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Tecnologas Informacin y Comunicacin II
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION (ERP)
Elaborado por: Armando Carlos Rojas Marn

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La Necesidad de un Software de Gestin Integral

La evolucin de los Sistemas de Informacin de Gestin.
El entorno cada vez ms competitivo y exigente en el que tienen que desenvolverse actualmente las empresas ha obligado a mejorar de forma drstica la gestin y a facilitar la integracin de las distintas reas funcionales. El objetivo de poder ofrecer un mejor servicio a los clientes, reducir los plazos de entrega, minimizar los inventarios de productos, etc. Los Sistemas Integrados de Gestin (ERP) surge en los aos noventa como una evolucin de los existentes hasta la fecha; sistemas de gestin de inventarios y planificacin de la produccin, en sus distintas versiones (MRP: Material Requirements Planning, de los aos setenta; MRP II: Manufacturing Resources Planning, de los aos ochenta); programas de contabilidad; aplicaciones de gestin de la facturacin; etc.

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La Necesidad de un Software de Gestin Integral

I Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) su objetivo de facilitar la gestin de todos los recursos de la empresa, a travs de la integracin de la informacin de los distintos departamentos y reas funcionales.
La Integracin a nivel de procesos En la estructura organizativa tradicional de una empresa cada departamento se centra en resolver las tareas que tiene asignadas de manera eficaz y eficiente. En principio, este planteamiento parece el ms lgico para mejorar la productividad, ya que se basa en una divisin y especializacin del trabajo, de manera que un determinado departamento se encarga de las actividades comerciales y de mercadotecnia , otro se ocupa de toda la gestin financiera y administrativa, etc.

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La Integracin a nivel de procesos

I La introduccin paulatina de la informtica en las empresas permiti dar soporte a cada uno de estos departamentos y reas funcionales de forma aislada.
De esta forma cada departamento se centra en la funcin que tiene asignada y pierde la visin global de las actividades de la organizacin. La separacin entre las distintas funciones puede dificultar la comunicacin interdepartamental y el flujo de actividades que se desarrollan a nivel global por la empresa. Por ejemplo, el cliente no va a percibir que el departamento de produccin es muy eficiente y rpido entregando los productos si, a la postre, la entrega se ve retrasada por una mala coordinacin con el departamento de logstica: de poco sirve fabricar bien y rpido si el producto debe esperar unos das en el almacn hasta que alguien se encargue de enviarlo a su destino. ACTIVIDAD: donde queda la objetivo de JUSTO A TIEMPO???????.

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I Al cliente le interesa el resultado final de la actividad global de la empresa y no el resultado de los trabajos realizados por cada una de los departamentos. Por este motivo, es necesario adoptar una nueva visin del mal funcionamiento de la empresa, mas orientada hacia el cliente y hacia el resultado global: la visin por procesos.
El funcionamiento de la empresa desde el punto de vista de los clientes no es una secuencia aislada de actividades, sino mas bien, el resultado de una secuencia coordinada de actividades en las que van a intervenir las distintas unidades organizativas en la que van a intervenir las distintas unidades organizativas (departamentos comercial, de produccin, de administracin, etc.), es decir, en la empresa se producen flujos de actividades, a las que denominaremos procesos, que tienen la caracterstica de atravesar distintas unidades organizativas.

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I Hammer y Champy definen un proceso como un conjunto estructurado y medible de actividades que se desarrollan en una organizacin con el objetivo de conseguir un resultado concreto para algn cliente o mercado especifico . Un proceso se caracteriza, por lo tanto, por una secuencia de actividades con unos inputs y unos outputs medibles.
A la hora de estudiar las actividades que lleva a cabo una empresa, es interesante contemplarlas desde el concepto de la cadena de valor desarrollado por Michael Porter.
Entendemos por valor agregado la cantidad que los clientes estn dispuestos a pagar por lo que la empresa les proporciona y la cadena de valor es la secuencia de actividades que generan valor para el cliente final.

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La cadena de valor de la empresa (M. Porter)

Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Las actividades de valor se pueden dividir en dos grupos: Actividades primarias, implicadas en la creacin fsica del producto y su venta y entrega al comprador, as como la asistencia posterior a la venta. Actividades de apoyo, que sustentan las actividades primarias y se apoyan entre si (actividades administrativas, de sistemas de informacin, de gestin de recursos humanos, etc.):

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I Con el avance da las TICS, la capacidad existente para capturar, procesar, almacenar y distribuir la informacin se ha incrementado de manera espectacular y se han eliminado las barreras de distancia y de tiempo que dificultaban la coordinacin entre las distintas funciones de la empresa.
Los sistemas ERP permiten integrar los flujos de informacin de los distintos departamentos de la empresa y facilitan el seguimiento de las actividades que constituyen la cadena de valor. Adems, hay que tener en cuenta que la cadena de valor sobrepasa los limites de la empresa, ya que incluye tanto a las actividades realizadas por los proveedores, como a las propias del canal de distribucin.

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I De esta forma, se produce una integracin vertical de actividades hasta llegar al cliente final. La satisfaccin del cliente depender del resultado completo de la cadena de valor y, por lo tanto, no llega con gestionar eficaz y eficiente las actividades de la empresa, sino que es necesario preocuparse de la gestin global de la cadena de valor, en estrecha relacin con los proveedores y con el canal de distribucin.
Por este motivo, los modernos sistemas ERP incluyen el soporte y la integracin de las actividades de los proveedores y los distribuidores: SCM (Supply Chain Management) y CRM (Customer Relationship Management). La gestin por procesos implica una visin horizontal del funcionamiento de una empresa, donde las unidades organizativas pasan a ser consideradas como eslabones de una cadena de prestacin de servicios. De este modo, la empresa ya no se centra en si misma, sino en el cliente y sus reas funcionales actuarn correctamente en la medida en que estn aportando valor a los procesos en los que participen.

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I En la gestin por procesos el nfasis se centra en que, como, por que y para quien se hacen los cosas y no tanto en el quien las hace, es decir, la empresa desplaza su punto de mira desde el producto hacia el cliente, ya que la clave de su xito esta en generar valor y mejorar la satisfaccin del cliente. Podemos con siderar que el producto (o, en su caso, la presentacin de servicio) es el medio que permite a la empresa alcanzar el fin que garantiza su xito en el mercado: ofrecer valor al cliente.
No existe unanimidad a la hora de identificar los principales procesos de la empresa. John Sviokla y otros investigadores de Harvard sostienen que solo hay dos procesos principales: gestionar la lnea de productos y gestionar el ciclo de pedidos.

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I Por su parte, John Rockart y James Short, del MIT Sloan School of Management defienden que son tres los procesos principales: desarrollo de nuevos productos, entrega de productos a los clientes y gestin de las relaciones con los clientes. La mayora de las empresas han identificado entre 10 y 20 procesos clave. Cada uno de estos procesos principales se pueden subdividir en subprocesos, tal como muestra la siguiente tabla (Suarez C. 19989):
Procesos tpicos en empresas de distribucin e industriales.
PROCESOS PRINCIPALES
SUBPROCESOS
Procesos de direccin Investigar el entorno y disear la estrategia de la empresa. Definir las actividades a desarrollar coherentes con la estrategia y sus responsables.
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SUBPROCESOS
Establecimiento de objetivos generales y control de la empresa Gestionar la mejora organizativa Procesos de diseo y desarrollo de nuevos productos o mejora de loas productos actuales Investigar mercados y necesidades del cliente Analizar viabilidad comercial, tcnica y financiera Diseo bsico producto y proceso Desarrollo de nuevos productos o mejora de los productos actuales Disear, fabricar y evaluar prototipos Medida de la satisfaccin de los clientes

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PROCESOS PRINCIPALES Proceso de marketing y ventas
SUBPROCESOS
Planificacin comercial Promocin y publicidad Acciones comerciales (presupuestos, visitas, etc.) Procesos de pedidos de clientes Control de ventas Planificacin de recursos necesarios para la produccin (materiales, capital, personal, tecnologa, etc.) Transformacin de los recursos en productos Entrega/instalacin de los productos Control de entregas: seguimiento pedidos, stocks, calidad, etc.
Produccin y entrega Para empresas orientadas a produccin industrial

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SUBPROCESOS
Ejecucin de servicios Planificacin de recursos necesarios para (empresariales orientados a proporcionar el servicio servicios) Desarrollo de las capacidades Entrega del servicio Control de la calidad del servicio
Facturacin y servicio post-venta
Facturar al cliente Suministrar servicio post-venta Responder a las sugerencias o reclamaciones

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SUBPROCESOS
Procesos de compras e Localizar y seleccionar los proveedores inventario Negociar con los proveedores Realizacin de pedidos Recepcin de pedidos Controlar inventarios Controlar los pedidos realizados
Procesos de personal
Planificacin de las necesidades Contratacin Formacin/Carrera Motivacin Retribuciones

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PROCESOS PRINCIPALES Gestin Financiera
SUBPROCESOS
Planificacin financiera Negociacin con bancos y otras fuentes Plan de Inversiones Gestin cobros Gestin pagos Control de tesorera Contabilizacin Definicin necesidades, tratamiento y proceso de la informacin y de la comunicacin Gestin de los Sistemas de Informacin Evaluacin de la calidad de la informacin y de su utilizacin en la toma de decisiones
Procesos de Informacin y Comunicacin

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CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (ERP)

Definicin de un Sistema ERP
Los sistemas de gestin ERP surgieron con el objetivo de facilitar un sistema que cubriera todas las reas funcionales de una empresa de forma integrada: finanzas, produccin, compras, ventas, recursos humanos. Antes de salir al mercado los sistemas ERP, se sola utilizar software independiente para cada departamento, ocasionando mltiples problemas derivados de la dispersin de los datos y formatos, que dificultaban la integracin de la informacin: la tpica situacin de islas de informacin que no se podan interconectar. Podemos definir un sistema ERP como un sistema integrado de software de gestin empresarial, compuesto por un conjunto de mdulos funcionales (logstica, finanzas, recursos humanos, etc.) susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada cliente.

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Definicin de un Sistema ERP
Un sistema ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de gestin en uno solo, basndose en una nica base de datos centralizada. Esto permite garantizar la integridad y unidad de los datos a los que accede cada departamento, evitando que estos tengan que volver a ser introducidos en cada aplicacin o modulo funcional que los requiera (as, por ejemplo, si una factura ha sido registrada en el modulo de clientes, ya que no es necesario introdu cirla de nuevo en el modulo de contabilidad y finanzas). Un sistema de estas caractersticas debera estar adaptado para funcionar en entornos internacionales, soportando la gestin de varios idiomas, monedas y sistemas de tributacin, as como la generacin de informes y documentos adaptados a la legislacin vigente en cada pas. Se trata de un importante aspecto a tener en cuenta, dada la diversidad de normativas existentes y las variaciones que sufren a lo largo del tiempo.

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Estructura de un ERP
EL SISTEMA BSICO DE UN ERP La mayora de los ERP adoptan una estructura modular que soporta los diferentes procesos de una empresa:
Modulo Gestin Financiera
Modulo Recursos Humanos
Modulo Gestin Compras
Modulo Gestin Ventas

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Todos estos mdulos estn interconectados y comparten una base de I datos comn, garantizando de este modo la coherencia e integracin de los datos generados. La ventaja de que estos productos sean modulares posibilita la implantacin del sistema por etapas, reduciendo el impacto global en la organizacin al facilitar la transicin desde los sistemas anteriores. Normalmente el primer modulo que se pone en marcha es el financiero y posteriormente, se van integrando los restantes, dependiendo de las caractersticas particulares de cada empresa. El sistema bsico del ERP esta formado por las aplicaciones tcnicas y la arquitectura necesaria para servir de plataforma al resto de los mdulos. Proporciona herramientas de administracin para controlar tanto al sistema en si (rendimiento, comunicacin con otras aplicaciones y otros sistemas, etc.), como la base de datos que constituye el ncleo del producto. Las principales plataformas de servidores son los sistemas Windows Server y Linux, mientras que las bases de datos mas utilizadas son Oracle, Microsoft SQ L Server e IBM DB2.

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Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Es importante destacar la proliferacin en los ltimos aos de ERP de propsitos generales verticales, basados en plataformas de software libre que por lo general suelen utilizar las bases de datos MySQL o PostgresSQL. Las ultimas versiones de ERP incluyen soporte a las tecnologas derivadas de Internet, como el estndar XML o el lenguaje de programacin JAVA. Cada proveedor de ERP define la modularizacin de su solucin, atendiendo a razones comerciales o tcnicas. En la tabla siguiente se muestran, a modo de ejemplo, la modularizacin de dos ERP: SAP y LIBRA, ERP desarrollado por la empresa espaola EDISA.

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Tabla Comparativa de mdulos en dos productos ERP

Procesos principales Gestin Financiera y Control.
Mdulos de SAP Finance. Treasure Management. Entreprise Controlling. Invest Management. Material Management Sales and Distribution. Production Planning. Plant Maintenance.
Mdulos de LIBRA Libra Financiera.
Aprovisionamiento y Logstica Interna. Ventas y Logstica Externa. Produccin. Gestin de Medios Tcnicos.
Libra Compras. Libra Almacenes. Libra Ventas. Libra produccin. Libra Gestin de Medios Tcnicos y Mantenimiento. Libra CRM. Libra Recursos Humanos.
Gestin de Relaciones. Gestin de recursos Humanos.
CRM. Human Resources.

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Funcionalidades incluidas en los principales mdulos que constituyen un sistema ERP.

Tecnologas Informacin y Comunicacin II I MODULO DE APROVISIONAMIENTO Este mdulo comprende la gestin de materiales y la relacin con los proveedores. En el apartado de gestin de materiales el sistema debe dar soporte a la definicin de los datos necesarios para el tratamiento de los materiales a lo largo de toda la cadena logstica, as como las transacciones realizadas con ellos, facilitando el control de los stocks, la generacin de nuevos pedidos, la valoracin de inventarios de acuerdo con distintos criterios. Respecto al apoyo a la relacin de la empresa con los proveedores, el sistema debe proporcionar toda la informacin sobre precios, y condiciones de entrega historial de compras, disponibilidad, etc., facilitando de este modo el proceso de toma de decisiones de compra. As mismo, mediante distintas opciones de anlisis, el sistema puede realizar una valoracin de los proveedores: cumplimiento de plazos de entrega, estado de los materiales, fiabilidad, etc.

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Este modulo se apoya en dos Bases de Datos fundamentales:

MODULO DE APROVISIONAMIENTO
Base de datos de materiales, que permite registrar para cada referencia su cdigo, descripcin, peso, dimensiones, calidad, cantidad en stock, etc. Base de datos de proveedores, que almacena los datos sobre cada uno de los proveedores seleccionados: nombre, personas de contacto, direccin de pedido, datos fiscales para facturacin, etc., as como precios y condiciones de entrega de los productos que ofrece.
El modulo de aprovisionamiento, facilita la planificacin de los pedidos a proveedores a partir de las necesidades de compra de la empresa, que pueden venir determinadas por la demanda de productos terminados o por el control de unos stocks mnimos de produccin.
Adems, este modulo ofrece la consulta del historial de los proveedores y de los mo vimientos de materiales que se han realizado.
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MODULO DE APROVISIONAMIENTO
Tecnologas Informacin y Comunicacin II I En definitiva este modulo deber dar soporte a todos los procesos de compra, desde la gestin de proveedores y tarifas hasta el control de los procesos de pedidos, conciliacin de facturas y otras fases implicadas en el aprovisionamiento, tanto de productos como de materias primas, bienes de inversin o servicios, as como la gestin de contratos de suministro.

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MODULO DE PRODUCCION
I Este modulo se encargara de gestionar los materiales y servicios empleados en la cadena de produccin de una empresa, as como los recursos (maquinas, utilera, personal) utilizados en esta. Tambin facilita la planificacin de los materiales y de las capacidades de los recursos, lanzando las ordenes de montaje o de fabricacin y adaptndose a las caractersticas especificas de los distintos sistemas de fabricacin: fabricacin contra stock, fabricacin a medida contra pedido (build to order) o montaje (nicamente se realiza el ensamblaje final de las distintas piezas que componen el producto). Para contribuir a una adecuada gestin de los stocks de materiales, este modulo debe estar totalmente integrado con el modulo de aprovisionamiento. Adems, este modulo puede incorporar diferentes funcionalidades adicionales como la planificacin a capacidad finita, la captura de datos en planta, la gestin de subcontrataciones, etc.

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MODULO DE VENTAS
Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Este modulo se ocupa de la relacin de la empresa con los clientes, dando soporte a todas las actividades comerciales preventa (contactos, presupuestos..) y post-venta (entrega, factura, devoluciones..).
As mismo facilita la gestin y configuracin de los pedidos, la logstica de distribucin, la preparacin de entregas, la expedicin y el transporte. Para un correcto funcionamiento, el modulo de ventas deber estar integrado con los mdulos de almacn, logstica, modulo financiero, etc. As mismo, cada vez se exige un mayor nivel de integracin entre ventas y compras, reflejo de una progresiva orientacin a una operativa bajo-pedido.

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MODULO DE FINANZAS
Este modulo se encarga de la contabilidad y de la gestin financiera Ide la empresa. Se trata de un modulo esencial dentro del sistema ERP, ya que va a estar totalmente integrado con los restantes mdulos. Por este motivo, resulta fundamental para la correcta implantacin del ERP. Proporciona herramientas flexibles y aplicaciones orientadas a las contabilidades financiera, como analtica o de costos. Entre sus mltiples funciones relacionadas con la operativa, financiera y contable podemos destacar las siguientes:

Contabilizacin operaciones de la empresa (generacin de asientos contables). Elaboracin de balances y de la cuenta de resultados. Elaborar presupuestos, generacin de informes y anlisis de desviaciones. Gestin de la tesorera (control de flujos de cobros y pagos, gestin de cuentas corrientes, lneas de crdito y de deposito, etc.). Administracin de activos.

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MODULO DE FINANZAS
Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Este modulo tambin proporciona funciones especificas para el departamento de administracin de una empresa:
Facturacin (emisin de las facturas). Liquidacin de los impuestos (sobre Sociedades, IVA, etc.). Gestin de cobros y reclamacin de impagados.
En general todos los sistemas ERP disponen de un gran numero de informes financieros y contables estndar e incorporan herramientas de diseo a la medida para facilitarles la generacin de informes adaptados a las necesidades de cada cliente, como en el caso de la liquidacin de impuestos a cada pas.

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MODULO DE RECURSOS HUMANOS

Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Este modulo de un ERP permite administrar la informacin relacionada con los empleados de una organizacin (datos personales, formacin recibida, experiencia, ocupacin, salario, historial profesional, periodos vacacionales, bajas por enfermedad, premios, sanciones, etc.) entre las mltiples funciones que facilita podemos destacar las siguientes: Definicin de estructuras organizativas. Planeacin de las necesidades de personal. Soporte al proceso de evaluacin y seleccin de personal (registro curricular, gestin de pruebas de evaluacin, clasificacin de candidatos, etc.): Control de presencia (gestin de turnos de trabajo, horarios, periodos vacacionales, bajas por enfermedad, permisos, etc.), relacionado generalmente con el modulo de produccin. Soporte a la contratacin de personal (registro y modificacin de los distintos tipos de contratos laborales). Gestin de las acciones formativas. Registro de gastos de representacin y de dietas por desplazamiento. Soporte a la generacin de nminas.

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MODULO DE GESTION DE MEDIOS TECNICOS Y MANTENIMIENTO

Tecnologas Informacin y Comunicacin II I El modulo facilita el control de los recursos materiales y tcnicos de la empresa, maquinaria, elementos de transporte y repuestos; e integra las funciones empresariales de compras y mantenimiento para asegurar la disponibilidad de estos recursos en las operaciones empresariales.
Adems el inventario de todos los recursos materiales, es importante destacar la funcionalidad referida a la gestin de estos: mantenimientos preventivos y correctivos, reparaciones, alquileres, etc.

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CARACTERISTICAS GENERALES DE UN ERP CAPACIDAD DE PARAMETRIZACION

Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Caractersticas diferenciales de los ERP frente a la mayor parte de las soluciones de gestin orientadas a pequeas empresas.
La parametrizacin de un ERP permite adaptar el funcionamiento del sistema a las necesidades concretas de cada empresa, as como incorporar nuevas funciones o modos de funcionamiento a medida que la empresa en cuestin lo requiera, sin requerir de desarrollos especficos o a la medida del cliente. La parametrizacin del ERP exige un gran conocimiento tanto del producto como de las necesidades de la empresa, y por ello, este trabajo requiere de un importante esfuerzo de consultora, que es fundamental en un proyecto de implantacion de un ERP.

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CAPACIDAD DE PARAMETRIZACION
Tecnologas Informacin y Comunicacin II I La complejidad de un sistema ERP esta directamente relacionada con el nivel de parametrizacin que este permite. Estructura fiscal de la empresa o grupo de empresas que incluye la configuracin social del grupo y sus relaciones, estructura de impuestos, etc.
Localizacin a nivel de pas, para adaptarse a caractersticas concretas como usos horarios, las divisas, los impuestos y sobre todo, el idioma en el que debe manejarse la informacin y el acceso al sistema. Tipologa de productos: estructura, conjuntos, etc. Reglas de negocio: polticas de precio, distribucin, comisiones, etc. Estructura fsica que define las sedes administrativas y operativas, diferenciando en estas las distintas zonas, almacenes, plantas productivas, llegando hasta la configuracin de las ubicaciones en los propios almacenes o la descripcin de los muelles de carga para la logstica.
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CAPACIDAD DE PARAMETRIZACION
I Estructura organizativa y funciones: permite definir los usuarios, roles y perfiles, funciones accesibles, niveles de seguridad en el acceso a datos, etc.
Flujo de procesos, automatizacin de tareas y de gestin de alertas. Relacionado con este tema cabe destacar la incorporacin en los ERP de funcionalidades BPM (Business Process Management), orientadas al establecimiento de flujos de trabajo, que relacionan la estructura organizativa (usuarios de los sistemas) con la informacin y los eventos registrados en los sistemas de informacin de la empresa. Estructura documental de la empresa.

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INTERFAZ DE USUARIO AVANZADA Y FLEXIBLE

Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Normalmente, los ERP incorporan las ultimas tecnologas y avances en la interfaz de usuario, con las facilidades graficas o la posibilidad de definir diversos dispositivos de acceso: computadores personales, terminales de radiofrecuencia PDA, etc. Destaca actualmente la posibilidad de acceso mediante interfaces Web, lo que aporta la posibilidad de acceso a colectivos externos a la empresa desde la extranet de la empresa.

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INTEGRACION CON OTRAS APLICACIONES

Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Esta caracterstica facilita la comunicacin e intercambio de datos por medio de interfaces estandarizadas con paquetes de software EDI, herramientas de Internet, aplicaciones ofimticas, soluciones de Business Intelligence, etc.

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CAPACIDAD DE ACCESO A LA INFORMACION

Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Los ERP cuentan con un conjunto de salidas e informes predefinidos y adems, posibilitan la interaccin desde distintas herramientas de acceso a datos: OLAP, generadores de informes, aplicaciones ofimticas, herramientas de Business Intelligence, etc.
OTRAS CARACTERISTICAS. Estas caractersticas de los ERP, podramos citar la incorporacin de herramientas de seguridad, ayudas en lnea, etc.

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METODOLOGIA Y CRITERIOS PARA LA SELECCIN DE UN SISTEMA ERP

Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Criterios que se deberan tener en cuenta a la hora de elegir el sistema ERP ms adecuado para su organizacin:
Funcionalidad del ERP: mdulos que ofrece el sistema para dar soporte a las necesidades de las distintas reas funcionales de la empresa. Si el ERP presenta carencias en alguna de estas reas, es importante que pueda integrarse con otros productos que suplan dichas carencias, o bien, que facilite la realizacin de desarrollos a la medida. Criterios tcnicos: plataformas tcnicas soportadas por el ERP, bases de datos utilizadas, lenguajes de programacin incorporados, herramientas de desarrollo, facilidad de comunicacin con otros sistemas y aplicaciones, soporte a los estndares de las tecnologas Internet (XML, EDI-Web), etc.

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Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Criterios econmicos: costo de las licencias, del proceso de implantacin y de los servicios de consultora asociados, as como de las posteriores revisiones y actualizaciones. En este punto conviene realizar un anlisis del retorno de la inversin, teniendo en cuenta tanto los beneficios tangibles, como los intangibles que puede generar para la organizacin la implantacin del sistema ERP.
Criterios organizativos: evaluacin del impacto y de los cambios en los procesos y en la organizacin necesarios para la correcta implantacin del ERP.
Facilidad de uso: herramientas del sistema. Referencias de implantacin: del producto como de la empresa consultora encargada del proyecto, siendo de especial importancia el nivel de referencia en el propio sector de actividad.

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Proveedores: es necesario conocer tanto al fabricante del ERP como I a las empresas de consultora encargadas de su implantacin. Es importante constatar su experiencia real en empresas del mismo sector y con caractersticas similares (volumen del negocio, dispersin geogrfica, numero de empleados, etc.) por otra parte, es conveniente tener en cuenta todos los servicios ofrecidos para dar soporte a su correcta implantacin: formacin, desarrollo de aplicaciones a la medida, integracin con otros sistemas, actualizaciones futuras, etc. Adems de considerar los criterios anteriores, es importante seguir un proceso adecuado a la hora de seleccionar tanto el producto a implantar como la empresa que llevara a cabo dicha implantacin, es decir, se necesita definir el binomio producto-proveedor. Al seleccionar el producto y el proveedor se suele hacer un analisis de la oferta disp onible, siguienddo para ello un proceso mas o menos formalizado. Con frecuenci a las empresas identifican posibles soluciones, a las que solicitan documentaci n sobre el producto, referencias, o cualquiera de lso aspectos recogidos anterior mnte, para identificar los posibles candidatos, restringiendo la seleccin final a u na lista corta (short list), que habitualemnte incluye entre 3 y 5 candidatos.
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Al seleccionar el producto y el proveedor se suele hacer un anlisis de la Ioferta disponible, siguiendo para ello un proceso mas o menos formalizado. Con frecuencia las empresas identifican posibles soluciones, a las que solicitan documentacin sobre el producto, referencias, o cualquiera de los aspectos anteriores, para identificar los posibles candidatos, restringiendo la seleccin final a una lista corta (short list), que habitualmente incluye entre 3 y 5 candidatos. En el proceso de seleccin se suele hacer participe a las reas implicadas de la organizacin, ya que la decisin tendr una gran repercusin, se tarta de un proyecto que adems de ser complejo en lo que se refiere a la implantacin, suele orientarse como una solucin a largo plazo o de futuro. Para reducir la dedicacin que supone el anlisis de toda la informacin de los productos y proveedores del mercado, lo mas habitual es establecer una comisin de seleccin del producto y un responsable dela misma, que habitualmente ser el responsable del rea de Informtica.

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Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Esta comisin es la que participa en las reuniones de presentacin de los proveedores, la que debe encargarse de trasladar todos los requisitos y la que finalmente realiza la valoracin de las alternativas planteadas, elaborando un informe para la direccin general, que tomara la decisin final. En el proceso es importante partir de unas especificaciones o descripcin de las necesidades funcionales a cubrir en los distintos procesos, como base de trabajo para los proveedores, a la hora de disear sus presentaciones o demostraciones y tambin para la realizacin de sus oferta. As mismo tambin es importante establecer el numero de usuarios que accedern a los sistemas, las ubicaciones de estos usuarios (para poder definir el esquema de comunicaciones necesarias), la migracin de datos, etc. Uno de los aspectos que suele ser muy importante en los procesos de seleccin de una solucin ERP para la empresa es la identificacin de los desarrollos a la medida que pueden necesitarse, es decir, aquellas funcionalidades que no puedan realizarse en el ERP. Los desarrollos a la medida suelen ser un elemento de riesgo importante en cualquier proyecto y su delimitacin constituye por lo tanto un factor clave.

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Tecnologas Informacin y Comunicacin II I
Delimitacin del alcance del proyecto
Firma del contrato con el proveedor seleccionado
Identificacin de posibles candidatos
Anlisis de las ofertas
Entrevista y demostracin de la solucin de los candidatos seleccionados

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Definicin de los puntos de la diapositiva (43)
Delimitacin del alcance del proyecto: es una fase eminentemente interna en la que la empresa debe definir sus necesidades y establecer las expectativas en las distintas reas a las que afectara la implantacin. Es una fase en la que puede requerirse el apoyo de una empresa externa para apoyar en el diagnostico y la definicin de necesidades. Identificacin de posibles candidatos: es la fase en la que se envan a los proveedores el documento de solicitud de ofertas FRP (Request for proposal), y en los que se analiza la documentacin de un nmero importante de candidatos. Con frecuencia se lleva a cabo parte de este proceso sin implicar a cada posible proveedor, aprovechando la informacin que se ofrece a travs de las pginas Web de estos. Entrevista y demostracin de la solucin de los candidatos seleccionados: en esta fase participa habitualmente la comisin de seleccin y se implica, si se considera necesario a alguna persona adicional en parte de las presentaciones. Es importante destacar la visin de conjunto de la empresa a lo largo de todo el proceso de seleccin, evitando que existan presentaciones departamentales en las que solamente estn presentes usuarios de dicho departamento. Esta es precisamente la razn por la que suele recurrirse a la figura de la comisin, que suele tener una visin completa de la organizacin y que debera asistir en la totalidad de las presentaciones, con independencia de que en algn momento se incorporen usuarios de un departamento concreto.

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MERCADO DE LOS ERP

Tecnologas Informacin y Comunicacin II I
A la hora de seleccionar un producto o un proveedor de una solucin ERP, las empresas se suelen formular preguntas como las siguientes.
Qu conviene ms, un producto proveedor, nacional o internacional
Qu es ms conveniente, incorporar un producto sectorial (aplicacin vertical) o un producto multi - sectorial.
Es posible que no exista nada necesidades?

en el mercado, que satisfaga nuestras
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MERCADO DE LOS ERP

En primer lugar, conviene destacar que no existe una nica respuesta I a las preguntas anteriores, sino que ms bien depender de cada caso concreto. Las variables que ms condicionan la respuesta a los cuestionamientos anteriores son la dimensin de la empresa y el sector de actividad en el que se encuentra. Tambin las condiciones geogrficas (localizacin de la empresa), tienen su influencia. Algunos ERP utilizan un canal de distribucin para llegar a los clientes finales. En otros casos, el fabricante del ERP (editor del software) es quien asume directamente esta implantacin. En la siguiente tabla se muestra el tipo de solucin ms frecuente adoptada por los distintos segmentos empresariales.

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Tipologa de productos ERP en funcin del segmento empresarial.

Segmentos empresariales Micropymes (menos de 10 empleados) Pequea empresa 10 y 50 empleados) (entre
Tipologa de productos ms frecuente
Aplicaciones sencillas desarrolladas por proveedores locales Aplicaciones estndar nacionales de carcter general o sectorial, implantadas por proveedores locales Aplicaciones desarrolladas por proveedores locales Aplicaciones sectoriales nacionales ERP nacionales o internacionales implantados por la empresa desarrolladora o por partner regional ERP nacionales o internacionales implantados por la empresa desarrolladora o por partner regional Desarrollos propios combinados con mdulos estndar de los ERP de mercado ERP nacionales o internacionales implantados por la empresa desarrolladora o por partner regional Desarrollos propios combinados con mdulos estndar de los ERP de mercado Soporte de empresas consultoras con presencia internacional para el despliegue.
Mediana empresa (50-250 empleados Empresas grandes (ms de 250 empleados
Empresas multinacionales, con presencia mundial

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MERCADO DE LOS ERP

Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Tambin es importante destacar la entrada en este mercado de soluciones de cdigo abierto que propugnan un modelo de negocio basado en los servicios de implantacin y de personalizacin para cada empresa.
En la actualidad, el ERP de mayor notoriedad en el mercado a nivel mundial es el producto de la empresa SAP. De hecho, en algunos sectores se ha convertido en la solucin ms implantada en las grandes empresas. Otros fabricantes importantes dentro de este sector a nivel mundial son JD Edwards, PeopleSoft, Dynamics, Ross Systems, Adonix, Sage, etc. Tambin conviene destacar algunas soluciones desarrolladas por otras empresas, como el ERP LIBRA de EDISA, basado en Oracle.

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IMPLANTACION DE UN SOSTEMA ERP

Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Los proyectos de implantacin de un sistema ERP suelen ser complejos y costosos, debido a la dificultad tcnica y organizativa que conllevan. La adquisicin de estos productos, as como los servicios de consultora requeridos para su correcta implantacin, tienen un costo bastante elevado, ya que suelen dirigirse a empresas de dimensiones medianas a grandes. Con frecuencia estos proyectos de implantacin de un ERP no se valoran correctamente, ya que se suele producir una infravaloracin de los plazos de ejecucin y los recursos que se necesitan. Ambos factores casi siempre tienen que aumentarse en las diferentes etapas del proyecto con el consiguiente incremento del costo global. Por otra parte, la implantacin de un sistema ERP puede implicar cambios importantes en los procesos, que pueden afectar tanto a la estructura organizativa, como a las actividades y puestos de trabajo desempeados por el personal. Para minimizar los problemas derivados del proceso de implantacin, es muy importante prestar una especial atencin a la participacin y formacin de los empleados de la organizacin que se van a convertir en los principales usuarios del sistema.

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As mismo, se debera contar con el compromiso de la alta direccin I y los promotores del proyecto han de estar involucrados en la definicin de los objetivos. El papel desempeado por el implantador (consultora especializada o el propio proveedor del ERP en algunos casos) tambin suele ser de gran importancia durante todo el proceso de implantacin. La implantacin del sistema se inicia con el estudio tcnico y funcional, que debe tener en cuenta las restricciones econmicas y temporales para la ejecucin del proyecto. Ya desde esta primera etapa puede contarse con el apoyo de empresas consultoras con amplia experiencia en la implantacin del sistema elegido, a fin de garantizar la coherencia y fiabilidad del estudio. Una vez tomada la decisin sobre que ERP se va a implantar, se deber realizar un estudio de viabilidad para detectar las posibles carencias funcionales, que se manifiestan como diferencias entre los requerimientos definidos y la cobertura del ERP en cuanto a dichos requerimientos

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En esta primera etapa, se define el alcance funcional (que mdulos se Ivan a implantar), el alcance organizativo (que departamentos y procesos se vern afectados) y la viabilidad del proyecto, teniendo en cuenta las restricciones econmicas (presupuesto disponible), las restricciones tcnicas (integracin con otros sistemas y plataformas disponibles), las restricciones temporales (calendario de implantacin), as como el nivel de compromiso interno de la empresa. Se determinan los desarrollos especficos necesarios para cubrir la funcionalidad requerida por la empresa. Subsecuente desarrollo del proyecto, se puede adoptar una estrategia de implantacin progresiva por mdulos o de implantacin progresiva por unidades organizativas.

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Es importante fijar objetivos realistas que posibilite pasaran por establecerI fases sucesivas para la implantacin de distintos mdulos del producto. En las grandes empresas es frecuente la implantacin por mdulos ya que el impacto de los cambios no hace viable una implantacin completa. En las empresas medianas suelen definirse los siguientes subproyectos. Modulo financiero; compras, ventas y control de inventarios como un proyecto completo, separando el modulo financiero de los restantes mdulos y estableciendo una interfaz de integracin de datos. Modulo productivo Otros mdulos: Recursos Humanos, mantenimiento, etc. Algunos ERP del mercado incorporan herramientas que facilitan la definicin y el control del proyecto de implantacin , con el objetivo de optimizar dicho proyecto en trminos de calidad y esfuerzo, minimizando los riesgos y problemas derivados de la implantacin.

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Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Tambin puede resultar de gran ayuda la utilizacin de prototipos para mostrar la funcionalidad del sistema a los usuarios, validar distintas alternativas de implantacin e identificar posibles mejoras en los procesos de la organizacin. El ajuste tcnico del sistema (tunning), las demostraciones, practicas y la formacin de los usuarios constituyen las ultimas etapas del proyecto de implantacin. Durante todo el proyecto se debe tener en cuenta la gestin del cambio organizacional: acciones encaminadas a minimizar el posible impacto que la introduccin del nuevo sistema pueda tener sobre la organizacin, en cuanto a que puede suponer un importante cambio de cultura, el rediseo de los procesos, nuevos mtodos de trabajo, etc. Estas acciones deberan, contar con el compromiso firme de la alta direccin de la empresa.

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Tecnologas Informacin y Comunicacin II I La documentacin: de todo el proyecto de implantacin tambin juega un papel importante, por lo que no se debera descuidar la preparacin de diversos materiales, entre los que podramos citar:
Documentacin tcnica del sistema
Manuales de procesamientos: pasos a seguir, codificacin, etc.
Manuales de usuario final.
Material de formacin (ejemplos, casos prcticos, etc.)

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Tecnologas Informacin y Comunicacin II I Por ultimo, no deberamos olvidar el mantenimiento y actualizacin del sistema ERP para hacer frente a los cambios en los procesos de negocio, funciones y reestructuraciones empresariales, cambios en el entorno legal y normativo, introduccin de nuevos estndares tcnicos, etc. Para ello, es necesario contar con los medios tcnicos y humanos necesarios, as como dotar de un presupuesto que permita garantizar el mantenimiento del ERP implantado.

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FACTORES CLAVE EN L IMPLNTACION DE UN ERP

Entre los factores crticos de xito para la implantacin de un sistema ERP podramos citar:
Planeacin realista teniendo en cuenta las restricciones tcnicas, econmicas y organizativas. Compromiso de la direccin con el proyecto Definicin precisa de los objetivos Gestin del cambio organizativo Formacin y soporte tcnico a los usuarios (redaccin de procedimientos, diseo de manuales de usuario, diseo e implantacin de recursos a usuarios finales, etc.) Equipo de implantacin con experiencia en el sistema elegido y dedicacin a tiempo completo, integrado por usuarios funcionales del sistema, tcnicos informticos propios y consultores externos.
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ANLISIS ECONOMICO
La evaluacin desde el punto de vista econmico el proyecto de implantacin de un sistema ERP, deberamos considerar los siguientes partidas:
Inversin e hardware y software bsicos

Inversin en licencias del ERP. Costo de la implantacin.
Migracin de datos.
Costo de los servicios de telecomunicaciones. Desarrollos especficos. Gastos de mantenimiento.
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