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INTRODUCCIN A LA GESTIN EMPRESARIAL.

FUNDAMENTOS TERICOS Y APLICACIONES PRCTICAS Pedro Rubio Domnguez EFICACIA Y EFICIENCIA

En este Tema se estudia la eficiencia del gerente y se explica por qu este concepto forma parte del anlisis de la actuacin del mismo. Diferenciamos los distintos componentes de la actuacin de la Gerencia como: eficiencia econmica, direccin y organizacin. El objeto de este Tema es como distinguir eficacia y eficiencia, y la relacin entre ambos conceptos.

INTRODUCCIN En este tema estudiamos la misin del gerente desde el punto de vista de la empresa y los esfuerzos de ste hacia la consecucin de objetivos y resultados positivos en todas y cada una de las reas funcionales de la empresa.

El enunciado de este tema es eficacia y eficiencia, pero antes de relacionar ambos conceptos deberemos distinguir cuidadosamente la diferencia existente entre ellos: - Eficacia, (virtud, actividad, fuerza y poder) trata de hacer las cosas lo mejor posible y aqu es donde entran en juego aspectos creativos, fuerza y dinamismo de los valores de la Direccin. - Eficiencia, (virtud para hacer una cosa // accin con que se muestra) est vinculada a las cualidades tcnicas de organizacin y administracin de la misma. La integracin de estos dos conceptos requiere un equipo de direccin eficaz y eficiente y debe estar compuesto por personas con talento y experiencia. Un equipo integrado exclusivamente por idealistas o innovadores que quizs tengan dificultades para controlar las otras actividades de la organizacin. En definitiva: - La eficacia trata el rea de la empresa que produce resultados. - La eficiencia slo puede rendir resultados dentro del marco de su definicin. ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN Es posible definir en una amplia clasificacin las tareas de la Gerencia, pero este asunto es bastante complejo debido sobre todo a las modernas tcnicas de gestin que condicionan bsicamente la actuacin de la misma. Todos los gerentes deben lograr sus objetivos por medio de los diversos recursos puestos a su disposicin. Este planteamiento consiste en el siguiente proceso: - La planificacin de objetivos y la determinacin de las actividades y recursos necesarios para lograrlos. - El diseo de una estructura organizada, dividiendo el trabajo en departamentos, delegaciones o secciones. - La seleccin y contratacin de personal con la preparacin adecuada y su incorporacin correcta dentro de la plantilla.

- La evaluacin de la organizacin con los niveles requeridos de actuacin; controlar y dar los pasos necesarios para elevar la eficacia individual o de grupo en relacin a las expectativas corporativas. - La coordinacin y mantenimiento de las relaciones internas, entre los distintos segmentos de la empresa. - La direccin, formacin o reciclaje del personal para llevar a cabo las actividades de la organizacin. Las actividades empresariales no podra llevarse cabo eficazmente eficientemente sin implementar los procesos arriba mencionados. La falta de planificacin y la ausencia de coordinacin pueden poner en peligro los esfuerzos personales y financieros aportados por los responsables de la organizacin. REAS DE EFICACIA Las cuestiones bsicas que propugnan la eficacia son: - Qu productos o mercados son capaces de alcanzar resultados satisfactorios? - Cmo obtener los recursos econmicos para producir estos resultados? El principio de Pareto es utilizado frecuentemente para contestar a estas preguntas. De acuerdo a este principio el 20% del mercado debe producir el 80% de los resultados comerciales de una empresa. Se denomina la regla 20/80 e implica una gestin eficaz, enfocada para que el 20% de las actividades productivas de la empresa se obtenga el 80% de los resultados. Los empresarios, por tanto, deben evitar que el 80% de las transacciones solo sean capaces de aportar el 20% de los resultados, lo que significara una implicacin de costes desproporcionados. Por ejemplo: en la Banca las cuentas corrientes pequeas contabilizan muchos movimientos o apuntes: cheques, efectos, recibos, etc., pero con el cobro de estos servicios se nutre la asignacin de fondos para prstamos. Los bancos penalizan las cuentas pequeas con recargos y recompensan las grandes cuentas con el abono de intereses. Sin embargo en el Sector Pblico se trabaja en niveles mucho ms bajos de actuacin. En los Hospitales, Crceles, Organismos del Estado, Autonomas, Ayuntamientos, etc. la orientacin de los costes en inters de la eficacia es un factor fundamental, evitando sus gestores que se les pregunte sobre la eficacia del servicio. Estos ejemplos ponen de manifiesto el conflicto de intereses que pueden surgir entre eficacia y eficiencia. En una organizacin eficaz las dos estn debidamente combinadas, pero en otras organizaciones un rea de actuacin es sacrificada en beneficio de la otra. ANLISIS DE LA EFICACIA Hasta hace poco tiempo el nico control aplicado a los costes de Marketing y Ventas era el de comparar los costes finales con la cifra presupuestada. Esta frmula es todava esencial en el control financiero y gerencial, pero se precisa de algo ms. La necesidad aadida, es un chequeo de la eficacia del plan de marketing y las previsiones de venta. Se pueden comparar las inversiones econmicas en publicidad, gastos de vendedores, etc., con el volumen extra conseguido en las ventas mediante una eficaz estrategia de marketing, pero es extremadamente difcil realizar este anlisis porque es complejo evaluar que cifra de ventas extras se han alcanzado por estas acciones de marketing.

Sin embargo sobre este tema se han realizado diversas investigaciones, en razn a su importancia, para conocer la realidad de la gestin empresarial. Los factores que hacen difcil la obtencin de estos datos para un posterior anlisis son: - La presencia en el mercado de otros competidores. - Los cambios en las tendencias de la economa de escala. - Los cambios inesperados del gusto o predileccin de los consumidores de los productos de nuestro sector. - La diferencia de los precios de venta fijados por la competencia. - Otras causas ajenas nuestra voluntad, etc.

Existen estadsticas operacionales para identificar y valorar estos factores, sin embargo, su complejidad matemtica hace que estos trabajos sean difciles de realizar por los propios gerentes, y deben ser consultores especializados en esta materia los que deben llevar a cabo estos trabajos. ASPECTOS DE LA EFICIENCIA La eficiencia puede ser considerada en tres aspectos: - Econmicas. - Gerenciales. - Organizativas.

El control de la eficiencia ms utilizado es el econmico, conocido como el control flexible de los presupuestos. CONTEXTO ECONMICO. Los presupuestos para los departamentos o secciones son previamente preparados y luego aprobados por los distintos responsables a los cuales afecta. Los Directores de Departamento tienen la responsabilidad de mantener los gastos asignados a sus reas respectivas dentro de los lmites acordados. En teora no debern surgir problemas siempre y cuando se cumplimenten correctamente las partidas presupuestadas y no se vean superadas o excedidas. El control presupuestario de gastos consiste en una comparacin simple de los costes resultantes con los previstos. Un control flexible calcula de antemano el coste previsto para cada producto en todos los niveles posibles dentro del proceso productivo. Al final de cada periodo o fase, los costes finales son comparados con los presupuestos y se analizan las variaciones o desviaciones que se hayan producido. Si las operaciones de fabricacin han sido realizadas por encima de los costes previstos, debido a una baja productividad o por el aumento en el consumo de materiales, esta diferencia se conoce como variaciones desfavorables de eficiencia. Si la actuacin rebaja las expectativas de costes, estas variaciones se conocen como favorables. CONTEXTO GERENCIAL

La eficiencia de la gerencia la hemos tratado de forma no muy amplia al principio de este Tema, pero deberemos hacer nfasis en: - Uso del tiempo y del esfuerzo de la mejor forma posible. - La calidad de la toma de decisiones y de los procedimientos de control - El rea de los Recursos Humanos.

CONTEXTO ORGANIZATIVO Los problemas de eficiencia organizativa pueden surgir en cualquier situacin, debido sobre todo a estructuras inadecuadas por crecer demasiado deprisa, cambios en la tecnologa o de alguna de las muchas otras modificaciones que son difciles de prever. Otros problemas provienen de las tensiones nerviosas que pueden dilatar o retrasar las comunicaciones internas lo que incrementa la complejidad de las mismas y la burocracia. La organizacin corre el riesgo de no poder adaptarse a los cambios que se puedan producir en el mercado y otros factores medioambientales. Una empresa en continua evolucin debe vigilar la dimensin de su estructura para poder enfrentarse a las nuevas demandas que le son requeridas. Puede encontrase en un momento dado donde los responsables de la gestin se ven obligados a ir ms all de sus posibilidades y puede pasar bastante tiempo antes de que las responsabilidades sean revisadas y los trabajos delegados convenientemente. Existen otros problemas frecuentes dentro de algunas organizaciones, como: - Empresa mal definida, con polticas discrepantes. - Inadecuada integracin de especialistas funcionales. - Comunicaciones deficientemente coordinadas. - Insuficiente descentralizacin de las decisiones. - Empresa bien orientada, pero mal explotada, o a la inversa. - Funciones y responsabilidades mal definidas. Todos estos factores conducen a prcticas ineficaces dentro de la empresa y se requiere de la Direccin General detecte cualquier cambio que se produzca.

RESUMEN 1) Los trminos eficacia y eficiencia son utilizados habitualmente en las conversaciones entre directivos de empresa. Los dos trminos han sido definidos cuidadosamente: - La eficacia, implica que se han tomado las decisiones correctas. - La eficiencia, se refiere a los mtodos que hemos empleado para llevarlas a cabo. 2) Sin embargo, en las discusiones comunes entre directivos no existe una diferencia real entre los dos trminos. 3) Lograr eficacia y eficiencia en cualquier organizacin es una tarea difcil de lograr; existen factores complejos que a veces parecen trabajar como sistemas contrapuestos. 4) Por ejemplo, los principios de eficiencia de la gerencia que incorpora un sistema de relacin cordial con la plantilla, a veces, dicha postura estar en contra de los principios de eficiencia econmica en organizaciones que no contemplan los aspectos humanos en su gestin empresarial.

EJEMPLO PRCTICO La empresa britnica Marks and Spencer, previo anlisis, determin que los complejos circuitos documentarios podran tener un efecto directo sobre los precios de venta, e inici un trabajo para eliminar en lo posible parte del papeleo y la considerable duplicacin del esfuerzo del personal en estas tareas burocrticas. Despus de nueve meses la compaa haba logrado los siguientes resultados: - Los gastos administrativos se redujeron en un 50%. - Una reduccin en la plantilla administrativa en la misma proporcin. - Un ahorro considerable de material de papelera. Los cambios en la organizacin incluyeron la descentralizacin de las responsabilidades y el control a los gerentes de las sucursales; la centralizacin del pago de sueldos y salarios; eliminacin el control de entrada a los centros de trabajo a travs de reloj registrador y su sustitucin por la supervisin directa por parte de los jefes de seccin. EJERCICIO Analice una empresa que usted conozca bien o haya trabajado en ella, y: a) Considere en que forma trabaja desde el punto de vista de la eficacia y de la eficiencia. b) Sugiera algunos cambios en la estructura. c) Cambios que debera efectuar para resolver los problemas en su funcionamiento.

PREGUNTAS 1) Distinga entre eficacia y eficiencia en la gestin empresarial. 2) Con qu problema se encontrar un equipo de direccin compuesto por miembros exclusivamente idealistas o innovadores? 3) Resuma los elementos principales en los procesos organizativos. 4) Explique que es el Principio de Pareto. 5) Cmo ponen en prctica los Bancos este principio? 6) Por qu las reas de servicio en los sectores pblicos se preocupan ms de la eficiencia que de la eficacia? 7) Cul es el chequeo normal de eficiencia aplicado a las actividades de Marketing y Venta? 8) Qu tcnicas se emplean para medir la eficacia de las campaas de Marketing y Ventas? 9) Cmo funciona el control flexible en los presupuestos? 10) Cundo se produce la eficiencia positiva? 11) A qu se deben principalmente los problemas de ineficiencia organizativa? 12) Indique las deficiencias tpicas en una organizacin.