IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE MATRICULAS Y CONTROL DE NOTAS PARA UNA INSTITUCION EDUCATIVA- AVANCE

INTRODUCCIN

La presente investigacin aborda una de las problemticas que desde hace aos afectan a muchas Instituciones Educativas, y es el llevar un Control Automatizado efectivo sobre sus archivos. Por ende el trabajo de este proyecto es la de realizar un estudio sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen Sistema de matriculas y control de notas en una escuela y las herramientas necesarias para erradicar los problemas mas comunes en cuanto a los procesos de matriculas y notas manuales que hoy en da se viene dando. En este sentido se entiende como Sistema de matricula, el procedimiento a seguir al inicio de cada ao escolar, en una institucin educativa el sistema de inscripcin es manual y a partir de observaciones y del levantamiento de informacin que arrojo la investigacin se pudo detectar que la mayora de los procedimientos tienen inconvenientes, entre ellos se pueden destacar: prdida o duplicacin de informacin debido a la trascripcin manual y /o forma de almacenamiento, retardo en el comienzo de las clases y actividades regulares por la tardanza del proceso. En el caso del control de notas se viene dando la misma lgica, gracias al llenado manual de esta se ve la demora en dar las libretas a los estudiantes y por ende perdida de tiempo. Por lo tanto, para liberar a este proceso de la abrumadora tarea de efectuar matriculas y control de notas manuales que ocasiona congestionamiento se ofrece una herramienta de trabajo que consiste en un sistema de informacin ms exacta y rpida para el personal que all labora matriculando una cantidad de alumnos en un corto perodo de tiempo para dar inicio a las actividades del plantel de manera eficiente e integra. En el presente trabajo se vera con mas detalle los puntos tocados anteriormente.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En el presente captulo se encontrar la descripcin del planteamiento del problema, la formulacin de las interrogantes, objetivos general y especficos que se pretende alcanzar con este trabajo, seguidamente se lleva a cabo la explicacin de la justificacin del por que de el proyecto. SITUACION PROBLEMATICA Con el transcurso del tiempo la tecnologa avanza, las empresas se sienten en la necesidad de adquirir tecnologa para el mejoramiento de sus sistemas y a las vez sus procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y as obtener una adaptacin paralela de condiciones con las empresas lderes del mercado. Es importante confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la informtica, tal vez la palabra clave es la comunicacin, pues el hombre ha sido capaz de comunicarse ms fcilmente con un deseo interminable, que se puede decir, no se ha realizado del todo pero va encaminado hacia l, es un hecho que las computadoras liberan al hombre de las abrumadoras tareas de efectuar rutinas masivas y le permite emplear su inteligencia en tareas ms estimulantes e interesantes. Las computadoras son ms que un cerebro de alta velocidad, se ha convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas. En esta era se ha observado una gran innovacin y desarrollo de tecnologas de la informacin que ha permitido la evolucin de computadores que son capaces de producir sistemas de informacin a la sociedad con apartes a los distintos sectores econmicos, sociales, polticos, educativos, entre otros. Los procesos rutinarios en forma manual procesan informacin lenta, llevarla a un sistema automatizado garantiza un mejor trato de informacin. Los avances tecnolgicos han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a incrementar la calidad de las diferentes formas de produccin de bienes la potencia y las posibilidades de este aparato (Computador) han cambiada profundamente tanto en su concepcin como en su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la funcin de un computador se reduce a tratar la informacin que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos. Como sucede en la mayora de los campos tcnicos, la tecnologa de la informacin se refiere a los medios colectivos para reunir, y luego almacenar para procesar, la motivacin para conseguirlo, disminuir costos y funciones especializadas y enfocada a la eficiencia operacional, asimismo es un gran apoyo en las investigaciones que abarque la gestin de la organizacin, sea transformado en un instrumento arma estratgica que tiene un carcter de cambio en forma sustancial que redefina la naturaleza del objetivo, creando uno nuevo donde antes no exista, o cambiar el objetivo de modo radical con ventajas competitivas. La diseminacin de la tecnologa significa que las operaciones cotidianas de casi toda la organizacin se vuelven cada vez ms diferentes del funcionamiento adecuado de est tecnologa. El grado de esta dependencia es difcil de discern en un principio, a medida que organizaciones y las personas van ajustndose a las

nuevas tecnologas, los procedimientos y sistema manuales va dejando de manera sutil y paulatina de tener cualquier importancia prctica. En tiempos pasados, se discutan las dificultades planteadas por los sistemas de informacin se refera a las personas, no a la tecnologa de la informacin, luego se ha intentado despertar el interesante las posibilidades que ella brinda tambin formular que se ha desmotado y que se puede resolver la mayora de los problemas tcnicos, pero para quienes comprenden que la innovacin basada en la tecnologa es al fin un proceso social, cuando, muchos aos ms tarde, se examinan las predicciones hechas con referencias al cambio tecnolgico, resulta impresionante su penetracin y la incorporacin de la tecnologa de la informacin a la vida cotidiana pues al fin, su influencia en el hombre no se ha hecho esperar y el ser humano a tomado amplia conciencia de la profunda alteracin que la utilizacin no slo de computador sino del conjunto de tcnicas de tratamiento de la informacin derivada de su uso ha llevado a construir los retos del futuro. Se observ actualmente la falta de tecnologa en las instituciones educativas el cual demuestra lo ineficaz del proceso de matriculas y control de notas, funcionando en forma manual y originando alto grado de desorganizacin, lentitud en la realizacin de reportes, duplicacin de inscripciones y demora en la entrega del carnet, en el proceso que a su vez ocasiona agotamiento del personal. Los centros educativos actualmente cuentan con un nmero de matriculas superior a las 800, influyendo de manera directa a provocar la insuficiente e incompetente desarrollo de las matriculas y control de notas, retomando el normal desarrollo de las actividades de otros departamentos dependientes del proceso, hasta el punto de iniciarles en el transcurso del periodo escolar. Las seccionales encargadas de coordinar gran parte de las matriculas y control de notas se le acumula demasiado trabajo, para manipular los requisitos y llevar fichas que se pueden prestar a la prdida y alteracin, al igual que organizarlos en ficheros. En las seccionales se va a tomar la funcin de: Planificar y controlar las matriculas y notas por curso y seccin del plantel, pues es lento y desorganizado, requiere de varios das para realizarlo. El objetivo que persiguen las seccionales en cuanto a las matriculas es: Matricular una gran cantidad de alumnos en poco tiempo con el sistema manual y tradicional que llevan, el proceso de inscripcin se adapta a la necesidad del alumnado y va a depender de una serie de autorizaciones, no lo puede lograr porque tiene muy poco tiempo para la gran cantidad de alumnos con que cuenta el centro educativo ocasionando que el sistema sea lento, desorganizado y poco confiable ya que se presta a que algunas ocasiones se pierdan los datos arrojados y/o duplicarse, esto ocasiona mucho espacio dentro de los archivos, lo mismo sucede para el control de notas. El proceso de matriculas y control de notas se lleva de forma manual, donde se verifica la totalidad de los documentos, se recolectan los datos a travs de una ficha denominada libro de vida con el fin de crear expedientes del alumno y se la anexan

los documentos exigidos (partida de nacimiento, certificado de salud, certificado de notas, cdula de identidad, 2 fotografas, carta de buena conducta). Entre las dificultades que presenta este proceso se pueden mencionar: Los alumnos no se ubican correctamente, el trabajo se torna demasiado pesado, se congestiona la institucin durante el proceso, el carnet no es entregado al instante como prueba que ha sido inscrito, la manipulacin del libro de vida es muy frgil, algunas de las actividades hechas por la institucin se atrasan, la informacin se procesa muy lenta, todas estas dificultades repercuten en las diferentes reas con la que cuenta la institucin. Por estas diversas razones es necesario un cambio, a travs de un sistema automatizado que evite y controle, la duplicacin y prdida de documentos y que agilice el proceso de matriculas y control de notas de tal manera que sea confiable, seguro y amigable. INTERROGANTES En el presente trabajo se plantean las siguientes interrogantes: Cmo se lleva a cabo el proceso actual de inscripcin en una institucin educativa? Cules sern las ventajas y desventajas que traera la automatizacin del sistema automatizado de matriculas y control de notas de una institucin educativa? Qu recursos sern necesarios para la implementacin del sistema automatizado que lleva el proceso de matriculas y control de notas? Cul ser el mecanismo y poltica de seguridad mas adecuado que se utilizar en el desarrollo del sistema automatizado en una institucin educativa? De qu manera la automatizacin del proceso de matriculas y control de notas de una institucin educativa permitir realizar un control efectivo en su auditoria? Qu estrategia se utilizar para adaptar el personal encargado del manejo del sistema? OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Nuestro objetivo es la Implementacin de un Sistema de Matriculas y Control para una Institucin Educativa. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Objetivo 1: Anlisis de los Requerimientos: Se necesitara la recoleccin de informacin necesaria, requerida para la Implementacin del Sistema de Matriculas; determinando las necesidades primordiales de la Institucin Educativa.

En cuanto al Control, que abarca: calificaciones, notas, certificados, horarios, cronogramas recolectaremos informacin del como es el funcionamiento de cada una. Objetivo 2: Diseo del Modelo del Sistema de Matriculas y Control de notas Plantear un modelo optimo para los requerimientos, diseando el Sistemas de Matriculas y control de notas elaborando el diseo segn los requerimientos recolectados anteriormente. Objetivo 3: Optimizar los Procesos la Matrcula. Se realizara una matrcula para cada ao educativo. Cada una de estos procesos comprender la matrcula para todos los grados de la I.E, tanto el turno tarde como el de la maana, las matriculas se realizaran de manera presencial. Objetivo 4: Capacitacin del personal del Sistema de Matrcula y de Control En muchas oficinas de matrcula se ha producido cambios de personal encargado de este proceso y modificaciones en algunos procesos afines, por tanto es necesario capacitar al personal del Sistema de Matrcula y Control de notas de la Institucin Educativa en el manejo del software. Objetivo 5: Optimizar el uso de los equipos de cmputo Anualmente se incrementa considerablemente el volumen de informacin que se registra en la base de datos del Sistema de Matrcula y Control (servidor) lo que implica que los equipos debe estar en permanente re potenciacin para evitar la saturacin de su capacidad. Objetivo 6: Optimizar el servicio de atencin a los usuarios del Sistema de Matrcula y Control de notas. Se observa que los docentes incumplen con la entrega de calificaciones de los cursos en las fechas establecidas para tal fin. Estos hechos traen como consecuencia que no se puede atender a muchos usuarios (estudiantes y unidades acadmicas) que requieren informacin oportuna. Para lo cual necesitaremos: Coordinar con las docentes para que las fechas establecidas en el cronograma general de las actividades acadmicas se cumpla rigurosamente. Asesora Tcnica respecto a la aplicacin de las normas relacionadas con la matrcula y procesos afines.

 Mejorar la informacin a los usuarios(Padres de Familia, Unidades Acadmicas) Objetivo 7: Estudiar e informar los expedientes que ingresan al Sistema de Matrcula y Control de notas. Al Sistema de Matrcula y Control se derivan diariamente expedientes que remiten las diferentes unidades acadmicas de la I.E, relacionadas con peticiones de matrculas, rectificaciones de matrcula, reactualizaciones, actas adicionales, as como consultas y otros asuntos relacionados con la matrcula y procesos afines; la atencin de muchos de esos expedientes, requieren de un estudio y anlisis desde el punto de vista normativo y acadmico, que demanda el empleo de un tiempo bastante significativo. Lo cual no llevara a un estudio del expediente para ver si el pedido se adecua a la normatividad vigente, logrando redactar informes. Objetivo 8: Editar Informes del Sistema de Matrcula y Control de notas. El Sistema de Matrcula y control se ha fijado como obligacin informar peridicamente a la comunidad de padres de familia sobre sus actividades, inquietudes y avances de sus hijos, que se considera de importancia para la toma de decisiones las autoridades pertinentes. El cual nos llevara a sacar un informe de notas, avances de los hijos de los Padres de Familia, as como tambin un cronograma de actividades a realizarse en la I.E. JUSTIFICACION Dado la necesidad de hoy en da que cualquier institucin estatal o privada cuente con sistemas automatizados para llevar el control de las diferentes actividades que estas deben cubrir de acuerdo a su naturaleza y sus funciones, es necesario llevar a cabo una investigacin para disear un sistema de matriculas y control de notas acadmico en una institucin educativa, para realizar la automatizacin de dicho registro a travs de un sistema informtico, el cual permita a este centro educativo manejar un sistema de informacin de los alumnos modernizando y mejorando el registro acadmico de una manera adecuada para cubrir una de las necesidades que en la actualidad enfrentan las diferentes instituciones educativas, debido a la cantidad de poblacin estudiantil con que cuenta, ya que actualmente el registro acadmico de las instituciones educativas se maneja de forma manual, lo que genera dificultades en: 1- Proceso de matricula al inicio de cada ao lectivo. 2- Retraso en la actualizacin de informacin general de los alumnos. 3- Retraso en la actualizacin de notas y promedios. 4- Respuesta en consultas de informacin acadmica y datos generales de los alumnos.

5- Manejo manual de archivos de informacin. 6- Tediosidad en la elaboracin de reportes de informacin acadmica requeridos por padres de familia y MINED. 7- Llenado manual de libretas para la entrega de notas por periodos y al final de cada ao lectivo a los padres de familia Con el diseo del sistema informtico se pretende contribuir a brindar un mejor servicio de informacin general y acadmica de los mil seis cientos cuarenta y tres alumnos que estudian en el Centro Escolar Estado de Israel, distribuidos en los turnos matutinos y vespertinos; los cuales se vern beneficiados con el diseo de este sistema, que contribuir a minimizar, mejorar y agilizar: 1- El Proceso de matrcula de alumnos al inicio de cada ao lectivo. 2- El registro y actualizacin de la informacin general de los alumnos. 3- Registro y actualizacin de notas y promedios. 4- Tiempo en consulta de informacin acadmica de los alumnos y datos generales. 5- La seguridad en el manejo de la informacin. 6- Los reportes de informacin acadmica requeridos por padres de familia y MINED y dems reportes necesarios para el centro escolar. 7- Tiempo para la entrega de notas por perodos y al final de cada ao lectivo a los padres de familia.