Soalan 1A Encik Azlim adalah seorang penjawat awam yang telah menduduki rumah biasakerajaan pada tahun 2005.

Pada tahun 2008, beliau telah memiliki rumah sendiri melalui Pembiayaan Perumahan Kerajaan dalam kawasan lingkungan 20km dari pejabatnya. Bincangkan tanggungjawab Encik Azlim semasa mendiami rumah biasa kerajaandan apakah tindakan beliau selepas memiliki rumah sendiri melalui Pembiayaan Perumahan Kerajaan.
Jawapan Soalan 1A 1.0 Pengenalan Setiap penjawat awam yang berkelayakan boleh memohon untuk menggunakan kemudahan perumahan kerajaan yang telah dibina untuk kemudahan kakitangankerajaan. Di seluruh negara, pihak kerajaan telah membina banyak kemudahan bagi kakitangannya bagi memudahkan mereka untuk mendapat rumah sebelum mereka mendapat tempat tinggal sendiri. Namun begitu, bagi memastikan harta kerajaan ini sentiasa berada dalam keadaan yang baik dan terjaga, terdapat beberapa peraturan yang telah ditetapkan bagi setiap penjawat awam yang mendiami rumah kerajaan supaya mereka menjaga rumah yang telah diberikan dengan sewajarnya. Sebagai contoh Encik Azlim ini, terdapat beberapa perkara yang perlu beliau titik beratkan ketika menghuni rumah kerajaan. Antaranya adalah seperti dibincangkan di bawah. 2.0 Tanggungjawab semasa menduduki rumah biasa Kerajaan 2.1 Pegawai mesti patuh peraturan-peraturan dalam Bab E

Seseorang pegawai yang mendiami sesebuah rumah Kerajaan atau sesebuah rumah yang disewakan khas untuknya oleh kerajaan, akan dikehendaki mematuhi peraturan-peraturan dalam bab ini. 2.2 Meminda rumah adalah dilarang

Pegawai-pegawai adalah dilarang membuat tambahan atau pindaan kepada mana-mana bahagian dalam atau luar rumah tanpa kebenaran terlebih dahulu daripada JKR setempat. Mereka juga akanbertanggungjawab atas apa-apa kerosakan atau kekurangan kepada bangunan atau perabot-perabot di dalamnya yang bukan disebabkan oleh penggunaan yang sepatutnya. 2.3 Menyewa dilarang

Pegawai-pegawai adalah dilarang daripada menyewakan mana-mana bahagian rumah yang telah diperuntukkan kepadanya. Selain daripada keluarga dan orang-

orang gajinya, serta tetamutetamu sementara, tidak ada orang yang boleh dibenarkan tinggal dalam rumah tersebut.Sesebuah rumah itu juga tidak boleh digunakan selain daripada tempat kediaman pegawai sendiri. 2.4 Larangan menternak binatang Pegawai-pegawai adalah dilarang memelihara atau menternak binatang ternakan, termasuk ayam itik, di mana-mana bahagian rumah, dibawahnya atau dalam kawasannya. 2.5 Tanggungjawab membersihkan kawasan

Adalah menjadi tanggungjawab tiap-tiap pegawai yang mendiami rumah Kerajaan menjaga dengan sebaik-baiknya kebersihan dalam rumah dan juga dalam kawasan rumahnya, termasuk kerja-kerja memotong rumput dan membuang sampah sarap seperti tin-tin kosong, botol-botol dan lain-lain lagi. 2.6.1 Tanggungjawab melaporkan kerosakan Tiap-tiap pegawai adalah dikehendaki melaporkan kepada Jabatan Kerja Raya apa-apa kerosakan atau kekurangan tentang rumah yang didudukinya apabila sahaja kerosakan atau kekurangan itu berlaku atau diketahui. Laporan ini hendaklah dibuat di atas borang permintaan JKR yang berkenaan. Kegagalan pegawai melaporkan hal ini boleh mewajibkannya membayar sebahagian atau semua perbelanjaan membaiki atau mengganti yang diperlukan. 2.6.2 Pegawai kena bayar kerosakan yang disebabkannya Mana -mana kerosakan atau kekurangan kepada alat-alat perkakas rumah kerajaan, pegawai boleh dikehendaki membayar semua atau sebahagian daripada belanja membaiki atau mengganti. 2.7 Laporan memasuki rumah

Pegawai yang ingin memasuki rumah kerajaan hendaklah melaporkan tarikh memasuki rumah tersebut. Seorang pegawai yang berpindah dari rumah kerajaan hendaklah melaporkan kepada pihak JKR sebelum 14 hari. 3.0 Laporan tarikh masuk kepada Pegawai Perumahan

Pegawai dikehendaki melaporkan tarikh sebenar ia masuk ke rumah tersebut kepada Pegawai Perumahan yang akan memberitahu Ketua Pejabatnya supaya memotong sewa dari gajinya pada tiap-tiap bulan. Salinan-salinan pemberitahuan Pegawai Perumahan itu hendaklah juga dihantar kepada Akauntan Negara dan Juruaudit negara. 3.1 Laporan kosongkan rumah

Seseorang pegawai yang akan berpindah dari rumah Kerajaan hendaklah melaporkan hal itu kepada Jabatan Kerja Raya setempat dan juga Pegawai berkenaan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mengosongkan rumah

tersebut 3.2 Pegawai mesti menyerahkan kunci dll.

Pegawai juga dikehendaki menyerahkan semula kunci rumah kepada JKR setempat apabila beliau telah berpindah bersama-sama dengan semua alatan dan perabot yang sedia ada di dalam rumah tersebut. 3.3 Langkah yang perlu diambil selepas memiliki rumah sendiri melalui pembiayaan kerajaan Pegawai keraiaan yang memiliki rumah sendiri melalui pembiayaan perumahan kerajaan dalam lingkungan 25 km dikehendaki mengosongkan rumah kerajaan apabila memiliki melalui skim tersebut siap dan selamat diduduki. Tempoh mengosongkan rumah biasa kerajaan tersebut adalah 45 hari dari tarikh rumah siap dan selamat diduduki mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 13, Tahun 2007. Pegawai juga boleh menuntut elaun perpindahan secara "lump sum" bagi kali pertama. 4.0 Penutup Sebagai seorang penjawat awam, sewajarnya kita menghargai segala kemudahan yang telah disediakan oleh pihak kerajaan untuk digunakan semua kakitangan kerajaan. Apabila menggunakan harta kerajaan, sewajarnya harta-harta ini dijaga seperti amanah yang telah diberikan oleh majikan kita kerana harta ini turut dikongsi dengan kakitangan awam yang lain dan bukanlah hak milik kekal kita. Ingatlah hak-hak penjawat lain yangakan menghuni rumah kerajaan yang kita duduki sekarang dan jagalah kemudahan yang diberi dengan sebaik mungkin agar dapat digunapakai oleh individu lain di masa akan datang.

SOALAN KISSM 2A Perkhidmatan secara profesionalisme bermakna setiap anggota organisasiharus mempunyai ilmu pengetahuan yang tinggi dan kemahiran yangmencukupi bagi menjalankan tugas dan tanggungiawab mereka.Menyelesaikan masalah secara profesional akan menghasilkan perkhidmatanyang lebih efisien dan efektif. Untuk itu, setiap anggota organisasi hendaklahsentiasa berusaha untuk meningkatkan kebolehan dan kemahiran yang sediaada.Nilai dan Etika Dalam Perkhidmatan Awam (INTAN), 1991: 55 Bincangkan bagaimanakah penghayatan nilai-nilai di atas dapat meningkatkantahap profesionalisme keguruan selaras dengan teras kelima

dalam Pelan IndukPembangunan Pendidikan 2006-2010

Jawapan Soalan 2A 1.0 Pengenalan Teras kelima dalam Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) 2006-2010 adalah untuk mengangkat martabat profesyen keguruan. Ini selaras dengan hasrat kerajaan untuk meningkatkan kembali kembali taraf profesionalisma kerjaya ini di mata masyarakat. Sejak akhir-akhir ini terdapat banyak insiden-insiden yang kurang menyenangkan yang melibatkan institusi pendidikan tanah air baik dari segi sistemnya mahupun dari segi pelaksana dasar itu sendiri iaitu guru dan juga seterusnya para pelajar semua. Guru yang merupakan nadi utama dalam menggerakkan sistem pendidikan seharusnya memberi sepenuh perhatian dan daya usaha mereka dalam memartabatkan profesyen ini agar kembali dihormati dan diyakini oleh golongan masyarakat amnya. Banyak yang perlu dijadikan amalan dalam budaya kerja guru hari ini agar kerjaya sebagai seorang guru akan terus disanjung tinggi di mata masyarakat. BerdasarkanPIPP, terdapat beberapa aspek yang boleh dijadikan panduan dan amalan bagi para guru.

2.0 Amalan untuk meningkatkan profesionalisme keguruan 2.1 Mengamalkan budaya ilmu.

2.1.1 Pembelajaran sepanjang hayat Budaya ilmu merupakan kunci kepada kecemerlangan sebuah tamadun. Tanpa ilmu pengetahuan, walau sehebat mana ataupun sekaya mana sesebuah negara itu, rakyatnya tidak akan dapat menggunakan segala kelebihan yang mereka miliki untuk memajukan diri sendiri dan juga negara.

Maksud budaya ilmu adalah seperti amalan suka membaca, bertukartukar idea untuk memantapkan pengajaran dan pembelajaran dengan guru-guru lain terutamanya guruguru cemerlang dan juga amalan sentiasa dahagakan ilmu-ilmu baru yang sememangnya banyak terdapat samada di dalam buku mahupun mahupun dalam kursus-kursusyang disediakan oleh pihak kementerian. 2.1.2 Mengikuti kursus sekurang-kurangnya tujuh hari setahun Sepanjang tahun dalam kalendar persekolahan, terdapat banyak jenis kursus yang disediakan untuk para guru di seluruh pelusuk negara. Kursus yang disediakan oleh pihak Kementerian Pelajaran ini secara amnya adalah bagi memberi latihan kepada guru-guru agar mereka sentiasa memiliki kemahiran terkini dalam dunia pendidikan. Kemahiran dan maklumat yang disampaikan ketika kursus ini pula mesti dibawa balik dan disampaikan pula secara inhouse kepada guru-guru lain agar ilmu yang diperoleh ketika berkursus turut sama dikuasai oleh guru-guru di sekolah. Setiap guru mesti memenuhkan sekurangkurang 7 hari dalam setahun dengan menghadiri kursus sama ada kursus panjang atau pendek. 2.1.3 Menghadiri seminar, forum dan bengkel Aktiviti seperti ini biasanya bersifat pendek dan tidak mengambil masa yang terlalu lama. Seperti juga kursus, seminar, forum dan juga bengkel akan dapat memberi maklumat yang berguna kepada para guru agar mereka sentiasa peka dengan perkembangan terkini dunia pendidikan. 2.1.4 Mengamalkan budaya membaca Membaca merupakan jambatan ilmu. Jika seorang guru itu ingin melengkapkan diri dengan ilmu yang secukupnya, maka buku seharusnya menjadi teman rapat dan sentiasa dibawa ke mana sahaja. Pada masa kini, murid-murid seawal usia 6 tahun sudah memiliki tahap berfikir yang setanding dengan kanak-kanak lain yang lebih dewasa dari mereka. Kadang kala soalan yang diajukan kepada guru-guru mereka juga adalah beraras tinggi dan di luar imaginasi orang yang lebih dewasa. Bagi seorang guru yang mempunyai pengetahuan yang luas hasil dari amalan membaca yang diamalkan, tidak menjadi satu masalah bagi mereka untuk menerangkan segala bentuk soalan yang diajukan yang diajukan oleh murid-muridnya. 2.1.5 Membuat penyelidikan Perkhidmatan secara profesionalisme bermakna setiap anggota organisasi harus mempunyai ilmu pengetahuan yang tinggi dan kemahiran yang mencukupi bagi menjalankan tugas dan tanggungiawab mereka. Penyelesaikan masalah secara profesional akan menghasilkan perkhidmatan yang lebih efisiendan efektif. Untuk itu,setiap anggota organisasi hendaklah sentiasa berusaha untuk

meningkatkan 2.2 Kreatif dan inovatif

kebolehan dan kemahiran yang sedia ada.

2.2.1 Sentiasa mencari kaedah-kaedah terbaru Guru yang cemerlang dan inovatif biasanya mempunyai sikap yang kreatif dalam memperbaharui ilmu-ilmu berkaitan pedagogi yang dimilikinya. Kini terdapat banyak kaedah-kaedah mahupun pendakatan yang pelbagai yang boleh digunakan agar muridmurid lebih cepat memahami dan menguasai kemahiran yang diajar. Sentiasa mempelbagaikan pendekatan dalam pengajaran dan pembelajaran dapat mengelakkan murid-murid merasa bosan dan sentiasa membuatkan murid-murid berminat dengan apa yang diajar. 2.2.2 Sentiasa menggunakan teknologi terkini dalampengajaran Teknologi terutamanya yang melibatkan ICT dalam penyediaan bahan bantu mengajar amat popular di kalangan guru-guru disekolah dalam menyampaikan pengajaran dan pembelajaran. Metod yang digunakan ini didapati amat sesuai dalam menarik minat murid-murid agar lebih fokus dengan apa yang diajar. Penggunaan teknologi juga memudahkan lagi tugas guru dalam pengajaran di mana sebagai contoh, dengan menggunakan projektor LCD, guru dapat menjimatkan masa untuk menulis dipapan putih dan paparan yang boleh dihasilkan juga amat menarik.

2.2.3 Penggunaan bahan-bahan pengajaran yang pelbagai Selain daripada pengunaan ICT dalam menyediakan bahan bantu mengajar, bahan-bahan maujud lain juga yang sesuai boleh digunakan dalam membantu pengajaran. Dengan menggunakan pelbagai bahan ini, murid akan lebih terangsang minda mereka untuk belajar dan pengalaman menimba ilmu akan menjadi lebih menarik dan menyeronokkan. 2.3 Meningkatkan Integriti 2.3.1 Akan menjalankan tugas dengan jujur dan ikhlas Guru merupakan satu tugas yang amat mulia samada dari segi kemanusian mahupun di sisi agama. Jadi sebagai seorang guru yang baik, seharusnya tugas yang diberi dijalankan dengan jujur dan ikhlas agar ilmu yang diajarkan kepada murid-murid mendapat keberkatan. Tanpa rasa keikhlasan hati adalah amat sukar bagi seorang guru itu untuk membentuk peribadi murid-muridnya agar menjadi insan yang baik dan berguna serta berjaya dalam semua aspek kehidupan.

2.3.2

Tidak akan melakukan penyelewengan terhadap tugas dan harta awam

Semua harta kerajaan seharusnya digunakan dan dijaga dengansebaikbaiknya kerana semua kemudahan yang diberi kepada guru-guru itu bukan hak mutlak mereka sebaliknya akan diguna semula oleh orang lain yang selayaknya. Jadi seorang penjawat awam terutamanya guru jangan sekali-kali melakukan penyelewengan terhadap segala amanah yang diberikan kepadanya samada dalam tugas mahupun harta kerajaan yang dipinjamkan untuk memudahkan tugas seorang guru itu. 2.3.3 Akan menjalankan sebarang tugas dengan penuh telus Seorang guru juga perlu memiliki sikap yang sentiasa tulus dalam melaksanakan tanggungjawabnya sebagai pendidik dan telusdalam semua perkara. Guru menjadi contoh dan teladan kepada murid-murid, jadi peribadi yang telus akan memberi gambaran yang baik kepada murid-murid akan kemuliaan tugas seorang guru itu. 2.3.4 Akan mengguna kuasa dengan adil dan saksama Guru mempunyai autoriti dalam bilik darjah. Jadi seorang guru itu perlu adil kepada semua pelajarnya tanpa membezakan latar belakang dan juga fizikal murid-murid tersebut. Setiap murid mempunyai hak untuk belajar, jadi tugas guru adalah memastikan semua ilmu atau kemudahan itu sampai kepada setiap orang murid tanpa pengecualian. Penerapan nilai juga perlu, iaitu nilai merentas kurikulum agar sikap yang terpuji dapat diterapkan dalam diri setiappelajar secara tidak langsung.

2.3.5 Membenci sikap tamak dan haloba Sikap tamak dan haloba tidak sepatutnya ada dalam diri seorang guru. Jika sebaliknya, bagaimana seorang guru itu boleh menjadi contoh dan teladan kepada murid-muridnya. Guru juga seharusnya berasa bersyukur tentang nikmat yang diperolehi kerana jika dibandingkan dengan negara-negara lain, kebajikan guru di Negara ini lebih diutamakan dan mendapat perhatian yang sewajarnya oleh pihak kerajaan. 2.4 Meningkatkan akauntabiliti diri 2.4.1 Dapat menjalankan tugas dengan penuh tanggungiawab Tanggungjawab yang dipikul oleh seorang guru itu amat besar.Bukan sekadar mengajar, cabaran yang lebih berat adalah untuk mendidik murid-murid agar menjadi insan yang berguna. Jadi dengan mempunyai sikap baik dan rasa tanggungjawab yang tinggi maka seorang guru itu pasti akan dapat melahirkan muri-murid yang cemerlang dan berjasa

kepada negara. 2.4.2 Akan memastikan pencapaian objektif dan matlamattugas-tugas dan organisasi Selain di kelas, guru juga mempunyai tanggungjawab terhadap organisasi sekolah dan juga bertanggungjawab memastikan pencapaian objektif yang dikehendaki oleh pihak pentadbir sekolah. Tugas-tugas selain mengajar yang diberikan juga perlu dilakukan dengan penuh dedikasi dan rasa tanggungjawab yang tinggi. 2.4.3 Sentiasa mengikut peraturan yang ditetapkan, undang-undang yang berkuatkuasa serta prosedur dan arahan Semua penjawat awam tertakluk kepada undang-undang dan peraturan yang telah ditetapkan sebagai seorang penjawat awam.Guru juga mempunyai etika kerja yang perlu dijaga dan diutamakan. Dengan sentiasa mengikut prosedur dan arahan yang diberi, pasti seorang guru itu tidak akan menghadapi sebarang masalah dalam meneruskan kerjayanya sebagai seorang pendidik. 2.4.4 Menjadi cekap dan mengutamakan sikap berhati-hati dan cermat Kemahiran dalam pengurusan sumber dan bahan dapat dipupuk secara perlahan-lahan jika seorang guru itu seorang yang cekap dan bertanggungjawab dengan tugasnya. Semua kemudahan yang disediakan perlu digunakan dengan cermat dan berhati-hati. Mereka perlu memastikan tidak ada pembaziran yang menjejaskan penggunaan sumber-sumber awam. 3.0 Penutup

Tugas utama seorang guru itu adalah mendidik murid-murid supaya setiap modal insan yang dilahirkan adalah yang terbaik dan memenuhi keperluan Negara untuk mengisi kekosongan jawatan dan juga sebagai pemimpinpemimpinnegara. Untuk melaksanakan tugas ini, sikap guru yang profesional dan juga berintegriti tinggi serta sentiasa ingin memajukan diri sendiri amat diperlukan. Tanpa amalan kerja dan juga sikap yang berakauntabiliti, maka seorang guru itu masih belum lagi memiliki ciri-ciri seorang penjawat awam yang profesiona ldalam menjalankan tugasnya. Oleh yang demikian, sebagai kesimpulannya sikap-sikap dan amalan baik seperti yang telah dibincangkan sebelum ini perlu dijadikan garis panduan dalam menjalankan tugas agar guru yang cemerlang dapat dilahirkan dan meningkatkan lagi profesionalisma keguruan di negara ini.

Soalan 1A

a. Jelaskan prosiding jenayah yang perlu dimulakan terhadap Guru A oleh Ketua Jabatan.

Dalam mana-mana struktur organisasi, tidak terkecuali institusi pendidikan, adalah menjadi tanggungjawab dan amanah tiap-tiap pegawai yakni Ketua-Ketua Jabatan untuk menjalankan pemerhatian, kawalan dan pengawasan tatatertib dan kelakuan ke atas pegawai- pegawai bawahannya. Lebih penting lagi, seorang Ketua Jabatan haruslah membuat pertimbangan dan mengambil tindakan yang bersesuaian terhadap seseorang pegawai yangtelah melakukan kesalahan tatatertib ataupun melanggar undang-undang dan peraturan yang telah ditetapkan.Peraturan 28(3) menggariskan tanggungjawab Ketua Jabatan dalam mengambil tindakan tatatertib terhadap pegawai yang tertakluk kepada prosiding jenayah. Pertama sekali,Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan laporan pertuduhan jenayah yang dihadapkan terhadap Guru A daripada Pendaftar atau Penolong Kanan Pendaftar Mahkamah Seksyen yang mengandungi pertuduhan atau pertuduhan-pertuduhan terhadap Guru A, tarikh dan waktu penangkapan sekiranya Guru A ditangkap, maklumat sama ada Guru A dijamin ataupun tidak, dan maklumat-maklumat lain yang relevan. Seterusnya, Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan laporan kepada Pihak Berkuasa Tatatertib, ataupun PBTT, untuk tindakan selanjutnya. Berdasarkan PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 26 TAHUN 2008 [JPA(S)TT. 71/3/1 (16)],sekiranya terdapat lebih daripada satu peringkat PBTT yang terlibat dengan seseorang pegawai, laporan Ketua Jabatan hendaklah dikemukakan kepada PBTT yang mempunyai kuasa untuk mengenakan tindakan tatatertib atau hukuman selain daripada turun pangkat atau buang kerja. Akhir sekali, Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan aduan supaya tindakan tatatertib diambil terhadap Guru A dan mengesyorkan kepada Lembaga Tatatertib jenis- jenis tindakan tatatertib yang boleh diambil sebelum prosiding jenayah di mahkamah diputuskan. Sekiranya Guru A dibebaskan, tiada hukuman akan dikenakan terhadapnya. Namun begitu, jika sabit kesalahan, Ketua Jabatan boleh mengesyorkan samada pegawai itu dikenakan tindakan buang kerja atau turun pangkat, apa-apa hukuman selain dibuang kerja atau turun pangkat, ataupun ditamatkan perkhidmatan demi kepentingan awam. Kecekapan dan kewibawaan seseorang Ketua Jabatan dalam memantau prestasi dan mengawasi kelakuan pegawai-pegawai bawahannya adalah sangat penting untuk memastikan perkembangan, kelancaran, dan produktiviti sesebuah organisasi. Justeru, seseorang ketua dalam organisasi yang tidak menjalankan kawalan dan pengawasan serta gagal mengenakan tindakan tatatertib ke atas pegawai bawahan yang melakukan kesalahan boleh disifatkan sebagai pasif dan cuai dalam melaksanakan tugasnya dan tidak bertanggungjawab. Oleh itu,wajarlah jika sekiranya seseorang ketua dikenakan tindakan tatatertib atas kegagalan melaksanakan tugas yang telah diamanahkan kepada beliau.

b. Huraikan lima jenis hukuman tatatertib yang tidak dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat yang boleh dikenakan terhadap Guru B dan kesannya terhadapkenaikan pangkat guru tersebut.

Sekiranya seseorang pegawai didapati melakukan kesalahan tatatertib, Pihak Berkuasa Tatatertib, atau PBTT, dengan syor Ketua Jabatan, mempunyai kuasa untuk menjatuhkan mana-mana satu hukuman atau apa-apa kombinasi dua atau lebih hukumantatatertib iaitu (i)amaran, (ii)denda, (iii)lucut hak emolumen, (iv)tangguh pergerakan gaji, dan (v) turun gaji. Yang pertama, Guru B boleh diberi hukuman amaran atau warning . Hukuman ini dilaksanakan apabila seseorang pegawai didapati bersalah dan amaran diberikan untuk mengingatkannya bahawa hukuman yang lebih berat akan dikenakan sekiranya sesuatukesalahan diulangi. Amaran juga adalah sesuai apabila Ketua Jabatan atau pegawai yang mempunyai kuasa berpendapat bahawa adalah kurang wajar bagi seseorang pegawai dikenakan hukuman yang lebih berat lagi setelah mempertimbangkan keadaan, jenis kesalahan tatatertib, dan kelakuan pegawai yang melakukan pelanggaran peraturan. Namun begitu, hukuman ini boleh juga dilaksanakan bersama-sama dengan hukuman lain bagi kesalahan berat contohnya seperti kes kesalahan tatatertib Guru B. Sebagai implikasi daripada hukuman ini, Guru B tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh enam bulan atau satu urusun mana terdahulu. Seterusnya, denda atau fire juga boleh dikenakan terhadap Guru B berasaskan emolumen ataupun pembayaran gaji dan upah kepadanya. Guru B boleh dikenakan denda maksimum yang tidak melebihi amaun yang sama dengan tujuh hari emolumen. Selanjutnya, jika Guru B didenda lebih daripada sekali dalam satu bulan kalendar, agregat denda yang dikenakan terhadapnya tidak boleh melebihi amaun yang sama dengan 45% daripada emolumen bulanannya. Sebagai kesan terhadap kenaikan pangkatnya, Guru B tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 12 bulan atau satu urusan mana terdahulu. Lucut hak emolument atau forfeiture of emoluments juga merupakan salah satu daripada jenis hukuman tatatertib bukan dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat yang boleh dikenakan terhadap Guru B. Lazimnya, hukuman lucut hak emolumen dikenakan bagi kes ketidak hadiran tanpa cuti. Oleh hal yang demikian, dalam kes ini, sekiranya Ketua Jabatan telah mengenalpasti sama ada sepanjang tempoh perjalanan prosiding jenayah terhadap Guru B, dia juga didapati bersalah tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah, hukuman lucut hak emolumen boleh dijatuhkan. Kesannya, Guru B tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 18bulan atau satu urusan mana terdahulu .

Selain itu, hukuman tangguh pergerakan gaji atau deferment of salary movement boleh dikenakan bagi tempoh tiga, enam, sembilan, atau 12 bulan dan dilaksanakan pada tarikh ulang tahun pergerakan gaji Guru B. Sepanjang tempoh hukuman ini berkuatkuasa,Guru B tidak berhak menerima pergerakan gaji dan tarikh pergerakan gaji akan berubah ketarikh yang paling hampir selepas tamat tempoh hukuman. Di samping itu, tarikh pergerakan gaji Guru B akan kekal pada tarikh yang diubah itu sehinggalah Guru B mencapai tangga gaji maksimum. Namun begitu, Guru B tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 30 bulan atau satu urusan mana terkemudian. Akhirnya, Guru B juga boleh dikenakan hukuman turun gaji atau reduction of salary. Antara peruntukan hukuman ini, gaji guru berkenaan akan diturunkan secara mendatar dalam peringkat gaji yang sama dan penurunan gaji itu tidak melebihi tiga pergerakan gaji. Selain daripada tarikh hukuman dijatuhkan, Lembaga Tatatertib juga mempunyai kuasa untuk menetapkan tarikh pelaksanaan hukuman. Bagi tempoh hukuman pula, penguatkuasaannya tidak boleh kurang daripada 12 bulan tetapi tidak boleh lebih 36 bulan. Sama dengan hukuman tangguh pergerakan gaji, Guru B tidak berhak menerima pergerakan gaji dalam tempoh hukuman dan tarikh pergerakan gaji akan berubah ke tarikh pergerakan gaji berikutnya selepas hukuman tamat. Sebagai implikasi, Guru B tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 36 bulan atau satu urusan mana terkemudian . Secara ringkas, lima jenis hukuman tatatertib yang tidak dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat iaitu (i)hukuman amaran, (ii)denda, (iii)lucut hak emolumen, (iv)tangguh pergerakan gaji, dan (v)turun gaji, adalah lebih berat daripada hukuman yang sebelumnya. Contohnya,hukuman amaran adalah lebih ringan daripada denda dan lucut hak emolumen adalah lebih berat daripada denda. Ini boleh disimpulkan melalui tempoh seseorang pegawai tidak layak untuk dinaikkan pangkat sepanjang tempoh pelaksanaan hukuman tatatertib, yakni tempoh tersebut untuk hukuman amaran adalah lebih singkat daripada hukuman turun gaji.

KOMPONEN III(Arahan Perkhidmatan & Arahan Keselamatan) Tugasan 3 Soalan 3A a. Huraikan tindakan yang harus dilaksanakan oleh ketua jabatan bagi menguruskan penghantaran dokumen tersebut ke tempat-tempat yang berbeza mengikut peringkat keselamatannya berdasarkan Arahan Keselamatan.

Ketua Jabatan bertanggungjawab terhadap keselamatan di jabatan di bawah kawalannya termasuklah keselamatan maklumat-maklumat serta dokumen-dokumen penting dan rasmi. Oleh itu, Ketua Jabatan haruslah mengambil langkah-langkah mematuhi Arahan Keselamatan supaya pengurusan dokumen terperingkat adalah terkawal dan kebocoran rahsiakerajaan dapat dielakkan. Ini termasuklah mengemukakan laporan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan yang berperanan menasihat, membantu, menjalankan pemeriksaan dan penyiasatan keselamatan di semua jabatan secara bebas apabila dikehendaki.

Bagi penghantaran dalam sesebuah pejabat , pengurusan penghantaran dokumen terperingkat dibuat menerusi fail terperingkat di antara penjawat awam yang diberi kebenaranuntuk mencapai dokumen tersebut. Selain penjawat awam ini, Ketua Jabatan juga bolehmemberi kebenaran kepada penjawat lain untuk mengurus penghantaran dalam sesebuah pejabat melalui peti atau beg berkunci. Ketua Jabatan juga bertanggungjawab untuk memastikan penghantaran atau pergerakan fail dibuat melalui Pendaftaran Rahsia iaitu satusistem bagi menerima, memproses, menyimpan, dan menghantar dokumen terperingkat di bahagian berasingan daripada dokumen tidak berperingkat. Bagi penghantaran ke jabatan lain dalam bangunan, kawasan atau bandar yang sama, Ketua Jabatan haruslah memastikan bahawa dokumen semua peringkat, kecuali dokumen TERHAD, dihantar menerusi sistem satu lapis sampul surat melalui peti atau beg berkunci ataupun menerusi sistem dua lapis sampul surat melalui Utusan Selamat. Dokumen TERHAD bolehlah dihantar melalui pos tidak berdaftar manakala dokumen tidak terhad boleh dihantar melalui pos biasa atau cara lain yang sesuai. Di samping itu, sebarang proses membawa dokumen terperingkat yang SULIT dan TERHAD ke luar pejabat haruslah diluluskan kebenarannya oleh Ketua Jabatan. Pengurusan penghantaran dokumen terperingkat ke lain-lain tempat di Malaysia ,contohnya ke satu bandar atau negeri yang lain, memerlukan kawalan keselamatan yang lebih ketat. Ketua Jabatan haruslah memastikan bahawa pengurusan penghantaran tersebut adalahmengikut prosedur yang telah ditetapkan iaitu menggunakan perkhidmatan Semboyan atau Utusan Selamat untuk dokumen RAHSIA BESAR dan perkhidmatan Semboyan atau Pos Berdaftar A. R. untuk dokumen RAHSIA atau SULIT. Bagi dokumen TERHAD, Ketua Jabatan bolehlah meluluskan penghantaran melalui pos biasa. Akhir sekali, Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa sebarang penghantaran kepada penerima di luar Negara adalah menggunakan sistem dua lapis sampul surat dandihantar kepada Pendaftar Rahsia, Kementerian Luar Negeri, ataupun KLN. Di KLN, sampul surat dalam akan dihantar dengan kaedah khas ke tempat tujuan di luar negara. Sekiranya penghantaran maklumat terperingkat melalui telefon telegraf dan perkhidmatan capaian tanpa wayar atau wireless ingin digunakan, Ketua Jabatan perlulah mendapat kebenaran daripada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan terlebih dahulu.

b. Jelaskan jenis-jenis sistem penghantaran dokumen terperingkat supaya tidak berlaku kebocoran.

Dokumen terperingkat ialah dokumen yang mengandungi maklumat dan perkara rasmi yang perlu diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan. Berbeza dengan dokumen tidak terperingkat yang juga mengandungi maklumat rasmi, dokumen terperingkat ditanda dengan peringkat keselamatan sama ada RAHSIA BESAR, RAHSIA SULIT,ataupun TERHAD. Walaupun tidak bertanda, dokumen tidak terperingkat tetap perlu diberi perlindungan keselamatan secukupnya atas dasar Hak Kerajaan. Jenis sistem penghantaran dokumen terperingkat yang pertama ialah sistem satu lapis sampul surat yang dihantar melalui peti atau beg berkunci . Sampul ini hendaklah ditanda

dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, dan nama serta alamat penerima. Sebelum sampul dihantar kepada penerima, ia haruslah dimeteri dengan meteri pejabat yang menghantarnya. Yang kedua ialah sistem dua lapis sampul surat yang tidak dihantar melalui petiatau beg berkunci. Sama dengan sistem satu lapis sampul surat, sampul surat dalamharuslah ditanda dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, dan nama serta alamat penerima, dan dimeteri dengan meteri pejabat. Setelah itu, sampul surat dalam inidimasukkan ke dalam sampul surat kedua yang ditulis nama dan alamat penerima dan digam. Selain itu, penghantaran dokumen terperingkat juga boleh dilakukan melalui sistempeti atau beg berkunci. Sesebuah jabatan atau organisasi yang menggunakan perkhidmatanini akan dibekalkan dengan dua kunci keselamatan. Kunci yang pertama dipegang oleh pejabat yang menghantar manakala kunci yang kedua pula dipegang oleh pejabat menerima. Akhir sekali, Utusan Selamat juga merupakan salah satu jenis sistem penghantaran dokumen terperingkat. Penghantaran dokumen boleh dilakukan sama ada melalui SemboyanTentera, pemandu kapal terbang dari Tentera Udara Diraja Malaysia (TUDM) atau Malaysia Airlines System Berhad (MAS), ataupun melalui seseorang yang dibenarkan melihat perkara terperingkat iaitu dokumen yang dihantar. Selain daripada itu, cara-cara lain yang sesuai yang dibenarkan oleh Ketua Jabatan juga boleh digunakan selepas dipersetujui oleh Pegawai Keselamatan Kerajaan.

a)

i.

Definasi Piagam Pelanggan. Ciri-ciri Piagam Pelanggan yang dikatakan jelas dan senang

ii. disebar. (9 markah) b)

Bagaimanakah Sistem Maklumbalas Pelanggan boleh dilaksanakan?

(6 markah)

Jawapan a) i. Piagam Pelanggan adalah satu pernyataan komitmen secara bertulis oleh agensi-agensi kerajaan terhadap penyampaian kelauran atau perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan. Ia merupakan satu jaminan agensi kerajaan untuk menyampaikan keluaran atau perkhidmatan mengikut kualiti yang ditetapkan.

ii. Piagam Pelanggan hendaklah jelas, ringkas dan mudah difahami. Maklumatmaklumat di dalamnya hendaklah menyatakan hanya perkara utama dengan tepat. Ia juga senang disebarkanuntuk pengetahuan orang ramai. Penyebaran boleh dibuat sama ada melalui risalah-risalah,handbills atau poster yang boleh dipamerkan di tempat-tempat strategik di agensi atau di tempat-tempat orang awam. (9 markah) b) Sistem maklum balas pelanggan boleh dilaksanakan di sesebuah agensi adalah seperti berikut: i. ii. iii. iv. v. Borang maklumbalas pelanggan Peti cadangan Pengesahan berita Kajian Pakar Perundingan Penyediaan Perkhidmatan hotlinevi. Client Survey. (6 markah)

CONTOH-CONTOH SOALAN 1. Encik Azmi telah dilantik sebagai Penolong Pegawai Tadbir Gred N27. Semasa dilantik, beliau dikenakan syarattempoh percubaan selama 1 hingga 3 tahun. Setelah genap tiga (3) tahun berkhidmat, beliau masih belum disahkan dalam perkhidmatan kerana masih gagal peperiksaan perkhidmatan yang disyaratkan.
(a) Nyatakan tindakan awal yang perlu diambil oleh ketua jabatan Encik Azmi sekiranya beliau hendak memperakukanEncik Azmi dilanjutkan tempoh percubaannya. ( 8 markah) (b) Pihak manakah yang boleh meluluskan permohonan melanjutkan tempoh percubaan tersebut? ( 2 markah) (c) Apakah implikasi kepada perkhidmatan Encik Azmi sekiranya tempoh percubaan beliau dilanjutkan dengan berdenda? (5 markah) Jawapan (a) (1) Ketua Jabatan hendaklah dengan segera memperakukan permohonan pelanjutan tempoh percubaan Encik Azmi yang dibuat mengikut sub peraturan

(2)

kepada Suruhanjaya. Bagi maksud subperaturan

(3) Ketua Jabatanhendaklah mengemukakan permohonan itu dalam borang yang dinyatakan dalam Jadual Keempat menyatakan butir-butir seperti berikut: i. ii. denda; iii. iv. tarikh Maklumat perkhidmatan pegawai yang dikemaskini; dan Senarai peperiksaan, jika ada, yang telah diduduki oleh pegawai itu, dan keputusan peperiksaan itu. (8 markah) (b) Pihak yang berkuasa meluluskan permohonan pelanjutan tempoh percubaan ini ialah Suruhanjaya PerkhidmatanAwam. (2 markah) (c) Implikasi kepada perkhidmatan Encik Azmi ialah Hilang kekanannya bagi suatu tempoh yang sama dengan tempoh Tidak layak mendapat apa-apa pergerakan gaji tahunan semasa tempoh percubaannya dengan denda; dan Diubah tarikh pergerakan gajinya mengikut tarikh pengesahannya (5 markah) Sebab pegawai itu tidak disahkan; Syor Ketua Jabatan sama ada pelanjutan tempoh percubaan patut diberi atau tidak dan jika patut diberi, samaada dengan atau tanpa

i. pelanjutan itu; ii. pelanjutan iii. berkuatkuasa.

2. Antara langkah yang boleh diambil oleh jabatan dalam usaha memelihara rekod-rekod kerajaan semasa dalam jagaan mereka dari sebarang kerosakan ialah dengan mendapatkan nasihat tentang pemeliharaan rekod dari Jabatan Arkib Negara.
a) Nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan rekod kerajaan? ( 5 markah) Selain daripada mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara, Nyatakan lima(5) usaha lain yang boleh dilakukan oleh jabatan untuk memelihara rekod di dalam jagaan mereka. (10 markah) Jawapan a) Rekod Kerajaan Rekod kerajaan ialah segala jenis surat, dokumen, rekod, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem, wayang , gambar b)

dan rakaman suara yang diterima atau dikeluarkan oleh mana-mana jabatan kerajaan dalam apa-apa bentuk jua sekalipun untuk tujuan menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka. b) Usaha-usaha memelihara rekod jabatan

i. Bilik simpanan sesuaiJabatan jabatan hendaklah menentukan bahawa rekodrekod hendaklah disimpan dalam bilik-bilik sesuai yang tidak lembab,bocor atapnya atau berlubang dindingnya. Bilik simpanan rekod mestilah terhindar dari tikus dan serangga termasuk anai-anai. Untuk menjaga dr kelembapan,bilik simpanan memerlukan pusingan udara spt pemasangan kipas angin. Di mana bangunan2 dihawadinginkan,maka bilik-bilik rekod hendaklah juga dihawadinginkan. ii. Rekod patut disimpan atas rak-rak dan rak pertama jgn diletak di atas lantai. sebaik guna rak-rak besi yg beri ruang sebanyak 6 inci di antara lantai

mudahkan pusingan udara dan pembersihan.Sekiranya rak-rak kayu digunakan, perlu diawasi dari anai2 atau bubuk dengan menyembur diedrin terlebih dahulu kepada rak-rak kayu. iii. Mengeringkan rekod jika rekod basah,anginkan spy kering (jgn dijemur atau disalai).

yg lapuk hdklah dibersihkan-beranai/semut dikeluarkan/dibinasakan serangga tersebut. iv. Rekod koyak perlu dibaiki v. yg koyak ditampal dengan kertas lain (guna pelekat tepung ubi kayu ) gam cair atau tape cellulose tidak elok digunakan (rosakkan/cacatkan) yg tanggal dari fail disemat semula dgn segera.

Bilik rekod dijaga/dibersihkan jgn guna tpt makan minum/merokok/simpan bahan2 lain spt minyak spirit. dibersihkan selalu/guna pencuci hampagas digunakan elak habuk

asid,cat,dakwat,

terkumpul.

3. Kepuasan yang amat ketara dan mendalam ialah nikmat yang terhasil daripada mencipta sesuatu, lebih-lebih lagi jika perkara atau bahan yang dicipta itu mendatangkan faedah kepada masyarakat dan negara. Kepuasan mencipta peralatan baru atau teknik baru akan menerbitkan kepuasan yang mendalam yakni rasa pencapaian, rasa penaklukan dan rasa bangga kerana ia memanfaatkan orang ramai.
Kenyataan di atas adalah Tonggak Nikmat Mencipta dalam Tonggak Dua Belas. a) Berikan empat (4) amalan positif dan negatif bagi Nikmat Mencipta. (8 markah) b) tersebut. Berikan tiga (3) contoh beserta huraian bagi setiap amalan positif dan negatif

(7 markah)

Jawapan Nikmat Mencipta a) Amalan Positif

i. Merasa puas kerana sesuatu idea atau cadangan dapat dilaksanakan dan dimanfaatkan. ii. iii. iv. v. vi. Sentiasa berada dalam cabaran intelektual. Sentiasa mencari idea dan kaedah baru dalam menyelesai masalah. Over-zealous dengan pekerjaan. Gembira melihat wujudnya idea dan kaedah baru dalam pentadbiran. Senang bermain dengan idea dan berani mencuba.

Amalan Negatif i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Berpuas hati dengan kedudukan yang sedia ada. Takut menemui kegagalan. Memandang remeh usaha orang lain. Pemikiran tidak dinamik Mempertahankan status quo membuta tuli. Tidak suka pembaharuan. Tidak sabar dalam penciptaan baru. (8 markah) b) Contoh Positif

i. Apabila wujud pengiktirafan kepada usaha original, maka seseorang yang mengemukakan idea itu akan bangga jika ia dilaksanakan, tetapi tidak diremah jika tidak sesuai. ii. Apabila seseorang pegawai yang mempunyai idea baru memberitahu atau menyampaikan kepada ketuanya,maka idea itu tidak dibiarkan begitu sahaja, maka idea itu dibiarkan begitu sahaja, tetapi dibincang dandiambil perhatian. iii. Semua pegawai dianggap berbakat dan digalakkan untuk mengetengahkan bakat masing-masing dalam sebarang bidang. iv. Menggalakkan penubuhan kelab yang bersifat kreatif, misalnya kelab seni dan budaya, kelab senifoto dan lukisan. v. Memberi hadiah kepada pegawai yang telah melahirkan idea kreatif yang dilaksanakan oleh organisasi. vi. Memberikan penghargaan di majlis perhimpunan kepada pegawai telah menunjukkan bakat serta prestasi yang baik di dalam sesuatu bidang. vii. seperti Memberi peluang kepada pegawai organisasi menikmati kesan yang berkualiti persembahan simfonidan gemelan

Contoh Negatif i. Sesuatu idea yang baik akan terbiar begitu sahaja apabila terdapat sikap takut untuk mencuba. ii. Pegawai organisasi diminta oleh pengurusan untuk member idea, cadangan atau fikiran tetapi kesemua usaha itu tidak diberi perhatian. Amalan begini boleh menyekat daya kreatif pegawai organisasi dan hilang kepercayaan kepada pengurusan. iii. iv. Takutkan perubahan akan meghalang lahirnya idea baru dalam organisasi. Perasaan dengki akan menghalang kreativiti dan pemikiran baru.

v. Pegawai organisasi yang berbakat akan hilang minat dan daya usaha jika bakat mereka tidak dihargai. 4. (a) Nyatakan dua prinsip asas dalam Sistem Belanjawan diubahsuai. (5 markah) (b) Apakah matlamat yang hendak dicapai dengan terlaksananya sistem ini. (10 markah)

Jawapan (a) Dua prinsip asas yang digunakan dalam Belanjawan Diubahsuai

i. Kuasa membuat keputusan diberi seberapa praktikal yang boleh kepada peringkat bawahan. ii. Kuasa yang diberi mesti bersesuaian dengan prinsip akauntabiliti. (15 markah)

(b)

Matlamat dapat dicapai melalui sistem ini

i. Agensi tidak perlu lagi mengawas secara terperinci perbelanjaan agensi pelasana dengan ketat. Sebaliknya mereka boleh member tumpuan kepada perancangan dan pengukuran prestasi agensi pelaksana. ii. Agensi pelaksana diberikuasa yang lebih luas untuk mengurus program dan aktiviti mereka. Agensi pelaksanalah yang mengenal pasti lebih awal masalah-masalah pelaksanaan yang mungkin timbul dan tindakan sewajarnya untuk diambil. Oleh itu, kelewatan melaksanakan sesuatu program/aktiviti dapat dielakkan. iii. Agensi pelaksana mempunyai kebebasan untuk mengambil tindakan sesuai dan segera bagi melaksanakan program/aktiviti mereka. Ini adalah berasaskan kepada konsep let manager manage yang member kuasa yang lebih luas kepada pengurusan peringkat bawahan yang melaksanakan program/projek untuk membuat keputusan berkaitan dengan program/projek mereka. iv. Kelonggaran kawalan terperinci ke atas perbelanjaan yang diberikan oleh agensi pusat kepada agensi pelaksana ditunrunkan sejauh mana yang boleh kepada pengurusan peringkat bawahan. Ini membolehkan pengurusan peringkat bawahan mempunyai lebih fleksibiliti untuk melaksanakan tugas mereka. (4 faktor x 2.5 = 10 markah)

5. a) Dalam peraturan kewangan kerajaan, setiap wang yang diterima oleh pegawai kerajaan hendaklah dikeluarkan resit. Resit itu pula hendaklah disediakan oleh seorang pegawai lain dan ditandatangi oleh pegawai yang menerima wang. Dalam keadaan manakah peraturan ini boleh dikecuali? (10 markah) b) Encik Shah adalah seorang pemungut hasil. Pada suatu hari salah seorang Pembantu Tadbir (P/O) di jabatannya telah melaporkan kepada bahawa beliau telah tersalah tulis tiga (3) helai boring resit dan akibatnya ketiga-tiga borang resit berkenaan telah menjadi rosak. Apakah nasihat yang perlu diberikan oleh Encik Sahah kepada Pembantu Tadbirnya mengenai perkara ini. (5 markah)

Jawapan a) i) Satu skim bermesin yang diluluskan bagi mengeluarkan resit adalah digunakan.

jj) Satu bayaran tetap ada tercatat pada resit dan jumlah terimaan mestilah dicatatkan di dalam Buku Tunai padahujung hari. iii) Pungutan seorang diri terpaksa dibuat ketika pungutan di luar Ibu Pejabat dan segala catatan pungutan didalam Buku Tunai hendaklah dibuat sebaik sahaja tiba di pejabat. iv) Negeri. Bagi perkara-perkara lain yang dibenarkan oleh Akauntan Negara/Akauntan (10 markah) b) Resit baru mestilah dikeluarkan dan resit yang tersalah tulis itu perlulah dibatalkan dan disimpan berserta salinannya untuk tujuan diaudit. (5 markah)

6. Pendekatan-pendekatan berikut boleh meningkatkan keberkesanan kepimpinan dalam sesebuah organisasi. Huraikan tiga (3) daripada pendekatan di bawah. a) Latihan kepimpinan. b) Penerapan nilai-nilai murni kepimpinan. c) Perubahan sikap dan nilai. d) Pengalaman dan pusingan kerja.

Jawapan a) Latihan Kepimpanan.

Setiap individu yang baru mengangotai sesebuah jabatan perlu diberi kursus orientasi supaya mereka memahamiakan peranan dan tanggungjawab masing-masing. Latihan kerohanian perlu diberi penekanan dan diadakan dari semasa ke semasa. b) Penerapan nilai-nilai murni kepimpinan

Ini boleh dilaksanakan dengan menerapkan nilai-nilai islam di dalam pentadbiran.Memberi kesedaran kepada individutentang pandangan islam terhadap kepimpinan akan member kesan kepada diri individu itu sendiri. c) Perubahan sikap dan nilai

Ini boleh dilakukan melalui latihan kederiaan (sensitivity training) dimana seseorang itu diberi peluang untuk mengenal diri sendiri dan memberi peluang kepada orang lain untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemahan dirinya sebagai pemimpin. d) Pengalaman dan pusingan kerja

Tiap-tiap individu dalam jabatan hendaklah diberi peluang yang meluas untuk menjawat jawatan yang tanggungjawabnya mencabar. Ini boleh dilakukan dengan system pusingan kerja dan penglibatan mereka dalam Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK). (3 x 5 = 15 markah)

7. Huraikan lima(5) nilai-nilai peribadi asas dalam perkhidmatan awam dalam menjalankan tugas sehariannya. (15 markah)

Jawapan: Nilai peribadi asas setiap anggota perkhidmatan awam i) Amanah

Amanah bermaksud sesuatu yang diberi kepercayaan kepada orang lain untuk melaksanakannya. Orang yang tidak amanah dianggap telah melakukan satu pengkhianatan dan juga penipuan. Nilai amanah perlu ada pada setiap anggota awam kerana tugas mereka adalah mengurus dan menjaga kepentingan serta harta benda awam. ii) Bertanggungjawab

Tanggungjawab bermaksud sesuatu kerja, tugas, janji dan lain-lain yang mesti dilaksanakan. Seseorang penjawat awam yang telah diberi tanggungjawab untuk menjalankan sesuatu tugas bermakna beliau telah diamanahkan melaksanakan tugas tersebut.Oleh itu ia mempunyai rasa tanggungjawab terhadap dirinya dan kepada Tuhan. Ia dikehendaki melaksanakan tugasnya sebagai pemegang amanah negara dan rakyat tugasnya sebagai pemegang amanah negara dan rakyat dengan cemerlang dan memberikan hasil yang maksimum. Semua anggota perkhidmatan awam daripada peringkat bawahan hingga peringkat tertinggi mestilah mempunyai sikap bertanggungjawab. Ejayaan mereka memikul tanggungjawab akan membawa kejayaan kepada perkhidmatan awam. Sebaliknya mereka yang gagal melaksanakan tanggungjawabnya dengan sempurna boleh dikenakan tindakan tatatertib seperti yang termaktub dalam Peraturan-peraturan Pegawai Awam (K&TT) 1993. iii. Ikhlas

Ikhlas bermasud hati yang bersih, jujur dan suci. Jika seseorang itu ikhlas dalam kerjanya ia akan melaksanakan tugastersebut dengan sempurna dan menghasilkan output yang memuaskan secara berterusan. Tanpa sifat ikhlas, seseorang itu akan sentiasa merungut, menyalahkan orang lain, menunjuknunjuk dan gagal melaksanakan ugasnya dengan baik. Seseorang yang tidak ikhlas, tidak dapat melaksanakan tugas yang cemerlang secara berterusan. iv. Berdedikasi

Berdedikasi bermaksud pembaktian seseorang bagi melaksanakan tugas dengan sempurna. Sikap berdedikasi sangat perlu dimiliki oleh semua anggota perkhidmatan awam. Seseorang yang mempunyai sifat berdedikasi akan melaksanakan kerja tanpa

mengharapkan sebarang tambahan upahan, ganjaran dan juga puji- pujian. Setiap tugas akan dilaksanakan dengan cepat, berkesan dan berkualiti. Seseorang yang mempunyai sifat berdedikasi juga akan sentiasa berusaha memperbaikikelamahan dirinya dan bersedia menerima nasihat, teguran dan tunjuk ajar. v. Berdisiplin

Berdisiplin bermaksud patuh kepada peraturan-peraturan dan undang-undang. Pekerja yang berdisiplin adalah merekayang mematuhi peraturan, arahan dan undang-undang. Mereka juga sentiasa berpegang teguh kepad ajaran agama dan sentiasamenjaga imej dan maruah diri dan jabatannya. vi) Bekerjasama

Bekerjasama bermaksud saling tolong-menolong antara satu sama lain, terutamanya bekerjasama dalam memberikan kebaikan kepada jabatan, dan kepada manusia. Kita ditegah bekerjasama dalam perkara- perkara yang membawa kepada kerosakan. Sebagaimana yang diperlukan oleh perkhidmatan awam, setiap pekerja mestilah mempunyai semangat bekerjasama sebagai satu pasukan. Nilai kerjasama ini dapat melahirkan suasana kerja yang harmoni, aman, gembira danmengeratkan hubungan silaturahim. Suasana demikian akan meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja. vii) Bersih

Bersih bermaksud kebersihan dari aspek fizikal (misalnya diri, pakaian, bangunan pejabat, rumah, kawasan persekitaran, pengurusan dan pemilikan harta) dan juga kebersihan moral (hati yang baik, fikiran bersih, jiwa yang murni, tidak sombong, angkuh dan sebagainya). Kebersihan dari segi tempat tinggal akan mewujudkan kesihatan yang baik dan terhindar daripada penyakit. Kebersihan daripada aspek rohani akan menghindarkan seseorang itu daripada perasaan dengki., khianat,tamak haloba, dan sifat-sifat lain yang cela. viii) Tekun

Tekun bermaksud bersungguh-sungguh melaksanakan sesuatu tugas. Seseorang yang tekun akan dapat menyiapkan tugasnya mengikut jadual yang telah ditetapkan. Pekerja yang tekun akan mengutamakan kepentingan tugas daripadakepentingan peribadi, sanggup berkorban masa dan tenaga untuk perkhidmatan dan sentiasa meningkatkan mutu kecekapan dan produktiviti. ix) Sederhana

Kesederhanaan adalah sikap yang menentang akan sikap keterlaluan sama ada keterlaluan dalam menetapkansesuatu peraturan perbelanjaan atau dari segi kelakuan seperti percakapan, pakaian, tindakan dan tingkah laku. (5 faktor x3=15)

8. Dasar Pembangunan Nasional bertujuan mengurangkan kadar kemiskinan di 7 negara ini. Jelaskan lima (5) aktivitiyang telah dijalankan oleh kerajaan ke arah mencapai matlamat di atas. (15

markah)

Jawapan: i) ii) Mewujudkan peluang pekerjaan untuk semua golongan rakyat yang menganggur. Menambahkan daya pengeluaran dan pendapatan.

iii) Memberi peluang kepada orang yang bekerja di sektor rendah daya pengeluarannya berpindah kepada sektor yang lebihlumayan. iv) Mengurangkan jurang perbezaan pendapatan antara kaum, antara yang di kawasan Bandar dan luar bandar dan antara wilayah. v) vi) vii) Memodenkan kehidupan di luar bandar. Mewujudkan kumpulan perusahaan dan perdagangan bumputera. Mengadakan suasana pekerjaan yang mencerminkan komposisi kaum di Malaysia.

viii) Memperbaiki taraf dan kualiti hidup rakyat melalui pelajaran, latihan, kesihatan, kemudahan infrastruktur dan lain-lain. (5 faktor x 3 = 15 markah)

9. Proses kerja yang terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Jelaskan kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripadanya. (15 markah)

Jawapan Kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripada proses kerja yang terdapat di dalam MPK dan FM ialah: i) Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan ketika menjalankan tugas.

ii) Memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yangperlu diambil semasa menjalankan tugas. iii) v) v) vi) Membantu kerja penyeliaan. Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila mengemaskini diperlukan. Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang. Memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja baru.

vii) viii) ix)

Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang pegawai. Memudah dan melicinkan urusan harian pejabat. Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan. (15 markah)

10. Dasar Pembangunan Nasional bertujuan mengurangkan kadar kemiskinan di Negara ini. Jelaskan lima (5)aktiviti yang telah dijalankan oleh kerajaan ke arah mencapai matlamat di atas. (15 markah)

Jawapan i) ii) Mewujudkan peluang pekerjaan untuk semua golongan rakyat yang menganggur. Menambahkan daya pengeluaran dan pendapatan.

iii) Memberi peluang kepada orang yang bekerja di sektor rendah daya pengeluarannya berpindah kepada sektor yang lebih lumayan. iv) Mengurangkan jurang perbezaan pendapatan antara kaum, antara yang di kawasan Bandar dan luar bandar dan antara wilayah. v) vi) Memodenkan kehidupan di luar bandar. Mewujudkan kumpulan perusahaan dan perdagangan bumiputera.

11. Encik Alif seorang Pembantu Tadbir (P/O) yang bertanggungjawab terhadapa surat menyurat di jabatannya. Setiap hari beliau menerima beberapa pucuk surat rasmi yang dihantar oleh jabatan-jabatan lain. (a) Nyatakan peraturan bagi merekodkan surat rasmi di atas kertas minit. (5 Markah) (b) Apakah tindakan perlu terhadap surat yang fail tidak dapat dikesan? (5 Markah) (c) Apakah tindakan diambil jika surat yang diterima untuk perhatian salah seorang pegawai? (5 Markah) Jawapan: (a) Surat yang diterima hendaklah direkodkan di atas kertas minit dengan tulisan merah dengan menuliskan nombor rujukan surat dan tarikhnya berserta tarikh surat itu dikandungkan.

(5 Markah) (b) Bagi surat yang failnya tidak dapat dikesan, Encik Alif hendaklah meminta Bahagian Pendaftaran Fail supaya membuka sampul kecil sebagai langkah sementara. Ia surat rasmi itu dibuka dan dicop tarikh penerimaannya. (5 Markah) (c) Surat untuk perhatian pegawai di jabatanya, surat tersebut hendaklah dihantar terus kepada pegawai berkenaan tanpa dibuka. (5 Markah)

12. Nyatakan amalan-amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebuah Agensi kerajaan bagi melaksanakan Etika Perkhidmatan Awam. (10 faktax1.5=15m)

Jawapan Amalan-amalan yang boleh dilaksanakan: i) Pemberian penghargaan.

ii) Mengadakan dialog serta perbincangan untuk menerangkan cara pelaksanaan Etika Perkhidmatan Awam. iii) iv) v) vi) vii) viii) ix) x) xi) xii) Menubuhkan jawatankuasa kelab sukan kebajikan dan social. Mengeluarkan berita jabatan Mengadakan majlis jamuan minum the dan sebagainya. Menganjurkan majlis syarahan/ceramah agama Memberi kakitangan kursus/latihan Mengadakan pertandingan pejabat terbersih. Mengadakan lawatan mengejut untuk menaksir perjalanan kerja-kerja pejabat. Menyediakan manual kerja Penyediakan buku panduan Mewujudkan perpustakaan jabatan. ( 10 fakta x 1.5 = 15Markah )

13. (a) Encik Ezwan seorang Penolong Pengarah telah diperuntukan sebuah bilik khas. Beliau sedang mengambiltindakan terhadap sepucuk surat Sulit. Semasa beliau meninggalkan biliknya kerana berbincang dengan pegawai atasannya, beliau mendapati surat Sulit tersebut telah hilang. Beliau telah mencari ke merata tempat namunmasih tidak dapat dikesan. Jelaskan tindakan yang perlu diambil oleh Encik Ezwan mengenai kehilangan surat tersebut. (8 Markah) (b) Cik Arisah seorang Pegawai Tadbir di Jabatan Y telah diarahkan untuk menyiasat dakwaan yang mengatakan terdapat dokumen terperingkat yang telah dimusnahkan tanpa mengikut peraturan. Hasil siasatan mendapati kenyataan berkenaan ada kebenarnya. Beliau telah memanggil pegawaipegawai yang terlibat dan menasihati mereka tentang cara-cara pemusnahan dokumen-dokumen terperingkat yang betul. Nyatakan nasihat yang perlu disampaikan oleh Cik Arisah. (7 Markah)

JAWAPAN 13. (a) i. Surat yang hilang itu hendaklah dicari dengan segera dan kehilangan itu dilaporkan kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat dan mengemukakan laporannya yang mengandungi pandangan dan taksiran bahaya terhadap keselamatan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24 jam. Sekiranya kehilangan disahkan, pemula dokumen tersebut hendaklah dimaklumkan supaya taksiran risiko terhadap keselamatan dapat dibuat dan tindakan menyelamat dan pembetulan keadaan dapat diambil. (8 Markah) ii. Jika surat tersebut terbukti hilang, Ketua Jabatan hendaklah menimbangkan sama ada atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyiasatan di bawah Akta Rahsia RAsmi 1972 patut dijalankan. Laporan kepada balai polis yang berhampiran hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berlaku. (8Markah)

(b) Dokumen terperingkat termasuk buangan terperingkat yang hendaklah dimusnahkan hendaklah terlebih dahulu dikoyak kecil-kecil atau dirincih dengan penggunaan mesin perincih dan dibakar mengikut peraturan- peraturan yang terselamat di bawah penyeliaan penjawat awam yang dibenar mengendalikan documen tersebut.Abunya hendaklah dihancurkan sehingga tidak dikenali lagi. Buangan terperingkat hendaklah diberi perlindungankeselamatan yang sepatutnya sehingga dimusnahkan. Rujukan

kepada Pegawai Keselamatan Kerajaanhendaklah dibuat untuk pemusnahan.

lain-lain cara (7 Markah)

14. Semua wang hasil yang diterima oleh sesebuah jabatan Kerajaan sama ada dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman pos dan lain-lain hendaklah dikeluarkan resit rasmi bagi mengaku terima wang yang diterima. Daftar dan senarai pungutan mestilah dibukukan oleh seorang anggota yang lain daripada kasyer. a) Terangkan peraturan-peraturan biasa dalam mengeluarkan resit.

(7Markah) b) Nyatakan keadaan di mana penyediaan resit rasmi boleh dilakukan oleh seorang anggota sahaja. (8Markah)

Jawapan (a) Resit rasmi mestilah dikeluarkan bagi mengaku terima wang yang diterima oleh sesebuah jabatan kerajaan.

i. Resit mestilah dikeluarkan pada masa urusan dibuat dan jika pembayar hadir sendiri, resit itu diserahkan kepadanya. Jika diterima melalui pos atau penghantar, resit dihantar pada hari itu juga. ii. Resit mestilah ditandatangani dengan berkarbon oleh pegawai yang menerima wang itu tetapi mestilah ditulis oleh pegawai lain. (7 markah)

(b) Resit rasmi boleh dikeluarkan oleh seorang pegawai sahaja dalam keadaan-keadaan berikut: i. ii. iii. Resit dari skim bermesin ada digunakan. Bayaran tetap tercetak pada resit. Pungutan luar di mana seorang pegawai terpaksa bekerja seorang diri.

iv. Seorang pegawai lain tidak ada, dengan kebenaran khusus dari Akauntan Negara / Bendahari Negeri. (8 markah)

15. Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) merupakan mekanisma bagi membolehkan pekerja secara berkumpulan menyertai proses penyelesaian masalah bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti jabatan. Jelaskan lima (5) faktor-faktor yang menyokong kejayaan pelaksanaannya. (15Markah)

Jawapan Faktor-faktor yang menyokong kejayaan pelaksanaan KMK i) Sikap yang positif, kesungguhan dan komitmen dari pihak pengurusan atasan. Ini termasuklah kesediaan pihak pengurusan untuk meluangkan masa dan tenaga dalam melaksanakan program ini. ii) iii) iv) v) Sistem latihan yang berkesan. Sokongan dari semua peringkat. Pengwujudan system pengiktirafan kepada ahli-ahli KMK. Kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh pihak pengurusan seperti alat-alat tulis, projector overhead,transparensi, bilik perbincangan dan sebagainya.

vi) KMK dianggap sebagai usaha jangka panjang. KMK haruslah dimulakan secara kecilkecilan dahulu supaya ianya dapat dikekalkan secara berpanjangan. (5x3 =15 markah)

16. Kerajaan telah mengadakan pelbagai usaha untuk meningkatkan lagi penyampaian perkhidmatan kepad para pelanggannya. Antara langkah tersebut termasuklah memastikan setiap jabatan menyediakan dan mematuhi Piagam Pelanggan. Sila jelaskan a) disebar. (9 markah) b) markah) Bagaimanakah SistemMaklumbalas Pelanggan boleh dilaksanakan? (6 i. ii. Definasi Piagam Pelanggan. Ciri-ciri Piagam Pelanggan yang dikatakan jelas dan senang

Jawapan

a) i. Piagam Pelanggan adalah satu pernyataan komitmen secara bertulis oleh agensi-agensi kerajaan terhadap penyampaian kelauran atau perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan. Ia merupakan satu jaminan agensi kerajaan untuk menyampaikan keluaran atau perkhidmatan mengikut kualiti yang ditetapkan. ii. Piagam Pelanggan hendaklah jelas, ringkas dan mudah difahami. Maklumatmaklumat di dalamnya hendaklah menyatakan hanya perkara utama dengan tepat. Ia juga senang disebarkan untuk pengetahuan orang ramai. Penyebaran boleh dibuat sama ada melalui risalahrisalah,handbills atau poster yang boleh dipamerkan di tempat-tempat strategik di agensi atau di tempat-tempat orang awam. (9 markah)

b) Sistem maklumbalas pelanggan boleh dilaksanakan di sesebuah agensi adalah seperti berikut: i. ii. iii. iv. v. vi. Borang maklumbalas pelanggan Peti cadangan Pengesahan berita Kajian Pakar Perundingan Penyediaan Perkhidmatan hotline Client Survey. (6 markah)

17. Huraikan bagaimanakah Dasar Pendidikan Negara dapat membantu mewujudkan perpaduan di kalangan rakyat berbilang kaum di Malaysia. (15 markah)

Jawapan Dasar Pendidikan Negara sebagaimana dalam Akta Pelajaran 1961 menjadikan perpaduan sebagai matlamat akhirnya. Ini dapat dilakukan melalui kaedah-kaedah berikut; a) Kurikulum yang sama

i. Kurikulum sekolah diubah supaya berorentasikan Malaysia tanpa mengira bahasa pengantarnya. ii. Semua sekolah rendah menggunakan KBSR dan semua sekolah menengah menggunakan KBSM.

iii. Pendidikan berunsurkan ketatanegaraan dan cintakanMalaysia telah diserapkan ke dalam semua mata pelajaran. Dengan cara ini, semangat kebangsaan dan sifat taat setia kepada negara dapat dipupuk. iv. Sifat-sifat toleransi, persefahaman dan tolak ansur boleh dibentuk bagi melahirkan sebuah masyarakat yang bersepadu. (5 markah) b) Bahasa Melayu sebagai bahasa pengantar utama

i. Bahasa Melayu telah digunakan sebagai bahasa pengantar utama di semua sekolah dan pusat pengajian tinggi di Malaysia mulai 1970. ii. Mata pelajaran BahasaMelayu telah juga diwajibkan di semua sekolah rendah aliran bahasa Cina dan Tamil. Penggunaan satu bahasa dapat mengeratkan lagi perhubungan dan persefahaman antara kaum di negara ini. (4 markah) c) Kegiatan Kokurikulum Aktiviti kokurkulum dan sukan telah digalakkan oleh kerajaan di sekolah-sekolah dan institusi pengajian tinggi. Kegiatan ini dibahagikan kepada tiga kategori iaitu aktiviti berpersatuan, unit beruniform dan sukan/olahraga.Dengan cara ini, usaha melahirkan generasi muda yang berdisiplin, bersemangat kebangsaan dan bersatu paduakan mudah dicapai. (3 markah ) d) Satu sistem peperiksaan yang sama.

Peperiksaan yang sama dan seragam telah dimulakan oleh kerajaan seperti Sijil Rendah (SRP), Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) dan Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia (STPM). Dengan adanya peperiksaan yang seragam dan sama ini, maka perasaan rendah diri dapat dihindarkan dan satu imej dan identiti yang sama dan sepadu dapat dibentuk. (3 markah)

18. Faktor dorongan adalah merupakan faktor yang mempengaruhi kecekapan dan mutu perkhidmatan awam. Huraikan tiga (3) faktor galakan dan tiga (3) faktor penyelenggaran sebagaimana yang dimaksudkan di bawah faktor dorongan tersebut. (15 markah)

Jawapan a) Faktor Galakan

i. Keperluan/keinginan seseorang itu untuk mencapai sesuatu tujuan di mana ia akan berusaha bersungguh-sungguh dan sanggup menempuh berbagai dugaan bagi mencapai sesuatu. ii. Penghargaan

* * * iii.

Daripada pihak atasan seperti pemberian pingat. Penurunan kuasa kepada pegawai bawahan. Penghargaan bagi perkhidmatan yang cemerlang.

Sifat kerja yang baik * * Menerima maklumbalas mengenai kerja-kerja yang telah dilaksanakan. Ia perlu merasa bahawa ia mempunyai sedikit sebanyak hak dalam matlamatnya. Ia perlu merasa bahawa sumbangnya terhadap pencapaian objektif

menentukan * adalah penting. iv.

Peluang untuk memajukan diri sendiri seperti latihan dan kenaikan pangkat. (7.5 markah)

b)

Faktor Penyelenggaraan

i. Polisi dan prosedur pentadbiran yang sempurna ianya mestilah difahami dan diamalkan dengan adil dan saksama oleh penjawat-penjawat awam. ii. Penyeliaan penyeliaan yang berkesan situational agar daya kreativiti tidak terjejas dan akan meningkatkan mutu kerja. iii. Suasana kerja dari segi susun atur pejabat, peralatannya dan sebagainya.

iv. Gaji diberi berasaskan keperluan asas hidup dan ianya hendaklah setimpal dengan tugas dan anggungjawab serta mencukupi. v. Kemudahan sesuai dengan kedudukan kemudahan diberi hendaklah bersesuaian dengan jawatan. vi. Kerja yang terjamin mengelakkan mereka daripada mencari kerja lain. (7.5 markah)

19. Nyatakan aspek-aspek penting yang perlu diberi perhatian di dalam pengurusan tenaga manusia untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan staf kaunter. (15 markah)

Jawapan i) Program latihan terancang-tenaga manusia berkualit -sebelum penempatan dilakukan. ii) Program motivasi-dorong tingkat keupayaan Cth -Wujudkan system komunikasi antara staf kaunter - pihak pengurusan(bincang masalah/cara2 atasi). iii) Wujudkan system pengiktirafan - hargai yg beri perkhidmatan cemerlang

iv)

Pastikan bil.staf cukup berbanding beban kerja.

v) Sistem giliran kerja -dpt pendedahan yg cukup mengenai semua bidang tugas/tingkatkan keupayaan mereka.

20. Kewujudan sesebuah organisasi turut dipengaruhi oleh persekitarannya. Di antara yang wujud ialah persekitaran kerja, persekitaran masyarakat dan persekitaran dalaman. Terangkan apakah yang dimaksudkandengan persekitaran kerja, persekitaran masyarakat dan persekitaran dalaman?

Jawapan a) Persekitaraan kerja

Persekitaran yang paling dekat dgn organisasi, terdiri drpd tuan punya organisasi, kerajaan, pelenggan, masyarakat, pesaing dan pembekal. b) persekiraan masyarakat Di pengaruhi 4 faktor besar 1. sosial,budaya masyarakat (pemikiran,nilai system kepercayaan dan perilaku masyarakat) 2. 3. 4. C) Tekanan politik,system perundangan thdp organisasi Tahap teknologi yang telah dicapai Prestasi ekonomi yg wujud dlm masyarakat

Persekitaraan dalaman 1. 2. 3. Proses pengumpulan maklumat dan cara berkomunikasi Proses mendapatkan maklumat dan cara membuat keputusan Proses pertukaran input menjadi output