PREFEITURA DE JUIZ DE FORA SECRETARIA DA FAZENDA SUBSECRETARIA DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DEPARTAMENTO DE NORMAS TCNICAS

Manual de Reteno e Recolhimento de Contribuies Previdencirias em Servios Prestados por Empresas

1 Edio

Juiz de Fora 2011

APRESENTAO
A Subsecretaria do Sistema de Controle Interno possui a incumbncia de auxiliar os rgos da Administrao Pblica Municipal na execuo de operaes de reteno tributria, bem como disponibilizar elementos suficientes para que o processo se desenvolva corretamente, sempre em conformidade com a legislao vigente. Preocupada em criar condies para que os rgos e entidades da Administrao Municipal se posicionem em situao de regularidade perante Receita Federal do Brasil, esta subsecretaria desenvolveu o Manual de Reteno e Recolhimentos de Contribuies Previdencirias em Servios Prestados por Empresas, objetivando orientar os servidores responsveis pelas fases de reteno, recolhimento e informao das contribuies relativas ao pagamento dos servios prestados ao Municpio. O presente trabalho apresenta procedimentos rotineiros, de forma bastante prtica, apresentando as situaes em que o Municpio est obrigado, ou no, a proceder s retenes e aos recolhimentos junto quela instituio federal. Espera-se, assim, que, a misso institucional de orientar os rgos e entidades municipais esteja sendo regularmente cumprida.

Maria Helena Leal Castro Secretaria da Fazenda

Marlene de Paula Bassoli Subsecretaria do Sistema de Controle Interno

Douglas Alves Souza Departamento de Normas Tcnicas

Instruo Normativa n 25, de 14 de maro de 2011 Aprova o Manual de Recolhimento de Contribuies Previdencirias em Servios Prestados por Empresas a ser utilizado pela Administrao Direta, pelas Autarquias e Fundaes. A SUBSECRETARIA DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DA SECRETARIA DA FAZENDA, no uso de suas atribuies que lhe conferem o Decreto n 7.253, de 04 de fevereiro de 2002, e Considerando a necessidade de aplicao da responsabilidade solidria, da reteno e do recolhimento de contribuies previdencirias decorrentes da contratao de servios mediante cesso ou empreitada de mo de obra, em conformidade com os procedimentos estabelecidos na Lei n 8.212, de 24 de julho de 1991, na Lei n 10.666, de 08 de Maio de 2003, no Regulamento da Previdncia Social aprovado pelo Decreto n 3.048, de 07 de maio de 1999, e na Instruo Normativa RFB n 971, de 13 de novembro de 2009, Considerando, finalmente, que a inobservncia da legislao pertinente enseja representao para fins penais, conforme previsto em ato prprio da Receita Federal do Brasil, estabelece as seguintes instrues: 1 Aprovar o Manual de Recolhimento de Contribuies Previdencirias em Servios Prestados por Empresas a ser utilizado pela Administrao Direta, pelas Autarquias e Fundaes, e disponibiliz-lo no endereo eletrnico www.pjf.mg.gov.br/sf/subcontrole/info_tecnicas/legislao.php. 2 Esta Instruo Normativa entra em vigor na data de sua publicao. 3 Registre-se, publique-se por afixao e cumpra-se. Juiz de Fora, 14 de maro de 2011.

MARIA HELENA LEAL CASTRO Secretria da Fazenda

MARLENE DE PAULA BASSOLI Subsecretria do Sistema de Controle Interno

DOUGLAS ALVES SOUZA Chefe do Departamento de Normas Tcnicas

SUMRIO CAPTULO 1 - CONCEITOS....................................................................... CAPTULO 2 RESPONSABILIDADE SOLIDRIA...................................... 2.1 - Empreitada Total na Construo Civil..................................................... 1 3 3

CAPTULO 3 RETENO........................................................................ 4 3.1 - Obrigao Principal da Reteno........................................................... 4 3.2 Contribuio Adicional......................................................................... 5 3.3 Emisso de Duas NFs, Faturas ou RPS................................................... 4 3.4 - Empreitada Parcial e Servios na Construo Civil................................... 5 3.4.1 Matrcula da Empresa junto ao INSS............................................... 5 3.5 - Dispensa da Reteno......................................................................... 5 3.6 - Dedues da Base de Clculo............................................................... 6 3.6.1 - Quando houver Previso no Contrato de Fornecimento de Material ou Equipamento Mecnico pela Empresa Contratada........................................ 7 3.6.2 - Quando no houver Previso no Contrato de Fornecimento de Material ou Equipamento Mecnico pela Empresa Contratada.................................... 8 3.6.3 - Reteno da Contribuio das Subempreiteiras................................. 8 3.7 - Alquota Adicional............................................................................... 9 3.8 - Destaque da Reteno......................................................................... 10 3.9 - Recolhimento do Valor Retido............................................................... 10 CAPTULO 4 OBRIGAES E RESPONSABILIDADES DA ADMINISTRAO PBLICA E DA EMPRESA CONTRATADA........................ 4.1 - Obrigaes e Responsabilidades da Administrao Pblica........................ 4.1.1 - Riscos Ambientais de Trabalho........................................................ 4.2 - Obrigaes e Responsabilidades da Empresa Contratada.......................... CAPTULO 5 CRITRIOS OPERACIONAIS.............................................. 5.1 - Empenhamento da Despesa................................................................. 5.2 - Apurao da Base de Clculo nas Contribuies...................................... 5.3 - Guia da Previdncia Social GPS.......................................................... 5.4 - Liquidao da Despesa........................................................................ 5.5 - Pagamento da Despesa........................................................................ 5.6 - Controle da Reteno e do Recolhimento das Obrigaes Previdencirias.... CAPTULO 6 ANEXOS............................................................................ Anexo I - Relao dos Servios Contratados Mediante Cesso ou Empreitada de Mo de Obra.............................................................................................. Anexo II - Relao dos Servios Contratados Mediante Cesso de Mo de Obra... Anexo III - Relao dos Servios Contratados na rea de Construo Civil, para os quais no se Aplica a Reteno................................................................. Anexo IV - Relao das Profisses Regulamentadas por Legislao Federal......... Anexo V - Discriminao de Servios de Construo Civil................................. Anexo VI - Discriminao de Obras de Construo Civil.................................... Anexo VII Demonstrativo das Remuneraes Devidas e das Obrigaes Previdencirias das Empresas Contratadas..................................................... 12 12 12 13 14 14 14 15 16 16 17 18 19 20 22 23 24 26 27

CAPTULO 1 CONCEITOS I Administrao Pblica: a administrao direta ou entidade da administrao indireta a abranger, inclusive, as empresas pblicas, sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pelo Municpio. II Servio de Construo Civil: servio prestado no ramo da construo civil, conforme discriminado no Anexo V - Discriminao de Servios de Construo Civil. III Obra de Construo Civil: construo, demolio, reforma ou ampliao de edificao ou qualquer outra benfeitoria agregada ao solo ou subsolo, conforme discriminado no Anexo VI Discriminao de Obras de Construo Civil, excetuada a reforma de pequeno valor. IV Empresa Construtora: pessoa jurdica legalmente constituda, cujo objeto social seja a indstria da construo civil, com registro no Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia (CREA), na forma do art. 59 da Lei n 5.194, de 24 de dezembro de 1966, que executa obra ou servios de construo civil sob sua responsabilidade, podendo tambm assumir a condio de proprietrio, dono da obra, incorporador, condmino, empreiteira ou de subempreiteira. V Matrcula de Obra de Construo Civil: identificao da obra perante o INSS, denominada matrcula CEI (Cadastro Especfico do INSS), ficando considerada como estabelecimento da empresa a obra de construo civil matriculada no referido cadastro. VI Responsabilidade Solidria: obrigao legalmente imposta ao contratante da obra de responder pelo recolhimento das contribuies previdencirias, isoladamente ou em conjunto com o contratado. VII Empreiteira: empresa que executa obra ou servio de construo civil, no todo ou em parte, mediante contrato de empreitada, podendo ser: a) total: quando celebrado exclusivamente com empresa construtora que assume a responsabilidade direta pela execuo de todos os servios necessrios realizao da obra, compreendidos em todos os projetos a ela inerentes, com ou sem fornecimento de material; b) parcial: quando celebrado com empresa construtora ou prestadora de servios na rea de construo civil, para execuo de parte da obra, com ou sem fornecimento de material; VIII Subempreiteira: empresa que executa obra ou servio de construo civil, no todo ou em parte, com ou sem fornecimento de material, mediante contrato celebrado com empreiteira (inciso VII anterior) ou com qualquer empresa. IX - Empreitada: execuo, contratualmente estabelecida, de tarefa, obra ou servio, por preo ajustado, com ou sem fornecimento de material ou equipamentos, que podem ou no ser utilizados, realizado nas dependncias da empresa contratante, nas de terceiros ou nas da empresa contratada, tendo como objeto um fim especfico ou resultado pretendido.
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X Cesso de Mo de Obra: colocao disposio da empresa contratante, em suas dependncias ou nas de terceiros, de trabalhadores que realizem servios contnuos, relacionados ou no com sua atividade fim, independente da natureza e da forma de contratao, inclusive por meio de trabalho temporrio; a) colocao disposio da contratante: quando os trabalhadores so colocados disposio, em carter no eventual, por empresa prestadora de servios, para a execuo de servios contratados; b) dependncias de terceiros: dependncias indicadas pela empresa contratante, desde que no sejam as suas prprias e que no pertenam empresa prestadora dos servios; c) servios contnuos: aqueles que constituem necessidade permanente da contratante, que se repetem peridica ou sistematicamente, ligados ou no a sua atividade fim, ainda que sua execuo seja realizada de forma intermitente ou por diferentes trabalhadores. XI Trabalho Temporrio: aquele prestado por pessoa fsica a uma empresa para atender necessidade transitria de substituio de pessoal regular e permanente ou acrscimo extraordinrio de servio, mediante contrato firmado com empresa de trabalho temporrio, pelo prazo de 3 (trs) meses, podendo ser prorrogado por autorizao conferida por rgo prprio do Ministrio do Trabalho e Emprego (MTE), desde que o perodo total em relao a um mesmo trabalhador no exceda a 6 (seis) meses. XII Reforma de Pequeno Valor: reforma efetuada por pessoa jurdica, com escriturao contbil regular, sem alterao de rea construda, cujo custo total, incluindo material e mo de obra, no ultrapasse o valor de 20 (vinte) vezes o limite mximo do salrio-de-contribuio, vigente na data de incio da obra, que definido periodicamente pelo Ministrio da Previdncia Social. XIII Aferio Indireta: procedimento de que dispe a Receita Federal do Brasil, para apurao das bases de clculo das contribuies previdencirias, quando: a) o livro dirio, devidamente formalizado, no for apresentado, mesmo que o sujeito passivo esteja legalmente dispensado da escriturao contbil; b) ocorrer recusa de apresentao de qualquer documento ou informao, quando forem sonegados; c) documentos deficientemente; ou informaes forem sonegados ou apresentados

d) se tratar de apurao de salrio-de-contribuio em obra de construo civil de responsabilidade de pessoa fsica; XIV Canteiro de Obras: rea destinada execuo e ao desenvolvimento da obra, aos servios de apoio e implantao das instalaes temporrias indispensveis realizao da construo, tais como alojamento, escritrio de campo, estande de vendas, almoxarifado, depsito, entre outros.

CAPTULO 2 RESPONSABILIDADE SOLIDRIA 2.1 - Empreitada Total na Construo Civil No caso de empreitada na construo civil, os rgos da administrao pblica no respondem solidariamente pelo recolhimento das contribuies previdencirias, ficando dispensada de efetuar a reteno na fonte da parcela de 11% (onze por cento) calculado sobre o valor das obras realizadas, nos seguintes casos: I - na contratao de empreitada total; II - quando houver o repasse integral do contrato de empreitada total, nas mesmas condies pactuadas, entendendo-se como tal a transferncia do contrato nas mesmas caractersticas do original, inclusive preo e objeto; ou III quando o contrato for vinculado a procedimento licitatrio efetuado pelo regime de empreitada por preo unitrio ou por tarefa, admitindo-se o fracionamento do projeto nos termos da Lei n 8.666, de 22 de junho de 1993. Entende-se por regime de empreitada: I por preo unitrio: aquela em que o preo ajustado por unidade, seja de parte distinta da obra ou por medida (metro, quilmetro, entre outros); II por tarefa: aquela em que a contratao ocorre para execuo de pequenas obras ou de parte de uma obra maior, com ou sem fornecimento de material ou equipamento, podendo o preo ser ajustado de forma global ou unitariamente. Ocorrendo o repasse integral do contrato, ser mantida matrcula CEI bsica, cabendo: I - acrescentar ao cadastro no campo nome, a razo social da empresa construtora para a qual foi repassado o contrato; II - constar demais dados cadastrais dessa empresa no campo prprio; III - assumir, a mesma, condio de responsvel pela matrcula e pelo recolhimento das contribuies previdencirias e das destinadas a demais entidades e fundos (terceiros). Ocorrendo o fracionamento do projeto com celebrao do contrato com mais de uma empresa construtora, ser cada um dos contratos considerado como empreitada total, ficando cada contratada responsvel pela execuo integral e pela regularizao de sua respectiva matrcula por contrato efetuado.

CAPTULO 3 RETENO 3.1 - Obrigao Principal da Reteno Os rgos da Administrao Pblica devero efetuar a reteno de 11% (onze por cento) do valor bruto da Nota Fiscal - NF, Fatura ou Recibo de Prestao de Servio RPS, e recolher a importncia retida em nome da contratada: I na rea da construo civil, quando empreitada parcial ou subempreitada, e nos servios de construo civil (Anexo V), com ou sem fornecimento de material, mesmo que a NF, Fatura ou RPS seja emitida ttulo de adiantamento; II na reforma de pequeno valor; III na contratao de servios prestados mediante cesso ou empreitada de mo de obra, especificados no Anexo I - Relao dos Servios Contratados Mediante Cesso ou Empreitada de Mo de Obra e Anexo II Relao dos Servios Contratados Mediante Cesso de Mo de Obra. 3.2 Contribuio Adicional Quando os servios prestados mediante cesso ou empreitada de mo de obra sujeitar o segurado empregado a condies especiais que permitam a concesso de aposentadoria especial, caber o recolhimento, alm do percentual de 11% (onze por cento), a contribuio adicional equivalente a 2% (dois por cento). Importante A contribuio adicional se aplica, exclusivamente, sobre os servios prestados pelos segurados empregados, os quais prejudicam sua sade ou sua integridade fsica em funo de exposio a agentes nocivos, qumicos, fsicos ou biolgicos ou associao destes agentes em concentrao ou intensidade e tempo de exposio que ultrapasse os limites de tolerncia ou que, dependendo do agente, torne simples exposio em condio especial prejudicial sade. Esta contribuio adicional ir permitir ao segurado empregado a concesso de aposentadoria especial aps 25 (vinte e cinco) anos de contribuio. 3.3 Emisso de Duas NFs, Faturas ou RPS Se a empresa contratada emitir duas NFs, Faturas ou RPS relativas ao mesmo servio, a reteno incidir sobre cada um desses documentos, que devero conter a referncia do contrato. Aplica-se o mesmo procedimento quando for emitido, em separado, o valor da taxa de administrao ou agenciamento e o da remunerao dos trabalhadores utilizados na prestao de servios por empresa de trabalho temporrio com cesso de mo de obra.
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3.4 - Empreitada Parcial e Servios na Construo Civil Excluem-se da responsabilidade solidria, estando sujeitos reteno: I prestao de servios de construo civil para execuo de parte da obra com ou sem fornecimento de material ou equipamentos (empreitada parcial); II prestao de servios de construo civil discriminados no Anexo V; III subempreiteiras, quando constatada a inobservncia do repasse integral do contrato, ficando esta empresa como segunda contratada. Importante Se, numa mesma obra, ocorrer a prestao dos servios na rea de construo civil no sujeitos reteno e, simultaneamente, houver fornecimento de mo de obra para execuo de outros servios sujeitos reteno, esta ser aplicada apenas sobre estes servios, desde que seus valores estejam discriminados no instrumento contratual. No havendo discriminao no contrato dos valores dos diferentes tipos de servios prestados, aplica-se a reteno totalidade do valor contratado. Servios constantes nas letras j e n do Anexo III (instalao de antenas coletivas, de aparelhos de ar condicionado, de refrigerao, de ventilao, de aquecimento, de calefao ou de exausto, venda com instalao de estrutura metlica, de equipamento ou de material) Somente haver reteno se a empresa emitir, alm da NF de venda mercantil, tambm NF, Fatura ou RPS relativa mo de obra de instalao ou montagem do equipamento ou material por ela vendido. 3.4.1 Matrcula da Empresa junto ao INSS Nas contrataes de empreitada parcial e nos servios de construo civil em que a empresa contratada no seja construtora, ainda que fornea todo o material e mo de obra, a matrcula ser de responsabilidade da Administrao Pblica, devendo constar no campo Nome a sua Razo Social. Quando se tratar do item II anterior, a Administrao Pblica e a empresa contratada ficam dispensadas de efetuar a matrcula. Entretanto, cabe, neste caso, efetuar a reteno das contribuies previdencirias e das destinadas a outras entidades e fundos (terceiros), a qual ser efetuada no CNPJ da empresa contratada. 3.5 - Dispensa da Reteno A Administrao Pblica fica dispensada de efetuar a reteno e a empresa contratada de registrar o destaque da reteno na NF, Fatura ou RPS, em respeito ao princpio da economicidade, quando: I o valor for inferior ao limite mnimo estabelecido pelo INSS para recolhimento em documento de arrecadao, equivalente a R$ 29,00 (vinte e nove reais);
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II ocorrer, cumulativamente, com a apresentao de declarao assinada por seu representante legal: a) faturamento do ms anterior ao da prestao dos servios for inferior a duas vezes o limite mximo do salrio-de-contribuio; b) o servio for prestado pessoalmente pelo titular ou scio; c) a contratada no possuir empregados. III contratar os seguintes servios, desde que prestados pessoalmente pelos scios, sem o concurso de empregados ou outros contribuintes individuais: a) profissionais relativos ao exerccio de profisso regulamentada por legislao federal, nos termos do Anexo IV - Reteno das Profisses Regulamentadas por Legislao Federal; b) de treinamento e ensino, assim definidos na letra J do Anexo II. Para efeito de aplicao do inciso III acima, a contratada apresentar, Administrao Pblica: I - declarao assinada por seu representante legal, sob as penas da lei; ou II informaes constantes na NF, Fatura ou no RPS. A reteno tambm no se aplica a: I contratao de servios na rea de construo civil constantes do Anexo III - Relao dos Servios Contratados na rea de Construo Civil; II contribuinte individual equiparado empresa; III contratao de servios prestados por trabalhadores avulsos por intermdio de sindicato da categoria ou de rgo gestor de mo de obra; IV servios de coleta de lixo e resduos, quando realizados com utilizao de equipamentos tipo containers ou caambas estacionrias; V valor dos servios relativos a transporte de cargas; VI contratao de entidade beneficente de assistncia social, quando isenta das contribuies previdencirias. 3.6 - Dedues da Base de Clculo Os valores de materiais ou de equipamentos mecnicos fornecidos pela empresa contratada e indispensveis execuo do servio no estaro sujeitos reteno podendo, portanto, serem deduzidos, desde que: I - as respectivas parcelas estejam discriminadas na NF, Fatura ou RPS; II os valores estejam estabelecidos contratualmente;
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III os valores dos materiais fornecidos pela empresa contratada no sejam superiores aos valores de suas aquisies, cuja comprovao deve ser efetuada por documentos fiscais, os quais devero ser apresentados fiscalizao da RFB, sempre que for o caso; IV o valor da locao de equipamentos mecnicos de terceiros utilizados pela empresa contratada no pode ser superior ao valor de sua locao, devendo o mesmo constar nos documentos fiscais com base no valor estimado e contratualmente estabelecido. Importante Os valores de equipamentos manuais, tais como furadeira, serrote, martelo, alicate, chave de fenda e enxada, utilizados pela empresa contratada sempre integram a base de clculo para fins da reteno previdenciria. 3.6.1 - Quando houver Previso no Contrato de Fornecimento de Material ou Equipamento Mecnico pela Empresa Contratada A base de clculo da reteno, quando houver previso no contrato de fornecimento de material ou equipamento mecnico pela empresa contratada, sem especificao dos valores, desde que as respectivas parcelas estejam discriminadas na NF, Fatura ou RPS, ser equivalente aos percentuais abaixo especificados, aplicados sobre o valor bruto do documento fiscal. Tipo de Fornecimento Especificao dos servios Limpeza hospitalar com utilizao de equipamentos prprios ou de terceiros, sem excluso das importncias referentes a material Demais limpezas com utilizao de equipamentos prprios ou de terceiros, sem excluso das importncias referentes a material Transporte de passageiros cujas despesas de combustvel e de manuteno dos veculos corram por conta da empresa contratada Demais servios Drenagem Obras de arte (pontes e viadutos) Pavimentao asfltica Terraplanagem, aterro dragagem Demais servios sanitrio ou Percentual 65%

Materiais ou Equipamentos

80%

30% 50% 50% 45% 10% 15% 35%

Equipamentos Mecnicos na Construo Civil

Nos casos em que os valores relativos ao fornecimento de material ou equipamento no estiverem discriminados na NF, Fatura ou RPS, a base de clculo da reteno o valor bruto dos servios.

3.6.2 - Quando no houver Previso no Contrato de Fornecimento de Material ou Equipamento Mecnico pela Empresa Contratada A base de clculo da reteno, quando no houver previso no contrato de fornecimento de material ou equipamento mecnico pela empresa contratada, mesmo havendo discriminao das parcelas na NF, Fatura ou RPS, ser equivalente aos percentuais abaixo especificados, aplicados sobre o valor bruto do documento fiscal. Especificao dos servios Transporte de passageiros, cuja despesas de combustvel e de manuteno dos veculos corram por conta da cooperativa Demais servios Percentual 30% 100%

Nos casos em que o equipamento for inerente execuo dos servios e cuja parcela a ele referente esteja discriminada em NF, Fatura ou RPS, a base de clculo da reteno, em relao ao valor bruto, no poder ser inferior aos percentuais abaixo especificados. Tipo de Fornecimento Equipamentos mecnicos na construo civil Outros Equipamentos Especificao dos servios Drenagem Obras de arte (pontes e viadutos) Pavimentao asfltica Terraplanagem, aterro dragagem Demais servios Demais servios sanitrio ou Percentual 50% 45% 10% 15% 35% 50%

Caso ocorra a execuo de mais de um tipo de servio com utilizao de equipamento mecnico na construo civil e os mesmos no estiverem discriminados individualmente na NF, Fatura ou RPS, o valor dos servios, base de clculo da contribuio, ser calculado: I mediante aplicao do maior percentual, se o contrato no permitir identificar o valor de cada servio; ou II mediante aplicao do percentual correspondente a cada tipo de servio, conforme o disposto em contrato. Podero ser deduzidos, tambm, da base de clculo da reteno, desde que discriminados na NF, Fatura ou RPS, os valores correspondentes: I ao custo da alimentao fornecida pela empresa contratada, de acordo com os programas de alimentao aprovados pelo Ministrio do Trabalho e Emprego MTE e de conformidade com legislao prpria; II ao fornecimento de vale-transporte, de conformidade com legislao prpria. 3.6.3 - Reteno da Contribuio das Subempreiteiras A empreiteira responsvel pela reteno das contribuies da subempreiteira, desde que os servios estejam vinculados ao mesmo contrato.
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Os valores retidos pela empreiteira devero ser comprovadamente recolhidos por ela, em nome da subempreiteira, e deduzidos do valor da reteno incidente sobre a NF, Fatura ou RPS no ato da quitao do servio com a Administrao Pblica, desde que todos os documentos envolvidos se refiram mesma competncia e ao mesmo servio. Como Proceder Calcular e destacar na NF, Fatura ou RPS: a) reteno para previdncia social: 11% incidente sobre o valor total do servio; b) deduo dos valores retidos das subempreiteiras e recolhidos pela empreiteira; c) valor a ser retido para a previdncia social: diferena entre o valor total da reteno de 11%, deduzido o valor retido da subempreiteira e devidamente recolhido. A deduo dos valores retidos das subempreiteiras est condicionada empreiteira encaminhar Administrao Pblica, cpia: I da NF, Fatura ou RPS das subempreiteiras utilizadas para a deduo; II do comprovante de recolhimento das retenes das subempreiteiras devidamente quitados (anexar cpia autenticada); III da GFIP especfica para obra (cdigo 150), elaborada pela subempreiteira, onde conste nos campos prprios a matrcula CEI da obra e a sua razo social. A Administrao Pblica manter em seu poder, para apresentar fiscalizao da RFB, quando solicitados, cpias dos documentos relativos s dedues das subempreiteiras. 3.7 - Alquota Adicional Caber empresa contratada, nos casos em que no estiver estabelecido em contrato o valor de cada um dos servios contratados, mas for possvel identificar, entre o total dos trabalhadores, os envolvidos e os no envolvidos com as atividades exercidas em condies especiais, efetuar o seguinte rateio para apurao da base de clculo para incidncia da alquota adicional: I valor total do servio estabelecido contratualmente n total de trabalhadores contratados = valor unitrio por trabalhador ; II valor unitrio por trabalhador atividades em condies especiais.

x n de trabalhadores envolvidos com as

Na impossibilidade de obteno da base de clculo para incidncia da alquota adicional, o acrscimo da reteno incidir sobre o valor total da NF, Fatura ou RPS, no percentual de 2% (dois por centro), nos seguintes casos: I se houver previso em contrato da utilizao de trabalhadores na execuo de atividades em condies especiais prejudiciais sade ou integridade fsica,
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sem a discriminao do nmero de trabalhadores utilizados nestas atividades; II a Administrao Pblica desenvolva atividades especiais, sem a previso contratual da utilizao ou no de trabalhadores no exerccio destas atividades. Devero ser observadas, pela Administrao Pblica e empresas contratadas, as disposies contidas no Captulo IX, do Ttulo III da Instruo Normativa RFB n 971/2009, no que se refere s obrigaes a que as mesmas esto sujeitas, com relao aos riscos ocupacionais a que os trabalhadores estiverem expostos. 3.8 - Destaque da Reteno O valor da reteno dever ser destacado quando da emisso da NF, Fatura ou RPS, pela contratada, com o ttulo de Reteno para a Previdncia Social. O valor dever ser demonstrado aps a descrio dos servios prestados, como parcela dedutvel, apenas como simples destaque e para produzir efeito no ato da quitao da NF, Fatura ou RPS, no cabendo qualquer tipo de deduo que altere a base de clculo de qualquer tributo que incida sobre seu valor. 3.9 - Recolhimento do Valor Retido O valor correspondente Reteno para a Previdncia Social dever ser recolhido pela Administrao Pblica, em nome da empresa contratada, observados os seguinte procedimentos: I - em documento de arrecadao estabelecido pela RFB; II - at o dia 20 (vinte) do ms subsequente ao da emisso da NF, Fatura ou RPS (caso no haja expediente bancrio neste dia, antecipar o pagamento para o dia til imediatamente anterior); III preenchimento do documento de arrecadao constando no campo identificador o CNPJ da empresa contratada, bem como sua razo social e da Administrao Pblica; IV - o recolhimento dever ser efetuado por estabelecimento da empresa contratada, consolidando num nico documento de arrecadao, caso ocorra a emisso de mais de um documento fiscal referente mesma competncia. Caso estejam envolvidos mais de um estabelecimento da empresa contratada na prestao dos servios, referentes mesma competncia, devero ser emitidos tantos documentos de arrecadao das importncias retidas quantos forem os respectivos estabelecimentos.

Importante Entende-se por competncia, para fins de recolhimento da importncia retida, aquela que corresponder data de emisso da NF, Fatura ou RPS.

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A falta de recolhimento das importncias retidas no prazo legal configura, em tese, crime contra a previdncia social previsto no art. 168-A do Cdigo Penal, acrescido pela Lei n 9.983, de 14 de julho de 2000, ensejando representao fiscal para fins penais, conforme previsto na Instruo Normativa RFB n 971/2009, no podendo os valores retidos serem objeto de parcelamento.

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CAPTULO 4 OBRIGAES E RESPONSABILIDADES DA ADMINISTRAO PBLICA E DA EMPRESA CONTRATADA 4.1 - Obrigaes e Responsabilidades da Administrao Pblica A Administrao Pblica fica obrigada a manter em arquivo, por empresa contratada, em ordem cronolgica, disposio da RFB, pelo prazo decadencial previsto na Legislao Tributria, as NFs, Faturas ou RPSs e a correspondente GFIP. As NFs, Faturas ou RPSs emitidas pela empresa contratada, quando se tratar de obra ou servio de construo civil, devero consignar no campo de identificao do destinatrio ou juntamente com a descrio dos servios, a matrcula CEI e o endereo da obra onde os mesmos foram prestados. Os originais das guias de recolhimento das contribuies previdencirias relativas reteno devero ser mantidas em poder da Administrao Pblica, sendo as respectivas cpias entregues empresa contratada, mediante comprovante de entrega. A Administrao Pblica dever escriturar em ttulos prprios da contabilidade: I o valor bruto dos servios; II o valor bruto da reteno; III o valor lquido a pagar. Caso a contabilidade no discrimine em seus registros os valores de cada NF, Fatura ou RPS e de cada reteno, a Administrao Pblica dever, em registros auxiliares, manter a discriminao desses valores. 4.1.1 - Riscos Ambientais de Trabalho A Administrao Pblica dever informar empresa contratada, quando os servios forem exercidos no seu prprio estabelecimento, seja por cesso de mo de obra, empreitada ou trabalho temporrio, os riscos ambientais relacionados s atividades que desempenha e auxili-la na elaborao dos seguintes documentos: I Programa de Preveno de Riscos Ambientais (PPRA); II Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR); III Programa de Condies e Meio Ambiente de Trabalho na Indstria da construo (PCMAT); IV Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional (PCMSO); V Laudo Tcnico de Condies Ambientais de Trabalho (LTCAT). Os documentos constantes dos incisos acima tero que guardar consistncia entre si, ficando a Administrao Pblica responsvel, em ltima instncia, pelo fiel cumprimento desses programas, recebendo e validando medidas de controle ambiental indicadas para os trabalhadores contratados. As disposies contidas neste captulo, alm das demais estabelecidas no Captulo IX,
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do Ttulo III da Instruo Normativa RFB n 971/2009, no que se refere s obrigaes a que as empresas contratantes esto sujeitas com relao a agentes nocivos a que os trabalhadores estiverem expostos, devero ser observadas pelo Departamento de Ambincia Organizacional da Subsecretaria de Pessoas da Secretaria de Administrao e Recursos Humanos e acompanhadas pelo responsvel pelo contrato da respectiva Unidade Gestora. 4.2 - Obrigaes e Responsabilidades da Empresa Contratada A empresa contratada, com base nas informaes fornecidas pela empresa contratante, dever elaborar o Perfil Profissiogrfico Previdencirio (PPP) dos segurados empregados, que exeram atividades em condies especiais prejudiciais sade ou integridade fsica, cujo documento se destina a informar o INSS sobre a efetiva exposio do trabalhador a agentes nocivos e registrar, dentre outras informaes, as demonstraes ambientais da contratante ou do local de efetiva prestao dos servios. O PPP ser efetuado com base em LTCAT expedido por mdico de trabalho ou engenheiro de segurana do trabalho, nos termos da legislao trabalhista, mediante formulrio prprio e na forma estabelecida pelo INSS. Caber empresa contratada emitir NF, Fatura ou RPS especfica para os servios prestados pelos segurados empregados envolvidos na prestao de servios em condies especiais prejudiciais sade ou integridade fsica com base na relao fornecida, mensalmente, pela contratante. A emisso de NF, Fatura ou RPS dever ser efetuada, em separado, para os servios prestados pelos cooperados envolvidos ou no com atividades em condies especiais, com base em planilha de custos, cujo documento dever especificar: I - valor total dos servios estabelecido contratualmente, includos os valores referentes materiais e equipamentos, sempre que houver; II - valor(es) referente(es) materiais e equipamentos. As planilhas de custos devero conter todos os componentes de custos relacionados aos servios prestados pelos cooperados, inclusive os decorrentes de fornecimento de material e de equipamento, quando for o caso, e devero ser elaboradas para cada tipo de servio prestado, a saber: I servios prestados pelos trabalhadores no envolvidos com atividades em condies especiais; II servios prestados pelos trabalhadores envolvidos com atividades em condies especiais que permitam a concesso de aposentadoria especial concedida aps os 25 anos de contribuio.

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CAPTULO 5
CRITRIOS OPERACIONAIS 5.1 - Empenhamento da Despesa O empenho deve anteceder sempre a realizao de qualquer despesa e ser efetuado de acordo com a natureza de despesa especfica para o servio contratado. A correta classificao da despesa dever sempre observar o Classificador de Despesas do Municpio, aprovado atravs do Decreto n 8.090, de 19 de dezembro de 2003. Considerando que os servios contratados, de que trata este manual, referemse queles prestados, exclusivamente, por pessoas jurdicas, a natureza de despesa dever estar enquadrada em um dos seguintes elementos de despesa: 3.3.90.35.00 Servios de Consultoria; 3.3.90.37.00 Locao de Mo de Obra; 3.3.90.39.00 Outros Servios de Terceiros Pessoa Jurdica. Cabe destacar, ainda, que o recolhimento das obrigaes previdencirias das empresas contratadas so despesas extra-oramentrias. Corresponde, ento, a entrega, ao INSS, dos valores retidos. Desta forma, no cabe empenho exclusivo para o recolhimento das obrigaes previdencirias das empresas, mas sim empenhar o valor total do servio realizado. Exemplo Valor Total do Servio Realizado: R$ 100,00 Reteno de ISS na fonte: R$ 5,00 Reteno de IRRF na fonte: R$ 1,50 Reteno de INSS na fonte: R$ 11,00 Valor Lquido do Servio: R$ 82,50 Valor da despesa a ser empenhado: R$ 100,00 As retenes tributrias realizadas na fonte so despesas extra-oramentrias. 5.2 - Apurao da Base de Clculo nas Contribuies A base de clculo para fins de apurao das contribuies previdencirias, mediante aplicao da alquota de 11% (onze por cento) e da alquota adicional de 2% (dois por cento), quando for o caso, ser obtida da seguinte forma:

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(A) - (B) = (C) (A) Valor Total da Nota Fiscal, Fatura ou RPS: corresponde ao valor total dos servios prestados, includos todos os custos correspondentes, inclusive a utilizao de equipamentos ou fornecimento de material, quando for o caso, de conformidade com o estabelecido contratualmente. (B) Valores Referentes a Materiais e Equipamentos: corresponde aos valores sujeitos deduo para fins de apurao da base de clculo, devendo estar devidamente especificado na NF, Fatura ou RPS (vide Deduo da Base de Clculo constante neste manual). (C) Base de Clculo das Contribuies: valor dos servios sobre o qual aplicado a alquota de 11% (onze por cento) ou 13% (treze por cento), quando couber a aplicao da alquota adicional. 5.3 - Guia da Previdncia Social - GPS O recolhimento da contribuio previdenciria deve ser realizado atravs da GPS, conforme demonstrado na figura 1, abaixo.

Figura 1 Guia da Previdncia Social A Administrao Pblica dever preencher a GPS depois de efetuar a reteno previdenciria por ocasio do pagamento pelos servios prestados, de acordo com as seguintes instrues: Campo 1: inserir o nome e endereo da empresa contratada, bem como o nome Prefeitura de Juiz de Fora e o CNPJ 18.338.178/0001-02. Inserir, ainda, a data de emisso da NF, Fatura ou RPS da empresa contratada; Campo 3: inserir o cdigo 2640, referente a contribuio retida sobre NF/Fatura da empresa prestadora de servio CNPJ. Uso Exclusivo do rgo do Poder Pblico - Administrao Direta, Autarquia e Fundao contratante do servio; Campo 4: inserir o ms e ano da emisso, pela empresa contratada, da NF, Fatura ou RPS; Campo 5: inserir o nmero do CNPJ da empresa contratada;
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 Campo 6: inserir o valor da reteno previdenciria a ser recolhida. Quando o valor para recolhimento for inferior ao limite mnimo estabelecido pelo INSS, a Administrao Pblica dever acumular este valor com os prximos futuros recolhimentos da mesma empresa at que a soma atinja este valor mnimo, para ento proceder ao recolhimento, utilizando a ltima competncia como base de informao no Campo 4; Campo 10: inserir o valor da atualizao monetria e acrscimos legais, quando for o caso, sobre recolhimentos em atraso; Campo 11: repetir o valor inserido no Campo 6. 5.4 - Liquidao da Despesa A liquidao de despesa relativa remunerao devida empresa contratada ser efetuada atravs de processo prprio, especfico para cada empresa, cujos procedimentos sero iniciados a partir da emisso da NF, Fatura ou RPS. A liquidao da despesa ser realizada pelo valor total, na respectiva competncia, atravs do sistema SIAFEM, destacando-se as retenes tributrias devidas, inclusive a previdenciria, mediante os seguintes procedimentos: I - emitir a Nota de Lanamento - NL, a qual dever estar em conformidade com a Solicitao de Liquidao; II elaborar, atravs do sistema SIAFEM, a Programao de Desembolso PD para fins de posterior pagamento da despesa, contendo o valor lquido da mesma, ou seja, j descontadas as devidas retenes tributrias; III registrar o correspondente nmero da PD na NL, de forma a permitir a execuo do pagamento pelo Departamento de Gesto Financeira da Subsecretaria de Finanas da Secretaria da Fazenda DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente; IV preencher o formulrio Autorizao de Pagamento da Despesa ExtraOramentria para fins de destaque e formalizao do total a ser pago referente aos valores retidos das empresas, por se tratarem de despesas extraoramentrias; V enviar ao DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente: 3 (trs) vias da GPS para pagamento das obrigaes previdencirias; 1 (uma) via da NL anexada 1 via do documento fiscal da despesa; Autorizao de Pagamento da Despesa Extra-Oramentria contendo todas as retenes tributrias efetuadas relativas ao(s) documento(s) fiscal(ais), objeto do pagamento. 5.5 - Pagamento da Despesa O recolhimento da importncia retida, a ttulo de contribuio previdenciria, deve ser realizado at o dia 20 (vinte) do ms subsequente emisso da NF, Fatura ou RPS, ou no dia til imediatamente anterior, caso no haja expediente bancrio no dia 20 (vinte).
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Considerando que as retenes tributrias no se referem somente s contribuies previdencirias mas, tambm, ao Imposto de Renda Retido na Fonte IRRF e Imposto sobre Servios de Qualquer Natureza ISSQN, cujos pagamento so efetuados em datas anteriores ao pagamento relativo ao INSS, fica estabelecido que: os documentos relativos s contribuies previdencirias e aos demais tributos, tais como ISSQN e IRRF, sejam enviados ao DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente, at o dia 25 (vinte e cinco) de cada ms, para pagamento do INSS at o dia 20 (vinte) do ms subsequente e, os demais, nas datas estabelecidas na legislao vigente. Para viabilizar o pagamento nas datas estabelecidas de cada reteno tributria, caber ao DEIN/UNEI, ou setor correspondente, solicitar s empresas que emitam os documentos fiscais sempre no incio da competncia seguinte prestao dos servios. Importante Se as Notas Fiscais forem habitualmente entregues entre o dia 20 (vinte) at o ltimo dia do ms, solicitar empresa a entrega da mesma nos primeiros dias do ms subsequente. 5.6 - Controle Previdencirias da Reteno e do Recolhimento das Obrigaes

Dever ser enviado, mensalmente, ao Departamento de Controle da Gesto Operacional da Subsecretaria do Sistema de Controle Interno da Secretaria da Fazenda DCGO/SSSCI/SF, at o dia 10 (dez) ou primeiro dia til anterior, pelos DEINs/UNEIs, ou setor correspondente: Anexo VII Demonstrativo das Remuneraes Devidas e das Obrigaes Previdencirias das Empresas Contratadas RGS 5.

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CAPTULO 6 ANEXOS N I II III IV V VI VII ASSUNTO Servios Contratados Mediante Cesso ou Empreitada de Mo de Obra Servios Contratados Mediante Cesso de Mo de Obra Servios Contratados na rea de Construo Civil, para os quais no se aplica a reteno Profisses Regulamentadas por Legislao Federal Discriminao de Servios de Construo Civil Discriminao de Obras de Construo Civil Demonstrativo das Remuneraes Devidas e das Obrigaes Previdencirias das Empresas Contratadas

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