SEMINAIRE

LAUDIT INTERNE
Anim par : Mohamed RADI (DRSI)

6, 7, 8 & 9 Dcembre 2011

SOMMAIRE

Dfinition et objectifs de lAudit Interne

Mthodologie de conduite dune mission dAudit Interne

Etude de cas : Audit des Marchs Publics

Partie I

DEFINITION ET OBJECTIFS DE LAUDIT INTERNE

Dfinition
Dfinition de laudit interne

Laudit interne est une activit indpendante et objective qui donne une organisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer, et contribue crer de la valeur ajoute. Il aide lorganisation atteindre ses objectifs en valuant, par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques, de contrle, et de gouvernement dentreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacit.

Source : Institute of International Auditors

Dfinition Auditer =

Apprcier les pratiques par rapport une norme + Identifier les causes de l cart + valuer les consquences de cet cart + Proposer ce quil faut faire + Suivre la mise en uvre

Fonction de scurit
5

Fonction de progrs

Dfinition
Mission de lauditeur interne

Lauditeur interne est appel apprcier la conformit des oprations et assurer le conseil : - Respect des rgles et principes : textes rglementaires, procdures de gestion, dlgations de pouvoirs, etc. ; - Protection et sauvegarde du patrimoine (humain, financier, immatriel, matriel, etc.) ; - Pertinence des objectifs (cohrence avec les projets et les stratgies) ; - Adquation des moyens objectifs ; - Qualit et la fiabilit des informations (pour la prise des bonnes dcisions);

- Etc.

Dfinition
Mission de lauditeur interne

Les anomalies et faiblesses sont une matire premire que l'auditeur transforme en problmes (causes et consquences) puis en solutions (recommandations) auxquelles il fait adhrer les audits (plan d'actions)

Laudit interne sexerce dans le cadre du respect dune mthodologie et de rgles de dontologie dfinies par les normes internationales daudit.

Normes daudit
Objectifs des normes daudit

Dfinir les principes de base que la pratique de laudit interne doit suivre ; Fournir un cadre de rfrence pour la ralisation et la promotion des activits daudit interne apportant une valeur ajoute ; Etablir les critres dapprciation du fonctionnement de laudit interne ; Favoriser lamlioration des processus organisationnels et des oprations.

Normes daudit
Normes de qualification : ce que sont l'audit interne et les auditeurs
1000 Mission, pouvoirs et responsabilit 1100 Indpendance et objectivit 1200 Comptence et conscience professionnelle 1300 Programme dassurance et d'amlioration de la qualit

Normes de fonctionnement : ce qu'ils font

2000 Gestion de laudit interne
2100 Nature du travail 2200 Planification des missions 2300 Accomplissement des missions 2400 Communication des rsultats 2500 Suivi des progrs 2600 Acceptation des risques par la Direction

Normes de mise en uvre et Modalits Pratiques d'Application : comment ils le font

Normes daudit
Normes de qualification Normes de fonctionnement

Mission, pouvoir et responsabilits (charte daudit) ; Independence et objectivit ; Comptence et conscience professionnelle ; Programme dassurance qualit.

Gestion et planification de laudit interne (rgles, procdures, ) ; Evaluation du systme de management des risques ; Etc.

Normes de mise en uvre

Dclinent les normes de qualification et de fonctionnement au niveau des missions spcifiques COMMENT FAIRE

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Objectifs de lAudit interne GRH Achats Comptabilit Systmes dinformation Projets

Analyser les processus associs la fonction RH : gestion des comptences, mobilisation des collaborateurs, environnement social ; Analyser les outils de GRH ; Etc. Identifier les risques gnriques et spcifiques lis lacte dachat ; Evaluer lobservation des principes directeurs des MP ; Analyser les dlais de traitement des dossiers ; Etc.

Analyser les processus comptables de l'entreprise (tenu des registres comptables, donnes comptables jour, existence comptabilit matire) ; Analyser la fiabilit de l'information produite ; Etc.

Reprer les risques majeurs des processus informatiss ; Evaluer lorganisation et la politique de scurit des systmes d'information ; Etc.

Evaluer les objectifs assigns chaque projet au vu des moyens allous ; Apprcier les informations comptables de chaque projet ; Etc.

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Objectifs de lAudit interne

Laudit de rgularit consiste vrifier lapplication des dispositions lgales, rglementaires ainsi que les rgles de gestion internes. Il compare ce qui est fait et ce qui devrait tre fait par rapport un rfrentiel. Dans ce type de missions daudit, le travail de lauditeur consiste : signaler les irrgularits ; analyser les causes et les consquences ; proposer les recommandations. En rsum, laudit de rgularit, ou de conformit, a pour objectif de vrifier que le fonctionnement rel ainsi que les pratiques de gestion usuelles correspondent aux rgles, rglements et procdures en vigueur.

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Objectifs de lAudit interne

Laudit de performance vise lvaluation indpendante et objective, en dehors de toute apprciation sur lopportunit des choix politiques oprs, de la pertinence des objectifs et de la fiabilit du systme de mesure y affrent travers notamment :
des indicateurs de performance qui ont pour objet dtablir un lien entre les programmes daction et les moyens budgtaires mis en place pour leur ralisation ;

lanalyse des rsultats en termes defficacit et defficience ;

lapprciation de la gestion des ressources financire et humaines.

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Audit interne et contrle de gestion

Ressources (Input)

Rsultats (Outcome)

Retombes (Impact)

Audit de rgularit

Contrle de gestion

Audit de performance

Attentes des acteurs

Lauditeur critique les systmes et ne juge pas les hommes :

Objectifs : Matrise des activits et amlioration des performances Laudit attend : Quon fasse remonter ses difficults Quon donne une bonne image de laudit interne (relation de confiance) Quon laide amliorer son niveau de contrle et son efficacit

Le management attend une assurance quant :

Le respect des dispositions rglementaires et des directives La fiabilit des informations La sauvegarde du patrimoine La mise en place de recommandations accroissant lefficacit

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Partie II METHODOLOGIE DE CONDUITE DUNE MISSION DAUDIT INTERNE

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Dmarche globale

Evaluer le systme de contrle interne de lorganisation ; Examiner les pratiques et le fonctionnement de lorganisation ; Reprer les dysfonctionnements ; En dterminer les causes ;

Dmontrer les consquences ;

Proposer des recommandations et suivre leur mise en place.

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Trois phases

Phase de vrification (terrain)

50%

Trois phases La phase dEtude a pour objet de : dcouvrir le sujet et lentit auditer dfinir ce quil faudra vrifier programmer et spcifier les vrifications. La phase de Vrification a pour objet de :

vrifier, valuer et mesurer analyser, conclure, valider et prescrire.

La phase de Conclusion a pour objet de : valider lensemble et informer (diffusion du rapport) obtenir des actions et dresser un bilan des progrs accomplis.

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Dclenchement de la mission Lettre de mission : La lettre de mission, adresse par la hirarchie laudit interne, est le mandat qui informe les principaux responsables concerns de lintervention imminente des auditeurs :

Cest un "droit daccs" lauditeur Prvient les audits par la voie hirarchique et leur permet de sorganiser Prcise les entits concernes Prcise les domaines objet de laudit Accrdite lquipe des auditeurs Prcise les modalits de lintervention .

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Phase dEtude

Le Plan dApproche Le Tableau des Forces et faiblesses Apparentes (TFfA) Le Rapport dOrientation Le Programme de Vrification

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Phase dEtude Le plan dapproche : Le plan dapproche organise la phase dtude, il associe une prise de connaissance du domaine auditer et une prise de conscience de ses habituels risques et opportunits damlioration, une dcomposition du sujet de la mission, en objets auditables. 2 approches pour passer des objets auditables : Dcouper en stades chronologiques (ex : lancement, excution et liquidation dun march) Dcouper par arborescence de facteurs qualifiables (attentes, partenaires, etc.)

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Phase dEtude Analyse des risques

le Tableau des Forces et faiblesses Apparentes (TFfA)

Donner ltat des lieux des forces et faiblesses relles ou potentielles

Comparer laide dun questionnaire de contrle interne les pratiques en vigueur au rfrentiel (diagnostic par lecture des rponses) Noter sil y a correspondance (F) ou divergence (f) Caractriser le risque : la probabilit quil se ralise, la gravit de son impact

Hirarchiser les risques ; Orienter les travaux : prparer le Rapport dorientation

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Phase dEtude Le Rapport dorientation : Il est effectu partir des conclusions du TFfA et des problmes et difficults perus par les audits

Il formalise les axes dinvestigation de la mission et ses limites

Il est formul en terme dobjectifs atteindre :
Sassurer que Apprcier si pour confirmer lexistence dune force pour valuer limpact dune faiblesse

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Phase dEtude Le Programme de vrification : Le programme de vrification liste les travaux effectuer par lauditeur pour atteindre les objectifs du rapport dorientation :
Entretiens mener tudes faire Tests effectuer Questions se poser Etc.

Il organise le travail de lquipe et sert de tableau synoptique de la mission (planning, budget, etc.)

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Phase dEtude

Domaine auditer :

Sous domaine 1234-

Objectifs de contrle

Risques

Programme de vrification Objectifs de vrification Tches de vrification

Faiblesses certaines Forces incertaines

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Phase de vrification Phase de vrification : Mise en uvre du programme daudit

Vrifier la ralit des forces et valuer lincidence des faiblesses

Relever les principaux dysfonctionnements

Valider au fur et mesure les constats relevs et les recommandations correspondantes

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Phase de vrification

Constat : constitution de la preuve

Un constat est prouv, reconnu si :
Suffisant : comportant toute linformation ncessaire et indispensable pour apprcier la situation Significatif et fiable : son incidence potentielle ncessite une prise en compte vidente par tout responsable inform

Pertinent : en rapport et conforme aux objectifs de la mission, ou hors des objectifs de la mission mais prsentant un intrt indniable laudit, dont les amliorations proposes (recommandations, plan dactions) sont claires, adaptes, ralistes et constructives.
Utile : permet datteindre un meilleur niveau de contrle interne (soit plus performant un cot identique ou raisonnable).

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Phase de vrification

Chaque action du programme de vrification fait lobjet dune Feuille de Couverture qui dcrit les modalits de ralisation de la tche et met en vidence les conclusions tires ; Le dtail de la feuille de couverture apparat dans les Papiers de Travail qui constituent la matire premire de lauditeur pour documenter et consigner chacune de ses constatations et ses conclusions

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Phase de vrification Feuille de couverture :

Rfrence Papier de Travail
Objectif de laction

Rfrence FRAP

Modalits d excution
qui, comment,

Rf.

Rf.

Points examiner
Rf. Rf.

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Phase de vrification Elaboration des FRAP :

Les dysfonctionnements constats sont reports sur une ou plusieurs Feuilles de Rvlation et dAnalyse des Problmes (FRAP) :

Le problme rsumant le dysfonctionnement Les faits qui le prouvent Les causes qui lexpliquent Les consquences quil entrane ou risque dentraner Les recommandations qui le rsolvent

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Phase de vrification FRAP : Logique suivre

Faits Causes

Symptmes - Preuves

Explications

Consquences Problmes
Recommandations
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Gravit

Objectifs compromis

Correctifs et amliorations

Elaboration des FRAPs

Fiche dAnalyse et de Rvlation de Problme FRAP

PROBLEME

FAITS

CAUSES

CONSEQUENCES

RECOMMANDATIONS

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Phase de conclusion Conclusion de la mission

Elle consiste faire la synthse de la mission daudit la fin des travaux dinvestigation sur le terrain :

Reprise et mise en ordre des FRAP ; Regroupement des problmes relevs par thmes ; Ordonnancement des ides et des messages dlivrer dans le rapport.

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Phase de conclusion
Clture de la mission et restitution des rsultats aux audits : Explication des carts constats ; Corrections ventuelles et prise en compte des rserves des audits ; change sur les recommandations ; Rdaction du projet de rapport ; Validation du projet de rapport par les responsables de lentit audite ; Rdaction du rapport dfinitif et sa diffusion.

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Phase de conclusion Rapport dAudit

Pages du Prsident
Synthse Remerciements Introduction

Ce quil doit en connatre + opinion

CORPS

FRAP

Recommandations Annexes

Programme dactions accept

Suivi des recommandations

Un rapport daudit interne sans suivi des recommandations constitue une action inacheve, sans grand impact et conduisant ainsi linutilit et linefficacit de laudit interne ; Afin que ce suivi soit convenablement assur, les entits audites sont tenues de transmettre lentit charge de laudit un tat davancement de la mise en uvre de leur plan daction ; Ces mises au point sont loccasion pour ces entits de faire remonter les ventuelles difficults rencontres lors de la mise en place des actions damliorations recommandes.

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Suivi des recommandations

Recommandation : Ralise Rponse Retenue

A ltude
Refuse Plan daction (dtail concernant la recommandation) Dates prvues

Raisons pour lesquelles la recommandation est mise ltude (date de prise de dcision dfinitive)
Raisons pour lesquelles la recommandation a t refuse

Rponses et argumentaires du responsable de la recommandation :

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Droulement dune mission dAI

Lettre de mission Plan dapproche TFfA Rapport dorient. Prog. Vrifications

FC FC FC

PT PT PT

FRAP FRAP FRAP

Intervention / terrain

50%

Partie III

AUDIT INTERNE DES MARCHES PUBLICS

40

Audit interne des marchs publics

Sommaire
Travaux prliminaires Constitution de lchantillon Tests de contrle Elaboration des FRAP Conclusion

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Travaux prliminaires

Analyse des risques

Dresser le portrait de la situation actuelle Dfinir les objectifs (buts mesurables ) Identifier les risques Mesurer les risques Identifier les mesures de contrle Evaluer les contrles par rapport aux risques Elaborer les mesures

Rvaluer les risques

Macro-processus Objectifs de gestion Risques potentiels Probabilit Expertise Dossiers fonctionnels Documents administratifs Suffisance Grer les risques Documenter les risques rsiduels Suivre lvolution des risques

Sous-processus
Activits Intrants Extrants

Conformit
Efficacit Efficience Intgrit Confidentialit

Cause et effets
Risques universels

Gravit (impact)

Efficacit
Pertinence Zone de confort Cot des contrles

Prparation avant

Processus, objectifs, logistique

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auto valuation des risques et des contrles

Pistes de rflexion

Gestionnaire

Pistes dexcellence

Intervenants

Travaux prliminaires

Principes gnraux fondant la gestion de la commande publique :

La transparence dans la gestion des marchs publics ; Lgalit daccs aux commandes publiques ; Le recours la concurrence autant que possible ; Lefficacit de la dpense publique.

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Travaux prliminaires

Marchs Publics : Rfrentiels

Textes dapplication caractre opposable (dcrets, directives du Chef du Gouvernement, arrts, etc.) ; Textes dorganisation interne caractre non opposable (circulaires, instructions, etc.) ; Jurisprudence (commission des marchs, etc.) ; Cahiers de Charges.

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Travaux prliminaires

Marchs Publics : Principaux textes

Dcret fixant les conditions et les formes de passation des marchs de lEtat ; Dcret relatif aux dlais de paiement et aux intrts moratoires ; Dcret approuvant le cahier des clauses administratives gnrales ; Dcret instituant le systme de qualification et de classification ; Dcret instituant le systme d'agrment ; Etc.

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Travaux prliminaires
Opration Objectifs de contrle interne
Choix obissant un meilleur rapport qualit/prix Conformit la rglementation Respect de la procdure

Risques
Retards dus des rejets (visa)
Conflits ventuels avec les soumissionnaires vincs Problmes dans lexcution du march (dlais, qualit,) Retard dans lapprobation Retard dans lexcution Conflits ventuels (preuves sur les dlais) Travaux non justifis Surcot pour lAdministration Non respect des dlais Non respect des clauses du march Litiges Non respect des dlais Retards dans le rglement Intrts moratoires

Lancement et passation des marchs

Approbation des marchs

Commencement des travaux

Formalisation contractuelle du dmarrage des travaux

Sassurer de lopportunit du recours lavenant Ralit du service fait Exactitude des calculs Rglement dans les dlais Fiabilit de linformation (calculs)

Avenants

Elaboration des Dcomptes

Ordonnancement dune dpense

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Travaux prliminaires

Evaluation du dispositif de contrle interne (questionnaire du CI)

II.2 Excution des dpenses des biens et services II.2.1. Elaboration du programme prvisionnel dachat 1. Le programme prvisionnel dachat (PPA) est-il labor ? 1. Le programme prvisionnel dachat est-il publi dans le dlai rglementaire ? Prciser la date de publication du programme 2010? 1. Quelles sont les informations contenues dans le programme prvisionnel dachat ? 1. Est-il procd lvaluation ex post du programme prvisionnel dachat ? (Rapprochement du PPA avec les commandes conclues) I I.2.2. Modalits de passation des commandes publiques 1. Comment procde-t-on llaboration des CPS et des BC (intervenants, coordination, cohrence, exhaustivit des clauses, etc.) ? 1. Est-il fait recours pour le lancement des appels doffres au portail des marchs de lEtat ? 1. Est-il procd la publication des appels doffre dans la presse ? 1. Le mode de passation des commandes favorise-t-il lappel la concurrence ? 1. Quelle est la procdure de dsignation des membres de la commission douverture des plis et de celle de jugement des offres ? 1. Quels sont les critres retenus pour lexamen et lvaluation des offres? 1. Dans le cas o une information est communique un soumissionnaire, est-elle rpercute sur tous les autres concurrents ? 1. Dispose-t-on dune base de donnes fournisseurs pour le lancement des commandes ? 1. Existe-t-il un rfrentiel des prix pour lestimation des cots des prestations ? 1. Existe-t-il des normes pour la prparation des Rglements de consultation et des CPS ? (rglementaires, techniques, etc.) 1. Existe-t-il des Rglements de consultation et des CPS types ? 1. Comment le lancement des appels doffre est-il tal sur lexercice budgtaire ? II.2.3. Engagement des dpenses de biens et services 1. Quel est le dlai moyen de sjour des dossiers dengagement chez lordonnateur avant le premier envoi au comptable ? 1. Quelle est la frquence des rejets des propositions dengagement des marchs pour irrgularit au regard des dispositions lgislatives et rglementaires dordre financiers autres que celles lies au contrle budgtaire ? 1. Linexactitude des calculs du montant de l'engagement faisait-t-elle partie des motifs de rejet des propositions dengagement au titre de lexercice 2010? 1. 1. 1. 1. 1. 1. Linexacte imputation de la dpense faisait-elle partie des motifs de rejet des propositions dengagement au titre de lexercice 2010 ? Lindisponibilit des crdits a-t-elle t une cause de rejet des propositions dengagement au titre de lexercice 2010? Les pices du dossier dengagement sont-elles exhaustives par rapport la nomenclature y affrente et leur contrle intervient-il avant envoi au comptable ? Les propositions dengagement ont-elles tenu compte de leur rpercussion sur l'emploi total des crdits de l'anne en cours et des annes ultrieures ? Les propositions dengagement ont-elles port sur le total de la dpense laquelle le service ordonnateur s'oblige pour toute l'anne d'imputation ? Existe-t-il un suivi des observations formules par le comptable travers llaboration dune typologie des rejets au niveau de la phase dengagement ?

1. Quelles sont les mesures prises par les services de lordonnateur pour satisfaire aux observations du comptable dans les plus brefs dlais ? 1. Les dlais dapprobation des marchs et de leur notification aux titulaires sont-ils respects ? II.2.4. Suivi de lexcution des prestations 1. La notification des ordres de service de commencement des prestations aux attributaires des marchs est-elle faite avec clrit? 1. Quels sont la frquence et les motifs des ordres darrt de service ? 1. Les dlais contractuels sont-ils souvent, parfois ou rarement dpasss ? Quelle est la nature des prestations qui sont sujettes aux dpassements des dlais ? 1. Le contrle de la conformit des prestations ralises aux spcifications techniques est-il effectu par une commission dsigne par le service ordonnateur ?

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Constitution de lchantillon Echantillonnage daudit :

Le terme chantillonnage daudit est synonyme de test reprsentatif de la population auditer.

Constitution de lchantillon daudit :

Mode de passation Catgorie : Travaux, tudes, fourniture, etc. Titulaire Phase de la procdure Exercice budgtaire Montant (tous les marchs dont le montant > 5 Mdh (dcret)) Les marchs engags en fin dexercice Tous les marchs annuls Etc.

48

Tests de contrle (phase de vrification)

Exemple de tests de contrle : examen de la phase de lancement

Si le nombre de soumissionnaires est > x, le niveau de confiance est jug correct, sinon vrifier les choses suivantes : Rsultats de lexamen de lchantillon

Dossier 1

Dossier 2

Dossier n

1
2 3 4 5 6 7

Avis AO publis dans deux journaux (l'un en arabe) et portail des MP dans les dlais rglementaires
Registre de dpt des offres est correctement tenu Motifs dexclusion des soumissionnaires vincs Montant de lestimation de lAdministration (quand, qui, comment, tudes, etc.) Examen du Rglement de la Consultation Motifs du choix si attributaire nest pas le moins disant Etc.

49

Tests de contrle (phase de vrification)

Exemple de tests de contrle : examen du respect des dlais

Rsultats de lexamen de lchantillon

Dossier 1
1 2 3 4 5 6
Respect des dlais contractuels Calcul du cumul des ordres darrt et vrification des motifs Vrifier les dlais rels des travaux (attachements, cahier de chantier, correspondances, etc.) Vrifier le calcul et lapplication des pnalits de retard Vrifier les dlais sparant la date dexcution des travaux et la date dtablissement du dcompte correspondant Etc.

Dossier 2

Dossier n

50

Tests de contrle (phase de vrification)

Test de contrle : archivage des pices justificatives de la dpense

Rsultats de lexamen de lchantillon

Dossier 1
1 2 3 4 5 6 7
Exhaustivit des pices justificatives ayant une valeur de gestion et de preuve Conformit des modalits de classement des archives Conformit des conditions de conservations des archives Respect de la dure de conservation des pices Existence du guide darchivage Modalits de gestion des archives courantes Etc.

Dossier 2

Dossier n

51

Elaboration des FRAP

Gestion des Marchs Publics

Fiche dAnalyse et de Rvlation de Problme FRAP n:

PROBLEME
Perte ou insuffisance au niveau des dossiers des marchs (documents de valeurs administrative et juridique).

FAITS
20 % des dossiers ne comportent pas la totalit des pices archiver. 50 % des marchs liquids ne sont pas adquatement archivs (absence de classement de pices par ordre chronologique dcroissant).

CAUSES
Absence de procdure darchivage des dossiers ; Multitude dintervenants et dilution de la responsabilit ; Absence dun systme appropri de rangement et de conservation des botes (entit ddie).

CONSEQUENCES
Manquement lobservation des rgles darchivage des dossiers (dpense publique). Difficults dans la gestion des dossiers non encore solds.

RECOMMANDATIONS
Mettre en place un systme et dun centre de gestion active et fiable des archives ; Assurer des formations en techniques de classement et darchivage ; Dresser ltat exhaustif des pices archiver par type de dpense.
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Elaboration des FRAPs

Exemple de recommandations : Archivage des dossiers

Entit charge de lachat

Une trace de lapprobation du CPS Avis dappel doffre Les deux journaux ayant publi lAO La lettre de dsignation des membres de la commission Les convocations des membres de la commission La note dtaillant lestimation de lAdministration Le CPS dat, sign, vis et approuv Les soumissions de tous les concurrents Les cautions provisoire et dfinitives du titulaire du M Le PV douverture des plis La liste des pices contenues dans les plis dposs Le document daffichage des rsultats Lenvoi pour approbation (fiches modle A et B) Lordre de notification de lapprobation du march Les diffrentes correspondances Etc.

Entit charge de la comptabilit

Le document du march Lordre de service de commencement des travaux Les diffrents ordres darrt de service Les dcomptes Le dcompte dfinitif approuv Les mises en demeure et pnalits (notes,) Les PV de la rception provisoire et dfinitives Toutes les correspondances entre le service gestionnaire et le contractant Une trace tmoignant de la libration de la retenue de garantie en cas de rgularit de la prestation Etc.

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Conclusion
Audit interne Activit forte Valeur ajoute

Faire respecter la rglementation

Donner lassurance aux services gestionnaires quant la matrise des oprations

Agir sur les pratiques

Amliorer les processus organisationnels ; Capitaliser sur les bonnes pratiques ; Formaliser les procdures de gestion ; Etc.

AIDER LORGANISATION A ATTEINDRE SES OBJECTIFS

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MERCI POUR VOTRE ATTENTION

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