LAS CUENTAS POR COBRAR

BACHILLER: YULIHET CARRILLO

1. CUENTAS POR COBRAR: (DEFINICIN) Son derechos a favor de la empresa que provienen de las operaciones normales que realiza la empresa, deben ser canceladas en el siguiente ejercicio econmico. Suelen estar respaldadas por facturas, notas de entrega u otros documentos similares. Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos econmicos propiedad de una empresa que la generarn un beneficio en el futuro Forman parte del activo circulante Entre las principales cuentas que estn incluidas en este rubro se encuentran: Clientes. Las cuentas por cobrar son aquellos dineros que se adeudan a una entidad econmica o a una persona fsica y que pueden estar o no relacionadas directamente con la actividad comercial, basadas en la calidad moral (clientes), en el cobro coactivo (deudores diversos) por medio de una intervencin de terceras personas (documentos por cobrar) los cules forman parte del activo circulante dentro de la empresa de acuerdo a su fcil realizacin conversin a efectivo real y que son convertibles a un mediano largo plazo; lo cul a diferencia de las cuentas de caja, bancos y mercancas (inventarios almacn de acuerdo a la actividad econmica de la empresa)que son de realizacin a corto plazo. 2. ORIGEN DE LAS CUENTAS POR COBRAR: Las cuentas por cobrar atendiendo a su origen pueden ser de clientes y deudores. As tambin, en funcin de la buena prctica contable, la estimacin debe hacerse en funcin al incumplimiento de las polticas crediticias establecidas por la entidad. 3. CLASIFICACIN. Las cuentas por cobrar agrupan los conceptos: Clientes, Documentos por cobrar, Deudores diversos, Clientes por consignaciones, Comisionistas e intereses y Dividendos por cobrar. Clasificaciones de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son: Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crdito tomado por la venta. Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a crditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta despus de su salario.

Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daos o perdidas entre otros. Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente despus del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo ms pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayora de los casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el rengln de activos no corrientes, es decir en el de otros activos. 4. REGISTR, AUXILIARES E INFORMES. No basta a la administracin de la entidad econmica conocer el saldo a su favor por concepto de cuentas por cobrar y su respectivo anlisis. Es necesario presentar, como informacin adicional, un reporte de antigedad de saldos. Dicho reporte divide los saldos de los clientes en vencidos y no vencidos, por su parte, respecto a los saldos vencidos, se indica la antigedad de vencimientos sealando los que tienen 30, 60, 90 y 120 das o ms segn el caso. 5. TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA. Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deber revelarse este hecho en una nota a los estados financieros. Las cuentas por cobrar debern liquidarse al tipo de cambio vigente al momento del pago, registrando prdida o utilidad de acuerdo con el tipo de cambio. 6. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES. Valor histrico original. Realizacin. Perodo contable. Revelacin suficiente.

7. REGLAS DE VALUACIN. Las cuentas por cobrar deben computarse de acuerdo al valor pactado originalmente del derecho exigible. Atendiendo al principio de realizacin del mismo boletn, el valor pactado deber modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crdito o servicios, de cada una de las partidas que lo integran; esto requiere que se le

de efecto a descuentos y bonificaciones pactadas, as como a estimaciones por irrecuperabilidad o difcil cobro. Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones, con base en los estudios de valuacin, debern cargarse o acreditarse a los resultados en que se efecten. Las cuentas por cobrar en moneda extranjera deben valuarse al tipo de cambio bancario que est en vigor a la fecha de los estados financieros. 8. REGLAS DE PRESENTACIN. Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar se clasificarn como de corto y largo plazo. Las cuentas de corto plazo sern aquellas cuya exigibilidad sea menor a un ao a partir de la fecha de presentacin de los estados financieros, y las de largo plazo, aquellas de un ao o ms. Las cuentas por cobrar a corto plazo debern presentarse en el activo circulante inmediatamente despus del efectivo y de las inversiones en valores negociables. La cantidad a vencer a ms de un ao deber presentarse fuera del activo circulante. Los saldos acreedores de las cuentas por cobrar deben reclasificarse como cuentas por pagar, si su importancia relativa lo amerita. Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona fsica o moral, debern cuando sea aplicable, compensarse para efectos de presentacin en el balance general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo segn corresponda. 9. CONTROL DE CUENTAS A COBRAR Las cuentas a cobrar requieren el mismo control interno que otros activos del negocio. Los empleados responsables de cobrar y de aprobar los crditos no deben estar implicados con el aspecto de la contabilidad relacionado con ellos. Todas las funciones de la contabilidad deben ser diseadas para poder utilizar el trabajo de un empleado como verificacin del trabajo de otro empleado. Un negocio que tiene una cantidad sustancial de documentos puede encontrar el uso de un registro de documentos muy provechoso. Este registro proporciona la informacin detallada de cada documento, y asiste a su cobro oportuno. Los controles apropiados de cuentas a cobrar tambin incluyen la obtencin de la aprobacin para las ventas a crdito, las devoluciones de las ventas, bonificaciones otorgadas, y los descuentos de las ventas.

10. Cuentas Incobrables: Son las cuentas por cobrar vencidas que se tienen al final de un ejercicio econmico y las cuales no han sido canceladas por incumplimiento de los clientes. 11. Mtodos Calcular Estimacin Cuentas Incobrables Para el clculo de los saldos estimados como incobrable para las cuentas por cobrar, la teora contable ha establecido diferentes mtodos que tratan de estimar dicho monto y que son los siguientes: Un porcentaje sobre los saldos de las cuentas por cobrar Un porcentaje sobre los totales de un anlisis de antigedad de saldo Calcular un porcentaje sobre las ventas a crdito Calcular una provisin por partidas especficas y un porcentaje general adicional

12. TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS CUENTAS INCOBRABLES Como ha se anot anteriormente, las cuentas incobrables o difciles de recuperar deben ser tratadas o consideradas como un gasto. Este gasto de acuerdo con la mayora de las legislaciones de los diferentes pases es deducible, para efectos del pago del impuesto sobre la renta o, impuesto a las utilidades. En cada caso ser necesario revisar la respectiva legislacin, para conocer las condiciones existentes en cada pas, y los porcentajes deducibles permitidos. La prctica administrativa y contable ha introducido el concepto de las provisiones o estimaciones, para minimizar o paliar en el tiempo, el impacto que los montos dejados de cobrar pudieran tener sobre las finanzas de la empresa. Lo anterior significa que, con la creacin de las provisiones, se realiza una previsin, afectando el gasto antes de que ste ocurra y creando una provisin. La provisin no significa, en absoluto, que de manera real se separe algn monto o cantidad de dinero en alguna cuenta para cubrir o reponer lo que se deje de cobrar. La provisin representa un concepto o partida virtual, cuyo efecto se puede explicar, razonando lo siguiente: Al incorporar un gasto en un perodo determinado, se reducir automticamente la utilidad contable, impidiendo as disponer de recursos en la distribucin de dividendos o en otro tipo de aplicacin de recursos.

De igual manera, la partida virtual denominada estimacin para cuentas incobrables permitir presentar el activo por su monto real, al deducirle al total de las cuentas por cobrar el monto de la provisin: Es importante resaltar que, las Cuentas por Cobrar, reflejadas en el Activo Corriente, son un indicador de que ya se han registrado como ingresos los montos ah reflejados. Esto es as por el principio de Devengado, y no precisamente porque se haya recibido el efectivo de dichos ingresos. Por otra parte, de acuerdo con diferentes legislaciones, los montos que aparecen en Cuentas por Cobrar, ya han sido afectados por el pago de impuestos, en ocasiones de doble impuesto: Por un lado, el Impuesto General sobre las Ventas, que se declara y tributa, independientemente de si las ventas han sido al contado o al crdito. Por otro lado el Impuesto sobre la Renta, en el que, que de igual manera, se ha considerado como ingreso el total de ventas, ya sean stas al crdito o al contado, se hayan o no cobrado al momento de la declaracin respectiva. Provisin o Estimacin de Cuentas Incobrables 3.1. Concepto y Necesidad La provisin para cuentas incobrables: Es una cuenta de valuacin que se resta de las cuentas por cobrar provenientes de las operaciones en el estado de situacin financiera. Esta cuenta adems de prever las prdidas futuras, intenta alcanzar dos objetivos: que cada perodo soporte sus propios gastos, y el segundo es el de mostrar el valor real de sus crditos, lo ms aproximado posible. Para cuantificar el importe de las partidas que habrn de considerarse irrecuperables o de difcil cobro, debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor de aqullas que sern deducidas o canceladas y estar en posibilidad de establecer o incrementar las estimaciones necesarias, en previsin de los diferentes eventos futuros cuantificables que pudieren afectar el importe de esas cuentas por cobrar, mostrando de esa manera, el valor de recuperacin estimado de los derechos exigibles. 3.2. Mtodos para su Estimacin

3.2.1

Mtodo con base nominal: porcentaje de ventas Se calcula sobre el bruto de ventas,

disminuyndole las devoluciones, bonificaciones y descuentos en ventas para obtener el ingreso total neto por ventas. 3.2.2 Mtodo con base real: porcentaje (s) de cuentas por cobrar Este mtodo aplica un porcentaje sobre las cuentas por cobrar limpias de incobrabilidad. Los pasos a seguir para la aplicacin de este mtodo son: - Limpiar el saldo de las cuentas por cobrar de incobrables. - Calcular el saldo que debe mostrar la cuenta estimacin (despus de los ajustes). - Comparar el saldo que se desea para la cuenta estimacin con el saldo que muestra la cuenta Estimacin. Tambin en este rengln se puede determinar la incobrabilidad mediante el anlisis por antigedad de los saldos de las cuentas por cobrar. Para hacer este anlisis se utiliza una cdula, cuya funcin es la discriminacin tabular de las cuentas de los clientes por cobrar. La cdula utilizada, se llena con la informacin tomada del mayor auxiliar de cuentas por cobrar; esta cdula tiene una columnas para indicar el conjunto de datos que podramos utilizar para el estudio exhaustivo y detallado de cuenta por cobrar. 13. Cancelacin de Cuentas Incobrables La cancelacin de cuentas incobrables se puede realizar por varios mtodos. Uno de ellos es el mtodo de cancelacin directa que consiste en no hacer ningn asiento mientras una cuenta especfica no se haya calculado como incobrable. Luego se registra la prdida abonando a cuentas por cobrar y cargando a Gastos por Cuentas Incobrables. El otro mtodo que se puede utilizar para cancelar una cuenta incobrable es el de estimacin o provisin, que consiste en hacer una estimacin de las cuentas por cobrar que se encuentren vigentes. El mtodo de cancelacin directa es deficiente porque normalmente no opone los costos a los ingresos del perodo, ni da lugar a Cuentas por Cobrar presentadas en el estado de situacin financiera a su valor realizable estimado.

- Suponiendo que la empresa tiene suficiente provisin: -x Provisin para cuentas incobrables Cuentas /efectos por cobrar - Suponiendo que la empresa no tiene suficiente provisin y cargamos las prdidas al perodo actual:

se crea o aumenta la provisin: -x Prdidas por cuentas incobrables Provisin para cuentas incobrables -x Provisin para cuentas incobrables Cuentas /efectos por cobrar - Si no hay suficiente provisin y no se desean cargar al actual perodo: x Utilidades retenidas Cuentas por cobrar 14. Recuperacin de Cuentas Canceladas por Incobrables Cuando se determina que una cuenta es incobrable el saldo se saca de los libros cargando a provisin para cuentas incobrables y abonando a las cuentas por cobrar. Si se logra el cobro de una cuenta que ya haba sido cancelada, el procedimiento a seguir consiste en primero reestablecer la cuenta por cobrar con cargo a Cuentas por cobrar y crdito a Provisin de cuentas incobrables. Entonces se hace un asiento con cargo a efectivo y abono a la cuenta por cobrar del cliente por el importe del pago recibido. Si se est usando el mtodo de cancelacin

directa se carga a Efectivo la cantidad cobrada y se abona a una cuenta de Ingreso llamada Cuentas incobrables recuperadas, haciendo la anotacin debida en la cuenta del cliente. Por ejemplo: El saldo de la cuenta provisin para cuentas de cobro dudoso debera ser Bs. 40.000, pero ya tiene un saldo de 49.300 Bs. Esto significa que ha habido una recuperacin en alguna de las cuentas consideradas como de cobro dudoso, por lo que, en lugar de aumentar la provisin, hay que disminuirla: Monto del ajuste: Debera tener-Bs. 40.000 Tiene un saldo deBs. 49.600 Debe disminuirse por-Bs. 9.600 La cuenta provisin para cuentas de cobro dudoso es una cuenta de naturaleza acreedora, que disminuye con una anotacin en el debe. Nace una cuenta nominal, de naturaleza acreedora que se denominar recuperacin de las cuentas de cobro dudoso. Aqu se reflejar el menor valor por el cual debe ajustarse la provisin, producto de la recuperacin de cuentas consideradas de difcil recuperacin. Cabe destacar, que esta cuenta se utiliza cuando en ejercicios anteriores se ha cargado a una cuenta de prdida no realizada por cuentas de cobro dudoso