PRISTUPNI RAD

PREZIME I IME BROJ INDEKSA STUDIJSKI PROGRAM PREZIME I IME MENTORA NASLOV RADA

Ivan Dragoan 244/2006 Master Prof. dr Dragana Beejski-Vujaklija Integracija ERP Microsoft Dynamics NAV-a sa Dokument Menadment Sistemima Savremenim poslovanjem kompanija dolo se do potrebe za novom generacijom poslovnih reenja - ERP sistema koja uspevaju da objedine sve oblasti poslovanja i samim tim poveaju efikasnost i produktivnost rada kompanija kroz efikasnu obradu strukturiranih podataka. Pored ERP sistema, na tritu su veliku primenu pronali i dokument menadment sistemi koji omoguavaju obradu nestrukturiranih podataka koji se takoe, svakodnevno u velikom broju koriste u poslovanju kompanija. Na tritu se pojavio veliki broj kompanija, kako lokalnih tako i svetskih koje nude ERP poslovna reenja a meu njima trenutno jedan od najzanimljivijih za razmatranje prilikom odabira ERP sistema je Microsoft Dynamics NAV. Takoe, i u oblasti Dokument Menadment Sistema postoji veliki broj lokalnih i svetskih kompanija koje nude raznovrsna poslovna reenja. Prilikom odabira ERP i DMS poslovnih reenja, neophodno je veoma paljivo razmotriti i sve mogunosti integracije ovih sistema, jer odreeni podaci mogu biti predmet obrade oba sistema. Cilj integracije je da se omogui efikasno korienje ovih zajednikih podataka, u smislu da se omogui efikasna obrada tih podataka tako da se sve informacije od znaaja za obavljanje poslovnih procesa podranih ovim informacionim sistemima, unose i obrauju samo na jednom mestu, a koriste gde god je to potrebno. Ovakav koncept dovodi do poveanja efikasnosti, eliminisanja dupliranja istih poslova kao i eliminisanja redudanse podataka koja moe nastati viestrukim unosom i obradom istih podataka u oba sistema.

APSTRAKT RADA

UVOD
Podruje istraivanja ovog rada predstavlja analiza trita ERP i DMS sistema, analiza koncepta ERP i DMS sistema koji su prisutni na naem tritu, kao i mogunosti integracije ova dva sistema. Trite ERP-ova po ponudi i tranji se segmentira na sisteme za mala, srednja i velika preduzea. Ovu podelu ne diktiraju samo godinji prihodi, broj zaposlenih i slini parametri nego i brzina i obim promena u poslovnim procesima. Ovaj poslednji parametar gotovo direktno utie na primenu, logiku i cenu poslovnih informacionih sistema. Iako su se najpoznatiji svetski proizvoai ERP sistema kao to su SAP, Oracle, Microsoft, BAAN prvobitno pozicionirali na naem tritu u segmentu velikih kompanija preko svojih lokalnih kancelarija i sertifikovanih distributera, uveliko su se ukljuili u konkurentsku trku i za srednje velika preduzea, a specijalnim prilagoavanjem svojih paketa u takozvane light verzije trude se da se pozicioniraju i u segmentu malih preduzea u kojima su lideri lokalne kompanije sa lokalnim reenjima. Pre dolaska na nae trite svetski poznatih lidera u ovoj oblasti, domaa IT preduzea su zauzela znaajan deo lokalnog ERP trita. Meu najuspenijim domaim proizvoaima ERP softvera su: IIB, M&I Systems, Absoft, Informatika, BREZA, DIGIT, Energosoft, SAGA Infotech, PSC i Spinnaker. Meutim, lokalna IT preduzea koja su dominantna u segmentu malih i srednjih kompanija dobila su jaku konkurenciju od strane svetskih proizvoaa koja su svoja reenja prilagodili zahtevima trita. Tako smo od kompanija SAP i Microsoft koje su bile simbol za ERP pakete za enterprise kompanije dobili pakete SAP Bussines One i NAV Express, koji su lokalizovani, u skladu sa domaim zakonodavstvom i potpuno prilagoeni segmentu srednjih i malih preduzea. Velike kompanije preteno kupuju svetske ERP sisteme, ali je najvei broj implementiranih ERP sistema ipak domaeg porekla, kao to su: UPIS kompanije IIB, Avizo, koji je razvila SAGA Infoteh, ili MIS/3 i MIS/4 proizvoaa M &I Systems. Lokalna ERP reenja imaju svoje prednosti koje se ogledaju u cenama koje su po nekoliko puta nie od inostranih ERP softvera, dobroj pokrivenosti poslovanja u naoj zemlji, lakem i brem prilagoavaju dinaminim promenama u domaem pravnom sistemu, brzim doradama i prilagoavanju ERP softvera zakonskim promenama i kao i novim zahtevima korisnika. Meutim, sa druge strane zbog jake marketinke aktivnosti svetskih ponuaa ERP softvera, izgraenim jakim brendom i dokazanosti kvaliteta u praksi, oekuje se jo intenzivnija konkurentska trka vezana za osvajanje naeg trita u segmentu srednjih i malih preduzea.

Globalno gledajui, na naem tritu je tokom prole i ove godine zabeleen rast prodaje softverskih paketa ERP klase za oko 30%, to je i svojevrstan znak oivljavanja privrede i traenja konkurentskih prednosti u razvoju sve efikasnijeg poslovnog informacionog sistema. Poslednjih desetak godina su se pojavljivale i nestajale kompanije koje su se bavile razvojem ERP softvera. Vremenom se iskristalisalo nekoliko najuspenijih: SAP, Microsoft, Oracle i BAAN za ija se poslovna reenja ispostavilo da su i najbolja. Dokument menadment sistemi na naem tritu poslovnih reenja su veoma zastupljeni. DMS sistemi se koriste kako u velikim, tako i u srednjim i malim preduzeima. Da bi ponuai ovih reenja pokrili sve segmente trita, prilagodili su pakete svojih DMS sistema prema potrebama i veliini preduzea koja su zainteresovana za uvoenje ovih poslovnih reenja. Kao to brzina i obim promena u poslovnim procesima segmentiraju trite ERP sistema, za segmentiranje trita DMS sistema, najznaajniji faktori su obim interne i eksterne dokumentacije kao i broj radnih tokova koji se koristi u poslovanju kompanija. Slino kao i u sluaju ERP sistema, na naem tritu u ovoj oblasti DMS poslovnih reenja, preteno dominiraju lokalna reenja domaih kompanija koje imaju prednost koja se ogleda u povoljnijoj ceni i poznavanju lokalnog zakonodavstva i poslovanja na naem tritu ali su takoe prisutna i poznata svetska reenja, prvenstveno u segmentu enterprajz kompanija, pokuavajui preko lokalnih distributera da postignu to veu pozicioniranost u svim segmentima trita.

slika 1: Gartnerov Magini Kvadrant za Enterprise Content Management

Analiza prisutnosti sistema za upravljanje dokumentima u kompanijama koje posluju na naem tritu, govori da u poslednjim godinama postoji tedencija konstantnog poveanja primene DMS sistema i da oni zauzimaju sve bitnije

mesto meu poslovnim reenjima koje svakodnevno omoguavaju poveanje efikasnosti u poslovanju kompanija. Postoji znatan broj kompanija koje pruaju veliki broj raznovrsnih poslovnih reenja u oblasti dokument menadment sistema ali se na naem tritu od svetskih lidera: IBM, EMC, Open Text i Oracle u Enterprise Content Managementu, izdvojio EMC sa svojim reenjem Dokumentum dok su se od lokalnih vendora sa lokalnim reenjima izdvojili MFC, OSA i SRC. MS Dynamics NAV svoj rad zasniva na obradi strukturiranih podataka, dok dokument menadment sistemi u svom radu prvenstveno koriste nestrukturirane podatke. Iako se na prvi pogled stie utisak da ne postoji veliki broj podataka koji se koriste u poslovanju kompanija a koji su predmet obrade oba navedena sistema, praksa je ipak pokazala da postoji znatan broj ovih podataka. Integraciju ova dva sistema je potrebno definisati tako da obrada zajednikih podataka bude izvrena u jednom sistemu ali da ona ipak bude dostupna i vidljiva u drugom sistemu kako bi se pored poveanja efikasnosti izbegla i redudansa istih podataka koja moe nastati viestrukom obradom na razliitim mestima. Rezultat istraivanja bi trebao kroz analizu trita da definie koncepte ERP i DMS sistema na kojima se baziraju i da na osnovu toga ukae na mogue vidove integracija ova dva sistema ime bi se u znatnoj meri poboljala komunikacija i saradnja ERP i DMS sistema to bi doprinelo mogunosti poboljanja poslovanja. Istraivanjem bi trebalo da se ispita mogunost kreiranja jedinstvenog sistema koji e biti u mogunosti da pokrije i strukturirane i nestrukturirane podatke koji su neophodni za poslovanje. Treba se analizirati mogunost formiranja koncepta koji omoguava jedinstvenost unosa i obrade u jednom delu sistema uz automatsku dostupnost u ostalim delovima sistema to poveava efikasnost poslovanja i onemoguava redudansu podataka. Rezultat istraivanja bi takoe trebao da definie mogunosti integracije ova dva sistema, od korienja jedinstvenih ifarnika, prenosa zaglavlja dokumenta iz DMS u NAV sistem, pristupa iz NAV-a dokumentima koji se nalaze u DMS-u, pa do pregleda ERP izvetaja iz DMS-a i impakt analize.

FORMULACIJA PROBLEMA
ERP sistemi, kao transakcioni sistemi se baziraju na strukturiranim podacima, dok se dokument menadment sistemi prvenstveno baziraju na nestrukturiranim podacima, meutim bez obzira na ovu injenicu, u poslovanju kompanija se vrlo esto upotrebljavaju podaci koji se obrauju od strane i ERP i DMS sistema. Prilikom obrade istih podataka od strane oba sistema dolazi do nepotrebnog dupliranja posla i do redudanse nad istim podacima koji se nalaze u oba sistema. Iz tog razloga je potrebno izuiti ovaj problem i po mogunosti

definisati koncepte integracije ova dva sistema baziranih na nain, da obrada podataka koji se koriste u oba sistema, bude uraena u samo jednom sistemu ali istovremeno bude vidljiva i dostupna i u drugom sistemu kako bi se pored poveanja efikasnosti izbegli pomenuti problemi. Rezultat istraivanja bi trebalo da bude analizirano trite ERP i DMS sistema, identifikovani svetski i lokalni liderski vendori ovih reenja, nakon ega bi mogao da se definie koncept ERP i DMS sistema na osnovu kojih se baziraju kao i vidovi mogue integracije ova dva sistema u cilju otklanjanja moguih problema i unapreenja aplikacije. Istraivanjem bi trebalo doi do traenog rezultata kroz odgovore na: Kakav je koncept i struktura ERP sistema? Kakav je koncept i struktura eDMS sistema? Kakvo je stanje na naem tritu ERP sistema i koji su najznaajniji svetski i lokalni vendori? Kakvo je stanje na naem tritu DMS sistema i koji su najznaajniji svetski i lokalni vendori? Na koji nain i koji vidovi integracije bi mogli da ree nepovezanost ERP i DMS sistema i obradu zajednikih podataka? Kako bi u praksi mogla da funkcionie ova integracija?

MOTIVACIJA: INTELEKTUALNA I LINA MOTIVISANOST

S obzirom da su ERP sistemi jedan od najviih stadijuma u razvoju informacionih sistema, postavlja se pitanje da li kompanije reavaju sve probleme poslovanja nakon uvoenja ovih sistema. Koji je sledei mogui korak nakon uvoenja ERP sistema koji ureuje poslovanje? ta se deava sa nestrukturiranim podacima koji ne mogu biti obraeni u transakcionim sistemima kao to su ERP sistemi? Na koji nain bi mogli DMS sistemi da obrauju nestrukturirane podatke i kakve su mogunosti integracije ERP i DMS sistemi u cilju da se obrada zajednikih podataka vri samo na jednom mestu? Sva navedena pitanja su veliki motiv i veliko interesovanje za planirano istraivanje. Ovim istraivanjem se oekuje ukazivanje na mogunosti integracije ERP i DMS sistema, nakon prethodne studiozne analize koncepta ERP i DMS sistema poznatih svetskih i lokalnih ponuaa prisutnih na naem tritu. Radei u kompaniji koja je jedan od najveih sistem integratora u ovom regionu na poziciji rukovodioca projekta, susreo sam se sa problemima kompanija prilikom njihovog svakodnevnog poslovanja i uvideo potrebu za studioznim definisanjem koncepta ERP i DMS sistema i definisanjem odreenih vidova reenja integracije koja bi omoguila otklanjanje uoenih problema.

ORGANIZACIJA I METODE ISTRAIVANJA

Za istraivanje svetskog trita korieni su izvori Gartner kompanije koja je lider u oblasti pruanja informacija o stanju na tritu u oblasti IT usluga. Kao jedna od specijalizovanih oblasti istraivanja Gartner kompanije je i oblast koja obuhvata DMS sisteme. Na taj nain e se Gartner kompanija koristiti kao jedan od kvalitetnih izvora informacija za istraivanje stanja na svetskom tritu ERP i DMS sistema. Za istraivanje lokalnog trita jedan od izvora je i sopstveno iskustva steeno u ovoj oblasti aktivnim radom u poslednjih par godina a takoe su koriene kao izvor i kompanije IDC i Mineco sa svojim podacima o informatikom tritu, za koje su sproveli brojna istraivanja nad svim vodeim i jo nekoliko stotina znaajnih IT preduzea u Srbiji to ini osnovu za visok kvalitet planiranog istraivanja. Istraivanjem e biti obuhvaena gotova sva znaajna preduzea na naem tritu koja u ponudi imaju ERP i DMS sisteme . Pored ve navedenih izvora, planira se istraivanje koja e se zasnivati i kroz pretraivanje interneta koje takoe moe pruiti znaajne podatke, kao i ostale literature koja se bazira na spomenutoj temi,. Okvirno plan istraivanja bi trebao da obuhvati: analizu i definisanje koncepta i strukture ERP sistema analizu stanja na naem tritu u oblasti ERP sistema analizu poslovnih reenja najznaajnijih vendora u oblasti ERP sistema na svetskom i naem tritu analizu i definisanje koncepta i strukture DMS sistema analizu stanja na naem tritu u oblasti DMS sistema analizu poslovnih reenja najznaajnijih vendora u oblasti DMS sistema na svetskom i naem tritu na koji nain i koji vidovi integracije bi mogli da ree probleme usled nepovezanost ERP i DMS sistema i usled obrade zajednikih podataka kako bi u praksi mogla da funkcionie integracija ERP i DMS sistema U radu je takoe planirano i istraivanje jednog privrednog subjekta kao primer iz prakse za mogunosti integracije ERP Microsoft Dynamics NAV-a i Dokument menadment sistema. U ovom delu rada bi trebalo da se predstavi privredni subjekt u kome je realizovana integracija, da se definiu okvir i ciljevi projekta uvoenja i mogunosti integracije, kao i rezultat i unapreenja koja su nastala uvoenjem pomenute integracije. U okviru procesa istraivanja e biti definisan plan istraivanja koji bi trebalo da obuhvati fazu analize svetskog i srpskog trita DMS i ERP sistema, identifikaciju liderski kompanija u ovim oblastima, zatim definisanje koncepta i

strukture ERP i DMS sistema prisutnih na naem tritu re DMS sistema, kao i fazu definisanja moguih reenja integracije u cilju otklanjanja problema usled nepovezanog rada ERP i DMS sistema. Okvirni sadraj rada kao prikaz istraivanja bi trebao da obuhvati sledea poglavlja: 1 Uvod 2 ERP sistemi
2.1
2.1.1 2.1.2 2.1.3

Najznaajniji ERP sistemi na naem tritu

SAP Oracle E-Business Suite i PeopleSoft BAAN

2.2 2.3
2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4

Karakteristike Microsoft Dynamics NAV-a Osnovne funkcionalnosti Microsoft Dynamics NAV-a

Upravljanje finansijama Upravljanje lancima snabdevanja Upravljanje odnosima sa klijentima E-poslovanje

3 Dokument Menadment Sistemi - DMS

3.1
3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4

Najznaajniji DMS sistemi na naem tritu

EMC Documentum MFC Spider OSA Unidocs SRC eOffice

3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 5.1

Koncept i namena sistema za upravljanje dokumentima Struktura dokument menadment sistema Opis funkcionalnosti Poslovne prednosti uvoenja dokumentacionog sistema Topologija DMS reenja Poslovni sistemi i podaci Integracija podataka i dokumenata Korienje jedinstvenih ifarnika Prenos zaglavlja dokumenta iz DMS-a u NAV Pristup iz NAV-a dokumentima koji se nalaze u DMS-u Pregled ERP izvetaja iz DMS-a Impakt analiza

4 Mogunosti integracije Dynamics NAV-a i DMS-a

5 Studija sluaja - primer iz prakse za integraciju NAV i DMS sistema

Graevinska Direkcija Srbije - privredni subjekt u kome je realizovana integracija NAV i DMS sistema 5.2 Okvir projekta 5.3 Ciljevi projekata 5.4 Rezultati uvoenja i integracije NAV-a i DMS-a u GDS 5.5 Unapreenja koja su nastala nakon uvoenja i integracije ERP i DMS sistema

OPIS DELA SVETA KOJI E BITI IZUAVAN

Istraivanje bi se odnosilo na analizu svetskog i naeg trita u segmentu ERP i DMS poslovnih reenja. Istraivanje bi trebalo da identifikuje vodee kompanije u oblasti ovih poslovnih reenja, strukturu na kojoj se baziraju njihova reenja, kao i privredne subjekte koji u svojim poslovanjima koriste ove sisteme.

REFERENTNA LITERATURA, KONCEPTI I TEORIJSKI FOKUS

Spackman, D., Speaker, M.: Enterprise Integration Solution, Microsoft Profesional, 2005 Bocij,P., Chaffey,D., Greasley,A., Hickie, S.: "Business Information Systems" Prentice Hall, 2003 Applegate L., Austin R., McFarlan W.F.: "Corporate Information Strategy and Management" McGrow Hill, 2003 BAAN Product Documentations, ITS Intertrade, Beograd 2005 Dragoan I. Analiza poslovnih reenja softverskog paketa ERP Microsoft NAV, FON Beograd, Diplomski rad, Beograd 2005 Sito 06 - Srpski IT osmatra, Mineco Computers, Beograd 2007 Informatika industrija Srbije , Mineco Computers, Beograd 2007 http://www.gartner.com, septembar, 2007 http://www.earhiva.com, novembar, 2007 http://www.src.si, novembar, 2007 http://www.emc.com, novembar, 2007 http://www.osa.co.yu, novembar, 2007 http://www.microsoft.com, oktobar, 2007 http://www.sap.com, novembar, 2007 http://www.oracle.com, novembar, 2007 http://www.peoplesoft.com, oktobar, 2007 http://www.microsoft.co.yu, septembar, 2007 http://www.ekonomist.co.yu, juni, 2007 http://www.internetogledalo.com, juli, 2007 http://www.span.hr, septembar, 2007 http://www.psc.co.yu, juli, 2007 http://www.poslovnisoftver.com, septembar, 2007 http://www.enel.hr, juli, 2007

http://www.qss.ba, septembar, 2007 http://www.pctv.co.yu, septembar, 2007 http://www.personalmag.co.yu, juli, 2007 Na osnovu otvorene literature (Sito 06 - Srpski IT osmatra, Mineco Computers, Beograd 2007; Informatika industrija Srbije , Mineco Computers, Beograd 2007; http://www.gartner.com, septembar, 2007) koja prua pregled stanja u oblastima koja su relevantna za odgovore na istraivaka pitanja postignuta su sledea saznanja: Lokalna IT usluna preduzea su razvijala svoja znanja i specijalnosti kako je srpsko trite sazrevalo. Ovako steeno iskustvo je do skoro bilo dovoljno da zadovolji potrebe korisnika u Srbiji. Meutim, od 2006. godine potrebe korisnika za specijalistikim uslugama (implementacija ERP-a i DMS-a, IT sigurnost, integracije sistema za skladitenje podataka, itd) naglo rastu i uoava se jaz izmeu zahteva sa jedne strane i mogunosti lokalne IT industrije sa druge strane. Ovaj prostor su iskoristile regionalne integratorske kompanije koje svojim konsultantskim kapacitetima i veim iskustvom lake dolaze do kvalitetnog posla. Nia cena usluga lokalnih preduzea e biti u prednosti u odnosu na regionalna i internacionalna, sve dok lokalna preduzea raspolau sposobnostima da urade posao. Takoe, lokalna IT preduzea mogu da raunaju na prednost dobrog poznavanja potreba lokalnih korisnika preduzea i institucija i njihovog poslovnog modela. Regionalne i internacionalne uslune kompanije mogu da raunaju na privatizaciju i restrukturiranje kao osnovne pokretae svog posla na tritu IT usluga u Srbiji. U procesu privatizacije mnoga preduzea su otkupljena od strane svetskih investitora i zapaen je sve vei broj green-field investicija. Strana preduzea donose svoje korporativne IT standarde i esto dovode i svoje globalne IT servis provajdere. Generalno gledajui, zabeleen je stalni rast uea u IT uslugama u ukupnim IT potrebama. Pored prirodnog rasta trita IT usluga bie sve prisutnije preuzimanje posla od internih IT sektora velikih sistema.

SVRHA I CILJEVI ISTRAIVANJA

Svrha rada bi bilo ukazivanje na mogunosti poboljanja efikasnosti poslovanja kompanije, nakon uvoenja ERP sistema, kroz integraciju ERP sistema sa dokument menadment sistemima (DMS). Kroz analizu lokalnog i svetskog trita i analizom strukture poslovnih reenja liderskih vednora u oblasti ERP i DMS reenja, cilj rada je da ukae na bitne injenice i benefiti koje se mogu dobiti integracijom Dynamics NAV i DMS reenja kroz predstavljene mogunosti kreiranja jedinstvenog informacionog sistema. Konkretan rezultat istraivanja bi mogao da ukae na mogunost kreiranja jedinstvenog informacionog sistema, koji bi kroz integraciju bio u stanju da obuhvati sve strukturirane podatke kroz transakcioni sistem Dynamics NAV,

i sve nestrukturirane podatke kroz DMS, na nain da pomenutom integracijom i saradnjom funkcioniu kao celina.

REFERENCE
Spackman, D., Speaker, M.: Enterprise Integration Solution, Microsoft Profesional, 2005 Bocij,P., Chaffey,D., Greasley,A., Hickie, S.: "Business Information Systems" Prentice Hall, 2003 Applegate L., Austin R., McFarlan W.F.: "Corporate Information Strategy and Management" McGrow Hill, 2003 BAAN Product Documentations, ITS Intertrade, Beograd 2005 Dragoan I. Analiza poslovnih reenja softverskog paketa ERP Microsoft NAV, FON Beograd, Diplomski rad, Beograd 2005 Sito 06 - Srpski IT osmatra, Mineco Computers, Beograd 2007 Informatika industrija Srbije , Mineco Computers, Beograd 2007 http://www.gartner.com, septembar, 2007 http://www.earhiva.com, novembar, 2007 http://www.src.si, novembar, 2007 http://www.emc.com, novembar, 2007 http://www.osa.co.yu, novembar, 2007 http://www.microsoft.com, oktobar, 2007 http://www.sap.com, novembar, 2007 http://www.oracle.com, novembar, 2007 http://www.peoplesoft.com, oktobar, 2007 http://www.microsoft.co.yu, septembar, 2007 http://www.ekonomist.co.yu, juni, 2007 http://www.internetogledalo.com, juli, 2007 http://www.span.hr, septembar, 2007 http://www.psc.co.yu, juli, 2007 http://www.poslovnisoftver.com, septembar, 2007 http://www.enel.hr, juli, 2007 http://www.qss.ba, septembar, 2007 http://www.pctv.co.yu, septembar, 2007 http://www.personalmag.co.yu, juli, 2007

10