servicios de soporte a las bibliotecas y al mundo de la informacin en Europa.

4.3 Software C:

Este software incluye todas las funciones y caractersticas necesarias para las operaciones interna de una biblioteca y la conectividad y facilidad de uso que hacen falta para el acceso amplio que exigen los usuarios de hoy en da. Tiene ms de 1.000 instalaciones en todo el mundo desde 1991. Ofrece la seguridad de un producto slido basado en sistema abierto, una base de datos relacional compatible con SQL, una tecnologa cliente/servidor y en ambiente grfico. Contempla todos los mdulos necesarios para la administracin de bibliotecas: Mdulo de Catlogo al Pblico, Catalogacin, Circulacin, Publicaciones Peridicas, Adquisiciones y Sala de Reserva y Reservacin Anticipada.

4.4 Software D:

Este sistema proporciona una solucin completa para responder a las necesidades tecnolgicas de la biblioteca en lo que se refiere a bases de datos, hardware de servidor y software de aplicacin, as como en cuanto a la instalacin, formacin y mantenimiento. Ofrece el conjunto ms completo de funciones fiables, flexibles y fciles de usar. Est desarrollado sobre el principio moderno de la informacin basada en Web: la capacidad de desplazar informacin hacia y desde cualquier lugar. Grfico y fcil de usar Es accesible, a travs de navegadores Web estndar, desde cualquier lugar: desde la sala de lectura, desde la casa, la escuela, el trabajo y mediante dispositivos inalmbricos. Es una solucin a medida: diseado para adaptarse a las necesidades de todo tipo y tamao de biblioteca y con una amplia variedad de funciones opcionales para ajustarse a requerimientos especficos.

Utiliza HTML, XML y Java para proporcionar a las bibliotecas las herramientas necesarias para la gestin sencilla de funciones bsicas de la biblioteca, as como los medios necesarios para satisfacer las sofisticadas demandas del nuevo consumidor de la informacin. Ver en anexo no. 3 las Caractersticas especificas de los cuatro software
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5.- Metodologa de Evaluacin Tcnica de Software de Automatizacin de Bibliotecas

La metodologa para evaluacin tcnica de software sigui los siguientes pasos: 1) Revisin de la literatura sobre automatizacin de bibliotecas 2) Establecimiento de coeficientes de relevancia 3) Determinacin de escalas de notas

5.1 Revisin de la literatura sobre automatizacin de bibliotecas

En la revisin de literatura sobre automatizacin de bibliotecas, se determin que los principales aspectos involucrados en la seleccin y evaluacin tcnica de un software integrado de gestin de bibliotecas, corresponde a:

CUADRO N 1 : Criterios de evaluacin general (ver tabla 3) CATEGORA DE EVALUACIN Caractersticas generales del software Interfaz y diseo Tecnologa (hardware, compatibilidad, redes) Seleccin y Adquisicin Catalogacin y/o anlisis de informacin Circulacin Recuperacin de informacin Diseminacin de informacin Administracin general del software Caractersticas del proveedor

5.2

Establecimiento de coeficientes de relevancia

Una vez que esta lista fue validada por el equipo de trabajo, se estableci la necesidad de asignar algn parmetro de relevancia para cada uno de los aspectos involucrados en cada requerimiento. A saber:
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CUADRO N 2; coeficientes de relevancia para evaluacin Coeficiente de Relevancia 3 2 Denominacin Indispensable (imprescindible) Importante Ejemplo Integracin de todas las funciones de la biblioteca Identificacin de los datos para proceso de adquisicin Precio del Software

Dispensable

5.3

Determinacin de escalas de notas

Una vez finalizada la etapa de atribucin de nivel (coeficiente) de relevancia, se propuso la determinacin de una escala de notas. stas fueron atribuidas en el momento de las visitas a las bibliotecas que utilizan los software en estudio. Estas notas, obedecen a una escala de valor numrica de 1 a 5: CUADRO N 3; escala de notas Notas 1 2 3 4 5 Denominacin Muy malo Malo Regular Bueno Excelente

Clculo de la nota final ponderada

Con el objetivo de consolidar las notas y los coeficientes de relevancia atribuidos, utilizamos la siguiente frmula:

NF = N x C Donde, NF (*) => Nota final de criterio evaluado N => Nota media atribuida a cada criterio C => Coeficiente de relevancia atribuida a cada criterio
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(*) : Esta nota final tendr un valor entre 0 a 15 para cada criterio. La suma de todas las notas finales, representar la evaluacin final del software por equipo evaluador.

A continuacin se detalla la evaluacin asignada a cada aspecto evaluado, producto de las distintas demostraciones de los software y visitas a instituciones que los utilizan. Ver anexo n 4: Evaluacin de los 3 Software 5.4. Resultados finales evaluacin tcnica

5.4.1. Caractersticas generales del software En este parmetro de evaluacin, se consideraron aspectos globales de funcionamiento de cada uno de los software evaluados: filosofa de software integrado, manuales de uso en espaol, precio, entre otros aspectos. De acuerdo a esto el software B, rene las mejores evaluaciones y apreciaciones, respecto a los otros tres software en estudio, entre sus principales caractersticas destacan: constituye un portal web de informacin; interfaz y diseo grfico; incorporacin de recursos de informacin interactivos en el Web Opac; facilidad y adaptabilidad en la administracin del software.

5.4.2. Interfaz y diseo El software B es el nico que rene la condicionante de ser un portal de informacin, donde ya no slo basta una pgina web entretenida y didctica para el usuario, sino que adems funciona bajo la modalidad de constituirse en un portal web de informacin, tendencia de ltima generacin en los actuales y modernos software de gestin y automatizacin de bibliotecas. En este sentido, es el propio usuario quien personaliza su pgina web, de acuerdo a sus propios intereses y perfiles de informacin. 5.4.3. Tecnologa Considerando que los cuatro software evaluados, emplean tecnologas de ltima generacin en la aplicacin de cada uno de ellos, se estima necesario que este aspecto sea evaluado en una segunda instancia por una Comisin Tecnolgica e Informtica de nuestra Institucin.

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5.4.4. Catalogacin Los cuatros software evaluados, responden con estndares internacionales de compatibilidad e intercambio de informacin bibliogrfica: Formato MARC, Protocolo Z39.50, Reglas de Catalogacin RCAA 2, entre otros. En cada uno de los softwares evaluados, se pueden procesar distintos tipos y formatos de recursos de informacin. Como as tambin, manejar vocabularios normalizados: Tesauros y Listados de Autoridades (autor, materia, ttulo, serie). 5.4.5. Circulacin Los software C y A, concentran una equitativa y elevada ponderacin de evaluacin, debido principalmente a que renen las caractersticas necesarias para optimizar el servicio de circulacin para nuestra comunidad de usuarios. Aunque los otros dos software evaluados, B y D, poseen similitud de caractersticas con A y C, presentan la desventaja de que no es factible almacenar historiales de usuarios. 5.4.6. Recuperacin de informacin Los software B y D, se caracterizan por incorporar en sus alternativas de bsqueda, mayor interactividad y la factibilidad de incluir recursos de informacin variados, tales como: imgenes, tablas de contenido, informacin bibliogrfica, material especial, link a bases de datos bibliogrficas, existencias del material localizado en cada biblioteca, entre otros aspectos. A modo de ejemplificacin, se muestra un despliegue de los resultados de una misma estrategia de bsqueda en los cuatro software evaluados:

5.4.7. Administracin del software El mdulo de administracin de los software D y B, presentan en una interfaz web, ms de cien y seiscientos reportes y/o informes estadsticos, respectivamente; facilitando de este modo, una ptima gestin en indicadores de uso de la biblioteca. En cambio, el mdulo de administracin de los software C y A, que a pesar de incluir una variedad determinada de informes y/o reportes estadsticos, pre configurados por cada uno de ellos, requieren del uso de SQL para optimizar dichos reportes.

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5.4.8. Caractersticas del proveedor del software a) SOPORTE Las evaluaciones obtenidas por los softwares A y C, en este punto, demuestran que la presencia del proveedor en el pas, es un aspecto ventajoso y atractivo para aquellas unidades de informacin que emprenden un proyecto de automatizacin. Las bibliotecas que emplean los softwares anteriormente sealados, se encuentran satisfechas con la relacin establecida con sus proveedores respecto a: soporte, help desk, atencin telefnica, visitas a terreno, entre otros aspectos. Sin embargo, la presencia del proveedor del software en el pas, no es una condicin sine qua non para adquirir un determinado programa que satisfaga los requerimientos de una biblioteca; las instituciones que emplean B (Universidad A y Universidad B) y D (Universidad C), nos demuestran que la relacin contractual establecida con el proveedor del software localizado en el extranjero, en trminos de eficiencia, resulta ser : directa, sin intermediarios nacionales, eficiente y eficaz, help desk (las 24 horas del da), sin tramitacin. b) CAPACITACIN Uno de los aspectos relevantes en la adquisicin del software lo constituye la capacitacin proporcionada por la empresa proveedora. De los cuatro software evaluados, en slo tres de ellos, la capacitacin recae en el propio staff de la empresa que tiene representacin en el pas, lo cual favorece y optimiza el intercambio de experiencias y problemticas propias de unidades de informacin en nuestro pas.

6.- Recursos asociados al proyecto DuocUC Bsicamente aludiremos a tres: Humanos Tecnolgicos Econmicos

de automatizacin de Bibliotecas

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6.1 Recursos Humanos Los recursos humanos son clave para el xito, en cualquier proyecto que el hombre inicie, ms an en uno de automatizacin, debido a que en el contexto de las tecnologas denominadas blandas, la disponibilidad y calificacin del personal es clave para lograr un mejor producto y, por lo tanto, lograr una ventaja competitiva. Debido a lo anterior, aparece como muy importante identificar los roles y perfiles de estos recursos humanos. Dentro de los recursos humanos necesarios para llevar a cabo un buen proyecto de migracin de software, los roles y la caracterizacin de perfiles del personal, son de extraordinaria relevancia, para llevar a cabo los proyectos de automatizacin de procesos y servicios bibliotecarios en su totalidad. Luego de superar la primera etapa del proyecto o Evaluacin y seleccin del sistema, donde el personal fue designado a participar dentro de una Comisin denominada Tecnolgica y que dentro de sus primeros objetivos estuvo encargado de estudiar y analizar los problemas que genera en la actualidad el software X, para luego de dicho anlisis derivar a la conclusin que era necesario comenzar el proceso de migracin lo antes posible, pues las posibilidades de que el actual Sistema colapse son muy ciertas. Posteriormente se debe iniciar una etapa de introspeccin del mercado nacional para seleccionar tres o cuatro software que cumplieran con ciertos requisitos, descritos en otro captulo de este trabajo. Una vez seleccionado el software se inicia con la formacin de equipos de trabajo, el establecimiento de un cronograma, un sistema formal de coordinacin, estrategia de seleccin del sistema, licitacin, evaluacin de propuestas, adjudicacin y finaliza con la firma del contrato con el proveedor seleccionado. En otra etapa del proyecto o "Implementacin del sistema: se inicia con el estudio y anlisis de la situacin actual y de la situacin deseada, instalacin del sistema, suministros, espacio fsico; secuencia de implementacin, fechas relevantes del entorno; configuracin y parametrizacin del sistema; conversin y migracin de datos: capacitacin: pruebas y aceptacin: puesta en marcha: control de requisitos y de problemas pendientes:

6. 1.1 Identificacin de los roles. En base a diferentes experiencias se identifican los siguientes roles: - Bibliotecarios: Directivo, Jefe del proyecto, Bibliotecario de sistemas, Administrador de mdulo, Grupo de pruebas, Capacitador, Grupo especializado. Tiempo completo.
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- Informtica: Soporte tcnico local, Directivo informtico. Tiempo completo. - En la organizacin en que est inserta la Biblioteca: Asesor jurdico, Asesor informtico. Part Time. - En el personal del Proveedor: Soporte tcnico, Directivo del proveedor. Part Time.

6.1.2 Caracterizacin de los perfiles: Se describe los perfiles que debe tener el personal para cumplir los roles: a) Directivo: Bibliotecario con mucha experiencia dentro de diferentes Sistemas de Bibliotecas, que sea conocedor de todos los procesos del mismo, a quin informa el jefe de proyecto. b) Jefe del proyecto de automatizacin: Bibliotecario con estudios en el rea informtica y con experiencia reconocida en trabajos en equipo y de buen temperamento y relaciones con sus pares. c) Administrador de mdulo: son Bibliotecarios que conocen en detalle el servicio o proceso a automatizar: Bibliotecario Administrador del sistema Bibliotecario de Catalogacin Bibliotecario de Circulacin

Ej.

d) Grupo de pruebas: Bibliotecarios con un completo conocimiento del proceso o servicio a probar. e) Soporte tcnico local: Ingenieros y/o tcnicos informticos.

6. 1.3 Perfiles requeridos Para apoyar un nuevo software se requiere conocimiento en las siguientes reas:

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a)

Sistemas operativos

Unix, Windows. El grado de experiencia de software debe permitir una competente administracin del sistema. Esto depende, sin embargo, del grado de administracin del sistema requerido en <SITE>. Puede ser tanto administracin estndar (administracin de archivos del sistema, respaldos, etc.) o un nivel superior, que debe permitir que el sistema Unix este bien implantado (slo relevante en algunos casos). b) ORACLE:

El grado de conocimiento requerido depende del nivel de Oracle que ser utilizado en <SITE>. Para la operacin estndar del software seleccionado, el grado de conocimiento ORACLE requerido es equivalente a 1-2 semanas de capacitacin regular de Oracle en administracin de Bases de datos.

c) Redes y Comunicaciones: (TCP/IP, etc.)

d) Bibliotecologa/Administracin automatizacin:

de

informacin/Anlisis

de

El analista o Administrador del sistema controla la definicin completa del software (especficamente, la funcionalidad y flujo de trabajo) y proporciona apoyo a otras bibliotecas o centros de informacin que se comunican con el Sistema Central.

e) Programacin de computadoras: Este requisito no es comn y debe ser implementado slo si el control administrativo requiere capacidades de programacin local en relacin a las APIs o procesamiento posterior de ORACLE). * Cada sitio debe tener al menos un administrador de Unix calificado. * Cada sitio debe tener al menos una persona calificada en Oracle DBA I. * Una institucin mayor debe tener al menos una persona calificada en Oracle DBA II. El nmero de personal depende de las siguientes consideraciones: 1. La capacidad de una persona para manejar una o ms disciplinas.
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2. La poltica de respaldo/reemplazo que se implementar cuando esa persona se ausente. 3. Una operacin por turnos.

6.1.4 Requerimientos asociados a Recursos Humanos: 1 1 1 1 1 1 Bibliotecario : Director de Sistema de Bibliotecas Bibliotecario : Administrador del Sistema Automatizado Bibliotecario : encargado de Mdulo Circulacin Bibliotecario : encargado de Mdulo Catalogacin Bibliotecario : encargado de Mdulo de Adquisiciones Ingeniero de Sistema encargado del Soporte del Sistema

6.2 Recursos Tecnolgicos

Requerimientos para el Staff de Biblioteca:

6.3 Recursos Econmicos En este tem contemplaremos el presupuesto de la adquisicin del software, mantencin anual y la contratacin del Director de Bibliotecas y un Administrador del Sistema. Ver anexo 5 presupuestos 7.- Ventajas de la implementacin de un software automatizado para las Bibliotecas DuocUC Mejora sustantiva de la eficacia del proceso de gestin de las Bibliotecas
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Optimizacin de la informacin administrativa y para la gestin tiempo de respuesta en reserva de material bibliogrfico Incremento de la productividad del personal, que podra acercarse al 50%. El establecimiento de un marco favorable para la cooperacin y la concentracin de recursos. Proveer acceso a la informacin a todos los niveles de la Comunidad DuocUC. Recopilacin y sistematizacin de informacin pertinente sobre la comunidad local y hacerla accesible cmodamente, a los niveles Directivos de toma de decisiones. Formar a personas de todos los niveles en el uso de la informacin y de la tecnologa asociada. Actuar como portal hacia el mundo de la informacin Ofrecer acceso a la informacin electrnica disponible en internet y en soportes digitales Proporcionar a sus usuarios la necesaria formacin en el uso de las tecnologas de la informacin y comunicacin. Proporcionar a los usuarios que lo requieran ayuda, orientacin y gua para localizar, seleccionar y valorar los recursos de informacin disponibles en internet. Avanzar hacia los postulados y paradigmas que aportan las ltimas tecnologas y sobre las cuales la Institucin ha comenzado paulatinamente a incorporar y que curiosamente el Sistema de Bibliotecas no asimilado an en su verdadera importancia. Prestar apoyo a la formacin continua o permanente y a la educacin permanente y a la educacin a distancia, como modalidades educativas que cada vez se extendern ms en la Sociedad de la Informacin. Como ventaja comparativa de las Bibliotecas2 para luego ser actores significativos en la misin del DUOC UC. 7.1. Impacto directo en nuestros clientes 7.1.1 Mejorar la calidad del servicio hacia a los alumnos en:

La tecnologa supone un reto para las bibliotecas, puesto que implica una decidida opcin por la gestin del cambio. Una situacin que se resume en tres reflexiones [Brophy, 2001]: - La tecnologa es compleja y las bibliotecas an carecen de la cualificacin para comprenderla, explotarla y crearla. Aquellos pocos que la poseen generalmente son captados por otros entornos ms competitivos. - Las bibliotecas cada vez son ms caras de mantener. El web es un competidor terrible a un coste mnimo, y con muchas prestaciones independiente de la calidad real de la informacin en l obtenida. - Las propias bibliotecas con sus peores enemigos. Mientras surgen competidores para ocupar el hueco social de las bibliotecas, estas se mantienen aferradas a un modelo organizativo y de servicio anquilosado. Las grandes declaraciones de principios no se ven refrendadas por la realidad.

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Rapidez en tiempo respuesta en prstamo de libros Menor tiempo respuesta en consultas bibliogrficas Hacer efectiva la reserva de material bibliogrfico Disminucin del tiempo de respuesta en bsqueda de material bibliogrfico

7.1.2 Adscribir a nuevas tecnologas incorporadas al servicio: Despliegue de material audiovisual en las bases de datos Asociacin de link de acceso directo a otras pginas Dar inicio a la Biblioteca Virtual

7.1.3 Creando usuarios autnomos del sistema: Los alumnos podrn consultar desde cualquier lugar la base de datos del Sistema Accedern nuestros alumnos a reservar automticamente el documento requerido Ellos interactuarn directamente con el Sistema

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