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Metodologa de auditoria operacional

No existe aun una metodologa que aplique un auditor operativo en la realizacin de su labor; el auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor. Bsicamente se aplican cuatro caractersticas de la auditoria operativa: FAMILIARIZACIN. Los auditores deben conocer cuales son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados. VERIFICACIN. Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadstico; el tamao de esta depender de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la poblacin de la cual se seleccion. Al realizar la verificacin los auditores usualmente estn interesados en tres temas: Calidad, Periodo correcto y Costo. EVALUACIONES Y RECOMENDACIN. Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor est totalmente seguro; como resultado de su examen. INFORMAR DE LOS RESULTADOS A LA DIRECCIN. El auditor debe reservarse para la conclusin del examen, los auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la direccin departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las diferencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrar una aceptacin amistosa tanto por parte de la direccin General como de la Operativa.

Tema 1.- La Auditora Fiscal 1. Definicin Se define como la verificacin racional de los registros contables y de la documentacin, con el fin de determinar la exactitud e integridad de lacontabilidad. La Auditora Fiscal consiste en la investigacin selectiva de las cuentas del balance, de las cuentas de resultados, de la documentacin,registro y operaciones efectuadas por una empresa, tendientes a comprobar que las bases afectas a tributos se hayan determinado de acuerdo con lasnormas tcnicas que regulas la contabilidad y cumpliendo con las disposiciones legales contenidas en el Cdigo de Comercio, Cdigo Orgnico Tributario, y dems leyes impositivas que corresponda aplicar. La auditora ha sido conceptualizada tradicionalmente como una tcnica encaminada a suministrar una opinin acerca de la razonabilidad con que los estados contables representan la situacin econmico financiera de la empresa. 2. Objetivo y Fines: El objetivo de la Auditora Tributaria es la evaluacin del cumplimiento de las obligaciones tributarias, compuestas stas por la principal y las accesorias. Entre los objetivos primordiales se encuentran los siguientes: 2.1 Objetivo de una Auditora Independiente

Para una Auditora Independiente, el objetivo debe estar dirigido hacia determinada situacin de la posicin financiera de la empresa y el resultado de sus operaciones a travs del examen crtico y sistemtico de sus estados contables y de sus registros. 2.2 Objetivo de una Auditora Interna En el caso de una auditora interna, el objeto es la deteccin y prevencin del fraude, dentro de determinadas reas de una organizacin, la cual es realizada por el personal dependiente de la empresa. Esta podra realizarse a travs de la revisin en detalle de las operaciones o verificando la exactitud de las mismas a travs de la aplicacin del sistemade control interno. 3. Tcnicas de Auditora Fiscal: Se definen como las tareas rutinarias, gestiones o mtodos necesarios para obtener material de evidencia respecto a los resultados de un balance o registro. La realizacin de dichas tcnicas permiten cerciorarse de la autenticidad y correcta contabilizacin de las operaciones y del correcto cumplimiento de las normas y procedimientos las cuales se aplicaran segn la pertinencia del caso hasta lograr la conviccin del auditor respecto de un determinado hecho o circunstancia que se examina. Dependiendo del tipo de empresa, el auditor dispone de una serie de tcnicas de auditora que se mencionan a continuacin: 3.1 Observacin Accin mediante la cual el auditor estudia y advierte, en forma apreciativa los hechos o acontecimientos y circunstancias en que stas se desarrollan y en las distintas funciones o gestiones de la empresa auditada. 3.2 Indagacin Investigacin que realiza el auditor sobre determinados puntos en base a preguntas que realiza a personas de la empresa auditada. Esta tcnica permite formarse una opinin respecto a la empresa, hecho o asunto determinado, sin embargo, las conclusiones o juicios necesariamente exigen una comprobacin o evidencia que lo respalde suficientemente, lo que se lograr mediante la aplicacin de otras tcnicas segn sea el caso. Entre algunos ejemplos se pueden mencionar:

Existencia de planes y manuales de ventas Sistemas de costos Poltica de compra y de venta Organizacin de la empresa Rendimientos y mermas

3.3 Confirmacin Es la accin tendente a asegurarse de la ocurrencia o no de un hecho o asunto, mediante la obtencin de un pronunciamiento de terceras personas ajenas a la empresa, que conocen la naturaleza del hacho o circunstancia que le permite al auditor formarse un juicio cierto y estable. 3.4 Anlisis

Es el estudio crtico de ciertos hechos que permiten llegar a la conclusin de que la informacin sujeta a esta tcnica, est dentro o fuera de lo normal. Consiste en separar elementos y agruparlos de acuerdo a su naturaleza u origen de tal forma que del examen practicado por el auditor se forma un juicio conceptual sobre el saldo o movimiento de un registro o cuenta. 3.5 Clculo Aritmtico Es la verificacin de la correccin aritmtica de los clculos efectuados por la empresa auditada, mediante el reclculo realizado por el auditor, entre algunos ejemplos tenemos:

Multiplicaciones de unidades por precios unitarios en existencia (Libros de Inventario) Sumas de las columnas de libros o remuneraciones. Tarifas de impuesto sobre base imponible en declaraciones.

3.6 Seguimiento Contable Mediante esta tcnica, el auditor verificar que el ciclo contable se haya cumplido de acuerdo con las normas contables generalmente aceptadas. 4. Normas Bsicas para la ejecucin de Auditoras Fiscales: 4.1 Personales 1. El examen habr de realizarse por una persona o por personas que tengan una capacitacin adecuada, teniendo experiencia como auditor (es). 2. En todos los asuntos relacionados con el trabajo de auditora, debern los auditores mantener una actitud de independencia mental. 3. Deber ponerse todo el cuidado profesional al llevar a cabo el trabajo, tanto de investigacin, como en la elaboracin del informe de auditora. 4.2 Desarrollo del Trabajo 1. El trabajo deber planearse adecuadamente; si fuera necesario la intervencin de ayudantes en el desarrollo del trabajo, debern ser muy bien supervisados. 2. Deber hacerse un estudio y una evaluacin adecuada del control interno existente como una base para confiar en l y determinar, con base en el resultado obtenido de dicho estudio y valoracin, extensin de las pruebas a las cules se han de someter los procedimientos de auditora. 3. Se deber obtener suficiente evidencia probatoria a travs de la inspeccin, observacin, investigacin y confirmacin para tener una base razonable para rendir una opinin con respecto a los estados financieros que se hayan examinado. 4.3 Informe 1. Deber sealar si los estados financieros estn presentados de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. 2. Deber indicar si tales principios se han aplicado consistentemente son el periodo anterior. 3. Salvo que se seale lo contrario en el informe, se juzgar que las notas aclaratorias a los estados financieros son adecuadas. 4. El informe deber contener la opinin del auditor con respecto a los estados financieros, tomados en conjunto, o bien habr de indicar que se abstiene de rendir

una opinin acerca de ellos. Cuando no se puede rendir una opinin acerca de ellos se debern indicar las razones para ello. 5. En todos los casos en que aparezca el nombre de un auditor en relacin con los estados financieros, el informe deber contener una aclaracin del carcter del examen del auditor, y el grado de responsabilidad que est asumiendo.

Auditoria administrativa Definicin. Es una revisin sistemtica y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente. Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organizacin. La auditora administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos. La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administracin de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador pblico adiestrado en disciplinas administrativas o respaldado por otros especialistas. El resultado de la auditora administrativa es una opinin sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella. Finalidad. Los fines de la auditora son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: 1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial. 2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. 3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. 4. Descubrir errores y fraudes. 5. Prevenir los errores y fraudes 6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como: a. Exmenes de aspectos fiscales y legales. b. Examen para compra de una empresa (cesin patrimonial). c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros. Los variadsimos fines de la auditora muestran, por s solos, la utilidad de esta tcnica. Clasificacin de la Auditora. Auditora Externa Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un auditor sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada.

Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada evidencias y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin. Auditora Interna La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora. Diferencias entre auditora interna y externa: Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as: En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil. En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica. Objetivos de la auditora administrativa.

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: 1. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. 2. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. 3. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. 4. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. 5. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. 6. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. 7. De aprendizaje.Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. 8. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. Principios de auditora administrativa. Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditoras administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: Sentido de la evaluacin. La auditora administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. Importancia del proceso de verificacin. Una responsabilidad de la auditora administrativa es determinar qu es lo que se est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Habilidad para pensar en trminos administrativos. El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de una administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

2.6. Alcance Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad 2.7. Campo de Aplicacin En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autnomos 4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: 1. Tamao de la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operaciones En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: 1. Microempresa 2. Empresa pequea 3. Empresa mediana 4. Empresa grande Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: 1. Telecomunicaciones 2. Transportes 3. Energa 4. Servicios 5. Construccin 6. Petroqumica 7. Turismo 8. Cinematografa 9. Banca 10. Seguros 11. Maquiladora 12. Electrnica 13. Automotriz 14. Editorial 15. Arte grfico 16. Manufactura 17. Autocartera 18. Textil 19. Agrcola 20. Pesquera 21. Qumica 22. Forestal 23. Farmacutica 24. Alimentos y Bebidas 25. Informtica 26. Siderurgia 27. Publicidad 28. Comercio En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: 1. Nacionales 2. Internacionales 3. Mixtas Tambin tomando en cuenta las modalidades de: 1. Exportacin 2. Acuerdo de Licencia 3. Contratos de Administracin 4. Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas 5. Subsidiarias En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: 1. Tipo de organizacin 2. Naturaleza de su funcin Por su tipo de organizacin son: 1. Fundaciones 2. Agrupaciones 3. Asociaciones 4. Sociedades 5. Fondos 6. Empresas de solidaridad 7. Programas 8. Proyectos 9. Comisiones 10. Colegios Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: 1. Educacin 2. Cultura 3. Salud y seguridad social 4. Poltica - Obrero Campesino - Popular 5. Empleo 6. Alimentacin 7. Derechos humanos 8. Apoyo a marginados y discapacitados Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad. La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido. Factores y metodologas

1. Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organizacin. a. Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b. Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c. Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. 3. Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. 4. Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras. 6. Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados. 8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. 9. Equipo Fsico y su Disposicin. Determinar si podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo. 10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.

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